TAREA 2- UNIDAD 2- PROCESO ADMINISTRATIVO: PLANEACIÓN Y

ORGANIZACIÓN

PRESENTADO POR:

MARIA YOLANDA LOPEZ

JENIFER GALVIZ

ERICA LORENA MUÑOZ

LUZ MERY PERDOMO

DANILO SEBASTIAN MENESES

GRUPO Nº 54

UNIVERSIDAD NACIONAL ABIERTA Y A DISTANCIA UNAD

ESCUELA DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS, CONTABLES, ECONÓMICAS Y DE

NEGOCIOS ECACEN

CONTADURIA PÚBLICA

2020
 TAREA 2- UNIDAD 2- PROCESO ADMINISTRATIVO: PLANEACIÓN Y
ORGANIZACIÓN

PRESENTADO A:

JUAN CARLOS DIAZ DAVILA

UNIVERSIDAD NACIONAL ABIERTA Y A DISTANCIA UNAD

ESCUELA DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS, CONTABLES, ECONÓMICAS Y DE

NEGOCIOS ECACEN

CONTADURIA PÚBLICA

2020
 TABLA DE CONTENIDO

INTRODUCCIÓN--------------------------------------------------------------------------------------------4

MAPA CONCEPTUAL--------------------------------------------------------------------------------------5

FASE PLANEACIÓN----------------------------------------------------------------------------------------6

1. La planeación en las empresas como parte del proceso administrativo, es fundamental, indicar
de manera resumida que se planea en una empresa, aplicar a la empresa seleccionada-------------6

2. ¿Cuál es el objetivo de planear?--------------------------------------------------------------------------6

3. Establezca la política que defina a la organización en su contexto, utilice el ejemplo de la

empresa de su entorno.---------------------------------------------------------------------------------------6

4. Defina a través de un ejemplo (empresa seleccionada para el ejemplo) los siguientes temas:
¿Qué es una meta, un objetivo y una estrategia en el medio empresarial? Aplique a la empresa.-7

5. Defina en el tiempo las acciones a seguir, para el desarrollo de una actividad en la empresa.
Utilice un gráfico de Gantt-----------------------------------------------------------------------------------7

FASE ORGANIZACIÓN------------------------------------------------------------------------------------8

1. Defina y construya la estructura de la empresa que seleccionó en su región (Organigrama,

consultar Entorno de aprendizaje práctico). --------------------------------------------------------------8

2. Establezca las relaciones de autoridad según el organigrama.---------------------------------------9

3. Explicar la importancia de la estructura organizacional en la empresa ejemplo-----------------10

4. Proponer cinco estrategias para el desarrollo e integración del personal.-------------------------11

CONCLUSIONES-------------------------------------------------------------------------------------------12

BIBLIOGRAFIA--------------------------------------------------------------------------------------------13
 INTRODUCCIÓN

El proceso administrativo planteado por muchos autores del pensamiento contable cuenta con
varias etapas que tiene como fin el éxito de la organización en su entorno cada vez más
competitivo y cambiante. Las etapas de la planeación y organización incluyen obtener
información sobre los posibles escenarios y anticipar el plan de acción que debe seguirse ante
cada uno.

La planeación es el primer paso que debe darse en la administración y/o gestión de cualquier
organización. En otras palabras planear es razonar sobre los distintos aspectos de la operatividad
de una idea de negocio. En la planeación debe tomarse en cuenta la cultura organizacional que
existe o que se desea cultivar en la empresa, porque eso determinará que se escoja una u otra
estrategia. En la etapa de la organización surge inmediatamente después de la planeación
repartiendo tareas y aplicando lo expuesto en la etapa de planeación.

Para el presente trabajo se ha escogido analizar la etapa de planeación y organización de la

empresa Contactar que es una microfinanciera colombiana, reconocida por su énfasis en el
trabajo con los microempresarios rurales, los servicios financieros son el eje fundamental de la
entidad, sin excluir el apoyo integral a las pequeñas unidades de negocios mediante alianzas
interinstitucionales que se articulan con actividades de desempeño social y ambiental.
MAPA CONCEPTUAL

ETAPA MECANICA

PLANEACION ORGANIZACION

Se hace una investigacion Se fijan los objetivos, Busca efectuar una

estrategias, politicas, serie de actividades y Funcion que persigue
de un esquema detallado obtener un fin, que fue
que habra de realizarse programas, despues coordinarlas,
procedimientos y para lograr propòsitos previamente definido a
en el futuro traves de la planeacion
presupuestos comunes.

