SECRETARÍA DE LA DEFENSA NACIONAL.

DIR. GRAL. DE ARCH. E HIST. SECCIÓN TÉCNICA.

DIRECTIVA PARA LA IMPLEMENTACIÓN DEL ARCHIVO TIPO.

I. OBJETIVO.

IMPLANTAR EN TODOS LOS ORGANISMOS DEL EJÉRCITO Y FUERZA AÉREA

MEXICANOS EL “ARCHIVO TIPO”, ORDENADO POR EL C. GENERAL
SECRETARIO DE LA DEFENSA NACIONAL, CON EL OBJETO DE EFICIENTAR
EL SERVICIO.

II. INFORMACIÓN.

A. CON EL FIN DE QUE TODOS LOS ARCHIVOS DEL SISTEMA ARCHIVÍSTICO

MILITAR, SEAN MANEJADOS Y CONTROLADOS CONFORME A DOCTRINA,
EL ALTO MANDO ORDENO LA IMPLEMENTACIÓN DEL ARCHIVO TIPO, EL
CUAL DEBERÍA CONTAR CON TODOS LOS RECURSOS INDISPENSABLES
PARA SU BUEN FUNCIONAMIENTO.

B. EN LA PRIMERA ETAPA SE IMPLANTO EL PROTOTIPO DE ARCHIVO EN

LOS CUARTELES GENERALES DE REGIÓN Y ZONAS MILITARES
(NOVIEMBRE DE 1996 A ABRIL DE 1997), DE ENTRE LOS PRINCIPALES
PROBLEMAS QUE SE SUSCITARON PARA SU IMPLEMENTACIÓN FUE LA
FALTA DE ALGÚN MOBILIARIO Y EQUIPO, PRINCIPALMENTE
ANAQUELERÍA Y CAJAS ARCHIVADORAS, DE ESTAS ÚLTIMAS ESTA
DIRECCIÓN MINISTRO A LA TOTALIDAD DE LOS ARCHIVOS QUE
CONFORMAN EL SISTEMA, LAS NECESARIAS PARA LA PROTECCIÓN DE
SUS ACERVOS.

C. ES IMPORTANTE SABER QUE EL PROTOTIPO DE ARCHIVO ESTA

SUSTENTADO EN LA DOCTRINA ARCHIVÍSTICA, QUERIENDO DECIR, QUE
AL APLICAR CORRECTAMENTE LOS LINEAMIENTOS ESTABLECIDOS, SE
FACILITARÁ LA LABOR ARCHIVÍSTICA Y AL MISMO TIEMPO SE
EFICIENTARA EL SERVICIO.

D. TOMANDO EN CONSIDERACIÓN QUE VARIAS UNIDADES, DEPENDENCIAS

E INSTALACIONES, PRESENTAN UN AVANCE EN LA REORGANIZACIÓN
DE SUS ARCHIVOS, SE CONCEDE UN PLAZO DE TRES MESES, A PARTIR
DEL 15 DE DICIEMBRE DE 1997, PARA QUE BAJO LA SUPERVISIÓN DE
ESTA DIRECCIÓN Y DE LAS JEFATURAS REGIONALES DEL SERVICIO,
SEA IMPLEMENTADO EN LA TOTALIDAD DE LOS ORGANISMOS.

1
III. ORGANIZACIÓN Y FUNCIONAMIENTO.

PARA LA IMPLEMENTACIÓN DEL ARCHIVO TIPO EN LAS UNIDADES,

DEPENDENCIAS E INSTALACIONES DEL EJÉRCITO Y FUERZA AÉREA
MEXICANOS, SE DEBERÁ CONTAR CON LO SIGUIENTE:

A. ORGANIZACIÓN.

PARA SU BUEN FUNCIONAMIENTO LOS ARCHIVOS SE ORGANIZARAN

CON JEFATURA Y CUATRO GRUPOS O MESAS, CONFORME SE
ESPECIFICA EN EL MANUAL DE ARCHIVO DEL EJÉRCITO Y FUERZA
AÉREA MEXICANOS. CAPITULO IV, PRIMERA SECCIÓN.

B. FUNCIONAMIENTO.

TODA VEZ QUE LOS ARCHIVOS FUNCIONAN CONFORME A DOCTRINA,

SE DEBERÁN TOMAR EN CUENTA LAS DIFERENTES ACTIVIDADES QUE
DEBEN REALIZAR CADA UNA DE LAS MESAS O GRUPOS QUE INTEGRAN
UN ARCHIVO, DE CONFORMIDAD CON EL MANUAL DE ARCHIVO DEL
EJÉRCITO Y FUERZA AÉREA MEXICANOS. CAPITULO IV, SEGUNDA
SECCIÓN.

IV. INTEGRACIÓN DE LOS ARCHIVOS.

PARA QUE UN ARCHIVO TENGA UN FUNCIONAMIENTO ADECUADO Y

EFICIENTE, ES INDISPENSABLE QUE CUENTE CON LOS RECURSOS QUE
FACILITEN EL DESEMPEÑO DE SU QUEHACER.

