1.

DOCUMENTO E INSTRUMENTO

Según la doctrina, "documento" es todo objeto físico que representa y sirve para demostrar la
realidad de otro objeto, de un hecho o de un acontecimiento cualquiera; en cambio,
"instrumento" es todo objeto material representativo del pensamiento mediante signos
lingüísticos, esto es, a través de la escritura.

De ambas definiciones, se puede inferir que el término "documento" es el género que incluye
a la especie "instrumento". En efecto, mientras el documento es todo objeto que permite
conocer un hecho (lo que deriva de su etimología latina docet = conocer), tal como un escrito,
una fotografía o una reproducción en video; por el contrario, el instrumento es solamente el
documento escrito.

El Código Procesal Civil utiliza la denominación "documento", lo que es coherente con el

concepto que regula, pues en él se considera como tal a todo escrito u OBJETO que sirve para
acreditar un hecho (artículo 233). Es obvio, pues, que una norma de este tipo busca facilitar
que las partes puedan probar sus pretensiones, y por eso autoriza que cualquier objeto pueda
servir para acreditar un hecho o suceso.

En cambio, la Ley del Notariado utiliza correctamente el vocablo "instrumento", pues el

notario solamente autoriza documentos ESCRITOS, esto es, aquellos en donde se haya
plasmado el pensamiento a través de la palabra graficada mediante signos lingüísticos.

2. INSTRUMENTO PUBLICO Y PRIVADO

Es usual la clasificación entre instrumentos públicos y privados. El artículo 235 del código
procesal civil establece que se consideran como instrumentos públicos a aquellos que han sido
otorgados por notario o por funcionario publico en ejercicio de sus atribuciones. Por el
contrario, es documento privado el que no tiene las características antes señaladas (artículo
236).

Sobre el particular, es necesario aclarar que la fe pública (característica del instrumento

publico) se circunscribe a la creencia oficial que se impone respecto del relato o narración que
realiza un funcionario; es decir, se considera que el dictum (el dicho) representa exactamente
lo acontecido durante el actum (el acto). Solo en tal caso, cabe hablar de fe publica o de
instrumento público. Por ejemplo, el secretario de juzgado narra lo acontecido en la audiencia
judicial, en cuyo caso, lo que aparece en el acta queda revestido de fe pública, por lo que se
trata de un instrumento público. Por otro lado, cuando el juez expide una resolución judicial, la
fe publica NO ABARCA el contenido de la resolución, ya que esta podrá ser legal o ilegal, de
acuerdo con la normativa jurídica, pero sin que pueda aplicársele las categorías propias de la fe
pública (falso o verdadero); no obstante ello, la autenticidad de la resolución y la fecha de
expedición SI son cuestiones sobre las que juega la fe pública, pues se trata de datos que
pueden constatarse en forma inmediata o directa, por lo que en ese reducido aspecto, el
secretario de juzgado actuara en virtud de sus capacidad fedante.

Igual ocurre con el notario, quien da fe de los hechos de las partes ocurridos durante la
prestación del consentimiento que da lugar al negocio jurídico que se documenta a través de
una escritura pública.
Por tanto, no todo documento que pasa por las manos de un funcionario publico se convierte
en instrumento público, pues ello solamente ocurre cuando en el documento existe una
atestación de fe pública, esto es, una imposición oficial de verdad. Por ende, no es correcto
sostener que todo el expediente judicial o administrativo es un instrumento público. Con toda
razón se ha dicho lo siguiente: ¿así que un escrito presentado por la parte, al contacto físico
con el resto de las fojas se convierte en instrumento público? Y cuando lo desgloso, ¿Qué
pasa? Por último, ¿para qué le hace falta al juez una fe como la notarial? Para nada, en efecto,
típico es del juez, que discierne el derecho del entuerto, aquella potestad del juicio, esto es,
del judicium.

Tampoco es correcto sostener que todo funcionario público puede producir instrumentos
públicos externos, ya que para que ello ocurra se necesita que el funcionario esté investido de
fe pública; esta potestad es una función específica que requiere de una norma atributiva, y no
basta el solo hecho de ser funcionario, salvo cuando se trate del otorgamiento de fe del propio
acto administrativo del que es autor, y nada más (fe pública interna o de sí mismo, prevista en
el art. 128 Ley 27444).

