Manual del Usuario

SieWeb Pensiones

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 INTRODUCCIÓN

El presente manual de usuario nos permite presentar en forma descriptiva y gráfica el manejo
del SISTEMA INTEGRADO DE ESCOLAR WEB – PENSIONES (SIEWEB - PENSIONES). El
manual proporciona una fácil navegación en sus diferentes opciones que presenta, lo cual nos
permite visualizar el contexto en el cual estamos trabajando.

Se tiene la opción de Mantenimiento que es para el ingreso de datos con respecto a: concepto
de cobro, becas, motivos de becas, talonarios, cuentas bancarias.

Si se requiere establecer el calendario de pagos que se generará para el año escolar

correspondiente, indicar a los alumnos becados, ingresar a la opción de Asignación.

Ingresar a la opción de Registro para registrar el pago de pensiones, matrícula, por cada
alumno, indicar o reducir moras, registrar los pagos de las pensiones realizadas en el banco de
forma manual o automático, así como registrar las salidas y egresos de dinero por otros
conceptos.

La opción de Proceso se encarga de realizar tareas que el sistema procesará cuando se

culminen ciertos pasos, como por ejemplo a inicios del año escolar: la generación de los cobros
iniciales y permanentes a todos los alumnos durante el año escolar correspondiente,
modificación de deudas de forma individual o grupal, generación de información al banco para
el cobro de las pensiones.

Para la visualización de la información ingresada se tiene la opción de Reportes donde se

podrá imprimir los reportes de uso general, así como los de carácter contable como son:
cancelación diaria de operaciones por colegio o banco, resumen de ingresos del mes, relación
de deudores detallado por cada mes a la fecha indica, etc.

En la opción de Seguridad nos servirá para la creación de usuarios y perfiles, y a su vez definir
las opciones y reportes que los usuarios tendrán acceso en el sistema, y bajo una contraseña
de ingreso para evitar el ingreso de usuarios no autorizados.

Para tener algunos datos en el programa Excel o Word como son relación de pagos, cartas de
alumnos deudores, se podrá utilizar la opción de Utilitarios.
 ÍNDICE

1. MANTENIMIENTO ____________________________________________________________ 8
1.1. Auxiliar ____________________________________________________________________ 8
1.2. Tablas ____________________________________________________________________________ 9
1.3. Año _____________________________________________________________________________ 11

2. Asignación _________________________________________________________________ 12
2.1. Año escolar ______________________________________________________________________ 12
2.2. Calendario _______________________________________________________________________ 13
2.3. Becas otorgadas _________________________________________________________________ 15
2.4. Deuda Pendientes ________________________________________________________________ 17
2.5. Corrección de número de pago____________________________________________________ 18
2.6. Emisión de boletas en lote ________________________________________________________ 20
2.7. Consulta de documento __________________________________________________________ 21

3. Registro ____________________________________________________________________ 22
3.1. Pago x caja ______________________________________________________________________ 22
3.2. Tipo de cambio __________________________________________________________________ 25
3.3. Pagos x banco ___________________________________________________________________ 26
3.3.1. Pagos x banco/Automático ______________________________________________________ 26
3.3.2. Pagos x banco/ Casos especiales ________________________________________________________ 28
3.3.3. Pagos x banco/Información del banco _____________________________________________________ 30

3.4. Eliminación de deudas ___________________________________________________________ 31

3.5. Salidas varias ____________________________________________________________________ 32
3.6. Ingresos varios __________________________________________________________________ 34
3.7. Nota de crédito___________________________________________________________________ 37
3.8. Castigar y condonar deuda _______________________________________________________ 39
3.8.1. Castigar deuda _________________________________________________________________________ 39
3.8.2. Condonar deuda ________________________________________________________________________ 40

3.9. Eliminación de deuda en bloque___________________________________________________ 41

4. Procesos ___________________________________________________________________ 42
4.1. Cobros iniciales permanentes _____________________________________________________ 42
 4.1.1. Generación ____________________________________________________________________________ 42

4.2. Cobros eventuales _______________________________________________________________ 43

4.2.1. Generación ____________________________________________________________________________ 43
4.2.2. Reversión ______________________________________________________________________________ 44

4.3. Modificación de deudas __________________________________________________________ 45

4.3.1. Individual ______________________________________________________________________________ 45
4.3.2. Grupal _________________________________________________________________________________ 45

4.4. Envío de información sobre deudas al banco _______________________________________ 46

4.5. Modificación de N° de recibo ______________________________________________________ 48
4.6. Copiar datos del año anterior _____________________________________________________ 49
4.7. Eliminar deudas de alumnos no matriculados ______________________________________ 49

5. Reportes ___________________________________________________________________ 50
5.1. Generación de reportes ___________________________________________________________ 50

6. Cambio de clave ____________________________________________________________ 51

 PRESENTACIÓN DEL SIEWEB – PENSIONES

Ingreso
Uno de los requisitos es tener Mozilla Firefox, Google Chrome, Internet Explorer o Apple Safari.
El Entorno de la presentación estará relacionado a la Institución Educativa.

Usuario y Clave
El SIEWEB – PENSIONES es un sistema multiusuario, para lo cual se deberá de indicar
Usuario y Clave, establecido por el administrador del sistema.

Si por primera vez ingresará al sistema SIEWEB – PENSIONES, se deberá de solicitar la

descripción de usuario y la contraseña al administrador del sistema.

Para ingresar al sistema, digitar tan igual a lo indicado por el administrador del sistema, la
descripción de su usuario y contraseña, luego hacer Clic en .

Nota:
Se recomienda al usuario que una vez dentro del sistema, cambie la Contraseña asignada por
el administrador del sistema. Para ello, seleccionar en la barra del menú la opción Seguridad,
y elegir la opción Cambio de Clave. Si se olvida la nueva contraseña modificada, solicitar al
administrador del sistema la eliminación de su descripción de usuario, y reestablecerlo
nuevamente.

