s7 Contenido HERTC

SEMANA 7.
HERRAMIENTAS TECNOLÓGICAS
HERRAMIENTAS TECNOLÓGICAS
SEMANA 7
4
Informes en Word. Parte II
Reservados todos los derechos Instituto Superior de Artes y Ciencias de la Comunicación S.A.. No se permite copiar, reproducir, reeditar, descargar,
publicar, emitir, difundir, de forma total o parcial la presente obra, ni su incorporación a un sistema informático, ni su transmisión en cualquier
forma o por cualquier medio (electrónico, mecánico, fotocopia, grabación u otros) sin autorización previa y por escrito de Instituto Superior de
Artes y Ciencias de la Comunicación S.A. La infracción de dichos derechos puede constituir un delito contra la propiedad intelectual.
IACC-2020
1
SEMANA 7. HERRAMIENTAS TECNOLÓGICAS
APRENDIZAJES ESPERADOS
El estudiante será capaz de:
• Elaborar informe en la herramienta Microsoft

Word, para la gestión de la información de forma
eficiente.
IACC-2020
2
APRENDIZAJES ESPERADOS.................................................................................................................. 2
INTRODUCCIÓN .................................................................................................................................... 4
2. Informes en Word ........................................................................................................................ 7
2.1. Configuración de tabulaciones, sangrías y listas. ................................................................ 7
2.1.1. Usar y configurar tabulaciones. ................................................................................... 7
2.1.2. Crear, aplicar y cambiar las sangrías. ........................................................................... 7
2.1.3. Crear una lista numerada. ............................................................................................ 8
2.1.4. Crear una lista con viñetas. .......................................................................................... 8
2.2. Índices y bibliografía automática. ........................................................................................ 9
2.3. Combinación de correspondencia. .................................................................................... 14
COMENTARIO FINAL .......................................................................................................................... 23
REFERENCIAS ...................................................................................................................................... 24
IACC-2020
3
INTRODUCCIÓN
Microsoft Word representa un importante Por otro lado, un índice permite enumerar los
procesador de palabras a nivel mundial, términos y los temas que se tratan en un
algunas funcionalidades que se destacaran documento, así como las páginas en las que
para la creación de documentos o informes aparecen. Para crear un índice, se marcan las
con esta herramienta son: el manejo de listas entradas de índice especificando el nombre
numeradas o viñetas, la automatización de de la entrada principal y de la referencia
índices o referencias y la función avanzada de cruzada en el documento y a continuación, se
combinación de correspondencia. genera el índice.
Word cuenta con herramientas para el Finalmente, se presentará la combinación de

manejo y aplicación de listas numeradas o correspondencia como un proceso a través
viñetas. La función viñetas o numeración en del cual los datos de una lista de direcciones
Word son muy útiles, pues ayudan a crear son insertados y colocados en una carta o
listas de una manera rápida y fácil así como documento modelo, creando así, una carta
también, nos ayudan a identificar y personalizada para cada uno de los miembros
puntualizar temas o ítems que deseamos de la lista de direcciones tomada como base.
estructurar.
IACC-2020
4
RESUMEN
Después de conocer la edición de textos a nivel de párrafos, es fundamental profundizar en las
distintas aplicaciones que ofrece el procesador de palabras Word. En este contenido se abordarán
elementos como las listas numeradas y viñetas, el manejo de índices automáticos a partir de tablas
de datos referenciadas y el manejo de la combinación de correspondencia como una herramienta
que une al paquete Word con Excel u Outlook, y todas aplicaciones de Microsoft.
Luego de utilizar estas funcionalidades, se habrán adquirido competencias asociadas con el manejo
avanzado de Word que permitirán mejorar el uso y presentación de los informes o documentos que
se realicen.
PALABRAS CLAVE
IACC-2020
5
PREGUNTAS GATILLANTES
¿De qué forma se puede separar la información de un mismo tipo, dentro de un informe de Word?
¿Es posible automatizar el diseño de índices o de referencias bibliográficas de un documento?
¿Se puede diseñar un documento y replicarlo de forma personalizada a una lista de contactos?
IACC-2020
6
2. INFORMES EN WORD
2.1. CONFIGURACIÓN DE TABULACIONES, SANGRÍAS Y LISTAS.
2.1.1. USAR Y CONFIGURAR TABULACIONES.
Microsoft Word provee cuatro tipos de tabulaciones (izquierda, derecha, centro y decimal) y dos
maneras de configurarlas. Es más fácil configurar tabulaciones con la regla, pero puedes ser más
preciso con el comando "Tabulaciones".
2.1.2. CREAR, APLICAR Y CAMBIAR LAS SANGRÍAS.
El cuadro de diálogo Párrafo contiene opciones generales de sangría y espaciado. En la parte inferior
del cuadro de diálogo hay una vista previa del aspecto que tendrán las opciones antes de aplicarlas.
Tabla 1
Tipos de sangría
Nota. Tomado de Microsoft soporte©.
IACC-2020
7
2.1.3. CREAR UNA LISTA NUMERADA.
Para insertar una lista numerada se deben seguir algunos pasos.
Antes de continuar con el contenido, se invita a descargar en