Por tales fundamentos, el artículo 235 del Código Procesal Civil debe ser interpretado de la
forma siguiente:

a) Es instrumento público externo (fe pública no se circuns cribe al autor), la escritura

otorgada por el notario Y LOS OTROS INSTRUMENTOS QUE AUTORICE EN CUANTO AL
EXTREMO SOBRE EL QUE RECAIGA LA FE PÚBLICA (solamente la atestación se reputa
verdadera, y no el resto del instrumento).
b) Es instrumento público externo (fe pública no se circunscribe al autor), aquel otorgado
por funcionario público a quien la ley LE HA ATRIBUIDO LA POTESTAD DE DAR FE
PÚBLICA, Y EXCLUSIVAMENTE SOBRE ESE EXTREMO.

Por el contrario, es instrumento público interno, aquel cuya fe pública solo recae sobre el
autor. Es el caso general de todos los actos administrativos, cuya plasmación en instrumento
hace que tengan carácter público exclusivamente en cuanto se autentica que el autor de la
declaración es quien dice ser.

De esta manera, y a través de una interpretación correctora de la ley, que se basa en la mejor
doctrina, será posible establecer con precision qué instrument es publico (externo) o no, y
sobre que extremo de ese instrument recae la fe publica, esto es, la afirmacion de verdad. Asi,
por ejemplo, el articulo 236 del cdigo procesal civil establece que la legalizacion o certificacion
del document privado NO LO CONVIERTE EN PUBLICO, lo cual parece ininteligible. Sin
embargo, con la interpretacion correctora propuesta en este apartado, se permite comprender
que, en efecto, el document privado es aquel cuya redaccion y autoria proviene de los mismo
particculares que lo otorgan (v.gr.: contrato preparado por las mismas partes), pero en donde
el notario es un tercero extraño a su origen y contenido. Por tal motive, este document
privado, que puede ser objeto de certificacion notarial de firmas, no se convierte en publico; es
decir, no muta de naturaleza juridical, pues dicho contrato sigue siendo uno redactado y de
autoria de las propias partes, y en el que la fe publica NO RECAE SOBRE TODO EL
DOCUMENTO, sino exclusivamente en la afirmación de verdad referida a las firmas de ciertas
personas. "Dicho documento tiene fecha y firma auténticas; pero como cabe que haya sido
firmado sin leer o enterarse de su contenido, podrá, cuando se reclame su cumplimiento,
alegarse ignorancia del documento (...), a diferencia de lo que ocurre en el instrumento
público, en que, por la manifestación del notario de haber sido leído el documento, sólo cabe
la impugnación por falsedad", Por lo demás, en un documento privado en el que sólo consta la
certificación de firmas, es imposible que se produzca el consejo o asesoría notarial respecto a
las conse cuencias del acto jurídico que se pretende celebrar.

3. INSTRUMENTO PÚBLICO NOTARIAL

En palabras del civilista español José Castán Tobeñas “los efectos de la función notarial se
sintetizan y resumen en la producción del instrumento público".

Este tipo de documento tiene la característica fundamental de estar dotado de fe pública, esto
es, de autenticidad. La fe pública implica que la narración del notario sobre un hecho se
impone como verdad, se le repute cierta. Por tal motivo, la única manera de dar fe respecto de
un hecho es haberlo observado y presenciado. Por ello, la fe pública consiste en la percepción
sensorial de los hechos y dichos de las partes, sobre todo por actos de vista y oído. Una vez
percibido el hecho o acto (actum), este se documenta con presunción de verdad (dictum).
Como dice VALLET DE GOYTISOLO: "ante el hecho, el notario tiene como misión la
autenticación, es decir, la de dar fe de lo que ve, oye o percibe con sus sentidos".

Sin embargo, la intervención del notario en un instrumento NO IMPLICA QUE TODO ÉL SE

ENCUENTRE DOTADO DE FE PÚBLICA, pues ello dependerá del tipo de instrumento y de la
posición que ha tenido el notario con respecto del acto que documenta (Carnelutti). Por tanto,
es necesario estar prevenido de la creencia vulgar de que toda certificación notarial conlleva
dotar de fe pública a la integridad del documento, de principio a fin, e incluso en su contenido
intrínseco.

