FASE 2: CONTEXTUALIZACIÓN DE LA ORGANIZACIÓN

Por:

YULIER ACUÑA RAMIREZ

Cód. 53044171

Grupo: 2120131A-764

Tutor:

Lady Mildred Rojas Galindo

Universidad Nacional Abierta y a Distancia (UNAD)

Bogotá, 25 de septiembre de 2020

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 1 Introducción.

Con el desarrollo del trabajo de la fase 2 Contextualización de la organización, se

realiza un análisis de la organización, se identifican cada uno de los procesos
productivos de la empresa para de esta forma generar el diagrama de flujo de uno
del proceso seleccionado.

Después de haber realizado el análisis de la situación actual de la empresa se

procede a realizar el DOFA de la organización para identificar simultáneamente el
CAME que serían aportes fundamentales para mejorar el funcionamiento de la
empresa.

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 2 Objetivos.

 Realizar análisis de los procesos productivos de la empresa para realizar el

diagrama de flujo.
 Realizar matriz DOFA + CAME de la empresa Servicios Asociados SAS.
 Realizar análisis del proceso para la elaboración de la matriz Eco-abalance
del proceso seleccionado.

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 3 Descripción general de la empresa

SAS SERVICIOS ASOCIADOS, fundada en 1990, inicia con servicios de

suministro de personal para la construcción de la Central Hidroeléctrica de Betania
(CHB) en el departamento del Huila.

En el año de 1992 migró a ser una compañía en la región del Huila que presta
servicios al sector petrolero en actividades no esenciales de la industria, tales
como: servicios generales, cafetería, aseo, entre otros. Para el año 1998 nuestra
empresa expande su portafolio de servicios a actividades primordiales de la
industria de hidrocarburos tales como: Operación y mantenimiento de Campos
petroleros, Registros de producción, Cuadrillas de soldadura, Ingeniería de
mantenimiento y Confiabilidad; otros servicios como Casino, catering, zonas
verdes, aseo y cafetería.

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4 Organigrama

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 5 MISIÓN

“Nuestra experiencia nos permite ofrecer servicios de operación, mantenimiento

electromecánico y catering, que satisfacen integralmente las necesidades de
nuestros clientes, con altos estándares de calidad, precios competitivos, siendo
socialmente responsables con el entorno y enmarcados en la normativa nacional e
internacional vigente.”.

VISIÓN

“Mantenernos como aliados estratégicos de nuestros clientes, mediante la

optimización de los servicios de alta calidad, adaptados a sus necesidades,
logrando incursionar con mayor presencia en el mercado, en nuevos sectores
industriales, brindando servicios de operación, mantenimiento electromecánico y
catering, asegurando la sostenibilidad de nuestra organización”.

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6 Mapa de procesos

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 7 Productos y/o servicios ofertados por la empresa

 Operación y mantenimiento integral de campos petroleros

 Suministros partes y repuesto
 Ingeniería de mantenimiento y confiabilidad
 Overhaul de equipos mayores y menores
 Cuadrilla de montaje y soldadura
 Casinos, Catering, Aseo, Cafetería, Camarería y Organización de Eventos
 Mantenimiento de infraestructura, obras civiles y zonas verdes
 Fortalecimiento organizacional a través de capacitación y entrenamiento

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 8 Matriz DOFA

ANALISIS INTERNO

DEBILIDAD OPORTUNIDAD

 Retraso en la entrega de repuestos para el  Realizar la planeación adecuada de los

inicio de los mantenimientos. mantenimientos para realizar el traslado de los
 Demoras en la contratación del personal para recursos e insumos requeridos para dar
iniciar los mantenimientos según PDT cumplimientos a los tiempos establecidos por el
establecido por el cliente y poder liberar los cliente para los mantenimientos.
equipos a mantenimiento.  Tener en cuenta los tiempos de contratación del
 Para disminuir costos se realiza una contante personal.
rotación de personal perdiendo la curva de  Realizar un plan de reposición de equipos y
aprendizaje de los colaboradores. garantizar que el personal sea competente para

 Falta de planeación de los trabajos a realizar su operación.

no teniendo en cuenta todos los escenarios  Asignar los recursos económicos necesarios
para prever recursos. para la contratación de equipos ofertados en la

 Falta la reposición de equipos deteriorados por propuesta del servicio.

el uso en los mantenimientos lo que ocasiona

retrasos al suplir estas herramientas con otros
equipos.