plataforma el recurso adicional: Pasos para crear una lista numerada
2.1.4. CREAR UNA LISTA CON VIÑETAS.
Para crear una lista con viñetas, se deben seguir los pasos del apartado anterior, pero en lugar de
numeración se debe seleccionar la opción viñeta. En la Imagen 3, se observa donde se ven los tipos
de viñeta que por defecto trae Word.
Imagen 1. Tipos de Viñeta
Nota: Fuente: Elaboración propia.
IACC-2020
8
Ejemplo de una lista con viñetas.
Los componentes de un computador son los siguientes:
• Procesador.
• Memoria.
• Dispositivos Periféricos:
Dispositivos de entrada.
Dispositivos de salida.
Dispositivos de Almacenamiento.
• Otros.
2.2. ÍNDICES Y BIBLIOGRAFÍA AUTOMÁTICA
Para elaborar índices o bibliografías automáticas, lo primero que se debe realizar es definir el título,
subtítulos y cualquier otra división en el texto que se requiera vincular.
Imagen 2. Estableciendo los títulos y los subtítulos
Nota. Elaboración propia.
IACC-2020
9
Después se deben ir seleccionando los títulos por orden de importancia en el índice. Esto se
logra seleccionando (sombreando) el texto y después dando clic en “Título 1”, “Título 2”, “Título
3”… (Heading 1, Heading 2, Heading 3…), en ”Inicio” (Home) en la barra superior de Word.
1. Seleccionas con “Heading1” (título 1 ) al título de cada sección.
Imagen 3. Título de nivel 1 Heading 1
2. Luego seleccionar “Heading2” (título 2) para los subtítulos.
IACC-2020
10
Imagen 4. Título de nivel 2 Heading 2
Se pueden agregar otros niveles como un “Heading3”, “Heading4” o posterior, en caso de necesitar
más divisiones.
Imagen 5. Título de nivel 3 y 4 Heading 3 y 4
Es posible modificar las características de fuente (tipo de letras, tamaños) con la que tus títulos se
han cambiado después de asignarles un formato de Heading. Se pueden cambiar sombreando el
IACC-2020
11
texto y dando clic con el botón derecho del mouse sobre el número el botón “Heading1”
(“Heading2”…) y después, dando clic en “Modificar” (Modify).
Imagen 6
Edición de un título
Otra funcionalidad importante a la hora de crear un índice es agregar numeración a las páginas.
IACC-2020
12
Imagen 7
Numeración de Páginas
Nota. http://blog.udlap.mx/blog/2014/02/comohacerunindiceautomaticoenword/
Luego que se definió el orden del informe, documento o trabajo, se debe generar el índice. Lo
primero que se debe hacer, es colocar el cursor una hoja antes del principio de tu texto (hasta arriba
de la segunda hoja). Después de clic en “Insertar” y luego en “Salto de Página” (Page break), para
añadir la hoja que ocupará tu índice.
Imagen 8
Insertar salto de página
IACC-2020
13
Nota. Tomado de http://blog.udlap.mx/blog/2014/02/comohacerunindiceautomaticoenword/
El programa va a agregar una hoja en blanco en donde tendrás que colocar tu cursor en la esquina
y dar clic en Inicio>Normal.
Luego dirígete a “Referencias” (References) en la barra superior y selecciona “Tabla de contenidos”

