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ACTIVIDAD DE APRENDIZAJE 18

EVIDENCIA 4: INFORME “DIAGNÓSTICO EJECUTIVO”

SERGIO ALEJANDRO SUAREZ MALAGON

TECNOLOGO EN GESTION LOGISTICA

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA

2020
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MISIÓN

PAÑALES ECO es una empresa productora y distribuidora de productos de higiene de

primera necesidad, estando siempre a la vanguardia seguiremos siendo los líderes y
referentes. Conseguimos crecer de una manera totalmente sostenible y con
rentabilidades superiores a la media.
¿Qué convierte a PAÑALES ECO en PAÑALES ECO? Es la comunidad. Nuestra
capacidad de contribuir al éxito de un proyecto constructivo. Nuestra tradición consiste
en hacer siempre lo mejor. Nuestra voluntad de pensar y actuar en conjunto. Todo para
nuestros clientes. Para sus objetivos y su éxito. Gracias a nuestros excelentes
empleados.

VISIÓN

PAÑALES ECO representará una compañía sostenible, aportando seguridad, calidad,

confort y salud en cada espacio constructivo. Los productos PAÑALES ECO son
sinónimo de sostenibilidad, innovación, ecodiseño, eficiencia energética y rentabilidad.

POLÍTICA DE CALIDAD

PAÑALES ECO es una compañía que ofrece productos

para primera necesidad ayudando el medio ambiente, destacándose por la calidad, los
servicios técnicos y comerciales garantizando la satisfacción de nuestros clientes.
Estamos en la búsqueda constante de mejora de productos y en el desarrollo de
nuevas alternativas. Nuestro compromiso es operar de manera segura, limpia y
eficiente en un ambiente de responsabilidad ambiental y social.
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NUESTRO PRODUCTO

Los pañales desechables son de un solo uso. Su composición viene determinada por
varias capas de celulosa o poliéster (las que absorben el líquido) y una tela exterior de
polietileno, el cual la hace impermeable.

Por otro lado, entre los pañales ecológicos también existe una versión desechable, solo
que están compuestos por materiales naturales biodegradables y no contienen
sustancias químicas.
 GRAFICA CADENA DE ABASTECIMIENTO 4

COMERCIAL Y VENTAS SERVICIO APROVISIONAMIENTO

Orden de producción

GENERAR GENERAR ORDEN DE ELABORAR APROBACION COMPRAS DE

COTIZACION PRODUCCION PRODUCTO CONTROL DE CALIDAD MATERIAS PRIMAS

Especificaciones del pedido Aprobación pedido Orden de producción Aprobación pedido

Orden de
Compra
Orden de Materia Prima
Insumos
Compra COMPRA DE ALMACEN MATERIAS RECIBIR MATERIAS
ALMACEN INSUMOS RECIBIR INSUMOS
INSUMOS PRIMAS PRIMAS
RECIBIR MATERIAS
PRIMAS

REALIZAR PROCESO REALIZAR PROCESO REALIZAR PROCESO EMPACAR PRODUCTO

REALIZAR ACABADOS
MOLIENDA MEZCLADO - SECADO CORTES TERMINADO

PRODUCCION Transformación Materia prima en Prod terminado Producto Terminado

TRANSPORTAR Y
ALMACENAR PRODUCTO
ENTREGAR PRODUCTO
TERMINADO
TERMINADO

Producto Listo para

DISRIBUCION
Distribución
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PROCESOS TECNICOS DE ALMACENAMIENTO, PEDIDOS, DESPACHOS

Proceso de Planeación. Poner un pedido:

