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Direccionamiento Estratégico y Planeación Taller 2

Para la elaboración del taller es fundamental tener en cuenta los siguientes lineamientos:

Objetivo del taller:

Comprender la dimensión 2 del modelo integrado de planeación y gestión y su desarrollo a través


de las políticas de gestión y desempeño institucional mediante un caso práctico.

Tiempo de duración: 2 horas

Metodología:

El taller girará en torno al análisis de un caso práctico que presenta una problemática y cómo a
través de la implementación de las políticas de gestión y desempeño institucional, se puede
solucionar la problemática identificada. Para ello, el taller consta de preguntas y ejercicios
prácticos, que orientarán a los participantes sobre las actividades a realizar para resolver el caso.

Dirigido a:

Servidores públicos del orden territorial y nacional

Caso de Análisis Mejorando la gestión de la Alcaldía de SIÓN y la satisfacción de necesidades de


sus ciudadanos El Municipio de Sion cuenta con una población de 33.677 habitantes y su
distribución por sexo es 49.9% (16.817) hombres y 50.1% (16.860) mujeres, distribuida en el área
rural con el 57.1% (19.228) y urbana con el 42.9% (14.449), con la siguiente distribución por grupo
poblaciones: Primera infancia (0 a 5 años) 7.4% (2.497), infancia (6 a 11 años) 11.8% (3.981),
adolecentes (12 a 17 años) 12.4% (4.169), jóvenes (18 a 26 años) 18.5% (6.244), adultos (27 a 59
años) 43.5% (14.650) y adulto mayor (60 años en adelante) 6.3% (2.136); su actividad económica
es la Industria
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Direccionamiento Estratégico y Planeación manufacturera que representa el 71.2% y como


segunda actividad económica es la construcción con un 9.35%. Además cuenta con fácil acceso a
fuentes hídricas lo que ha permitido que sea un lugar donde grandes empresas se instalen
permitiendo tener un creciente tejido industrial y se tiene pensado construir una zona franca con
una capacidad de 40 empresas, con las cuales pueden establecerse alianzas para gestionar
proyectos orientados a la cualificación y empleo de los habitantes del municipio. La Alcaldía
cuenta con personal directivo con experiencia y conocimientos técnicos, con capacidad para
identificar y gestionar alianzas para el desarrollo con compromiso de las funciones en la
Administración Municipal. Desde el año 2016, se ha logrado la renovación de todos los equipos de
cómputo de la Alcaldía, adquiriendo 200 computadores nuevos, 20 impresoras con scanner,
además de optimización de la conectividad en las diferentes Secretarías, mejorando la gestión
administrativa y procurando elementos básicos para la implementación en el Municipio de la
estrategia de gobierno en línea. Como consecuencia de la reestructuración administrativa del año
2009, la nómina del personal de planta de la Alcaldía quedo ostensiblemente reducida y
actualmente se cuenta con la siguiente distribución de personal: Nivel

Tipo de vinculación

Número funcionarios

Directivo

Elección popular

Libre nombramiento y remoción / periodo fijo

1
Libre nombramiento y remoción

13

Asesor

Libre nombramiento y remoción

Profesional

Libre nombramiento y remoción

Carrera administrativa

10

Encargo/carrera administrativa

17

Provisionalidad

60

Sin proveer
6

Libre nombramiento y remoción

Carrera administrativa

Encargo/carrera administrativa

Técnico

de

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Direccionamiento Estratégico y Planeación Nivel

