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HERRAMIENTAS TECNOLÓGICAS
HERRAMIENTAS TECNOLÓGICAS
SEMANA 5
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Planillas Excel. Parte III
Reservados todos los derechos Instituto Superior de Artes y Ciencias de la Comunicación S.A.. No se permite copiar, reproducir, reeditar, descargar,
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Artes y Ciencias de la Comunicación S.A. La infracción de dichos derechos puede constituir un delito contra la propiedad intelectual.
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APRENDIZAJES ESPERADOS
El estudiante será capaz de:
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APRENDIZAJES ESPERADOS.................................................................................................................. 2
INTRODUCCIÓN .................................................................................................................................... 4
3. Microsoft Excel como parte de la gestión de la información de forma eficiente (Nivel
Avanzado)............................................................................................................................................. 7
3.1. Filtro automático y avanzado............................................................................................... 7
3.2. Tablas dinámicas avanzadas .............................................................................................. 11
3.3. Fórmulas en tablas dinámicas ............................................................................................ 14
3.4. Macros................................................................................................................................ 20
3.5. Formularios ........................................................................................................................ 20
COMENTARIO FINAL .......................................................................................................................... 24
REFERENCIAS ...................................................................................................................................... 25
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INTRODUCCIÓN
Dentro de las herramientas tecnológicas del Por otra parte, los datos que se presentan en
Excel avanzado abordaremos cuatro de ellas, nuestras hojas pueden segmentarse de
las cuales se estudiaran con el objetivo de acuerdo con algunos criterios específicos, y
tener las nociones sobre su funcionamiento los filtros avanzaos y autofiltros serán las
en particular. En primer lugar, conoceremos herramientas que permitirán clasificar la
las tablas dinámicas, las cuales permiten información y mostrar solo lo que nos
resumir, analizar, explorar y presentar datos interese ver en nuestra hoja de cálculo.
de resumen. Estas tablas también permiten
Para el ingreso y búsqueda de datos, se
ver fácilmente comparaciones, patrones y
explicará el uso de formularios, y finalmente
tendencias útiles para tomar decisiones
para automatizar las tareas se presentará el
informadas sobre datos críticos de una
uso de macros y la grabación de los mismos.
empresa.
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RESUMEN
El Excel avanzado es una herramienta tecnológica indispensable para el manejo de datos dentro de
cualquier organización. Un buen desempeño en el uso de esta herramienta, permite un mejor
manejo de los datos e información, así mismo, permite realizar análisis y generar valor agregado a
las estrategias y proyectos de una compañía. Dentro de Excel Avanzado se encuentran algunas
funciones como el manejo de filtros, las tablas dinámicas, las macros y el manejo de formularios.
Conocer y diferencias cada una de estas funcionalidades, permitirá aprovechar al máximo el libro
electrónico para el manejo de datos y orientar los proyectos que desarrollemos en Excel para la
automatización de las tareas sobre los datos.
PALABRAS CLAVE
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PREGUNTAS GATILLANTES
¿Qué ventajas podemos obtener al filtrar datos en Excel?
¿Cómo las tablas dinámicas pueden ser una herramienta útil para el manejo de grandes cantidades
de datos?
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El comando “Filtro avanzado”, permite filtrar un rango en contexto, como el comando Autofiltro,
pero no muestra listas desplegables para las columnas. En lugar de ello, tiene que escribir los
criterios según los cuales desea filtrar los datos en un rango de criterios independiente situado sobre
el rango. Un rango de criterios permite filtrar criterios más complejos.
El filtro básico es fácil de ajustar y utilizar, pero Excel también tiene un poderoso filtro "Avanzado"
que te permite ordenar y filtrar las hojas de cálculo con una librería de comandos. Los filtros
avanzados son rápidos de configurar, son personalizables, y permiten que veas la información que
quieres ver. Utiliza los filtros avanzados cuando quieras esconder información irrelevante y ubicar
rápidamente la información importante.
A continuación, se diseña una lista de datos en Excel, y se escriben los siguientes datos los cuales
están relacionados con las transacciones de una empresa trasnacional con sede en España:
• A1: Referencia (La numeración de las transacciones, es un numero correlativo).
• B1: Fecha Alta (Celda en formato fecha).
• C1: Tipo, corresponde al tipo de transacción de la empresa fue Parking, Local, Oficina,
Suelo o Industrial.
• D1: Operación, corresponde a una venta o alquiler (arriendo).
• E1: Provincia, lugar donde se realiza la transacción.
• F1: Superficie en metros.
• G1: Precio de la transacción.
• H1: Fecha de la transacción o venta.
• I1: Vendedor.
