Nombre de la asignatura: Organización y Sistemas

Parcial de estudio: Segundo

Introducción
En el ámbito de la práctica administrativa, el análisis de la distribución del espacio de
las áreas de trabajo de cualquier organización constituyente un aspecto relevante en el
estudio de las condiciones en qué éste se realiza. La estrecha relación que existe en las
condiciones físicas que conforma el medio en el que el personal lleva a cabo sus
tareas, permite afirmar que para lograr un alto grado de eficiencia no basta con
armónicas estructuras de organización, ni con idóneos de sistema y procedimientos de
trabajo: es necesario integrar los elementos materiales para crear un ambiente
favorable a la naturaleza de trabajo para convertirlo en un factor de productividad.

En este capítulo no se propone agotar todos los puntos que deberían cubrirse en
estudio de esta naturaleza sino destacar los aspectos más representativos que debe
considerarse cuando se trata de lograr una adecuada utilización del espacio con que
cuenta las oficinas y consecuentemente mejorar las condiciones ambientales y de
funcionalidad de las áreas laborales y de atención de usuarios o clientes.

Es necesario aclarar que las condiciones físicas de algunas instalaciones qué se ocupan
para oficinas y áreas de trabajo cuya construcción no se hizo con este propósito, no
podrán satisfacer todos los criterios que se platean aquí, pero tiene la posibilidad de
aplicar a medida de sus necesidades, las orientaciones para el mejor uso,
aprovechamiento, conservación y disposición de los bienes muebles e inmuebles de
que dispone.

Los manuales administrativos son indispensables debido a la complejidad de las

estructuras de las organizaciones, el volumen de sus operaciones, los recursos con que
disponen, la demanda de sus productos, servicios o ambos, y la adopción de la
tecnología de la información para atender adecuadamente todos estos aspectos, y
más.

Estas circunstancias obligan a usar manuales administrativos que apoyen la atención

del quehacer cotidiano, ya que ellos se consignan, en forma ordenada, los elementos
fundamentales para contar con una comunicación, coordinación, dirección y evaluación
administrativas eficientes.

Para manejarlos con consistencia y claridad se incluye un procedimiento por medio del
cual se analiza con precisión y profundidad el marco de referencia para su diseño,
elaboración, presentación, aprobación, manejo, revisión y actualización permanentes.

Es un hecho que los manuales administrativos representa un elemento crucial para el

proceso de toma de decisiones, la mejora continua y el logro de un desempeño por
encima del estándar regular.

Las organizaciones demandan recursos técnicos que les permita precisar, mediante
diagramas de flujo y mapas de proceso, los elementos necesarios para llevar a cabo
sus funciones en forma lógica y consistente.

Las técnicas de análisis, compendian en forma ordenada y detallada las operaciones,

las actividades, las funciones y los procesos que efectúan las unidades administrativas
de la estructura organizacional que intervienen en ellas, los formatos que utilizan, así
como los métodos de trabajo con que determinan responsabilidades en la ejecución, el
control y la evaluación de sus acciones.

Como herramienta de estrategia permiten elevar el desempeño de la fuerza de trabajo,

lograr economías en la producción de bienes o prestación de servicios, mejorar la
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coordinación con grupo de interés y capitalizar las capacidades distintivas para lograr
ventajas sustentables.

Emprender un proceso de reorganización administrativa es una decisión que la

organización debe evaluar detenidamente antes de ponerla en marcha. Debe tener
claro que revisar a fondo su forma de operar, su comportamiento organizacional, sus
estrategias, su estructura, sus procesos, sus programas, sus proyectos prioritarios y su
relación con los grupos de interés implica un arduo y complejo trabajo.

Desde esa perspectiva, y con el ánimo de facilitar la implementación de un proceso de

esta naturaleza, este capítulo ofrece de manera integrada los fundamentos más
representativos de la teoría organizacional clásica y contemporánea, así como técnicas
de análisis administrativo de viabilidad probada.

Como una aplicación práctica, se incorpora un modelo para efectuar el proceso de

reorganización desde la concepción del cambio, mecanismos de trabajo, revisión de la
base jurídica, definición del marco de trabajo, análisis de la estructura organizacional y
los efectos de los aspectos presupuestarios, hasta las condiciones de trabajo que
deben prevalecer para llevarlo a un buen término.