A. RECURSOS HUMANOS.

SIENDO EL ELEMENTO HUMANO EL FACTOR DETERMINANTE, ES

INDISPENSABLE QUE EL PERSONAL QUE SE DESEMPEÑE EN LOS
ARCHIVOS REÚNA EL PERFIL ESPECIFICADO EN EL MANUAL ARCHIVO
DEL EJÉRCITO Y FUERZA AÉREA MEXICANOS. CAPITULO V, TERCERA
SECCIÓN.

B. RECURSOS MATERIALES.

1. LOCAL.

EL DESTINADO PARA EL ARCHIVO, REVISTE IMPORTANCIA, POR LO

QUE DEBE SER SEGURO Y FUNCIONAL, CUYAS CARACTERÍSTICAS
ESTÁN ESPECIFICADAS EN EL MANUAL DE ARCHIVO DEL EJÉRCITO
Y FUERZA AÉREA MEXICANOS. CAPITULO V, TERCERA SECCIÓN.

2
 2. MOBILIARIO, EQUIPO Y ÚTILES.

DENTRO DE LOS RECURSOS MATERIALES CON QUE DEBE CONTAR

UN ARCHIVO, SE DEBE CONSIDERAR EL MOBILIARIO, EQUIPO Y
ÚTILES ADECUADOS, EL CUAL PERMITIRÁ UNA ORGANIZACIÓN,
CUSTODIA Y MANEJO EFICIENTES DEL ACERVO DOCUMENTAL Y UN
MEJOR DESEMPEÑO DE LAS LABORES ARCHIVÍSTICAS, SIENDO EL
INDISPENSABLE EL QUE SE MENCIONA EN EL MANUAL DE ARCHIVO
DEL EJÉRCITO Y FUERZA AÉREA MEXICANOS. CAPITULO V,
TERCERA SECCIÓN, INCISOS A, B Y C.

C. RECURSOS TÉCNICOS.

PARA FACILITAR EL TRABAJO QUE SE LLEVA EN LOS ARCHIVOS Y QUE

SU FUNCIONAMIENTO SEA CONFORME A DOCTRINA, SE DEBERÁ
CONTAR SIEMPRE CON LOS APOYOS TÉCNICOS, SIGUIENTES.

- MANUAL DE ARCHIVO DEL EJÉRCITO Y FUERZA AÉREA MEXICANOS.

- REGLAMENTO DE LA DIRECCIÓN DE ARCHIVO MILITAR.
- REGLAMENTO INTERIOR DE LA SECRETARÍA DE LA DEFENSA
NACIONAL.
- P.S.O. “ASPECTOS MILITARES”.
- INSTRUCTIVO PARA LA APLICACIÓN DEL CATALOGO DE VIGENCIA
DE DOCUMENTOS QUE INTEGRAN UN EXPEDIENTE.
- CATÁLOGOS.
- LIBRETAS D REGISTRO.

V. MEDIDAS DE SEGURIDAD.

EN TODO ARCHIVO, SE DEBE CONTAR CON MEDIDAS DE SEGURIDAD,

TANTO FÍSICAS COMO AQUELLAS QUE PREVIENEN LA FUGA DE
INFORMACIÓN, POR TAL MOTIVO SE DEBE APLICAR LO INSCRITO EN EL
CAPITULO XI, DEL MANUAL DE ARCHIVO DEL EJÉRCITO Y FUERZA AÉREA
MEXICANOS.

VI. DOCUMENTACIÓN.

ES EL ELEMENTO MÁS IMPORTANTE DE TODOS LOS QUE INTEGRAN UN

ARCHIVO, LA CUAL ES ORIGINADA POR DIFERENTES MEDIOS COMO SON:

A. LA CORRESPONDENCIA REMITIDA Y TRAMITADA ENTRE LOS

DIFERENTES ORGANISMOS DEL EJÉRCITO Y FUERZA AÉREA
MEXICANOS Y ENTRE DEPENDENCIAS OFICIALES Y PARTICULARES.

B. LOS DOCUMENTOS QUE SE FORMULAN INTERNAMENTE EN LAS

UNIDADES, DEPENDENCIAS E INSTALACIONES.

3
 C. LO ANTERIOR CONTIENE LA INFORMACIÓN QUE CONSTITUYE LO
INDISPENSABLE PARA LA TOMA DE DECISIONES, PARA LA EJECUCIÓN
DE UN TRABAJO SEA OPERATIVO O ADMINISTRATIVO.

D. SIENDO LA DOCUMENTACIÓN EL PRINCIPAL ELEMENTO DE UN ARCHIVO,

LA CLASIFICACIÓN DE ESTA REVISTE GRAN IMPORTANCIA, PARA SER
LOCALIZADA FÁCIL Y OPORTUNAMENTE.

