IMPORTANCIA DE EVALUAR LA INFORMACIÓN DOCUMENTADA

La información documentada según la ISO 9000:2105, es la información que una

organización tiene que controlar y mantener en el medio que la contiene. Esta

puede estar en cualquier formato o medio y puede provenir de cualquier fuente de

información. Hace referencia a los sistemas de gestión incluidos en los procesos

relacionados, a la información generada para que la organización pueda operar y

a las evidencias de los logros alcanzados. En estos documentos se identifican

según las necesidades, los responsables de preparar, redactar, aprobar,

actualizar, archivar, distribuir, anular y modificar la diferente información

documentada de la empresa (registros y documentos), con la finalidad que estén

debidamente controlados.

La información documentada es importante porque suponen una herramienta de

seguimiento, trazabilidad y demostración de las diferentes fases o actuaciones,

por ese motivo será necesario realizar las operaciones descritas a continuación de

forma general.

Para poder cumplir con los requisitos de la norma sobre el control y seguimiento
de deberá:

 Identificar y codificar
 Almacenar y proteger
 Definir el periodo de conservación
 Definir la disponibilidad y el acceso
Identificación y Codificación

En todos los documentos y registros tiene que aparecer la actividad a la que

hacen mención, la fecha a la que van a ser emitidos y el responsable de su
realización. Todos los datos incluidos en una información documentada tienen que
ser legibles e indelebles.

Almacenaje y protección

Los archivos de la información documentada tendrán una identificación exterior en

la carpeta o en el soporte informático escogido (en el caso de registros en formato
informático) y serán almacenados en el servidor de la empresa.

Periodo de conservación

Todos los registros se conservan el tiempo que se indique en los procedimientos,

sea por criterios legales o propios de la empresa. Una vez finalizado el tiempo de
almacenaje se procederá a su destrucción.

Disponibilidad

Si el contrato lo específica, la información documentada generada durante el

trabajo se podrá facilitar al cliente durante el tiempo acordado.

Acceso a la información documentada

Quedará definido y recogido el acceso del diferente personal a la información

documentada de la empresa en los diferentes procedimientos, así como la
responsabilidad, uso y escritura de los mismos.