TÉRMINOS DE REFERENCIA

CONTRATACIÓN DE GESTIÓN DOCUMENTAL Y PROCESAMIENTO DE ACUERDO A REGLA TÉCNICA

PARA ORGANIZACIÓN Y MANTENIMIENTO DE ARCHIVOS PÚBLICOS, PARA EL ARCHIVO GENERAL
DE TAME EP “EN LIQUIDACIÓN”.

Nombre Área Requirente: Dirección Administrativa y Tecnologías

Archivo General
Fecha: Quito D.M., 06 de mayo de 2022

1. ANTECEDENTES

La Dirección Administrativa y Tecnologías tiene como misión, el de gestionar la administración de

los servicios, custodia, protección, adquisición y distribución de los bienes muebles e inmuebles,
materiales e insumos, gestionar el archivo activo y pasivo documental; elementos necesarios para
garantizar la atención oportuna de los requerimientos de la empresa; por tal motivo, se requiere
realizar el proceso para la “CONTRATACIÓN DE GESTIÓN DOCUMENTAL Y PROCESAMIENTO DE
ACUERDO A REGLA TÉCNICA PARA ORGANIZACIÓN Y MANTENIMIENTO DE ARCHIVOS PÚBLICOS,
PARA EL ARCHIVO GENERAL DE TAME EP “EN LIQUIDACIÓN” el mismo que se sustenta en los
siguientes enunciados:

 Mediante Decreto Presidencial No. 1061 expedido el 19 de mayo de 2020, El Señor presidente
de la República del Ecuador decreta en el Artículo 1: “Disponer la extinción de la Empresa pública
TAME Línea Aérea del Ecuador “TAME EP “, para lo cual serán aplicables las disposiciones
contenidas en la Ley Orgánica de Empresas Públicas, el presente Decreto Ejecutivo, las
disposiciones del Directorio en lo que fueren aplicables, y, subsidiariamente la Ley de Compañías”.

 Mediante Decreto Ejecutivo No. 108 emitido por el presidente de la República Guillermo Lasso
Mendoza, de fecha 13 de julio de 2021, decreta:

“Artículo 1.- Ampliar el plazo del proceso de liquidación de las Empresas Públicas que se
encuentren en esta situación hasta por un (1) año contado a partir de la suscripción de este
Decreto Ejecutivo.

La extensión del plazo de liquidación aplicará solamente en los casos en los que no se hayan
suscrito las respectivas transferencias de los activos y/o pasivos, incluyendo derechos litigiosos
de las empresas en liquidación, mediante escritura pública, a los respectivos ministerios del ramo,
y/o empresas públicas”.

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 EXAMEN ESPECIAL DE CONTRALORÍA GENERAL DEL ESTADO INFORME DNA7-0016-2021.

 El Ing. Carlos Xavier Varela Núñez, MBA Director Nacional de Auditoría de Transporte, Vialidad,
Infraestructura Portuaria y Aeroportuaria, envía el oficio No. 0412-DNA7-2021, de 21 julio de
2021, al Mg. Roberto Carlos Córdova Bernal Liquidador Ex Gerente General Empresa Pública
TAME Línea Aérea del Ecuador EP, en liquidación, en cual remite el informe DNA7-0016-2021.
Examen especial a la rentabilidad, producto de la operación regular de las rutas aéreas
nacionales e internacionales, en la Empresa Pública TAME Línea Aérea del Ecuador TAME EP,
actual Empresa Pública TAME Línea Aérea del Ecuador TAME EP, en liquidación y entidades
relacionadas por el período comprendido entre el 1 de enero de 2015 y el 31 de mayo de 2020.

A continuación, se transcribe exactamente el seguimiento de recomendaciones realizadas al

Departamento Archivo General de TAME EP, en su parte pertinente menciona lo siguiente:

