UNIDAD No.

SISTEMAS DE CONTABILIDAD GENERAL

María L. Berigüete

Santo Domingo, D.N.

6 de mayo de 2019
Unidad 7: Sistemas de contabilidad general

INDICE DEL CONTENIDO

7. Sistemas de contabilidad general

7.1. Metodología para elaborar catálogos de cuentas.

7.1.1. Definición y usos.

7.1.2. Estructura del catálogo.

7.1.3. Nombres de las cuentas.

7.1.4. Clasificación.

7.1.5. Descripción de las cuentas.

7.1.6. Distintos códigos.

7.2. Esquema del registro.

7.3. Uso de formas y libros.

7.4. Políticas y controles.

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Autora: María L. Berigüete
Unidad 7: Sistemas de contabilidad general

INTRODUCCION DE LA UNIDAD

Las organizaciones para la generación de información financiera hacen uso de distintas

herramientas que le darán l seguridad de dichas cifras financieras. Sobre estos resultados
la alta gerencia toma sus principales decisiones. Estas decisiones afectan el curso general
de la organización y van más allá de la ejecución de un presupuesto estimado.

El sistema de contabilidad es alimentado por todos los departamentos que componen a

una organización, a través de la generación de información que son procesadas en el
curso normal de las operaciones, que mas tardes son utilizadas para generar la reportería
necesaria que será utilizada para soportar la información financiera.

En esta unidad estaremos abordando los sistemas de contabilidad general, utilizado por
las empresas para el registro, procesamiento y generación de los reportes financieros.
Dentro de los temas principales que serán abordados, se encuentran:

- El catálogo de cuentas,
- Los distintos métodos de codificación,
- Las formas y métodos de registros, y
- Las políticas y controles utilizados en esta parte.

Se espera un entendimiento general sobre el diseño y uso del catalogo de cuentas

enfocado a la forma de estructurar el mismo.

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7.1. Metodología para elaborar catálogos de cuentas.

7.1.1. Definición y usos.

Antes de iniciar con el tema directo sobre el catalogo de cuentas, es preciso entender las
teorías generales sobre un sistema de contabilidad. Mas adelante se presentan algunas
definiciones sobre esto:

- Conjunto de elementos que registran la información financiera y las interrelaciones

de estos datos.1

- Eje alrededor del cual se toman la mayoría de las decisiones financieras. Debe
enfocarse como un sistema de información que reúne y presenta datos resumidos
o detallados acerca de la actividad económica de una empresa a una fecha o por
un periodo determinado.2

El contenido del sistema de contabilidad dependerá de:

a. La complejidad de las operaciones de la organización.

b. El tamaño de la empresa.
c. La cantidad de transacciones generadas y procesadas.
d. La especialización y capacidad en términos tecnológicos.

Partiendo de lo anterior los principales ciclos contables que normalmente existen en una
empresa son:
- Ingresos/Facturación/Cuentas por cobrar
- Compras/Cuentas por pagar
- Inventarios/Costos de ventas
- Tesorería
- Estados financieros
- Contabilidad general

Muchas empresas buscan diversas características en un sistema de contabilidad, no solo

que pueda manejase la codificación contable que se le asignara a las cuentas que serán
utilizadas en la estructura del catalogo de cuentas. También buscan otros tipos de
funciones que van de la siguiente manera3:

1
Pérez, J., Merino, M., 2014, https:/definicion.de
2
Catácora Carpio, F., 1997, Sistemas y Procedimientos Contables, Edición Única, McGraw-Hill, P. 110
3
Catácora Carpio, F., 1997, Sistemas y Procedimientos Contables, Edición Única, McGraw-Hill, P. 111

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Comprobantes Listado de Mayor general Ganancias y

de diario validación Pérdidas
Comprobantes Diario general Balance
de diario general

Ingresos de Validación Actualización Emisión de

datos de registros reportes

Finalmente, ¿Qué es el catálogo de cuentas?

a. La estructura del sistema de contabilidad.

b. La lista de números y nombres de las cuentas que se utilizaran en el sistema de
contabilidad.
c. Permite recolectar y agrupar datos para facilitar el procesamiento de la información
y prepara los informes financieros.
d. Sirve de base y guía para elaborar los estados financieros.

¿Qué debemos considera al elaborar el catálogo de cuentas?

- Las operaciones y ciclos contables principales de la organización.

- El tipo de empresa.
- El volumen de operaciones que se realizan.