Por otro lado, el instrumento notarial por excelencia (escritura pública) no se agota en la
dación de fe pública, sino que se trata del resultado de la labor de consejo notarial, por lo que
no es correcto suponer que se trate de certificar cualquier hecho, en bruto, sin tamiz jurídico,
pues se supone que el notario es un jurista especialmente cualificado que, antes de recibir la
declaración de voluntad de las partes, explora la intención de los contratantes, los asesora y
expresa el propósito querido en la forma más, acorde a la legalidad y a los fines lícitos que los
particulares pretendan lograr.

En consecuencia, el instrumento notarial expresa la doble actividad del notario, que se resume
en "dar forma" (asesorar y colaborar en la correcta expresión de la voluntad) y "dar fe"
(certificar exactamente el hecho acaecido).

Los instrumentos notariales son aquellos en los que el nota rio, a solicitud de parte requirente
o por mandato legal, extiende o autoriza en ejercicio de su función, dentro de los límites de su
competencia y con las formalidades de ley (articulo 23LN). Nuestra ley tiene una visión
equivoca de la intervención notarial, en tanto pareciera suponer que toda certificación del
notario le atribuye al instrumento la cualidad de PUBLICO (artículos 25 y 26 LN). Eta conclusión
no puede admitirse según la doctrina reiteradamente expuesta aquí, y además resulta
incoherente con el artículo 236 del código procesal civil, en el cual se sostiene que la mera
certificación sobrepuesta en un documento privado no lo convierte en público.

Las meras legitimaciones o certificaciones no tienen la consideración de instrumentos públicos,

y la razón de ello es muy simple: el notario NO HA INTERVENIDO en el origen, en la redacción,
ni en el contenido del documento; simplemente NO ES EL AUTOR NI EL DOCUMENTADOR, y
por tanto, el documento mantiene la naturaleza de quienes son sus autores, si son
particulares, entonces se trata de un instrumento privado, aunque posteriormente se le
sobreponga una atestación notarial.

Por tal razón, y haciendo un nuevo esfuerzo interpretativo, será necesario entender que la
intervención del notario convierte en público EXCLUSIVAMENTE EL ÁMBITO SOBRE EL CUAL
RECAE LA FE PÚBLICA, pero no todo el instrumento. Por ejemplo, la certificación de firmas que
se realiza en un contrato privado NO CONVIERTE A ÉSTE EN UN INSTRUMENTO PÚBLICO (art.

236 CPC), pero si es pública (goza de fe) la atestación del notario referida a que las firmas
corresponden a determinadas personas. Por lo demás, esa es la interpretación que se deduce
de una adecuada lectura de nuestro ordenamiento. Así, el artículo 26 de la Ley del Notariado
dice que: "Son instrumentos públicos extraprotocolares las actas y demás certificaciones
notariales que se refieren a actos, hechos 0 circunstancias que presencie o le conste al notario
por razón de su función ". Nótese que esta norma no dice que el documento privado se
convierta en público, sino que se reputa instrumentos públicos a las certificaciones, lo que
indica que el documento en sí mantiene su propia naturaleza jurídica.

4. CLASIFICACIÓN DE LOS INSTRUMENTOS PÚBLICOS NOTARIALES

Una primera clasificación de los instrumentos, muy importante para efectos del Derecho
notarial, es aquella que los divide en PRO TOCOLARES y EXTRA-PROTOCOLARES.

Los primeros son aquellos que se documentan en el protocolo del notario, esto es, en su
archivo cronológico, numerado y foliado de ins trumentos, los cuales son objeto de
conservación y custodia por parte del notario. Para la mejor doctrina, solamente estos son,
propiamente, instrumentos públicosl 13101.

Los segundos, por el contrario, son aquellos redactados y de au toría de particulares

(instrumentos privados), sobre los que se atesta una certificación notarial determinada
respecto de cierto ámbito de la fe pública (legitimación de una fotocopia o de una firma, etc.).
Estos últimos, por su propia naturaleza de ser el resultado directo de la actividad de los
mismos particulares, no se documentan en el protocolo del notario, ni este los custodia o
conserva. El artículo 25 de la Ley del Notariado señala que son instrumentos protocolares, las
escrituras públicas (típico instrumento protocolar) y las demás actas que el notario incorpora al
protocolo y que se encuentra obligado a conservar. El artículo 26 de la misma ley, agrega que
son instrumentos extra-protocolares las actas y demás certificaciones que se sobreponen al
documento, y que no se conservan en el protocolo.

