TRABAJO FINAL

RoomU

EDNA LILEY BETANCUR

CAMILA ANDREA BRU
DANIEL FELIPE LEÓN GUALDRÓN
VICTOR MANUEL MARQUEZ

DORIS PRADA
ADMINISTRACION GENERAL

UNIVERSIDAD EIA
ENVIGADO
OCTUBRE
2020DAD EIA
 I. PARTE INICIAL. Planificación organizacional

1. Idea de negocio
RoomU es una aplicación orientada a la comunidad universitaria que ayudara a los
estudiantes a tener una mejor formación académica a organizar, plantearse objeticos y tener
una mayor cercanía con el campus universitario y todos los demás estudiantes.
2. Nombre de la empresa

3. Misión
Lograr que la población universitaria de alrededor de todo el país y con miras
internacionales tengan acceso a los productos y servicios de calidad con la más avanzada
tecnología en software que faciliten sus estudios académicos y hagan más memorables
aquella etapa de la vida a la que dedicamos bastante tiempo.
4. Visión
Tenemos la convicción de que la vida académica puede ser divertida si al mismo tiempo se
puede lograr que el estudiante libere su potencial. Creemos en lo simple y no lo complejo.
Nuestra aplicación será la protagonista en los escenarios académicos para que el estudiante
tenga una percepción diferente de su campus, compañeros y obligaciones, ofreciendo una
experiencia de más organización y menos estrés.
5. Objetivos
Dar a los estudiantes universitarios una plataforma donde puedas organizar, planear y
conocer los proyectos a realizar en sus instituciones educativas.
Llegar a ser la plataforma líder en la comunicación entre las instituciones de educación
superior y los estudiantes.
Implementar un sistema de comunicación T2E de forma fácil y rápida, para mejorar la
calidad académica.
 6. Análisis Interno
A) Cadena de valor
La cadena de valor la haremos aplicada para el inicio y creación de nuestro proyecto, ya
que es una herramienta de gestión que permite realizar el análisis interno de una empresa
Cadena de valor
Infraestructura de la empresa
Financiación Planificación Inversión
Para lograr tener el capital Inicialmente mediante Aporte económico de cada
necesario para el proyecto, continuas reuniones de uno de los socios de la
se realizo el préstamo en un jóvenes con aspiraciones de empresa que en definición
banco. tener su propia empresa se fue una parte del capital
logro crear la aplicación inicial.
RoomU que nos permitirá
hacer parte de la vida
universitaria de muchas
personas.

1. Inversión inicial
2. Reuniones
3. Encontrar lugar
4. Contratación de
personal
5. Ejecutar diseño de
software
6. Publicidad
7. Activar la aplicación
en cada una de las
instituciones
universitarias
Gestión de recursos humanos
Reclutamiento Capacitación Sistemas de remuneración
Ya que es una empresa Ya que Daniel León es el De acuerdo con el nivel de
empeñada en mejorar y ingeniero mecánico se estudio se realizarán los
crecer, cada uno de los encargará de dar la pagos y además se tendrán
socios dedicara parte de su capacitación en cuanto al incentivos no solo
tiempo para hacer un diseño del software. monetarios sino también
proceso de selección del días de receso, entre otros.
personal, ya que es Los otros socios de la
indispensable para nosotros empresa se encargarán de
encontrar las personas capacitar en el diseño de
adecuadas para el comienzo imagen, adaptando cada una
del proyecto. de las experiencias propias
a versiones actualizadas de
la vida universitaria.
 Desarrollo de tecnología
Diseño de productos y servicios Investigación y desarrollo
Esta es una de las partes más importantes de la empresa, Promover la investigación y
ya que está orientada al diseño de un software y desarrollo en el trabajo que
plataformas multimedia, en el cual se desea estar en puedan servir no solo al
constante planificación, mejoras y diseños. diseño de una plataforma
sino también innovación
como empresa y medidas
para acortar el tiempo de los
procesos.
Compras
Insumos Maquinaria Publicidad
Estos tres implementos son indispensables para la iniciación del proyecto ya que es
necesario tener:

