Instituto Tecnológico de Lázaro Cárdenas.

Diseño Organizacional

Unidad VI: Técnicas de organización

Equipo 1

Presentan:
Diego Farias Jesús Daniel
Orizaba Lozano Andrea
Sotelo Sámano Miguel Ángel
De la Cruz Ramos Cindy
 6.1. Organigrama

"Es la gráfica que muestra la estructura orgánica interna de la organización formal de una
empresa, sus relaciones, sus niveles de jerarquía y las principales funciones que se
desarrollan".

Interpretación
Los organigramas son representaciones gráficas de los diferentes niveles de
autoridad, que van de mayor a menor jerarquía. Cada puesto se representa por medio de un
rectángulo que encierra el nombre del puesto y en ocasiones el nombre de quien lo ocupa:
la unión de los cuadros mediante líneas representa los canales de autorización y
responsabilidad.
Los organigramas son útiles instrumentos de organización y nos revelan:
a) La división de funciones.
b) Los niveles jerárquicos.
c) Las líneas de autoridad y responsabilidad.
d) Los canales formales de la comunicación.
e) La naturaleza lineal o asesoramiento del departamento.
f) Los jefes de cada grupo de empleados, trabajadores, etc.
g) Las relaciones que existen entre los diversos puestos de la empresa en cada departamento
o sección de la misma.
Ventajas de su uso
El uso de los organigramas ofrece varias ventajas precisas, entre las que sobresalen las
siguientes:
1. Obliga a sus autores a aclarar sus ideas.

2. Puede apreciarse a simple vista la estructura general y las relaciones de trabajo en la

compañía, mejor de lo que podría hacerse por medio de una larga descripción.

3. Muestra quién depende de quién.

4. Indica algunas de las peculiaridades importantes de la estructura de una compañía, sus

puntos fuertes y débiles.

1
5. Sirve como historia de los cambios, instrumento de enseñanza y medio de información al
público acerca de las relaciones de trabajo de la compañía.

6. Se utiliza como guía para planear una expansión, al estudiar los cambios que se
propongan en la reorganización, al hacer planes a corto y largo plazo, y al formular el plan
ideal.

7. Conviene a toda clase de empresas: a las grandes y a las pequeñas, a los negocios en
desarrollo o en declinación, y a los que inician. Aun en las pequeñas compañías es
necesario dibujar y exponerlos organigramas para que todos los empleados puedan conocer
la forma en que se han asignado los diferentes deberes y actividades, y puedan ver en dónde
encajan en la organización, ya que si bien no están incluidos porque el organigrama se
realiza a partir de los puestos superiores, cuando menos sabrán a la orden de qué inspector
o capataz trabajan y por consiguiente podrán observarla relación que guardan sus grupos
con el resto de la compañía.

8. Es indispensable conocer la organización de una empresa por parte de los ejecutivos,

pues a veces éstos tienen una vaga noción de sus relaciones interiores y saben muy poco de
cómo está dividida su organización.

Desventajas de su uso
No obstante, las múltiples ventajas que ofrece el uso de los organigramas, al usarlos no se
deben pasar por alto sus principales defectos, que son:
1. No muestra más que las relaciones formales.

2. Indica qué relaciones se supone que existen y no necesariamente las relaciones reales.

3. No muestra la legión de relaciones informales que existen entre los jefes, que suelen ser
numerosas y a menudo más importantes que las relaciones formales (las relaciones
informales pueden ser tales que, por ejemplo, un hombre tenga más de un superior o que la
supervisión no la ejerza el superior inmediato, sino el personal staff del departamento).

4. Imponen una rigidez innecesaria.

5. Son estáticas, mientras que las organizaciones que representan están cambiando siempre
y por esta razón pueden volverse obsoletas rápidamente, a menos que se actualicen con
regularidad y frecuencia.

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Contenido
El organigrama debe contener principalmente los siguientes datos:
1. Títulos de descripción condensada de las actividades. Esto incluye general mente el
nombre de la compañía y la actividad que se defina.

2. Nombre del funcionario que formuló las cartas.

3. Fecha de formulación.

4. Aprobación (del presidente, vicepresidente ejecutivo, consejo de organización, etc.)

5. Leyenda, o sea explicación de líneas y símbolos especiales.

Desde luego, la carta debe ser de tamaño manuable y fácil de leer. Deberá modificarse a
medida que ocurran cambios que la afecten, con las aprobaciones que antes se indicaron.
Las diversas funciones de la administración se pueden resaltar con colores distintos, o por
este medio se puede indicar la diferencia entre los departamentos de línea y staff. Por lo
general, los organigramas sólo muestran las principales divisiones y las más importantes
líneas de autoridad formal, es decir, aparecen de los jefes de departamento en escala
ascendente de jerarquías, pues si se incluyeran a todos los integrantes de una empresa con
todos sus pormenores, se volverían enredadas y complejas, de gran tamaño, y la multitud de
detalles haría poco práctico su uso.
Tipos de organigramas
Por su amplitud y debido a la complejidad de las empresas, en la actualidad se han
subdividido los organigramas en dos tipos:
1. Organigramas maestros.

