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ADMINISTRACIÓN DE
PROYECTOS
Dra. Adm. Jacqueline Carbonell Infante
 SEGUNDA SEMANA

Taller de Proyectos de Procesos Módulo IV Administración de Proyectos 2

Etapas de la Administración de Proyectos

Elaboración
1. Identificar los productos entregables y el trabajo
relacionado
2. Estructurar y organizar la EDT

3. Descomponer los niveles superiores de la EDT en

componentes detallados de nivel inferior
4. Desarrollar y asignar códigos de identificación a los
componentes de la EDT
5. Verificar que el grado de descomposición del trabajo es
necesario y suficiente 3
Etapas de la Administración de Proyectos

• Organización de unidades medibles de trabajo requeridos

para desarrollar productos

PRODUCTO

Componentes mas
1 2 3
importantes
Productos de trabajo
1.1 1.2 1.3
terminados
1.1.1
1.1.2
1.2.1
1.2.2
Tareas que entregan un
producto 4
Etapas de la AP

Gráfica de Gantt

1. Programar las actividades 2. Permite registrar avances

del Proyecto considerando de acuerdo con lo
tiempo y responsables. planeado. 5
Etapas de la AP

Tabla de precedencias

• Contiene todas las actividades del proyecto identificadas

en la EDT, en el orden en que se ejecutarán.
• Incluye los siguientes elementos:
– Clave de la actividad

– Actividad

– Duración

– Actividades precedentes

– Responsable 6
Etapas de la AP
Elaboró: Eduardo Dávila Turcios
PROYECTO: Plan 2003 - 2005 Fecha: Octubre 2002

Clave de la Actividades
actividad Actividad Duración precedentes Responsable

0 Inicio ---- -- ------

1 Diagnóstico y pronóstico realizado 4 meses -- Director de Planificación
2 Normas y criterios establecidos 2.5 meses -- Director Jurídico
3 Estrategia definida 1 mes 1,2 Subsecretario
4 Programas de desarrollo realizados 1 mes 3 Director de Planificación
5 Plan instrumentado 1 mes 4 Director de Planificación
6 Edición realizada 2 meses 4 Director Administrativo
7 Público consultado 2.5 meses 4 Director de Control
8 Proyecto definido 1.5 meses 5,6,7 Director de Planificación
9 Plan aprobado por ejecutivo 0.5 meses 8 Subsecretario
10 Publicación y difusión efectuadas 0.5 meses 9 Director Administrativo
11 Fin ---- ? ------
7
Etapas de la AP

Tipos de precedencias

Actividad A Actividad B Final a Inicio

Actividad A Actividad B
Inicio a Inicio

Actividad A Actividad B
Final a Final

Actividad A Actividad B
Inicio a Final
8
Etapas de la AP
3
1 2
2
2
1 2 1
2
2
3 4 5
3 4 5 1
1
4
6 7 6 7

Diagrama de Gantt Red / Ruta crítica

1 2

Hitos 3 4 5
(milestones)
6 7 9
 Etapas de la Administración de Proyectos
Diagrama de Red (ruta crítica)

• Determina la duración total del proyecto

• Se basa en el estimado de un valor de duración por tarea

• Muestra interdependencia de tareas

• Permite estimar el tiempo de finalización del proyecto

• Permite evaluar balance entre recursos y tiempo

• Permite evaluar avances o desempeño

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Etapas de la Administración de Proyectos

Holgura

• Es el período de tiempo que una tarea puede retrasarse sin

retrasar al proyecto

• Las tareas en la ruta crítica tienen cero holgura.

• Las tareas de la ruta crítica que se retrasan, ocasionan

retrasos al proyecto

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 Etapas de la Administración de Proyectos

La holgura se calcula por alguna de las siguientes fórmulas:

Es Ef
Inicio mas tardío – Inicio mas temprano (Ls - Es)
o bien, Actividad
Final mas tardío – Final mas temprano (Lf - Ef)
Ls Lf

• Las cifras mas tempranas se calculan siguiendo el diagrama de

la red , desde el inicio del proyecto para cada tarea; las cifras
mas tardías se encuentran a partir del fin del proyecto hacia el
inicio.
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Etapas de la Administración de Proyectos

0-0 0-7 7 - 13

INICIO A D
14 - 21
0 7 6
F
8 - 14
7
E 21 - 24 24 - 24
0-8

6 I FIN
B
8 - 16
3 0
8
H
8

0-6 6 - 10

C G
6 4 13
 Etapas de la AP

PERT (Program Evaluation and Review Technique)

• Se emplea para estimar tiempos y costos.

• Es de utilidad para:

– Análisis de alternativas

– Empleo eficiente de recursos

– Optimización de calendarios

– Facilita el control del proyecto y las revisiones de costos

14
Etapas de la AP

• Se calcula con base en tres estimaciones de la duración esperada

para la actividad: Optimista (O), Pesimista (P) y Mas probable (M).