Una segunda clasificación de los instrumentos notariales es la que los distingue entre
escrituras públicas y actas.

Para tal efecto, debe tenerse en cuenta que la intervención notarial puede referirse solo a la
comprobación de un hecho de la realidad material o fenomenológica (por ejemplo: el estado
de una cosa), en cuyo caso el instrumento que lo contiene es típicamente un ACTA que narra o
relata una circunstancia que es objeto de apreciación sensorial por el notario; en cambio, si la
intervención notarial implica la recepción de una declaración de voluntad, en la que las partes
consienten sobre un determinado acto jurídico y disponen de sus intereses, entonces el
instrumento que lo contiene será una ESCRITURA PUBLICA, en cuyo caso deberá identificarse a
las partes, verificarse que estas actúen con capacidad, libertad y conocimiento; recibir su
declaración de voluntad, y finalmente comprobar su conformidad.
La Ley del Notariado admite esta fundamental diferencia, pues el articulo 51 define la
escritura publica como todo instrument notarial protocolar que contiene UNO O MAS ACTOS
JURIDICOS. A contrario sensu, y en principio, las actas -que son mera comprobación de hechos-
no se documentan a través de escrituras públicas y, por ende, son instrumentos extra-
protocolares. Sin embargo, esta armonía lógica no se sigue al pie de la letra, pues existen otras
consideraciones que el legislador ha tomado en cuenta.

5. EL PROTOCOLO NOTARIAL

El protocolo notarial es la colección ordenada y cronológica de registros en los que el notario

extiende los instrumentos públicos protocolares, con arreglo a ley (art. 36 LN). ¿Y qué es un
registro? El registro notarial es un conjunto numerado de cincuenta fojas ordenadas
correlativamente, el cual debe ser autorizado antes de su utilización mediante un sello y firma
puesto en la primera foja del registro por parte de un notario especialmente designado para
este efecto, bajo el procedimiento y medidas de seguridad que se fijen por el Colegio
respectivo (art. 39 LN). Por cada diez registros (es decir, con 500 fojas) se forma UN TOMO, el
que debe encuadernarse y empastarse en el semestre siguiente a su utilización, los que serán
numerados en orden correlativo (art. 41 LN).

- De escrituras públicas. De testamentos.

- De actas de protesto.
- De actas de transferencia de bienes muebles registrables. De actas y escrituras de
procedimientos no contenciosos.
- De instrumentos protocolares denominados de constitución de garantía mobiliaria y
otras afectaciones sobre bienes muebles (art. 32 de la ley 28677 y Reglamento
aprobado por Dec. Sup. 012-2006-JUS).
- Otros que la ley determine.

El registro de escrituras públicas es aquel en el que se extienden escrituras, protocolizaciones y

las actas que la ley determina (art. 50 LN). Esta norma incurre en un error, pues en realidad
solo son dos los instrumentos susceptibles de ingresar al registro notarial: las es crituras
públicas y las actas. La protocolización no es en sí mismo un instrumento, pues esta consiste
en la incorporación de un documento determinado en el protocolo de notario, y que se
formaliza a través de un ACTA DE PROTOCOLIZACION. En buena cuenta este registro contiene
escrituras y actas.

Sobre el particular, es conveniente añadir que la protocolización implica la incorporación al

registro de escrituras de los documentos que la ley, resolución judicial o administrativa
ordenen, para lo cual se requiere extender un ACTA en el registro de escrituras públicas, y
seguidamente, se agregan los instrumentos referidos, al final del tomo donde corre sentada el
acta de protocolización (art. 64, 65, 66 LN).