Tomar en cuenta que solo podrá tener acceso a las opciones y reportes asignados por el
administrador del sistema. Si la descripción de su usuario perteneciera al perfil Usuario o
Consulta, solo visualizará en las opciones asignadas, información indicadas por el
administrador del sistema.
Opciones del menú y sus iconos representativos
El sistema SIEWEB – PENSIONES presenta opciones de menú ubicados en la parte izquierda
del área de navegación de Internet Mozilla Firefox u otro Explorador de Internet actualizado.

Para Ingresar a cada opción de la barra del menú debe hacer clic sobre cada opción, se
mostrará la lista de opciones correspondientes al menú seleccionado, hacer clic para visualizar
el contenido. Las opciones de la barra de menú son: Mantenimiento, Asignación, Registro,
Procesos, Reportes, Seguridad, Utilitarios y Comprobantes Electrónicos.

Nota:
Cada usuario visualizará las opciones y reportes de acuerdo con lo asignado por el
administrador del sistema.
1. MANTENIMIENTO
1.1. Auxiliar
Seleccionar en la barra del menú la opción Mantenimiento, y elegir la opción Auxiliar.
Aquí se registrarán los Auxiliares.

Para visualizar los datos de los Auxiliares hacer Clic en de la parte derecha del
nombre del auxiliar mostrado en la lista de la ventana.

Para buscar a un auxiliar, ya sea por el año en curso o por todos los años
puede realizarlo además por código o Razón Social. La ventana se encuentra
distribuida en tres fichas que contiene los datos de los auxiliares.
 Para buscar otro auxiliar, y visualizar sus datos en las fichas, puede utilizar la opción
búsqueda de la parte inferior de la ventana.
Si modifica algún dato del auxiliar hacer clic en
Para Registrar un Auxiliar, hacer clic en el botón donde se podrá indicar en la
ficha Datos principales los datos del auxiliar.
Para Guardar los datos del auxiliar indicado o alguna modificación en la ficha, hacer
clic en botón .

Si prefiere eliminar un auxiliar seleccione en la lista, el nombre del auxiliar, luego hacer
clic en .

1.2. Tablas
Esta opción contiene tablas diversas que nos permiten identificar los diferentes
parámetros que serán usados en el sistema. Seleccionar la opción Mantenimiento, y
elegir en el menú la opción Tablas.

La ventana se encuentra distribuida por opciones que se visualizan al lado izquierdo de

la ventana, cada uno de ellos permite visualizar el listado correspondiente.

El usuario deberá definir estas tablas según sus requerimientos a fin de poder ser
adicionados y utilizados en la definición de la información en lo que concierne a:
concepto de cobro, becas, motivo de beca, talonario, cuentas bancarias, tablas de
tablas, etc.
Hacer clic en el botón de la opción del cual que se desea
visualizar, como por ejemplo si se desea definir un
concepto de cobro.

En el parámetro Tabla de Tablas, mostrará 2 cuadros de

listas, permitiendo ingresar solo datos en el segundo
cuadro de lista.

Descripción de botones:

Busca información: Permite filtrar los nombres de la

tabla haciendo que su búsqueda con relación al nombre
sea más efectiva.
Actualiza los datos: Permite Actualizar los datos
registrados.
Insertar fila: Permite registrar los datos en el tercer
cuadro de lista, de acuerdo con lo seleccionado en el
cuadro.

Eliminar fila: Permite eliminar los datos en el tercer

cuadro de lista (siempre y cuando no exista datos
relacionados).
 Para Registrar un concepto de cobro hacer clic en el botón y le mostrará la
siguiente ventana:

Para guardar los datos hacer clic en .

Para Eliminar un registro, hacer Clic sobre el ítem (Fila) del cuadro de lista, luego hacer
Clic en se mostrará la siguiente ventana, clic en el botón .

Si desea modificar algún dato del Concepto de cobro puede realizarlo haciendo clic
sobre el ítem que desea cambiar.

1.3. Año
Esta opción permite pre - definir el año lectivo académico y su correspondiente nombre
descriptivo. Seleccionar del menú la opción Mantenimiento, y elegir en el menú la opción
Año.
 Para agregar un año nuevo hacer clic en y le mostrará la siguiente ventana, luego
hacer clic en .

Para Eliminar un registro, hacer clic sobre el ítem del cuadro de lista, luego hacer clic
en el botón .

2. Asignación
En este módulo se asignarán el monto de las pensiones por cada nivel en el calendario, las
becas a los alumnos y los compromisos contraído con los padres de familia.

2.1. Año escolar

Esta opción nos permite cambiar de forma rápida el año o período escolar, sin necesidad
de salir del sistema. Seleccionar en la barra del menú la opción Asignación, y elegir en
el menú la opción Año Escolar.
 Mediante esta ventana se podrá seleccionar años anteriores, hacer clic en cuadro de
lista desplegable Código y elegir el año deseado del cual desea ver su información.
Luego hacer clic en .

2.2. Calendario
El calendario se elabora de manera anual. El SIEWEB –
PENSIONES se vale de esta información para luego
mediante un proceso generará las cuotas que serán pagadas
durante el transcurso del año académico.
Para Indicar el concepto de cobro al
calendario, hacer clic en el botón
, mostrará la ventana:

Registro de Calendario.
Permite registrar en el calendario uno
a uno el mes, concepto, nivel, grado,
fecha de emisión, fecha de
vencimiento, moneda, monto,
afectación y período.

• En Afectación existen dos alternativas: Individual (si el pago se realizará por cada
alumno) y Familiar (si el pago se realizará por un solo integrante de la familia),
afectándose al hijo mayor o menor de la familia.