(P+4M+O)
Tiempo esperado entre eventos
6

(P-O)
Desviación estándar
6

(P-O) 2
Varianza de una tarea
6

Duración esperada del proyecto Suma de duración de las tareas

Desviación esperada del proyecto Suma de varianza de las tareas 15

Etapas de la AP

Técnicas y herramientas

• Sistema de autorización de trabajo

• Sistema de información
• Reportes de avance

EJECUCIÓN

• Resultados del trabajo

• Cambios requeridos
• Mejora de calidad
INICIO PLANEACIÓN EJECUCIÓN CONTROL CIERRE • Mejoras en la ejecución
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• Informes de proyecto
 Etapas de la AP

Procesos de ejecución

• Dirección del proyecto

– Productos de avance
– Acciones implantadas

• Aseguramiento de calidad
– Cambios
– Acciones correctivas

• Formación y desarrollo de equipo de trabajo

• Distribución de información
• Manejo de proveedores 17
 Etapas de la AP

Comunicaciones en el Proyecto

Procesos para contar con la información del proyecto en

tiempo y forma.

• Planificar las comunicaciones

• Generar información
• Distribuir la información
• Informar los avances
• Satisfacer a los interesados 18
 Etapas de la AP

Reportes de avance

Las metas intermedias son resultados parciales que se van

logrando a lo largo del proyecto.

Las metas intermedias:

• Describen un resultado técnico o un evento

• Se programan en fechas determinadas

• Su duración es cero
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 Etapas de la AP

Características:

• Tangibles

• Medibles

• Entregables

• Se deben establecer claramente

20
 Etapas de la AP

Ventajas:

• Más fácil de interpretar

• Se puede utilizar para reportes del proyecto, como

programa de entregas o avances
• Permite enfocarse a resultados, lo que proporciona
flexibilidad en la ejecución y crea un clima de confianza
• Se pueden generar indicadores que proporcionen
información valiosa para el proyecto (Tiempos, Costos,
Cambios, Riesgos, entre otros)
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 Etapas de la AP

Valor ganado del proyecto

Planeado
Recursos

Valor ganado

Real

Tiempo
22
 Etapas de la AP
Técnicas y herramientas

• Análisis de valor ganado

• Distribución de información
• Sistemas de control de cambio
• Control de riesgos
CONTROL

• Actualizaciones del plan

• Acciones correctivas
• Lecciones aprendidas
• Aceptación del trabajo
INICIO PLANEACIÓN EJECUCIÓN CONTROL CIERRE

• Ordenes de cambio
23
• Ajustes a línea base
 IV. Etapas de la AP

Procesos de control

• Supervisión y control

• Control de cambios

• Verificación y control de
alcance
• Control del cronograma
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Etapas de la AP

Procesos de control

• Control de costos
• Control de calidad
• Seguimiento de desempeño del equipo
• Informes de resultados
• Comunicación con interesados 25
 Etapas de la AP

Administración de cambios

• Evaluar y documentar ajustes y sus impactos

• Recopilar, medir y difundir la información sobre el avance,
riesgos y resultados preliminares del Proyecto

Con el objeto de:

– Comparar y evaluar el avance real del Proyecto
– Dar seguimiento y supervisión de riesgos
– Documentar la situación actual del Proyecto
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 Etapas de la AP

Análisis y contención de riesgos

Recomendaciones prácticas:
• Prevea riesgos, no catástrofes
• Aplique su sensibilidad, visión
• Realice el análisis en grupo y en forma ágil
• Analice los riesgos más importante
• Contemple probabilidad de ocurrencia e impacto
• Repita el análisis de riesgos durante el proyecto antes de
actividades o eventos críticos 27
 Etapas de la AP
Análisis de valor ganado

Permite evaluar el
desempeño del proyecto,
considerando medidas de
tiempo y costo.

– Valor planeado

– Valor ganado

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 Etapas de la AP

Análisis de calidad

• Costo de conformidad y no conformidad

• Análisis costo / beneficio
• Control de calidad - herramientas estadísticas

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 Etapas de la AP
Técnicas y herramientas

• Auditorias de procura
• Informes y reportes de
ejecución
CIERRE

INICIO PLANEACIÓN EJECUCIÓN CONTROL CIERRE

Reporte final 30
 Etapas de la AP
Cierre del Proyecto
1.Cierre administrativo
– Reporte final
• Presupuesto
• Programa
• Evidencias
• Lecciones aprendidas
• Reporte de control de cambios

– Archivos
– Plan de transición 31
 Etapas de la AP

Cierre del Proyecto

2. Cierre del contrato

– Archivos de contrato
– Manuales, planos
– Bitácoras
– Comunicados
– Lecciones aprendidas

3. Producto, servicio o resultado final

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 MUCHAS GRACIAS

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Taller de Proyectos de Procesos Módulo IV Administración de Proyectos 33