DEFINICIÓN DE PRESUPUESTO

Un presupuesto es el cálculo que se realiza con anticipación tanto de

los ingresos como de los gastos de una empresa, una entidad pública, un estado,
o simplemente de la economía familiar y que tiene por misión determinar a
grandes rasgos el nivel de erogaciones que se podrán realizar, teniendo en cuenta
justamente los ingresos (salarios, rentas, etc.) y los egresos (pago de bienes y
servicios, cancelación de deudas, entre otros) para que no se desestabilicen las
finanzas personales o de una empresa y terminar en la bancarrota porque se
gastó más de lo que ingresó.

PROCESO PRESUPUESTAL

El proceso presupuestario tiende a reflejar de una forma cuantitativa, a través de

los presupuestos, los objetivos fijados por la empresa a corto plazo, mediante el
establecimiento de los oportunos programas, sin perder la perspectiva del largo
plazo, puesto que ésta condicionará los planes que permitirán la consecución del
fin último al que va orientado la gestión de la empresa.

  Los presupuestos sirven de medio de comunicación de los planes de toda la

organización, proporcionando las bases que permitirán evaluar la actuación de los
distintos segmentos, o áreas de actividad de la empresa y de la gerencia

  El proceso culmina con el control presupuestario, mediante el cual se evalúa el

resultado de las acciones emprendidas permitiendo, a su vez, establecer un
proceso de ajuste que posibilite la fijación de nuevos objetivos.

  Un proceso presupuestario eficaz depende de muchos factores, sin embargo

cabe destacar dos que pueden tener la consideración de "requisitos
imprescindibles"; así, por un lado, es necesario que la empresa tenga configurada
una estructura organizativa clara y coherente, a través de la que se vertebrará
todo el proceso de asignación y delimitación de responsabilidades.
Un programa de presupuestal será más eficaz en tanto en cuanto se puedan
asignar adecuadamente las responsabilidades, para lo cual, necesariamente,
tendrá que contar con una estructura organizativa perfectamente definida.

  El otro requisito viene determinado por la repercusión que, sobre el proceso de

presupuestal, tiene la conducta del potencial humano que interviene en el mismo;
esto es, el papel que desempeñan dentro del proceso de planificación y de
presupuestal los factores de motivación y de comportamiento. La presupuestal,
además de representar un instrumento fundamental de optimización de la gestión
a corto plazo, constituye una herramienta eficaz de participación del personal en la
determinación de objetivos, y en la formalización de compromisos con el fin de fijar
responsabilidades para su ejecución. Esta participación sirve de motivación a los
individuos que ejercen una influencia personal, confiriéndoles un poder decisorio
en sus respectivas áreas de responsabilidad.

PRINCIPALES ELEMENTOS DEL PRESUPUESTO

Es un plan: significa que el presupuesto expresa lo que la administración

tratará derealizar, de tal forma que la empresa logre un cambio
ascendente en determinadoperiodo.
Integrador: indica que toma en cuenta todas las áreas y actividades de la
empresa. Es unplan visto como un todo, pero también está dirigido a cada una
de las áreas, de formaque contribuya al logro del objetivo global. Es indiscutible
que el plan o presupuesto deun departamento de la empresa no es funcional si
no identifica con el objetivo total dela organización. A este proceso se le conoce
como presupuesto maestro, formado por lasdiferentes áreas que lo integran.
Coordinador: significa que los planes para varios de los departamentos de la
empresadeben ser preparados conjuntamente y en armonía. Si estos planes no
son coordinados,el presupuesto maestro no puede ser igual a la suma de las
partes, lo cual crea confusióny error.
En términos financieros: indica la importancia de que el presupuesto sea
representandoen la unidad monetaria para que sirva como medio de
comunicación, ya que de otraforma surgirían problemas en el análisis del
plan maestro. Por ejemplo, al hacer el presupuesto de requisición de
materia prima, primero es necesario expresarlo entoneladas o
kilogramos, y después en pesos; el presupuesto de mano de obra, primero en
horas hombre y después en pesos.
Operaciones: uno de los objetivos fundamentales de un presupuesto es la
determinación de los ingresos que se pretende obtener, así como de los
gastos que se van a producir. Esta información debe elaborarse en la forma más
detallada posible.
Recursos: no es suficiente determinar los ingresos y gastos del futuro;
la empresa también debe planear los recursos necesarios para realizar sus
planes de operación, lo cual se logra, básicamente, con la planeación financiera,
que incluye: a) Presupuesto de efectivo: b) Presupuesto de adiciones de activos
(inventarios, cuentas por cobrar, activos fijos)
Dentro de un periodo futuro determinado: un presupuesto siempre tiene
que estar en función de un cierto periodo.