2. Organigramas suplementarios.

Organigramas maestros. Éstos muestran la estructura completa, dando a simple de vista un

panorama de todas las relaciones entre los departamentos o componentes principales.
Organigramas suplementarios. Éstos muestran un solo departamento o uno de los
componentes principales y ofrecen detalles sobre relaciones, autoridades y obligaciones de
ese departamento. Es conveniente tener en cada departamento un organigrama maestro y
uno suplementario del propio departamento. Esto permite aclarar y poner de relieve el

3
trabajo en cada departamento y difundir el conocimiento sobre la estructura orgánica y su
utilidad en la empresa.
Por la forma de presentación, los organigramas se clasifican de la siguiente manera:

1. Organigramas verticales

2. Organigramas horizontales

3. Organigramas circulares.
Organigramas verticales. En éstos las jerarquías supremas se presentan en la parte superior,
ligadas por líneas que representan la comunicación de autoridad y responsabilidad a las
demás jerarquías que se colocan hacia abajo a medida que decrece su importancia.
Organigramas horizontales. Colocan las jerarquías supremas en la izquierda y los demás
niveles hacia la derecha, de acuerdo con su importancia.

Organigramas circulares. Como su nombre lo indica, se encuentran formados por círculos

concéntricos, correspondiendo el central a las autoridades máximas, y en su alrededor se
encuentran otros que se hallarán más o menos alejados en razón de su jerarquía.

6.2. Mapas de procesos

Un mapa de procesos es un diagrama de valor que representa, a manera de inventario
gráfico, los procesos de una organización en forma interrelacionada.

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 El mapa de procesos recoge la interrelación de todos los procesos que realiza una
organización. Existen diversas formas de hacer un mapa de procesos.
Un proceso es el conjunto de actividades y recursos interrelacionados que transforman los
elementos de entrada en elementos de salida aportando valor para el usuario. Por ejemplo:
un proceso productivo, es aquel en que se transforman los insumos y bienes intermedios en
un bien final que contiene más valor que la suma de sus componentes porque se le ha
añadido valor.
Es importante no confundir procesos con procedimientos. Los procesos tienen como
propósito ofrecer al cliente o usuario un servicio que cubra sus necesidades y satisfaga sus
expectativas. Un procedimiento es la forma específica de realizar un proceso o una parte
del mismo.
Además, el mapa de procesos permite contar con una perspectiva global-local,
ubicando cada proceso en el marco de la cadena de valor. Simultáneamente relaciona el
propósito de la organización con los procesos que lo gestionan, de modo que sirve también
como herramienta de aprendizaje para los trabajadores.

Tipos de procesos
1-. Procesos claves: son aquellos directamente vinculados a los bienes producidos o a los
servicios que se prestan y, en consecuencia, orientados al cliente/usuario. Centrados en
aportar valor, su resultado es percibido directamente por el cliente o usuario. Por lo general,
en la ejecución de estos procesos intervienen varias áreas funcionales y son los que
emplean los mayores recursos.
2.- Procesos estratégicos: son aquellos establecidos por la alta dirección para definir cómo
opera el negocio y cómo se crea valor. Constituyen el soporte de la toma de decisiones
relacionadas con la planificación, las estrategias y las mejoras en la organización. También
proporcionan directrices y límites al resto de los procesos. Ejemplos de procesos
estratégicos son la comunicación interna, la comunicación con el cliente, el marketing, el
diseño, la revisión del sistema, la planificación estratégica, el diseño de planes de estudios,
entre otros.
3.- Procesos de apoyo o soporte: son aquellos que sirven de soporte a los procesos claves
y a los procesos estratégicos. En muchos casos, estos procesos son determinantes para

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conseguir los objetivos de los procesos dirigidos a cubrir las necesidades y expectativas de
los clientes o usuarios. Ejemplos de procesos de apoyo o soporte: formación, compras,
auditorías internas, informática, etc.

6.3. Diagrama de flujo

Los diagramas de flujo son conocidos como graficas de flujo o flujogramas. Estos
diagramas son utilizados para representar procesos que se tiene que seguir durante una
operación.
Los diagramas de flujo se pueden definir como “la representación simbólica y grafica de la
secuencia lógica que se sigue en un conjunto de actividades, documentos, archivos, y los
puestos de trabajo que intervienen en n procedimiento detallado” (Münch)

Importancia de los diagramas de flujo

• “Registra y transmite, sin distorsiones, su seguimiento, aplicación y evaluación referente
al funcionamiento de las actividades de oficina representada en el procedimiento.
• Ayuda a la sistematización de las actividades; destacando simbólicamente documentos,
archivos, unidades de trabajo, etc.
• Uniforma y controla el cumplimiento de las actividades y evita su alteración arbitraria”.

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La importancia que tienen los diagramas de flujo es que, dentro de una organización,
equilibra el grado de autoridad y responsabilidad de cada puesto, así como también ayuda a
conocer cuáles son los procedimientos que se han seguido para realizar las actividades.

Simbología utilizada en un diagrama de flujo

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Tipos de diagrama de flujo
 Lineales o verticales: “El flujo de las actividades va representado de arriba hacia
abajo.

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  De bloque u horizontales: La secuencia de las actividades va de izquierda a derecha,
representando en columnas diferentes áreas.
 Panorámicos: En una sola hoja se presenta el proceso completo con dibujos y las
áreas que intervienen pueden se representadas en columnas” (Münch)

Los diagramas de flujo, a través de su simbología, permiten una mayor simplificación

del trabajo, combinar o readaptar la secuencia de las operaciones para que exista una
mejor circulación física, elimina las demoras y tiempos muertos, y logra hacer una
mejor distribución de la planta.

6.4. Manuales
Los manuales administrativos son una importante herramienta de la administración
porque le permite a la empresa, independientemente del giro o actividad a que ésta se
dedique, sistematizar las funciones que hay dentro de la misma, así como también establece
un adecuado canal de comunicación entre los subordinados y permite que éstos se instruyan
sobre el buen funcionamiento de la misma.

