INSTRUCTIVO – DESPACH0

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DESPACHO

(1) Creamos el documento “Despacho” donde utilizaremos 6 celdas:

- “delivery” donde ira el número de entrega del producto.

- “cliente” como lo indica el nombre, aquí iran los nombres de cada cliente/local.
- “bultos”.
- “tanda” corresponde a la ronda de los despachos, generalmente suelen haber 3 rondas durante el día, ya que salen a despacho cada cierta
cantidad de tiempo.
- “entrega/comentarios” aquí se detalla todo tipo de aclaración con respecto al pedido (puede haber modificación de domicilio de entrega).
- “chofer” quien llevara los pedidos despachados.

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(2) escaneamos las deliverys para luego trabajarlas en otro programa llamado SAP, a su vez podremos observar que junto a la solapa “Despacho”
se encuentra “Segunda vuelta”, esto significa que las deliverys que tienen prioridad de salida para el mismo día y temprano van a estar ubicadas
en dicha solapa.

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(3) una vez que tenemos todas las deliverys copiadas nos dirigimos a SAP, programa cuyas funciones nos ayudan a encontrar el nombre de cada
cliente, el numero de bultos de cada pedido y otros datos como fecha de generación de pedidos, etc. etc.
en primera instancia tendremos que obtener algunos datos de los clientes que se incluyen a la tanda de despacho, debemos modificar valores
estándar como se ve en “sales organization” con valor predeterminado de 9000, lo mismo pasa con “shipping point/receiving pt” con valor
predeterminado en 1090; una vez hecho esto se copia y se pegan las deliverys en la sección “doc. data” para dejar asentado con cuantos
documentos se deberá trabajar, para finalizar con esta ecuación debemos clickear en “ejecutar” (esta opción posee forma de mini reloj).
Tendremos como resultado final el nombre de cada cliente.

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(4) en esta instancia volveremos a recurrir el uso de SAP, pero esta vez utilizaremos una orden que nos llevara directamente a calcular la
cantidad de “bultos” de cada “cliente” que hemos obtenido en el paso anterior. Primeramente tipeamos “zsdlikp”, nos mostrara un menú donde
tendremos que pegar nuevamente las deliverys de los clientes en cuestión, una vez hecho esto seleccionamos la opción “more”, allí tendremos
que elegir comandos específicos.

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(5) aquí podemos ver los comandos que figuran en la tabla “data browser”, tendremos que seleccionar específicamente 4 opciones que tienen
su orden inalterable, ellas son:
VBELN
ANZ
WAD
REF

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una vez seleccionados estos comandos debemos clickear en “apply” (tilde color verde) para que el sistema pueda juntar todos estos datos en un
solo documento…el cual guardaremos con el nombre “bultos” para poder trabajarlo sobre una función de Excel (al igual que en el caso de
clientes).

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(7) volvemos al documento de despacho agregando dos solapas mas con los nombres de “clientes” y “bultos”, en ellas pegamos los datos
correspondientes obtenidos previamente en SAP.

(8) en este paso utilizamos la formula “VLOOKUP” propia de Excel, nos permitirá conseguir datos específicos como los nombres de los clientes y
la cantidad de bultos de cada uno.

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(9) cuando ya pudimos obtener todos los datos deseados guardamos el archivo; a su vez copiamos y pegamos esta información final en otro
documento Excel llamado “cruce de despacho” (corresponde a un archivo interno de la oficina que utilizamos en el día para controlar los
pedidos trabajados en la jornada).

(10) por último se envían mails a todos los contactos encargados de rutear los remitos despachados desde la oficina, en los documentos finales
podemos ver algunos detalles importantes aclarando por ejemplo clientes con turno, detalles de entrega como horarios específicos, cambio de
direcciones o cualquier otro dato que sea relevante.

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CRUCE DE DESPACHO

1) Creamos el archivo “cruce de despacho”, este mismo servirá para que el equipo de oficina pueda llevar un control interno de lo que se
despacha durante el día y los días anteriores. En la sección “cruce” se trabajará con el despacho del presente día; en cambio en la solapa
“despacho general” observamos los despachos realizados todos los días anteriores.

