TRI

Z
DE
MATRIZ DE IMPACTOS
IM Objetivo:
PA
a PROCESO
CT
OS
1
Organización y/o Estructura
Roles, perfiles y/o competencias

Tecnología e infraestructura

Datos, información y/o tiempos

Documentos
Políticas y/o toma de decisiones
Gestión del cambio
Mercados y Clientes
Productos y Servicios
S

SUBPROCESO / ACTIVIDAD
Creación códigos /artículos

Solicitud de consumibles
Recepción de ordenes
(Nacionales / importadas )

Recepción papelería
Recepción de servicios

Entradas /Salidas insumos y repuestos

Toma de inventarios

Generación de localizadores
Generación de subinventarios

Préstamo / asignación de herramientas

Entrega dotaciones EPP

Salidas de materiales de Planta

Alistamiento material POP

Inventarios a granel

Recepción vehículos de despachos

Antes
Durante

Después
Actualmente es cuando un solicitante de área habilitadora tiene acceso al inventario del

El auxiliar de almacen identifica la clase y tipo de articulo y procede a crear.

Actualmente quien tiene usuario de infomante tiene acceso al inventario y directamente

Actualmente las áreas son autónomas en la consulta y solo cuando no lo encuentran acud

Actualmente almacen hace todas las solicitudes de los repuestos considerados consumib
abastecimiento.

El coordinador de almacen verifica el inventario del sistema procede a hacer la solicitud

El área de compras genera la orden de compra de acuerdo a la solicitud, y esta debe ser a
Actualmente almacen y bascula son quienes hacen la recepción de todas las ordenes de c
resinas. Almacen recepciona las ordenes de compra que tiene que ver con repuestos de m

El auxiliar de bascula o de almacen debe recepcionar el repuesto o materia prima, valida

documentación de la DIAN para importaciones, remesa del transportador".

Posterior a esto el auxiliar de bascula para la recepción de maderas debe tomar muestras
muestra y certificado de la misma, enviar el vehículo a la zona de descargue de resinas, e
correo dirigido a producción.

El auxiliar de almacen debe rotular y localizar el repuesto según le indique infomante se

Actualmente almacen recepciona todas las ordenes de compra de papelería con entrega i

El área solicitante genera solicitud de compra en el sistema infomante, quien espera la ap

El auxiliar de almacen recepciona las ordenes de compra de papelería rotulándolas y loc

El solicitante debe retirar la orden de compra de papelería máximo dos días después de l
Actualmente cuando un proveedor necesita legalizar el acta de servicio en almacen para

El acta de servicio debe contener la orden de compra y la descripción del servicio presta

El auxiliar de almacen debe verificar en el sistema que la orden de compra coincida con

Debe estar firmada por el proveedor prestante y el solicitante de la orden de compra, qu

El auxiliar de almacen procede a sellar y firmar, confirmando con un correo al solicitant

Actualmente almacen controla el inventario total de repuestos, insumos y materias prima

El auxiliar de almacen hace el ingreso de la orden de compra validando orden de compra

contables, localización, políticas de almacenamiento.

Posteriormente para realizar la salida de almacen debe generarse un vale de consumo el

el que el auxiliar de almacen ingresa al sistema de infomante para modificar el inventari

El auxiliar de almacen sabe con exactitud donde esta localizado el repuesto o orden de c

Actualmente almacen maneja los inventarios con ajustes de entradas y salidas teniendo e

El auxiliar de almacen valida físicamente el inventario real y hace un proceso de validac

El auxiliar de almacen debe cambiar de localización los repuestos físicamente y en el sis

El auxiliar de almacen debe hacer cíclicos de inventarios constantemente para mantener

Actualmente en infomante la localización se genera directamente en la creación del repu

Actualmente almacen maneja inventario por distribución de la bodega clasificando segú

Actualmente almacen hace préstamo o asignación de equipos o herramientas al área de m

El auxiliar de almacen identifica el estado del equipo y/o herramienta para entregara al s

Para el reintegro de estas a almacen, el auxiliar de almacen debe identificar el estado del

Si el equipo o herramienta llega en mal estado el auxiliar de almacen debe generar el for

Actualmente almacen hace entrega de dotación y epp de acuerdo a la necesidad del solic

El solicitante debe diligenciar el formato de entrega de epp o dotación que le generara al

El auxiliar de almacen debe hacer entrega de epp y/o dotación de acuerdo a la necesidad

el vale o formato de entrega es ingresado inmediatamente al sistema de infomante para m

Para la entrega de dotaciones se hace tres veces al año a todo el personal de la planta, y p
Actualmente almacen sella y firma las salidas de planta evidenciando las mismas.

