EXPORTAR HITOS DE LDA’S DE LOS

AEROPUERTOS A CALENDARIOS
DE OUTLOOK

Versión 01
 EXPORTAR HITOS DE LDA’S DE LOS AEROPUERTOS A
CALENDARIOS DE OUTLOOK

ÍNDICE

1.- OBJETIVO ................................................................................................................................. 3

2.- IMPORTAR CALENDARIO ......................................................................................................... 3

2.1.- Preparación de datos ........................................................................................................ 3

2.2.- Preparación de documento para exportar. ...................................................................... 4

2.3.- Importación de Excel a Outlook. ....................................................................................... 5

2.4.- Eliminación de calendario existente. ................................................................................ 8

3.- VISUALIZACIÓN DE CALENDARIO.......................................................................................... 10

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1.- OBJETIVO
El objetivo de este documento es la visualización de los hitos de cada una de las LDAs dentro del
Outlook para un mejor control/seguimiento de estos.

2.- IMPORTAR CALENDARIO

2.1.- Preparación de datos

Para la importación de un calendario de hitos hay que obtener la tabla de hitos en Excel del
aeropuerto en cuestion o conjunto de aeropuertos que se desea.

El Excel ideal para coger lo datos, es el que se reporta por parte de los PM al PMO, ya que
contienen las fechas actualizadas.

Teniendo el documento, se elegirán las columnas necesarias para realizar la exportación. En el

caso del PM, se cogerán cuatro columnas. Las columnas serán:

• Nombre de tarea
• Nº Síntesis
• Fin
• Observaciones o Observaciones Adicionales

Con estas cuatro columnas hay que ir al documento Excel creado que tienen los siguientes
títulos. Según el aeropuerto son:

• Tenerife Sur: TFS – HITOS.xlsx

• Tenerife Norte-La Gomera-El Hierro-La Palma: TFN-SPC-VDE-GMZ – HITOS.xlsx
• Gran Canaria: LPA – HITOS.xlsx
• Lanzarote-Fuerteventura: ACE-FUE – HITOS

Se pegarán las cuatro columnas anteriores en el documento, siendo las cuatro primeras
columnas (de la A a la D). Tras pegar estas, se rellenarán otras columnas de forma automática.

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La primera fila de estos Excel se deja para colocar unos nombres específicos que son necesarios
para la importación al calendario de Outlook. Los nombres son los siguientes:

• Asunto: Hace referencia al “Nombre de tarea”

• Categories: Es el “Número de Síntesis”.
• Fecha de comienzo: es el “fin” del hito.
• Description: Son las observaciones de cada uno de los hitos
• Fecha de finalización: Es la misma fecha que la de comienzo
• Comienzo: Hora de comienzo del hito.
• Finalización: Hora de finalización del hito.
• Location: Se ha colocado es el mismo “Número de Síntesis”
• Reminder On/Off: Hay que colocar VERDADERO o FALSO por si queremos
activar/desactivar el recordatorio. En este caso, VERDADERO.
• Reminder Date: La fecha a la que queramos activar el recordatorio.
• Reminder Time: La hora a la que queremos que nos avise el recordatorio.

2.2.- Preparación de documento para exportar.

Con el documento preparado y listo, se guardará en formato CSV (delimitado por comas) (*.csv).
Para ello, hay que ir a la parte superior izquierda y se picha en “Archivo” y después a “Guardar
como”. Se pondrá el nombre del archivo y se elegirá la extensión necesaria para exportar que es
la .csv (1).

Con estos pasos estaría casi el documento preparado para exportarlo, pero habría que realizar
previamente un cambio en el documento creado. Aunque el archivo ponga delimitado por
comas, el Excel nos lo exporta con puntos y comas (;) y hay que modificarlo.

Para este cambio, hay que poner el cursor encima del archivo creado y darle al botón derecho.
En el menú, buscamos “Abrir con” y seleccionamos “WordPad”.

