Procedimiento para Seleccion Evaluacion y Seguimiento de Proveedores

Título:
ACADIA SELECCIÓN, EVALUACIÓN Y xPROC-PROV-001

SEGUIMIENTO DE
PROVEEDORES
Tipo: Procedimiento Disposición: Uso interno Rev.: Pág: 1
001 de 7
Emitido por: Aprobado por: Fecha: 30-01-2012
xxxxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx
PROCEDIMIENTO PARA SELECCIÓN,

EVALUACIÓN Y SEGUIMIENTO DE
PROVEEDORES
Preparado por: Revisado por: Aprobado por:

Jefe de Compras Director Técnico Director General
Responsable SIG de Q,
MA y PRL
CONTROL DE CAMBIOS
Rev. núm. Pág. Descripción Fecha
Ejemplo Procedimiento Proveedores.

Autor: Joaquín del Val Melús (2012) Página 1
Título:
SEGUIMIENTO DE
PROVEEDORES
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CONTENIDOS
1. OBJETIVO………………………………………………………………………3
2. ALCANCE……………………………………………………………………….3
3. DEFINICIONES………………………………………………………………...3
4. RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD……………………………………….3
5. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD………………………………………….3
6. SELECCIÓN DE PROVEEDORES…………………………………………........4
6.1. CRITERIOS DE SELECCIÓN……………………………………………….5
7. SEGUIMIENTO DE PROVEEDORES…………………………………………...6
8. REGISTRO DE EVALUACIONES………………………………………………..7
9. VERIFICACIÓN DE PRODUCTOS COMPRADOS……………………………7
10. REFERENCIAS…………………………………………………………………….7
ANEXOS
ANEXO A1. Registro de Proveedores:
Listado de documentos para acreditación como
proveedor de Acadia ……………………………………………………………...8
ANEXO A2. Registro de Proveedores:
A.2.1 Cuestionario de evaluación a proveedores de Acadia………………..9
A.2.2. Valoración y Ponderación de criterios…………………………………12
ANEXO A3. Modelo de carta a posibles proveedores para formar parte del Registro de
Acadia (no se adjunta)
ANEXO B1. Seguimiento de proveedores de Acadia: Escalas de calificación y
ponderación de criterios………………………………………………………….13
ANEXO B2. Modelo de carta a proveedores que forman parte del Registro de Acadia
en que se comunica la evaluación efectuada (no se adjunta)

Título:
SEGUIMIENTO DE
PROVEEDORES
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1. OBJETIVO
Establecer los siguientes aspectos relativos a proveedores de Acadia:
- Definir los criterios de selección, evaluación y aceptación de proveedores
- Establecer el sistema de seguimiento de calidad de los proveedores
- Definir el sistema de registro de los resultados de evaluaciones a proveedores
2. ALCANCE
Este procedimiento aplica exclusivamente a proveedores de -------, ------- y -----.
3. DEFINICIONES
 ………….
 ………….
4. RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD
 Jefe de Compras: Tendrá la responsabilidad de dar cumplimiento a este
procedimiento en Acadia y su gestión. Mantendrá el Registro de Proveedores.
 Jefe de I+i y Diseño: Definirá los requisitos técnicos de compra.
 Jefe de Producción: Será el encargado de la inspección del producto comprado
 Responsable del Sistema Integrado de Gestión de Q, MA y PRL: Será el
responsable de la actualización de este procedimiento y, de acuerdo con el
Jefe de Compras, de asegurar la actualización del control de cambios que se
produzcan en él así como del control de Registros de Evaluaciones a
Proveedores.
5. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
Este procedimiento establece la metodología mediante la cual Acadia selecciona,
evalúa y reevalúa a sus proveedores de --------, ------- y -------, informa de sus
resultados y apoya la toma de decisiones que permitan la mejora continua del Sistema
Integrado de Gestión de Calidad, Medio Ambiente y Prevención de Riesgos Laborales
(SIG Q, MA y PRL).