El solicitante debe diligenciar el formato adecuado para la salida de planta entregado en

El auxiliar de almacen debe evidenciar que la salida de planta cumpla con los requerimie

El auxiliar de almacen sella y firma la salida.

Almacen actualmente clasifica las referencias de material pop por pedidos según la requ
diario para generar pedido de material pop.

El auxiliar de almacen identifica las referencias requeridas por el solicitante, estas se em

El auxiliar de almacen actualiza la hoja de calculo y genera la guía de despacho mediant

Se debe ingresar al sistema de infomante cada una de las referencias requeridas por merc

Finalmente se espera que la transportadora recoja el pedido y lo lleve a su cliente final.

Actualmente almacen no entrega nada a granel

Actualmente bascula recepciona maderas y resinas que son directamente transferidas a p

Actualmente el auxiliar de bascula reporta a el área de despachos los vehículos que llega

Despachos confirma el ingreso del los vehículos.

El auxiliar de bascula hace pasar el vehículo por la bascula para ingresar los datos reque

Cuando el vehículo sale de tránsito con destino al cliente final este debe pasar nuevamen
Alta
Media

Baja
 ESTADO DESEADO
En Oracle todos tendrán acceso a consulta del inventario, con los mismos permisos que

Cambiará en la visualización en cuanto a los filtros que deben buscar, son mas pasos par

Cambiara los códigos de materia prima.

Almacen realiza solicitud de consumibles de acuerdo a un listado ya aprobado de stock m

La solicitud es aprobada automáticamente y la gerencia de supply chain se encarga de ap

el precio final para ser enviada al proveedor.
Actualmente almacen y bascula son quienes hacen la recepción de todas las ordenes de c
importadas. Bascula recepciona las ordenes de compra que tiene lugar a materias primas
Almacen recepciona las ordenes de compra que tiene que ver con repuestos de mantenim
bajo almacenamiento.

El auxiliar de bascula o de almacen debe recepcionar el repuesto o materia prima, valida

documentación exigida y completa como "orden de compra, remisión, salvoconducto, pa
la DIAN para importaciones, remesa del transportador".

Posterior a esto el auxiliar de bascula para la recepción de maderas debe tomar muestras
vehículo a la letra de descargue asignada por producción, para la recepción de resinas de
certificado de la misma, enviar el vehículo a la zona de descargue de resinas, esperar la a
para validar y retirar los sellos de seguridad, luego debe confirmar su recepción mediant
producción.

El auxiliar de almacen debe rotular y localizar el repuesto según políticas de almacenam

confirmando mediante correo al solicitante la recepción con los datos requeridos.

Almacen hace la recepción de la orden de compra de papelería identificando el solicitan

recepción.

El solicitante tiene como responsabilidad retirar inmediatamente la orden de compra.

El solicitante del servicio tendrá como responsabilidad hacer la recepción en Oracle del
conformidad, las actas de servicio no pasaran por almacen el proveedor deberá facturar d
administrativa.

En Oracle se manejaran transacciones de sistema de inventarios donde se dejara de lado

El auxiliar de almacen debe saber con exactitud la localización de la orden de compra pa

detenerlo.

Algunos repuestos se controlaran por fuera de Oracle como consumo al gasto.

Para realizar un ajuste de inventario el auxiliar de almacen debe acudir a el coordinador

gerencia de supply chain y al área de financiera.

El inventario se llevara con exactitud manejando formatos adicionales de entradas y sali

Para Oracle localizar un repuesto físicamente se debe tener en cuenta las políticas de alm

Los localizadores en el sistema de Oracle se deben crear antes de ubicar el repuesto, lo q

físicamente el repuesto según lo determina el sistema.
El inventario se manejara por subinventarios, dependiendo las políticas de almacenamie
sistema para agilizar la búsqueda deseada.

Actualmente almacen hace préstamo o asignación de equipos o herramientas al área de m

El auxiliar de almacen identifica el estado del equipo y/o herramienta para entregara al s
asignación se debe evidenciar en un formato de entrega y recibido del mismo.

