EVALUACIÓN DE PROVEEDORES DE MATERIAL BIBLIOGRÁFICO

EN EL MARCO DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD DE LA

BIBLIOTECA DE LA UNIVERSIDAD JORGE TADEO LOZANO1

Yamile Hernández Garzón2

INTRODUCCIÓN

La Biblioteca General de la Universidad Jorge Tadeo Lozano, ha adoptado un

Sistema de Gestión de Calidad bajo los lineamientos de la norma NTC ISO
9001:2000; con un enfoque basado en procesos, identificándolos e
interactuando entre si, como conjunto sistémico3 para que los elementos de
entrada se transformen en resultados logrando aumentar la satisfacción de
los usuarios mediante el cumplimiento de los requisitos.

La mejora continua y la eficacia de los procesos, se garantiza empleando los

principios de gestión de la calidad que constituyen la base de la familia de
normas ISO 9000:

1. Enfoque al cliente
2. Liderazgo
3. Participación del personal
4. Enfoque basado en procesos
5. Enfoque del sistema para la gestión
6. Mejora continua
7. Enfoque basado en hechos para la toma de decisiones
8. Relaciones mutuamente beneficiosas con el proveedor

Uno de los procesos que se interrelacionan dentro del Sistema de Gestión de

Calidad de la Biblioteca, es Gestión de Desarrollo de Colecciones, cuya
función principal es asegurar la disponibilidad, suficiencia, adecuación y
actualización del material bibliográfico y de recursos de información propios o
externos (físicos o virtuales) para apoyar los diferentes programas
académicos de la Universidad.

1
Ponencia presentada en: Seminario de Desarrollo de Colecciones para Bibliotecas Universitarias
(2005 : Bogotá)
2
Bibliotecóloga, Especialista en Redes de Información Documental de la Pontificia Universidad
Javeriana.. Jefe de Desarrollo de Colecciones de la Biblioteca General, Universidad Jorge Tadeo Lozano.
yamile.hernandez@utadeo.edu.co
3
MARIÑO NAVARRETE, Hernando. Calidad lecciones aprendidas. Bogotá : Alfaomega, 2002.
p.37.

1
Independientemente de su tamaño la Biblioteca Académica necesita adquirir
material bibliográfico para poder llevar a cabo su operación, dicha actividad
incide en la calidad de la prestación del Servicio de Información.

Por lo anterior, el proceso de compras en Desarrollo de Colecciones comienza

con el Plan de Compras que involucra las necesidades de la comunidad
académica y las políticas de desarrollo de colecciones que son el resultado de
la planeación estratégica de la Biblioteca y se centran en lograr la satisfacción
de los usuarios, mediante la entrega oportuna del material bibliográfico con la
calidad requerida.

Esta presentación, tiene como objeto compartir la experiencia en el proceso

de implementación del Sistema de Gestión de Calidad, en cuanto a la
metodología establecida en el área de Desarrollo de Colecciones de la
Biblioteca General, para apoyar la certificación de los Servicios de
Información bajo los parámetros de la norma ISO 9001, descrita como un
conjunto de requisitos que determina los componentes, condiciones y
características que debe tener un sistema orientado a proporcionar confianza
en que se cumplirán los requisitos de la calidad.

ASEGURAMIENTO DE LA CALIDAD EN COMPRAS

Es necesario definir un sistema4 cuyos parámetros estén enmarcados dentro

de un proceso de aseguramiento de calidad en la organización y
especialmente dirigido al seguimiento a proveedores, con el fin de integrar
los resultados de las partes y mejorar continuamente la calidad de las
relaciones y de los productos.

Para asegurar la calidad del material bibliográfico, es necesario establecer

relaciones mutuamente beneficiosas con los proveedores. Para optimizar el
proceso de compras en la Biblioteca, se desarrollan actividades de:
planeación, definición de especificaciones, políticas, objetivos, indicadores,
recursos, estrategias, metodología, capacitación seguimiento a metas,
auditorías internas, elaboración, actualización y control de documentos y
procedimientos; visto bajo la metodología de Walter Sheward difundida por
Edwards Deming, de Planear, Hacer, Verificar y Actuar (PHVA)5, donde la

4
GÓMEZ SAAVEDRA, Eduardo. Aseguramiento de calidad en compras: como desarrollar las
relaciones comprador proveedor. Bogotá : RAM, 1996. p.2.

5
LÓPEZ CARRIZOSA, Francisco José. ISO 9000 y la planificación de la calidad: guía para la
planificación de la calidad con orientación en la gestión por procesos. Bogotá : ICONTEC, 2004. p. 10.