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  No suministrar los recursos ofertados en la
propuesta (camionetas, personal, equipos).
 No se asignan los recursos económicos
necesarios para desarrollar las actividades en
los tiempos establecidos.
 Retrasos en los pagos a proveedores.

FORTALEZAS FORTALEZAS

 Mantener buenas relaciones con el cliente a  Trabajar de forma constante en los

pesar de las debilidades presentadas. cumplimientos de los compromisos
 Compromiso de los colaboradores en el contractuales para mantener una buena relación
desarrollo de las actividades. con el cliente.
 Indicadores de accidentalidad se mantienen  Realizar plan de formación para los
según las metas corporativas y del cliente. colaboradores y así generar sentido de

 Aportes significativos en las recomendaciones pertenencia por la organización.

dadas para la correcta operación de los  Realizar campañas de sensibilización y de

equipos y así alargar su vida útil. fortalecimiento del autocuidado para mantener
los indicadores de accidentalidad.

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 ANALISIS EXTERNO

AMENAZAS AFRONTAR

 Crisis económica en el sector del petróleo
causando el cierre de campos petroleros.
 Daños catastróficos en los equipos
ocasionados por un mal mantenimiento, costos
que debe asumir la organización.
 Entorno laboral cada vez más competitivo y con
más empresas ofertando los mismos servicios.
 De orden público al presentarse paros por parte
de la comunidad del área de influencia que
 Buscar nuevos nichos de negocio para afrontar
las crisis del petróleo que cada vez son más
frecuentes y de mayor duración.
 Asignación de una parte de las utilidades para
sobrellevar los periodos sin pagos por parte del
cliente y por ende tener flujo de caja para pagar
proveedores y trabajadores.
 Cumplir con los porcentajes de contratación
establecidos para las áreas de influencia y

retrasa el ingreso de personal y equipos. mantener una buena relación con las

 Vías de acceso en mal estado. autoridades locales.

 Una percepción por parte del cliente por falta de

competencia al no planear de forma adecuada.

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  Por falta de pago a los proveedores no se
despachan los insumos requeridos para los
mantenimientos.
 Retrasos en los pagos por parte del cliente quien
paga a 90 días.

OPORTUNIDADES EXPLOTAR

 Consecución de nuevas tecnologías que faciliten el
mantenimiento de los equipos garantizando su
confiabilidad.
 Mejorar la logística de ingreso de insumos y
personal al campo petrolero.
 Licitar nuevos proyectos y búsqueda de nuevos
clientes.
 Contratar personal competente para el desarrollo de
las actividades.
 Establecer comunicación con proveedores que
tengan acceso a nuevos equipos y tecnologías que
favorezcan el desarrollo de las actividades.
 Contratar el servicio de empresas de logística para
el traslado de los insumos y recursos necesarios.
 Ofertar los productos

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 9 Matriz de identificación de partes interesadas

PARTES NECESIDADES Y PLANIFICACION EN EL INFORMACION

INTERESADAS EXPECTATIVAS SISTEMA DE GESTION DOCUMENTADA

ACCIONISTAS / Productividad en el desarrollo Control de las actividades Registros de contratos.

PROPIETARIOS de las actividades. ejecutadas.
Registro de costos
Disminución en los costos de Realizar la facturación
al Matriz DOFA + CAME
operación. cliente en las fechas
Actas de revisión por la
estipuladas para no generar
Ver reflejado el incremento de dirección.
beneficios, rentabilidad y retrasos en el pago
crecimiento de la organización.