Para el reintegro de estas a almacen, el auxiliar de almacen debe identificar el estado del
confirmando su devolución en el mismo formato de préstamo o asignación.

Si el equipo o herramienta llega en mal estado el auxiliar de almacen debe generar el for
solicitante sustente el estado del mismo, y se confirma por correo a las partes implicadas

Almacen entregara epp y dotaciones generando formatos adicionales para tener el contro

El solicitante debe diligenciar el formato de entrega de epp o dotación que le generara al

autorizado por el área de sst.

El auxiliar de almacen debe hacer entrega de epp y/o dotación de acuerdo a la necesidad
con los horarios de entrega.

El vale o formato de entrega es ingresado inmediatamente al sistema de infomante para m

línea.

Para la entrega de dotaciones se hace tres veces al año a todo el personal de la planta, y p
personal.
Almacen debe clasificar los repuestos catalogados y los no catalogados para la salida de

Los repuestos catalogados se hacen transferencia al área solicitante.

Los repuestos no catalogados se van al gasto.

Se debe crear un localizador para hacer las entradas.

Almacen debe hacer ingresos al gasto en Oracle de este material pop para mantener un i

Se debe generar formatos adicionales a Oracle para tener el control de las diferentes refe

Actualmente el auxiliar de bascula reporta a el área de despachos los vehículos que llega
terminado y los en turna.

Despachos confirma el ingreso del los vehículos.

El auxiliar de bascula hace pasar el vehículo por la bascula para ingresar los datos reque
vehículo.

Cuando el vehículo sale de tránsito con destino al cliente final este debe pasar nuevamen
salida con su respectivo peso.
Muy Fácil
Fácil

Difícil
 CANTIDAD DE
IMPACTO
IMPACTADOS

Resistencia por que en Infomante es mas sencillo y se

puede generar un proceso de consulta adicional al
almacen.
Todos los solicitantes.
Equipo de almacen.
Si los usuarios no quedan adecuadamente capacitados
el equipo del almacen tendría que ingresar al sistema
para validar que no se dupliquen los códigos.

El almacenista debe tener mayor capacidad de análisis

para la creación, ubicación y administración física de Equipo almacen
los artículos en el almacen

Las cantidades a pedir es netamente responsabilidad de

el coordinador de almacen.
Equipo almacen
El sistema no permite verificar puntos mínimos y
máximos, por lo que toca llevar un control aparte, lo
que puede generar errores en la solicitud de artículos.
El auxiliar de almacen una vez reciba el material debe
Equipo almacen..
darle una ubicación teniendo en cuenta políticas de
almacenamiento y que su localización este creada en
Usuario Final.
Oracle

La recepción de ordenes de compra de papelería deben Equipo almacen..

tener un control adicional ya que se decepcionara al
gasto Solicitante Final.
 Equipo almacen.

La recepción de órdenes de compra es una tarea nueva Área financiera.

para los solicitantes.
Solicitantes de
servicios.

Nuevos formatos de entradas y salidas de repuestos.

Todos los solicitantes.
Cambio visual del sistema Oracle para transacciones
de repuestos para el consumo del solicitante.
Equipo de almacen.

Las entrada y salida siempre deben generarse en línea

para evitar inconsistencias en el inventario.

Formatos adicionales de entradas y salidas. Equipo de almacen

El almacenista debe tener mayor capacidad de análisis

para evitar inconformidades en el inventario.

Los localizadores primero se deben crear en Oracle.

Equipo de almacen
La localización de los repuestos será mas exacta.
Permitirá que los usuario de Oracle accedan con Equipo de almacen.
mayor facilidad a la búsqueda y/o transacción de un
repuesto. Usuario final.

Almacen.

N/A Mantenimiento.

Áreas solicitantes.

Almacen.
El auxiliar de almacen debe conocer centros de costos
y cuentas contables para las salidas misceláneas en Área de sst
Oracle de epp y dotaciones
Áreas solicitantes.
 Almacen.
El auxiliar de almacen debe conocer centros de costos
y cuentas contables para las salidas de repuestos Mantenimiento.
catalogados y repuestos no catalogados.
Áreas solicitantes.