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Figura 2
Base de datos de transacciones corredora de propiedades
Luego de que los datos se encuentren cargados en Excel, se observa cómo se activa en el menú
datos la opción de filtros. Una vez que los filtros están activos (autofiltros) se observa en el
encabezado de los datos una lista desplegable, tal como se ilustra en la siguiente figura:
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Figura 3
Activación de los Filtros en la lista de datos
Luego, se debe elegir en cual celda del encabezado se desea seleccionar el criterio de filtra. En este
caso se elige la celda E1, y se requiere filtrar por la columna “Provincia” y allí seleccionar la provincia
Barcelona, el resultado debe ser que se muestren solo las filas que cumplan ese criterio, tal como
se observa en la siguiente figura:
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Figura 4
Datos filtrados por provincia
1. Primero debe tener la lista de datos cargada en Excel. Los datos deben tener un encabezado
para la mejor selección de los campos de la tabla dinámica.
2. Seleccione las celdas a partir de las que quiera crear una tabla dinámica.
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Figura 5
Inserción de una Tabla dinámica
4. En la opción seleccione los datos que desea analizar, haga clic en “Seleccionar una tabla o
rango”.
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Figura 6
Selección de los Datos a incluir en la tabla dinámica
5. Finalmente, escoja dónde desea colocar el informe de tabla dinámica, seleccione, nueva
hoja de cálculo para colocar la tabla dinámica en una nueva hoja de cálculo u hoja de cálculo
existente y después, seleccione la ubicación en la que desea que aparezca la tabla dinámica
y haga clic en aceptar.
Para agregar un campo a la tabla dinámica, active la casilla del nombre del campo en el panel
Campos de tabla dinámica.
Nota: los campos seleccionados se agregan a sus áreas predeterminadas; los campos no numéricos
se agregan a “Filas”, las jerarquías de fecha y hora se agregan a “Columnas” y los campos numéricos
se agregan a “Valores”.
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Figura 7
Campos de la Tabla Dinámica
Nota: Para mover un campo de un área a otra, arrastre el campo al área de destino.
a) Use un campo calculado cuando quiera usar los datos de otro campo en la fórmula.
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b) Use un elemento calculado cuando quiera que la fórmula use datos de uno o más elementos
específicos dentro de un campo.
Para los elementos calculados, puede introducir fórmulas distintas celdas por celda. Por ejemplo, si
un elemento calculado denominado RecuentoNaranjas tiene la fórmula =Naranjas * 0,25 para todos
los meses, puede cambiar la fórmula a =Naranjas * 0,5 para junio, julio y agosto.
Figura 8
Campos Calculados en la tabla dinámica
Para usar los datos de otro campo en la fórmula, haga clic en el campo en el cuadro Campos
y, después, haga clic en “Insertar campo”. Por ejemplo, para calcular una Comisión del 15 %
en cada valor del campo ventas, puede escribir =Ventas * 15 %.
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Figura 9
Agrupación de elementos de la Tabla Dinámica
Para usar los datos de un elemento en la fórmula, haga clic en el elemento de la lista Elementos
y, a continuación haga clic en Insertar elemento (el elemento debe ser del mismo campo que el
elemento calculado).
Para los elementos calculados, escriba fórmulas distintas celdas por celda
1. Haga clic en una celda cuya fórmula quiera cambiar. Para cambiar la fórmula de varias
celdas, mantenga presionada la tecla CTRL y haga clic en las celdas adicionales.
2. En barra de fórmulas, escriba los cambios en la fórmula.
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Puede mostrar una lista de todas las fórmulas que se usan en la tabla dinámica actual.
Antes de modificar una fórmula, determine si esa fórmula está en un campo calculado o un
elemento calculado. Si la fórmula se encuentra en un elemento calculado, determine también si la
fórmula es la única para el elemento calculado.
Para los elementos calculados, puede editar fórmulas individuales para celdas específicas de un
elemento calculado. Por ejemplo, si un elemento calculado denominado CálculoNaranjas tiene la
fórmula =Naranjas * ,25 para todos los meses, puede cambiar la fórmula a =Naranjas * ,5 para junio,
julio y agosto.
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Cuando hay varias fórmulas para un elemento calculado, la fórmula predeterminada que se escribió
cuando se creó el elemento, tiene el nombre de elemento calculado en la columna B. Para las demás
fórmulas para un elemento calculado, la columna B contiene tanto el nombre del elemento
calculado como los nombres de los elementos de intersección.
Por ejemplo, es posible que tenga una fórmula predeterminada para un elemento calculado llamado
MiElemento y otra fórmula para este elemento identificada como Ventas de enero de MiElemento.
En la tabla dinámica, debería buscar esta fórmula en la celda Ventas de la fila MiElemento y la
columna Enero.