Antecedentes de los manuales administrativos

“Los manuales, como herramienta de la Administración, comenzaron a utilizarse durante la
Segunda Guerra Mundial, debido a la necesidad de contar con personal más capacitado y
que estos conocieran las formas de operar de una organización. Los primeros manuales
fueron en forma de circulares, memorándums, instrucciones internas, pero presentaba
muchos defectos técnicos.”
Concepto de los manuales administrativos
Con la creación de los manuales fue posible que la organización tuviera un control sobre las
políticas que ésta manejara, estructura funcional, los procedimientos, así como sobre el
personal.
Algunos autores definen al manual de la siguiente forma:
 Agustín Reyes Ponce. Un manual es una serie de elementos para un fin concreto:
orientar y uniformar la conducta que se pretende entre cada grupo humano para la
empresa.
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  George Ferry. Un registro inscrito de información e instrucciones necesarias para
operar en un determinado sector; es una guía que permite encaminar en la dirección
adecuada los esfuerzos del personal operativo. “Los manuales administrativos son
documentos que sirven como medios de comunicación y coordinación para registrar
y transmitir ordenada y sistemáticamente tanto la información de una organización
como las instrucciones y lineamientos necesarios para que desempeñe mejor sus
tareas”.

Los manuales son un valioso instrumento para la organización, porque son rutas que
deben seguir los subordinados de una empresa para poder cumplir con los objetivos de la
misma, de manera sistemática y oportuna.

Objetivos de los manuales administrativos

Los objetivos de un manual administrativo es el de ser un medio de comunicación
para la toma de decisiones, así mismo precisa las funciones de cada departamento que la
conforma, con el fin de definir responsabilidades, evitar la duplicidad de funciones. De
acuerdo con Gómez Ceja: los objetivos de un manual son:
 “Ahorrar tiempo y esfuerzo en la realización de las funciones con el fin de evitar la
repetición de las instrucciones.
 Determinar la responsabilidad de cada puesto respecto de la organización.
 Servir como vinculo de orientación e información para toda la estructura de una
organización”.

Clasificación de los manuales:

Los organismos, tanto públicos y privados, elaboran manuales de acuerdo a sus necesidades
y propósito que desean lograr. Los manuales se clasifican de la siguiente manera:

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Los manuales son un elemento muy eficaz para la toma de decisiones en la administración
y
proporcionan la orientación precisa que requieren todo el personal que labora en la empresa
A continuación, brevemente se explican cada uno de los manuales administrativos de
acuerdo a su contenido (Gómez Ceja):

♦ Manual de historia del organismo: “su objetivo principal es mostrar información sobre la
empresa, comienzos, logros, administración y posición actual” (Gómez).

♦ Manual de organización: “su propósito principal es expone de manera detallada, la

estructura organizacional, la finalidad y función de cada elemento de la organización”

♦ Manual de políticas: “su objetivo es describir en forma detallada los lineamientos a seguir
en la toma de decisiones para el logro de los objetivos”.

♦ Manual de procedimientos: “incorpora información sobre la sucesión cronológica y

secuencial de las operaciones”.

♦ Manual de contenido múltiple: “es aquel que combina dos o más manuales, ya que puede

contener material diverso”.

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♦ Manual de adiestramiento o instructivo: “su objetivo es explicar las labores, los procesos
y las rutinas de un puesto en particular”.

♦ Manual de técnicas: “es un manual de contenido múltiple que trata de los principios y
técnicas de una actividad determinada”.

Los manuales se clasifican por su función específica en (Münch)

♦ Manual de producción: “su objetivo principal es dictar las instrucciones para coordinar el
proceso de fabricación, es decir, la inspección, ingeniería industrial y el control de
producción”.

♦ Manual de compras: “su objetivo es definir todas las actividades que se relacionan con las
compras, y es de mucha utilidad para los compradores” (Rodríguez).

♦ Manual de ventas: “su objetivo es señalar los aspectos esenciales como son las políticas
de ventas, procedimientos, controles”.

♦ Manual de contabilidad: “señalan los principios y técnicas de la contabilidad

♦ Manual de finanzas: “son manuales que respaldan el manejo y la distribución de los

recursos económicos en todos los niveles de la organización”.

♦ Manual de personal: “su objetivo es comunicar las actividades y políticas de la dirección

superior en lo que se refiere a personal”.

♦ Manuales generales: “son documentos que contiene información global de una

organización según su estructura, funcionamiento y personal”. (Franklin).

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 6.4.1. Bienvenida
El manual de bienvenida es un soporte de comunicación imprescindible en el plan
de acogida y de gran utilidad para cualquier colaborador, ya sea trabajador eventual,
becario o directivo.
Este manual resume la cultura corporativa de la organización; incluye toda la
información necesaria y útil para que la integración en el puesto y en la empresa sea lo más
positiva posible.

El manual de bienvenida: los apartados básicos

¿Qué pretende? ¿Cómo hay que redactarlo? ¿Qué apartados se deben incluir? Desde
Talentos

3 objetivos del Manual:

 Acoger, y entusiasmar al nuevo colaborador con el estilo de gestión y la cultura

corporativa
 Orientar y ofrecer documentación adicional y complementaria a la información
ofrecida por otros canales (entrevista personal, vídeo-bienvenida…) con la finalidad
de informar sobre las reglas y normativas internas de la empresa, estilo de gestión y
cultura corporativa.
 Formar y promover una integración eficaz en el puesto y con el proyecto
corporativo.