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2) copiamos y pegamos los datos del documento de “despacho” en este archivo, la única diferencia es que en vez de figurar “bultos” nos
muestra el estado de despacho de cada delivery en cuestión.

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3) En la solapa de “despacho general” van todos los despachos hechos durante el año, sigue siendo un documento interno de la oficina para
corroborar si el remito fue despachado correctamente, esto se actualiza todos los días durante la mañana antes de comenzar con el despacho
del presente día.

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4) Finalmente se envía el archivo por mail; pero únicamente a los contactos del equipo de oficina ya que es un documento personal de control
grupal.

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COT – Código de operaciones de Traslado
¿Qué es? Es un régimen de información sobre el traslado o transporte de bienes en el territorio de la Ciudad Autónoma de Buenos Aires.
¿Cuál es la finalidad del COT? Entre otras cosas, reducir la evasión fiscal y el transporte ilegal de mercaderías, permitiendo obtener información
detallada de cada operación de transporte que tenga origen o destino en el territorio de la Ciudad Autónoma de Buenos Aires.

Cada uno de los remitos corresponde a un artículo de mercadería (APP/FTW/EQ) que será trasladado, por lo tanto, necesitamos generarles este
“permiso de circulación”.

Procedimiento para obtener COT

• Una vez definidos los remitos que llevaremos a despacho, seleccionar las deliverys correspondientes (que las encontraremos en el archivo
de despacho que realizamos previamente) y copiarlas.

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• Abrimos SAP. Iniciamos sesión. Vamos a la transacción zsdlikp

• Multiple selection

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• Upload from Clipboard (Shift + F12). Las deliverys que hemos copiado en el portapapeles previamente se situarán en la columna Single
Value.
Tener en cuenta: No utilizar el comando Ctrl + V porque no suele pegar la información completa.

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• Copy (F8)

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 • Ir a More > Settings > Format List > Choose Fields…

• Deseleccionar todo

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• Seleccionar los siguientes campos. (Podemos ayudarnos con el comando Ctrl + F para localizar los campos rápidamente.)

• Apply (F6)

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• Ejecutar (F8)

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• More > System > List > Save > Local File

• Elegir formato de guardado: Text with Tabs

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• Definir nombre del archivo y la ruta donde se guardará.
Tener en cuenta: Siempre la extensión debe ser .xls

Dependiendo de la existencia de un archivo con el mismo nombre en esa ruta, seleccionar Generate o Replace.

Notificación de guardado exitoso (En el margen inferior)

• Ir a la ruta donde hemos guardado el archivo. Abrir.

• Excel nos notificará que el formato y la extensión del archivo no coinciden. Seleccionamos Yes.

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• Borrar las filas - columnas en blanco. Borrar también las filas que se indican a continuación:

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• Copiar la tabla
• Abrir un archivo nuevo de Excel. Crear una segunda pestaña y pegar la tabla.

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 • En la primera pestaña hacer lo siguiente:
1. Modificar el nombre de la pestaña. Nombrarla COT
2. Crear 3 cabezales: Entrega // Mov.mcía.real // Referencia
3. Copiar y pegar en la columna Entrega las deliverys que deseamos tramitarles el COT. (Las obtenemos del archivo de
despacho)

• Situarse en la primer celda de la columna Mov.mcia.real e insertar la función VLOOKUP.

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 • Indicar los siguientes argumentos:

1er celda de la columna en donde queremos visualizar los

valores.
Tabla en donde se buscará ese valor. (Seleccionamos toda la tabla
de la segunda pestaña)

Número de columna donde se encuentra ese valor.

(En este caso, el valor que necesitamos está en la columna

WADAT-IST, la 3er columna.)

