PLAN ESTRATEGICO OFICINA OFI EXPRESS

DANIEL STIVEN CASTAÑEDA ROJAS

MARIA CAMILA OCAMPO MONSALVE

SERVICIO NACIONAL APRENDIZAJE – SENA

TECNOLOGO EN GESTION EMPRESARIAL
BUCARAMANGA, MAYO DE 2018
 TABLA DE CONTENIDO

Pág.

INTRODUCCIÓN.......................................................................................................................4
SITUACIÓN GERENCIAL Y AMBIENTAL............................................................................5
MISIÓN.......................................................................................................................................6
VISIÓN........................................................................................................................................6
OBJETIVOS...............................................................................................................................6
VALORES..................................................................................................................................6
POLÍTICA DE SOSTENIBILIDAD EMPRESARIAL............................................................7
MATRIZ DOFA..........................................................................................................................8
ANÁLISIS ESTRATÉGICO....................................................................................................10
ESTRATEGIAS FO...........................................................................................................10
ESTRATEGIAS FA...........................................................................................................11
ESTRATEGIAS DO...........................................................................................................11
ESTRATEGIAS DA...........................................................................................................12
PLAN DE ACCIÓN..................................................................................................................13
Mercadeo...........................................................................................................................13
Talento Humano...............................................................................................................16
Financiera..........................................................................................................................19
1. Intensidad de Rivalidad entre competidores-Mediana.....................................22
2. Amenaza de Nuevos Competidores-Bajo............................................................22
3. Amenaza de productos sustitutos-Bajo...............................................................23
4. Poder de negociación de los proveedores-Medio.............................................23
5. Poder de negociación de los consumidores-Bajo.............................................23
Conclusiones..........................................................................................................................25
Bibliografía..............................................................................................................................26
 INTRODUCCIÓN

El presente trabajo se realiza con el fin de proponer un plan estratégico, de la

Empresa de artículos de Oficina Ofi Express, utilizando diferentes elementos
e identificando un modelo Gerencial.

Para una organización es importante analizar estos los factores, tanto los
internos como los externos, identificar estos elementos beneficiaran a la
empresa en pro de una mejora continua, analizando cada acción de la
gestión realizada por la gerencia llevara a la organización a un nivel muy alto
de competitividad.

Para el desarrollo de la investigación es acertado indicar que la planeación

estratégica es un proceso mediante el cual se obtiene, procesa y analiza
información pertinente, de manera externa e interna, para evaluar la actual
situación de la empresa y el nivel de competitividad, todo ello con el propósito
de pronosticar e implementar acciones sobre el direccionamiento de la
empresa hacia el futuro, por lo que se puede deducir que las acciones y
decisiones administrativas proporcionan los caminos a corto y largo plazo en
la empresa teniendo en cuenta el ambiente interno y externo, así como la
evaluación de las fortalezas, oportunidades, debilidades y amenazas, que
contribuyen a la identificación de problemas internos y externos de la
empresa en la administración estratégica, de esta forma y analizando las
variables anteriormente mencionadas se puede llegar a la propuesta del plan
estratégico.
 SITUACIÓN GERENCIAL Y AMBIENTAL

Ofixpres es una compañía colombiana con más de 20 años en el mercado y

actualmente parte de OFFICE DEPOT, la empresa de venta de artículos para
oficina más grande del mundo con más de 1,600 tiendas globalmente y
presencia en más de 25 países. La operación de Colombia reporta a sus
directivas en México donde cuenta con más de 250 tiendas en más de 70
ciudades alrededor de toda la república y se constituye en la cadena más
exitosa de ese país; desde allí se administra la operación de Centro y Sur
América con presencia en Guatemala, Costa Rica, Honduras, El Salvador,
Panamá y Colombia.

Ofixpres busca el equilibrio entre la sostenibilidad de su negocio y la manera

cómo impacta positivamente al medio ambiente y la sociedad en general, en el
ejercer diario de sus actividades.

Ofixpres ha adoptado un modelo de Sostenibilidad Empresarial que invita a

trabajar en 3 pilares:

 Ambiental.
 Social.
 Económico.

Fomenta el trabajo en equipo y se preocupa de forma individual y grupal por el

comportamiento de cada uno de los miembros, siempre es indispensable el
bienestar de cada uno de ellos, la motivación constante permite un excelente
desempeño laboral y fomenta un ambiente propicio. La confianza que le brinda
Ofixpres a sus empleados les permite crear lealtad y respeto hacia la empresa,
se les brinda la capacidad de autonomía aportando ideas constantes que
benefician el crecimiento de la empresa, se mantiene a todo el personal al
tanto de sus nuevos proyectos lo cual permite sentirse involucrado y ser parte
fundamental de la empresa, se trabaja siempre por que la comunicación en
equipo sea amigable y respetuosa.

