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SEMANA 5.

HERRAMIENTAS TECNOLÓGICAS

HERRAMIENTAS TECNOLÓGICAS

SEMANA 5

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Planillas Excel. Parte III

Reservados todos los derechos Instituto Superior de Artes y Ciencias de la Comunicación S.A.. No se permite copiar, reproducir, reeditar, descargar,
publicar, emitir, difundir, de forma total o parcial la presente obra, ni su incorporación a un sistema informático, ni su transmisión en cualquier
forma o por cualquier medio (electrónico, mecánico, fotocopia, grabación u otros) sin autorización previa y por escrito de Instituto Superior de
Artes y Ciencias de la Comunicación S.A. La infracción de dichos derechos puede constituir un delito contra la propiedad intelectual.
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APRENDIZAJES ESPERADOS
El estudiante será capaz de:

• Resolver problemáticas para la gestión de la


información de forma eficiente a partir del uso de
herramientas de Microsoft Excel (nivel avanzado).

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APRENDIZAJES ESPERADOS.................................................................................................................. 2
INTRODUCCIÓN .................................................................................................................................... 4
3. Microsoft Excel como parte de la gestión de la información de forma eficiente (Nivel
Avanzado)............................................................................................................................................. 7
3.1. Filtro automático y avanzado............................................................................................... 7
3.2. Tablas dinámicas avanzadas .............................................................................................. 11
3.3. Fórmulas en tablas dinámicas ............................................................................................ 14
3.4. Macros................................................................................................................................ 20
3.5. Formularios ........................................................................................................................ 20
COMENTARIO FINAL .......................................................................................................................... 24
REFERENCIAS ...................................................................................................................................... 25

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INTRODUCCIÓN
Dentro de las herramientas tecnológicas del Por otra parte, los datos que se presentan en
Excel avanzado abordaremos cuatro de ellas, nuestras hojas pueden segmentarse de
las cuales se estudiaran con el objetivo de acuerdo con algunos criterios específicos, y
tener las nociones sobre su funcionamiento los filtros avanzaos y autofiltros serán las
en particular. En primer lugar, conoceremos herramientas que permitirán clasificar la
las tablas dinámicas, las cuales permiten información y mostrar solo lo que nos
resumir, analizar, explorar y presentar datos interese ver en nuestra hoja de cálculo.
de resumen. Estas tablas también permiten
Para el ingreso y búsqueda de datos, se
ver fácilmente comparaciones, patrones y
explicará el uso de formularios, y finalmente
tendencias útiles para tomar decisiones
para automatizar las tareas se presentará el
informadas sobre datos críticos de una
uso de macros y la grabación de los mismos.
empresa.

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RESUMEN
El Excel avanzado es una herramienta tecnológica indispensable para el manejo de datos dentro de
cualquier organización. Un buen desempeño en el uso de esta herramienta, permite un mejor
manejo de los datos e información, así mismo, permite realizar análisis y generar valor agregado a
las estrategias y proyectos de una compañía. Dentro de Excel Avanzado se encuentran algunas
funciones como el manejo de filtros, las tablas dinámicas, las macros y el manejo de formularios.

Conocer y diferencias cada una de estas funcionalidades, permitirá aprovechar al máximo el libro
electrónico para el manejo de datos y orientar los proyectos que desarrollemos en Excel para la
automatización de las tareas sobre los datos.

PALABRAS CLAVE

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PREGUNTAS GATILLANTES
¿Qué ventajas podemos obtener al filtrar datos en Excel?

¿Cómo las tablas dinámicas pueden ser una herramienta útil para el manejo de grandes cantidades
de datos?

¿De qué forma los macros permiten la automatización de tareas en Excel?

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3. MICROSOFT EXCEL COMO PARTE DE LA GESTIÓN DE LA


INFORMACIÓN DE FORMA EFICIENTE (NIVEL AVANZADO)
Microsoft Excel cuenta con herramientas avanzadas que permite ordenar datos para facilitar los
procesos de toma de decisiones, además, estas herramientas permiten mejorar la visualización de
los mismos con el objetivo de utilizar al máximo el potencial de Excel para reconocer, operar y
gestionar los datos.