1. Locación con todos lo recursos de primera necesidad disponibles como agua,

energía, ventilación, etc.
2. Todos los equipos tecnológicos, como los computadores y tabletas.
3. Compra de membresías de aplicativos para la programación del software.
4. Contratación con servicios externos encargados de la limpieza
5. Contratación con servicios externos para el mantenimiento de los equipos
tecnológicos.
6. Adquisición de mesas, sillas y utensilios necesarios para que los trabajadores se
sientan cómodos.

Logística de entrega Operaciones Logística de salida

Nuestra aplicación estará Producción, montaje y Informes e inventarios con

disponible en IPhone y puntos de acceso físicos y soportes de descargas de la
Android online. plataforma.

Marketing y ventas Servicios

Redes sociales, publicidad y Soporte tecnológico y

promoción. reparaciones
b) Análisis de Capacidades Internas.

 Financieras: La empresa contará con varias fortalezas económicas, sus

operaciones iniciaran con recursos financieros de sus emprendedores adquiridos mediante
ahorros y préstamo bancario. Esto con el fin de adquirir productos bajo su propio criterio de
diseño y producción, afianzando los vínculos con determinados proveedores, inicialmente
pagando de contado la mercancía necesaria para posteriormente abrir líneas de crédito con
los proveedores fijos.

 Tecnológicas: Nuestra empresa contará con recursos tecnológicos, como una

página Web a la cual tendrán acceso los clientes activos y potenciales, donde encontrarán
las diferentes líneas de productos y servicios y donde los clientes podrán observar
propuesta de obras, donde se podrán realizar una conexión directa para ordenar
cotizaciones, pedidos y solicitud de asesorías

 Talento humano: Uno de los factores más importantes de la empresa será

su capital humano. Se planea tener personal capacitado en las diferentes áreas relacionadas
con su actividad comercial, para esto, contará con expertos en diseño de softwares,
ingenieros de sistemas y computación y carreras afines. Además, la empresa estará
enfocada en el servicio personalizado (según los requerimientos del cliente), por lo tanto,
también contará con personal comprometido con ofrecer una excelente atención al público,
rápida y eficaz.

 Competitiva: Para tener una excelente competitividad en el mercado,

nuestra empresa optará por enfocarse en estos cuatro aspectos:

 Satisfacción de los clientes: Este es un factor clave para aumentar el numero

de consumidores. Nuestro enfoque será tener una excelente calidad en el producto, como en
atención al cliente para cumplir sus expectativas. Con esto, podemos tener el voto de
confianza de los potenciales clientes y así lograr posicionar nuestra marca.
 Reducción en los costos de operación: Para hacer una empresa competitiva,
debemos trabajar en reducir los costos representados en precios, materias primas, procesos,
etc. Eso sí, sin que esto suponga una disminución en la calidad de los productos y servicios
ofrecidos.
 Innovación: Aunque innovar generalmente requiere una inversión, es
importante que nuestra empresa siempre trate de apostar al desarrollo de nuevos productos
y servicios. Esto lo podemos hacer mejorando los productos que ya tenemos en el catálogo,
o diseñando nuevos.
 Buena estabilidad laboral: Esto es clave para ofrecer un buen producto o
servicio, hacer de nuestra empresa un ambiente agradable y enriquecedor. Para esto,
fomentaremos el trabajo en equipo, las capacitaciones del personal y la constante
actualización de sistemas y tecnologías de la empresa.

 Directiva: Nuestra empresa tendrá definida las competencias de liderazgo,
fortalezas y debilidades de sus miembros. Esto con el fin de departamentalizar y asignar
responsabilidades de forma adecuada.

c) Matriz de Evaluación de Factores Internos.