1. El asesor o gerente recibe el pedido por parte del cliente y diligencia la factura
proforma.

2. Antes de entregar a administración ventas la factura proforma firmada los asesores

y/o gerentes de zona deben revisar los siguientes puntos:
 Tener cupo de crédito libre para programación.
 Tener en cuenta las opciones de cargue. Si el pedido no está acorde a estas
opciones no se podrá programar.
 Tener en cuenta la promesa de servicio para programación
 Adjuntar los comprobantes de pago. Si es pago anticipado para aplicar el
descuento financiero sino para liberación de cupos.
 Todas las anotaciones adicionales. Se deben poner siempre las anotaciones
como son dos destinos, restricciones de horas para entrega, etc.
 Verificación de cartera con la transportadora. Teniendo en cuenta que finalmente
de la transportadora depende que el carro llegue a cargar en planta.
3. Una vez verificados los puntos anteriores se debe entregar la proforma firmada por el
cliente a Administración ventas, esto se puede realizar físicamente, por mail o por fax
para realizar su programación. En caso de no cumplir con alguno de los requisitos el
pedido no será programado y el asesor y/o gerente de zona debe devolverse al punto
anterior para solucionar lo que no esté completo.
4. Administración ventas pasa la proforma recibida con las firmas a una proforma nueva
en la cual se verifican los datos y se pone un consecutivo interno que es con el cual se
va a regir el pedido tanto en planta como comercialmente.
5. Se ingresa el pedido a sistema, el cual arroja un número consecutivo, con este
número la planta puede empezar a organizar consecución de carros y organización de
documentos de despacho.
6. Se realiza el envío del archivo Reporte Despachos Mes (Mes del reporte) a
Logística.
7. En el mismo correo en el que se envía el archivo de reporte de despachos, se envía
un archivo con las proformas (Consecutivo proformas). Con estos documentos se
programa la planta para el cargue.
8. La planta recibe los documentos y con esto se inicia el proceso de cargue y
facturación.
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9. Logística envía los datos del cargue con los cuales los asesores realizan el
seguimiento y notificación de los pedidos a los clientes.

Proceso de Almacenamiento. –Almacenamiento de estibas con placas. Para el

almacenamiento de las estibas con placas según la Ficha técnica del producto se
requiere de un depósito u otra estructura adecuada donde no estarán expuestas a las
inclemencias del tiempo o a temperaturas que superen 52 °C. Los arrumes de estibas
de madera se deberán almacenar de forma uniforme en un piso firme, seco, nivelado y
estructuralmente sólido. Los arrumes se limitarán a una altura máxima de 5 m.
Las placas no se deberán almacenar en sitios con exceso de humedad ni en zonas
donde se dé una exposición a la lluvia y otros niveles de alta humedad que pueden dar
lugar a manchas de agua, decoloración, moho y deterioro. En general las placas de
madera no se deben almacenar al aire libre. Para el almacenamiento de las estibas con
placas se deben emplear separadores
para evitar el hundimiento de las placas. Los separadores deben tener una altura
uniforme para garantizar que las placas se apoyen de manera uniforme y estos deben
estar en buen estado.

De acuerdo con el plano de almacenamiento se deben conservar las separaciones de

al menos 20 cms. entre arrumes para evitar roces entre las estibas por movimientos
con montacargas.
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Cargue de vehículos. Definida la labor se hace seguimiento a la llegada de los

vehículos a la planta. El conductor debe hacer entrega de la remisión emitida por la
compañía transportadora “Orden de Cargue” y con base a esa información el
Supervisor de Despachos procede a inspeccionar el estado del vehículo registrando
esta información en la “Lista de Chequeo del vehículo” y en el “Control tiempos de
despacho”

Despacho. El supervisor y/o Jefe de despachos hace entrega de la documentación a

los conductores tales como:
Despacho sobre pedido, el cual debe ser previamente diligenciado por el supervisor de
despachos en el sistema de la Compañía, este documento debe ser firmado por el
conductor, quedando el original en planta y dos copias al conductor.

Revisión diaria de los despachos. Diariamente el Auxiliar de Control Producción

entrega la documentación de los despachos realizados al Jefe de Operaciones. La
documentación que se entrega el Jefe de operaciones es la siguiente:
 Proformas: proformas de cada pedido relacionadas con los despachos
ejecutados
 Registro de tiempos en Despachos: diligenciado y firmado por el supervisor y
jefe de Despachos, por cada vehículo cargado
 Orden de cargue de la transportadora (entregado por el conductor)
 Documento de despacho sobre pedido debidamente diligenciado y firmado por el
conductor
Manejo de devoluciones de producto. El Jefe de despachos una vez notificado por
parte del Jefe de operaciones del ingreso de producto en devolución debe disponer del
sitio de ubicación para este en bodega. Al momento de ingresar el vehículo debe
informar al Jefe de proceso y calidad para que en lo posible verifiquen el estado en que
llegó la carga