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En primer lugar, hay que ir al botón de “Reemplazar” (1), que está situado en la parte superior
derecha del menú (Inicio).

Ahora, se reemplazará en primer lugar comas por puntos. Con esto, lo que se consigue al
importar los archivos es que no lo detecte con otro campo de la importación.

Tras realizar esta operación, hay que realizar el cambio general de “puntos y comas” a “comas”.
Esto se realizará igual que el punto anterior.

Tras terminar, se guarda y se cierra.

2.3.- Importación de Excel a Outlook.

Se va primero a la parte superior izquierda y se cliquea primero en “Archivo” y después en “Abrir
y exportar” (1). Por último, pinchamos en “Importar o exportar” (2).

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Tras pinchar, se abrirá el asistente para importar y exportar. Se elige la opción “Importar de otro
programa o archivo” (1) y se cliquea “Siguiente” (2).

Se pasará a otra pestaña y escogemos “Valores separados por comas” (1) y, posteriormente, a
“Siguiente” (2).

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En la siguiente pestaña, se selecciona el documento a exportar (donde se haya guardado) y se

selecciona el punto “Permitir la creación de elementos duplicados” y “Siguiente”.

Ahora, se pedirá la ubicación de guardado (dentro del Outlook) de la importación. Se podrá crear
un calendario nuevo (hay que crearlo previamente) o en uno existente. Se selecciona el archivo
elegido (1) y se da a “Siguiente” (2).

Por último, se visualiza la ventana donde se elegirá <<Importar “nombrearchivo.csv” en la

carpeta: calendarioelegido (Solo este PC)>> (1) y, después, se va a “Asignar campos
personalizados” (2).

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Después, en las asignaciones de los nombres de las columnas se ubican solas debido a que el
nombre colocado en el Excel, con anterioridad, coincide con los nombres de la importación del
Outlook. En el caso que no fuera así, habría que hacerlo manualmente. Si la asignación esta
correcta se da a “Aceptar” (1).

Para terminar, se cliquea el botón de “Finalizar”.

2.4.- Eliminación de calendario existente.

Debido al tipo de cuentas que se tienen en el PM, los calendarios no se pueden actualizar.

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Cada mes se enviará un calendario nuevo con las actualizaciones que se hayan realizado en las
diferentes LDA´s. Antes de cargar este nuevo calendario se deberá de eliminar el calendario
anterior.

Para eliminar el calendario lo primero que tenemos que hacer es situarnos en la pestaña de
calendario (1)

Después hay que ir al margen izquierdo, que es donde está el listado de los calendarios que
instalados en nuestro Outlook. Donde se seleccionará el calendario en cuestión, para después
darle al botón derecho donde se desplegará un menú.

Y por último, se selecciona la opción de

“Eliminar calendario”.

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3.- VISUALIZACIÓN DE CALENDARIO

Para visualización del calendario hay que ir a la pestaña situada en la parte inferior izquierda y
pinchar el símbolo del calendario (1).

De forma general, deberá salir un calendario con las diferentes fechas de los hitos con un color
elegido al azar por el programa (se puede elegir otro color por el usuario). Para elegir otros
calendarios para visualizarlos o quitar otros, hay que ir a la barra situada en el margen izquierdo
para activar, desactivar o elegir.

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Zona para activar o desactivar los

diferentes calendarios que se
tengan grabados en el Outlook.

Si se eligieran todos los calendarios se visualizarían de la siguiente forma:

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Por otro lado, se puede visualizar todos los hitos de cada uno de los calendarios que se han
importado. Para ello, vamos a la parte superior y elegimos la pestaña “Vista” (1) y después
clicamos “Cambiar vista” (2) y de la lista desplegable pinchamos “Lista” (3).

Por último, para ver los Hitos organizados por Número de Síntesis (y por fechas), hay que ir a la
parte superior y, colocados en la pestaña “Vista” (1), se selecciona “Categorías” (2).

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