MISIÓN

Ser la compañía más exitosa en la venta de artículos para oficina en Colombia,

generando relaciones de mutuo valor con nuestros clientes, colaboradores,
proveedores, accionistas, comunidad y medio ambiente; para continuar
creciendo sustentablemente.

VISIÓN

Ser una organización sobresaliente en innovación, servicio y talento humano

para ofrecer soluciones de alto valor agregado,

OBJETIVOS

 Lograr la rentabilidad esperada por los accionistas.

 Lograr excelencia en el servicio.
 Desarrollar servicios innovadores.
 Mantener procesos óptimos y tecnificados.
 Disponer de capital humano preparado y motivado.

VALORES

En el compromiso de superar las expectativas de nuestros clientes, cumplir

con los requisitos y de mejorar continuamente la eficacia de nuestro sistema de
gestión de calidad, trabajamos siempre mediante la práctica de los siguientes
principios:
 Disciplina con las normas de calidad y conciencia de un trabajo
individual y en equipo libre de errores.
 Amabilidad en el servicio, agilidad en los procesos y eficiencia en
costos.
 Trabajo en equipo y desarrollo integral de las personas.

POLÍTICA DE SOSTENIBILIDAD EMPRESARIAL

Ofixpres siempre tendrá presente que, en el desarrollo de sus actividades, se

debe suplir las necesidades actuales sin comprometer los recursos y la
posibilidad de las generaciones futuras.

 Iniciativas Implementadas
 Ahorro en el consumo de Energía.
 Puntos Ecológicos.
 Reciclaje.
 RESPEL (Manejo de Residuos Peligrosos).
 Semana de la Seguridad.
 Donación de Gafas.
 Semana de la Salud.
 PMG (Programa Matricial de Gasto).
 Nuevo Centro de Distribución.
 MATRIZ DOFA

DEBILIDADES OPORTUNIDADES
 No se cuenta con una  Las empresas actualmente
cultura organizacional definida. buscan liberarse de
 Actualmente no se tiene responsabilidades, por esto la
reconocimiento de marca a nivel de importancia de las empresas
personas naturales. prestadoras de servicios de
 El capital de trabajo de la Outsourcing.
empresa es reducido, por esta razón  El mercado corporativo es
no se pueden implementar nuevas amplio en el sentido de empresas
líneas de negocio. que no tienen clara su estructura
 El precio de los productos comercial.
frente a competidores es muy alto.  La expansión internacional
amplía las posibilidades de
mercado.
 La determinación y aplicación
por las empresas cliente de
estrategias publicitarias de acuerdo
a la posición competitiva de su
producto/servicio.
FORTALEZAS AMENAZAS
 Liderazgo en el mercado  La llegada de empresas
como única empresa prestadora de internacionales con la prestación de
servicios de Outsourcing Comercial servicios similares por el Tratado de
en el país. Libre Comercio, esto puede limitar la
 Se cuenta con personal ventaja competitiva y la exclusividad
capacitado en el sector comercial, del negocio.
con amplia trayectoria en el ámbito  El desarrollo de programas
comercial y niveles óptimos de computacionales que se encarguen
desempeño. de funciones similares o sustitutas al
 La exclusividad del negocio, objeto social de AB Comercial que
permite la posibilidad de definir los puedan reducir los costos
parámetros de acción del mismo. comerciales.
 Por las relaciones  El Outsourcing comercial no
comerciales corporativas que se cuenta con un marco legal
realizan constantemente, se actualmente.
cuenta con vínculos estratégicos  Masificación del servicio de
dentro de varias de las empresas Outsourcing comercial por parte de
más importantes de la ciudad y empresas que vean la oportunidad
sus alrededores. de negocio.
 Gracias a la experiencia  Desaceleración y/o
comercial se tiene una amplia base estancamiento de la economía del
de datos de clientes corporativos con país.
los que
se mantiene excelentes relaciones
Fuente: Autores
 ANÁLISIS ESTRATÉGICO

Ofixpres pertenece al sector comercial, en la venta de artículos de oficina en

Colombia, en este momento se encuentra posicionado en el marcado y tiene
gran parte de los clientes, el desafío es prestador servicios de Outsourcing
Comercial especialmente a las pymes, por los precios que maneja el mercado
estos prefieren comprar directamente empresas manufactureras.