“Conclusión
Los Gerentes de Administración, no supervisaron las gestiones dentro del procesos de
documentación General y Archivo, ni elaboraron un manual de procedimientos que contenga
información sobre la periodicidad y forma de entrega de la documentación que cumplió el periodo
de permanencia en cada Gerencia de la empresa, a fin de que se envíen a las Bodegas de Archivo
General, y esten clasificadas, codificadas y debidamente ordenadas; y el Supervisor de Archivo,
Asistente de Documentación y Archivo; y , Técnico de Archivo; Técnico de Documentación y
Archivo, responsables de la recepción, clasificación, codificación, almacenamiento y custodia de
la documentación del archivo pasivo en las bodegas del Archivo General, no solicitaron, ni
exigieron a los servidores la presentación de las actas de entrega recepción de documentos
inventarios o detallados, que les permita identificar la información procedente de las distintas
Gerencias de TAME EP o de los servidores que se desvincularon de la empresa, así como previo a
recibir la documentación en las referidas Bodegas, no verificaron el contenido de los archivos y
tampoco clasificaron, ordenaron y codificaron la misma, con el fin de administrar, custodiar y
preservar la documentación de la empresa, lo que ocasionó que los servidores responsables de la
custodia de los archivos de TAME EP actual TAME EP en liquidación no ubiquen la documentación
que sustente las operaciones administrativas y financieras de la diferentes Gerencias
relacionadas con la operación de la empresa.

Recomendación

Al Ministerio de Transporte y Obras Públicas

Dispondrá al Director Administrativo Financiero del MTOP, que se responsabilizará la información

entregada por el liquidador de TAME EP en liquidación mediante actas de entrega recepción, se
encuentre clasificada, ordenada y codificada, con el fin de precautelar su integridad, la que
estará disponible para revisiones posteriores por lo entes de control debidamente acreditados.
En atención al Seguimiento de recomendaciones, a la conclusión y recomendación emitidas sobre,
la Falta de procedimientos específicos para la entrega y manejo de la información y/o
documentación al Archivo General, emitidas, con informe Nro.DNA7-0016-2021, con el Examen

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 especial a la rentabilidad, producto de la operación regular de las rutas aéreas nacionales e
internacionales, en la Empresa Pública TAME Línea Aérea del Ecuador TAME EP, actual Empresa
Pública TAME Línea Aérea del Ecuador TAME EP, en liquidación y entidades relacionadas por el
período comprendido entre el 1 de enero de 2015 y el 31 de mayo de 2020”.

 Con Memorando Nro. TAME-GDA FC-DF-2021-0387 M, de 16 de agosto de 2021, la Ing. Myrian

Herrera – Analista de Administración Senior envió lo siguiente: Solicitud de Informe sobre las
Cajas de Archivos de TAME EP, ubicadas en las Bodegas de MTOP Calderón en donde conste
datos y números exactos de lo Requerido remitido a los Técnicos de Archivo. En este contexto,
se dio a conocer las respuestas, datos y números exactos, en su parte pertinente señala:
“(P). -Informar cuantas cajas de Archivos con expedientes se encuentran en las bodegas de MTOP
Calderón (por favor número exacto de cajas).
(R). -No es posible determinar el número exacto de cajas, pero aproximadamente se contarían
10.000 incluidas las cajas en las que se incluirían los libros de contabilidad”.

 Mediante memorando No. TAME-GDAFC-DAT-2021-0512-M de 23 de agosto de 2021, la

Directora Administrativa y Tecnologías remite un informe al Señor liquidador respecto al Archivo
general de TAME EP, en su parte pertinente dispone:

“En este contexto, una vez descritos los artículos con los que pueden dar una organización
archivística a las 10000 cajas de archivo de TAME EP aproximadamente como expresan, se
evidenció que en la Estructura Orgánica de la Dirección de Administración y Tecnologías presida
por la Ing. Julia Cristina Alvarado, en el Departamento de Archivo General TAME EP en
liquidación, está conformado por 5 (cinco) servidores públicos los mismos que vamos a trabajar
en el tratamiento archivístico de las cajas de archivos, que se encuentran en las bodegas del
MTOP en Calderón y en el octavo piso del edificio del TAME EP ubicado en la Amazonas y Colón,
a continuación se detalla en cuadro los nombres y cuadro los nombres…”

(…)

“Se recomienda a la Gerencia de Administración y Tecnologías de TAME EP “en Liquidación” a

través del Departamento de Archivo General, establecer una política institucional de Gestión
Documental, basada exclusivamente en la Regla Técnica Nacional para la Organización y
Mantenimiento de los Archivos Públicos Nro. 107 de 10 de abril de 2019, tanto para el archivo de
Gestión como para el Archivo Central, como la Empresa Pública TAME EP, se encuentra en
procesos de liquidación, no se podría.