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SEGUIMIENTO DE
PROVEEDORES
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6. SELECCIÓN DE PROVEEDORES
Se entiende como selección de proveedores a la etapa previa al inicio del proceso de
compra, de acuerdo con los criterios establecidos para ello, mediante la cual se
consigue la aprobación de algunos de ellos que sean capaces de satisfacer
adecuadamente las necesidades de Acadia y sus clientes finales, así como formar
parte del Registro de Proveedores de Acadia (F-PROV-001).
Para el alcance definido en el presente procedimiento, los proveedores interesados

deberán ser acreditados por Acadia para formar parte del Registro. A estos
proveedores se les solicitará la entrega de los siguientes antecedentes para su
acreditación (Anexo A1):
- Legales, financieros y tributarios
- Técnicos y de experiencia laboral
Asimismo, se pedirá entrega del Cuestionario de evaluación (Anexo A2).
Los proveedores deberán suscribir el compromiso de cumplir con los requisitos de

nuestro SIG de Q, MA y PRL en conformidad con las normas internacionales ISO
9001, ISO 14001 y OHSAS 18001, con el objetivo de mejorar continuamente el
desempeño en calidad, medio ambiente y prevención de riesgos laborales. Los
Proveedores que posean certificación en estas materias deben enviar una copia de su
certificado inicial y de todas las re-certificaciones. Aquellos que no posean esta
certificación, deben presentar un plan de trabajo para su implementación o entregar
antecedentes que evidencien avances en estas materias.
Una vez finalizado el proceso de acreditación, y si el proveedor cumple con lo

señalado en el presente documento, la empresa se comunicará con el proveedor
dejando constancia que ha cumplido satisfactoriamente los requisitos de acreditación
para ser incorporado al Registro de Proveedores de Acadia. En caso que el proveedor
no cumpla con los requerimientos exigidos en el proceso de acreditación, Acadia
informará al proveedor de esta situación, y deberá señalar el o los motivos del no
cumplimiento.

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SEGUIMIENTO DE
PROVEEDORES
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6.1. Criterios de selección

Además de presentar los documentos recogidos en el Anexo 1 y los compromisos de
cumplir con los requisitos de nuestro SIG de Q, MA y PRL como condiciones
imprescindibles, se realizará una calificación del proveedor en base a los criterios
técnicos y de experiencia laboral aportados y al Cuestionario de Evaluación. Los
proveedores podrán ser clasificados en 3 grupos, según la puntuación obtenida en
base a una escala continua de 0 a 100%, según lo especificado en el Anexo A2.
 Rechazados (resultado < 50%): Los proveedores con resultado inferior al 50%
no podrán seguir adelante en el proceso para ser parte de la Lista de
Proveedores de Acadia.
 En reserva (resultado entre 50% y 70%): Los proveedores que sean
calificados dentro de este rango, podrán ser considerados como parte de la
Lista de Proveedores, con la condición de que Acadia pueda validar su plan de
acción para atender un resultado mínimo de 70% dentro de un año.
 Admitidos (resultado > 70%): Estos proveedores han cumplido con el nivel
mínimo de conformidad en relación a los requisitos de Acadia y evidencian un
claro plan de mejora continua. Este plan será chequeado por el departamento
de Compras de Acadia por lo menos una vez al año.
Aquellos proveedores que se acrediten serán incorporados al Registro de Proveedores

de Acadia, notificándose formalmente al proveedor.
Para mantener actualizada la información, en octubre de cada año se solicitará a cada

proveedor que envíe la documentación financiera del año inmediatamente anterior.
Cada vez que existan cambios de orden legal en la empresa (modificaciones sociales,
aumento de capital, otorgamiento o revocaciones de poderes, etc.), se deberá adjuntar
la documentación correspondiente con objeto de actualizar la información.
La acreditación tiene una duración de 36 meses, y debe ser renovada antes de la

fecha de terminación, para lo cual la empresa Acadia iniciará el proceso dos meses
de anticipación a la fecha de finalización.

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7. SEGUIMIENTO DE PROVEEDORES
La evaluación de proveedores se realizará mediante el seguimiento del
comportamiento en el tiempo a todo proveedor con orden de Compra y/o Contrato
efectivo en el periodo de evaluación. La evaluación se realizará anualmente (por año
vencido).
Las evaluaciones realizadas a los proveedores objeto de este procedimiento

consideran como criterios específicos la calidad, el precio y el plazo de entrega. La
evaluación resulta de la información obtenida por los Departamentos de Compras y
Producción, para cada producto o grupo de productos con Orden de Compra emitida o
Contrato Vigente, y una vez que la recepción del mismo se haya realizado.
Estos criterios se evalúan según lo especificado en el Anexo B1. La escala de

calificación final se realiza sobre la base de una escala continua de 0 a 100 %
(máximo de evaluación), obtenido de la puntuación ponderada de las evaluaciones
parciales del periodo analizado. Los resultados obtenidos para cada proveedor se
agruparán en 3 clases:
 CALIFICADO: Puntuación igual o mayor a 70%. Se aconseja mantener como
proveedor.
 CALIFICADO CON RESERVAS: Puntuación mayor o igual a 50% y menor que
70%. Se aconseja condicionar su permanencia en el Registro de Proveedores
a la espera de las mejoras en su desempeño en un periodo no mayor a 6
meses. Debe presentar plan de mejora antes de que finalice ese periodo.
 DESCALIFICADO: Puntuación menor que 50%. Se aconseja que no sea
considerado como proveedor, ya que no cumple con los requerimientos
establecidos por la empresa. Lo anterior no excluye la posibilidad de poder
utilizar sus servicios posteriormente, debiendo presentar un plan de mejora
para su reevaluación.
.