(Table of contents); ahí selecciona la opción que mejor te parezca. Nosotros seleccionaremos la
primera.
Imagen 9
Tabla de contenidos
Nota. Tomado de http://blog.udlap.mx/blog/2014/02/comohacerunindiceautomaticoenword/
Nota: Si por alguna razón deseas modificar el índice (agregar títulos, páginas…), no necesitas
cambiar todo, sólo identifica los títulos con su respectivo formato de Título (heading) y da doble clic
en la parte superior del índice. Aparecerá un pequeño recuadro que dirá “Actualizar tabla” (Update
table), donde deberás seleccionar una opción. Se actualizará automática y correctamente.
De esta manera quedará un índice o unas referencias configuradas de forma automática desde tu
documento.
2.3. COMBINACIÓN DE CORRESPONDENCIA
IACC-2020
14
La funcionalidad de combinar correspondencia en Word permite diseñar una carta, un informe,

incluso un mensaje de correo electrónico y enviarlo a una lista de contactos o base de datos de
forma personalizada, incluyendo para cada uno de los envíos información particular de la persona.
Una de las formas más usuales de realizar lo anterior, es combinar Word con Excel. A continuación,
se describirá cómo combinar correspondencia en Word, utilizando un documento Excel como base
de datos que contiene además las direcciones de correo electrónico a las que enviar el mensaje
personalizado. Este proceso es similar para realizar combinaciones de correspondencia postal,
siendo la diferencia la especificación inicial del objetivo proceso y el proceso final de impresión. Para
combinar correspondencia solo se requiere un documento Excel que contenga en cada columna los
datos personales como nombre, apellidos, dirección o aquellos que sean necesarios para la creación
de la correspondencia, incluyendo el email que utilizaremos para el envío.
En el siguiente ejemplo, se combinarán los destinatarios que tienen el email en el mismo documento
Excel, sin embargo, si estos se tienen en los contactos de Outlook como grupo o lista de Word, el
proceso es el mismo solo hace falta especificar en el proceso donde se encuentran las direcciones.
Podemos tener también ya elaborada una carta específica o una plantilla, preparada para enviar a
todos, sin los datos concretos de cada destinatario, o la podemos realizar al abrir el Word. Podemos
seguir el asistente del mismo Office, es más fácil y simplifica el proceso guiándonos en todo el
proceso.
A continuación, se muestran los pasos para combinar correspondencia:
1. Acceder al asistente. Abrimos el Word y en la pestaña ”Correspondencia”, encontraremos