Asistencial

Total
Tipo de vinculación

Número funcionarios

Provisionalidad

36

Sin proveer

Libre nombramiento y remoción

Carrera administrativa

16

Encargo/carrera administrativa

Provisionalidad

49

Sin proveer
1

Trabajador oficial

de

232

Sin embargo después de transcurridos a la fecha casi 9 años, aun no se ha suplido la totalidad de
los cargos de Planta. Adicional se denota que el personal provisional no tiene sentido de
pertenencia y olvido de las capacitaciones impartidas por parte de la mayoría de funcionarios con
las labores emprendidas o coordinadas por la Oficina de Control Interno en torno al mismo
Sistema, Código de Ética, Planes de mejoramiento, entre otros. Por otra parte la entidad evidencia
no cumplir con las metas establecidas afectando la prestación del servicio, la disminución en el
índice de desempeño fiscal y por ende la asignación de recursos. En la distribución éstos, que
siempre son insuficientes, es particularmente baja la destinación a proyectos que generen empleo
para la población, que se incrementa cada día. El personal de los niveles asistencial y técnico
manifiesta necesidades de capacitación en nuevas tecnologías de la comunicación que maximicen
el aprovechamiento del hardware y software adquirido por la Administración, y también la
actualización permanente en normatividad ateniendo a los cambios constantes que se presentan.
La Comisión Nacional del Servicio Civil en cumplimiento de sus funciones promueve la
Implementación de procesos meritocráticos para la selección de personal para proveer de forma
definitiva vacantes de la planta de personal en el sistema de carrera administrativa convocando a
varias entidades para vincularlas a procesos conjuntos que resulten más económicos en su
ejecución.

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Direccionamiento Estratégico y Planeación Paso 1. Reflexión Inicial Actividad 1. Revise y analice el


marco normativo institucional del Municipio de Sion (normograma, Decretos, Resoluciones,
prioridades de gobierno, entre otros). Ver anexo Actividad 2. Resultado del análisis anterior,
identifique las funciones y agrupe por líneas gruesas, las cuales van a permitir identificar
claramente cuál es propósito de la entidad. FUNCIONES

LÍNEAS GRUESAS

1.

1.

2. 3. 4.

2.

5. 6. Una vez se haya clasificado las líneas gruesas identifique el propósito de la entidad:

Actividad 3. Desarrollado el paso anterior, con el siguiente ejemplo de misión revise si es


coherente y está alineada con los aspectos que enmarcan el propósito de la entidad, para ello
tenga en cuenta:  Quiénes somos (la entidad)  Qué hacemos (descripción de los bienes o
servicios que ofrece la entidad)  Dónde lo hacemos (ubicación)

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Direccionamiento Estratégico y Planeación  Para quién lo hacemos (identificación de nuestros


grupos de valor)  Para qué lo hacemos (cuál es el impacto que se quiere generar –valor público)
Con los criterios anteriormente señalados se debe analizar la siguiente misión con el fin de
verificar si está bien o es necesario reformularla: La Alcaldía de Sion tiene como misión principal el
garantizar los derechos de los ciudadanos, dentro de los límites que le impone la ley y el alcance
de sus competencia, para garantizar un desarrollo social, económico y una sostenibilidad
ambiental sustentada en procesos de planificación, gestión, evaluación, control y mejoramiento
continuo, los cuales deben contar en todo momento con una activa participación ciudadana y una
inclusión equitativa e igualitaria de todas las poblaciones. Una vez analizada la misión, si considera
necesario reformularla plantee la descripción en el siguiente recuadro:

Actividad 4: A partir del análisis anterior, defina cómo la entidad quiere ser reconocida en un
futuro (visión), para ello revise la visión propuesta a continuación teniendo en cuenta los
siguientes aspectos:

Cuál es la imagen deseada de la entidad en el futuro. Qué hará la entidad en el futuro. Qué espera
lograr la entidad en determinado tiempo (mediano y largo plazo) Qué resultados se propone
conseguir a futuro con la prestación de los servicios o entrega de productos.  Tenga en cuenta los
valores que enmarcan el actuar de las entidades.    

Así mismo, debe revisar la siguiente visión y definir si es necesario reformularla:

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Direccionamiento Estratégico y Planeación Para el año 2030, la Alcaldía de Sion será reconocido a
nivel nacional como un municipio líder en garantía de derechos y servicios, con seguridad, altos
niveles de avance e innovación para el desarrollo social, productivo y proyección de su economía
en el crecimiento integral y eficiente de su comunidad, con capital humano capacitado y
altamente competitivo, desde una perspectiva de inclusión y un política de responsabilidad social
y ambiental a través de infraestructuras sostenibles. Una vez analizada la visión, si considera
necesario reformularla plantee la descripción en el siguiente recuadro:

Actividad 5. Caracterice los grupos de valor de acuerdo a la descripción mencionada al inicio del
documento teniendo en cuenta: variables demográficas, geográficas, económicas entre otras que
va a permitir focalizar acciones para formular los objetivos institucionales (estratégicos). Tenga en
cuenta los siguientes criterios para caracterizar los grupos de valor seleccionando una de las líneas
gruesas de la actividad 2.  Variables Geográficas: cobertura geográfica, dispersión y ubicación
principal  Variables Demograficas: tipo y número de documento, edad, sexo, actividad
económica, estrato socio económico, escolaridad, etnia, régimen de afiliación, puntaje del Sisbén,
tamaño del núcleo familiar, estado del ciclo familiar, lenguas o idiomas, ingresos.  Variables
Intrínsecas: intereses, lugares de encuentro, acceso a canales, y uso de canales conocimientos.

