*202041370300007804*

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Radicado No.: 202041370300007804
Fecha: 2020-06-17
TRD: 4137.030.14.1.187.000780
Rad. Padre: 202041370300007804

CIRCULAR 4137.030.14.1.187.000780

Para: Despacho Alcalde, Asesores, Secretarios, Subsecretarios, Directores,

Subdirectores y Jefes de Oficina.

Asunto: Lineamiento para la digitalización de archivos.

Teniendo en cuenta que la Ley 594 de 2000, establece como obligatoria la

conformación de los archivos públicos: "El Estado está obligado a la creación,
organización, preservación y control de los archivos, teniendo en cuenta los principios
de procedencia y orden original, el ciclo vital de los documentos y la normatividad
archivística". Así mismo establece como obligaciones de los funcionarios a cuyo cargo
se encuentren los archivos de las entidades públicas, la "(…) de velar por la integridad,
autenticidad, veracidad y fidelidad de la información de los documentos de archivo y
serán responsables de su organización y conservación, (…)", la Subdirección de
Trámites, Servicios y Gestión Documental, en cumplimiento del artículo 62 del Decreto
Extraordinario 411.0.20.0516 de 2016, informa a todos los organismos los siguientes
aspectos que deberán tener en cuenta para la digitalización de documentos de archivo:

1. Se priorizarán aquellas series y subseries documentales registradas en la respectiva

Tabla de Retención Documental - TRD.

2. Los expedientes de archivo deben estar cerrados, en cuanto a su trámite o

procedimiento administrativo, igualmente deben evidenciar el principio de orden
original, es decir el primer documento corresponderá a la fecha más a ntigua y el
último será el de fecha más reciente; al interior de cada unidad de conservación
(carpeta) se debe eliminar el material metálico: clips, ganchos de cosedora,
legajadores, etc.; la documentación deberá numerarse consecutivamente y la
dependencia solicitante debe aportar el medio de almacenamiento para los archivos
digitalizados (DVD; USB o Disco Duro).

3. La digitalización de documentos de archivo deberá ser solicitada mediante

comunicación interna dirigida al líder del Proceso de Gestión Documental Gustavo
Rey García o por correo electrónico al coordinador del taller de digitalización
carlos.salazar@cali.gov.co. A la solicitud deberá adjuntarse el inventario documental
(FUID) de la documentación que será objeto de reproducir.

Centro Administrativo Municipal CAM Torre Alcaldía Piso 14

Teléfono: 6616454
www.cali.gov.co
4. Posterior a la solicitud, se realizará visita previa de verificación de los documentos
de archivo, en la cual se cotejará el inventario y los expedientes, en caso de existir
errores en la organización y foliación de los documentos, no se dará visto bueno
para la entrega de las cajas en el taller de digitalización y el organismo será
responsable de subsanarlos y dar aviso nuevamente para concertar una nueva visita
de verificación.

Para finalizar, se recomienda tener en cuenta lo establecido en el art 3 del Acuerdo 042
de 2002 del Archivo General de la Nación, respecto a la conformación de los archivos
de gestión y la responsabilidad de los jefes de unidades administrativas.

Atentamente,

DIANA PATRICIA MORENO CETINA

Subdirector de Departamento Administrativo
Subdirección de Trámites, Servicios y Gestión Documental
Proyectó: Jhon Camel Gutiérrez Fernández-Auxiliar Administrativo
Revisó: Gustavo Adolfo Rey García – Profesional Especializado
Katherine Giraldo Restrepo - Contratista

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Teléfono: 6616454
www.cali.gov.co