Especialización

en Gestión de Sistemas

Lectura 1
de Información Gerencial

FUNDAMENTOS BÁSICOS
DE UN SISTEMA ERP
Lectura de estudio

Autor: Brigitte Julieth Rodríguez Mendoza

Dirección de Postgrados
Universidad de Cundinamarca

¹Ingeniera de Sistemas egresada de la Universidad Industrial

de Santander. Máster en Dirección Estratégica de
Tecnologías de la Información. Universidad de León -
España. Magíster en Educación de la Universidad Católica
del Norte. Actualmente es docente de tiempo completo de la
Dirección de Dirección de Postgrados de la Universidad de Cundinamarca.
Postgrados E-mail: olgaluciamogolloncarvajal@gmail.com -
olmogollon@hotmail.com
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Los inicios de los ERP comenzaron con un simple control de inventario, luego pasaron al área de
producción para control de abastecimiento y planes de producción, después ayudaban a gestionar los
proyectos como las finanzas, recursos humanos, gestión de la demanda y producción. Esta
configuración de sistemas de información se conoce como silos porque cada área tenía su propio silo
de información desconectado de otros.

En la década de los 90 integraban todas las áreas del negocio, visibilidad y trazabilidad, eficacia
administrativa, capacidad contable y financiera e interacción con stocks, compras, ventas, etc. En la
actualidad ayudan a gestionar la cadena de suministros (SCM), la relación con el cliente (CRM), con el
proveedor (SRM), con el distribuidor (PRM), el ciclo del producto (PLM), Business Intelligence (BI), las
empresas (SAP). De esta forma han pasado de ser una cadena de suministros de optimización interna
a una cadena de valor añadido de optimización externa.

Según Colebrook (2010), el ERP surge como resultado de tres aspectos:

• Los avances de las tecnologías de hardware y software necesarias para soportar el sistema.
• El desarrollo de una visión integrada de los Sistemas de Información (SI)
• La reingeniería de las empresas para cambiar de un enfoque funcional a una visión de procesos
de negocio.

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Raíces del ERP

1960 1980 2000

FDP ( Field Developed

Programs) MRP II ERP II
Gestión del ciclo del producto
Planificación y Gestión Control de producción Cadena de suministro
de inventarios Relación de clientes
Distribuidores y proveedores
E-business / internet

MRP ( Material Require- ERP (Enterprise resource

ments Planning) planning)
Abastecimiento plan Recursos Humanos
de producción Finanzas / costos
Gestión de proyectos

1970 1990

Fuente: el autor

Luego evolucionó de sencillos sistemas de inventarios a software para la Planificación de Necesidades

de Material (Material Requirements Planning, MRP) pero cada área funcional operaba
independientemente. Permitiendo a las personas de coordinar la planta de producción, planificar la
producción y las necesidades de abastecimiento ayudando a prever las ventas.

Se enlazan nuevos procesos asociados a la producción, por lo que surge MRP II (Planificación de
recursos de fabricación) que permite tener una mayor planificación y control en la producción y
distribución. Pero cada área seguía siendo independiente de las otras.

Aun los datos no se integraban y es aquí cuando surgen los sistemas ERP para compartir e integrar la
información entre las áreas por medio de funcionalidades y para gestionar proyectos, las
finanzas/costos, recursos humanos de la empresa de forma eficaz y eficiente usando una base de
datos centralizada y procesos consistentes.
Aunque todas las áreas básicas de la empresa estaban integradas, era difícil enlazarlas con datos
detallados como el plan financiero, el plan de operaciones y el plan de ventas y los empleados no
podían tomar buenas decisiones sin esta información. Es cuando evolucionamos a sistemas ERP II
que contaba con único sistema de gestión del ciclo del producto, cadena de suministros, relación con
clientes, distribuidores y proveedores además de todo lo relacionado con el concepto de e-bussiness
que permitía tomar decisiones rápidas y pertinentes para así evitar los problemas de costos comunes.