2
planificación es el primero de los procesos básicos para el mejoramiento
continuo:

PLANEAR HACER

ƒ Determinar políticas de ƒ Aplicar las Políticas de Desarrollo

Desarrollo de Colecciones de Colecciones
ƒ Objetivos ƒ Objetivos e indicadores
ƒ Metodología ƒ Elaborar procedimientos
ƒ Recursos ƒ Capacitar al personal del área en
ƒ Estrategias las metodologías de trabajo
ƒ Planear verificaciones ƒ Elaborar y ejecutar el
presupuesto
ƒ Definir las especificaciones que
afecten la calidad del material
bibliográfico
VERIFICAR AJUSTAR

ƒ Cumplimiento de políticas y ƒ Corrección de indicadores

objetivos
ƒ Seguimiento por auditorías
ƒ Control del presupuesto para
verificar su ejecución
ƒ Cumplimiento de acciones
correctivas mediante auditorías
internas.
ƒ Definición de nuevos
procedimientos o modificación de
los existentes
ƒ Definición de nuevas acciones
correctivas para eliminar nuevos
problemas

Planear: Propósito especifico del proceso, el cual está basado en los

lineamientos generales del Sistema de Gestión de Calidad.

Hacer: Asegurar una eficaz planificación, operación y control del proceso.

Verificar: Seguimiento y medición de los procesos respecto a las políticas,

objetivos y los requisitos para el producto e informar sobre los resultados.

Actuar / Ajustar: Acciones de mejoramiento del proceso, tomadas sobre el

resultado de las mediciones a partir de no conformidades, acciones
correctivas y acciones preventivas.

El área de Desarrollo de Colecciones de la Biblioteca General interviene en el

proceso de certificación con el cumplimiento del numeral 7.4.1 de la norma
ISO 9001:2000, “la Organización debe asegurarse que el producto adquirido
cumple los requisitos de compra especificados. El tipo y alcance del control
aplicado al proveedor y al producto adquirido debe depender del impacto del

3
producto adquirido en la posterior realización del servicio o sobre el producto
final.

La organización debe evaluar y seleccionar los proveedores en función de su

capacidad para suministrar productos de acuerdo con los requisitos de la
organización. Deben establecerse los criterios para la selección, la evaluación
y la re-evaluación. Deben mantenerse los registros de los resultados de las
evaluaciones y de cualquier acción necesaria que se derive de las mismas.”

Para el proceso de compra de material bibliográfico, se establecen los

procedimientos para definir la responsabilidad y autoridad que determina las
medidas de control y actividades a seguir para evaluar los proveedores, con
el fin de hacer seguimiento a su comportamiento en un periodo, para dar
continuidad a la relación comercial, suspenderla temporalmente mientras se
resuelven las diferencias, o eliminarla definitivamente para reducir en lo
posible los riesgos operacionales, legales y financieros que puedan afectar a
la Universidad.

El propósito de los procedimientos es el de proporcionar instrucciones para la

selección, evaluación y re-evaluación de proveedores de material
bibliográfico, así como su verificación y recepción en la Biblioteca General.

Por cada proveedor, se deben llevar a cabo las siguientes actividades:

-Selección de proveedores
-Evaluación de proveedores
-Comunicación con proveedores
-Acuerdos de verificación
-Seguimiento al desempeño del proveedor

SELECCIÓN DE PROVEEDORES

Es el proceso que implica la elección de aquellos proveedores potenciales que

cumplan con las condiciones y exigencias establecidas por la Universidad y la
relación de sus productos o servicios ofrecidos, para su inclusión en el
registro de proveedores:

Administrativas: Aspectos organizacionales y legales del proveedor

Financieras: Solidez económica del proveedor
Técnicas: Requerimientos de calidad, cantidad y entrega de material
bibliográfico (Pólizas de cumplimiento y garantía de
calidad).

4
“La selección de proveedores calificados, debe basarse en información y la
organización debe crear y conservar registros que contengan datos sobre
cuál método o métodos se utilizaron como base para la selección”6

Tipos de proveedores:

Proveedor: Empresa o persona que suministra material bibliográfico a la

Universidad; puede ser editorial o persona natural.

Proveedor Ocasional: Es aquel proveedor al que por su naturaleza sólo se le

hace una compra al año.

Proveedor Único: Es aquel proveedor que por las características de los bienes
a adquirir, es el único que lo puede suministrar.

EVALUACIÓN DE PROVEEDORES

La evaluación y selección de proveedores tiene como finalidad determinar su

capacidad para entregar material bibliográfico acorde con los requisitos de
compra establecidos por la Biblioteca. Se califica el comportamiento de los
proveedores en un periodo de tiempo, para determinar la continuidad a la
relación comercial, bajo los siguientes criterios:

6
BRUMM, Eugenia K. Administración de la documentación en las normas ISO 9000 : producción y
manejo de los documentos resultantes de la implementación de las ISO 9000. Bogotá : Rojas Eberhard,
2000. p. 171.