Se recomienda a la Gerencia de Administración y Tecnologías de TAME EP “en Liquidación” a

través del Departamento de Archivo General, dictar una capacitación para socializar la Regla
Técnica Nacional para la Organización y mantenimiento de los Archivos Públicos Nro. 107 de 10
de abril de 2019, en donde se expongan los artículos para la creación y custodia de los archivos
Institucionales de TAME EP “en Liquidación”.

 Mediante Memorando Nro. TAME-GDAFC-DAT-2021-0488-M de 16 de agosto de 2021, la

Directora Administrativa y Tecnologías remitió a todos los Directores y Gerentes de TAME EP EN
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 LIQUIDACIÓN, invitación para Capacitación sobre materia de Gestión Documental y Archivo, a
través del Archivo General, ya que entre sus atribuciones, está la de impartir la Regla Técnica
Nacional para la Organización y Mantenimiento de los Archivos Públicos de 10 abril de 2019,
como una política institucional en materia de gestión documental y archivo, donde se detalló
ciertos artículos que instruirán la importancia del cumplimiento de la Regla Técnica: Documental
y Archivo, que deben ser llevados por todos los funcionarios en la empresa.

 La capacitación de la Regla Técnica Nacional para la Organización y Mantenimiento de los

Archivos Públicos se realizó el día miércoles 18 de agosto de 2021, a las 15:00 en el Auditorio del
edificio matriz de TAME EP "En liquidación".

 Mediante Oficio Nro. MTOP-CGAD-22-119-OF de 26 de abril de 2022 la Coordinadora General

Administrativa Financiera, del Ministerio de Transporte y Obras Públicas, remite al señor
Liquidador cuyo asunto es: COORDINACIÓN PARA PROCESO DE RECEPCIÓN ACERVO
DOCUMENTAL BODEGA CALDERÓN ASIGNADA A TAME, CONFORME LO DISPONE LA
NORMATIVA VIGENTE EN GESTIÓN DOCUMENTAL Y ARCHIVO, e informa en su parte pertinente
“En virtud de la normativa expuesta es pertinente informar que durante el proceso de liquidación
se ha dado el acompañamiento al personal de TAME para la recepción organizada del acervo
documental, considerando además las recomendaciones realizadas tanto por la Contraloría
General del Estado y la de Dirección de la Administración Central de Archivo de la Presidencia de
la República, sin embargo la Transferencia Documental, con procedimientos archivísticos, no se
podrá concluir en el plazo contemplado en el Decreto 108 para la extinción de la Empresa TAME
EP, debido a su gran volumen documental…”.

 Mediante Circular Nro. TAME-TAME-2021-0001-C de 24 de agosto de 2021, el señor Liquidador,

dispuso a todos los Directores y Gerentes de Tame EP “en liquidación”, el Uso y Aplicación
obligatoria de la Regla Técnica Nacional para la Organización y Mantenimiento de los Archivos
Públicos con Acuerdo No. SGPR -107 de 10 de abril de 2019, enviada por el Secretario General
de la Presidencia de la Republica.

 Mediante Oficio Nro. MTOP-STA-21-161-OF de 01 de septiembre de 2021, el Subsecretario de

Transporte Aéreo del MTOP, solicitó al señor Liquidador de TAME EP "en Liquidación". En su
parte pertinente menciona: En este contexto y en mi calidad de delegado de la máxima autoridad
de conformidad con el memorando Nro. MTOP-MTOP-2021-0191-ME, para que a través de la
Dirección de Coordinación Nacional de Transporte Aéreo, lidere las gestiones necesarias para el
proceso de transferencia por la extinción de TAME EP, agradeceré se sirvan informar el avance
del procedimiento que se ha adoptado, para el estricto cumplimiento a la Recomendación
emitida por la Contraloría General del Estado que señala:

“Al Ministro de Transporte y Obras Públicas 1. Dispondrá al Director Administrativo Financiero

del MTOP, que se responsabilizará la información entregada por el Liquidador de TAME EP, en
liquidación mediante actas de entrega recepción, se encuentre clasificada, ordenada y codificada,
con el fin de precautelar su integridad, la que estará disponible para revisiones posteriores por
los entes de control debidamente acreditados. (Pag.24)
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 El Link de la página de Contraloría donde podrán descargar el informe es:
https://www.contraloria.gob.ec/Consultas/InformesAprobados.

Agradezco a ustedes mantener informada a esta Subsecretaría el avance del trámite que se
está otorgando para el cumplimiento obligatorio de la Recomendación”.