Asesoría didáctica
En este parcial se revisarán los capítulos del 5 al8 del texto guía, de la siguiente
manera:

El capítulo 5, expone los criterios técnicos y tecnológicos que una organización requiere
considerar para aprovechar racionalmente el espacio que se destina a las instalaciones
de trabajo, tomando en cuenta las consideraciones generales, técnicas auxiliares, guías
fundamentales, especificaciones por tipo de área y disposición del mobiliario y equipo,
y requerimientos de diagnóstico para vincular el desempeño con el ambiente físico.
Asimismo, gestionar la estrategia, la estructura, la cultura organizacional y el liderazgo
de acuerdo con la disposición de las instalaciones y forma de trabajo.

El capítulo 6, refiere a los aspectos que deben orientar el diseño, elaboración e

implementación de todo tipo de manuales administrativos, haciendo énfasis en la
importancia que tienen los manuales de organización, procedimientos y gestión de la
calidad, que son los de uso más generalizado. Está visión de la imagen documentada
de una organización promueve el aprovechamiento racional de los recursos humanos,
materiales, financieros y tecnológicos, y relaciona con claridad las estructuras
jerárquicas funcionales con los procesos de negocio para alcanzar un desempeño
superior.

El capítulo 7, explica cómo aplicar la diagramación en una organización para

compendiar en forma ordenada operaciones, formatos y método de trabajo, y el
mapeo de procesos de herramienta de análisis organizacional. Estás técnicas son
también una alternativa de viabilidad probada para elevar el desempeño de la fuerza
de trabajo, lograr economías en la producción de bienes y/o prestación de servicios,
mejorar la coordinación con los grupos de interés y capitalizar las capacidades
distintivas de una organización.

El capítulo 8, integra los recursos conceptuales y metodológicos para implementar un

proceso de reorganización, evaluando los aspectos en la forma de operar,
comportamiento organizacional, utilizando vertientes del pensamiento administrativos
clásico y enfoques alternos como la gestión del cambio, benchmarking, empowerment,
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outsourcing estratégico, outplacement, reingeniería y downsizing, entre otros, para
hacer frente a la competencia.

Actividades de aprendizaje
Actividad de aprendizaje 2.1.
1. A usted como especialista de organización y sistemas le han
encargado que realice el estudio de distribución del espacio físico en
la empresa donde usted trabaja o conoce. En un mapa mental
presente los principales aspectos organizacionales que debería
considerar para dicho estudio.

2. ¿Qué objetivos se esperan alcanzar con una distribución adecuada

Planteamientos
del espacio físico en una organización?

3. Para mantener un ambiente físico adecuado, ¿qué factores se deben

tomar en cuenta? Descríbalos en forma resumida.

4. Con un ejemplo, explique la relación que existe entre la distribución

del espacio y el desempeño de una organización.

 Analizar las consideraciones generales, técnicas auxiliares, guías

fundamentales, especificaciones por tipo de área y disposición del
mobiliario y equipo.
Objetivos
 Diagnosticar con precisión las condiciones de la distribución del
espacio en una organización.

 Revise el quinto capítulo del texto guía, también puede acudir a otras
Orientaciones
fuentes para obtener las evidencias e información necesaria para
didácticas
cumplir con esta actividad.

 Investigación bibliográfica 20%

Criterios de  Investigación de campo 30%
evaluación  Originalidad en la información 40%
 Redacción y presentación del documento 10%

Actividad de aprendizaje 2.2.

1. Indique lo que son los manuales administrativos y los objetivos que
persiguen los mismos.
Planteamientos
2. Tomando en consideración la clasificación de los manuales, por su
contenido, determine: la importancia, objetivos y aporte de cada uno
de ellos al desarrollo eficiente de la empresa. Puede explicar su
respuesta señalando ejemplos prácticos.
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3. Tome una empresa de su localidad, visítela y entrevístese con el

gerente de la misma. Solicite que con fines estudiantiles le
proporcionen información sobre el Manual de Organización de la
empresa. Elabore una lista con los datos que debe incluir este
manual en cuanto a: identificación, contenido, introducción,
antecedentes históricos, base legal, atribuciones, estructura
orgánica, organigrama, misión, funciones, descripción de puestos.