5
 CUADRO DE CRITERIOS Y PUNTAJES DE CALIFICACIÓN PARA EVALUAR Y REEVALUAR
PROVEEDORES DE MATERIAL BIBLIOGRÁFICO DE LA BIBLIOTECA GENERAL
CRITERIO
PUNTAJES
Pond. ITEMS A EVALUAR
ITEM BASE
%
Entre el 81 y el 100% de Items Conformes de la Orden de
60
Compra
Entre el 51 y el 80% de Items Conformes de la Orden de
40
Calidad del Material Compra
60%
Bibliográfico Entre el 20% y el 50% de Items Conformes de la Orden de
20
Compra
Menos del 20% de Items NO Conformes de la Orden de
0
Compra
Certificado de Calidad del Proveedor 10
Certificado de Calidad Tiene Algún Tipo de Control de Calidad en los Procesos 5
10%
del Proveedor NO Presentó Ningún Certificado de Calidad, NI Ningún Tipo de
0
Control de Calidad
Entregó en la Fecha Pactada 10
Cumplimiento en el Retraso de menos de 8 Días Hábiles 8
10%
Plazo Acordado Retraso entre 8 y 15 Días Hábiles 4
Retraso de más de 15 Días Hábiles 0
Entregó entre 81% y el 100% de lo Pedido en la Orden de
10
Compra
Entregó entre 51% y el 80% de lo Pedido en la Orden de
Cumplimiento en la 8
10% Compra
Cantidad Solicitada
Entregó entre 20% y el 50% de lo Pedido en la Orden de
4
Compra
Entregó menos del 20% de lo Pedido en la Orden de Compra 0
Ofrece Garantía Total 10
Garantía 10% Ofrece Garantía Parcial 5
NO Ofrece Ningún Tipo de Garantía 0
TOTAL 100%

CRITERIO DE PERMANENCIA EN EL REGISTRO DE PROVEEDORES

70
Para permanecer en el Registro de Proveedores se Requiere una Calificación Promedio del
Periodo Establecido Mayor a: ===> 70 puntos.

ƒ Calidad del Material Bibliográfico: La Calidad se define como el grado

en el que un conjunto de características inherentes cumple con los
requisitos.

Se evalúa si el pedido de material bibliográfico cumple con todos los

requisitos establecidos en la orden de compra y con los criterios de
identificación propios del tipo de material según sea el caso para:

-Libros

-Publicaciones Periódicas

-Material Audiovisual

6
 ƒ Certificado de Calidad del Proveedor: Se evalúa si el proveedor cuenta
con un Sistema de Gestión de Calidad certificado, y/o algún producto
y/o servicio tiene certificación de calidad.

ƒ Cumplimiento en el plazo de entrega: Oportunidad en la entrega

ƒ Cumplimiento en la Cantidad solicitada

ƒ Garantía: Se evalúa si el proveedor ofrece cambio o mantenimiento del

material bibliográfico una vez ingresado al Almacén General de la
Universidad y el servicio de soporte: asesoría técnica y/o capacitación,
atención de reclamos y entrega de documentación.

Procedimiento

La evaluación se aplica al proveedor cada vez que se hace efectiva una Orden
de Compra de material bibliográfico, a excepción de las publicaciones
periódicas la cual se realiza una vez al año, un mes antes de renovar las
suscripciones, con algunas variaciones en el formato de evaluación referentes
a ISSN y periodicidad.

El puntaje obtenido y los datos del proveedor son:

ƒ Nombre del Proveedor

ƒ Nit o Cédula de Ciudadanía
ƒ Fecha de la Evaluación (Día-Mes-Año)
ƒ Número de la Orden de Compra
ƒ El puntaje asignado de acuerdo con los rangos definidos en el Cuadro
de Criterios

7
NOMBRE DEL PROVEEDOR: NIT o C.C.:

Fecha de la Evaluación ===>

Nro. de la Orden de Compra ===>

Puntaje
CRITERIOS PUNTAJE OBTENIDO
Máximo
Calidad del Material
60
Bibliográfico
Certificado de Calidad
10
del Proveedor
Cumplimiento en el
10
Plazo Acordado
Cumplimiento en la
10
Cantidad Solicitada
Garantía 10

PUNTAJE TOTAL ===> 100

MES EVALUADO ===>

PROMEDIO DEL MES EVALUADO ===>

EVALUACIÓN REALIZADA POR: FIRMA: ESTE REGISTRO CONTIENE INFORMACIÓN ENTRE EL:

Puntaje Mínimo del periodo Establecido para Permanecer en el Registro de Proveedores ===> 70 Puntos.