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Direccionamiento Estratégico y Planeación

Objetivo:

Alcance. Responsable: Línea Gruesa: Categoría Variable Grupos de interés

Intrínsecas

Demográfico

Geográfico

Grupos de valor

 De acuerdo con la misión establecida, identifique quién se beneficia de manera directa (grupos
de valor) o indirecta (grupos de interés) de los productos o servicios que ofrece la entidad:

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Direccionamiento Estratégico y Planeación Grupos de Valor:


Grupos de Interés:

Actividad 6. Una vez desarrolladas las actividades anteriores, analice las capacidades y el entorno
que tiene la entidad para cumplir con el propósito para el cual fue creada, se recomienda hacer
uso de la herramienta matriz DOFA; para ello tenga en cuenta los siguientes aspectos:  Factores
internos negativos (debilidades), que constituyen aquellos aspectos en los que la entidad puede
estar fallando y que son de su responsabilidad.  Factores externos negativos (amenazas), que
representan aspectos ajenos a la entidad que pueden afectarla.  Factores internos positivos
(fortalezas), que son aspectos en los que la entidad es sobresaliente y en los que hace las cosas
bien.  Factores externos positivos (oportunidades), que indican aspectos ajenos a la entidad y la
pueden beneficiar. Estas estrategias sirven de insumo para la formulación de los objetivos
estratégicos o institucionales. Teniendo en cuenta la información descrita en el caso del municipio
de Sion, identifique los siguientes aspectos (elaboración de la matriz DOFA):

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Direccionamiento Estratégico y Planeación N°

Debilidades

2

Fortalezas

Oportunidad

Amenazas

Una vez tenga todos estos factores identificados formule estrategias (que inicien con verbos en
infinitivo) a partir del cruce de variables así:  Utilice oportunidades para contrarrestar o
solucionar debilidades (estrategias DO, también denominadas estrategias de supervivencia) 
Utilice fortalezas para contrarrestar o tratar amenazas (estrategias FA), también denominadas
estrategias de supervivencia)  Utilice fortalezas para maximizar oportunidades o viceversa
(estrategias FO, también conocidas como estrategias de crecimiento), de tal forma que se generen
acciones de mejora, es decir, aquellas cosas que se hacen bien se pueden hacer aún mejor. 
Relacione debilidades con amenazas para identificar graves vulnerabilidades de la entidad, y a
estas formúleles acciones de contingencia que permitan reaccionar adecuadamente ante esas
eventualidades producidas restableciendo la normalidad lo más pronto posible (estrategias DA).

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Direccionamiento Estratégico y Planeación Estrategia DO:

Estrategia FA:

Estrategia FO:

Estrategia DA:

Actividad 7. Una vez identificada la misión y la visión, se deben estructurar los objetivos
institucionales (estratégicos), los cuales se constituyen en los propósitos o logros que la entidad
espera alcanzar en el mediano y largo plazo. Para su construcción tenga en cuenta los siguientes
criterios:  Deben ser concretos y alcanzables  Fáciles de comprender  Inicie con un verbo en
infinitivo (establecer, identificar, recopilar, investigar, buscar, registrar) Una vez realizado el
análisis DOFA debe proceder a realizar la construcción de los objetivos Institucionales, para ello
tenga en cuenta: Acción a realizar (verbo fuerte) globales (complemento del objetivo)

objeto (debe responder al que)

elementos descriptivos

Objetivos Institucionales

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Direccionamiento Estratégico y Planeación OBJETIVOS INSTITUCIONALES: 1.

2. 3.
Paso 2. Lineamientos para Administración del Riesgo

Actividad. A partir de la misión y visión construida en el grupo de trabajo, identifique dos (2)
riesgos que puedan afectar su cumplimiento:

RIESGO: 1. 2.