 Mediante Oficio Nro. TAME-TAME-2021-0231-O de 07 de septiembre de 2021, el señor

Liquidador informó al Subsecretario de Transporte Aéreo del MTOP, Informe Técnico Nro. DAAP-
TAME-2021-0042 de la Dirección de Archivo de la Administración Pública, de la Visita Técnica
realizada a los Archivos Pasivos de TAME E.P. "en Liquidación".

 Mediante Oficio Nro. MTOP-CGAD-22-119-OF de 26 de abril de 2022 la Coordinadora

General Administrativa Financiera del MTOP,

“RESPUESTA:
En virtud de la normativa expuesta es pertinente informar que durante el proceso de liquidación
se ha dado el acompañamiento al personal de TAME para la recepción organizada del acervo
documental, considerando además las recomendaciones realizadas tanto por la Contraloría
General del Estado y la de Dirección de la Administración Central de Archivo de la Presidencia
de la República, sin embargo la Transferencia Documental, con procedimientos archivísticos, no
se podrá concluir en el plazo contemplado en el Decreto 108 para la extinción de la Empresa
TAME EP, debido a su gran volumen documental el cual asciende a 10.000 cajas (20’000.000
fojas), aproximadamente, otro de los factores influyentes es también la falta del recurso humano
calificado, por lo que se sugiere se tome las acciones correctivas pertinentes para cumplir con
este traspaso, conforme lo dispone la Normativa vigente en Gestión Documental y Archivo”.

 Mediante Oficio Nro. TAME-TAME-2022-0072-O de 26 de abril de 2022 el señor Liquidador de

TAME EP “en liquidación” responde a la Coordinadora General Administrativa Financiera del
MTOP, en su parte pertinente lo siguiente: “Cabe mencionar, que dicha contratación permitirá
que un proveedor externo calificado y seleccionado para el efecto, entre sus obligaciones
contractuales estará su Garantía del servicio realizado, para lo cual al finalizar dicho contrato en
el caso de ser adjudicado, el MTOP podrá recibir y aceptar directamente la transferencia total del
Archivo General de TAME EP "en liquidación", sin que sea necesario la revisión de caja por caja
como se lo ha estado realizando actualmente, con ello se lograría realizar Actas Entregas
Definitivas con el acuerdo entre las partes de realizarse con este procedimiento”.

 Según la NORMATIVA LEGAL VIGENTE DE CONTRATACIÓN PÚBLICA. -

Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública, Art. 2 Régimen Especial. - Numeral
8

“Los que celebren el Estado con entidades del sector público, éstas entre sí, o aquellas con
empresas públicas o empresas cuyo capital suscrito pertenezca, por lo menos en el cincuenta
(50%) por ciento a entidades de derecho público o sus subsidiarias; y las empresas entre sí”.
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 Según Regla Técnica Nacional Para La Organización Y Mantenimiento De Los Archivos Públicos.

Artículo 2.- Ámbito de aplicación. - “(…) será de uso y aplicación obligatoria en todos los
organismos, entidades e instituciones del sector público y privado en los que el Estado tenga
participación”.

Artículo 3.- Fines de los archivos. - El objetivo esencial de los archivos públicos es disponer de la
documentación organizada, garantizando que la información institucional sea recuperable en
forma ágil y oportuna para el uso de la administración o del ciudadano, además, como fuente de
consulta de la historia.

Artículo 54.- Preservación de archivos. - Para la adecuada preservación del acervo documental,
todos los archivos de las entidades públicas de acuerdo a la capacidad presupuestaria anual
asignada deberán contar con las siguientes condiciones:

 Adecuación de espacios y dotación de mobiliario.

 Limpieza y desinfección de repositorios y documentos.
 Almacenamiento.
 Monitoreo y control de las condiciones ambientales.
 Prevención y gestión de riesgos.

Artículo 57.- Almacenamiento. - “Cada entidad pública hará constar en su política institucional
interna el tipo de unidades de almacenamiento que deberá utilizarse de acuerdo al soporte, para
evitar deterioros físicos en los documentos como deformaciones, roturas, desgarros, entre otros
(…)”.

2. OBJETIVOS

 OBJETIVO GENERAL.

Obtener un archivo físico correctamente organizado, clasificado, expurgado, foliado y

almacenado, en base a la norma técnica vigente, preservando a nivel documental las gestiones
realizadas por TAME EP “en Liquidación”, para transferencia directa al MTOP.