= No existe Órdenes de Compra Evaluadas.

CONVENCIONES DEL
PUNTAJE TOTAL Y EL = Cumple Puntaje Mínimo para Permanecer en el Registro de Proveedores.
PROMEDIO DEL MES
= No Cumple Puntaje Mínimo para Permanecer en el Registro de Proveedores.

Resultados de la Evaluación
De acuerdo con la calificación obtenida, se toman decisiones y se establecen
las acciones a seguir.

ƒ El formato de evaluación se encuentra diseñado en Excel. El Puntaje

Total corresponde a la evaluación mes a mes por proveedor y tipo de
material.

ƒ Para permanecer en el Registro de Proveedores, se requiere un Puntaje

Mínimo de 70 puntos.

ƒ Los resultados por proveedor se archivan en la carpeta de cada

proveedor.

8
 ƒ Se informa por escrito a los proveedores la No Conformidad, definida
como el incumplimiento de alguno de los requisitos establecidos en el
formato de evaluación.

ƒ Se establece un plazo máximo de 90 días para que el proveedor realice

las correcciones necesarias. Pasado este tiempo, si no son corregidas
la no conformidad, se inhabilita al proveedor por un año.

ƒ Si la calificación obtenida, se encuentra en el rango de 70 a 100

puntos, se renueva automáticamente el registro por un año.

RE-EVALUACIÓN DE PROVEEDORES

Para la re-evaluación de los proveedores se aplican los criterios y

procedimientos establecidos en la Evaluación de Proveedores.

VERIFICACIÓN DEL MATERIAL BIBLIOGRÁFICO COMPRADO

La verificación es el proceso mediante el cual se evidencia en forma objetiva

que se han cumplido los requisitos especificados en la Orden de Compra y se
sigue los lineamientos establecidos en el numeral 7.4.3 de la norma NTC ISO
9001:2000.

La inspección del material bibliográfico adquirido, es la actividad que asegura

el cumplimiento de las especificaciones de compra y sus resultados son una
entrada para la evaluación y selección de proveedores; el seguimiento al
estado y mecanismo de identificación se hace con la Orden de Compra como
parte de la trazabilidad.

Los criterios establecidos para la verificación del material bibliográfico son:

Características por verificar: Considerando su impacto con la calidad, se

determinan las características que deben identificarse.

Criterios de aceptación y rechazo: De acuerdo con las especificaciones del

material bibliográfico adquirido, se revisan y ratifican esos criterios.

Responsable de la inspección: Se define quien debe hacer la verificación

de las especificaciones teniendo en cuenta las competencias del personal.

9
Método de verificación: Confrontando el material bibliográfico con las
Órdenes de Compra.

Registro de verificación: Registrar en un formato los resultados de la

verificación, los cuales serán una entrada para la evaluación del
proveedor.

10
 BIBLIOGRAFÍA

GÓMEZ SAAVEDRA, Eduardo. Aseguramiento de calidad en compras:

como desarrollar las relaciones comprador – proveedor. Bogotá : RAM, 1996.
433 p.

INSTITUTO COLOMBIANO DE NORMAS TÉCNICAS Y CERTIFICACIÓN.

Sistemas de Gestión de la calidad fundamentos y vocabulario. Bogotá :
ICONTEC, 2003. 37 p. (NTC-ISO 9000)

INSTITUTO COLOMBIANO DE NORMAS TÉCNICAS Y CERTIFICACIÓN.

Sistemas de Gestión de la calidad requisitos. Bogotá : ICONTEC, 2002. 28 p.
(NTC-ISO 9001:2000)

LÓPEZ CARRIZOSA, Francisco José. ISO 9000 y la planificación de la

calidad: guía para la planificación de la calidad con orientación en la gestión
por procesos. Bogotá : ICONTEC, 2004. 127 p.

MARIÑO NAVARRETE, Hernando. Calidad lecciones aprendidas.

Bogotá : Alfaomega, 2002. 55 p.

MERCADO H. Salvador. Compras : principios y aplicaciones. 4 ed.

México : Editorial Limusa, 2003. 218 p.

SOCIEDAD ESPAÑOLA DE DOCUMENTACIÓN E INFORMACIÓN

CIENTÍFICA. Guía para la aplicación de la norma ISO 9000 a bibliotecas y
servicios de información y documentación : grupo de trabajo sobre la calidad.
Madrid : SEDIC, 1998. 93 p.

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