• En Período existen cuatro alternativas: Inicial (solo para los diversos pagos que se
hacen al inicio del año escolar), Permanente (para los pagos por los meses
posteriores), Eventuales (para aquellas actividades que se realizan de manera
esporádica como: bingos, rifas, etc.) y Taller (Para los pagos por taller que se
programan en el Año Académico y dirigido sólo a los alumnos específicos
pertenecientes a la Institución). Luego hacer clic en el botón .

Si el concepto es de forma general para todos los estudiantes y tiene un mismo monto
se puede seleccionar en Nivel (Todos), Grado (Todos) y la Afectación (Individual).
Para realizar alguna modificación, deberá hacer clic en el icono del lado derecha de
la lista (pensiones o cuotas generadas en el calendario) y mostrará la ventana Registro
de Calendario.

Para Eliminar un registro establecido en el calendario, hacer Clic sobre el ítem del
cuadro de lista, luego hacer Clic en , posteriormente mostrará una ventana de
advertencia clic en el botón .

Para visualizar una vista previa o impresión de los datos registrados en formato PDF,
hacer clic en el Botón .
2.3. Becas otorgadas
Esta opción permite registrar las becas otorgadas a los alumnos durante el año
académico. Seleccionar en la barra del menú la opción Asignación, y elegir en el menú
la opción Becas Otorgadas. Las becas se asignan alumno por alumno.

La siguiente ventana muestra los siguientes datos el código y nombre del alumno, mes
de inicio y fin de la beca asignada, tipo de beca (Beca 0, media 75 beca 50, etc.)

Al realizar cualquier opción de los filtros, solo mostrará las becas otorgadas en el año
que se encuentra trabajando.

Las becas pueden ser asignadas dependiendo de la modalidad de otorgamiento que

presenta la institución, esta puede ser por Categoría o Porcentaje.
• Para registrar una beca; le mostrará la siguiente ventana:

Esta ventana permite registrar los datos relacionados al otorgamiento de beca, como
son: seleccionar en el cuadro de lista al estudiante, indicar el mes de inicio y fin de
la beca (mes final), tipo de beca (beca total, media beca, etc.) y motivo de beca
(económico, tres hermanos, etc.), por defecto muestra el año vigente.

Al indicar el tipo de beca el sistema mostrará el monto o porcentaje otorgado. Luego

hacer clic en el botón .

• Para editar hacer clic en .

• Para eliminar un registro de la lista de relación de becados, hacer clic en
.
 Si desea Imprimir reportes desde la ventana
Relación de Becados, hacer clic el
cual le mostrará las opciones de reportes hacer
clic en cualquiera de las opciones para una
Vista preliminar hacer clic .

2.4. Deuda Pendientes

Permite registrar las deudas pendientes de los estudiantes
hacia la Institución, de esta forma se podrá tener actualizada
el total de la deuda generada antes de la implantación del
sistema. Además, sirve también para registrar la deuda de
cuotas de ingreso de los estudiantes nuevos cada año.

Seleccionar en la barra del menú la opción Asignación, y

elegir en el menú la opción Deudas Pendientes.
 La siguiente ventana muestra en la parte de filtro: nombre y fecha (Ud. podrá filtrar por
solo o hasta la fecha que indique), clic en el icono para mostrar los resultados de
la búsqueda, para reestablecer la búsqueda hacer clic en el icono .
Para Indicar las deudas pendientes, hacer clic en el botón mostrará la ventana
Deudas Pendientes.

Mediante esta ventana Ud. podrá registrar los siguientes datos: el año de la deuda,
seleccionar en los cuadros de listas desplegable el nombre del alumno, concepto, mes,
ingresar fecha de vencimiento, moneda y el monto correspondiente.
Luego hacer Clic en el botón .

Si Ud. desea realizar alguna modificación, deberá hacer Doble Clic en ítem
correspondiente, mostrará la ventana Deudas Pendientes.
Para Eliminar un registro de deudas pendientes, hacer Clic sobre el ítem del cuadro
de lista, luego hacer Clic en el botón .

2.5. Corrección de número de pago

Esta opción del menú permite realizar las correcciones
en los registros de forma manual, solo cambiando el Nº
talonarios, Nv. Pago (Nuevo Pago) y NvFecemi (Nueva
Fecha de Emisión) de los alumnos hacia la Institución,
de esta forma se podrá tener actualizado los registros.

Seleccionar en la barra del menú la opción Asignación,

y elegir en el menú la opción Corrección número de
Pagos.

La ventana se encuentra distribuida en dos partes, la primera parte permite realizar

filtros, y la segunda parte es un cuadro de lista de registro, como muestra la siguiente
ventana:
Para encontrar a un usuario utilice el filtro, puede realizar la búsqueda por Nombre,
Talonario, Fecha de Emisión (Fec. Emisión) y Fecha de Pago (Fec. Vcto.) una vez
colocado en cualquiera de los campos mencionados presiona la tecla Intro (Enter).
Una vez encontrado el registro preceda a realizar el cambio en:

• Corrija el número de talonario en la columna (Tal) cambiándolo al número que le

corresponde. .

• Coloque el Nuevo Pago en la columna (Nv. Pago) .

• Coloque la nueva fecha de emisión en la columna NvFecemi .

• Para realizar la corrección hacer clic en .
2.6. Emisión de boletas en lote
Permite realizar la emisión de boletas por la deuda
(conceptos de cobro: pensiones, actividades, etc.)
pendientes de pago o cancelación, al término de cada
mes.

Seleccionar en la barra del menú la opción

Asignación, y elegir en el menú la opción Emisión de
Boletas en Lotes.

La ventana se encuentra distribuida en dos partes, la

primera parte permite realizar filtros, y la segunda parte es un cuadro de lista de deudas
pendientes, como muestra la siguiente ventana:

La siguiente ventana muestra en la parte de Filtro: nivel, grado, sección, talonario, fecha
de vencimiento, concepto y nombre.