3.1. FILTRO AUTOMÁTICO Y AVANZADO


La aplicación de filtros es una forma rápida y fácil de buscar un subconjunto de datos de un rango y
trabajar con los mismos. Un rango filtrado muestra sólo las filas que cumplen el criterio que se
especifique para una columna. Microsoft Excel proporciona dos comandos para aplicar filtros a los
rangos, estos son:
• Autofiltro o filtro automático: Este permite filtrar por selección, para criterios simples.
• Filtro avanzado: Se utiliza para criterios más complejos.

A diferencia de la ordenación, el filtrado no reorganiza los rangos. El filtrado oculta temporalmente


las filas que no se desea mostrar. Cuando Excel filtra filas, le permite modificar, aplicar formato,
representar en gráficos e imprimir el subconjunto del rango sin necesidad de reorganizarlo ni
ordenarlo.
Estos filtros de pueden ubicar dentro de la pestaña o sección DATOS, y allí se encuentra identificado
como Filtro.
Figura 1
Activación de los filtros en Excel

Nota. Elaboración Propia

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El comando “Filtro avanzado”, permite filtrar un rango en contexto, como el comando Autofiltro,
pero no muestra listas desplegables para las columnas. En lugar de ello, tiene que escribir los
criterios según los cuales desea filtrar los datos en un rango de criterios independiente situado sobre
el rango. Un rango de criterios permite filtrar criterios más complejos.

El filtro básico es fácil de ajustar y utilizar, pero Excel también tiene un poderoso filtro "Avanzado"
que te permite ordenar y filtrar las hojas de cálculo con una librería de comandos. Los filtros
avanzados son rápidos de configurar, son personalizables, y permiten que veas la información que
quieres ver. Utiliza los filtros avanzados cuando quieras esconder información irrelevante y ubicar
rápidamente la información importante.

Ejemplo de aplicación de filtros

A continuación, se diseña una lista de datos en Excel, y se escriben los siguientes datos los cuales
están relacionados con las transacciones de una empresa trasnacional con sede en España:
• A1: Referencia (La numeración de las transacciones, es un numero correlativo).
• B1: Fecha Alta (Celda en formato fecha).
• C1: Tipo, corresponde al tipo de transacción de la empresa fue Parking, Local, Oficina,
Suelo o Industrial.
• D1: Operación, corresponde a una venta o alquiler (arriendo).
• E1: Provincia, lugar donde se realiza la transacción.
• F1: Superficie en metros.
• G1: Precio de la transacción.
• H1: Fecha de la transacción o venta.
• I1: Vendedor.

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Figura 2
Base de datos de transacciones corredora de propiedades

Nota. Adaptado de Tutorial Excel UTN. Filtros y Filtros avanzados.


https://sites.google.com/site/tutorialexcelutn2014/home/filtros

Luego de que los datos se encuentren cargados en Excel, se observa cómo se activa en el menú
datos la opción de filtros. Una vez que los filtros están activos (autofiltros) se observa en el
encabezado de los datos una lista desplegable, tal como se ilustra en la siguiente figura:

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Figura 3
Activación de los Filtros en la lista de datos

Nota. Adaptado de Tutorial Excel UTN. Filtros y Filtros avanzados.


https://sites.google.com/site/tutorialexcelutn2014/home/filtros

Luego, se debe elegir en cual celda del encabezado se desea seleccionar el criterio de filtra. En este
caso se elige la celda E1, y se requiere filtrar por la columna “Provincia” y allí seleccionar la provincia
Barcelona, el resultado debe ser que se muestren solo las filas que cumplan ese criterio, tal como
se observa en la siguiente figura:

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Figura 4
Datos filtrados por provincia

Nota. Adaptado de Tutorial Excel UTN. Filtros y Filtros avanzados.


https://sites.google.com/site/tutorialexcelutn2014/home/filtros

3.2. TABLAS DINÁMICAS AVANZADAS


Las tablas dinámicas representan una de las herramientas más poderosas de Excel. Estas permiten
resumir y analizar fácilmente grandes cantidades de información con tan sólo arrastrar y soltar las
diferentes columnas que formarán el reporte. De igual forma, permiten agrupar datos en una gran
cantidad de maneras diferentes para obtener la información que necesitamos. En esta ocasión se
explicará el funcionamiento básico de una tabla dinámica.