Es menester precisar que ete tomo es aquel que e forma por cad diez registros (quinientas
foJas), ordenadas correlativamente según su numeración; de esta forma, es al final. del tomo,
y no a continuación del acta de protocolización en que se incorporan los documentos. La
finalidad de la protocolización no es otra que la custodia y conservación de estos documentos
en el archivo del notario, quien luego de ello podrá expedir copias o traslados.
Es curioso señalar que la protocolización de la comprobación del testamento ológrafo debe
extenderse en el registro de escrituras públicas, y no en el de testamentos como debiera
ocurrir de lege ferenda. Asimismo, para que surta efectos, el testamento ológrafo debe quedar
protocolizado en el plazo de un año desde la muerte del testador (art. 707 CC). Si bien existen
posturas que interpretan literalmente esta norma, en el sentido de que el proceso judicial
(no contencioso) de comprobación de testamento ológrafo y la remisión del expediente para
efectos de protocolización, debe concluirse estrictamente en el plazo de un año de la muerte
del causante; sin embargo, en nuestra opinión esta norma debe entenderse en el sentido de
que el plazo de un año se computa para efectos de la presentación de la demanda o la
solicitud ante el juez, luego de lo cual las actuaciones posteriores retrotraen sus efectos hasta
esa fecha. Sostener lo contrario, implicaría que la eficacia del testamento ológrafo quede
sujeto a la simple aleatoriedad de la du ración del proceso judicial, con la consiguiente
posibilidad de premiar la mala fe de quien lo dilate por no convenirle la comprobación del
citado testamento; en tal sentido, la interpretación literal de esa norma

conlleva darle valor jurídico a la celeridad o no del aparato judicial, y posibilitar que reine la
mala fe, en contradicción a la última voluntad del causante[13151• Esta interpretación ha
recibido consagración en el art. 834 CPC, por el cual se establece que de rechazarse la
solicitud de comprobación del testamento, entonces puede iniciarse un proceso contencioso
para ese fin, CONTÁNDOSE CON EL PLAZO DE UN AÑO DESDE QUE QUEDÓ EJECUTORIADA LA
RESOLUCIÓN DEL NO CONTENCIOSO, con la finalidad de presentar la nueva demanda. Por
tanto, el plazo del Código Civil debe entenderse reformulado a la luz del Código procesal.

Por otro lado, las actas se extienden generalmente para comprobar hechos por parte del
notario, y en forma ordinaria son instrumentos extra-protocolares, aunque por excepción
pueden incorporarse al protocolo, normalmente para efectos de conservación. Según el art. 50
LN, en el registro de escrituras públicas puede extenderse solamente las actas que señala la
ley, sin embargo, la propia Ley del Notariado ha ampliado esta posibilidad, ya que el art. 96
indica que, A SOLI CITUD DEL INTERESADO, los instrumentos extra-protocolares son
susceptibles de incorporarse al protocolo notarial.

El registro de testamentos sirve de asiento instrumental para los testamentos en escritura

pública (abiertos) o cerrados. Se lleva en forma directa por el notario para garantizar la reserva
que la ley establece.

En el otorgamiento de los testamentos, deben seguirse las forma lidades prescritas por el
Código Civil y la Ley del Notariado. Algunas de las formalidades impuestas al testamento por
escritura pública, no son aplicables al resto de las escrituras públicas, y la razón de ello es muy
simple: esas formalidades adicionales están impuestas por la legislación sustantiva (Código
Civil), y no por la adjetiva (Ley del Notariado), que se limita a establecer reglas comunes para
todas las escrituras públicas. Entre estas formalidades adicionales, se encuentra la necesidad
de que el testamento sea redactado de puño y letra por el notario, no aceptandose el uso de
sistemas mecanicos o computarizados de escritura; la intervencion de dos testigos
instrumentals, y la unidad de acto.

En el registro de protestos se extendien las actas de protesto de títulos valores, ya sea por falta
de aceptación o por falta de pago. Pueden llevarse registros por separado para títulos valores
distintos, con lo cual se hace posible el uso de formatos pre-impresos (artículos 75 y 77 LN), e
incluso se permite un registro informático de las actas (D.S. 010-2010-JUS).
En el registro de actas de transferencia de bienes muebles registrables se extienden las
siguientes actas: a) de vehículos automotores; b) de otros bienes identificables que la ley
determine. Las actas podrán constar en registros especializados en razón de los bienes
muebles materia de la transferencia y en formularios pre-impresos para tal fin (art. 78 y 80
LN). Mediante Decreto Supremo 036-2001-JUS se estableció que la transferencia de propiedad
de vehículos automotores se formaliza, a partir de su vigencia, mediante acta de transferencia
de bienes muebles registrables, para efectos de la inscripción (art. 1°). Anteriormente, la
formalidad requerida era la legalización notarial de firmas en el contrato privado, pero esta
práctica ocasionó constantes problemas por la magnitud de falsificaciones que se producía; la
razón de ello es que resulta mucho más sencillo falsificar una atestación en documento
privado, antes que un instrumento protocolar con mayores garantías de seguridad.