Redacción de contenido digital y/o impreso

 Información actual y verídica.

 Estilo ameno, atractivo y sencillo
 Texto breve, conciso y directo
 Imágenes impactantes y adecuadas.

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Estructura del contenido
Organizado y ordenado, acompañado con ilustraciones y un diseño versión móvil,
impactante, con colores acordes a la identidad de la empresa.

6 apartados básicos

#1 Portada y contraportada: diseño personalizado y creativo.

#2 Carta, tarjetón o mensaje de bienvenida personalizado del director o Gerente de la
empresa.
#3 Presentación de la empresa

 Datos genéricos sobre el tipo de empresa: actividad, forma jurídica, sede central,
sucursales, servicios que ofrece….
 Breve reseña histórica: fundadores, orígenes, etc.
 El proyecto corporativo: misión, visión y valores.
 Logros: clientes, premios y distinciones.
 Política y estrategia de calidad e innovación.
 Política de RSC y compromisos de la empresa.
 Política de igualdad de oportunidades.

#4 Información de interés general respecto al puesto de trabajo:

– Información concreta sobre la política de prevención de riesgos y salud laboral y acerca

de las medidas de prevención; servicio médico, reconocimientos médicos.

– Normativa interna respecto al tabaco, cuidado de las instalaciones…

–Normas de urbanidad y cortesía en la empresa: protocolo de empresa, trato igualitario,

comidas en el puesto de trabajo…

– Trámites de contratación, nómina, pagas extras y fecha de cobro de salario.

– Política retributiva.

14
– Horario, permisos, bajas y ausencias.

– Vacaciones.

– Gestión del talento: política de formación, promoción interna, evaluación del

desempeño…

– Otros aspectos del salario emocional: bonos comida, seguros, servicios adicionales que
ofrece la empresa…

#5 Información útil

– Respecto al funcionamiento interno y sobre los canales de comunicación interna

disponibles.

– Ubicación e información sobre el abastecimiento de material de oficina y acerca de la

utilización de fotocopiadoras, máquinas de fichar, etc.

– Herramientas de trabajo informáticas disponibles, navegación por Internet, gestor de

correo electrónico y servicio de reparaciones…

– Servicio de documentación físico y virtual.

– Organización interna: explicación de estructura y organigrama, de la misión y funciones

de cada área o departamento.

– Directorio: teléfonos, cargos y correos electrónicos.

-Canales de comunicación oficiales de la empresa: intranet, buzón de sugerencias, revista

digital, paneles informativos, reuniones…

–Redes sociales: manual de protocolo, normas básicas para su uso.

-Eventos y fechas especiales: celebraciones, reuniones generales.

– Actividades sociales y programas de voluntariado.

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 6.4.2. De políticas
El manual de políticas de una empresa sería como el prospecto de un medicamento
o el libro de instrucciones de un aparato electrónico. Este documento marca las líneas
generales sobre el funcionamiento de una organización o un departamento y, como tal, es
una herramienta de gran relevancia para la buena marcha del negocio.

Las políticas como punto de partida

Para comprender en qué consiste el manual de políticas de una empresa, hay que
comenzar entendiendo qué es una política. Según expone Jorge Jimeno Bernal en el artículo
Cómo crear la política de tu empresa: Definiciones, requisitos y tipos de políticas, se trata
de “una declaración de principios generales que la empresa u organización se compromete
a cumplir, en la que se dan una serie de reglas y directrices básicas acerca del
comportamiento que se espera de sus empleados”.

Es decir, las políticas empresariales son guías básicas para la acción por parte de
todos los profesionales que conforman la organización y actúan como hoja de ruta del
desempeño laboral dentro de la compañía.
Estas ‘reglas del juego’ no tienen que ser demasiado extensas, sino que se
configuran como líneas generales en torno a la filosofía de la compañía, como, por ejemplo,
el compromiso de cumplir con la legislación, que los trabajadores deban llevar uniforme en
sus puestos o que se promoverá la capacitación del personal para la mejora continua.

Así, dentro de las políticas de empresa podemos distinguir entre:

 Políticas generales: referentes a aspectos que afectan a toda la organización.
 Políticas departamentales: aplicables a un determinado departamento, como las
pautas de seguridad en los puestos de trabajo, por ejemplo.
 Políticas específicas: desarrolladas para dar respuesta a actividades o proyectos
concretos.

El manual de políticas como herramienta clave

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 Por tanto, el manual de políticas de empresa será aquel documento en el que se
recopilen todas las políticas desarrolladas por la organización, ya sea de forma general o de
forma individual por cada departamento, especialmente en grandes corporaciones en las
que sea necesario elaborar diferentes manuales por área de actividad (marketing, recursos
humanos, finanzas…).

Así, Cristina Martínez González, en su ensayo El manual de políticas, define esta

herramienta como un “documento que incluye las intenciones o acciones generales de la
administración que se presentan en determinadas circunstancias”. Según Martín Álvarez
Torres, en su libro Manual para elaborar manuales de políticas y procedimientos, se trata de
“un manual que documenta la tecnología que se utiliza dentro de un área, departamento,
dirección, gerencia u organización y que recoge información sobre lo que se hace en el
área”.