Y en el cuadro de lista de deudas pendientes muestra los siguientes datos: código y

nombre del alumno, tipo de documento, moneda y monto.
 Hacer Clic en la casilla de verificación para indicar la emisión de la boleta, luego de
indicar las boletas a emitir hacer clic en

Para visualizar una Vista previa o Impresión de los

datos registrados, hacer Clic en .
Para Realizar la impresión de boletas en lote, hacer
Clic en de la ventana.

Impresión de Comprobantes.

Indicar el talonario hacer clic, la fecha de emisión y de forma automática mostrará en

número de inicio y fin, pudiendo ser modificado (incrementar o disminuir), hacer Clic en
para realizar la impresión.

Nota:
Antes de realizar la emisión en lote primero se deberá de actualizar los pagos realizados
en el banco del último día de mes.

2.7. Consulta de documento

Permite realizar consultas de pagos realizados por cualquier talonario.

Seleccionar en la barra del menú la opción Asignación,

y elegir en el menú la opción Consulta de Documento.
Indicar el número de talonario, luego ingresar el número
de documento, la visualización de la información es
automático.

Mostrará los datos del documento: código y nombre del

alumno, fecha de emisión y pago, origen de pago
(banco o colegio), moneda. Como también el año de
cobro, el concepto, mes, monto, mora y total cobrado.
3. Registro
Este menú nos permitirá efectuar el registro y control de los pagos durante el año
académico, realizar la rebaja de mora, registrar el tipo de cambio y todo aquello relacionado
con el ingreso y salida de dinero del Colegio.

3.1. Pago x caja

Esta opción permite realizar los pagos por alumno,
permitiendo cancelar en un mismo pago varios meses y
conceptos que fueron registrados en el Calendario.

Seleccionar en la barra del menú la opción Registro, y elegir

la opción Pago x Caja. Descripción de la ventana Pago x Caja:
N° Pago. Se visualiza el número de documento o comprobante de pago (correlativo).

Forma de Pago. Se puede indicar si es en efectivo, cheque, entre otros.

Alumno. Puede digitar el nombre del estudiante, se visualizarán todos los estudiantes
(vigentes, retirados, trasladados, etc.)

Para registrar el pago dar clic en la casilla de verificación del concepto que desea
cancelar.
Hacer clic en Mora para visualizar de forma automática el cálculo de mora
hasta la fecha indicada para los conceptos mostrados.
Hacer clic en para modificar la fecha de pago.

La columna B/E si se muestra activa indica que para ese concepto ya se emitió
un documento o comprobante de pago.

Para indicar un monto por descuento hacer clic en la columna de Dscto. del concepto

correspondiente y digitar el monto del descuento .

Para un pago a cuenta sobre un concepto que tiene un documento emitido, hacer

Clic en la columna Monto del concepto y digitar el monto . Si el pago a cuenta

es sobre un concepto que no tiene un documento emitido (B/E), primero se deberá
de realizar la emisión del documento del concepto seleccionado ir a la opción del menú
principal: Asignación / Emisión de Boletas en Lotes.
Para realizar el pago con otro talonario hacer clic en para cambiar el talón.

Para agregar deudas de conceptos otros

años o por algún concepto en particular,
hacer Clic en , le figurará la ventana
de Insertar Deuda, una vez completar los
datos requeridos hacer clic en
.
Para generar deudas a algunos alumnos, hacer clic en mostrando la ventana
de generación de cobros. Hacer clic en Alumno y elegir el nombre del alumno, verificar
los conceptos a generar y luego hacer clic en . Posteriormente mostrará una
ventana de advertencia, y hacer clic en .
Para Guardar los pagos seleccionados hacer Clic en , el sistema le preguntará
si desea Registrar los pagos para su posterior Impresión, Clic en Aceptar .

Para ver los pagos realizados del estudiante, hacer clic

en Pagos Realizados, y mostrará la ventana
Año de Reporte, donde deberá indicar el año de los
pagos que desea ver, luego hacer Clic en , y
mostrará la ventana Consulta de Pagos, mostrando
toda la deuda pendiente, así como el número de recibo, fecha y monto de las cuotas
pagadas, y el monto total pendiente por cobrar, tanto en moneda nacional como
extranjera.
Para mostrar la lista de pagos, hacer clic en .

Para filtrar la lista mediante el nombre del alumno, hacer clic en Nombre, indicar el
apellido del alumno y luego presionar la tecla Enter, para volver a mostrar todos los
alumnos se debe borrar el contenido en Nombre y luego presionar Enter.

Para Anular un registro de la ventana Lista de Ingresos varios, hacer Clic sobre el ítem
del cuadro de lista, luego hacer Clic en . Cuando Ud. anula un pago, en registro
cambiará a color rojo.
 Para Eliminar un registro de la ventana, hacer clic sobre el ítem del cuadro de lista,
luego hacer Clic en el botón .

Para modificar los datos de la lista de pagos de

un usuario sobre el Ítem, luego hacer clic en
, se puede modificar el, descuento,
emisión, de pago, agregue observaciones, etc.
Luego realizar clic en .
Para visualizar una Vista previa ó Impresión
de los pagos registrados, hacer clic en

3.2. Tipo de cambio

Permite registrar el tipo de cambio por cada día del año.

Seleccionar en la barra del menú la opción Registro, y elegir en el menú la opción Tipo
de Cambio. La ventana Registro Lista de Cambio muestra la relación de tipos de cambios
registrados, del año y mes seleccionado.

Para Registrar los tipos de cambios, hacer clic en , mostrará la ventana

Registro Tipo de Cambio.
 La siguiente ventana permite registrar los
siguientes datos: fecha de registro, el tipo de
cambio por caja: compra y venta, el tipo de
cambio contable: compra y venta. Luego hacer

clic en .