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Editar una fórmula individual para una celda específica de un elemento calculado
1. Haga clic en una celda cuya fórmula quiera cambiar. Para cambiar la fórmula de varias
celdas, mantenga presionada la tecla CTRL y haga clic en las celdas adicionales.
2. En barra de fórmulas, escriba los cambios en la fórmula.
Nota: Al eliminar una fórmula de tabla dinámica, esta se quita permanentemente. Si no quiere
quitar una fórmula de forma permanente, puede ocultar el campo o un elemento en su lugar
arrastrándola fuera de la tabla dinámica.
Se mostrarán las herramientas de tabla dinámica y se agregarán las pestañas Analizar y Diseño.
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3.4. MACROS
3.5. FORMULARIOS
Los formularios en Excel son un método para ingresar datos a nuestras hojas y son de mucha
utilidad porque nos ayudan a evitar errores en la captura de información. Podemos comparar
los formularios de Excel con los formularios impresos en papel.
Seguramente has llenado un formulario en papel, tal vez cuando has acudido a alguna oficina de
gobierno para realizar un trámite, así que debe ser familiar este elemento. Estos formularios
contienen instrucciones precisas de lo que debes escribir y contienen los recuadros necesarios para
ingresar los datos.
Los formularios en Excel no son tan diferentes de los formularios impresos ya que de igual manera
proveen de los espacios necesarios para ingresar los datos. Estos utilizan objetos especiales
conocidos como controles de formulario que son los que nos permiten agregar campos de texto,
listas, botones de opción entre otras cosas más.
Cuando hablamos de formularios en Excel, es necesario recordar que podemos crear tres tipos
diferentes de formularios:
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• Formulario de datos.
• Hojas de cálculo con controles de formulario o controles ActiveX.
• Formularios de usuario en VBA.
Formulario de datos
A través de un formulario de datos podemos mostrar al usuario la información de una sola fila de
una tabla. En este formulario se puede hacer la edición de la información e inclusive crear un nuevo
registro para la tabla.
Figura 10
Pantalla para agregar un formulario
Con el programa Excel se puede generar automáticamente un formulario de datos para cualquier
tabla. Un detalle importante a considerar sobre los formularios de datos es que si una celda contiene
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una fórmula no podrás modificar dicha fórmula mediante el formulario sino que solamente se
mostrará el resultado del cálculo sin poder editarlo.
Debido a que las celdas de una hoja de Excel sirven para introducir información, se puede pensar
en una hoja como un gran formulario. De esta manera, al agregar controles de formulario a la hoja
podremos crear formularios de entrada de datos muy útiles. Por ejemplo, podemos agregar a
nuestra hoja un control de cuadro de lista para facilitar la selección de los elementos.
Figura 11
Ejemplo de Control de lista en una hoja de Excel
De igual manera podemos agregar botones, cuadros combinados, casillas de verificación y otros
controles más que nos ayudarán a crear formularios avanzados.
Cuando una fila de datos es muy grande y necesita un desplazamiento horizontal repetido,
considere la posibilidad de usar un formulario de datos para agregar, editar, buscar y eliminar filas.
Un formulario de datos ofrece una manera cómoda de escribir o mostrar una fila completa de
información en un rango o una tabla sin desplazarse horizontalmente. Se puede observar que la
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entrada de datos es más sencilla con el uso de un formulario de datos, dado que no tendrá que
desplazarse de columna en columna en caso de que tenga más columnas de datos de las que puedan
verse en pantalla. Use un formulario de datos cuando sea suficiente un formulario simple de cuadros
de texto que enumeren los encabezados de columna como etiquetas y no necesite características
de formulario personalizadas ni sofisticadas, como un control de número o cuadro de lista.
Si es necesario, agregue un encabezado de columna a cada columna del rango o de la tabla. Excel
usa estos encabezados de columna para crear etiquetas para cada campo del formulario. El botón
de formulario suele estar en la pestaña de datos, pero si no se encuentra debe incluirlo desde el
menú ARCHIVO –> OPCIONES.
Figura 12
Icono de Activación de un formulario de datos
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COMENTARIO FINAL
Las herramientas avanzadas de Excel nos demuestran lo potente y funcional que estas son para el
manejo y la gestión de datos. Las tablas dinámicas, los formularios, las macros, y el uso de filtros se
orientan al manejo de grandes cantidades de información y a la optimización de un volumen de
datos de distintos tipos.
En general, el objetivo es conocer que estas herramientas tecnológicas existen y que se pueden
profundizar en su aplicación en función de las necesidades que tengamos, considerando que con
la práctica podremos ir mejorando y perfeccionando el uso de las mismas.
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REFERENCIAS
Pazos, A. A., y García Fronti, M. S. (2006). Microsoft Excel para contadores . Argentina: Editorial
Omicrom System.
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