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DEFINICIÓN

ERP (Enterprise Resource Planning) en español Planificación de Recursos empresariales, también

conocidos como Sistemas Integrados de Gestión (SIG), están compuestos por un conjunto de
elementos de software de gestión de empresa que abarca sus sistemas y procesos los cuales están
interrelacionados.

“Los sistemas ERP integran las áreas funcionales de negocio entre sí. ERP promueve el pensamiento
sobre los objetivos corporativos, al contrario de pensar sólo sobre los objetivos de un solo
departamento o área funcional” (Colebrook, 2010).

ERP es un sistema a la medida de la empresa y tiene por objetivo:

• La optimización de los procesos empresariales

• El acceso a toda la información de forma confiable, precisa y oportuna.
• La posibilidad de compartir información entre todos los componentes de la organización.
• La eliminación de datos y operaciones innecesarias.
• La reducción de tiempo y de los costos de los procesos.

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CARACTERÍSTICAS

Un sistema ERP se centra en áreas de capacidades o de análisis de una industria específica que se
entrelaza mediante áreas como son: las finanzas, las compras, las ventas y distribución, la producción,
los recursos humanos, el marketing y la gestión de materiales y tienen como característica principal
que cada una de estas requiere alimentarse de otra de estas áreas. Estas son llamadas unidades
interdependientes y a su vez se denominan Módulos.

En la actualidad muchas empresas se dedican al diseño, desarrollo y comercialización de este tipo de

soluciones y aunque cada producto sea distinto presentan algunas características comunes, que son
importantes para el análisis de los beneficios y las dificultades como aspectos relevantes a tener en
cuenta para el éxito de su aplicación.

Paquete de software

Estándares
Bases de
datos

Modular Integración

Procedimientos

• PAQUETE DE SOFTWARE
Los sistemas ERP son paquetes de software comercial: la idea básica de la utilización de paquetes
comerciales es resolver dos de los principales problemas que se producen en sistemas construidos por
métodos tradicionales de análisis y programación: incumplimiento de los plazos y presupuestos.
Según Gibbs (1994), "en promedio los proyectos de desarrollo de software se demoran más del 50%
del tiempo planificado".

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Varias alternativas han sido utilizadas para tratar de resolver este problema, como metodologías de
desarrollo más actualizados que utilizan prototipos, utilizando herramientas CASE (Ingeniería de
Software Asistida por Ordenador) y metodologías y lenguajes orientado a objetos destinados a permitir
la reutilización de los componentes de software. Entre estas alternativas se encuentran el uso de
paquetes de software comercial.

• ESTÁNDARES
Los sistemas ERP incorporan estándares en los procesos de la empresa: los procesos de la empresa
pueden definirse como un conjunto de tareas y procedimientos con acciones interdependientes
emprendidas como resultado del negocio. El desarrollo de un nuevo producto, el cumplimiento de una
solicitud de un cliente, o la compra de materiales son ejemplos de los procesos. Según Davenport y
Short (1990), una de las características de los procesos del negocio es que por lo general las tareas
cruzan las fronteras de la organización, es decir, las tareas de un proceso pueden ser llevadas a cabo
por diferentes áreas de una empresa.

Al igual que los otros paquetes comerciales, los sistemas ERP no están desarrollados para un cliente
específico. Buscan cumplir con mayor número de requisitos genéricos de las empresas, precisamente,
para explotar en gran escala su desarrollo. Por lo tanto, con el fin de ser capaz de construir un sistema
ERP, es necesario incorporar modelos en los procesos de negocio.

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Estos modelos se obtienen de la experiencia acumulada por las empresas, los vendedores, los
procesos de ejecución repetitivos o se preparan mediante la consulta de las empresas y la
investigación en los procesos de evaluación comparativa. El término de las mejores prácticas se utiliza
ampliamente por los vendedores y consultores de sistemas ERP para designar estas plantillas
estándar, pero hay que tener cuidado con lo que esto significa.