A continuación, se muestra los pasos para el funcionamiento de las tablas dinámicas:

1. Primero debe tener la lista de datos cargada en Excel. Los datos deben tener un encabezado
para la mejor selección de los campos de la tabla dinámica.
2. Seleccione las celdas a partir de las que quiera crear una tabla dinámica.

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3. Seleccione la pestaña: Insertar > Tabla dinámica.

Figura 5
Inserción de una Tabla dinámica

Nota. Elaboración Propia

4. En la opción seleccione los datos que desea analizar, haga clic en “Seleccionar una tabla o
rango”.

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Figura 6
Selección de los Datos a incluir en la tabla dinámica

Nota. Elaboración Propia


En la ventana de la figura anterior, debe corroborar el rango de celdas donde se ubican sus datos.

5. Finalmente, escoja dónde desea colocar el informe de tabla dinámica, seleccione, nueva
hoja de cálculo para colocar la tabla dinámica en una nueva hoja de cálculo u hoja de cálculo
existente y después, seleccione la ubicación en la que desea que aparezca la tabla dinámica
y haga clic en aceptar.

Para agregar un campo a la tabla dinámica, active la casilla del nombre del campo en el panel
Campos de tabla dinámica.

Nota: los campos seleccionados se agregan a sus áreas predeterminadas; los campos no numéricos
se agregan a “Filas”, las jerarquías de fecha y hora se agregan a “Columnas” y los campos numéricos
se agregan a “Valores”.

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Figura 7
Campos de la Tabla Dinámica

Nota. Adaptado de Microsoft ©Excel

Nota: Para mover un campo de un área a otra, arrastre el campo al área de destino.

3.3. FÓRMULAS EN TABLAS DINÁMICAS


Es posible incluir cálculos dentro de las tablas dinámicas. Estos cálculos se realizan mediante
fórmulas. De acuerdo con Microsoft (s.f.), se presenta el procedimiento para realizar la inclusión de
estas fórmulas en las tablas dinámicas. Antes de seleccionar la formulas, se debe decidir si se quiere
un campo calculado o un elemento calculado dentro de un campo. El procedimiento a seguir es el
siguiente:

a) Use un campo calculado cuando quiera usar los datos de otro campo en la fórmula.

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b) Use un elemento calculado cuando quiera que la fórmula use datos de uno o más elementos
específicos dentro de un campo.

Para los elementos calculados, puede introducir fórmulas distintas celdas por celda. Por ejemplo, si
un elemento calculado denominado RecuentoNaranjas tiene la fórmula =Naranjas * 0,25 para todos
los meses, puede cambiar la fórmula a =Naranjas * 0,5 para junio, julio y agosto.

Si tiene varios elementos calculados o fórmulas, se puede ajustar el orden de cálculo.

Agregar un campo calculado

1. Haga clic en la tabla dinámica. Se mostrarán las herramientas de tabla dinámica y se


agregarán las pestañas Analizar y Diseño.
2. En la pestaña Analizar, en el grupo Cálculos, haga clic en “Campos, elementos y conjuntos”
y después, haga clic en “Campo calculado”.

Figura 8
Campos Calculados en la tabla dinámica

Nota. Adaptado de Microsoft ©Excel

3. En el cuadro Nombre, escriba un nombre para el campo.


4. En el cuadro Fórmula, escriba la fórmula para el campo.

Para usar los datos de otro campo en la fórmula, haga clic en el campo en el cuadro Campos
y, después, haga clic en “Insertar campo”. Por ejemplo, para calcular una Comisión del 15 %
en cada valor del campo ventas, puede escribir =Ventas * 15 %.