Factores internos (RoomU) Peso Calificació Puntaje

n
Fortalezas
Talento humano calificado 0,1 3 0,3
Ideas innovadoras y sostenibles 0,1 3 0,3
Actividad publicitaria 0,1 3 0,39
3
Presencia digital 0,0 4 0,32
8
Asesorías fuertemente personalizadas 0,1 4 0,4
Debilidades
Experiencia en el mercado 0,1 1 0,13
3
Inversión en investigación y desarrollo 0,0 1 0,08
8
Costos operativos medianamente altos 0,1 2 0,2
Posicionamiento entre los 0,1 1 0,1
 consumidores
Capital reducido 0,0 2 0,16
8
Total 1 2,38

7. Análisis Externo

a) Análisis del macro - ambiente.

 Político y legal: El sector de software está en crecimiento ya que es

impulsado por políticas gubernamentales (MinTic, 2012), principalmente al incluirse como
sector de clase mundial, programas como vive digital, ampliación de canales de internet
móvil, acceso a internet en los hogares, y proyectos de interconexión con fibra óptica,
además al ser un sector en constante innovación que es impulsado por el cambio global de
la tecnología, hacen que en 2014 la penetración de la internet y las tecnologías sea mayor
en Colombia. Por tanto, RoomU se regirá de la ley (1273 de 2009) para la seguridad de la
información (MinTic, 2012) para la protección de datos de todos y cada uno de sus clientes.

 Económico: Para nadie es un secreto que la economía es un factor clave para

la evolución de las empresas. Sin embargo, debido a la pandemia, nos situamos en una de
las crisis económicas mas importantes de los últimos años en nuestro país.

Si bien es cierto que nuestros productos y servicios no representan una necesidad de

primer nivel. Uno de los sectores más afectados por la situación ha sido el educativo (que
es el foco de nuestro emprendimiento), por lo que ha sido necesario que las instituciones
educativas hayan tenido que reinventarse para poder continuar con sus actividades
regulares. Aquí es donde nuestra empresa puede jugar un factor clave. El uso de
herramientas tecnológicas como softwares, plataformas de comunicaciones y bases de datos
son fichas claves en esta reinvención.

 Tecnológico: El uso de tecnología en los negocios supone un instrumento

para competir en el entorno. La tecnología en la actualidad es muy cambiante y se
moderniza cada día. Los grandes avances en tecnologías de la información han supuesto un
cambio revolucionario para los mercados. La incorporación de internet en la economía ha
facilitado el comercio electrónico (que supone muchas ventajas y facilidades para los
empresarios. Por tanto, las empresas que se incorporan al cambio tecnológico incrementan
su eficacia y eficiencia, diferenciándose de la competencia, ofreciendo mayor calidad en su
servicio, y obteniendo un mayor beneficio. Este es el caso de RoomU.

 Ambientales: Es muy importante como empresa extender el compromiso

con el desarrollo sostenible a nuestras partes interesadas internas y en especial a nuestros
empleados mediante la comunicación y la participación en el sistema. Nuestra organización
debe ser ejemplo de excelencia, tanto en la gestión de sus aspectos ambientales como en el
comportamiento más allá́ de los requisitos legales y nuestro compromiso de cumplimiento
de otros requisitos suscritos por la organización.

Para eso, es necesario obtener resultados tangibles en relación a nuestros impactos

significativos. Revisar continuamente nuestras actividades, impactos, alcance y eficiencia
del sistema, objetivos y metas para asegurar la mejora continuada de nuestro
comportamiento. Nuestras actuaciones se regirán por los principios de precaución y eco-
eficiencia. Obraremos en función de la naturaleza y significación de los impactos derivados
de nuestras acciones, productos y servicios.

Por ende, tendremos en cuenta:

 Diseñar y crear para la reutilización y la longevidad.

 Elegir el mayor número de materiales reciclados y no tóxicos.