Además de competir con empresas como panamericana, Sumimas y cadena

que tienen mejores precios en el mercado, Ofixpres le apunta al servicio y que
sus clientes se enfoquen directamente a los que le genera rentabilidad y se
dejen de preocupar por cosas como es la papelería, aseo y cafetería para sus
centros de costos y/o sucursales.

La empresa considera oportunidades ilimitadas para la expansión en el

mercado de este servicio por la falta de competencia apreciada; la mayor parte
de las empresas siempre busca desligarse de responsabilidades donde se
tienen carencias grandes, en este caso el área comercial; y por ende no tener
un buen posicionamiento en los mercados en los que se están estableciendo.
Este servicio dará a los clientes un vehículo para cubrir sus necesidades y
preferencias en el manejo comercial. Si se maneja todo esto como una ventaja
competitiva para la empresa, es bueno basarse, a su vez, en los peligros en
que se podría incurrir. Pueden surgir competidores donde su origen se puede
dar por la copia de la idea de la empresa en la prestación de este servicio, pero
a su vez es un peligro que se logrará manejar con el fortalecimiento de
compromiso por parte del cliente interno para tenerlo como un accionista
estratégico para la empresa, esto permitirá tener la ventaja del capital humano
que es la materia prima en una empresa de servicios.

ESTRATEGIAS FO

Integrar la necesidad de externalización de responsabilidades en las empresas,

con la referencia de ser la única empresa en el país con la prestación de
servicios de Outsourcing Comercial.

Utilizar adecuadamente los vínculos estratégicos con que se cuenta con

respecto a la gran demanda de empresas que no tienen clara su estructura
comercial.

Aprovechar la ventaja del direccionamiento estratégico que dan las empresas

cliente a su producto/servicio como herramienta de comercialización ante el
cliente final.

ESTRATEGIAS FA

Establecer una política de calidad sobre todos los procesos que permita la
fidelización de los clientes antes de que se dé la masificación de los servicios
de Outsourcing Comercial.

Descentralizar funciones que competan a cada nivel, mediante el

empoderamiento de los empleados para mantener altos niveles de calidad en
el servicio, manteniendo la ventaja de ser los pioneros en la prestación de este
tipo de servicios.

Diseñar programas de fidelización e integración utilizando las relaciones

comerciales con los empresarios con que cuenta la empresa.

ESTRATEGIAS DO

Diversificar concéntricamente las líneas de negocio, dirigiendo todos los

esfuerzos de la empresa en campos relacionados, para fortalecer los ingresos
de la empresa.

Acceder a la financiación mediante el desarrollo de un plan de negocios integral

que incluya proyecciones sobre la actual demanda de servicios de Outsourcing.
Generar reconocimiento de marca mediante la especialización de nuestros
ejecutivos en razón de la capacitación continua que garantice el óptimo
desarrollo de la prestación de los servicios.

ESTRATEGIAS DA

Iniciar y realizar un desarrollo del talento humano. Operacionalizar los procesos

de venta con los clientes para tener altos grados de efectividad. Desarrollar una
campaña integral sobre la importancia de la externalización del área comercial.
 PLAN DE ACCIÓN

MERCADEO

Capacitar permanentemente a los ejecutivos de cuenta en actualización en

estrategias de mercadeo y ventas, además de cambios en las condiciones de
venta.

ACTIVIDAD TIEMPO DE RESPONSABLE PRESUPUESTO

EJECUCIÓN S

Coordinación con Mensual Dirección A cargo del

el cliente sobre Comercial cliente.
capacitaciones en
beneficio del
proyecto.

A cargo del
Capacitación sobre Quincenal Cliente
cliente.
cambios en
condiciones del
proyecto.
Realizar una supervisión y control permanente de manera aleatoria en la
prestación de los servicios por parte de los ejecutivos de cuenta hacia el
cliente final.

Actividad Tiempo Responsables Presupuesto

de ejecución

Llamadas aleatorias al Semanal Asistente de ventas. Incluido en los

cliente final verificando gastos
la calidad el servicio. administrativos

Elaboración de Semanal Asistente de ventas.

informes sobre los
resultados de las
llamadas.
Semanal Gerencia general y
Análisis sobre los Dirección de ventas
resultados
Contratar una persona para labores específicas de Telemarketing

Actividad Tiempo de Responsables Presupuesto

ejecución

Convocatoria. 3 días Recursos humanos Publicación gratuita.