En el registro notarial de asuntos no contenciosos constan las escrituras públicas, actas y

protocolizaciones que dispone la Ley 26662, sobre competencia notarial en asuntos no
contenciosos (sucesión intes tada, rectificación de partidas, patrimonio familiar, comprobación
de testamento cerrado, adopción de persona mayor de edad, inventarios). En el mismo
registro, constan las escrituras públicas y actas que se extienden en virtud a la Ley 27157, de
Regularización de Edificaciones y la Ley 27333, Complementaria de asuntos no contenciosos,
por la cual se documentan las declaraciones de prescripción adquisitiva de dominio y
formación de títulos supletorios. Para los asuntos no contenciosos en que deba extenderse
escritura pública (por ejemplo: rectificación de partida, patrimonio familiar), entonces resulta
preceptiva la minuta autorizada por abogado. Las actas notariales que, además, conllevan la
protocolización, son los inventarios y la sucesión intestada (artículos 33 y 43 Ley 26662),
mientras que para la comprobación del testamento cerrado resulta de aplicación supletoria el
artículo 823 del CPC.

En el Registro Notarial de garantías y otras afectaciones sobre bienes muebles, se extienden las
actas referidas a los negocios ju rídicos sobre garantías mobiliarias y otras afectaciones que
señala el art. 32 de la ley 28677. Este registro fue creado por el art. 1º Dec. Sup. 012- 2006-JUS,
aun cuando la norma se justifique como una "interpretación" del art. 34 de la Ley 28677, sobre
Garantía Mobiliaria. El Decreto es claramente ilegal, pues la norma legal, pretendidamente
reglamentada, señala que la garantía se constituye a través de un formulario, y que este se
extiende por triplicado. Por tanto, es obvio que se trata de un instrumento extraprotocolar en
donde el notario legaliza la firma de los otorgantes, aun cuando conserve un ejemplar a
efectos de seguridad documental. A pesar de ello, el citado Decreto considera que el
formulario es un instrumento protocolar, y para lo cual crea también un registro notarial que
alberga las actas. Nótese que la ley no habla de actas, no habla de registros notariales y no
habla de instrumentos protocolares, por lo que resulta paradójico que el reglamento, vía
interpretación, pueda crear figuras que la ley ni siquiera menciona. Por lo demás, tampoco se
puede explicar como puede haber un instrumento protocolar cuando la ley habla de un
formulario POR TRIPLICADO.

Si el protocolo es por definición un archivo del instrumento originai (único), entonces, ¿cómo
puede haber un protocolo triple? Asimismo, llama la atención que el art. 1º del Dec. Sup. 012-
2006-JUS exija que la apertura del registro sea comunicada por el notario, cuando esa misma
obligación no se presenta en los otros registros. Sobre el particular, se ha dicho que la norma
legal era "ambigua" por cuanto si bien habla de un formulario, sin embargo, permite su archivo
y la expedición de traslados. La citada ambigüedad NO EXISTE, ya que en el Derecho
Comparado se reconocen documentos que no son instrumentos protocolares, pero que sí se
archivan, e incluso son redactados por el propio documentador. Es el caso de las pólizas de los
anteriores Corredores Colegiados de Comercio, en España, y que actualmente se han unificado
bajo el Cuerpo Notarial.

6. PROTOCOLO: ¿RESERVADO O DE ACCESO PÚBLICO?

Uno de los principios del notariado latino es el llamado "secreto del protocolo", esto es, que
las escrituras públicas y actas no pueden ser revisados libremente por cualquier persona, sino
exclusivamente por aquellos que demuestren interés legítimo en tomar conocimiento de él. La
razón se encuentra en resguardar el secreto profesional, que es una obligación legal del
notario, y un derecho del cliente o usuario del servicio notarial.