OBJETIVOS Y PRINCIPIOS DEL PRESUPUESTO

Principios de previsión

De predictibilidad.- es posible predecir algo que ha de suceder o que queremos que

suceda.

De determinación cuantitativa.- debemos Determinar en pesos y centavos cada uno de los

planes de la empresa para el período presupuestal.

De objetivo.- se puede prever algo siempre y cuando se trate de lograr un objetivo.

Principios de planeación

De precisión.- los presupuestos son planes de acción y como tales deben expresarse en
forma precisa y concreta.

De costeabilidad.- el beneficio de instalación del sistema de control presupuestal ha de

superar el costo mismo de instalación y funcionamiento del sistema.
De flexibilidad.- todo plan debe dejar margen para los cambios que surjan en razón de la
parte totalmente imprevisible y de las circunstancias que hayan variado después de la
previsión.

De unidad.- debe existir un solo presupuesto para cada función y todos los que se aplican
a la empresa deben estar debidamente coordinados.

De confianza.- el decidido apoyo y fe en todos los principios y en la eficiencia del control

presupuestal por parte de todo el grupo directivo de la empresa es factor importantísimo
para su buena marcha.

De participación.- es esencial que en la planeación y control de los negocios intervengan

desde el primero hasta el último de los empleados con el objeto de que se tenga el
beneficio que se deriva de la experiencia de cada uno de ellos en su área de operación.

De oportunidad.- los planes deben estar concluidos antes de que se inicie el periodo
presupuestal para tener tiempo de tomar las medidas conducentes a los fines
establecidos.

De contabilidad por áreas de responsabilidad.- la contabilidad debe modificarse en tal

forma que además de cumplir los postulados de la contabilidad general, sirve para los
fines de control presupuestal.

Principios de organización

Del orden.- la planeación y control presupuestal de los negocios deben descansar en una
sana organización, esta organización debe estar claramente trazada en
los organigramas preparados por los jefes de departamento; las líneas de autoridad y
responsabilidad deben ser tan precisas que no quede duda a nadie sobre el área en que
actúa.

De la comunicación la comunicación debe ser oportuna y concisa y siempre que sea

posible, debe ser escrita para evitar que la información se tergiverse.

Principios de dirección

De la autoridad.- este principio dispone que la delegación de autoridad no sea jamás tan
absoluta como para eximir totalmente al funcionario de la responsabilidad final que le
cabe de las actividades bajo su jurisdicción.
De la coordinación.- el interés general debe prevalecer sobre el interés particular; el
control presupuestal actúa como coordinador de todos los intereses al establecer un
programa balanceado que lleve a la empresa a su objetivo central.

Principios de control

De reconocimiento.- debe reconocerse al individuo por sus éxitos y reprenderlo o

aconsejarlo por sus faltas y omisiones.

De las excepciones.- los ejecutivos deben dedicar su tiempo a

los problemas excepcionales sin preocuparse por los asuntos que marchan de acuerdo
con los planes.

De las normas.- el establecimiento de normas claras y precisas en una empresa puede

contribuir en forma apreciable a las utilidades y producir además otros beneficios.

De la conciencia de costos.- si un ejecutivo tiene conciencia de costos, sus subordinados

tenderán a seguir su ejemplo; comprender los costos y su influencia en la
utilidad, precio de venta y posición de la empresa en relación con la competencia, es
esencial para el éxito de los negocios.

IMPORTANCIA DEL PRESUPUESTO

Cada vez que se inicia un proceso de reestructuración financiera, el presupuesto asume

su primer objetivo de planeación; en donde de manera sistemática se inician un conjunto
de acciones enfocadas a escenificar lo que pudiera suceder en el futuro (suponer) y, en
función de ello, establecer las estrategias necesarias para anticiparse (pre) a él. Por lo
que elaborar un presupuesto no es matemática cuántica ni física espacial.