Paso 3. Formulación de Planes Actividad 1. A partir de la Identificación de Prioridades de Gobierno,


de la definición y/o revisión de la Plataforma Estratégica, construya de forma articulada un plan
institucional. Para ello pregúntese  A qué pilar o eje de plan de desarrollo le apunta la entidad 
Qué objetivo institucional le apunta al eje o pilar del plan

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Direccionamiento Estratégico y Planeación  Cómo se puede cumplir durante el cuatrienio con el


plan de desarrollo y con el objetivo institucional articulado (defina un producto o un mecanismo) 
Establezca una meta que cuantifique en términos de cantidad y tiempo el producto formulado 
Establezca qué actividades requiere desarrollar el producto  Estime los recursos que se requieren
para cumplir cada actividad y en general el producto o estrategia.  Señale que área o
dependencia tendría a cargo el producto Ejes del plan de Desarrollo

Definición

Bienestar de calidad y vida

Agrupa políticas y programas orientados a mejorar los niveles de salubridad y calidad de vida de
población, incrementado sus niveles de productividad e ingresos.

Ordenamiento territorial
Agrupa políticas y estrategias orientadas a ordenar el territorio y establecer uso de suelo para el
desarrollo territorial.

Servicios públicos

Agrupa las estrategias para la mejora, cobertura y calidad en los servicios públicos de territorio.

Cultura ciudadana y convivencia

Agrupa las políticas de inclusión social, género y población vulnerable orientadas a lograr un
municipio incluyente.

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Direccionamiento Estratégico y Planeación Plan Estratégico institucional Pilar o Eje Plan de


Desarrollo

Objetivo Estratégico

Producto o Estrategia

Meta

Actividades

Recursos
Responsable

Nota: Este plan se ejecuta a cuatro años

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Direccionamiento Estratégico y Planeación Actividad 2. A partir de la formulación del plan


estratégico, construya y consolide el plan institucional conformado por los planes de acción de
cada una de las dependencias, formulados a partir de la definición de los componentes
incorporados en el plan estratégico.

Plan de acción Dependencia

Objetivo Estratégico

Producto

Meta

Actividades

Recursos

Indicador

Nota: Este plan se realiza anual alineado al plan estratégico.

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Direccionamiento Estratégico y Planeación Pasos 5. Formación de Indicadores Actividad 1. De


acuerdo con los objetivos institucionales establecidos, formule indicadores que permitan medir y
hacer seguimiento al avance o desempeño de las metas y/o actividades, para la construcción de
los indicadores tenga en cuenta las siguientes tipologías:  Eficiencia: Se enfocan en el control de
los recursos o las entradas del proceso, evalúan la relación entre los recursos y su grado de
aprovechamiento por parte de los mismos  Eficacia: buscan establecer el cumplimiento de los
planes y programas de la entidad, los cuales en su conjunto miden del desempeño de la misma
como un todo, por lo tanto, este tipo de indicadores pueden involucrar atributos o variables 
Efectividad: mide el logro de los resultados programados en el tiempo y con los costos más
razonables posibles  Economía: Permiten obtener información relevante frente al seguimiento y
análisis de tipo financiero que deben desarrollar los procesos de apoyo administrativos o
financieros de las entidades. Actividad 2. Para construir los indicadores se debe cuantificar en
términos de cantidad y tiempo el objetivo estratégico (meta) y a partir de allí formular un
indicador que permita medir el avance o cumplimiento del objetivo.

Objetivo estratégico

Meta

Indicador

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Direccionamiento Estratégico y Planeación Anexo Marco Normativo - Funciones del Municipio de