3.3. Pagos x banco

3.3.1. Pagos x banco/Automático
Esta opción permite registrar los pagos realizados por medio de los bancos. La forma
automática se utiliza cuando el colegio recibe información de los pagos a través de
archivos vía Internet cuyo formato es texto.

Seleccionar en la barra del menú la opción Registro, y elegir en el menú la opción Pagos
x Banco, seleccionar Automático. Mostrará previamente una ventana donde se deberá
de indicar el nombre del banco con el cual se va a trabajar.
En Correlativo visualiza el número del documento o comprobante de
pago (correlativo).

Para retirar a familias de la lista porque sus casos no son actualizados, y deben ser
resueltos de otra manera, hacer clic en el botón Casos especiales.

Para seleccionar el nombre del archivo de los pagos realizados en el banco hacer clic en
para buscar la ruta donde se encuentra el archivo que envió
el banco. Si después de realizar la importación del archivo, se activa el siguiente icono
(errores de importación), indica que
existe algún código de estudiante registrado
en el banco diferente o que no existe en el
sistema, hacer clic en para mostrar la
ventana Registros no importados que
visualiza la relación de códigos que no
existen en el sistema.

Para resolver estos casos, abrir el archivo

que se ha importado, buscar el código y
verificar a que alumno le corresponde. Si el código enviado por el banco es correcto
entonces se deberá de modificar en el sistema académico ir a la opción del menú
principal: Mantenimiento / Alumnos.

Caso contrario si del banco esta incorrecto, coordinar con el banco para la corrección del
código, y para este caso se realizaría el pago por la opción del menú principal:
 Registro / Pago x Banco / Casos Especiales con los datos indicados en el archivo
enviado por banco.

Para Eliminar algún registro de los pagos importados, hacer Clic sobre el ítem del cuadro
de lista, luego hacer Clic en .

Para Actualizar los registros importados, hacer Clic en Actualizar Registro,

mostrando un mensaje de confirmación, si la respuesta es afirmativa, procederá a
realizar las cancelaciones respectivas, solo permanecerán en la lista aquellos pagos que
tuvieran alguna diferencia de monto, debiendo ser verificado posteriormente.

• Si un archivo ya fue importado y Ud. por error vuelve a seleccionar el mismo

archivo, el sistema verifica que la información ya fue importada y por consiguiente
no permitirá importar el archivo, manteniendo seguridad total por los pagos
realizados vía banco.
• Al actualizar la información el sistema utiliza como número de talonario ya definido
(exclusivo para identificar los pagos realizados vía banco tanto para el registro
manual como automático), seguido del número de pago correlativo del talonario,
el cual se mostrará en lista de pagos e indicando en la columna origen la palabra
Banco.

Para Realizar la emisión de boletas en lote,

hacer Clic en visualizará la ventana
Fecha de Reporte Indique Cobro por banco,
orden, la cuenta, hacer Clic en .

3.3.2. Pagos x banco/ Casos especiales

Esta opción permite registrar los pagos realizados por medio de los bancos.
Seleccionar en la barra del menú la opción Registro, y elegir la opción Pagos x Banco,
seleccionar Casos Especiales. Mostrará previamente una ventana donde se deberá de
indicar el nombre del banco con el cual se va a trabajar.

A continuación, mostrará la siguiente ventana

con el nombre de Casos Especiales.

La ventana tiene la misma funcionalidad que la

ventana pago x caja, la diferencia es que al
registrar los pagos mediante esta ventana
Casos Especiales, y grabar indica el lugar de
pago: Banco.

Utilizar la ventana para resolver casos que no pueden ser actualizados por la ventana de
pagos por banco automático.
3.3.3. Pagos x banco/Información del banco
Esta opción permitirá al usuario poder interpretar el
documento enviado por el banco (BCP, Scotiabank, etc).

Al ingresar a la opción se mostrará una ventana como la

que se muestra en la parte superior; luego de ello se
deberá dar clic al rango de fechas entre el cual se
encuentra el archivo que se va a interpretar, tras ello se
deberá dar clic al botón y seleccionar el
archivo enviado por el Banco; tras ello se mostrará el
documento interpretado.
3.4. Eliminación de deudas
Mediante esta ventana se podrá realizar la eliminación de deuda a los estudiantes.
Seleccionar en la barra del menú la opción Registro, y elegir en el menú la opción
Eliminación de Deudas.

Visualizará la ventana Eliminación de deuda Individual.

Clic en Alumno para mostrar la lista de deuda.

Clic en la casilla de verificación del concepto a eliminar.

Hacer Clic en el botón mostrará el mensaje de advertencia, clic en el botón

Hacer clic en el botón para regresar a la ventana Eliminación de deuda Individual.

3.5. Salidas varias
Permite registrar todas las salidas de dinero de caja. Seleccionar en la barra del menú la
opción Registro, y elegir en el menú la opción Salidas Varias.

En N.º Recibo visualiza el número del documento o comprobante de pago (correlativo).

Hacer clic en Fecha Emisión si se desea modificar la fecha.

Hacer clic en Cambiar Auxiliar.

Hacer clic en Forma pago para indicar si el pago será en efectivo, cheque, etc. Si se
eligió banco o cheque, hacer clic en banco para indicar el nombre del banco y luego
hacer clic en N.º Cheque para digitar el número del cheque o transferencia.

Hacer clic en Tipo Doc. Para indicar el nombre del documento o comprobante, si se
requiere, permitiendo a su vez poder indicar la fecha y número de documento, hacer clic
donde corresponde.

Hacer clic dentro del recuadro de Observación para digitar alguna nota o descripción la
operación.