El auxiliar de almacen debe conocer centros de costos Almacen.

y cuentas contables para las salidas misceláneas de
material pop. Mercadeo
3

1
 AREA / ROL TIPO

Almacen Datos, información y/o tiempos

Almacen Roles, perfiles y/o competencias

Almacen Datos, información y/o tiempos

Almacen.
Datos, información y/o tiempos
Áreas solicitantes.

Almacen.
Datos, información y/o tiempos
Áreas solicitantes.
Almacen.

Financiera.
Gestión del cambio
Área solicitante de
servicios.

Almacen Datos, información y/o tiempos

Almacen Datos, información y/o tiempos

Almacen Organización y/o Estructura

Almacen.
Políticas y/o toma de decisiones
Usuario solicitante.

Almacen.
Organización y/o Estructura
Usuario solicitante.

Almacen.
Roles, perfiles y/o competencias
Área sst
Almacen.
Organización y/o Estructura
Mantenimiento.

Almacen Mercados y Clientes

25%

50%

75%

100%
 IMPACTO

El usuario tendrá que realizarlo con mayor detenimiento y seguir el

paso a paso de Oracle que es mas extenso que con Infomante.

Adecuada identificación de los códigos de inventario en Oracle

Control adecuado para generar las cantidades requeridas

Si el localizador de el auxiliar de almacen no es el correcto podría
tener inconsistencias e incompatibilidades, adicional si el localizador
no es el adecuado se dificultara la búsqueda de los repuestos y puede
generar un inconsistencia del proceso.

Al no tener control directo en el sistema puede generar inexactitudes

a la hora de entregar la orden de compra.
Si los solicitantes no hacen la recepción adecuada el proveedor no
podrá facturar.

Manejo de entradas y salidas bajo otros formatos de control fuera del

sistema.

El inventario no podrá ser ajustado por almacen , este debe ser

autorizado por gerencia de suply chain y el área financiera.

Los localizadores después de creados en Oracle no se pueden borrar

ni renombrar.
Es un proceso nuevo para muchos usuarios lo que en un principio
generara demora en los procesos.

N/A

El usuario tendrá que realizarlo con mayor detenimiento y seguir el

paso a paso de Oracle que es mas extenso que con Infomante.
El usuario tendrá que realizarlo con mayor detenimiento y seguir el
paso a paso de Oracle que es mas extenso que con Infomante.

El usuario tendrá que realizarlo con mayor detenimiento y seguir el

paso a paso de Oracle que es mas extenso que con Infomante.
 PONDERACIÓN PARA
PRIORIDAD IMPORTANCIA FACILIDAD
RUTA PRIORIDAD

Antes Alta Fácil 3

Antes Alta Fácil

Antes Alta Difícil 3

Antes Alta Fácil 3

Antes Alta Difícil

Antes Alta Difícil 3

Antes Alta Difícil 3

Durante Alta Difícil 2

Antes Alta Fácil 3

Antes media Fácil 3

Durante Alta Fácil 2

Durante Alta Fácil 2

 1

Antes Media Difícil 3

1
1
 PONDERACIÓN PARA PONDERACIÓN PARA
RUTA IMPORTANCIA RUTA FACILIDAD

3 2

3 1
3 2
3 1

3 1

3 1

3 2
2

3 2

3 2
1 1

2 1

1 1

1 1

1 1
1 1
 PONDERACIÓN PARA ESTADO DE
RESPONSABLE
RUTA AVANCE

9
9
9

9
6

6
1

1
1
FECHA DE
PLAN DE ACCION
REPORTE

Confirmar el perfil de
usuario en Oracle
para los solicitantes

Capacitación usuario
final

Capacitación usuario
final

Solicitud a Oracle
Un adecuado layout, y
capacitación.

Un adecuado layout.

Control de tiempos
para la recepción y
entrega de la orden de
compra.
Capacitacion.

Documentación del
procedimiento y
divulgación.

Capacitacion.

Documentación del
procedimiento y
divulgación.

Un adecuado layout

Capacitacion.

Documentación del
procedimiento.

Responsabilidad.

Un adecuado layout

Capacitacion.

Orden y clasificación.
Capacitacion al
usuario final

Capacitacion de uso
al usuario final.

Capacitacion de uso
al usuario final.
Capacitacion de uso
al usuario final.

Capacitacion de uso
al usuario final.