 Contar con proveedores que empleen energía renovable y/o prácticas

comerciales socialmente equitativas y respetuosas con el medio ambiente.

 Educar al consumidor acerca del ciclo de vida a través del mensaje y el

marketing.

 Animar a otros a diseñar/crear de manera sostenible.

 Ahorrar y reutilizar la mayor cantidad de papel posible.

 b) Análisis de fuerzas competitivas.

 Competidores potenciales
La existencia de competidores potenciales es muy alta dado que es un mercado con pocas
barreras de entrada y poca lealtad en la marca debido a la gran cantidad de aplicaciones
presentes en las tiendas de aplicaciones. Además, los costos de creación y operación de la
empresa son relativamente bajos.
 Rivalidad entre compañías
Esta rivalidad es alta dado que existe una estructura competitiva fragmentada por la gran
cantidad de aplicaciones existentes con características similares. El único punto a favor de
la disminución de esta rivalidad es el crecimiento de la demanda pues cada vez existen mas
personas con acceso a la educación superior.
 Poder de negociación de los clientes
Este poder es medio dado que los compradores no adquieren en grandes cantidades del
servicio y tampoco hay un solo comprador fundamental para la empresa. Por otra parte los
compradores pueden sustituir a la empresa fácilmente.
 Poder negociador de los proveedores
Este por su parte es alta importancia debido a que los servicios que ofrecen tienen pocos
sustitutos y estos son fundamentales para el funcionamiento de la empresa, además el
aporte de nuestra empresa no es un cliente importante para los proveedores de servidores .
 Productos sustitutos
Esta amenaza es alta considerando que hay productos sustitutos directos e indirectos que
satisfacen necesidades similares a la que ofrece nuestra plataforma.
c) Matriz de Evaluación de Factores Externos.

Imagen 1. Matriz EFE

 d) Matriz de Perfil Competitivo.

Imagen 2. Matriz Perfil Competitivo

Competidor fuerte.
Luego de haber calificado a la empresa U-Room y a las competencias y multiplicarlas con
su respectivo peso ponderado, es posible notar que la empresa que obtuvo mayor resultado
total es aquella más fuerte o dominante, es decir, que por orden descendente se ubican
Universidad EIA app, U-Room y Google Sites.
8. Decisión de la opción estratégica.

 Macroentorno.
La empresa U-Room con base a las necesidades que hoy son indispensables para el
desarrollo académico y social de los estudiantes, se enfoca en orientar una organización
personal por medio de esta aplicación móvil para mantener un orden de ideas y que haceres
que se deban llevar a cabo en un debido orden cronológico, esto principalmente para dar
prioridades a ciertos compromisos y buscar disminuir el estrés académico que tanto
demanda la carrera universitaria. Así mismo, la aplicación también brinda desarrollos de
eventos culturales o deportivos dentro de la institución; comunicación instantánea con otros
compañeros que se encuentren dentro del campus en cierto momento; creación de grupos
de estudio; agenda de los debidos horarios de clases y asesorías, entre otras cosas, en pro de
aprovechar al máximo la estadía de los estudiantes en el campus.
  Industria.
La aplicación se desarrollará mediante programadores, que luego de tener todo planificado,
es necesario adquirir el personal de quienes se van a dedicar a crear la aplicación; que entre
otros elementos para llevarlo a cabo, algunos de los que deben pertenecer al grupo de
trabajo son los diseñadores, ilustradores, diagramadores y programadores; que luego de
haber terminado con este proceso, finalmente se deben regir por los pasos que sugiere
Android o Apple, dependiendo del sistema operativo deseado.