• INTEGRACIÓN
Los ERP integran diversas áreas de la empresa: según Alséne (1999), existe cierta confusión entre los
términos "empresa integrada" y " sistemas integrados", porque el primero es un objetivo y el segundo
es el medio para lograrlo. Según el autor, "la integración de la empresa a través de la sistematización
no es interconectar sistemas informáticos, sino más bien es la construcción de un todo corporativo,
coherente a partir de diversas funciones que se originan en la empresa". Existe una diferencia entre los
términos "empresa integrada mediante sistemas informáticos" y "empresa integrada” porque la
segunda puede ser alcanzada por otros medios, además del uso de sistemas informáticos.

Generalmente los sistemas integrados pueden ser caracterizados como sistemas informáticos, que
son utilizados conjuntamente por miembros de diferentes áreas dentro de una misma empresa. Los
sistemas ERP verdaderamente integrados son construidos como un sistema empresarial que atiende
las diversas áreas de la empresa en oposición a un conjunto de sistemas que atiende individualmente
a cada uno de las áreas.

Entre las posibilidades de integración que ofrecen los sistemas ERP están las de compartir la
información común entre los diversos módulos, de manera que cada área no sea alimentada por el
sistema una única vez, y la información sea confrontada entre las distintas partes del sistema.

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Un ejemplo es verificar las facturas con los datos

del pedido y garantizar que el recibo contenga los
precios y cantidades correspondientes. De
acuerdo con los conceptos presentados por
Alséne (1999), es importante destacar que un
sistema ERP integrado no conduce
necesariamente a la construcción de una
empresa Integrada. El sistema es simplemente
una herramienta para que se logre este objetivo

• BASE DE DATOS
Los sistemas ERP utilizan una base de datos Corporativa en una arquitectura Cliente/Servidor: entre
las distintas funcionalidades de un sistema totalmente integrado esta la utilización de una Base de
datos centralizada llamada base de datos corporativa. Esto plantea desafíos organizacionales
significativos para la empresa, sin embargo, las dificultades de implementación están plenamente
compensadas con las ventajas que la solución traiga consigo. Esta práctica es generalmente conocida
como Sistemas ERP.

• MODULAR
Los sistemas ERP tienen un amplio alcance funcional y están formados por módulos. El término
función se refiere a las diferentes operaciones realizadas en un sistema informático. En el caso de los
sistemas ERP la composición de todas las funciones disponibles forma el sistema de información que
soporta los procesos empresariales. Normalmente las funciones correspondientes a una misma área
(ventas, finanzas, planificación de la producción) son reunidas formando módulos.

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Los módulos son conjuntos de menores funciones que pueden ser adquiridos e implementados
separadamente en un sistema ERP. La totalidad de las funciones disponibles en un sistema ERP
constituyen lo que se denomina funcionalidades del sistema. Una diferencia entre los sistemas ERP y
los paquetes de software tradicionales es que el primero tiene un amplio alcance funcional, esto es,
una amplia gama de funciones empresariales cubiertas por estos aplicativos.

Normalmente, en el caso de los paquetes de software comerciales se cumple solo con una función de
la empresa, posiblemente con mayor detalle que cuando se usa un sistema ERP, como por ejemplo,
los paquetes de software contables.

• LOS SISTEMAS ERP REQUIEREN PROCEDIMIENTOS DE AJUSTE:

Adaptabilidad: la adaptabilidad es el proceso mediante el cual un Sistema ERP es preparado para ser
utilizado en una empresa determinada. Según Lucas (1985), "es poco probable que un paquete de
software comercial atienda exactamente los requisitos de una empresa o generalmente existen
discrepancias entre la empresa y el paquete". La adaptabilidad es el proceso para eliminar tales
discrepancias entre el paquete y la empresa.

Parametrización: la parametrización es el proceso de adaptación de un sistema ERP mediante la

definición de los parámetros de valores disponibles por el propio sistema. Los parámetros son
variables internas que determinan, de acuerdo con un valor, el comportamiento del sistema. Según
Martin y McClure (1983) "las buenas posibilidades de parametrización son la clave para (1) hacer
paquetes adecuados para las organizaciones con un mínimo de cambios en estos y (2) evitar los
costos mantenimiento."