PROCEDIMIENTO DEL AREA DE OPERACIONES

Sub-Procesos: Alistamiento de Producto – Coordinación Transporte y Entrega –

Cargue de Despacho
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Alistamiento del Producto

 Se toman pacas selladas y se empacan los bordes con cartón plástico con el
logo de la compañía PAÑALES ECO
 Ubicación: Area de Bodegas

Coordinación de transporte Entrega

 Revisar orden de pedido en la cual debe coincidir nombre de cliente, cantidad y
destino.
 Confirmar pedido completo según orden de pedido.
 Llevar al área de Pre cargue
 Coordinar vehículo con capacidad según orden de pedido.
 Ubicación: Area de Pre-despacho

Cargar vehículo Transportador

 Cargar según información de orden de pedido y destino, optimizar la capacidad
de cada vehículo para disminuir costos de transporte.
 Area de Despacho – Cargue de Vehiculos
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PROCESO PROCEDIMIENTO ESPACIO FACT. FACT. TECNOLOGIA RECURSOS

INTERNOS EXTERNOS UTILIZADOS
AREA  COTIZACION  OFICIN  SISTEMA  COTIZACI  PAGINA PAPELERIA
COMERCIAL  VERIFICACIO A INTERNO ONES WEB (ordenes de
N STOCK  AREA  PAGINA FISICAS  SISTEM pedido)
 CONFIRMACI SISTEM WEB  COTIZACI A EQUIPO DE
ON PEDIDO A  RED ONES INTERN COMPUTO
CLIENTE  AREA TELEFONI VIRTUALE O
VENTA CA S
S  VIA
TELEFONI
CA
AREA  SOLICITUD  B0DEG  CONTROL  ENTREGA  SISTEM MATERIAL
OPERACION PROVEEDOR A DE PROVEED A EMPAQUE
ES ES (STOCK)  AREA BODEGA ORES INTERN (carton
 SUMINSTRO PRE-  CONTROL  SUMINST O plástico)
PRODUCTO DESPA INVENTAR RO  CONTR PERSONAL
(STOCK) CHO IO EQUIPOS OL (operarios)
 ALISTAMIENT  PERSONA INVENT ELEVADOR
O L ARIOS 3 TON.
 COORD. OPERATIV
TRANSP. O
ENTREGA
 CARGAR
VEHICULO
AREA  MONITOREO  AREA  CONTROL  ESTADOS  SISTEM PERSONAL
DESPACHOS VEHICULOS DESPA VEHICUL DE LAS A (conductores
 ENTREGA CHOS OS VIAS SATELI )
PRODUCTOS  TERRIT  MONITOR  ENTREGA TAL EQUIPO DE
 FIRMA ERIO EO SATISFIC COMPUTO
REMISION NAL. SATELITA TORIA PAPELERIA
CLIENTE L (orden de
pedido)
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PROYECCIONES
 En el año 2019 proyecciones de servicios y ventas superaron los 1500 pedidos a
nivel nacional y 15 exportaciones de producto a EEUU.

 Para el año 2020 la proyección es de 2500 despachados a nivel nacional y

duplicar las exportaciones, incluyendo nuevos destinos como México y
Argentina.

 Con el mercado cambiante se espera seguir creciendo en cuanto a pedidos y

exportaciones de forma paulatina hasta el año 2024 con 9000 pedidos, donde
se buscará abrir nuevos mercados internacionales.

TABLA DE PROYECCIONES

PERIODOS 2019 2020 2021 2022 2023 2024

NO. PEDIDOS 1500 2500 3500 5500 7500 9000

PERIODOS 2019 2020 2021 2022 2023 2024

EXPORTACIONES 15 30 60 80 90 100
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INDICADORES DE GESTION O KPI POR AEREAS

INDICADORES
1. Indicador de Ventas por Cliente, producto y segmento.

