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compras/

Crear estrategias de liberación en pedidos de compras

Publicado en 26 febrero, 2011de Roberto Espinosa
 
 
 
 
 
 
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En muchas organizaciones, la gestión de las compras esta restringida por

importes, de forma que cuando se superan unos determinados valores de
compra, se requieren una o varias aprobaciones de personas diferentes a la que
esta gestionando la compra. Esta persona o personas son los que realmente
estan autorizando la compra.

Sap nos permite por estandar configurar estas autorizaciones a través de

las estrategias de liberación. En nuestro ejemplo, las vamos a realizar a
nivel de pedido de compra (Importe total del pedido), solo en una organización
de compras. Sap también lo permite a nivel de solicitudes de pedido.
La estrategia de liberación a definir va a ser la siguiente:

Importe de la compra Liberador Observaciones

Inferior a 1000 Euros
Entre 1000 y 3000 Euros
Mayor o igual a 3000
Euros
 
Comprador
Supervisor de Compras
Supervisor de Compras
(1er nivel)
Controller (2º nivel)
También podrían liberar
el supervisor de compras
o el controller
También podría liberar el
controller. Aunque libere
el comprador, siempre se
va a quedar bloqueado
hasta que liberen uno de
los otros dos.
Hasta que no libera el
supervisor, no puede
liberar el controller (es
una especie de visado).El
comprador no puede
 liberar nada.
Veamos los pasos necesarios para configurar esta funcionalidad en el sistema:

Ruta de customizing: Gestion de Materiales –> Compras –> Pedido –>

Procedimiento de liberacion para pedidos.

1. Creación de características.
A través de las características definimos los criterios que vamos a poder utilizar
posteriormente para hacer la clasificación de las liberaciones. Aquí definiremos
aquellos campos del pedido para los que luego vamos a definir una condición
que determina en que estado se quedan los pedidos y quien va a poder
liberarlos.
Para crear una característica, indicaremos un nombre (es recomendable que
empiezen todas por Z_), y a continuación una descripción, y un campo de
referencia (en la pestaña datos adicionales). En la tabla CEKKO (Comunicación
determinación-estrategia de liber. docum.comp.) tenemos los campos más
habituales del pedido que se pueden utilizar en las estrategias de liberación.
En nuestro ejemplo, vamos a crear tres características:

 Clase de pedido: Z_EKKO_BSART. Por si tuvieramos varios tipos de

documentos de compras y solo quisieramos restringir para una en concreto.
 Organización de compras: Z_EKKO_EKORG. En cada organización de
compras podemos tener unos criterios de importes diferentes, por ejemplo.
 Valor neto de pedido: Z_EKKO_GNETW. Con esta características vamos
a controlar los importes totales de los pedidos.
2. Creación de clase (agrupación de características).
La clase es el agrupador de características que luego vamos a asignar a los
grupos de liberación. Todo las características que incluyamos en la clase estarán
disponibles en la definición de las estrategia de liberación. La categoría de la
clase siempre ha de ser 032 Estrategia de liberación.
3. Creación de grupos de liberación.
Los grupos de liberación son el elemento sobre el que vamos a definir las
diferentes estrategias de liberación. Es el elemento básico a partir del cual
vamos a ir definiendo el resto. En el grupo de liberación se indica la Clase que
hemos definido antes, y que determina, como hemos indicado, que campos del
pedido tenemos disponible para nuestra clasificación y determinación de los
procedimientos de liberación.
4.Creación de códigos de liberación.
Para cada grupo de liberación, crearemos los códigos que representan los
diferentes roles o personas que van a intervenir en el procedimiento de
liberación. Es un código de 2 caracteres, con una descripción asociada.
5. Creación de indicadores de liberación.
Los indicadores de liberación son independientes de los grupos de liberación. Es
una lista de los diferentes estados en los que vamos a poder tener los pedidos en
el proceso de liberación.
Además, se determina cual o cuales de los indicadores de liberación que
suponen la liberación del pedido. Además, con la columna Modific. podemos
indicar como afecta una modificación en el pedido a una liberación ya efectuada
(en nuestra caso, he indicado el valor 4, que determina que se tengan que volver
a realizar las liberaciones en el caso de cambio (este valor funciona en
combinación con el campo Modif. valor en %, que determina el porcentaje de
aumento del importe del pedido para volver a tener que liberar. Si lo dejamos en
blanco, será siempre que haya un cambio en el pedido).

NOTA IMPORTANTE: Un pedido no se va a poder imprimir ni va a

poder recibir recepciones de mercancía hasta que sea liberado.
6. Definición de estrategias de liberación.
Esta es la última fase en la configuración de las estrategias de liberación. En
nuestro caso, para el grupo de liberación Z1 vamos a definir 3 estrategías, según
los importes que hemos apuntado anteriormente.

Compras inferiores a 1000 Euros.