5. Haga clic en Agregar.

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Agregar un elemento calculado a un campo

1. Haga clic en la tabla dinámica. Se mostrarán las herramientas de tabla dinámica y se


agregarán las pestañas Analizar y Diseño.
2. Si se agrupan elementos en el campo, en la pestaña Analizar, en el grupo Agrupar, haga
clic en Desagrupar.

Figura 9
Agrupación de elementos de la Tabla Dinámica

Nota. Adaptado de Microsoft ©Excel

3. Haga clic en el campo donde quiera agregar el elemento calculado.


4. En la pestaña Analizar, en el grupo Cálculos, haga clic en Campos, elementos y conjuntos,
y después, haga clic en Elemento calculado.
5. En el cuadro Nombre, escriba el nombre que quiera dar al elemento calculado.
6. En el cuadro Fórmula, escriba la fórmula para el elemento.

Para usar los datos de un elemento en la fórmula, haga clic en el elemento de la lista Elementos
y, a continuación haga clic en Insertar elemento (el elemento debe ser del mismo campo que el
elemento calculado).

7. Haga clic en Agregar.

Para los elementos calculados, escriba fórmulas distintas celdas por celda

1. Haga clic en una celda cuya fórmula quiera cambiar. Para cambiar la fórmula de varias
celdas, mantenga presionada la tecla CTRL y haga clic en las celdas adicionales.
2. En barra de fórmulas, escriba los cambios en la fórmula.

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Ajuste el orden de cálculo para varios elementos calculados o fórmulas.

1. Haga clic en la tabla dinámica. Se mostrarán las herramientas de tabla dinámica y se


agregarán las pestañas Analizar y Diseño.
2. En la pestaña Analizar, en el grupo Cálculos, haga clic en Campos, elementos y conjuntos y,
después, haga clic en Orden de resolución.
3. Haga clic en una fórmula y, después, haga clic en Subir o Bajar.
4. Continúe hasta que las fórmulas estén en el orden en que quiere que se calculen.

Ver todas las fórmulas que se usan en una tabla dinámica

Puede mostrar una lista de todas las fórmulas que se usan en la tabla dinámica actual.

1. Haga clic en la tabla dinámica. Se mostrarán las herramientas de tabla dinámica y se


agregarán las pestañas Analizar y Diseño.
2. En la pestaña Analizar, en el grupo Cálculos, haga clic en Campos, elementos y conjuntos y,
después, haga clic en Fórmulas de lista.

Editar una fórmula de tabla dinámica

Antes de modificar una fórmula, determine si esa fórmula está en un campo calculado o un
elemento calculado. Si la fórmula se encuentra en un elemento calculado, determine también si la
fórmula es la única para el elemento calculado.

Para los elementos calculados, puede editar fórmulas individuales para celdas específicas de un
elemento calculado. Por ejemplo, si un elemento calculado denominado CálculoNaranjas tiene la
fórmula =Naranjas * ,25 para todos los meses, puede cambiar la fórmula a =Naranjas * ,5 para junio,
julio y agosto.

Determinar si una fórmula está en un campo calculado o un elemento calculado

1. Haga clic en la tabla dinámica. Se mostrarán las herramientas de tabla dinámica y se


agregarán las pestañas Analizar y Diseño.
2. En la pestaña Analizar, en el grupo Cálculos, haga clic en Campos, elementos y conjuntos y,
después, haga clic en Fórmulas de lista.
3. En la lista de fórmulas, busque la fórmula que quiere cambiar que aparece en Campo
calculado o Elemento calculado.

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Cuando hay varias fórmulas para un elemento calculado, la fórmula predeterminada que se escribió
cuando se creó el elemento, tiene el nombre de elemento calculado en la columna B. Para las demás
fórmulas para un elemento calculado, la columna B contiene tanto el nombre del elemento
calculado como los nombres de los elementos de intersección.