Sion Constitución Política De Colombia 1991. Titulo XI de la Organización Territorial, Capítulo 3. del
Régimen Municipal: 1. Prestar los servicios públicos que determine la ley, 2. Construir las obras
que demande el progreso local, 3. Ordenar el desarrollo de su territorio, 4. Promover la
participación comunitaria, el mejoramiento social y cultural de sus habitantes Ley 136 de 1994.
“Por el cual se dictan normas tendientes a modernizar la organización y el funcionamiento de los
municipios” Artículo 3º.- Funciones. Modificado por el art. 6. Ley 1551 de 2012. Corresponde al
municipio: 1. Administrar los asuntos municipales y prestar los servicios públicos que determine la
Ley. 2. Ordenar el desarrollo de su territorio y construir las obras que demande el progreso
municipal. 3. Promover la participación comunitaria y el mejoramiento social y cultural de sus
habitantes. 4. Planificar el desarrollo económico, social y ambiental de su territorio, de
conformidad con la Ley y en coordinación con otras entidades. 5. Solucionar las necesidades
insatisfechas de salud, educación, saneamiento ambiental, agua potable, servicios públicos
domiciliarios, vivienda recreación y deporte, con especial énfasis en la niñez, la mujer, la tercera
edad y los sectores discapacitados, directamente y en concurrencia, complementariedad y
coordinación con las demás entidades territoriales y la Nación, en los términos que defina la Ley.
6. Velar por el adecuado manejo de los recursos naturales y del medio ambiente, de conformidad
con la Ley. 7. Promover el mejoramiento económico y social de los habitantes del respectivo
municipio. 8. Hacer cuanto pueda adelantar por sí mismo, en subsidio de otras entidades
territoriales, mientras éstas proveen lo necesario. 9. Las demás que señale la Constitución y la Ley.
La Ley 1551 de 2012 “Por la cual se dictan normas para modernizar la organización y el
funcionamiento de los municipios” Artículo 6°. El artículo 3° de la Ley 136 de 1994 quedará así:
Artículo 3°. Funciones de los municipios. Corresponde al municipio: Administrar los asuntos
municipales y prestar los servicios públicos que determine la ley.

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Direccionamiento Estratégico y Planeación 1. Elaborar los planes de desarrollo municipal, en


concordancia con el plan de desarrollo departamental, los planes de vida de los territorios y
resguardos indígenas, incorporando las visiones de las minorías étnicas, de las organizaciones
comunales y de los grupos de población vulnerables presentes en su territorio, teniendo en cuenta
los criterios e instrumentos definidos por la Unidad de Planificación de Tierras Rurales y Usos
Agropecuarios –UPRA–, para el ordenamiento y el uso eficiente del suelo rural, los programas de
desarrollo rural con enfoque territorial, y en armonía con el Plan Nacional de Desarrollo, según la
ley orgánica de la materia. 2. Los planes de desarrollo municipal deberán incluir estrategias y
políticas dirigidas al respeto y garantía de los Derechos Humanos y del Derecho Internacional
Humanitario; 3. Promover el desarrollo de su territorio y construir las obras que demande el
progreso municipal. Para lo anterior deben tenerse en cuenta, entre otros: los planes de vida de
los pueblos y comunidades indígenas y los planes de desarrollo comunal que tengan los
respectivos organismos de acción comunal. 4. Elaborar e implementar los planes integrales de
seguridad ciudadana, en coordinación con las autoridades locales de policía y promover la
convivencia entre sus habitantes. 5. Promover la participación comunitaria, la cultura de Derechos
Humanos y el mejoramiento social y cultural de sus habitantes. El fomento de la cultura será
prioridad de los municipios y los recursos públicos invertidos en actividades culturales tendrán,
para todos los efectos legales, el carácter de gasto público social de conformidad con el artículo 1°,
numeral 8 de la Ley 397 de 1997. 6. Promover alianzas y sinergias público-privadas que
contribuyan al desarrollo económico, social y ambiental del municipio y de la región, mediante el
empleo de los mecanismos de integración dispuestos en la ley. 7. Procurar la solución de las
necesidades básicas insatisfechas de los habitantes del municipio, en lo que sea de su
competencia, con especial énfasis en los niños, las niñas, los adolescentes, las mujeres cabeza de
familia, las personas de la tercera edad, las personas en condición de discapacidad y los demás
sujetos de especial protección constitucional. 8. En asocio con los departamentos y la Nación,
contribuir al goce efectivo de los derechos de la población víctima del desplazamiento forzado,
teniendo en cuenta los principios de coordinación, concurrencia, complementariedad,
subsidiariedad y las normas jurídicas vigentes. 9. Formular y adoptar los planes de ordenamiento
territorial, reglamentando de manera específica los usos del suelo en las áreas urbanas, de
expansión y rurales, de acuerdo con las leyes y teniendo en cuenta los instrumentos definidos por
la UPRA para el ordenamiento y el uso eficiente del suelo rural. Optimizar los usos de las tierras
disponibles y coordinar los planes sectoriales en armonía con las políticas nacionales y los planes
departamentales y metropolitanos. Los Planes de Ordenamiento Territorial serán presentados
para revisión ante el Concejo Municipal o Distrital cada 12 años. 10. Velar por el adecuado manejo
de los recursos naturales y del ambiente, de conformidad con la Constitución y la ley.

