Sistema de control & administración de hoteles.

PRESENTACIÓN
El Sistema HOTELERO esta diseñado para facilitar la tarea de control y administración
de las transacciones y/u operaciones que se da a diario en un hotel, hospedaje, etc.
Este software fue diseñado y desarrollado contemplando las diferentes casos y
situaciones que se puedan presentar en un negocio de este giro, utilizando una interfaz
grafica, actual, moderna, rápida y agradable, que le resultara de mayor de entendimiento,
fácil manejo y aprendizaje, entre otras virtudes.
La aplicación presenta los siguientes menús (estos se detallaran con más detenimiento
mas adelante):

OPERACIONES: En este menú podrá encontrar las opciones que podrán ayudarlo a
ejecutar los principales procesos (transacciones) que se pueden presentar en su negocio
y/o empresa. Aquí encontrara: Control de habitaciones, Reservaciones, Abono, Compras,
Importar registro telefónico, Comanda de consumo, Ventas, Histórico, Cierre de turno,
Cierre diario.

MANTENIMIENTOS: Aquí podrá registrar, editar, buscar o eliminar los datos

preliminares y necesarios para poder realizar los procesos que presentamos en
OPERACIONES. Aquí encontrara: Clientes, Unidad de medida, Empresas, Habitación,
Tipo de habitación, País, Tipo de cambio, Insumos, Huésped, Productos, Proveedor,
Empleado, Tarjeta de crédito, Clase, Tipo de producto/insumo.

CONSULTAS: En este menú podrá encontrar las principales consultas de manera

detallada en base a diversos criterios, de manera fácil y simple. Aquí encontrara:
Consulta de huéspedes.

REPORTES: En este menú se encuentran los diversos reportes. Aquí encontrara: Stock
actual y descarga de productos, Reporte de compras, Reporte de ventas.

SEGURIDAD: En este menú se encuentra el mantenimiento de usuarios del sistema,

aquí también podrá configurar los permisos de acceso a los mismos. Aquí encontrara:
Usuarios, Configuración de Accesos a Usuarios.
SALIR: Use esta opción para salir del sistema.

ACERCA DE…: Este menú contiene una breve descripción del sistema HOTELERO e
datos de personas de nuestra entidad a quienes se puede contactar en cualquier
momento y eventualidad.
 GUIA PASO A PASO

1. Entrando al sistema: En caso ingrese al sistema por primera vez es necesario que
sea el administrador del sistema quien cree las cuentas de usuarios que crea
conveniente, cada uno con su respectiva clave y luego asignarle los permisos que el
considere.

a. Ingresar al sistema: Ubíquese en el directorio Escritorio de su

computador, y ejecute el icono llamado “Hotelero” o
“Hotelero.exe”.

b. Iniciando sesión, ingrese su cuenta de usuario y contraseña correspondiente. Si

el sistema detecta alguna anomalía en su cuenta de usuario y/o contraseña de
acceso este alojara la alerta correspondiente señalándole el motivo. También
verificara si su cuenta ha sido desactivada por el administrador del sistema,
también lanzara la alerta correspondiente. Si se presentara uno de estos casos,
el sistema le negara el acceso al sistema.

c. Menú principal. Esta ventana es la que usted podrá visualizar luego de haber
iniciado sesión, al ingresar al sistema se ejecuta automáticamente la opción
“Control de habitaciones” del menú Operaciones. De igual manera se ejecuta la
opción “Importar registro telefónico” ubicado en el mismo menú antes dicho.
 A continuación una breve descripción de los elementos del menú principal:

En la barra de menú usted encontrara las opciones que se describió en la

presentación del presente documento y en la barra de botones encontrara algunos
accesos directos a ciertas opciones de los menús.

Cada recuadro pequeño representa una habitación (suite, etc) de su

negocio. Cada habitación contempla 4 posibles estados que se
explican en la leyenda.

El primer estado y por defecto de cada habitación es

el estado LIBRE se da cuando la habitación se
encuentra disponible y lista para ser ocupada; luego
el estado SUCIO se da cuando la habitación ha sido
recientemente desocupada y requiere limpieza o
alguna clase de mantenimiento; luego el estado
OCUPADO se da cuando la habitación ya ha sido
cedida a un cliente y por ultimo el estado
RESERVADO se da cuando se realiza una
reservación a un cliente.

Debajo de la leyenda se ubica un botón de acceso

directo a la consulta de huéspedes ubicado en el
menú Consultas.

En la barra de estado se encontraran los siguientes elementos (de izquierda a derecha):

Nombre del negocio. Fecha actual del sistema, hora actual del sistema, nombre del
usuario que inicio sesión y su nivel de acceso, tipo de cambio actual, Estado del
importador telefónico (si esta actualizado correctamente se mostrara una imagen de un
Check, si no esta actualizado se mostrara una imagen de un foco encendido), Bloq
mayús., Bloq num.
Ventana

Observación:
antes de continuar
es preciso explicar
algunos términos
que se usaran de
aquí en adelante.