Por ejemplo, es posible que tenga una fórmula predeterminada para un elemento calculado llamado
MiElemento y otra fórmula para este elemento identificada como Ventas de enero de MiElemento.
En la tabla dinámica, debería buscar esta fórmula en la celda Ventas de la fila MiElemento y la
columna Enero.

4. Siga adelante mediante uno de los siguientes métodos de edición.

Editar una fórmula de campo calculado

1. Haga clic en la tabla dinámica. Se mostrarán las herramientas de tabla dinámica y se


agregarán las pestañas Analizar y Diseño.
2. En la pestaña Analizar, en el grupo Cálculos, haga clic en Campos, elementos y conjuntos y,
después, haga clic en Campo calculado.
3. En el cuadro Nombre, seleccione el campo calculado para el que quiere cambiar la fórmula.
4. En el cuadro Fórmula, edite la fórmula.
5. Haga clic en Modificar.

Editar una única fórmula para un elemento calculado

1. Haga clic en el campo que contiene el elemento calculado.


2. En la pestaña Analizar, en el grupo Cálculos, haga clic en Campos, elementos y conjuntos y,
después, haga clic en Elemento calculado.
3. En el cuadro Nombre, seleccione el elemento calculado.
4. En el cuadro Fórmula, edite la fórmula.
5. Haga clic en Modificar.

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Editar una fórmula individual para una celda específica de un elemento calculado

1. Haga clic en una celda cuya fórmula quiera cambiar. Para cambiar la fórmula de varias
celdas, mantenga presionada la tecla CTRL y haga clic en las celdas adicionales.
2. En barra de fórmulas, escriba los cambios en la fórmula.

Eliminar una fórmula de tabla dinámica

Nota: Al eliminar una fórmula de tabla dinámica, esta se quita permanentemente. Si no quiere
quitar una fórmula de forma permanente, puede ocultar el campo o un elemento en su lugar
arrastrándola fuera de la tabla dinámica.

1. Determine si la fórmula está en un campo calculado o en un elemento calculado.Los campos


calculados aparecen en la lista de campos de tabla dinámica. Los elementos calculados
aparecen como elementos dentro de otros campos.
2. Siga uno de los siguientes procedimientos:
o Para eliminar un campo calculado, haga clic en cualquier lugar en la tabla dinámica.
o Para eliminar un elemento calculado, en la tabla dinámica, haga clic en el campo
que contiene el elemento que quiere eliminar.

Se mostrarán las herramientas de tabla dinámica y se agregarán las pestañas Analizar y Diseño.

3. En la pestaña Analizar, en el grupo Cálculos, haga clic en Campos, elementos y conjuntos y,


después, haga clic en Campo calculado o Elemento calculado.
4. En el cuadro Nombre, seleccione el campo o el elemento que quiere eliminar.
5. Haga clic en Eliminar.

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3.4. MACROS

• Para conocer acerca de los marcos, te invito a descargar en


plataforma el recurso didáctico: Objetivos, grabación
automática y ejecución de marcos

3.5. FORMULARIOS
Los formularios en Excel son un método para ingresar datos a nuestras hojas y son de mucha
utilidad porque nos ayudan a evitar errores en la captura de información. Podemos comparar
los formularios de Excel con los formularios impresos en papel.

¿Qué es un formulario en Excel?

Seguramente has llenado un formulario en papel, tal vez cuando has acudido a alguna oficina de
gobierno para realizar un trámite, así que debe ser familiar este elemento. Estos formularios
contienen instrucciones precisas de lo que debes escribir y contienen los recuadros necesarios para
ingresar los datos.

Los formularios en Excel no son tan diferentes de los formularios impresos ya que de igual manera
proveen de los espacios necesarios para ingresar los datos. Estos utilizan objetos especiales
conocidos como controles de formulario que son los que nos permiten agregar campos de texto,
listas, botones de opción entre otras cosas más.

Tipos de formularios en Excel

Cuando hablamos de formularios en Excel, es necesario recordar que podemos crear tres tipos
diferentes de formularios:

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• Formulario de datos.
• Hojas de cálculo con controles de formulario o controles ActiveX.
• Formularios de usuario en VBA.