Es el patron para Es un medio para

que se inicie Estructura de las lograr lo planeado,
correctamente la empresas,niveles coordina la division
empresa jeràrquicos del trabajo para que
se de un orden

Prepara a la empresa
con fortaleza para
hacer frente a sus Determina la
problemas estructura para que
las fases de direccion y
control tengan bases
confiables
 FASE PLANEACIÓN

1. La planeación en las empresas como parte del proceso administrativo, es fundamental, indicar
de manera resumida que se planea en una empresa, aplicar a la empresa seleccionada.

Primeramente se planea brindar con calidez e integridad soluciones microfinancieras;

económica, social y ambientalmente sostenibles contribuyendo a que nuestros clientes que son
prioritariamente rurales fortalezcan sus proyectos productivos y familiares, para lo cual se cuenta
con personal competente y comprometido con la atención y prestación del servicio.

2. ¿Cuál es el objetivo de planear?

Lograr los objetivos estratégicos propuestos en la organización los cuales son:

- Cumplir con la misión corporativa, mediante el crecimiento del mercado atendido por
Contactar.

- Acrecentar el valor del mercado tanto a nivel económico como de marca y reputación de la
corporación garantizando con ello su atractividad y sostenibilidad.

- Prestar y servir en forma continua a los clientes y grupos de interés de Contactar sus servicios
en un ambiente operativo seguro y confiable

3. Establezca la política que defina a la organización en su contexto, utilice el ejemplo de la

empresa de su entorno.

Contamos con una política de calidad que se refiere al compromiso de Contactar para sus partes
interesadas la cual es: “En la corporación estamos comprometidos con la calidad, contamos con
personal competente que brinda atención oportuna a nuestros clientes prioritariamente rurales, a
través de procesos eficientes que contribuyan a la rentabilidad y sostenibilidad de la corporación.
Con nuestras acciones generamos impacto social y ambiental en las comunidades donde estamos
presentes”

4. Defina a través de un ejemplo (empresa seleccionada para el ejemplo) los siguientes temas:
¿Qué es una meta, un objetivo y una estrategia en el medio empresarial? Aplique a la empresa.
Dentro de la corporación se establece como meta llegar a ser una institución modelo en
soluciones microfinancieras prioritariamente rurales en Colombia, como objetivo general
tenemos prestar el servicio de microcrédito a la comunidad que tenga una actividad económica
que le genere ingresos con el fin de fortalecer sus proyectos y hacerlos crecer; para lograr todo
esto nuestra estrategia se basa en la excelente atención al cliente actuando siempre con
coherencia y teniendo en cuenta nuestros valores corporativos: integridad, compromiso,
solidaridad, vocación del servicio y transparencia;

5. Defina en el tiempo las acciones a seguir, para el desarrollo de una actividad en la empresa.
Utilice un gráfico de Gantt

Actividad: Gestión Comercial: Colocación de créditos, Llamadas de invitación a renovar,

Gestión de cartera, Cartas de invitación a renovar, Recuperación de cartera en campo.

Series1
Series2
 FASE ORGANIZACIÓN

1. Defina y construya la estructura de la empresa que seleccionó en su región (Organigrama,

consultar Entorno de aprendizaje práctico).