 Caja de texto

 Combo
Es necesario mencionar que en el caso de los botones de comando de la parte inferior:

Estos botones los encontraremos en la mayoría de las ventanas del sistema:

Nuevo, se usara cuando tenga la necesidad de crear un nuevo registro. Ejemplo: llega
un cliente nuevo a nuestro negocio, y lo primero que se necesita es tener sus datos
personales en nuestro sistema, en ese caso se recurre al menú “Mantenimientos” y luego
opción”Clientes”, se abrirá la ventana correspondiente y como no lo tenemos registrado a
nuestro nuevo cliente, oprimimos el botón nuevo con un clic del Mouse y a continuación
completara los datos que se requieren en el registro ya dicho.
Grabar, continuando con el ejemplo anterior, digamos que ya completamos los datos del
nuevo cliente, luego de haber hecho esa tarea lo siguiente seria grabarlo en nuestro
sistema mediante esta opción.
Editar, esta opción te permite modificar un registro en particular ya sea por tema de
actualización o error en el momento de registro.
Cancelar, mediante esta opción podremos cancelar un proceso de nuevo registro o
edición del mismo.
Eliminar, esta opción te permite eliminar un registro en particular, recuerde que esta
eliminación es definitiva, previamente el sistema verificara que el registro a eliminar no
tenga dependencias en otros procesos.
Buscar, con esta opción usted podrá consultar registros de una tabla en especifico,
usando diversos criterios de filtrado y ordenamiento. Y finalmente poder visualizarlo.
Imprimir, imprime el registro seleccionado.
Salir, abandonar la ventana o proceso actual.
2. Registro de ingreso, en esta ventana se registrara los datos de ingreso, este
proceso se hace por habitación.
1º elijamos la habitación Libre de la ventana de “control de habitaciones”(recordemos
que esta ventana se abre automáticamente al iniciar al sistema si no fuese así
podremos abrirla desde el menú “Operaciones”, opción “control de habitaciones”),
donde se alojara el cliente.

2º una vez hecho esto procedamos a dar un clic sobre la habitación seleccionada y
notara que se carga una pequeña ventana llamada Opciones, aquí se describe el
tipo de habitación y su nro. Aquí daremos clic en el boton llamado Habitación.

3º se abrirá la ventana de registro de datos de ingreso.

 Aquí es donde se registra el ingreso de un cliente a una habitación, se establece a
nombre de quien se hace el registro (ya se cliente o empresa), en el combo que se
ubica a la derecha de los Botón de opción que tienen como opción a ambos casos,
si no existiera el cliente o la empresa; se puede acceder al mantenimiento del mismo
(según la opción elegida) y crear el registro correspondiente, grabarlo y salir de la
ventana de mantenimiento que se haya abierto, y volver a elegir el registro en el
combo correspondiente, al hacer esto los demás damos como “documento” el sistema
se encargara de mostrarlo; luego especifique la fecha de ingreso, el sistema
comparara la fecha de ingreso y de salida y generara el # Noches. Se puede
especificar un motivo del viaje del cliente y hasta una vía de transporte, señalar
alguna observación, etc. En la parte inferior se puede detallar a las persona(s) que se
alojan en la habitación, pero esto es a gusto del usuario.
En la sección de Cálculos, se mostraran montos en soles y dólares, usted puede
editar la tarifa base por noche que se esta cobrando y asignar un descuento ya sea
por monto fijo o un porcentaje del precio base. El resto del cálculo lo hará el sistema
internamente.
Una vez completado todos los datos proceda a grabar el proceso. Luego de esto la
habitación seleccionada cambiara del estado Libre al estado Ocupado.

3. Registro de comandas de consumo, servicios & otros, este proceso le permitirá

asignar los consumos de productos del bar o restaurante a cada habitación o
empleado de su negocio, además de los servicios que solicite el cliente.
1º elijamos la habitación a quien se le cargara la comanda de consumo o servicio. Lo
hacemos con un clic.
2º luego volveremos a ver la ventana Opciones (ver 2. 2º) pero esta vez elijamos la
opción llamada Consumo.
PENDIENTE

4. Menú “Operaciones”: En este menú encontrara los

principales procesos que se puedan presentar, a
continuación describiremos cada una de sus
opciones.

a. Control de habitaciones, esta opción se

ejecuta automáticamente se ingresa al sistema,
aquí podrá apreciar de forma visual las
habitaciones que tenga su negocio, cada una
con el estado actual en el que se encuentre, leyenda y un botón para “Consulta
de huéspedes”.
b. Reservaciones, aquí usted podrá registrar una reservación para un cliente
especifico
En esta ventana podremos registrar reservaciones de habitación. Como ya se
explico antes para crear un nuevo registro daremos clic en Nuevo en caso del
campo Nro no se rellenara ya que este campo es generado automáticamente
por el sistema, luego tenemos dos botón opción, cual elijamos dependerá de a
nombre de quien se le hará la reservación ¿a un cliente o una empresa?, una
vez hecho la elección procederemos a elegir en el Combo una opción en este
caso el nombre o razón social a quien se le hará la reserva. Si no existiese el
registro deseado en el sistema (probablemente se trata de un nuevo cliente o
empresa), daremos clic en el botón que se encuentra a la derecha del combo,
este botón abrirá el mantenimiento que corresponda (según su elección en los
botones de opción) para que usted pueda crear el nuevo registro. Una vez
finalizado y grabado el nuevo registro cierre la ventana de mantenimiento que se
haya abierto y vuelva al combo a ubicar el registro deseado. Luego
procederemos a especificar la fecha de reserva en el combo de fecha, pase a
elegir la habitación que se reservara (solo se tomaran en cuenta las habitaciones
cuyo estado sea Libre), finalmente podrá colocar observaciones que usted
considere necesarias, y grabamos la reservación.
Si en caso se desea modificar algún dato de la reserva podrá usar el botón
Editar y luego tiene que grabar nuevamente para actualizar los cambios
realizados.
 c.
5.