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Personalización o grado de abstracción: la personalización es la modificación de un sistema ERP para

que este pueda adaptarse a una situación empresarial que no puede ser reproducida por Parámetros
preexistentes. Por medio de este procedimiento es posible atender cualquier necesidad de la empresa,
sin embargo, cuanto mayor sea el grado de abstracción, más el sistema usado se alejará del modelo
ERP y se aproximará más al modelo interno de desarrollo de aplicaciones.

Los costos de mantenimiento aumentan porque los vendedores no soportan grandes

personalizaciones. También hay problemas para la instalación de una nueva versión del sistema, ya
que todas las personalizaciones realizadas en versiones anteriores pueden que se tengan que
reformular o adaptar para su uso en la nueva versión.

Localización: la localización es la adaptación (a través de parámetros o personalizaciones) de

sistemas ERP para su uso en distintos países distintos de donde se desarrollaron originalmente. La
necesidad de localización tiene que ver con aspectos relacionados con la legislación y los impuestos.

Actualización: la mejora o actualización es el proceso mediante el cual El proveedor proporciona

nuevas versiones del sistema con mejoras en la funcionalidad y correcciones de errores. En el caso de
sistemas complejos Al igual que los sistemas ERP, estos cambios de versión pueden requerir
Importantes esfuerzos de la empresa involucrada.

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BENEFICIOS

Los Sistemas de planificación de recursos empresariales son sistemas de gestión de información que
automatizan muchas de las prácticas de negocio asociadas con los aspectos operativos y productivos
de una empresa, por lo que podemos mencionar un sin número de beneficios cuando adoptamos un
sistema ERP en nuestra empresa, entre otros:
• Proporcionar una ventaja estratégica sobre los competidores.
• Ahorro a largo plazo, la gestión de las operaciones hace que se reduzcan los costos y aumenten los
clientes satisfechos.
• Facilita tomar una decisión porque tenemos los datos de la empresa en una pantalla.
• La información crucial de la empresa está debidamente protegida.
• Cuando todas las áreas funcionan bajo un mismo estándar las aplicaciones las obliga a
implementar mejorares procesos.
• Integración global sencilla.
• Monitorear y gestionar las operaciones.
• Crear lazos de cooperación y coordinación entre las diferentes áreas de la empresa.
• Se consolida todo el software de la empresa en un solo sistema.

Algunas desventajas están relacionadas con: altos costos, tiempo y complejidad en la implementación,
consecución del personal con las habilidades para el desarrollo del sistema, y el alto grado de
complejidad que existe a la hora de integrar la información externa.

• BENEFICIOS TANGIBLES E INTANGIBLES

Si el sistema ERP consiste en sistemas que emplean tecnología de información para integrar los
procesos empresariales y soportar las operaciones en el marco de la estrategia de la empresa,
entonces es la espina dorsal de la empresa.

Por lo tanto cualquier iniciativa de integración de la cadena de valor se puede ver comprometida por la
implementación deficiente, el bajo nivel de explotación, la falta de compromiso y mejora constante del
sistema, reduciendo el potencial del sistema e impidiendo el cumplimiento de los objetivos y metas
estratégicas

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Dimensión Beneficios

Beneficios Operacionales: son los que

provienen de la automatización de las Reducción de costo
operaciones repetitivas, aumentando la
velocidad de los procesos, sustituyen el Reducción de tiempo de ciclo
trabajo e incrementan el volumen de
Mejoras en la productividad
operaciones. Los sistemas ERP
además de automatizar muchas de las Mejora en la calidad
transacciones de negocios esenciales
pueden mejorar los procesos de soporte Mejora del servicio al cliente
como los de toma de decisión.