Su relevancia radica en la cohesión y consistencia que aporta al funcionamiento de

la empresa. Como señala Daniel Jiménez Cornejo en su artículo Manual de políticas de una
empresa, el manual de políticas “reviste una importancia trascendental para las empresas,
porque permite alinear a todos sus integrantes, desde ejecutivos hasta trabajadores y demás
personas interesadas en conocer el funcionamiento de una organización; coordinar los
esfuerzos de todos los departamentos en la misma dirección y, por último, mejorar los
procesos internos, incrementando con ello sus niveles de productividad y eficiencia; al
cumplir con los objetivos institucionales”.

Objetivos del manual de políticas de una empresa

Martínez González pormenoriza las funciones y objetivos del manual de políticas:

 Presentar una visión de conjunto de la organización.

 Precisar expresiones generales para llevar a cabo las acciones que deben realizarse
en cada unidad administrativa, evitando que los responsables tengan que repetir laS
instrucciones.
 Proporcionar pautas para agilizar el proceso de toma de decisiones.
 Ser instrumento útil para la orientación e información al personal.

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  Facilitar la descentralización, al suministrar a los niveles intermedios lineamientos
claros a ser seguidos en la toma de decisiones.
 Servir de base para una constante y efectiva revisión administrativa.

Contenido del manual de políticas

¿Cómo se elabora el manual de políticas de una empresa? Aunque el contenido

puede variar en función del departamento al que se refiera, en términos generales, este
documento debe estar estructurado de la siguiente forma:

 Portada. Recogerá la información básica para identificar el documento y su autoría.

 Índice. Servirá de ayuda a los usuarios para localizar la información que precisen en
cada momento.
 Hoja de autorización. Una vez que se han establecido las políticas empresariales, es
conveniente que sean ratificadas por la Dirección para darle formalidad al
documento y facilitar su implantación entre el personal. Por ello, el manual de
políticas debe incluir esta hoja de autorización, en la que quede constancia de la
aquiescencia de la cúpula directiva.
 Objetivos del manual. Se trata de una breve introducción en la que se explique a los
usuarios la finalidad que persigue el documento, el alcance de su contenido y a
quién está dirigido.
 Metodología. Otro apartado importante, para garantizar su uso correcto, es indicar
las pautas necesarias que permitan comprender y utilizar el dossier.
 Proceso de revisiones y modificaciones. Las políticas empresariales varían con el
paso del tiempo y por ello deben ser actualizadas de forma constante. En este punto
del documento debe constar cómo los usuarios pueden hacer llegar sus sugerencias,
dudas o correcciones y, de esta forma, el manual no se quede obsoleto.
 Organigrama. Dado que el manual de políticas recoge las directrices de
funcionamiento de la empresa o de un área, es importante incorporar un
organigrama en el que se clarifique la jerarquía y composición de cada
departamento.
 Políticas. El grueso del documento contendrá las políticas empresariales, que
estarán estructuradas por temáticas o unidades administrativas.

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  Anexos. Al final del dossier se añadirán como anexos toda aquella documentación
que sea necesaria para la aplicación de las políticas.

6.4.3. De organización
Hoy en día muchas empresas, ya sean micro, medianas o grandes empresas, no
cuentan con ningún documento que detalle la razón de ser de la empresa y mucho menos su
estructura. Lo ideal sería que las empresas, contaran con un documento actualizado el cual
detalle sistemáticamente cada puesto y funciones que realiza el mismo, con el fin de instruir
a personal y evitar fuga de responsabilidades.
Los manuales de organización exponen con detalle cual es la estructura
organizacional de la empresa, señalando los puestos, la responsabilidad, el grado de
autoridad de cada puesto, en fin, todos estos aspectos, el cual ayuda a que la empresa sea
más eficiente y productiva.

Concepto de manual de organización

Un manual de organización es una técnica útil, para una organización ya que diseña
una adecuada estructura organizacional, sistematizando teóricamente las relaciones de las
partes que la componen, evitando duplicidad de mando, indisciplina, improductividad de
trabajo y responsabilidad.
“El manual de organización es un documento oficial cuyo propósito es describir la
estructura de funciones y departamentos de una organización, así como las tareas
específicas y la autoridad asignadas a cada miembro del organismo”.(Rodríguez)

Objetivos de un manual de organización

Los objetivos del manual de organización son:
• “Coadyuvar a la ejecución correcta de las labores encomendadas al personal y propiciar la
uniformidad en el trabajo.
• Evitar la repetición de instrucciones, así como la duplicidad de funciones o tareas a
realizar.
• Delimitar la responsabilidad de los puestos que integran a la estructura orgánica.
• Orientar al personal de nuevo ingreso para facilitar su incorporación a la empresa”.
19
Importancia del manual de organización
Para un administrador su tarea principal, es la de planear, organizar, delegar y
controlar toda una secuencia de actividades con el fin de cumplir con los objetivos de la
empresa. Sin embargo, es importante que cuente con una técnica tan importante como lo es
un manual de organización, ya que permite a un trabajador de nuevo ingreso el poder
incorporarse con mayor facilidad a una organización, sin que exista la necesidad de
preguntar hacia quien se debe dirigir, o quien es su jefe, cuáles son sus responsabilidades,
etcétera.
Es decir, el manual de organización, son de gran utilidad porque explica de forma
detallada y precisa, todos los aspectos que hay dentro de la empresa lo cual permite que el
personal se familiarice con la misma, con el fin de reducir los costos e incrementar la
eficiencia.