7.1.2. Estructura del catálogo.

La estructura del catálogo de cuentas está fundamentada en la siguiente figura:

9 - 9 - 99 - 99

Nivel 4 (Auxiliar)

Nivel 3 (Cuenta de detalle)

Nivel 2 (Subgrupo)

Nivel 1 (Grupo)

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Para la confección del código contable hay que considerar las siguientes características:

- Flexibilidad
- Adecuada clasificación
- Jerarquizado
- Claridad en las descripciones

Los métodos de codificación que se combinan para preparar la estructura del catalogo de
cuentas son el método secuencial y por grupos.

Una vez definida la estructura del código contable, esta debe estar contenida en el
instructivo que detallara el uso de las cuentas, el significado de la estructura y la forma en
que las cuentas se alimentaran, así como sus correspondientes signos.

7.1.3. Nombres de las cuentas.

Cuenta: medio de registro de las operaciones, las cuales generan

activos, pasivos o patrimonio. También es conocida como el lugar
donde se registran los aumentos y disminuciones que producen las
operaciones relacionadas al consumo de los recursos, las obligaciones
adquiridas y el patrimonio de los accionistas.

Los nombres mas comunes que utilizamos para las cuentas, dependiendo su origen, son
los siguientes:

a. De origen debido:
- Activos
- Costos
- Gastos

b. De origen crédito:
- Pasivos
- Patrimonio
- Ingresos

7.1.4. Clasificación.

Las cuentas se clasifican en:

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 Reales: activos, pasivos y patrimonio.

 Nominales: ingresos, costos y gastos.
 De orden: no afectan ni los activos ni los pasivos ni el patrimonio o las operaciones
del ejercicio.

7.1.5. Descripción de las cuentas.

Las cuentas pueden describirse como aquellas de origen deudor y las de origen acreedor.

Las de origen deudor, son aquellas cuyos balances se presentarán siempre del lado
izquierdo en el asiento contable y el resultado estará en debido. Estas cuentas aumentan
en el lado débito y disminuyen en el lado crédito.

Las de origen acreedor, son las que cuyos balances siempre estarán del lado derecho en
el asiento contable y el resultado estará en crédito. Estas cuentas aumentan en el lado
crédito y disminuyen en el lado débito.

7.1.6. Distintos códigos.

Co el origen de la contabilidad también se dio paso a lo que hoy conocemos como código
contable, el cual es utilizado para identificar las cuentas contables.

Las automatizaciones que han surgido por los avances tecnológicos han generado una
diversidad de formas de codificación, que no solo se han utilizado para lo que
corresponde al catálogo de cuentas, sino que también se han usado para eficientizar la
localización, gestión y procesamiento por ejemplo de los inventarios.

Las características que debe tener el proceso de codificación son las siguientes:

 Precisión
 Conciso
 Flexibilidad
 Significativo
 Operabilidad

Los distintos métodos de codificación se detallan a continuación:

a. Secuencial
b. Por bloques
c. Por grupos
d. Alfabético numérico

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e. Nemotécnico
f. Con digito de verificación
g. De consonantes
h. Fonético
i. Código de barras

La explicación de los distintos métodos se presenta a continuación:

 Secuencial: consiste en asignar consecutivamente nueros a elementos, partiendo

de un numero predeterminado. Sirve para usar en pocos elementos y no se usa
para formar grupos de elementos.

Ejemplo:

Código Nombre
001 Cuentas por cobrar clientes
002 Cuentas por cobrar empleados
003 Cuentas por cobrar otras

 Por bloques: asignación del código en secuencia peo en bloques consecutivos, los
cuales poseen una misma característica. Se puede usar con pocos elementos y en
relación con la característica de flexibilidad presenta dificultad para agregar más
elementos.

Ejemplo:

Código Nombre
01 TV de 12 pulgada
02 TV de 16 pulgada
03 Nevera de 20 pies

 Por grupo: asignación de código secuencial que subdivide en clasificaciones

sucesivas. Tiene posibilidad de expansión y se procesa de manera rápida. Puede
tener inconvenientes con la expansión y tiende a ser confundido.

Ejemplo:

Código Nombre
1-000-000-000 Activos
1-001-000-000 Activos corrientes
1-001-001-000 Efectivo en cajas y bancos
1-001-001-001 Efectivo en cajas

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 Alfabético numérico: combinación de código alfabético numérico, relacionado con el

elemento y sus características. Es bueno usar con pocos elementos y tiene
inconveniente con la expansión.

Ejemplo:

Código Nombre
CCC-001 Cuentas por cobrar clientes
PPE-003 Propiedad, planta y equipos

 Nemotécnico: combinación de m=números y letras. Usado en empresas que

manejan una gran variedad y cantidad de ítems, se usa para identificar el código
con los elementos que representa. Facilita el aprendizaje y la memorización.