DIRECCION
GENERAL

AUDITORIA
INTERNA

DIRECTOR DIRECTOR DIRECCION DE DIRECCION DE

COMERCIAL FINANCIERO TALENTO HUMANO OPERACIONES

COORDINADOR COORDINADOR COORDINADOR CONTADOR ASISTENTE DE COORDINADOR COORDINADOR

COORDINADOR COORDINADOR
DE MERCADEO DE ZONA COMERCIAL TALENTO DE DE TICS
DE DE CALIDAD
HUMANO PROGRAMACION
CAPACITACION

COORDINADOR TESORERO
ASISTENTE DE DE OFICINA COORDINADOR
PROGRAMAD ASITENTES DE
ATENCION Y METODOLOGIC ASISTENTE
ORES SISTEMAS
PROTECCION O DE
CAPACITADORES
AL CLIENTE ASESORES DE ASITENTE OPERACIONE
CREDITO FINANCIERO S
ASESOR DE AUXILIARES DE
CARTERA MANTENIMIEN
TO
CAJEROS AUXILIAR
OPERACIONA
L

AUXILIARES
OPERACIONALES

2. Establezca las relaciones de autoridad según el organigrama.

Para el ejemplo de la empresa donde trabajo voy a desarrollar las relaciones de autoridad del
proceso de gestión comercial que es el proceso al que pertenezco.

Dirección general: Es el representante legal de la Organización además es el encargado de llevar

el control total de la empresa y de él dependen todos los demás cargos.

Auditoría interna: Encargada de hacer control a todos los procesos de la Organización con el
fin de que todo marche en orden y cumpliendo con los lineamientos de cada proceso.

Director Comercial: Es el encargado de coordinar lo referente al proceso comercial; que es la

colocación y cumplimiento de las metas institucionales.
Coordinador de mercadeo: encargado de llevar el control de incentivos y material de
promoción de servicios de crédito

Asistente de atención y protección al cliente: encargado de recibir y dar trámite a las

peticiones, quejas, reclamos o felicitaciones de los clientes así como enviar material de apoyo a
las oficinas

Coordinador de zona: Encargado de velar por el cumplimiento de las metas zonales, es decir de
cada oficina a su cargo además de tener control de todos los empleados y el bienestar de los
mismos.

Coordinador de oficina: Encargado de la oficina a su cargo en todos los aspectos,

principalmente en el cumplimiento de metas por oficina, aprobar los créditos presentados por los
asesores, plantear propuestas para mejorar el rendimiento de la oficina para obtener más
resultados de los que se esperan o de la meta dada, presentar informes a coordinación de zona
sobre los resultados de cada mes, realizar arqueos de caja principal y caja menor, organizar
jornadas de desempeño social para incentivar a los clientes a tomar nuestro servicio, hacer visitas
de pre crédito y post crédito para verificar si se está realizando el debido proceso en la
colocación y entre otros más.

Asesores de crédito: encargados de realizar el estudio de crédito a nuestros clientes para

posteriormente presentarlos a coordinación de oficina o de zona dependiendo del monto, realizar
gestión de cobro a la cartera a su cargo, entrega de cartas de cobro y cartas de invitación a
renovar a clientes inactivos, ingresar la gestión realizada al sistema para tener un control y
seguimiento de clientes, etc

Cajeros: encargados de recibir y entregar el dinero por concepto de pagos, abonos a créditos,
desembolsos de créditos, pago a terceros por concepto de servicios, arrendamiento entre otros.
Además es el encargado total del efectivo existente en la bóveda, cualquier faltante o sobrante es
únicamente su responsabilidad, solicita dinero en cuanto lo necesite la oficina o envía a
consignar si esta por fuera del tope, archiva la contabilidad según los lineamientos de gestión
documental.
Auxiliares operacionales: Encargados de realizar desembolsos de créditos, toma de huellas,
llamadas de invitación a renovar, llamadas de cobro, toma de solicitudes de crédito, archivo de
solicitudes, manejo de pagarés, digitación de créditos, manejo de caja menor, etc

Auxiliar de servicios generales: encargados de hacer y mantener las instalaciones de las

oficinas limpias y colaborar a las auxiliares operacionales en cuanto requieran su ayuda ya que
son capacitados para hacerlo.

Coordinador comercial: Es el encargado de llevar el control de las zonas a su cargo además de

presentar informes a la dirección comercial sobre el rendimiento de las oficinas y velar porque se
mantengan las carteras según las metas planteadas.

Coordinador metodológico: Es quien apoya al Coordinador comercial en la gestión de las

carteras asignadas a cada zona, plantea posibles soluciones para el manejo de difícil cobro,
Genera, revisa o aprueba procedimientos, instructivos y /o documentos administrativos.