Sin embargo, en el caso peruano, y por vieja tradición his:órca, la ley establece que el
protocolo notarial es de acceso libre al público, sin necesidad de que se demuestre un interés
específico en el contenido del instrumento (art. 93 LN). Esta norma agrega que el
conocimiento del protocolo se hará a través de MANIFESTACIÓN del documento

- Indicar en el instrumento si el pago del precio se ha realizado con medio de pago

bancario o en efectivo, a efectos que el adquiriente pueda sustentar el gasto con
efectos tributarios o utilizarlo como crédito fiscal. Aquí debe insertarse una constancia
en el mismo documento notarial (LEY 28194, LEY para la lucha contra la evasión y para
la formalización de la economía). En caso que el notario se limite a indicar que el
interesado "no le mostró medio de pago", entonces deberá entenderse que el pago,
ya reconocido por las partes en el instrumento, se ha realizado en efectivo, mediante
la sola declaración efectuada en el negocio jurídico.
- Verificar si el vehículo tiene vigente el seguro obligatorio de accidentes de tránsito
(SOAT) al momento de la transferencia (Dec. Sup. Nº 024-2002-MTC, Reglamento
Nacional de res ponsabilidad civil y seguros)
7. INSTRUMENTOS EXTRAPROTOCOLARES

12.1 DEFINICIÓN Y MODALIDADES

Los instrumentos extraprotocolares son aquellas atestaciones no tariales que no se
incorporan al protocolo, y sobre los que el manto de la fe pública se circunscribe en forma
limitada al acto, hecho o circunstancia que el notario presencie o le conste por percepción
senso rial, y que no sea de competencia propia de otra función (art. 98 LN).

Según nuestra ley, los instrumentos extra-protocolares pueden ser actas o certificaciones.
Las primeras son instrumentos redactados por el notario, en el que se da fe de la realización de
un hecho y, excepcionalmente, de una declaración de voluntad. Los segundos son testaciones
en documento privado, en donde el notario deja constancia de aquello que hace o le consta.

Son actas (art. 94 LN):

a) de autorización para viaje de menores.
b) de destrucción de bienes.
c) De entrega.
d) De juntas, directorios, asambleas, comités y demás actuaciones
corporativas.
e) De licitaciones y concursos.
 f) De inventarios; y subastas, de conformidad con el Dec. L 674, Ley de
promoción de la inversión privada en las Empre ; del Estado.
g) De sorteos y de entrega de premios.
h) De constatación de identidad, para efectos de la prestación de servicios de
certificación digital.
i) De transmisión por medios electrónicos de la manifestación de voluntad
de terceros.
j) De verificación de documentos y comunicaciones electrónicas en general.
k) Otras que la ley señale.

Son certificaciones (art. 95 LN):

a) La entrega de cartas notariales.
b) La expedición de copias certificadas.

c) La certificación de firmas.
d) La certificación de reproducciones.
e) La certificación de apertura de libros.
f) La constatación de supervivencia .
g) La constatación domiciliaria dentro de su jurisdicción.
h) Otras que la ley determine.

Si tenemos en cuenta la definición de "acta", como instrumento notarial comprobador de un

hecho, cualquiera que este fuese, Y e solamente se encuentra excluido para los casos en que la
atestacion constituya una potestad delegada a otro funcionario (art. 98 LN), entonces la
conclusión es que estas se rigen por el pirncipio de numerus apertus y el notario podrá
constatar cualquier hecho, salvo norma en contrario (por atribución a un tercero de la
potestad fedante). Por tal motivo, son plenamente válidas las actas de subasta privada o
remate.

organizado por un particular, sin que ello se encuentre circunscrito a los casos regulados en
el Dec. Leg. 674.

Distinto es el caso de las actas de notoriedad, conforme se verá en el próximo acápite, pues el
resultado consistente en una declaración jurídica con especiales efectos, hace que se aplique
el principio cerrado.

Por su parte, las certificaciones se rigen por el principio del numerus clausus, pues se trata de
una atestación específica, sobre un aspecto concreto y determinado, que no puede ser
ampliada por vía analógica.

12.2 ACTAS – acta de declaratoria de herederos = instrumentos

En las actas, normalmente, hay un mero hecho; el notario solo tiene la actividad de ver y oír,
no entra al fondo del asunto, por lo que se limita a narrar el hecho, lo deja como es, no lo
manipula ni lo altera; la firma de las partes, si se produce, no es otorgamiento ni
consentimiento, es simple conformidad con lo narrado y oído por el notario, que es narración
de lo sucedido. A diferencia de la detallada normativa que existe para la redacción de las
escrituras públicas, en el caso de las actas, prácticamente no hay reglas para este fin.