Tipos de manuales de organización

Los manuales de organización pueden clasificarse de la siguiente forma:
• Manuales generales de organización: “son aquellos que abarcan toda una empresa, por lo
general contienen los antecedentes históricos de la empresa
• Manuales específicos de organización: son aquellos que se ocupan de un departamento

Preparación del manual de organización

Para preparar un manual se tiene que determinar qué es lo que se desea alcanzar con
su realización, cuáles son los objetivos del organismo al crear un manual, y cuáles serán los
beneficios que esperan obtener.
Además de alcanzar los objetivos, y saber cuáles son los beneficios que se esperan
recibir, el manual debe ayudar a planear por escrito cuales serán estos, con el fin de ayudar
a todo el personal para que cumplan con los objetivos.

Contenido del manual de organización

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 El contenido de un manual de organización varía con el tipo y cantidad de material
que desee detallar la empresa. Los apartados que debe contener un manual de organización
son los siguientes:
1. Identificación

2. Índice o tabla de contenido

3. Introducción

4. Directorio

5. Antecedentes históricos

6. Base legal

7. Organigrama

8. Estructura funcional (Valencia)

Identificación
Dentro de este apartado se debe incluir:

• “Nombre oficial del organismo o unidad a que se refiere.

• Titulo y extensión del manual (general o específico).

• Niveles jerárquicos que comprende.

• Lugar y fecha de la elaboración.

• Numero de revisión, en su caso

• Unidades responsables de su elaboración”

Índice o tablas de contenido

“Es una relación de los capítulos que constituyen la estructura del documento”. Para
desarrollar un índice o tabla de contenido de un manual de organización debe contener:
“Proporcionar detalles. No debe limitarse a enunciar los encabezados de las secciones, sino
que debe incluir conceptos de cada sección.

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Dar referencia apropiada para cada elemento, ya sea numérica o alfanumérica y colocarlas
en la izquierda, para que los usuarios puedan enlazar fácilmente los conceptos”
(Rodríguez).

Introducción
“Consiste en una explicación detallada de lo que es el documento, mencionando el
origen de la elaboración y propósitos básicos que se pretenden cubrir con el manual”
(Gómez).
“Es importante que la introducción sea breve, indicando como a los usuarios como
debe de usarse. Deben mencionarse los objetivos, el ámbito de aplicación del manual, quien
dio autorización para realizar el manual” (Rodríguez).

Directorio
“Documento en el que constan los nombres y los puestos de las personas
comprendidas en el manual, pueden adicionarse, teléfonos, correos electrónico y horario de
atención” (Franklin).

Antecedentes históricos
“Breve descripción histórica de la empresa. Debe contener el origen (causas que
dieron lugar a su creación) y desarrollo (señalar modificaciones que se hayan efectuado en
cuanto a estructura, funciones, etc.).” (Rodríguez)

Base legal
“El apartado contiene una lista de los principales ordenamientos jurídicos que
norman las actividades de la organización, de los cuales se derivan sus atribuciones o
facultades”.
Organigrama
“En este apartado se debe representar gráficamente la estructura orgánica, y reflejar
de manera esquemática la posición de las unidades administrativas que componen a la
organización”.

22
 6.4.4. De procedimientos
Un manual de procedimientos es un instrumento administrativo que apoya el
quehacer cotidiano de las diferentes áreas de una empresa.
En los manuales de procedimientos son consignados, metódicamente tanto las
acciones como las operaciones que deben seguirse para llevar a cabo las funciones
generales de la empresa. Además, con los manuales puede hacerse un seguimiento
adecuado y secuencial de las actividades anteriormente programadas en orden lógico y en
un tiempo definido.
Los procedimientos, en cambio, son una sucesión cronológica y secuencial de un
conjunto de labores concatenadas que constituyen la manera de efectuar un trabajo dentro
de un ámbito predeterminado de aplicación.

Todo procedimiento implica, además de las actividades y las tareas del personal, la
determinación del tiempo de realización, el uso de recursos materiales, tecnológicos y
financieros, la aplicación de métodos de trabajo y de control para lograr un eficiente y
eficaz desarrollo en las diferentes operaciones de una empresa.

Las ventajas de contar con manuales de procedimientos son:

a) Auxilian en el adiestramiento y capacitación del personal.

b) Auxilian en la inducción al puesto.
c) Describen en forma detallada las actividades de cada puesto.
d) Facilitan la interacción de las distintas áreas de la empresa.
e) Indican las interrelaciones con otras áreas de trabajo.
f) Permiten que el personal operativo conozca los diversos pasos que se siguen para el
desarrollo de las actividades de rutina.
g) Permiten una adecuada coordinación de actividades a través de un flujo eficiente de
la información.
h) Proporcionan la descripción de cada una de sus funciones al personal.
i) Proporcionan una visión integral de la empresa al personal.
j) Se establecen como referencia documental para precisar las fallas, omisiones y
desempeños de los empleados involucrados en un determinado procedimiento.

23
 k) Son guías del trabajo a ejecutar.

Un sistema está basado en varios procedimientos interdependientes.

Elaboración
Para elaborar un manual de procedimientos hay que seguir los siguientes pasos:

Definir el contenido:

 Introducción.
 Objetivos.
 Áreas de aplicación.
 Responsables.
 Políticas.
 Descripción de las operaciones.
 Formatos.
 Diagramas de flujo.
 Terminología.

Recopilación de información.

 Estudio preliminar de las áreas.

 Elaboración de inventario de procedimientos.
 Integración de la información.
 Análisis de la información.
 Graficar los procedimientos.
 Revisión de objetivos, ámbito de acción, políticas y áreas responsables.
 Implantación y recomendaciones para la simplificación de los
procedimientos.