Beneficios de gestión: que se

producen por una mejora en la
administración, proveen mejores
recursos al administrador en la toma de
decisiones y planeamiento, y son muy
útiles en las empresas ya que permiten Mejoras en la gestión de recursos
soportar estructuras organizacionales
que no eran posibles previamente o Mejoras en la toma de decisiones y en
para crear una cultura más disciplinada la planificación
dentro de la empresa. Con el apoyo de
los sistemas empresariales es posible Mejoras en el control del rendimiento
desarrollar empresas que crucen tanto
fronteras geográficas como unidades de
negocios, logrando que cada uno de los
integrantes de la empresa utilice
procesos e información similar.

Apoyo al crecimiento de la empresa

Beneficios Estratégicos: son todos
aquellos que tienen que ver con la
capacidad que brinda el sistema para
obtener ventajas competitivas.
Apoyo a las alianzas entre empresas
Construcción de innovaciones de
negocio
Construcción de liderazgo en costo
Generación de diferenciación de
producto
Construcción de alianzas externas

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Dimensión Beneficios

Beneficios de la Infraestructura de
TI: se refiere a los producidos gracias a
la capacidad de reutilizar y compartir
recursos de tecnológica informática. Construcción de flexibilidad de negocio
Los sistemas ERP prometen proveer Reducción de costos de tecnologías de
un solo ambiente y una sola plataforma información
tecnológica unificada para todo el Incremento en las capacidades de la
sistema de información. En un sistema infraestructura de TI
ERP, los datos de todos los procesos
claves del negocio se integran en un
solo repositorio.

Beneficios Organizacionales: son los

que surgen de una mejora en el
desarrollo de los recursos humanos.
Los sistemas ERP pueden ayudar a
crear una organización con
operaciones más eficientes y con Cambios en los patrones de trabajo
procesos de negocios orientados al Facilitar el aprendizaje organizacional
cliente. Al integrar procesos discretos Enriquecimiento del puesto de trabajo
como ventas, producción, finanzas y Construcción de una visión compartida
logística, la empresa como un todo
puede responder eficazmente a los
requerimientos de los clientes, realizar
pronósticos sobre nuevos productos o
producir y entregar en función de la
demanda.

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• CLASES DE BENEFICIOS
Los datos mencionados a continuación son tomados de un estudio realizado por la Evaluando
Software (evaluandosoftware.com) sobre los beneficios tangibles e intangibles percibidos por 150
empresas que usan software empresarial:

Dimensión Beneficios

Reducción de costo

Reducción de tiempo de ciclo

Operacional Mejoras en la productividad

Mejora en la calidad

Mejora del servicio al cliente

Mejoras en la gestión de recursos

Gestión Mejoras en la toma de decisiones y en la planificación

Mejoras en el control del rendimiento

Apoyo al crecimiento de la empresa

Apoyo a las alianzas entre empresas

Construcción de innovaciones de negocio

Estratégica
Construcción de liderazgo en costo

Generación de diferenciación de producto

Construcción de alianzas externas

Construcción de flexibilidad de negocio

Infraestructura
Reducción de costos de tecnologías de información
de TI
Incremento en las capacidades de la infraestructura de TI

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Dimensión Beneficios

Cambios en los patrones de trabajo

Facilitar el aprendizaje organizacional
Organizacional
Enriquecimiento del puesto de trabajo
Construcción de una visión compartida

Fuente: División de consultoría de la empresa Evaluando Software (www.evaluandosoftware.com)

La división de consultoría de la empresa Evaluando Software separa los beneficios tangibles e

intangibles. Un beneficio intangible es aquel que es difícil de medir; un beneficio tangible es el que
afecta directamente al resultado de la operación. Hay otros autores que presentan una clasificación de
los beneficios de los sistemas de información según su orientación es decir beneficios operacionales,
tácticos y estratégicos.

La empresa en su estudio, observa que a medida que los beneficios de un proyecto de implantación
de un sistema información se movía desde una orientación operacional hacia una orientación
estratégica, estos beneficios se hacían menos cuantificables y más intangibles.

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