Para agregar los conceptos, hacer clic en el botón

, luego hacer doble clic sobre el registro en
la columna Concepto visualizará una lista
desplegable de los conceptos clic en el nombre del
concepto requerido, y luego hacer clic en la
columna Monto colocar la cantidad
correspondiente al concepto.

Para Guardar los conceptos hacer clic en .

Para mostrar la lista de salidas varias hacer clic en .

Para filtrar la lista mediante el nombre del estudiante o auxiliar, hacer clic en Nombre,
indicar el apellido del estudiante y luego presionar la tecla Enter, para volver a mostrar
todos los estudiantes se debe borrar el contenido en Nombre y luego presionar Enter.
Si desea filtrar la información de fechas determinadas, modificar la información en
Fecha. Emisión.

Para eliminar un registro de la ventana, hacer clic sobre el ítem del cuadro de lista, luego
hacer clic en el botón .
 Para modificar un pago en la ventana Lista Salidas Varias hacer clic en el botón
mostrará la ventana Modificación de Pago, una vez realizados los cambios hacer clic
en el botón para guardar los cambios.

Registro de Salida con Información Mínima:

Para registrar una salida con la información mínima requerida, registre lo siguiente:
• Fecha de Pago.
• Auxiliar: No llene información.
• Nombre: Registre a quien entrega el dinero.
• Forma de Pago: Efectivo.
• Tipo Documento, Fecha Documento y Número de Documento: No registrar.
• Observación: Ingresar un texto acerca del gasto.

Para registrar cada concepto de salida:

• Hacer clic en el botón .
• Elegir el concepto.
• Asignar el monto.

Si desea registrar otros repetir los tres pasos antes mencionado.

Hacer clic en el Botón para guardar los cambios.

3.6. Ingresos varios

Permite registrar todos los ingresos adicionales de
dinero en caja, que no vienen de pagos permanentes
que realizan los estudiantes.

Seleccionar en la barra del menú la opción Registro, y

elegir en el menú la opción Ingresos Varios.

Hacer clic en para elegir el talonario

en que se registrará el pago. Si se desea modificar el
número del documento hacer clic en la casilla de
verificación.
Clic en Fec. Emisión si se desea modificar la fecha.
Hacer clic en el botón Cambiar Alumno si desea visualizar la lista de nombres de
alumnos.
Hacer clic dentro del recuadro de Observación para digitar alguna nota o descripción.
Para agregar los conceptos a cobrar hacer clic en ; luego hacer clic en la
columna concepto y elegir el requerido.
Para eliminar los conceptos agregados realizar clic en .
Para guardar los conceptos insertados hacer clic en , posterior a ello le mostrará
la opción de imprimir el comprobante de pago.
Para mostrar la lista de ingresos varios hacer clic en .
Para filtrar la lista mediante el nombre del alumno o auxiliar, hacer Clic en Nombre,
indicar el apellido del alumno y luego presionar la tecla Enter, para volver a mostrar todos
los alumnos se debe borrar el contenido en Nombre y luego presionar Enter.

Para Anular un registro de la ventana Lista de Ingresos varios, hacer clic sobre el ítem

del cuadro de lista, luego hacer clic en . Cuando Ud. anula un pago, en registro
cambiará a color rojo.

Para Eliminar un registro de la ventana, hacer Clic sobre el ítem del cuadro de lista, luego
hacer Clic en el botón .

Para modificar un pago en la ventana Lista de Ingresos Varios hacer clic en el botón
, mostrará la ventana Modificación de Pago, una vez realizados los cambios
hacer clic en el botón para guardar los cambios.
 Registro de Ingreso con Información Mínima:

Para registrar un ingreso con la información mínima requerida, registre lo siguiente:

• Talonario: No lo asigne, deje que el sistema lo asigne en función a los conceptos

que selecciona.
• Fecha de Pago.
• Hacer clic en la casilla que dice Alumno.
• Nombre: Seleccione el Alumno que realiza el pago.
• Forma de Pago: Efectivo.
• Tipo Documento, Fecha Documento y Número de Documento: No registrar.
• Observación: Ingresar un texto acerca del ingreso.

Para registrar cada concepto de ingreso:

• Hacer clic en el botón .

• Elegir el concepto.
• Asignar el monto.
• Si desea registrar otros repetir los tres pasos antes mencionados.
• Hacer clic en el botón para guardar los cambios.

3.7. Nota de crédito

Opción que permite aplicar las siguientes notas de
créditos a un determinado número de documento o
comprobante como es:

• Reducir Boleta
• Devolver Efectivo
• Devolver Cheque
• Revertir Boleta

Seleccionar en la barra del menú la opción Registro,

y elegir en el menú la opción Nota de Crédito.
➢ Reducir Boleta; se aplica en caso de que se
emitió e imprimió un comprobante con un
monto incorrecto, dicho documento debe
estar pendiente de cancelación. En N/C x
Monto debe de digitar el monto que no
corresponde a la boleta emitida.
➢ Devolver Efectivo o devolver Cheque; se
aplica en caso de emitió e imprimió un documento, dicho documente debe de estar
cancelado.

➢ Revertir Boleta; se aplica en caso de que se emitió e imprimió un comprobante con

los datos incorrectos, teniendo en cuenta que dicho documento está cancelado y se
requiere realizar nuevamente en pago con un comprobante nuevo.

Luego de ingresar los datos hacer clic en . Para mostrar la lista de notas de
crédito generadas, hacer clic en .
 ➢ Anular , cuando se anula un pago, el registro cambiará de color rojo.
➢ Eliminar , se recomienda usar solo en casos extremos.

3.8. Castigar y condonar deuda

3.8.1. Castigar deuda
Esta opción permite indicar deudas pasadas pendientes de
cobro como castigo. Seleccionar en la barra del menú la
opción Registro, y elegir la opción Castigar y Condonar Deuda,
y seleccionar Castigar de Deuda.
 La ventana Castigar Deuda tiene la misma funcionalidad que la ventana Pago x Caja.
La diferencia es que al registrar pagos mediante esta ventana Castigar Deudas, la
deuda ya no estará como pendiente de cancelación y se grabará que fue cancelado por
castigo de deuda.