 Competidores.
Dentro de cualquier círculo económico, siempre existirán otras empresas que quizás tengan
los mismos intereses u objetivos de los que uno se plantea al momento de comenzar su
propia empresa, esto con la finalidad de satisfacer necesidades del uso cotidiano o dirigido
hacia un grupo de personas, por ende, se creará una competencia entre empresas que buscan
vender sus productos o servicios similares y que logren cumplir con las expectativas de las
personas.
U-Room no es excepción de esta competencia, ya que mucho de lo que se quiere aplicar
para que usen los estudiantes universitarios, es posible encontrar estas mismas
funcionalidades en aplicaciones diferentes, pero con menor reconocimiento, es por esto,
que promover la información de los servicios dirigida hacia la población estudiantil será
muy importante, exponiendo las ventajas que traería utilizar esta nueva herramienta.
Entonces, identificando competidores fuertes por los que U-Room debería superar se
encuentran, Universidad EIA app y Google Sites; ambos poseen sus similitudes y
diferencias que también son válidos para sus usos, así que, la decisión tomada por los
estudiantes se regirá por las exigencias que experimenten en sus carreras universitarias,
optando por una mayor comodidad y organización de las actividades académicas y en
beneficio de conseguir excelentes calificaciones.
 La organización.
RoomU es una aplicación orientada a la comunidad universitaria que ayudará a los
estudiantes a tener una mejor formación académica a organizar, plantearse objeticos y tener
una mayor cercanía con el campus universitario y todos los demás estudiantes.
 9. Tipo de estructura organizacional.

a) Organigrama

Imagen 3. Organigrama

b) Explique el tipo de estructura, indicando el nombre de cada departamento y

sus principales funciones.

La estructura elegida fue una estructura clásica, esto debido a que es una empresa en sus
inicios, es una forma rápida de organizar las personas y mantener un orden en la empresa.

 Gerente general

o Planeación de las actividades que se desarrollen dentro de la empresa

o Organizar los recursos de la entidad.
 o Definir a donde se va a dirigir la empresa en un corto, medio y largo plazo,
entre otras muchas tareas.
o Fijación de una serie de objetivos que marcan el rumbo y el trabajo de la
organización.
o Crear una estructura organizacional en función de la competencia, del
mercado, de los agentes externo para ser más competitivos y ganar más
cuota de mercado.
o Estudiar los diferentes asuntos financieros, administrativos, de marketing,
etcétera.
o Hacer de líder de los diversos equipos

Este cargo es de suma importancia, ya que de los cuatro socios era indispensable que uno
de nosotros mantuviera organizada la empresa y que unificara cada una de las proyecciones
de los socios porque si bien es una empresa que cuenta con varios inversionistas no era
adecuado que todos tomaran decisiones importantes, se permite participar de ellas, pero es
difícil que tantas personas se pongan de acuerdo.

 Vicepresidente

Sus funciones son susceptibles a ser modificadas en cuanto el presidente de la compañía se

halle o no disponible. En caso de ausencia o indisponibilidad, será el vicepresidente el que
se haga cargo de todas las funciones que estaban asignadas al presidente.
 
El vicepresidente siempre estará disponible para el presidente. Se puede decir que es la
mano derecha de éste y deberá apoyar todas las decisiones que tome como el cargo más alto
de la cúpula dirigente. La dirección de una empresa está enfocada hacia la obtención de
beneficios. Por eso, será el presidente quien, en calidad de dueño y señor de una compañía,
cierre acuerdos comerciales o institucionales con el fin de mejorar el posicionamiento de
una empresa. Dentro de esta función, el vicepresidente tiene un papel clave a la hora
de prestar apoyo a las decisiones del presidente. El seguimiento de una línea de actuación u
otra por parte de este cargo es de vital importancia para que la empresa siga un mismo
patrón. Así, en ausencia del presidente, los estatutos de la empresa, sus principales
objetivos, sus políticas más influyentes y todo cuanto determine y define a dicha
formación no han de ser modificados en absoluto. La función del vicepresidente es
mantener el mismo rumbo que había marcado el presidente hasta el momento. Únicamente,
los cambios de estrategia son aceptables cuando la empresa se encuentre en un momento
crítico en caso, por ejemplo, de bancarrota.