Ejemplo:

Código Nombre
NT67015 Neumático Tabula 670 x 15
FDCM800 Freno Delantero Camión Mack 800

 Con digito de verificación: consiste en agregar un número determinado a través de

un algoritmo. Surge por los problemas existentes en la transcripción de códigos, la
transposición simple o doble y los errores al azar.

Ejemplo:

Para u código y descripción del ítem siguiente:

Código Nombre
112354 Cuentas por cobrar José Pérez

Paso 1: ponderar el código utilizando la clave de ponderación siguiente:

Código 1 1 2 3 5 4
Clave de ponderación 4 9 3 8 3 8
4 + 9 + 6 + 24 + 15 + 32 = 90

Paso 2: dividir la ponderación entre 11, que es el divisor o modulo predeterminado:

Ponderación 90 = 8.181818 = 8
11

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Paso 3: los decimales eliminados en el redondeo del resultado obtenido en el paso

2, se multiplican por 11 (divisor o modulo predeterminado):

0.181818 x 11 = 2

Paso 4: se resta al divisor o modulo predeterminado el número de resta para

obtener el digito de verificación:

8 - 2 = 6

Paso 5: armar el código:

Código Nombre
112354-6 Cuentas por cobrar José Pérez

 De consonantes: se deben eliminar todas las vocales de la referencia del ítem. En

caso de que la descripción inicie con una vocal, esta no se elimina.

Ejemplo:

Código Nombre
NMTC16" Neumático de 16"
CCJNPRZ Cuentas por cobrar Juan Pérez

 Fonético: codificar el ítem de acuerdo con su sonido, se debe dejar siempre la

primera letra. Los pasos para seguir en el ejemplo siguiente:

Paso 1: siempre eliminar las letras: W, H, Y

Paso 2: eliminar las vocales, excepto si la descripción inicia con una.

Paso 3: Codificar el esto de las letras consonantes, de acuerdo con la siguiente

tabla:

1 BFPV
2 CGJKQSXZ
3 DT
4 L
5 MN
6 R

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Paso 4: si algún espacio no es ocupado en la codificación, este se rellena con cero

(0), es decir, si indicamos que la cantidad de digito que tendrá el código es mayor a
la cantidad de las letras resultantes. Para el ejemplo en cuestión, se requiere un
código con cinco (5) dígitos.

Ejemplo:

Código Nombre
J5250 JHONSON

 Código de barras: consiste en asignar líneas y espacios de dimensiones distintas a

un ítem. Usado normalmente para inventarios. Hoy en día este proceso es
realizado de manera automatizada con tecnología avanzada. Permite la
identificación y localización rápida. Este se combina con el código de digito de
verificación.

Ejemplo:

7.2. Esquema del registro.

Existen varias etapas que deben ser agotadas en el proceso de registros. Estas etapas
son:

 Recolección de registros.
 Clasificación de registros.
 Codificación de registros.
 Registro de las operaciones.

Las de origen deudor aumentan en el lado débito y disminuyen en el lado crédito.

Las de origen acreedor aumentan en el lado crédito y disminuyen en el lado débito.

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7.3. Uso de formas y libros4.

 Diario general: Presenta los movimientos débito y crédito de cuentas, el registro

cronológico y preciso de las operaciones diarias efectuadas con base en los
comprobantes de contabilidad.
 Mayor general: Contiene los saldos de las cuentas del mes anterior clasificados de
manera nominativa según la estructura del Catálogo General de Cuentas; las
sumas de los movimientos débito y crédito de cada una de las cuentas del
respectivo mes, que han sido tomadas del Libro Diario y el saldo final del mismo
mes.
 Libros auxiliares: contienen el registro detallado de todas transacciones y
operaciones del ente público por cuenta y por terceros; con base en los
comprobantes de contabilidad y los documentos soporte.

7.4. Políticas y controles.

Las políticas y procedimientos relacionadas con el manejo del catalogo de cuentas y el

manejo de las cuentas, estarán contenidas en los manuales de políticas y procedimientos
del área financiera. Dentro de estas se encuentran los siguientes:

- Especificación del uso de las cuentas y su origen.

- Cuadre del registro contable.
- Cierres en periodos establecidos.

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VIVA, 2016, http://www.viva.gov.co/wp-content/uploads/2016/01/MANUAL-CONTABILIDAD.pdf

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BIBLIOGRAFIA

Catácora Carpio, F., 1997, Sistemas y Procedimientos Contables, Edición Única, McGraw-
Hill.

Pérez, J., Merino, M., 2014, https:/definicion.de

VIVA, 2016, http://www.viva.gov.co/wp-content/uploads/2016/01/MANUAL-

CONTABILIDAD.pdf

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