 OBJETIVO ESPECÍFICO.

o Regularizar la gestión documental y archivística de TAME EP “en Liquidación”.

o Establecer técnicas de gestión documental que permita la operatividad, optimización y
eficiencia en el manejo del archivo.
o Aligerar los procesos de gestión documental tomando en cuenta la normativa vigente.
o Contar con el archivo físico en condiciones óptimas para el traspaso de información al ente
rector.
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 3. ALCANCE

La contratación del presente servicio comprende realizar un análisis integral del archivo de TAME
EP “en Liquidación”, ejecutando procesos de organización, clasificación, ordenamiento,
almacenamiento e inventario, para una óptima conservación.

El cual deberá cumplir con todas las características determinadas en la actual Regla Técnica Nacional
para la Organización y Mantenimiento de los Archivos Públicos.

4. METODOLOGÍA DE TRABAJO.

La empresa contratada para el presente servicio deberá efectuar lo siguiente:

 Se realizará la Identificación de los documentos los cuales pueden ser: reportes, estudios,
actas, resoluciones, memorandos, oficios, acuerdos, directrices, circulares, contratos,
convenios, instructivos, estadísticas, o bien, cualquier otro registro creado o recibido como
resultado del ejercicio de las atribuciones y responsabilidades de Empresa Pública Tame
Línea Aérea del Ecuador TAME EP y TAME EP “en liquidación” sin importar su fuente o fecha
de elaboración.
 Se procederá a la clasificación de los documentos, organizando y vinculando los expedientes
de acuerdo con la estructura de los procesos institucionales.
 Se ejecutará un orden documental de forma cronológica, donde se unen y relacionan los
documentos de un expediente. Para lo cual deberá observar los siguientes criterios:

 Los documentos de archivo se integran al expediente de manera secuencial,

conforme se generen o se reciban.
 Los anexos, en cualquier tipo de soporte, que son parte del asunto, también
constituyen el expediente y se acompañan al documento principal. Pueden ser
fotografías, carteles, videos, discos, memorias, entre otros. Si por el volumen o
tamaño de los anexos es necesario mantenerlos en otro lugar diferente al
expediente, deberá establecerse una referencia cruzada, utilizando un folio
testigo, y en el caso de documentos electrónicos, metadatos que permitan la
localización del expediente.
 Los expedientes pueden estar conformados por uno o más partes/volúmenes, por
lo que será necesario indicar el número que le corresponda a cada uno de éstos;
por ejemplo: 1/3, 2/3, 3/3.
 Los expedientes se ordenarán dentro de los archiveros atendiendo al tipo de
ordenamiento definido (alfabético o numérico, según la caracterización de la
serie).

 Para el expurgo se identificará y retirará toda aquella documentación que aún conste como
repetida, borradores, versiones preliminares, ejemplares múltiples de un mismo
documento, copias fotostáticas de documentos existentes en original, hojas de recados
telefónicos, mensajes y notas en tarjetas, hojas auto adheribles, entre otros elementos; así
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 mismo se deberá retirar todos los elementos que puedan ser perjudiciales para la
conservación del papel, tales como: grapas, clips, broches, o cualquier otro elemento que
ponga en riesgo la integridad del documento.
 La foliación se ejecutará una vez efectuado el expurgo y retiro de los elementos
perjudiciales, se procederá a foliar cada una de las fojas útiles que conforman el expediente
de acuerdo con el orden de los documentos de archivo.
 Las hojas se foliarán en la esquina superior derecha del anverso del documento. Otros
soportes que contengan información también se foliarán empleando los materiales que
faciliten el proceso (sello foliador).
 La foliación se realizará a todos los documentos de archivo, independiente de su tamaño.
Por excepción, la foliación de los expedientes judiciales, como historias clínicas y otros, se
realizará en observancia a lo establecido por la normativa legal vigente.
 Los documentos que cuenten con foliatura y no estén acorde a la norma, se colocará una
raya horizontal encima de la numeración. Ejemplo: (0000001), posterior a ello se procederá
a colocar la foliatura correcta.
 La foliación tiene que realizarse con un solo color de tinta, para identificar la foliación del
contratista, debido a que existe documentación que cuenta con dos o tres foliaciones
diferentes.
 Para la identificación del archivo se deberá colocar una carátula con papel bond de 90 g. la
cual será cubierta con cinta adhesiva transparente, en la parte frontal de los folders
cartulinas y/o biblioratos, así como también en los lomos.
 El etiquetado de cajas deberá contener las siguientes características:

o Número de cartón.
o Numero de carpetas(secuencia).
o Área a la que pertenece el documento.
o Fecha de apertura y fecha de cierre.
o Estado del expediente (activo o pasivo).
o Número del expediente
o Descripción del expediente
o Cantidad de fojas.