Falso = 0

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 • Aplicar la misma función a la primera celda de la columna Referencia, pero esta vez, digitar 4 en el argumento Col_Index_num. (Porque
los valores que queremos visualizar se encuentran en la columna XBLNR, la cuarta columna)

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 • Extendemos la formula hasta la última celda tocando el vértice inferior derecho (Cuando el cursor se transforma en una cruz negra)

• Copiamos todas las columnas y las pegamos como valores en la misma coordenada (para evitar que los valores se borren al guardar el
archivo)
• Borramos la página sheet 2 que contiene la tabla que obtuvimos de SAP, porque no la necesitamos.

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 • Guardar el archivo como “COT_dd.mm_(n° de tanda)” en nuestra carpeta personal de trabajo.
• Ingresamos a Remitos COT (http://nke-win-web-p04/remitoscot)
• Ir a Uploads

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 • Seleccionar Validar y guardar

• Ir a “Seleccionar archivo”. Seleccionar el archivo de COT que generamos en pasos anteriores. Ir a subir archivo.

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 • Dejar que se suba el archivo.

• Si el archivo se subió correctamente, aparecerá esta notificación:

• Si el archivo presenta algún tipo de error, aparecerá una notificación semejante a esta. Para ver detalles ir a Descargar archivo.

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 • Abrimos el archivo descargado. Filtrar la columna MENS_ERROR. Seleccionar los mensajes de error que se visualicen, para saber a qué
deliverys corresponden los mismos.

El error más frecuente es “- El remito no se puede enviar, tiene el estado: Enviado.” Es decir, que la delivery que se indica, se le ha procesado el
cot previamente. Lo que debemos hacer en este caso es revisar los registros históricos que tenemos (como el Despacho General o las Entregas
del mes vigente) y buscar las deliverys con ese error

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CONTROL DE IMPRESIONES.

Diariamente realizamos un control de los remitos que se imprimen. Hacemos esto escaneando uno por uno de forma manual en un archivo del
mismo nombre. Cruzamos ese archivo con el registro de confirmaciones que obtenemos de SAP de la siguiente manera:

• Ir a SAP. Ingresar a la función zsdlikp.

• En WADAT_IST indicar el rango de fechas.
• Maximum No of Hits: ---
• Ejecutar (F8)

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 • Ir a More > Settings > Format List > Choose Fields…

• Deseleccionar todo

37
• Seleccionar los siguientes campos. (Podemos ayudarnos con el comando Ctrl + F para localizar los campos rápidamente.)

• Apply (F6)

38
• Ejecutar (F8)

39
• More > System > List > Save > Local File

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• Elegir formato de guardado: Text with Tabs

41
• Definir nombre del archivo y la ruta donde se guardará.
Tener en cuenta: Siempre la extensión debe ser .xls

Dependiendo de la existencia de un archivo con el mismo nombre en esa ruta, seleccionar Generate o Replace.

Notificación de guardado exitoso (En el margen inferior)

• Ir a la ruta donde hemos guardado el archivo. Abrir.

42
• Excel nos notificará que el formato y la extensión del archivo no coinciden. Seleccionamos Yes.

• Borrar las filas - columnas en blanco. Borrar también las filas que se indican a continuación:

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• Filtrar la columna XBLNR. Seleccionar solamente los valores que comienzen con “0051R02”

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• Copiar la tabla. Pegar en una página nueva.

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• Crear 3 nuevos cabezales: ESTADO, DELIVERY Y ESCAN

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• Ir al archivo de control de impresiones (Donde escaneamos los remitos que se imprimen diariamente.) Copiar todas las deliverys de los días
que correspondan a el rango de fechas que queremos controlar y pegarlas en el archivo detallado en pasos anteriores.

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• Pegamos las deliverys en la columna correspondiente. Una vez que hicimos esto, procedemos a escribir “SI” en la columna ESCAN (De esta
manera estamos indicando que todas esas deliverys fueron escaneadas en nuestro control.)

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• En la columna ESTADO, creamos una fórmula con BUSCARV. Buscamos el primer valor de la columna VBELN en la tabla Delivery/Estado.

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• Filtrar los valores de la columna ESTADO. Si los valores coinciden y no falta ninguna delivery, visualizaremos unicamente el filtro “SI”.

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