Hay que tomar en cuenta que el presupuesto no es una bola de cristal que predice
exactamente lo que va a suceder. La precisión de este estará sujeta a la práctica y la
capacidad de análisis a la hora de escenificar el futuro. Por lo que el primer o segundo y
hasta el tercer o cuarto presupuesto no necesariamente saldrá a la perfección; sin
embargo al darle cabida al presupuesto, dentro de la gestión financiera, muestra el mejor
indicador de que se están tomando medidas coherentes y certeras para la buena
administración del dinero.
El segundo objetivo del presupuesto (Evaluación y control) se cumple cuando se utiliza
esta planeación para que cada cierto tiempo se compare lo planeado con lo ejecutado. Es
decir, hacer un contraste entre lo que se supuso respecto de lo que realmente pasó. Al
utilizar el presupuesto de esta manera le permite a la persona identificar qué tanto varió y
si ésta variación fue favorable o no. Pero no se queda ahí, este logra que la persona se
cuestione el por qué hubo o no variación.

CLASIFICACIÓN DEL PRESUPUESTO

Rígidos, estáticos, fijos o asignados:

Por lo general se elaboran para un solo nivel de actividad. Una vez alcanzado éste, no se
permiten los ajustes requeridos por las variaciones que sucedan.

De este modo se efectúa un control anticipado, sin considerar el comportamiento

económico, cultural, político, demográfico o jurídico de la región donde actúa la empresa.

Flexibles o Variables:

Se elaboran para diferentes niveles de actividad y pueden adaptarse a la circunstancias

que surgen en cualquier momento. Muestran los ingresos, costo y gastos ajustados al
tamaño de operaciones manufactureras o comerciales. Tienen amplia aplicación en el
campo de presupuestación de los costos, gastos indirectos de fabricación, administrativos
y ventas.

A Corto Plazo:

Los presupuestos a corto plazo se planifican para cumplir el ciclo de operaciones de un

año.

A Largo Plazo:

En este campo se ubican los planes de desarrollo del estado y de las grandes empresas.
Los lineamientos generales de cada plan suelen sustentarse en consideraciones
económicas, como generación de empleo, creación de infraestructura, lucha contra la
inflación, difusión de los servicios de seguridad social, fomento de ahorro, fortalecimiento
del mercado de capitales, capitalización del sistema financiero o como ha ocurrido
recientemente, apertura mutua de los mercados internacionales.
De Operación o Económicos:

Incluyen la presupuestación de todas las actividades para el período siguiente al cual se

elabora y cuyo contenido a menudo se resume en un estado de pérdidas y ganancias.

Proyectados. Entre estos podrían incluirse:

Ventas

Producción

Compras

Uso de Materiales

Mano de Obra

Gastos Operacionales

Financieros:

Incluyen el cálculo de partidas y/o rubros que inciden fundamentalmente en el balance.

Conviene en este caso destacar el de caja o tesorería y el de capital, también conocido
como de erogaciones capitalizables.

Presupuesto de Tesorería:

Se formula con las estimaciones previstas de fondos disponibles en

caja, bancos y valores de fácil realización. También se denomina presupuesto de caja o
de efectivo porque consolida las diversas transacciones relacionadas con la entrada de
fondos monetarios o con la salida de fondos líquidos ocasionadas por la congelación de
deudas, amortización de créditos o proveedores o pago de nómina impuestos o
dividendos.

Presupuesto de Erogaciones Capitalizables:

Controla las diferentes inversiones en activos fijos. Contendrá el importe de las

inversiones particulares a la adquisición de terrenos, la construcción o ampliación de
edificios, y la compra de maquinaria y equipos. Sirve para evaluar alternativas
de inversión posibles y conocer el monto de los fondos requeridos y su disponibilidad en
el tiempo.

Presupuesto del Sector Público:

Los presupuestos del sector público cuantifican los recursos que requieren la operación
normal, la inversión y el servicio de la deuda pública de los organismos y las entidades
oficiales.

Presupuesto del Sector Privado:

Los utilizan las empresas particulares como base de planificación de la actividad

empresarial.

4.- Técnicas y Principios en la Creación del Presupuesto:

En todo Sistema Presupuestario se necesita claridad sobre tres aspectos muy

relacionados que son bases de apoyo del trabajo de quienes participan en las diferentes
etapas del ciclo presupuestal, tales aspectos son los medios mecánicos empleados que
se relacionan con el diseño de formar y/o cédulas presupuestarias para la recolección de
información y los medios técnicos utilizados para el calculo matemático
y métodos de oficina empleados en su elaboración, sus técnicas de elaboración que son
el conjunto de procedimientos utilizados para desarrollar su actividad. Que pueden
provenir de la experiencia o de las inversiones realizadas en el desarrollo de su trabajo.