Castigo de Deuda: Aplicado para aquellas deudas pendientes por más de 2 años, y que
la institución lo ve como incobrable, y deciden que ya no se muestre como pendiente de
cancelación.

3.8.2. Condonar deuda

Esta opción permite indicar las deudas del presente año escolar actual como condonado.

Seleccionar en la barra del menú la opción Registro, y elegir la opción Castigar y

Condonar Deuda, y seleccionar Condonar de Deuda.

A continuación, mostrará la siguiente ventana con el nombre de Condonar Deuda.

La ventana Condonar Deuda tiene la misma funcionalidad que la ventana Pago x Caja.

La diferencia es que al registrar pagos mediante esta ventana Condonar Deudas, la

deuda ya no estará como pendiente de cancelación y se grabará que fue cancelado por
condonar de deuda.

Condonar de Deuda: Aplicado para aquellas deudas pendientes del año actual, y que
la institución con mutuo acuerdo con alumno decide no cobrarle.
3.9. Eliminación de deuda en bloque
Mediante esta ventana se podrá realizar la eliminación de
cobros a los alumnos. Seleccionar en la barre de menú la
opción Registro, y elegir la opción Eliminación de Deudas
en Bloque.

• Fec. Venc.; para elegir la fecha de vencimiento de

la deuda que se desea visualizar.
• Concepto; el nombre de la deuda que se desea
visualizar.
• Puede buscar a un alumno en
.

Realizar clic en la casilla de verificación de las deudas

que desea eliminar.

Para eliminar los ítems marcados, hacer clic en .

4. Procesos
4.1. Cobros iniciales permanentes
Este módulo nos permitirá realizar procesos en forma automática como son los cobros
iniciales y permanentes, cobros eventuales, cobros por taller, modificaciones a montos
ya generados y envió de información al banco.

4.1.1. Generación
Esta ventana permite generar de forma automática los
cobros para todo el año valiéndose de la información
registrada en el Calendario.

Seleccionar en la barra del menú la opción Procesos, y

elegir en el menú la opción Cobros Iniciales /
Permanentes, seleccionar Generación.

Si se desea generar para todos los alumnos, hacer Clic en Alumno y elegir <Todos>,
luego hacer Clic en los botones de opciones si la deuda se va a generar a:

• Todos los alumnos.

• Alumnos antiguos.
• Alumnos nuevos.
Una vez indicado realizar clic en .
 Nota:

Este proceso siempre se realiza de forma general, eligiendo la opción < Todos >,
valiéndose de la información registrada en el SIEWEB-ACADEMICO para obtener el
Nivel y Grado de cada alumno y el sistema distinga según calendario el importe a cobrar.

Sólo se selecciona a un alumno ante alguna eventualidad como el ingreso de un nuevo

alumno durante el año académico, y sólo para él se le debe generar la deuda.

4.2. Cobros eventuales

4.2.1. Generación
Este proceso se realiza para generar los cobros por los
conceptos eventuales registrados en el Calendario.

Seleccionar en la barra del menú la opción Procesos, y elegir

en el menú la opción Cobros Eventuales, seleccionar
Generación.

• Alumno para mostrar la lista de alumnos, y elegir el nombre del alumno. Caso
contrario si el concepto a generar será para todos los alumnos hacer Clic en Todos.
• Concepto para indicar el nombre del concepto a generar, luego hacer Clic en el
botón ,aparecerá un mensaje: “Esta Seguro de Ejecutar el
Proceso”, si presiona el botón realizará los procesos internos, espere
algunos segundos hasta que muestre el siguiente mensaje en la parte superior de la
ventana es un indicador de haber terminado el proceso.
 Nota: Si elige Alumnos: < Todos >. Puede existir el caso que en un concepto para un
mes existan muchas filas porque se cobra a ciertos grados. Ud. puede elegir sólo uno de
ellos y el proceso se realiza para todos.

4.2.2. Reversión
Opción que permite eliminar la deuda generada (cobros
eventuales) a los alumnos o a un grupo de alumnos.

Seleccionar en la barra del menú la opción Procesos, y

elegir en el menú la opción Cobros Eventuales,
seleccionar Reversión.

Hacer clic en el registro del cual se requiere eliminar la deuda generada, luego hacer clic
en el botón .

Aparecerá un mensaje: “Desea anular el pago”, si

presiona el botón realizará los procesos

internos, espere algunos segundos hasta que muestre el
siguiente mensaje en la parte superior de la ventana es un indicador de
haber terminado el proceso.

Nota:

Este proceso no es recomendable ejecutarlo. Hacerlo sólo en casos extremos. Tal como
si el proceso ejecutado no corresponde a un grado, y para ello se debe revertir.
4.3. Modificación de deudas
4.3.1. Individual
Opción que permite modificar algunos datos sobre la deuda
generada a un alumno.

Seleccionar en la barra del menú la opción Procesos, y elegir

en el menú la opción modificación de Deudas, seleccionar
Individual.

• Alumno para mostrar la lista de alumnos. Hacer Clic en Todos para mostrar también
a los alumnos retirados.
• Año para elegir el año de la deuda a visualizar.

Permitiendo modificar:
• Fecha de Emisión o Fecha de Vencimiento, hacer Clic en la columna Fec. Emi. o
en la columna Fec. Vcto. del concepto del cual se requiere modificar.
• Monto de la Deuda Generada, hacer Clic en la columna Monto Nuevo del concepto
del cual se requiere modificar el monto, teniendo como referencia el Monto Actual y
el Monto Pagado. Si se ingresa una cantidad inferior a la ya cancelada el sistema
avisa “Nuevo Monto es Inferior al monto Pagado”, e impide el cambio.