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PROVEEDORES
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8. REGISTRO DE EVALUACIONES
El registro de evaluaciones a proveedores es el documento que presenta los
resultados obtenidos del seguimiento a proveedores. Aparece recogido en la Ficha de
Evaluación y Seguimiento de Proveedor (F-PROV-002). La Ficha se cumplimenta en
un plazo no superior a los 5 días de la verificación de los productos comprados, de
acuerdo con los criterios especificados en el Anexo B1.
9. VERIFICACIÓN DE PRODUCTOS COMPRADOS
Se entiende por verificación de los productos comprados, de acuerdo a la norma ISO

9001:2008, el establecimiento e implementación de inspección u otras actividades
necesarias para asegurar que el producto comprado cumple los requisitos de compra
especificados. La verificación también podrá ser realizada en las instalaciones del
proveedor si así se indica en la orden de Compra o Contrato suscrito.
Acadia dispone de un procedimiento para verificación de compras (yPROC-VERCOM-

002), en que se especifica el plan de muestreo, el nivel de calidad aceptable (NCA),
los procedimientos de aceptación y actuaciones ante productos no conformes, así
como las normas para realizar la revisión y control de las características de los
productos comprados. Se procederá a una revisión del mismo para detallar lo
referente a los productos comprados objeto de este procedimiento (tableros de
madera, molduras y planchas decorativas).
10. REFERENCIAS
 Manual de Calidad de Acadia
 Registro de Proveedores de Acadia (F-PROV-001)
 Ficha de Evaluación y Seguimiento de Proveedor (F-PROV-002)
 Procedimiento para verificación de compras (yPROC-VERCOM-002)

ANEXO A1. LISTADO DE DOCUMENTOS PARA LA ACREDITACIÓN
COMO PROVEEDOR DE
1. DOCUMENTOS ACREDITATIVOS DE LA PERSONALIDAD Y DE LA

REPRESENTACIÓN DEL PROVEEDOR
 Escritura de constitución
 Poder de representación y DNI del representante
 Solvencia económica y financiera
 Informe de institución financiera
 Cuentas anuales del último ejercicio
 Declaración de trabajos realizados en los tres últimos ejercicios
2. SOLVENCIA TÉCNICA Y PROFESIONAL
 Relación de trabajos en los últimos 5 años y certificados de dichos trabajos
 Descripción detallada del equipo técnico: relación de recursos humanos
 Material, instalaciones y equipos
 Fábrica o talleres para la realización de los trabajos
3. DECLARACIONES DE CUMPLIMIENTO DE OBLIGACIONES TRIBUTARIAS Y
OTRAS
 De hallarse al corriente de obligaciones tributarias con las diferentes Haciendas
Públicas
 De estar al corriente de las obligaciones para con la Seguridad Social
 De no haber tenido fallos condenatorios sistemáticos en juicios laborales en los
tres últimos años

ANEXO A.2.1. CUESTIONARIO DE EVALUACIÓN A PROVEEDORES
DE
Nombre del proveedor
Persona de contacto y cargo
Dirección, tfno. y email de contacto
Fecha envío cuestionario

Marque una "X"
Parcial
Comentarios y documentos
NO
SI
## 1. Gestión empresarial justificativos que aporta el
proveedor
¿Tiene usted un Plan de Negocios para
1
su empresa?
¿Está su Sistema de Gestión de Calidad
certificado por algún organismo
2
certificador según ISO 9001:2008 o
según otro estándar internacional?
¿Su empresa permitirá y facilitará el
acceso de Acadia a sus instalaciones,
3
personal, documentos e información
financiera relevante?
¿Su empresa se compromete a seguir
4 estrictamente los Requisitos de Acadia
para proveedores?
Parcial
Comentarios y documentos
NO
SI
## 2. Medio Ambiente y PRL justificativos que aporta el

proveedor
¿Está su Sistema de Gestión Ambiental

5
certificado según ISO 14:001:2004 o
según algún otro estándar internacional?
¿Su compañía cumple con la legislación
ambiental de aplicación? (por ejemplo,
permisos y autorizaciones requeridos
6
para generación y eliminación de
residuos, vertidos de aguas residuales,
etc.)
¿Su Sistema de Gestión de Seguridad y
Salud en trabajo está certificado según
7
OHSAS 18001:2007 o por algún otro
estándar internacional?
En los últimos 5 años, ¿su empresa ha
estado exenta de accidentes que hayan
8
dado lugar a daños, deterioro de la salud
o fatalidad?