 Jefe de administración y finanzas

 o Responsable de la elaboración, ejecución y coordinación presupuestaria, con
el resto de las unidades de la empresa.
o Responsable de preparar los estados financieros y entregar soporte a todas
las unidades, supervisando y manteniendo la normativa contable de la
empresa.
o Responsable de la gestión financiera de la empresa, analizando los usos
alternativos que se darán a los recursos financieros disponibles.
o Responsable de elaborar los análisis e informes contables y financieros
sugiriendo medidas tendientes a optimizar resultados.
o A cargo de establecer y aplicar las políticas generales de recursos humanos
de la empresa.
o Responsable de la supervisión de la función de abastecimientos y servicios
que terceros proveen a la empresa.
o Cumplir con lo establecido en el Sistema de Gestión Integrado de la
empresa.

 Secretaria administrativa

o recibir documentos.
o atender llamadas telefónicas.
o atender visitas.
o archivar documentos.
o realizar cálculos elementales.
o informar todo lo relativo al departamento del que depende.
o estar al pendiente de la tramitación de expedientes.
o tener actualizada la agenda, tanto telefónica como de direcciones, y de
reuniones.
o poseer conocimiento de los departamentos de las administraciones públicas
con los que esté más relacionada la sección de que dependa.
o tener conocimiento del manejo de maquinaria de oficina, desde calculadoras
hasta fotocopiadoras, pasando por ordenadores personales y los programas
informáticos que conllevan.
o amplios conocimientos en cuanto al protocolo institucional y empresarial.

 Asesoría contable y legal

o Controlar el plan general contable para la correcta gestión.

o Conocer las obligaciones legales relativas a la contabilidad de la empresa y
los empresarios.
o Realizar cierres contables, así como sus ajustes contables de acuerdo con la
normativa legal que se encuentre vigente.
o Manejas las cuentas anuales de la empresa y los plazos de entrega de los
estados contables ante el registro mercantil.
 o Llevar el control de los libros contables y realizar los tramites de
legalización de estos.
o Aconsejar al cliente sobre las decisiones favorables para la empresa.
o Administrar los bienes de la empresa

 Jefe de operaciones

o Garantiza la máxima eficiencia de los procesos de la empresa. Por lo que,

como destacábamos antes, debe ser un líder para los equipos de trabajo, pues
tiene la responsabilidad de potenciar los resultados de la empresa, sin alterar
los costos que cada proceso implique. De hecho, debe ser capaz de reducir
costos en los procesos cada vez que esto sea posible. 

o Asegura el buen desarrollo de las operaciones que llevan a cabo diferentes

grupos de trabajo. Cuando se trata de grandes empresas, dedicadas a
diferentes rubros comerciales, el gerente de operaciones tiene la función de
asegurar a la empresa que cada equipo de trabajo está cumpliendo sus metas
de manera oportuna. Por ello, es indispensable que sea altamente organizado
y tenga la capacidad de dar seguimiento estratégico a múltiples equipos de
personal al mismo tiempo. 

o Administra los recursos de la empresa. Dentro de sus funciones también se

encuentra la de administrar eficazmente los recursos de la empresa,
principalmente el recurso físico. No obstante, también debe tener la
capacidad de trabajar colaborativamente con el área encargada de recursos
humanos, ya que sus funciones implican el trato directo con el personal de la
empresa. 

 Ingenieros de sistemas y tecnólogos

o Lectura y análisis de informes de investigación y sugerencias de los

usuarios.
o Creación de programas y aplicaciones.
o Investigación.
o Diseño.
o Transcribir a lenguaje de programación.
o Definir las especificaciones técnicas del nuevo producto, incluido su código.
o Testear y monitorizar el funcionamiento de los distintos programas y
aplicaciones.
o Solucionar errores si los hubiera.
o Actualizar dichas aplicaciones y programas.