4.3.2. Grupal
Opción que permite modificar algunos datos sobre la deuda
generada a un alumno o a un grupo de alumnos.

Casos en que se desea modificar la deuda:

• Fecha de Vencimiento o Fecha de Emisión: Cuando el

colegio una vez generada la deuda decide modificar la
fecha de vencimiento.
 • Monto: Cuando ha existido un incremento en las pensiones o en otro concepto. Y se
debe reajustar dichos montos a partir de esa fecha.
En función al tipo de modificación elegido, se habilitan los campos.

Modificación de, para indicar el cambio a realizar.

Alumno, para mostrar la lista de alumnos. Si el cambio a realizar será para todos los
alumnos, elegir < Todos >.

Concepto, para indicar el nombre del concepto del cual se requiere realizar el cambio.

Monto o Fecha para indicar el cambio.

Luego hacer clic en .

Aparecerá un mensaje “Procesando” en ese momento se realizan procesos internos,

espere algunos segundos hasta que muestre el siguiente mensaje: “Proceso Terminado”.

4.4. Envío de información sobre deudas al banco

Permite generar la información que se envía al banco
para que proceda al cobro de las pensiones. La
información que genera se muestra en la pantalla, para
luego ser guardado en un archivo en formato de texto
(txt) según la estructura solicitada por el banco.

Seleccionar en la barra del menú la opción Procesos, y

elegir en el menú la opción Envío de Información sobre
Deudas al Banco.
Hacer clic en , para mostrar la ventana selección de conceptos, donde se
indicará los nombres de los conceptos que se van a considerar para el envío de la
información al banco, hacer clic en la casilla de verificación de cada ítem, luego hacer
clic en .

También se podrá indicar como se desea visualizar el orden de la

información de la deuda, hacer Clic en los botones de opciones si la
deuda a enviar estará ordenada por:
➢ Nivel
➢ Código
➢ Alfabéticamente
Una vez indicado las opciones correspondientes, hacer clic en el botón

Nota:

Antes de enviar la información al banco, previamente se deberá de haber realizado la

asignación de becas ir a la opción del sistema Asignación / Becas Otorgadas.
 Para Guardar la información generada en un archivo, hacer Clic en para indicar
la ruta en la cual se guardará la información.

Nota:
En algunos exploradores la descarga es automática, porque ya tienen predeterminado
el lugar del alojamiento para los archivos de descarga de internet, para el caso de
Mozilla Firefox la ruta será desde…\Mis documentos\Descargas. En otros exploradores
deberá indicar el destino o el lugar en donde va a hacer descargado el archivo.

4.5. Modificación de N° de recibo

Opción que permite cambiar un bloque de recibos, hacia
otro grupo de números de recibos.

Seleccionar en la barra del menú la opción Procesos, y

elegir en el menú la opción Modificación de Nº de Recibo.

• Hacer Clic Talonario, para elegir el nombre del talonario.

• Hacer Clic en Rango Mínimo para indicar el primer número de recibo, luego hacer
Clic en Rango Máximo para indicar el último número de recibo.
• Hacer Clic en Numero Nuevo para indicar el nuevo número de inicio para el bloque
de recibos indicados, luego presionar la tecla Enter, para visualizar el último número
de recibo nuevo.
Una vez indicado los números correspondientes, hacer Clic en .
4.6. Copiar datos del año anterior
Opción que permite copiar información del año anterior
(calendario, becas otorgadas o becas), para el año
actual.

Seleccionar en la barra del menú la opción Procesos, y

elegir en el menú la opción Copiar Datos del Año
Anterior.

Hacer Clic en las casillas verificación del cual se desea copiar la información del año
anterior.

Para el caso de tipo de becas, se deberá de hacer clic en los ítems mostrados en la
parte derecha de la ventana.

Una vez indicado las opciones correspondientes, hacer clic en .

4.7. Eliminar deudas de alumnos no matriculados

Opción que permite eliminar las deudas generadas al inicio
del año escolar de aquellos alumnos que al cierre de la
matricula no se han matriculado.

Seleccionar en la barra del menú la opción Procesos, y elegir

en el menú la opción Eliminar Deudas de Alumnos no
Matriculados.
 Una vez finalizada el proceso de matrícula, ejecutar el proceso para eliminar la deuda a
todos aquellos alumnos que no se han matriculado, hacer Clic en el botón
.

5. Reportes
Este módulo presenta los reportes a imprimirse para efectos de control, seguimiento y
documentación de la información.

5.1. Generación de reportes

Seleccione en la barra del menú la opción Reportes, y elegir Generación de Reportes.

A continuación, se mostrará la ventana con el nombre de Formatos / Reportes, divida

en dos partes: relación de reportes y parámetros como son: año, mes, alumno, familia,
nivel, grado, sección, etc. De acuerdo con el reporte seleccionado automáticamente se
habilitarán los parámetros; los parámetros son: alumno, familia, conceptos, fechas, etc.

Seleccione el reporte requerido, de forma automática se activarán los parámetros,

indique los valores en correspondientes, luego hacer clic en el botón .

Los datos mostrados en los reportes dependerán de los parámetros indicados.

6. Cambio de clave
Esta opción permite a todos los usuarios poder modificar su clave cuantas veces lo desee.
Para ello debe dirigirse a la parte superior derecha de la ventana y hacer clic sobre el avatar
de su nombre y elegir opción Cambio de Clave.

Especifique su clave actual, ingrese la nueva clave, repita la misma clave. Para guardar los
cambios hacer clic en el botón .

Nota:

• Su clave es de 12 dígitos y puede contener letras de la “A” hasta la “Z” y números del
“0” al “9”.