2. Indicador de ingresos y Costos por Producto.

3. Indicador de Rentabilidad Producto y segmento.

4. Indicador de tiempos de entrega y retrasos.

5. Indicador de concentración de Clientes / Bodegas de Distribución.
6. Indicador de Campañas / Segmento de Mercado

7. Indicador de Campañas de Sensibilización.

8. Indicador de nivel de conocimiento de los procesos

9. Indicador de Iniciativas ejecutadas vs retribución o resultado obtenido.

10. Indicador de nuevas iniciativas para mejoras en los procesos

INDICADORES PLANEACION
 Plazo medio de aprovisionamiento = Media de la diferencia entre la fecha de
recepción y la de emisión del pedido al proveedor.
 Proporción de pedidos recibidos en plazo = Nº de pedidos recibidos en el plazo
previsto x 100 / Nº de pedidos totales.
 Proporción de errores en facturas = Nº de facturas con errores x 100 / Nº total de
facturas emitidas

INDICADORES ALMACENAMIENTO
 Coeficiente de utilización del almacén = Espacio utilizado / Espacio disponible en
almacén.
 Costo de almacenamiento sobre ventas totales.
 Nivel de Confiabilidad de Inventarios de Materia Prima - Valores Netos: en
proceso + almacén general + muestras.
 Rotación materia prima
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INDICADORES DE PRODUCCION
 Costo unitario de producción = Costo total de fabricación / Nº de unidades
producidas
 Utilización de la capacidad de producción = Tiempo de utilización por máquina /
Tiempo disponible por máquina
 Costo medio de mano de obra por hora = Costo total de mano de obra / Horas
totales de producción incluyendo tiempo de parada
 Proporción de tiempo de parada no previsto sobre el tiempo de producción
planificado = Tiempo de parada no previsto x 100 / Tiempo de producción
planificado
 Tiempo de parada planificada = Tiempo total de parada planificada x 100 / Horas
disponibles de producción
 Tamaño de lote = Número de unidades producidas por orden de fabricación

INDICADORES GESTION DE RECLAMOS

 Porcentaje de órdenes con errores = Nº de pedidos con errores / Nº total de
pedidos.
 Nº de quejas recibidas.

INDICADORES DE PLANEACION
INDICADOR DESCRIPCIÓN FORMULA IMPACTO
Calidad de los Numero y porcentaje de Productos generados Costos de problemas
pedidos pedidos de compras generales sin problema x 100 / inherentes a calidad
generados sin retraso, o necesidad de total de pedidos de los pedidos
información adicional generados

Márgenes de Consiste en calcular el Venta real producto / Mide el nivel de

contribución porcentaje real de los márgenes Costo rentabilidad
de rentabilidad de cada una de real directo producto de cada referencia
las referencias para asi
poder tomar
correctivos
sobre los
comportamientos
de cada una
Nº medio de Calcula el nivel de fidelización Nº pedidos realizados Genera un estimado
pedidos por de compra con los proveedores totales de
proveedor / Nº proveedores relación cliente -
habituales empresa, en
la cual se ve la
fidelización
de las compras
realizadas
Ventas perdidas Determina el porcentaje de Valor pedidos no Se controla las
costo de ventas perdidas dentro entregados ventas
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del total de las ventas / Total Ventas compañía perdidas al no

entregar
oportunamente a los
clientes
los pedidos
generados

INDICADORES DE PRODUCCION
Proporción del Consiste en determinar el Nº de órdenes de Se controla el
cumplimiento de porcentaje de cumplimiento en producción realizadas cumplimiento en los
planes de las ordenes de producción en el según el plan x 100 / Nº tiempos estimados
producción tiempo estimado de su total de órdenes de de las ordenes de
realización producción producción, para
tomar medidas
correctivas en caso
de ser necesario
Eficiencia de la Relaciona las unidades Nº de unidades Sirve para medir la
línea de producidas en la línea con producidas por línea de eficiencia de
producción relación a el tiempo de producción / (Horas producción de la
producción útiles de línea de línea
fabricación x índice de
producción por línea)

Índice de Proporción entre el Inventario final x 30 / Altos niveles

duración de inventario final y las ventas Ventas promedio mostrarían
mercancía promedio del último periodo. demasiados recursos
Indica que tanto dura el empleados en
inventario que se tiene inventarios
que pueden no tener
una
materialización
inmediata, y
corren riesgo de
perder sus
propiedades
Entregas Numero y porcentaje de Pedidos rechazados x Costos de recibir
perfectamente pedidos que no cumplen con 100 / pedidos sin
recibidas las especificaciones de Total de órdenes de cumplir las
calidad y servicio definidas, compra especificaciones
con desglose por proveedor recibidas de calidad y servicio