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Direccionamiento Estratégico y Planeación 11. Promover el mejoramiento económico y social de


los habitantes del respectivo municipio, fomentando la industria nacional, el comercio y el
consumo interno en sus territorios de conformidad con la legislación vigente para estas materias.
12. Fomentar y promover el turismo, en coordinación con la Política Nacional. 13. Los municipios
fronterizos podrán celebrar Convenios con entidades territoriales limítrofes del mismo nivel y de
países vecinos para el fomento de la convivencia y seguridad ciudadana, el desarrollo económico y
comunitario, la prestación de servicios públicos y la preservación del ambiente. 14. Autorizar y
aprobar, de acuerdo con la disponibilidad de servicios públicos, programas de desarrollo de
Vivienda ejerciendo las funciones de vigilancia necesarias. 15. Incorporar el uso de nuevas
tecnologías, energías renovables, reciclaje y producción limpia en los planes municipales de
desarrollo. 16. En concordancia con lo establecido en el artículo 355 de la Constitución Política, los
municipios y distritos podrán celebrar convenios solidarios con: los cabildos, las autoridades y
organizaciones indígenas, los organismos de acción comunal y demás organizaciones civiles y
asociaciones residentes en el territorio, para el desarrollo conjunto de programas y actividades
establecidas por la Ley a los municipios y distritos, acorde con sus planes de desarrollo. 17.
Elaborar los planes y programas anuales de fortalecimiento, con la correspondiente afectación
presupuestal, de los cabildos, autoridades y organizaciones indígenas, organismos de acción
comunal, organizaciones civiles y asociaciones residentes en el territorio. Lo anterior deberá
construirse de manera concertada con esas organizaciones y teniendo en cuenta sus necesidades y
los lineamientos de los respectivos planes de desarrollo. 18. Celebrar convenios de uso de bienes
públicos y/o de usufructo comunitario con los cabildos, autoridades y organizaciones indígenas y
con los organismos de acción comunal y otros organismos comunitarios. 19. Garantizar la
prestación del servicio de agua potable y saneamiento básico a los habitantes de la jurisdicción de
acuerdo con la normatividad vigente en materia de servicios públicos domiciliarios. 20. Ejecutar el
Programas de Alimentación Escolar con sus propios recursos y los provenientes del Departamento
y la Nación, quienes podrán realizar el acompañamiento técnico, acorde con sus competencias. 21.
Publicar los informes de rendición de cuentas en la respectiva página web del municipio. 22. Las
demás que señalen la Constitución y la ley. 23. En materia de vías, los municipios tendrán a su
cargo la construcción y mantenimiento de vías urbanas y rurales del rango municipal. Continuarán
a cargo de la Nación, las vías urbanas que formen parte de las carreteras nacionales, y del
Departamento las que sean departamentales.

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Direccionamiento Estratégico y Planeación Parágrafo 1°. Las políticas, planes, programas y


proyectos con destino al fortalecimiento de los cabildos, de las autoridades y organizaciones
indígenas y de los organismos de acción comunal se formularán en concertación con ellas.
Parágrafo 2°. En los parques y zonas verdes públicas entregadas en comodato o en cualquier otra
forma de administración a un particular, no se podrá establecer ningún tipo de cobro por acceso al
mismo, salvo los casos en donde se realicen espectáculos públicos. Parágrafo 3°. Convenios
Solidarios. Entiéndase por convenios solidarios la complementación de esfuerzos institucionales,
comunitarios, económicos y sociales para la construcción de obras y la satisfacción de necesidades
y aspiraciones de las comunidades. Parágrafo 4°. Se autoriza a los entes territoriales del orden
departamental y municipal para celebrar directamente convenios solidarios con las juntas de
acción comunal con el fin de ejecutar obras hasta por la mínima cuantía. Para la ejecución de estas
deberán contratar con los habitantes de la comunidad.

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