 Para el inventario final se deberán tomar en consideración los siguientes puntos:

o Serie/Sub serie documental: Corresponde a lo determinado en el Cuadro General

de Clasificación Documental.
o Número de caja: Corresponde al identificador numérico que tendrá la caja
o Número de expediente: Corresponde al número que se le asignará al expediente.
o Descripción: Es el detalle documental del expediente.
o Fechas extremas: Es el período de tiempo en el cual se apertura y se cierra el
expediente
o Número de fojas: Es el número de folios útiles que tendrá el expediente una vez
cerrado

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 o Observaciones: Permite identificar cualquier particularidad con respecto a los
expedientes
o Encabezado y pie de página: El logo de la entidad deberá colocarse en la esquina
superior izquierda y el número de páginas en la esquina inferior derecha.

 El almacenamiento deberá considerar los siguientes puntos:

o Caja técnica T15 con tapa, de cartón forrado con material de encuadernación (parte
externa) y cartulina libre de ácido (parte interna que entre en contacto con la
documentación) o contenedores en cartulina libre de ácido.
o La capacidad máxima por caja es de 2000 hojas formato A4, o 20 folders, o 8
biblioratos L4, o 4 biblioratos L8.
o La capacidad máxima de un folder de cartulina es de 100 (cien) hojas de formato
A4.
o La capacidad máxima de un biblioratos L4 es de 250 (doscientas cincuenta) hojas
formato A4
o La capacidad máxima de un biblioratos L8 es de 500 (quinientas) hojas formato A4.
o Los biblioratos deben estar colocados con el lomo hacia arriba.
o En el caso de los folders de cartulina deberán ser ubicados con el identificativo hacia
arriba.

5. INFORMACIÓN QUE DISPONE LA ENTIDAD.

TAME EP “en Liquidación”, mantiene un archivo documental de 8.500 cajas aproximadamente, las
cuales se encuentran en Bodegas Calderón, Ciudad Quito.

6. PRODUCTOS O SERVICIOS ESPERADOS.

Observando la Regla Técnica Nacional para la Organización y Mantenimiento de los Archivos

Públicos, se deberá ejecutar las siguientes actividades:

 Identificación de documentos.
 Clasificación de documentos.
 Orden documental.
 Expurgo.
 Foliación.
 Identificación de las Carpetas o Leitz (Caratula en parte frontal y lomo), según corresponda.
 Etiquetado de Identificación de la caja de almacenamiento, debe establecerse una serie
numérica, y un detalle de las carpetas que contengan.
 Almacenamiento.
 Inventario documental.

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 El contratista deberá presentar informes parciales durante la ejecución del servicio, en donde
se detallen los avances realizados, según su desarrollo.

7. PLAZO DE EJECUCIÓN

El plazo para la ejecución total es de 60 días, que correrá desde la notificación del pago del anticipo.

8. PERSONAL TÉCNICO MINIMO

Para garantizar los trabajos de ejecución del proyecto, el oferente deberá contar con el personal
operativo que crea conveniente, así mismo es el único responsable de las obligaciones patronales
de sus trabajadores, a más de contar con la suficiente formación o capacitación para la ejecución de
los trabajos a ejecutarse, y utilizará las herramientas y equipos adecuados que garantice el correcto
y seguro cumplimientos de los trabajos.

 Personal Técnico Mínimo requerido:

Cantidad
Función Nivel de estudio Titulación académica
Mínima
Ingeniería Comercial,
Administración de
Gerente de Proyecto Tercer o Cuarto Nivel 1
empresas, Economista o
carreras afines
Licenciado en
Especialista en archivo Tercer o Cuarto Nivel Archivología y 1
Bibliotecología
Ingeniería Comercial,
Supervisor Tercer Nivel Administración de 2
empresas o afines

Operadores Bachiller Bachiller 30

Nota: El número de Operadores deberá ser analizado por el Contratista, para cumplir en al
plazo establecido de ejecución.