Las fuentes de información más comunes son:

 Archivos de la empresa.

24
  Directivos, ejecutivos asesores y empleados.

Los métodos para compilar la información son:

 Encuestas.
 Investigación documental.
 Observación directa.

Recomendaciones generales de presentación

La presentación es muy importante, para lo cual hay que considerar:

 Logotipo.
 Nombre de la empresa.
 Lugar y fecha de elaboración.
 Responsables de la revisión y autorización.
 Índice con la relación de capítulos que forman el manual.
 Carátula, portada, índice general, introducción, parte sustancial del manual,
diagramas y anexos.
 Formatos de hojas intercambiables para facilitar su revisión y actualización en
tamaño carta u oficio.
 Utilizar el método de reproducción en una sola cara de las hojas.
 Utilizar separadores de divisiones para los capítulos y secciones del manual.

Revisión, aprobación, distribución e implantación

Una vez concluido el documento tiene que ser revisado para verificar que la
información esté completa, que sea veraz y no tenga contradicciones.
El responsable de cada área de la empresa debe aprobar el contenido para su
impresión, difusión y distribución con los ejecutivos y empleados que deben tenerlo. Para
implantar el manual se requiere capacitar al personal encargado de realizar las actividades.

Actualización

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 Es necesario mantener los manuales permanentemente actualizados. mediante
revisiones periódicas, a fin de tenerlos apegados a la realidad de la operación.

6.4.5. De calidad

Un manual de calidad es el documento que establece los objetivos y los estándares

de calidad de una compañía. Describe, por tanto, sus políticas de calidad y los instrumentos
con los que la empresa o el negocio se dota para lograr los objetivos fijados en este sentido.
Es, en términos generales, el documento marco que explicita el compromiso de una
empresa con la calidad y que determina, por ello, el sistema de gestión de la calidad (SGC)
con el que se dota para evaluar sus procesos, actividades, formatos y procedimientos.

El manual de calidad de una empresa es, pues, un documento público que las
empresas ponen a disposición de clientes, usuarios, proveedores e instituciones para que
conozcan, se ajusten y supervisen respectivamente los estándares de calidad con los que la
compañía se ha comprometido junto con sus principios de gestión.

¿Cómo hacer un manual de calidad según la norma ISO 9001?

Todo manual de calidad se constituye como guía con una serie de procedimientos,
como la columna vertebral o el alma del sistema de gestión de calidad (SGC) de una
compañía, eso es, establece y explicita de una forma clara los mecanismos de control y los
objetivos de calidad fijados como norma. En cuanto a ello, es decir, en lo referente a la
norma que describe los estándares a los que se debe remitir (y garantizar) un manual de
calidad, se alude principalmente a los procedimientos y los requisitos exigidos por la norma
ISO 9001.

El manual tendrá que estar escrito por el director dentro de la organización, los
auditores tanto externos como internos y estar verificado por los demás departamentos que
se puedan ver afectados.

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 De modo general, un manual de calidad no debería ser superior a las 20 páginas, y
en él se tendrían que especificar los siguientes aspectos relacionados con el SGC,
confiriéndole con ello su estructura-tipo:

1. Alcance de un manual de calidad

Descripción de las políticas de calidad, declaración de compromiso de la dirección
de la compañía con dichas políticas y establecimiento de objetivos de calidad claros,
evaluables y tangibles.

2. Manual de procedimientos de una empresa

Descripción de las pautas organizativas para el control y la gestión de la calidad
incluyendo estructuras, esquemas organizacionales y responsabilidades de control y
mantenimiento de dichas pautas; establecimiento de mecanismos de relación y
comunicación, tanto interna como externa, entre las distintas áreas de la empresa;
descripción de los procesos y los recursos de formación del personal con el fin de
garantizar su correcta cualificación para el desempeño de sus funciones, entre otros.

3. Descripción de los procesos y las actividades relacionadas con el SGC

Y de las relaciones de dichos procesos y actividades entre sí, con el fin de garantizar
su integración bajo unas mismas pautas de gestión, supervisión y control.

¿Qué es un manual de calidad según la norma ISO 9001?

El manual de calidad ISO 9001 aporta un sinfín de ventajas para todas aquellas
empresas que apuestan firmemente por establecer un sistema de gestión de calidad en sus
filas. Pero, antes de empezar a establecer uno hay que saber que existe una nueva versión
que vio la luz en el año 2015. El manual de calidad ejemplo que establece esta nueva
versión no difiere mucho de su predecesor de 2008. En esta versión se incluye, como
novedad, la gestión de riesgo y la necesidad de incorporar un análisis DAFO para
contextualizar la norma en el marco en el que se desarrolla la empresa. Este nuevo manual

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de calidad ISO 9001 aboga por una gestión de calidad más competitiva y mucho más
completa que la norma anterior.

¿Cuál es el alcance de un manual de calidad?

El alcance del manual de calidad es una parte vital, puesto que define el punto del
sistema de gestión de calidad (SGC) que se extiende dentro de todas las operaciones de la
compañía, y, además, detalla cualquier exclusión de los requisitos de la norma ISO 9001
versión 2015 y los justifica. El alcance no tiene límite de tamaño y debe incluir la
información necesaria para determinar lo que se encuentra cubierto por los procesos del
sistema de gestión de calidad.