Proceso de 5 días Mensual Recursos humanos Incluido en

selección y los gastos
contratación. administrativo
s
Pago servicios. Cada mes Recursos humanos

Conformar células de trabajo con un líder designado que rinda informes

periódicos a su superior inmediato sobre la gestión del grupo, a su vez la
competencia entre estos grupos será una mejora notable, puesto que se
incentivará al grupo de trabajo más eficiente.

Actividad Tiempo de Responsables Presupuesto

ejecución

Integración de 5 días Semanal Dirección de ventas Incluido en

personal según su Dirección de ventas los gastos
experiencia y administrativ
conocimientos os

Análisis de Trimestral Dirección de ventas

informes de 400.000
gestión.

Incentivos por
eficiencia en
Grupo.
Talento Humano

Adelantar programas de desarrollo humano, para el mejoramiento constante a

nivel personal de nuestros empleados, además de vincular el núcleo básico del
trabajador que es la familia.

Actividad Tiem Responsables Presupuesto

po
de
ejecuci
ón
Integraciones de personal Mensual Gerencia General 100.000
por celebración de
cumpleaños de los
empleados. Anual
Generar sentido de pertenencia y estimular el grado de compromiso por parte
de los empleados hacia la empresa mediante la participación activa en la
toma de decisiones.

Actividad Tiempo de Responsables Presupuesto

ejecución
Participación de los Semanal Gerencia general Incluido en
empleados en y dirección de los gastos
reuniones sobre toma ventas. administrativ
de decisiones, os.
tendencias y
comportamiento del
mercado.

Ofrecer incentivos a los empleados de la empresa que se destaquen por su

gestión.

Actividad Tiempo de Responsables Presupuesto

ejecución

Entrega de bonos Mensual Cliente Gerencia A cargo del cliente

Sodexso Pass. general 200.000
100.000
Bonificación por sobre
cumplimiento de metas. Mensual Gerencia general
600.000
Entrega de 1 Viaje para
dos personas 2 días. Bimensual Gerencia general

Entrega de 1 viaje de isla

Sol Semestral
en Girardot para dos
personas 5 días
Financiera
Elaborar un inventario mensual sobre implementos de oficina, cafetería, aseo,
etc., así como un control sobre este, con el fin de maximizar los recursos y
reducir costos.

Actividad Tiempo de Responsables Presupuesto

ejecución
Revisión de Mensual Asistente de Incluido a los
inventarios sobre ventas gastos.
los recursos
físicos de la
empresa. Mensual Administrativos
Desarrollo de Asistente de
informes sobre el ventas
resultado del
inventario.

Reinvertir los excedentes mensuales del ejercicio en inversiones a corto y

mediano plazo para contar con ingresos adicionales.

Actividad Tiempo Responsables Presupuesto

de
ejecució
n
Análisis de Mensual Gerencia General Incluido a los
Opciones de gastos
inversión Administrativos

Utilizar un sistema de indicadores de gestión. Estos indicadores tienen como

factores clave la eficiencia, la eficacia, la efectividad y los resultados.
 Actividad Tiemp Responsables Presupuesto
o de
ejecución
Desarrollo del sistema 5 días Gerencia General Incluido a los
de indicadores. gastos
Administrativos
Elaboración de informes Mensual Gerencia General
sobre índices.

Análisis de informes de Mensual Gerencia General

gestión

Analizar oportunidades de financiamiento en bancos que ofrezcan créditos a

PYMES a tasas preferentes y tiempos adecuados para la expansión de nuestra
planta operativa a las ciudades que generan mayor demanda de utilidad.

Actividad Tiempo Responsables Presupuesto

de
ejecución
Análisis de opciones de 2 días Gerencia General Incluido a los
financiamiento que gastos
incluyan plazo, tasas de Administrativos
interés, requisitos y
demás, para capital de
trabajo. Ej. Bancoldex,
fomipyme.

Decisión acerca de 2 días Gerencia General

la mejor opción Incluido a los
gastos
Administrativos
 MODELO 5 FUERZAS DE PORTER

1. Intensidad de Rivalidad entre competidores-Mediana

Para determinar el grado de Intensidad de Rivalidad entre Competidores es

importante que evaluemos algunos puntos clave.

Mercado, El Mercado de los suministros para oficina se encuentra en

Crecimiento por lo que las Empresas buscan tener una mayor participación de
estos nuevos mercados.