Para ello creamos la estrategia de liberación 01 Compras < 1000. En la pantalla
principal indicamos los códigos de liberación que participan en la estrategia.
En la sección Estados liberación indicamos el status del pedido según las
liberaciones efectuadas sobre él. En nuestro caso:
 Si no hay ninguna liberación (campos Z1, Z2 y Z3 en blanco): el pedido se
queda en estado B Bloqueo General.
 En el resto de caso (liberación de cualquier de los tres posibles
liberadores): el pedido se queda en estado L Liberado y listo para ser
gestionado.
En la sección Clasificación determinamos los criterios que aplican a esta
estrategia de liberación: organización de compras 1003, clase de pedido NB e
importe de la compra inferior a 1000 Euros (tal y como vemos en la imagen
superior).
Compras entre 1000 euros y 3000 Euros.

En este caso, creamos la estrategia 02 para los importes entre 1000 y 3000
euros. Basicamente, es similar la estrategia a la definida anteriormente. En este
caso, si no ha liberado nadie o el que libera es el comprador, el pedido se queda
en el estado Bloqueo Supervisor Compras. El estado no cambia a liberado hasta
que libera el Supervisor o el Controller.
Compras mayores o iguales a 3000 Euros.

Esta es la ultima estrategia dentro del procedimiento de liberación definido. En

este caso, ademas hemos definido relaciones de dependencia entre los
diferentes códigos de liberación. En este caso, hasta que no haya liberado el
Supervisor de Compras (Código de liberación Z2), no va apoder liberar el
Controller (Código de liberación Z3). Esta dependencia la definimos en la
sección Condiciones liberación (que en los dos casos anteriores hemos dejado a
blanco).

El funcionamiento es sencillo. En la parte de las

filas tenemos el código del liberación. Para cada uno de ellos, tenemos en la
parte de las columnas todos los códigos de liberación restantes. Los que estan
marcados indican que son requisito para que  el código de la fila pueda liberar.
Por ejemplo, para el código Z3 Controller, se requiere una liberación previa del
Z2 (Supervisor Compras), pues aparece marcada la casilla del cruce del Z3 con
el Z2.

Los estados de
liberación van cambiando. Cuando no hay ninguna liberación, se queda en el
estado Bloqueo Supervisor Compras. Cuando libera el Supervisor, pasa al estado
Bloqueo Gerencia. Cuando libera el controller, pasa al estado liberado. Además,
aquí no hay liberación si solo liberara el Controller, debido a la condición
obligatoria que hemos fijado con las condiciones de liberación.
Una vez concluida la configuración, podemos verificar que la parametrización
este correcta con la opción Verificar estrategias de liberación (transacción
OMGSCK).

NOTA IMPORTANTES: AUTORIZACIONES

REQUERIDAS POR LOS USUARIOS PARA
LIBERAR.
A nivel de usuarios, se han de configurar los perfiles de autorización (Roles),
incluyendo elobjeto de autorización M_EINK_FRG. En el indicamos los
grupos de liberación, y los códigos de liberación que posee el usuario, y que le
van a permitir realizar las liberaciones oportunas según las estrategías de
liberación definidas. Por ejemplo, para nuestro usuario comprador, le
pondremos la autorización M_EINK_FRG con el grupo de liberación Z1, código
de liberación Z1. El supervisor tendra el valor Z2 en este último valor y el
controller el valor Z3. La autorización es la que determina realmente lo
que pueden hacer o no los usuarios.
La liberación de los pedidos se realiza en una transacción diferente a la de
creación/modificación de pedidos. Lo realizaríamos desde la transacción
ME29N para la liberación individual y desde la ME28 para la validación
colectiva o por lotes.
EJEMPLOS.
Ahora ya podríamos registrar los pedidos y verificar como van variando las
estrategias de liberación según los importes introducidos. En un primer
ejemplo, introducimos un pedido con un importe de 90 Euros. Tal y como
vemos en la imagen, en la pestaña Estrategia de Liberación, a nivel de cabecera
de pedido, nos aparece con un status (indicador de liberación) de Bloqueo
General, y el sistema nos informa que estamos en el grupo de liberación Z1, con
la estrategia de liberación 01 Compras < 1000.

A continuación, el usuario con la autorización de comprador libera el pedido a

través de la transacción ME29N. El status pasa a Liberado. Aparece igualmente
marcado el código de liberación de quien ha realizado la liberación.

En un segundo ejemplo, utilizamos un pedido con importe superior a 3000

euros. Podemos ver en este caso que se ha creado con status S Bloqueo
Supervisor de Compras, y el sistema ha determina la estrategia de liberación 03
Compras >= 3000. En este caso, solo nos aparece como posible liberador el
código Z2.

Una vez el supervisor libera desde la ME29N, el status cambia a G Bloqueo

Gerencia, y ya aparece para el Z3 la posiblida de realizar la segunda liberación
que va a liberar completamente el pedido.
Esto es solo un ejemplo de todas las posibilidades y posibles combinaciones que
podemos configurar en el sistema para la realización de estrategias de liberación
complejas.

ACTUALIZACION 20.01.2013.

Para el caso de que necesiteis incluir nuevos campos para el tratamiento de las
estrategias de liberacion, puede ser necesario utilizar la exit M06E0004 –
“Modif.estructura comunicación p.liberación docs.compras”. Para ese caso,
podeis guiaros con este interesante documento que habla sobre ello extraido en
el SCN de Sap: Release Strategy Enhancement in Purchase Order. Gracias a
Zafar A.Valsal por su aportación.