Manual de calidad ejemplo del sistema de gestión de calidad (SGC)

El manual de calidad puede tener distintas estructuras y aquí dejamos un ejemplo de
ella:

 Alcance y presentación de la organización

 Normas legales
 Objeto de la aplicación del sistema de gestión de calidad
 Sistema de Gestión de la Calidad
 Responsabilidad de la Dirección
 Gestión de los recursos.
 Realización del producto.
 Medidas, análisis y mejoras.

El formato y la estructura del manual de calidad depende sobre todo del tamaño y la
complejidad de cada empresa y de la finalidad que tenga el documento, puesto que algunas
empresas deciden ampliar su utilidad y que no se quede simplemente en documentar los
sistemas de gestión de la calidad. Por tanto, cada empresa decide libremente el alcance y la
ambición de su manual de calidad.

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 6.5. Distribución de espacio de trabajo
La mayoría de las microempresas sufren continuamente con tropiezos que se
derivan de una mala distribución física de la planta. Los siguientes son algunos criterios,
ventajas y sistemas prácticos para que usted organice su empresa

Ventajas de tener una buena distribución

 Disminución de las distancias a recorrer por los materiales, herramientas y

trabajadores.
 Circulación adecuada para el personal, equipos móviles, materiales y productos en
elaboración, etc.
 Utilización efectiva del espacio disponible según la necesidad.
 Seguridad del personal y disminución de accidentes.
 Localización de sitios para inspección, que permitan mejorar la calidad del
producto.
 Disminución del tiempo de fabricación.
 Mejoramiento de las condiciones de trabajo.
 Incremento de la productividad y disminución de los costos.

Criterios para la distribución de la planta

1. Funcionalidad: Que las cosas queden donde se puedan trabajar efectivamente.

2. Económico: Ahorro en distancias recorridas y utilización plena del espacio.

3. Flujo: Permitir que los procesos se den continuamente y sin tropiezos.

4. Comodidad: Cree espacios suficientes para el bienestar de los trabajadores y el

traslado de los materiales.

5. Iluminación: No descuide este elemento dependiendo de la labor especifica.

6. Aireación: En procesos que demanden una corriente de aire, ya que comprometen

el uso de gases o altas temperaturas etc.

7. Accesos libres: Permita el tráfico sin tropiezos.

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 8. Flexibilidad: Prevea cambios futuros en la producción que demanden un nuevo
ordenamiento de la planta.

Métodos de distribución de una planta

Realmente existe multitud de métodos, sin embargo, por practicidad los

clasificaremos en métodos cuantitativos y métodos cualitativos.

 Los Métodos Cuantitativos: Estos consideran la medición de los procesos y las

distancias, es decir que minimizan el costo de transporte de un proceso a otro.
 Los Métodos Cualitativos: En estos se busca darle importancia a los gustos o deseos
subjetivos de que un departamento quede cerca o lejos de otro. En otras palabras, en
este tipo de ordenamiento los criterios que prevalecen son la comodidad o los
accesos para la atención al cliente.

Tipos De Distribución
Ya que hemos definido las ventajas, los criterios y los métodos de distribución
pasemos a concretar el modelo con los tipos de distribución.

Estos hacen referencia a la práctica en sí de cómo ordenar una planta de trabajo.

1. Distribución Por Posición Fija O Por Producto Estático: En este caso lo más obvio es que
el producto que vamos a fabricar no puede ser movido, ya sea por su tamaño o porque
simplemente debe ser hecho en ese sitio. Ejemplo de esto son los tanques de recolección de
agua que construyen las ciudades.
Este tipo de trabajos por lo general exigen que la materia prima también se
transporte a ese lugar o que si se trata de ensamblar el producto las partes viajen desde la
fábrica hasta el punto final, con lo cual usted deberá tomar en cuenta esos costos y la mejor
estrategia para disminuirlos. Por ejemplo, puede contratar una bodega cercana donde hacer
los últimos procesos antes de llevarlos al ensamblaje.

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2. Distribución Por Proceso: Las máquinas y servicios son agrupados de acuerdo las
características de cada uno, es decir que si organiza su producción por proceso debe
diferenciar claramente los pasos a los que somete su materia prima para dejar el producto
terminado.
Primero cuando la selecciona, segundo cuando la corta, tercero donde la pule y
cuarto donde la pinta. Dese cuenta que ahí se puede diferenciar muy claramente cuantos
pasos y/o procesos tiene su operación. Así mismo deberán haber estaciones de trabajo para
cada uno.

3. Distribución Por Producto: Esta es la llamada línea de producción en cadena ó serie. En

esta, los accesorios, maquinas, servicios auxiliares etc. Son ubicados continuamente de tal
modo que los procesos sean consecuencia del inmediatamente anterior.
La línea de montaje de un automóvil es un claro ejemplo de esto, sin embargo en las
empresas de confecciones o de víveres también es altamente aplicado y con frecuencia es el
orden óptimo para la operación.
Mucho hemos hablado del flujo de las mercancías, de los operarios de los clientes
etc. Veamos pues los sistemas de flujo.

Sistemas De Flujo
Estos tratan la circulación dependiendo de la forma física del local, planta o taller
con el que se cuenta.
a) Flujo en línea

b) Flujo en ele (L)

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 c) Flujo en U

d) Flujo en S

Todos estos esfuerzos son en vano si no se corrigen los problemas de orden

general. Mas allá de las técnicas de distribución usted debe saber mantener un orden. La
mejor forma de aplicar estos conceptos y moldearlos a sus necesidades es teniendo en
cuenta que «Debe haber un lugar para cada cosa y que cada cosa esté en su lugar».

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