#
Comentarios y Documentos
Parcial
justificativos que aporta el
NO
SI
3. Calidad en la producción
proveedor
#
¿Su empresa está capacitada y tiene
experiencia en la realización de Planes
9 de Calidad cuando así lo requiera Acadia
para un determinado producto o contrato
específico?
¿Su empresa suscribe el acuerdo de que
cuando ocurra algún problema, que
implique la posibilidad de suministrar
10 piezas defectuosas, tomar todas las
medidas necesarias para proteger a
Acadia y a sus clientes de recibir este
suministro alterado?
¿Su empresa asegura la calidad y
cantidad de materiales y componentes
11 suministrados por sus proveedores por
medio de la selección y monitorización
continuas?
¿Se lleva a cabo en su empresa el
control de calidad de procesos y
productos, con el objetivo de
12
implementar mejoras y reducir la
variabilidad en el resultado de sus
procesos?
En caso de ser requerido, ¿se
compromete su empresa a entregar
13 evidencia del control estadístico de los
productos/materiales recibidos con
frecuencia por Acadia?
¿Está implementada en su empresa la
comprobación de la calidad y operativo
14
un procedimiento de inspecciones y
ensayos?
¿Están sus productos o materiales
adecuadamente identificados, de tal
15 forma que se puedan rastrear desde el
proceso de producción hasta la entrega
en Acadia? (trazabilidad)
¿Dispone de un sistema específico de
gestión de stocks (seguimiento de flujos
de materiales y control de niveles de
16 stocks) que garantice la disponibilidad de
material, en cantidad suficiente y en el
momento adecuado?

¿Se compromete su empresa a no hacer
alteraciones del producto o proceso, sin
la autorización formal de Acadia, en
17 conformidad con los requisitos relativos a
pedidos, entrega de componentes,
materiales, subproveedores, local de
fabricación, etc.?
¿Se compromete su empresa a
proporcionar anualmente un plan de
18 mejora continua, como prueba de mejora
en el desempeño de su sistema de
calidad?
Parcial
NO
SI
## 5. Plazos justificativos que aporta el
proveedor
¿Se compromete su empresa a
comunicar oportunamente el progreso o
19 la actualización de los plazos
comprometidos) de entrega de sus
productos para Acadia?
¿Su empresa, en los últimos 2 años,
está exenta de penalizaciones
20 económicas superiores al 1% del importe
neto del contrato por retrasos en los
plazos de entrega?
¿Acepta plenamente la política de
Acadia de penalizaciones económicas
21
por incumplimiento de plazos que figura
en las Órdenes de Compra y Contratos?
¿Forma parte de los objetivos de su
sistema de calidad la entrega de
22 productos en el plazo previsto en
Órdenes de compra y Contratos
suscritos con sus clientes?
Parcial
NO
SI
## 6. Costes justificativos que aporta el

proveedor
¿Se compromete su empresa a entregar
23 detalles del coste del suministro, de
acuerdo a lo solicitado por Acadia?
¿Acepta responsabilidades financieras

por suministro de materiales
defectuosos o no conformes y los
efectos que tengan en las prestaciones
24
de Acadia a sus clientes, a través de
garantías de recuperación de costos por
concepto de reprocesos, reemplazo de
materiales, reparaciones, transporte u
otro tipo de cargos?

ANEXO A.2.2. VALORACIÓN Y PONDERACIÓN DE CRITERIOS
- Respuestas “SÍ”: 2 puntos
- Respuestas “PARCIAL”: 1 punto
- Respuestas “NO”: 0 puntos
Ponderación:
Bloque 1.Gestión empresarial (máximo 8 puntos): 10%
Bloque 2. Medio ambiente y PRL (máximo 8 puntos): 10%
Bloque 3. Calidad en la producción (máximo 20 puntos): 30%
Bloque 4. Plazos (máximo 8 puntos): 30%
Bloque 5. Costes (máximo 4 puntos): 20%
Luego:
Valor ponderado del proveedor = (PB1/8 x 10) + (PB2/8 x 10) + (PB3/20 x 30) + (PB4/8 x
30) + (PB5/4 x 20)
donde:
PB1, PB2, PB3, PB4, PB5 es la suma de puntos obtenida en cada uno de los
correspondientes bloques.