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  Equipo Tecnológico Mínimo requerido:

No. Descripción Cantidad Características

Para Diseño de
1 Computador 5
Etiquetas e inventario
Para Impresión de
2 Impresoras 2
Etiquetas

Nota: El contratista podrá utilizar adicionalmente las computadoras e impresoras que se encuentran
en sitio Bodegas Calderón que serán puestas a disposición por parte de TAME EP “en liquidación”.

 Material Mínimo requerido:

No. Descripción Cantidad Características

Sello secuencial
1 Sellos foliadores 30
numérico
2 Saca grapa. 30
3 Materiales de protección personal 30 Guantes, mascarillas

4 Perforadoras. 30

5 Pluma azul. 100

Para sello secuencial
6 Tinta 200
numérico
7 Hojas papel bond A4 (resmas). 75

8 Cinta adhesiva transparente de (100yds). 300

Para almacenamiento
9 Cartones T15. 2000 del archivo o cambio
de cajas.
10 Folders cartulina. 5000

11 Vinchas plásticas. 150 Cajas.

12 Carpetas Bene – Lomo 8 2000

Nota: El oferente deberá adjuntar una factura o compromiso de compra de los materiales que se
utilizarán para el cumplimiento de los trabajos, adicional deberá considerar bajo su experiencia,
material adicional o cantidad a utilizar.

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 9. CUADRO DE VERIFICACIÓN DE CUMPLIMIENTO DE REQUISITOS MÍNIMOS DE LA OFERTA
TÉCNICA. Parámetros de calificación (CUMPLE / NO CUMPLE)

PARÁMETRO CUMPLE NO CUMPLE OBSERVACIONES

Oferta Económica
Metodología y Cronograma de
Ejecución

Personal técnico mínimo

Equipo y material requerido

10. FORMA Y CONDICIONES DE PAGO.

Los pagos de realizarán de la siguiente manera:

 Anticipo del 30%,

 40% a la entrega del 50% del servicio
 30% a la culminación del servicio recibido, previa presentación y aceptación del archivo
físico, informe final, informe de satisfacción por parte del administrador del contrato, y
suscripción del acta de entrega recepción definitiva, y factura correspondiente.

11. PRESUPUESTO REFERENCIAL

De acuerdo con el estudio de mercado, se establece que el presupuesto referencial para la

contratación del presente servicio es de USD 490,000.00 (CUATROCIENTOS NOVENTA MIL con
00/100 DÓLARES DE LOS ESTADOS UNIDOS DEMÉRICA) más IVA, que será pagado según partida
presupuestaria 5.2.1.02.01.03 SERVICIOS PROFESIONALES.

12. CPC PARA LA CONTRATACIÓN

El código de clasificación central de productos a utilizar es: 845200112.

13. FORMA DE CONTRATACIÓN

La contratación del presente servicio se realizará mediante Régimen Especial Entre Entidades
Públicas, con la empresa ESPOLTEL S.A. con RUC: 0991415106001, de acuerdo a la información
proporcionada mediante el estudio de mercado.

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 14. GARANTÍAS

No aplica entre entidades públicas, según dispone la Ley Orgánica del Sistema Nacional de
Contratación Pública Art. 73.-Formas de garantías, en su parte pertinente señala:

“No se exigirán las garantías establecidas por la presente Ley para los contratos referidos en el
número 8 del artículo 2 de esta Ley”.

15. VIGENCIA DE LA OFERTA

De acuerdo con lo establecido en el artículo 30 de la Ley Orgánica del Sistema Nacional de

Contratación Pública, las ofertas estarán vigentes por 60 días.

16. EXPERIENCIA MÍNIMA REQUERIDA

En proceso de régimen especial entre Empresas Públicas no es aplicable.

Descripción de la Requisitos
Tiempo de Titulación Número de
Función experiencia
experiencia académica proyectos
requerida
Experiencia Ingeniero
Debe contar con
requerida Comercial,
experiencia de
mínima de 1 Administración
Gerente de Proyecto haber participado 1
año dentro de empresas,
como Gerente de
de los últimos Economista o
Proyecto Hoja de vida,
5 años carreras afines copia de títulos
Experiencia académicos,
Debe contar con
requerida certificados de
experiencia de Licenciado en
mínima de 1 capacitación y
Especialista en archivo haber participado Archivología y 1
año dentro documentación
como Especialista Bibliotecología que avale su
de los últimos
de archivo formación o
5 años
Experiencia Ingeniero experiencia.
Debe contar con requerida Comercial,
experiencia de mínima de 1 Administración
Supervisor 1
haber participado año dentro de empresas o
como Supervisor de los últimos afines
5 años
Hoja de vida,
Debe contar con Experiencia copia de título
experiencia de requerida de bachiller o
certificado de
haber participado mínima de 6 Bachiller
Operadores registro de título 1
como técnico u meses dentro de bachiller
operador de de los últimos emitido por el
archivo 5 años Ministerio de
Educación,
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PBX: (593) 23 966 300. Desde Ecuador: 1700 500 800. Desde USA
  Se reconocerá la experiencia adquirida en relación de dependencia, si el certificado emitido
por el contratista o el representante legal de la Entidad Contratante demuestra su
participación efectiva, como empleado privado o servidor público, en la prestación del
servicio.