“Iniciar combinación de correspondencia”, no seleccionaremos ninguna opción del
desplegable, en la última línea tenemos “Paso a paso…”. Esto nos iniciará el asistente.
IACC-2020
15
Imagen 10. Menú Correspondencia en Word
Nota. Elaboración propia
2. El asistente nos presenta una columna a la derecha, como primer paso debemos especificar
qué tipo de documento, aquí seleccionaremos si se trata de crear las cartas impresas, los
sobres o son mensajes de correo electrónico. Una vez que seleccionamos la opción,
pasamos al siguiente paso con el enlace inferior. Siempre podremos recorrer el asistente
hacia atrás para hacer cambios si es necesario.
Nota: Si redactará una carta para un grupo de personas y luego desea imprimir las cartas o tener
un documento que agrupe cada carta en una hoja, selecciona la opción cartas.
Aquí se solicita si utilizaremos el documento que hemos abierto o si creamos uno nuevo. Como
ejemplo, nosotros usaremos uno creado antes, y luego podemos pasar al paso siguiente.
3. Debemos elegir a quién enviaremos los correos, las opciones superiores permiten usar una
lista ya guardada en Word o crearla, o bien usar los contactos de Outlook. Como queremos
utilizar los correos que se encuentran en un documento Excel lo buscaremos en nuestro
ordenador con el botón “Examinar”.
IACC-2020
16
Imagen 11
Selección la lista de datos
Nota. Elaboración propia
Al abrir un documento Excel, se nos presentan las hojas del libro, como la lista está en la Hoja1 la
seleccionamos. Si además tenemos la primera fila con el título del contenido de cada columna
debemos asegurarnos que se marque la opción.
Imagen 12
Selección de la hoja en Excel que contiene la información
IACC-2020
17
4. Cuando aceptamos nos muestra el contenido del libro Excel. Solo tendremos que aceptar si
queremos todas las filas, en caso contrario, es el momento de desmarcar los destinatarios
que no deban elaborarse.
IACC-2020
18
Imagen 13
Confirmación de los destinatarios
A partir de aquí nos indica en el asistente el origen de las direcciones. Podremos pasar al paso
siguiente.
5. Como en el libro Excel ya tenemos otros datos, entre ellos el nombre del destinatario,
podemos combinar directamente estos datos con el documento. Para esto, colocamos el
cursor donde queremos añadir el campo y seleccionamos una opción de la derecha. La
opción de línea de saludo permite especificar una construcción, y en caso de no tener el
dato como el Nombre para completarlo, se puede añadir una línea alternativa.
IACC-2020
19
Imagen 14
Definición de una línea de saludo (opcional)
En esta misma ventana podemos asociar nombres de campos con columnas del Excel, esto lo
haremos en “Asignar campos”.
Imagen 15
Selección de campos a combinar
IACC-2020
20
Si se desea añadir otros datos del documento Excel esto puede hacerse con la opción “Más
elementos”, añadiendo el campo especifico en el documento. Ahora ya deberíamos tener nuestro
documento con los campos a añadir.
Imagen 16
Visualización de los campos añadidos
En el siguiente paso, se permite revisar el resultado y nos muestra el primer documento completado
y navegando con el asistente podemos revisar cómo queda cada una de las cartas.
IACC-2020
21
Imagen 17
Vista previa de la combinación
7. Para finalizar, en el último paso, nos permite la opción de combinar correo electrónico.
Opción que elegimos al inicio, para evitar imprimir cartas, etc. Al marcarla se abre un cuadro
de dialogo, en él indicaremos en la primera línea mediante un desplegable, el nombre de la
columna donde están los emails de los destinatarios, y en la segunda, indicaremos el
“Asunto” que llevará el correo electrónico.
8. Al aceptar se prepara y envía el correo al Outlook, a la bandeja de salida.
De esta forma, ya podemos combinar correspondencia de un Word mediante correo electrónico

contenido en el mismo documento Excel.
IACC-2020
22
COMENTARIO FINAL
El software Microsoft Word, sin duda es un procesador de palabras muy robustos y a nivel avanzado
cuenta con funcionalidades que nos facilitan las actividades relacionadas con el manejo de informes
y documentos importantes. El manejo de índices automáticos, la combinación de correspondencia
y el uso de numeraciones y viñetas son algunas de las herramientas que mejorar el tiempo de
respuesta, la presentación de nuestros documentos y la disminución de errores a la hora de procesar
los textos.
Además el manejo y la flexibilidad para diseñar, personalizar y presentar nuestros informes escritos
lo convierte en un software robusto y con una gran amigabilidad que hace fácil el manejo y uso de
las diferentes características y opciones que presenta Word.
IACC-2020
23
REFERENCIAS
Microsoft soporte© (10 de agosto de 2020) .Personalizar barra de opciones en Office.
https://docs.microsoft.com/es-es/office/troubleshoot/word/toolbars-and-toolbar-
buttons-in-word
Montes, V. P. (2015). Word 2013. Recuperado de https://ebookcentral.proquest.com
Pascual, F. (2014). Word 2013: Manual básico. Recuperado de https://ebookcentral.proquest.com
PARA REFERENCIAR ESTE DOCUMENTO, CONSIDERE:
IACC (2020). Informes en Word. Parte II. Herramientas Tecnológicas. Semana 7.
IACC-2020
24
IACC-2020
25