Relación calidad / Precios Control y mejora de los Registros de entrega de

competitivos procesos. equipos.

Ajuste de los costos de Actas de reunión con el

CLIENTES
operación y mantenimiento cliente.

Optimización de los recursos Encuestas de satisfacción.

(humanos y equipos).

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 Adaptar el servicio a sus Diseñar planes de trabajo que Programas de
necesidades se ajusten a las necesidades mantenimiento
del cliente. Seguimientos a las OT`s
Mantener comunicación
permanente con el cliente y
realizar seguimiento a sus
requerimientos.

Atención antes y después del Programa de formación del Manual de perfiles del cargo.
servicio personal. Plan de capacitaciones por
Establecer perfiles acordes a cargo.
las necesidades del cliente.

Alta satisfacción del cliente Interacción con el cliente para Encuesta de satisfacción del
determinar el grado de servicio.
satisfacción por el servicio Matriz DOFA + CAME
prestado.

Trabajadores Formación y entrenamiento Establecer estrategias de Matriz de formación por

adecuado formación según sus cargo.
competencias. Plan anual HSEQ.

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 Seguridad en el trabajo Suministrar los EPI requeridos Registro de entrega de los
para el desarrollo de cada una EPI
de las actividades. Seguimiento a la matriz de
Realizar campañas de formación.
sensibilización al personal. Dar cumplimiento a lo
Incentivos que motiven al establecido por la ley.
personal a realizar las
actividades de forma segura.

Buen ambiente labora. Desarrollar planes de Registros de asistencia

Buenas relaciones promoción. Cumplimiento artículo 21 de

interpersonales. Actividades de integración la ley 50.
entre el personal.

Proveedores Pagos a tiempo Procedimientos claros para Procesos de facturación

pasar cuentas de cobro y claros y sin reproceso.
tiempos de pago.

Establecer RQ con los Procedimiento para solicitar SOLPED claras y con

requerimientos para no las RQ y generar las SOLPED. correcto diligenciamiento.
generar reproceso.

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Sociedad Respeto por lo establecido en Establecer planes de Evidencia de contratación
las licencias ambientales y en responsabilidad social. mano de obra no calificada
los PMA (contratación de de la zona de influencia.
personal del área de
influencia)

Respeto por el medio ambiente Planes de gestión ambiental Seguimiento al PMA del
y mitigación de los impactos proyecto.
ambientales.

Contratación de servicios del Procedimiento de contratación Registro de contratación de

área de influencia Establecer servicios servicios.
suministrados por la Informes al cliente donde se
comunidad. evidencie la contratación.

Administraciones Cumplimiento de la legislación Procedimiento requisitos Matriz de requisitos legales

publicas legales

Permisos y licencias Procedimiento de Trámites legales

tramitadas con las comunicación.
administraciones publicas

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Acercamiento a la solución de Programa de responsabilidad Actas de reuniones con la
problemas social administración publica.