 Si no hubo relación de dependencia, presentar copias de contratos ejecutados o certificados

laborales o actas de entrega recepción definitiva del servicio. Se aceptarán como válidos los
certificados de experiencia que detallen lo siguiente:

o Nombre y datos de ubicación (dirección, teléfono, etc.) del empleador y cargo de experiencia.
o Tiempo de experiencia (inicio y fin, detallando día, mes y año).

17. PATRIMONIO

No aplica entre entidades públicas.

18. OBLIGACIONES DEL CONTRATISTA

a. Presentar el cronograma del trabajo

b. Realizar el procesamiento archivístico de acuerdo a la Metodología de Archivo propuesta.
c. Dinamizar de la mejor manera el procesamiento de documentación y archivo.
d. Proveer suministros de oficina: Archivadores Lomo 8, y Carpetas de Cartón, Block de Papel
Bond, Cinta de Embalaje, Goma, Cera para dedos y otros.
e. Asignar el equipo de trabajo adecuado para cumplir el plazo de ejecución.
f. Reutilizar cajas y carpetas que se encuentren en buen estado, realizar reparación de cajas
según corresponda.
g. Entregar garantía del trabajo realizado.
h. Las actividades del proyecto se realizarán en las instalaciones designadas en Bodegas
Calderón, ciudad de Quito.
i. El personal deberá cumplir con todas las normas de bioseguridad.
j. La empresa adjudicada trabajará con la documentación física y demás material archivístico
proporcionada por Tame EP “en liquidación”

k. El contratista podrá aumentar el personal operativo si lo considerare necesario, deberá

comunicarlo al administrador de contrato por escrito, detallando los datos de identificación,
y adjuntando las hojas de vida que deberán ser acordes a lo requerido en los términos de
referencia.
l. El contratista estará obligado a presentar informes durante la ejecución del servicio, en
donde se detallen los avances realizados.

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19. OBLIGACIONES DE LA CONTRATANTE

a. Dar las facilidades al proveedor en las Bodegas Calderón como es asignación de sitio de
trabajo (mesas, sillas, computadoras, impresoras)
b. Brindar el acompañamiento de un Administrador de Contrato, quien vigilará el correcto
desarrollo y cumplimiento de actividades.
c. Resolver dudas o consultas en un plazo máximo de 2 días
m. Entregar la documentación física y demás material archivístico que tenga Tame EP “en
liquidación”.

20. COMISIÓN TÉCNICA DE EVALUACIÓN

a. Un profesional designado por la máxima autoridad, quien la presidirá: Tnlgo. Juan Andrade
b. El titular del área requirente o su delegado: Ing Cristina Alvarado
c. Un profesional afín al objeto de la contratación designado por la máxima autoridad o su
delegado. Sr. Roberto Chiluiza

21. ADMINISTRADOR DE CONTRATO

La Administración del contrato que se genere de esta contratación, estará a cargo del Ing. Fredy
Moreano – Líder de Documentación General y Archivo.

Quito D.M., 06 de mayo de 2022

Elaborado por: Aprobado por:

Firmado electrónicamente por: Firmado electrónicamente por:

ANDRES JULIA CRISTINA

SEBASTIAN ALVARADO
SANCHEZ
RUIZ LOPEZ

SR. SEBASTIÁN RUIZ LÓPEZ ING. JULIA CRISTINA ALVARADO SANCHEZ

ASISTENTE DE DOCUMENTACIÓN Y DIRECTORA ADMINISTRATIVA Y TECNOLOGÍAS
ARCHIVO (E)

EMPRESA PÚBLICA TAME LÍNEA AÉREA DEL ECUADOR TAME EP “EN LIQUIDACIÓN”

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