4. Si usted fuera gerente de una empresa y una vez que el Manual de

Organización está listo, ¿qué método utilizaría para implementar
dicho manual? Explique el porqué utilizaría este método.

 Conocer los beneficios de los manuales administrativos, sus tipos, la

Objetivo
importancia y la forma de elaborarlos.

Orientaciones  Revise la información del sexto capítulo para comprender el tema

didácticas propuesto.

 Investigación bibliográfica 20%

Criterios de  Investigación de campo 30%
evaluación  Originalidad en la información 40%
 Redacción y presentación del documento 10%

Actividad de aprendizaje 2.3.

1. La gerencia por procesos está en auge. Establezca las ventajas para
una organización el gerenciar por procesos.

2. Basándose en la fig. 7.42 de la pág. 275 del texto guía, suponiendo

que usted es el gerente propietario de una fábrica de camisas,
elabore un diagrama del proceso de confección de esta prenda de
vestir.
Planteamientos 3. Utilizando VISIO y los símbolos ANSI presentados en el texto guía
pág. 237, elabore un diagrama de flujo de funciones cruzadas del
procedimiento para solicitar vacaciones, descrito en la página 267 del
texto guía.

4. En un cuadro, establezca las diferencias entre proceso y

procedimiento. Indique cómo se interrelacionan los procesos y los
procedimientos.

 Entender el alcance de la administración por procesos para optimizar

los recursos de una empresa y lograr eficiencia y eficacia.
Objetivos
 Aprovechar las bondades que la informática ofrece para diagramar
procesos.
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Para desarrollar lo planteado debe considerar lo siguiente:

 Analice la información del séptimo capítulo para comprender el tema

Orientaciones
propuesto.
didácticas
 Para graficar, solo debe utilizar los paquetes informáticos Visio o
Bpwin.
 Utilice otras fuentes de consulta ya sea textos o la Web.

 Investigación bibliográfica 20%

Criterios de  Investigación de campo 30%
evaluación  Originalidad en la información 40%
 Redacción y presentación del documento 10%

Actividad de aprendizaje 2.4.

1. ¿Cuáles son los elementos conceptuales y metodológicos más

relevantes que deben tomarse en cuenta para llevar a cabo una
reorganización en la empresa?

2. Elabore un mapa mental sobre los aspectos considerados como la

visión clásica y que se deben observar al realizar una reorganización
administrativa.
Planteamientos
3. Elabore un cuadro sinóptico sobre los enfoques alternos de
reorganización administrativa.

4. Con los elementos a considerarse en la formulación de un diagnóstico,

aplique dicho diagnóstico a la empresa en la cual usted trabaja o
conoce y tiene información necesaria.

 Identificar los elementos conceptuales y metodológicos para

Objetivo
implementar un proceso de reorganización administrativa.

Orientaciones  Revise la información del octavo capítulo para comprender el tema

Didácticas propuesto.

 Investigación bibliográfica 20%

Criterios de  Investigación de campo 30%
evaluación  Originalidad en la información 40%
 Redacción y presentación del documento 10%

Formato de
Archivo de Microsoft Office Word. Versión 2010.
entrega

Envíe las actividades de aprendizaje a través de la plataforma,

Enviar a
mediante la sección Contenidos, en un archivo cuyo nombre debe ser:
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Formato: G#.Apellido.Apellido.Nombre.Asignatura

Preguntas o Envíe sus preguntas o dudas a través de la plataforma: utilice la

dudas sección Enviar correo y marque el nombre de su tutor.

Puntaje por actividad

Actividades de aprendizaje Puntaje
Actividad de aprendizaje 2.1. 5
Actividad de aprendizaje 2.2. 5
Actividad de aprendizaje 2.3. 5
Actividad de aprendizaje 2.4. 5
20

“En caso de que para el examen sea estrictamente

necesaria la consulta de tablas, fórmulas, esquemas o
gráficos, estos serán incluidos como parte del examen
o en un anexo”.
EL EXAMEN SERÁ SIN CONSULTA.

El tutor de la asignatura