ANEXO B1. SEGUIMIENTO DE PROVEEDORES DE
ESCALAS DE CALIFICACIÓN Y PONDERACIÓN DE CRITERIOS
Escala de calificación (se aplica a cada producto o grupo de productos proporcionado
por un proveedor, según orden de compra o contrato)
Criterio Descripción del criterio Puntuación Aspectos a considerar
- 5 puntos: satisfacción
total
 Corrige cualquier
Desempeño de la calidad - 4 puntos: satisfacción
observación en
y competencia para aceptable
documentos técnicos,
cumplir con los requisitos - 3 puntos: satisfacción
Calidad entendiendo que son
descritos en las regular
parte de su oferta
especificaciones de - 2 puntos: satisfacción
compra baja  Entrega una atención
post-venta
- 1 punto: satisfacción
nula
Plazos  Entrega la aceptación de
Periodo la orden de compra al
- 5 puntos: entre 0 y 2
de tiempo entre la recibirla y acepta en
días
notificación al forma total o con
proveedor de la observaciones de
días
aceptación de inmediato
oferta o medio para la
días
confirmación de la
- 2 puntos: entre 7 y 8  Cumple con fechas de
compra y la entrega de producto
días
llegada del producto a las acordadas o
- 1 punto: 9 días o más
instalaciones de Acadia establecidas en la orden
de compra
Precios - 5 puntos: por debajo del
promedio (rebaja superior
al 5%)
- 4 puntos: por debajo del  Respeta el precio
promedio (rebaja de entregado en su oferta
hasta un 5%) al aceptar la orden de
Valor en euros del compra, sin exigir
- 3 puntos: precios
producto adquirido modificaciones al tener
iguales al mercado
- 2 puntos: por encima del que corregir o mejorar el
promedio (hasta un 5% producto para cumplir
más) con lo especificado
- 1 punto: por encima del
promedio (más de un 5%)
Ponderación:
Bloque 1.Calidad (máximo 5 puntos): 40%
Bloque 2. Plazos (máximo 5 puntos): 40%
Bloque 3. Precios (máximo 5 puntos): 20%
Luego:
Valor ponderado del proveedor = (PB1/5 x 40) + (PB2/5 x 40) + (PB3/5 x 20) donde:
PB1, PB2, PB3 es la suma de puntos obtenida en cada uno de los correspondientes bloques.


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ACADIA SELECCIÓN, EVALUACIÓN Y xPROC-PROV-001

PROCEDIMIENTO PARA SELECCIÓN,

Preparado por: Revisado por: Aprobado por:

Ejemplo Procedimiento Proveedores.

Ejemplo Procedimiento Proveedores.

Ejemplo Procedimiento Proveedores.

Para el alcance definido en el presente procedimiento, los proveedores interesados

Los proveedores deberán suscribir el compromiso de cumplir con los requisitos de

Una vez finalizado el proceso de acreditación, y si el proveedor cumple con lo

Ejemplo Procedimiento Proveedores.

6.1. Criterios de selección

Aquellos proveedores que se acrediten serán incorporados al Registro de Proveedores

Para mantener actualizada la información, en octubre de cada año se solicitará a cada

La acreditación tiene una duración de 36 meses, y debe ser renovada antes de la

Ejemplo Procedimiento Proveedores.

Las evaluaciones realizadas a los proveedores objeto de este procedimiento

Estos criterios se evalúan según lo especificado en el Anexo B1. La escala de

Ejemplo Procedimiento Proveedores.

9. VERIFICACIÓN DE PRODUCTOS COMPRADOS

Se entiende por verificación de los productos comprados, de acuerdo a la norma ISO

Acadia dispone de un procedimiento para verificación de compras (yPROC-VERCOM-

Ejemplo Procedimiento Proveedores.

1. DOCUMENTOS ACREDITATIVOS DE LA PERSONALIDAD Y DE LA

Ejemplo Procedimiento Proveedores.

Nombre del proveedor

Persona de contacto y cargo

Dirección, tfno. y email de contacto

Fecha envío cuestionario

## 2. Medio Ambiente y PRL justificativos que aporta el

¿Está su Sistema de Gestión Ambiental

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## 6. Costes justificativos que aporta el

¿Acepta responsabilidades financieras

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