Asesor de cartera: encargado de hacer el cobro de carteras que estén en difícil cobro de todas
las oficinas de la zona

3. Explicar la importancia de la estructura organizacional en la empresa ejemplo.

Es muy importante tener una estructura organizacional ya que se coordina de manera eficiente y
eficaz el trabajo de cada empleado con el fin de dar un orden y obtener mejores resultados, se
identifican y se clasifican las actividades a desarrollar para ser asignadas a cada ente y lograr los
objetivos planeados, se establece un nivel de jerarquía el cual debe ser respetado por todos los
empleados de la empresa siguiendo el debido proceso y respetando los canales de comunicación,
representan el conjunto de órganos agrupados con base en el grado de autoridad y
responsabilidad estableciendo en forma correcta la autoridad de la empresa, se establece un
manual de funciones por cada cargo para mejorar el cumplimiento de los objetivos y además
ayuda a que se mejore de manera continua en los procesos de la empresa.

4. Proponer cinco estrategias para el desarrollo e integración del personal.

1. Jornadas de capacitación con el personal de todas las oficinas de la zona para poder interactuar
y socializar las problemáticas y buscar posibles mejoras.

2. Jornadas deportivas donde participen todos los empleados de cada oficina para mantener
buenas relaciones y mantener a los empleados a gusto.

3. Jornadas de integración con la familia de cada empleado, puede ser en jornadas no laborales
ya que esto motiva más al empleado y el rendimiento sería mejor.

4. Motivar al empleado ya sea con un incentivo económico o con tiempo para que se supere y
pueda seguir estudiando.

5. Promover jornadas de capacitación con los clientes en donde participen todos los empleados,
con el fin de despertar en ellos el amor al trabajo y por ende en el cumplimiento de objetivos.
 CONCLUSIONES

 Es importante recalcar la importancia del proceso administrativo dentro de cualquier tipo

de empresa así como sus componentes: planeación, organización, dirección y control ya
que son de vital importancia en la toma de decisiones dentro de la misma.
 Las fases de planeación y organización son indispensables en cualquier organización,
pues son el punto de partida que guía el proceso administrativo. Como vemos en la
empresa seleccionada, cumple guía sus actividades conforme lo establece su Misión,
Visión y Objetivos estratégicos.
 Es de gran importancia el trabajo realizado ya que hemos aprendido que es y cómo llevar
el proceso de administración en sus dos primeras fases y aplicarlo a cualquier tipo de
empresa.
 Con las estrategias que implementa Contactar se evidencia que tiene un buen
funcionamiento y además un crecimiento empresarial y profesional.
 Para concluir tenemos que la planeación es una de las funciones más importantes de la
Administración porque es la base de la misma y es el patrón para que la organización se
desarrolle con bases confiables, así mismo la organización es de vital importancia ya que
determina la estructura de la empresa así como también ordena y determina las funciones
de cada uno de los empleados.
 BIBLIOGRAFÍA

Cipriano, L. G. A. (2014). Proceso administrativo. (pp.57-72). México, D.F., MX: Larousse -

Grupo Editorial Patria. Recuperado de

https://elibro-net.bibliotecavirtual.unad.edu.co/es/ereader/unad/39415

Louffat, E. (2016). Administración: Fundamentos del Proceso administrativo. Planeación (pp. 5-

37). (2a. ed.). Cengage Learning. Recuperado de

https://elibro-net.bibliotecavirtual.unad.edu.co/es/ereader/unad/76605?page=1

Louffat, E. (2016). Administración: Fundamentos del Proceso administrativo. Organización (pp.

57-73). (2a. ed.). Cengage Learning. Recuperado de

https://elibro-net.bibliotecavirtual.unad.edu.co/es/ereader/unad/76605?page=1

Louffat, E. (2016). Administración: Fundamentos del Proceso administrativo. Organigramas

(pp. 77- 137). (2a. ed.). Cengage Learning. Recuperado de

https://elibro-net.bibliotecavirtual.unad.edu.co/es/ereader/unad/76605?page=1

Márquez, N. (2018). Planeación [Archivo de video]. Recuperado de:

http://hdl.handle.net/10596/14424