CÓMO CAMBIAR EL COLOR DE UNA CELDA SEGÚN VALOR

Cuando tenemos una hoja de Excel con muchos datos y deseamos resaltar con un
color diferente aquellas celdas que cumplen con cierto criterio, podemos utilizar
el formato condicional para cambiar el color de la celda.
Frecuentemente me hacen la pregunta: ¿Qué función de Excel me ayuda a cambiar
el color de una celda? La respuesta es que no existe función de Excel que permita
hacer dicho cambio. Las funciones de Excel fueron creadas para trabajar con los
datos contenidos en las celdas y no con la apariencia de las mismas. Para manipular
la apariencia de una celda es necesario utilizar el formato condicional.
Comenzaremos por analizar una situación en la que debemos cambiar el color de
una celda de acuerdo a su propio valor y en la segunda parte del artículo veremos
algunos ejemplos de cómo hacer el cambio según el valor de otra celda.

CAMBIAR EL COLOR DE UNA CELDA SEGÚN SU VALOR

Excel nos provee de varias opciones para cambiar el color de una celda según su
valor y dichas opciones las encontramos en Inicio > Estilos > Formato condicional >
Resaltar reglas de celdas:

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Cada una de estas opciones nos permitirá cambiar el color de una celda cuyo
valor cumpla con el criterio establecido. Las opciones de menú mostradas en la
imagen anterior son las siguientes:

 Es mayor que: Cambiará el color de las celdas que tengan un valor mayor
que el especificado.
 Es menor que: Si las celdas tienen un valor menor que el indicado, entonces
se cambiará su color.
 Entre: Nos permite definir un rango y todas las celdas cuyo valor esté dentro
de los límites establecidos cambiará de color.
 Es igual a: Solo cambian de color aquellas celdas que son exactamente
iguales al valor especificado.
 Texto que contiene: Si tenemos celdas con texto, esta opción nos permitirá
comparar su valor con otra cadena de texto y si son iguales habrá un cambio
de color.
 Una fecha: Al trabajar con fechas frecuentemente necesitaremos cambiar su
color si cumplen con el criterio especificado.
 Duplicar valores: Resalta con un color diferente las celdas que tienen valor
duplicados o valores únicos.
Hagamos algunos ejemplos para comprender el funcionamiento de estas opciones
de formato condicional. Supongamos una lista con números aleatorios donde deseo
cambiar el color de las celdas que sean mayores a 70. Comienzo por seleccionar el
rango de celdas A2:A16 y posteriormente la opción Inicio > Estilos > Formato
condicional > Resaltar reglas de celdas > Es mayor que.

En el primer recuadro indicamos el valor numérico con el cual se realizará la

comparación, la lista de la derecha es útil para seleccionar el color de relleno que

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tendrán las celdas que cumplan con dicha condición. Al pulsar el botón Aceptar se
realizará el cambio de color de las celdas según su valor. Puedes seguir el
mismo procedimiento para las demás opciones de Formato condicional
mencionadas anteriormente. En la siguiente imagen puedes notar que he aplicado
criterios diferentes a la lista de números aleatorios:

Aunque en este ejemplo he utilizado diferentes rangos de datos, cada columna con
una regla de formato condicional diferente, la verdad es que podemos aplicar varias
reglas sobre un mismo rango por ejemplo, en la siguiente imagen el rango A2:A16
resaltará en color rojo los valores menores a 40 y en color verde los valores mayores
a 60:

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Si en lugar de tener valores numéricos tenemos fechas, entonces podemos utilizar
la opción Una fecha la cual nos permitirá elegir diferentes alternativas para cambiar
el color de una celda especificando una condición para la fecha de hoy, ayer, la
semana pasada, el mes pasado, etc.

Observa el resultado de aplicar diferentes reglas de formato condicional a un listado

con fechas:

El trabajo con fechas en Excel es muy común y una de las cosas que más utilizamos
es cambiar el color de una celda de acuerdo a una fecha de vencimiento. Si

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deseas saber más sobre este tipo de formato condicional considera leer el
artículo Fechas de vencimiento en Excel con formato condicional.
Además de las reglas de formato condicional que hemos revisado hasta ahora,
tenemos las opciones que se encuentran en Inicio > Estilos > Formato condicional
> Reglas superiores e inferiores. El uso de estas reglas de formato condicional es
muy similar al mostrado en los ejemplos anteriores y podremos fácilmente cambiar
el color de una celda según su valor al cumplir criterios como pertenecer a los 10
valores superiores del rango o un tener un valor por encima del promedio. Si quieres
leer un poco más sobre estas opciones consulta el artículo Reglas superiores e
inferiores.
CAMBIAR EL COLOR DE UNA CELDA SEGÚN EL VALOR DE OTRA

Ahora ya tenemos una idea más clara sobre cómo cambiar el color de una
celda según su valor pero ahora analizaremos la situación donde necesitamos
condicionar el cambio al valor de otra celda. En este caso no podemos utilizar las
opciones mostradas anteriormente sino que debemos crear nuestra propia regla con
una fórmula haciendo referencia al valor contenido en la otra celda.

En el siguiente ejemplo cambiaremos de color las celdas que tengan un valor mayor
al indicado en la celda C1 y comenzamos por seleccionar el rango de valores en el
rango A2:A16 y en seguida vamos a Inicio > Estilos > Formato condicional > Nueva
regla. Dentro del cuadro de diálogo mostrado debemos seleccionar la opción Utilice
una fórmula que determine las celdas para aplicar formato:

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La fórmula utilizada es =A2 > $C$1 que hace la comparación de la primera celda
del rango con C1 y Excel irá ajustando la fórmula para comparar cada celda dentro
del rango. Es por eso que utilizamos una referencia absoluta para C1 de manera
que todo el rango sea comparado con ese valor. Por supuesto que no debemos
olvidar pulsar el botón Formato para indicar el estilo que deseamos aplicar a las
celdas que cumplan con la condición establecida por la fórmula.
Ahora considera el siguiente ejemplo donde cambiaremos el color de las celdas que
tienen un valor menor que el de la celda a su derecha. La fórmula utilizada es
=A2>B2 y en este caso no utilizamos una referencia absoluta porque queremos que
Excel haga la comparación de las celdas de la columna A con su respectiva celda
en la columna B:

Es así como a través de una fórmula de Excel podemos cambiar el color de una
celda según el valor de otra celda. Ya que dicha fórmula es como cualquier otra
en Excel, podemos utilizar funciones para indicar la condición que deseamos que
se cumpla. En el siguiente ejemplo utilizo la función MES para comparar el mes de
una fecha y cambiar el color de aquellas celdas que tengan una fecha en el mes 5
el cual está indicado en la celda C2:

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La fórmula indicada en nuestra regla de formato condicional puede ser tan compleja
como lo necesitemos y el formato será aplicado a las celdas que cumplan con la
condición establecida.

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