Por tal motivo, es necesario acudir a la doctrina para proponer una adecuada redacción de
este instrumento notarial.

COMPARECENCIA: Lugar y fecha en que se realiza la actuación notarial, así como la

concurrencia de los interesados que se encuentren en el lugar, pudiendo identificarlos o no.
No se requiere consignar ningún dato personal de los que comparecen, ni fe de capacidad, ni
tampoco fe de identificación, pues no se trata de un negocio jurídico en el que se dispone de
los

propios intereses.

SOLICITUD DE LA ACTUACIÓN NOTARIAL: debe expresarse la rogación del solicitante.

NARRACIÓN DEL NOTARIO: sobre los hechos que percibe.

APROBACIÓN DE LOS INTERESADOS Y OBSERVACIONES:Las actas podrán ser suscritas por los
interesados, y necesariamente por quien formule alguna observación con respecto de la
actuación notarial o la narración efectuada (art. 98 LN).

AUTORIZACIÓN DEL NOTARIO.

Las actas son de muy variada índole, y vamos a estudiar en forma suscinta algunas de ellas.

Las actas son de muy variada índole, Y vamos a estudiar en forma suscinta algunas de ellas

Las actas de presencia son aquellas que acreditan la realidad o verdad de un hecho. En ellas
puede recogerse cualquier hecho que el notario presencie o perciba por sus sentidos. En este
caso, son nece sarias: la inmediación del notario; la comunicación de la actuación notarial a la
autoridad que presida el acto público en el caso que este se encuentre en desarrollo; recabar
el permiso de actuación si se trata de un lugar que no es público; la abstención del notario de
influir o coadyuvar a la realización del hecho.

Las típicas actas de presencia son aquellas de: destrucción de bienes; de entrega; de juntas y
demás actuaciones corporativas; de licitaciones y concursos; de sorteos y entrega de premios.
La ley no habla de otro tipo de actas, como las de exhibición de cosas o documentos, o de
referencia o notoriedad; sin embargo, en el caso de las dos primeras debe admitírseles a tenor
de la redacción enunciativa del art. 98 LN, máxime si tenemos en cuenta que ambas
constituyen propiamente la constatación de un hecho.

Las actas de exhibición de cosas o documentos, tienen como finalidad acreditar la posesión de
una cosa o documento por parte de determi?ada persona, o la existencia de aquellos en
determinado lugar. No tienen regulación en la ley peruana, pero pueden admitirse a.tenor del
art. 98 LN. Tiene alguna similitud con el inventario de bienes, aun cuando en nuestro
ordenamiento este se regula como un procedimiento autónomo.

Las actas de referencia tienen la función de acreditar las mani festaciones que
espontáneamente hace una persona. Se entiende que en ellas se hace costar la coparecencia
del requirente y del mani festante (o del reqmrente-man1festante), la solicitud del requirente
para que haga constar las manifestaciones de que se trate y los términos de estas. Tampoco
tiene regulación en nuestra ley, pero deben admitirse a tenor del art. 98 LN.

Las actas de notoriedad son aquellas que comprueban y fijan determinados hechos que se
entienden notorios, de acuerdo con las circunstancias y la investigación sumaria realizada por
el propio notario; además, se lleva a cabo una declaración o reconocimiento de derechos, con
la consiguiente legitimación de situaciones fundadas en el hecho, cuya notoriedad se
comprueba.Por los importantes efectos jurídicos que genera, esta clase de actas se rige por el
principio de numerus clausus, en vista que no se limitan a la constatación de un hecho, que es
lo permitido por el art. 98 LN, sino que avanza a convertirse en el título formal de un derecho,
por lo que se exige previsión legal específica.

12.3 CERTIFICACIONES

Las certificaciones (art. 95 LN) se caracterizan porque la actuación notarial se circunscribe a

una atestación concreta y específica, en cuyo caso, la intervención del notario se hace sobre un
instrumento ajeno a él, del cual no es autor. Esta especialidad de las certificaciones, hace que
se rijan por el principio del numerus clausus, que no cabe ser extendido por vía analógica. Esta
conclusión, como ya hemos visto, se extrae del mismo texto legal: art. 95-h LN.

12.3.1 CARTA NOTARIAL

La carta notarial es una certificación de antigua data en nuestra legislación notarial, y tiene
como única finalidad deJar contncia auténtica de que determinada comunicaciónl