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 10 proceso productivo

MANTENIMIENTO EQUIPOS ROTATIVOS

1. Operador identifica la falla presentada por los equipos.

2. Informa al operador del CCO la condición en que se encuentra el equipo.
3. Realiza reporte de condición del equipo y se envía al supervisor de mantenimiento.
4. El supervisor de mantenimiento evalúa si es mantenimiento preventivo o
correctivo.
5. Se realiza seguimiento a la condición operativa del equipo.
6. Se realiza inspección por parte del CBM para evaluar el estado en el que se
encuentra el equipo.
6.1. Informa del estado en que se encuentra el equipo mediante graficas de
tendencias.
7. El supervisor de mantenimiento solicita al planeador programar el mantenimiento
del equipos en la programación de de la siguiente semana.
7.1. Si hay que darle prioridad al mantenimiento se realiza solicitud al cliente de
realizar parada del equipo.
8. El programador verifica en el SAP si se encuentran los insumos requeridos para
el mantenimiento.
 Aceites
 Filtros
 Oring`s
 Filtros
 Afloja tuercas
 Jabón para lavar piezas
 Trapos para limpiar piezas
 Tela oleofilica para contención de derrames
9. Se genera la orden de trabajo (OT)
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10. El supervisor verifica que se cuenten con el recurso humano necesario para
realizar la intervención del equipo.
11. El cliente autoriza vía mail la autorización de intervención del equipo.
12. El equipo es apagado con 6 horas de antelación para que el equipo se enfrié antes
de ser intervenido.
13. Se realiza el drenaje de aceites y fluidos a las cajas API.
14. El personal alista herramientas, consumibles e insumos requeridos para el
mantenimiento.
15. Realiza aislamiento eléctrico y de proceso al equipo antes de ser intervenido.
16. Intervención del equipo a mantenimiento.
17. Cambio de fluidos por horas de operación (aceites)
18. Cambio de filtros
19. Limpieza y reposición de piezas
20. Retiro de aislamientos eléctricos y mecánicos
21. Pruebas funcionales del equipo
22. Arranque del equipo
23. Disposición final de los residuos generados durante el mantenimiento.
24. Dar cierre a la OT subiéndola al SAP y con ella el paso a paso realizado y los
insumos utilizados.

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 Registro fotográfico

Lavado de piezas del equipo Retiro de accesorios

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Limpieza del equipo Calibración de inyectores

Ajuste de componentes Verificacion

Prearranque Arranque del equipo

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11 Diagrama de flujo del proceso productivo

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 3

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 12 Ecobalance

ENTREDAS SALIDAS

ELEMENTO PROCESO ELEMENTO

Equipos de combustión interna Identificación falla de equipo Emisión de gases

Combustibles fósiles

Electricidad

Energía eléctrica Generación de la OT Residuos sólidos reciclables (papel)

Componentes electrónicos  Impresión de documentos Toner

Residuos digitales

Aceite 15 W 40 empacada en caneca Cambio de aceite Residuos líquidos (aceite

de 55 gls metálica. contaminado)

Trapos Residuos sólidos Chatarra

Tela oleofilica Residuos sólidos peligrosos (trapos

contaminados con hidrocarburos y
Elementos de protección personal.
EPP contaminados)

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Filtros de aire Cambio de filtros Residuos solidos

Filtros de combustible

Desengrasantes Limpieza de piezas y componentes Aguas residuales industriales

Acpm Residuos sólidos peligrosos (trapos

contaminados con hidrocarburos y
Agua
EPP contaminados)
Elementos de protección personal

Combustibles fósiles Arranque del equipo Emisión de gases

Electricidad Agotamiento recurso hídrico

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 13 Conclusiones

1. Se realiza un análisis de las actividades realizadas por la empresa para generar

un diagrama de flujo del proceso.
2. Se identifica en el eco balance los residuos generados en el proceso productivo.
3. Profundizar en el desarrollo del sistema de gestión de la organización para
identificar sus falencias y en que se puede generar aportes para su mejora.
4. Se realiza la matriz de partes interesadas de la organización bajo criterio
personal.

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 14 Bibliografía

calidad, A. d. (2020). Asesor de calidad. Obtenido de Asesor de calidad :

http://asesordecalidad.blogspot.com/2019/01/matriz-de-partes-interesadas-segun-
iso.html#.XrrQvERKjtR
Hernandez, L. (24 de Noviembre de 2014). blogspot.com. Obtenido de blogspot.com:
http://luishernandezmora.blogspot.com/2014/11/eco-balance.html
SAS, S. A. (2020). Servicios Asociados SAS. Obtenido de Servicios Asociados SAS:
https://gruposas.co/

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