Formulario de datos

A través de un formulario de datos podemos mostrar al usuario la información de una sola fila de
una tabla. En este formulario se puede hacer la edición de la información e inclusive crear un nuevo
registro para la tabla.

Figura 10
Pantalla para agregar un formulario

Nota. Elaboración Propia

Con el programa Excel se puede generar automáticamente un formulario de datos para cualquier
tabla. Un detalle importante a considerar sobre los formularios de datos es que si una celda contiene

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una fórmula no podrás modificar dicha fórmula mediante el formulario sino que solamente se
mostrará el resultado del cálculo sin poder editarlo.

Hoja de cálculo con controles de formulario

Debido a que las celdas de una hoja de Excel sirven para introducir información, se puede pensar
en una hoja como un gran formulario. De esta manera, al agregar controles de formulario a la hoja
podremos crear formularios de entrada de datos muy útiles. Por ejemplo, podemos agregar a
nuestra hoja un control de cuadro de lista para facilitar la selección de los elementos.

Figura 11
Ejemplo de Control de lista en una hoja de Excel

Nota. Elaboración Propia

De igual manera podemos agregar botones, cuadros combinados, casillas de verificación y otros
controles más que nos ayudarán a crear formularios avanzados.

Agregar, modificar, buscar y eliminar filas mediante un formulario de datos

Cuando una fila de datos es muy grande y necesita un desplazamiento horizontal repetido,
considere la posibilidad de usar un formulario de datos para agregar, editar, buscar y eliminar filas.
Un formulario de datos ofrece una manera cómoda de escribir o mostrar una fila completa de
información en un rango o una tabla sin desplazarse horizontalmente. Se puede observar que la

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entrada de datos es más sencilla con el uso de un formulario de datos, dado que no tendrá que
desplazarse de columna en columna en caso de que tenga más columnas de datos de las que puedan
verse en pantalla. Use un formulario de datos cuando sea suficiente un formulario simple de cuadros
de texto que enumeren los encabezados de columna como etiquetas y no necesite características
de formulario personalizadas ni sofisticadas, como un control de número o cuadro de lista.

Agregar el botón formulario a la cinta

Si es necesario, agregue un encabezado de columna a cada columna del rango o de la tabla. Excel
usa estos encabezados de columna para crear etiquetas para cada campo del formulario. El botón
de formulario suele estar en la pestaña de datos, pero si no se encuentra debe incluirlo desde el
menú ARCHIVO –> OPCIONES.

Figura 12
Icono de Activación de un formulario de datos

Nota. Elaboración Propia

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COMENTARIO FINAL
Las herramientas avanzadas de Excel nos demuestran lo potente y funcional que estas son para el
manejo y la gestión de datos. Las tablas dinámicas, los formularios, las macros, y el uso de filtros se
orientan al manejo de grandes cantidades de información y a la optimización de un volumen de
datos de distintos tipos.

En general, el objetivo es conocer que estas herramientas tecnológicas existen y que se pueden
profundizar en su aplicación en función de las necesidades que tengamos, considerando que con
la práctica podremos ir mejorando y perfeccionando el uso de las mismas.

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REFERENCIAS
Pazos, A. A., y García Fronti, M. S. (2006). Microsoft Excel para contadores . Argentina: Editorial
Omicrom System.

Charte, F. (2016). Excel 2016. Manuales Avanzados. Anaya Multimedia

Microsoft (2016). Microsoft Versión 2016

Microsoft (s.f.). Calcular valores en una tabla dinámica Recuperado de:


https://support.microsoft.com/es-es/office/calcular-valores-en-una-tabla-
din%C3%A1mica-11f41417-da80-435c-a5c6-b0185e59da77

PARA REFERENCIAR ESTE DOCUMENTO, CONSIDERE:

IACC (2020). Planillas Excel. Parte III. Herramientas Tecnológicas. Semana 5.

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