Costo de Relaciona el costo de Productos generados Costos de problemas

almacenamiento almacenamiento y el número sin inherentes a calidad
por unidad de unidades almacenadas en problema x 100 / total de los
un periodo de pedidos
pedidos generados
Costo por metro Conocer el valor de tener un Costo total operativo Sirve para costear el
cuadrado metro cuadrado de bodega bodega valor
x 100 / área de unitario de metro
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almacenamiento cuadrado y
así poder negociar
valores de
arrendamiento de ser
necesario
Costo de la Conocer los costos de Suma los costes Sirve para relacionar
pérdida imprevistos originados la
desconocida (en por una mala gestión diferencia entre lo
coste y (como que se
unidades) errores en las produjo y lo que
anotaciones de despacho
las existencias u otros).
Índice de Relaciona el espacio utilizado capacidad utilizada / Es la capacidad que
utilización con el espacio total de la capacidad disponible queda
bodega libre en almacén
luego de
arrumar materias
primas y
producto terminado

INDICADORES DE DISTRIBUCION
Costos logísticos Controla los gastos Costos totales logísticos Representan un
logísticos y mide el nivel de / porcentaje
contribución en la Ventas totales de la de las ventas totales,
rentabilidad empresa margen
bruto y los costos
totales de
la empresa, por ello
se
requiere control,
siendo el
transporte el que
genera
mayor interés
Costos por unidad Porcentaje de manejo por Costo total operativo Sirve para costear el
despachada unidad sobre los gastos bodega porcentaje del costo
operativos de la planta / unidades despachadas de
manipular una unidad
de
carga en la planta
Costo de Relaciona los costos de costos totales de Los costos de
distribución distribución con las ventas distribución distribución
generadas por la compañía / ventas totales sirven para controlar
los
márgenes permitidos
para
que la operación sea
rentable
Proporción de Consiste en determinar el Nº de envíos urgentes x Mide la reacción en
envíos porcentaje de envíos 100 cuanto a
urgentes urgentes / Nº total de envíos demoras presentadas
en la
distribución habitual
de los
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productos

INDICADORES DE SERVICIO AL CLIENTE

Calidad de la Numero y porcentaje de Costo total del Generación de
facturación facturas con error por departamento de retrasos en
cliente, y agregación de los Atención al Cliente / los cobros, e imagen
mismos Número total de pedidos de mal
servicio al cliente, con
la
consiguiente pérdida
de
ventas

PUNTOS CRITICOS Y SUS METODOS PARA LA MEJORA

COMO SE
METODO PARA BUSCAR LA REALIZAREMOS LA
MEJORA MEJORA
Propuesta Capacitación del La propuesta de capacitación Por medio de
1. personal en servicio al del personal en la atención capacitaciones realizadas
cliente al cliente permitirá mejorar la por entidades
percepción de los clientes en reconocidas como es el
las áreas de gestión de caso del SENA la cual
reclamos, generación del ofrece
pedido y servicio post-venta. capacitaciones gratuitas
sobre servicio en atención
al
cliente.
Propuesta Desarrollo de un plan Por medio del Diseño de un A través del uso del
2. de mantenimiento programa de mantenimiento Sistema de Planeación.
preventivo para preventivo se apunta al control Se debe
montacargas. de los procesos de realizar una lista de
almacenamiento de producto chequeo visual al inicio de
terminado y despacho. cada
turno la cual permita
realizar un análisis y un
seguimiento general en
cuanto al estado
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del montacargas y llevar

registro del mismo.
Propuesta Diseño de un Sistema Por medio de la elaboración de A través de un sistema de
3. de Indicadores. un sistema de indicadores planeación de indicadores
lograr la evaluación de la de desempeño
calidad y el control de los
procesos críticos.
Propuesta Organización Por medio de una organización Un plan de acción
4. periódica de la zona periódica en el generado según la
de almacenamiento almacenamiento de productos materia prima que se
terminados y materias primas, encuentra en el área de
se pretende optimizar el almacenamiento, la
espacio producción terminada y
las ordenes emitidas por
producción.