E. PARA PODER LLEVAR A CABO LO ANTERIOR ES REQUISITO QUE LA

DOCUMENTACIÓN QUE CONTENGA UN ARCHIVO SE CONTROLE EN
EXPEDIENTES POR ASUNTOS O MATERIAS COMPETENCIA DEL
ORGANISMO AL QUE ESTA ADSCRITO EL ARCHIVO; PARA CLASIFICAR
LOS DOCUMENTOS Y FORMULAR LOS EXPEDIENTES SE DEBE ATENDER
A LO INDICADO EN EL CAPITULO VII, DEL MANUAL DE ARCHIVO DEL
EJÉRCITO Y FUERZA AÉREA MEXICANOS.

VII. CATALOGACIÓN.

A. ES UN ASPECTO IMPORTANTE PARA PODER LOCALIZAR Y FACILITAR

OPORTUNAMENTE LOS ASUNTOS QUE SEAN REQUERIDOS,
FACILITANDO EL MANEJO DE LOS EXPEDIENTES QUE SE CONSERVAN
EN LOS ARCHIVOS.

B. HAY QUE DIFERENCIAR LA ACTIVIDAD ARCHIVÍSTICA, CATALOGACIÓN Y

EL CATALOGO, EL CUAL REPRESENTA EL LISTADO DE LOS
EXPEDIENTES QUE SE MANTIENEN EN CUSTODIA.

C. LO TRASCENDENTE DE LOS CATÁLOGOS ES QUE AQUELLOS

CONTIENEN LAS CÉDULAS DONDE SE HACEN LAS ANOTACIONES DE
TODOS LOS EXPEDIENTES QUE SE MANTIENEN EN CUSTODIA,
MEDIANTE LAS SE FACILITA EN GRAN MEDIDA LA LOCALIZACIÓN DE
ANTECEDENTES, PARA SU FORMULACIÓN SE DEBE OBSERVAR LO
DISPUESTO EN EL MANUAL DE ARCHIVO DEL EJÉRCITO Y FUERZA
AÉREA MEXICANOS, CAPÍTULO VIII.

VIII. EXPEDIENTES.

EN EL ARCHIVO SE CUENTA YA CON LOS LINEAMIENTOS PARA EL CONTROL

DE LA DOCUMENTACIÓN, LO CUAL INDICA QUE DEBE LLEVARSE A CABO
POR MEDIO DE EXPEDIENTES QUE CONTENGAN LOS ASUNTOS
COMPETENCIA DE LOS ORGANISMOS ADSCRITOS LOS ARCHIVOS, PARA EL
EFECTO DE SU FORMULACIÓN SE DEBERÁN SEGUIR LAS INSTRUCCIONES
ESPECIFICADAS EN EL CAPITULO IX DEL MANUAL DE ARCHIVO DEL
EJÉRCITO Y FUERZA AÉREA MEXICANOS.

4
IX. DEPURACIÓN DE DOCUMENTACIÓN.

CON OBJETO DE MANTENER UN EQUILIBRIO ENTRE LA DOCUMENTACIÓN

QUE ES RECIBIDA PARA SU CONSERVACIÓN Y AQUELLA QUE ES
SUSCEPTIBLE DE ELIMINARSE, EN CADA ARCHIVO SE DEBERÁ
IMPLEMENTAR UN PROGRAMA PERMANENTE DE DEPURACIÓN, CON
OBJETO DE NO CONSERVAR DOCUMENTACIÓN QUE CARECE DE TODO
VALOR, POR LO QUE SE DEBE VALORAR LA DOCUMENTACIÓN, TOMANDO
COMO REFERENCIA LO ESTABLECIDO EN EL CAPITULO X DEL MANUAL DE
ARCHIVO DEL EJÉRCITO Y FUERZA AÉREA MEXICANOS, CON LO ANTERIOR
SE CONTARÁ CON UN ARCHIVO FUNCIONAL QUE FACILITARÁ LA
CONSULTA, DESPRENDIÉNDOSE DE DOCUMENTACIÓN QUE ÚNICAMENTE
INCREMENTA SU VOLUMEN, DIFICULTANDO SU MANEJO Y CONSULTA Y
COMO CONSECUENCIA EL DESPERDICIO DE RECURSOS.

X. CONCLUSIÓN.

COMO SE VE, PARA LA IMPLEMENTACIÓN DE UN ARCHIVO TIPO, SE DEBE

CONTAR CON LOS RECURSOS NECESARIOS PARA PODER REALIZAR EL
TRABAJO ARCHIVÍSTICO, ASÍ COMO SEGUIR AL PIE SE LA LETRA LOS
LINEAMIENTOS YA ESTABLECIDOS; CONJUGANDO ESTOS ASPECTOS
LOGRAREMOS UN ARCHIVO MODELO, CUYO FUNCIONAMIENTO SEA
CONFORME A DOCTRINA, TENIENDO LA CERTEZA DE QUE EL ACERVO VA A
ESTAR SEGURO Y LA INFORMACIÓN SE VA A PROPORCIONAR ÁGIL Y
OPORTUNAMENTE PARA SATISFACCIÓN DE LOS MANDOS, POR CONTAR
CON INFORMACIÓN PARA UNA ACERTADA TOMA DE DECISIONES.