s7 Contenido HERTC

Cargado por

Información del documento

Título original

Derechos de autor

Formatos disponibles

Compartir este documento

Compartir o incrustar documentos

Opciones para compartir

¿Le pareció útil este documento?

¿Este contenido es inapropiado?

Copyright:

Formatos disponibles

s7 Contenido HERTC

Cargado por

Copyright:

Formatos disponibles

SEMANA 7.

• Elaborar informe en la herramienta Microsoft

Word cuenta con herramientas para el Finalmente, se presentará la combinación de

¿Es posible automatizar el diseño de índices o de referencias bibliográficas de un documento?

2.1. CONFIGURACIÓN DE TABULACIONES, SANGRÍAS Y LISTAS.

2.1.1. USAR Y CONFIGURAR TABULACIONES.

2.1.2. CREAR, APLICAR Y CAMBIAR LAS SANGRÍAS.

Nota. Tomado de Microsoft soporte©.

2.1.3. CREAR UNA LISTA NUMERADA.

Para insertar una lista numerada se deben seguir algunos pasos.

Antes de continuar con el contenido, se invita a descargar en

2.1.4. CREAR UNA LISTA CON VIÑETAS.

Imagen 1. Tipos de Viñeta

Nota: Fuente: Elaboración propia.

Ejemplo de una lista con viñetas.

Los componentes de un computador son los siguientes:

2.2. ÍNDICES Y BIBLIOGRAFÍA AUTOMÁTICA

Imagen 2. Estableciendo los títulos y los subtítulos

Nota. Elaboración propia.

1. Seleccionas con “Heading1” (título 1 ) al título de cada sección.

Imagen 3. Título de nivel 1 Heading 1

Nota. Elaboración propia.

2. Luego seleccionar “Heading2” (título 2) para los subtítulos.

Imagen 4. Título de nivel 2 Heading 2

Nota. Elaboración propia.

Imagen 5. Título de nivel 3 y 4 Heading 3 y 4

Nota. Elaboración propia.

Nota. Elaboración propia.

Nota. Tomado de http://blog.udlap.mx/blog/2014/02/comohacerunindiceautomaticoenword/

Luego dirígete a “Referencias” (References) en la barra superior y selecciona “Tabla de contenidos”

Nota. Tomado de http://blog.udlap.mx/blog/2014/02/comohacerunindiceautomaticoenword/

2.3. COMBINACIÓN DE CORRESPONDENCIA

La funcionalidad de combinar correspondencia en Word permite diseñar una carta, un informe,

A continuación, se muestran los pasos para combinar correspondencia:

1. Acceder al asistente. Abrimos el Word y en la pestaña ”Correspondencia”, encontraremos

Imagen 10. Menú Correspondencia en Word

Nota. Elaboración propia

Nota. Elaboración propia

Nota. Elaboración propia.

Nota. Elaboración propia.

Nota. Elaboración propia.

Nota. Elaboración propia.

Nota. Elaboración propia.

Nota. Elaboración propia.

8. Al aceptar se prepara y envía el correo al Outlook, a la bandeja de salida.

De esta forma, ya podemos combinar correspondencia de un Word mediante correo electrónico

Montes, V. P. (2015). Word 2013. Recuperado de https://ebookcentral.proquest.com

Pascual, F. (2014). Word 2013: Manual básico. Recuperado de https://ebookcentral.proquest.com

PARA REFERENCIAR ESTE DOCUMENTO, CONSIDERE:

IACC (2020). Informes en Word. Parte II. Herramientas Tecnológicas. Semana 7.

También podría gustarte