Estructura competitiva, La industria comercial de suministros está

consolidada, esto quiere decir que las compañías son ínterdependientes entre
sí, porque una acción o movimiento competitivo de una de ellos fluyen
directamente en la participación de sus rivales en el mercado.

Barreras de Salida, debido a las fuertes inversiones realizadas en maquinaria,

campañas publicitarias y desarrollo de producto; las empresas no quieren salir
del mercado, esto genera mayor rivalidad en el sector.

Diferenciación de Productos, existe un posicionamiento de la Marca Ofixpres

que le otorga un elemento de diferenciación bastante fuerte sobre sus
competidores en este Sector.

Concluimos que la intensidad de rivalidad entre competidores con respecto a

Ofixpres es mediana, debido a los factores de diferenciación de productos,
estructura competitiva y Mercado.

2. Amenaza de Nuevos Competidores-Bajo

Existe una mayor o menor amenaza de los ingresos de nuevos competidores al
Sector dependiendo de las Barreras de Entradas al Sector como:

Economías de escala, tanto Ofixpres como panamericana que son las

Empresas comercializadora de productos para oficina más grandes del
Mercado nacional han realizado grandes inversiones en tecnología y en
instalaciones para lograr grandes volúmenes de producción, lo que hace que cualquier
que desee ingresar al sector tenga que realizar inversiones de ese nivel.

Lealtad a la marca, como lo mencionamos anteriormente existe un fuerte

posicionamiento de la marca de Ofixpres en el mercado nacional a nivel
corporativo.

Costos de cambiar para los clientes, si bien el consumidor en la actualidad es

mucho más propenso a experimentar debido a su poder adquisitivo y a la
variedad de productos existentes en el mercado, pensamos que tratándose de
productos de oficina con marcas muy arraigadas como el caso de Ofixpres no
se daría el cambio. Creemos que la amenaza de entrada de posibles
competidores es baja debido a los factores ya mencionados.

3. Amenaza de productos sustitutos-Bajo

Como productos sustitutos podemos mencionar los lapiceros, las notas

autoadhesivas, las resmas, entre otros, que si bien son todas conocidas en el
mercado nacional y son de consumo popular en la mayoría de las partes del
país; estos productos no poseen marcas cuyo posicionamiento sea una
amenaza para Ofixpres

4. Poder de negociación de los proveedores-Medio

Existen productos que no tienen sustitutos como las resmas, sin embargo,
existen varios productores de resmas, pero cuyo estándar de calidad hay que
cuidar. La Compañía busca integrarse hacia atrás con el propósito de asegurar
la calidad de los insumos y materia prima De acuerdo a lo analizado podemos
afirmar que el poder de negociación de los proveedores es bajo.

5. Poder de negociación de los consumidores-Bajo

Analizaremos distintos puntos para poder determinar el poder de negociación

de los consumidores.

 Los Compradores no se encuentran agrupados

 Volúmenes de Compra Pequeños.
 Gran Cantidad de Compradores.
 Los Compradores no encuentran a su disposición una gran cantidad de
marcas.
 Concluimos que el poder de negociación de los consumidores es bajo.
 Conclusiones

De acuerdo con el análisis DOFA realizado, se pueden comprobar las grandes

Oportunidades y Fortalezas sobre el proyecto, así como también los aspectos
negativos, lo que conduce a las estrategias de fortalecimiento empresarial y
lineamientos adecuados en orden correctivo respecto de eventualidades y
problemas que puedan darse. Según el análisis de mercado se comprueba la
necesidad de los servicios de Outsourcing comercial, llenando un vacío que
hasta el momento se encontraba desocupado, debido a la falta de empresas
prestadoras de este tipo de servicio en Colombia.

Las cinco fuerzas de Porter es la metodología dominante del análisis

Industrial, el éxito de las estrategias depende de que tan efectivamente la
organización pueda manejar los cambios que se presenten en el ambiente
competitivo.

Por medio del presente trabajo se plantearon los lineamientos y condiciones

necesarias para el sostenimiento de una empresa que puede claramente
sustentar opciones apreciables de crecimiento y participación en el mercado,
teniendo como base los conocimientos adquiridos durante la carrera de
Administración de Empresas
 BIBLIOGRAFÍA

https://www.sugerendo.com/blog/estrategia-de-e-commerce/como-elaborar-un-
plan-estrategico/

https://www.youtube.com/watch?v=OGueHTTBFag

https://www.youtube.com/watch?v=0E0e6NqcT0M

https://www.youtube.com/watch?v=oRItEUsnkfw