Propuesta Plan Alistamiento Sensibilización para Establecer Controlar Flujo Documentos Área Talento Humano para Empresa Metserc Ltda 2019 PDF

PROPUESTA DE PLAN DE ALISTAMIENTO Y SENSIBILIZACIÓN PARA
ESTABLECER Y CONTROLAR EL FLUJO DE DOCUMENTOS DEL ÁREA DE

TALENTO HUMANO PARA LA EMPRESA METSERC LTDA.
FERNANDA PORTILLO ASTUDILLO
FUNDACIÓN UNIVERSITARIA CATÓLICA LUMEN GENTIUM
FACULTAD DE CIENCIAS EMPRESARIALES
PROGRAMA DE ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS
SANTIAGO DE CALI
2019
TALENTO HUMANO PARA LA EMPRESA METSERC LTDA
FERNANDA PORTILLO ASTUDILLO
Anteproyecto presentado para optar al título de Tecnóloga en Gestión

Empresarial.
Director de trabajo de grado: Francia milena Suarez García
FUNDACIÓN UNIVERSITARIA CATÓLICA LUMEN GENTIUM
FACULTAD DE CIENCIAS EMPRESARIALES
PROGRAMA DE ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS
SANTIAGO DE CALI
2019
NOTA DE ACEPTACIÓN
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Firma del jurado
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Firma del jurado
Cali, 15 de diciembre de 2019

DEDICATORIA
Este proyecto lo quiero dedicar a Dios, a mi esposo JULIÁN ANDRÉS ESCOBAR
y a mi familia, que en todo este tiempo ha estado a mi lado apoyándome. Ha sido
el cimiento para la construcción de mi vida profesional y el generador de la
empresa Metserc Ltda. Demostrando que podemos salir adelante con la ayuda de
Dios; este proyecto es un pequeño aporte para seguir creciendo como persona y
profesional.
AGRADECIMIENTOS
A Dios por darme el privilegio de poder tener una familia y estar siempre unida, por
guiar este proyecto, por la sabiduría para enfrentar los obstáculos que se han
presentado a lo largo de la preparación como técnica en gestión empresarial, a la
Fundación Universitaria Católica Lumen Gentium por ser parte del proceso de
formación y a los docentes que con su conocimiento y compromiso han generado
el factible desarrollo de este trabajo.

CONTENIDO
P.
1 CONTEXTUALIZACIÓN DEL PROBLEMA DE INVESTIGACIÓN .............. 14
1.1 TÍTULO DEL PROYECTO.......................................................................... 14
1.2 LÍNEA DE INVESTIGACIÓN ...................................................................... 14
1.3 PROBLEMA DE INVESTIGACIÓN ............................................................. 14
1.4 OBJETIVOS DE LA INVESTIGACIÓN ....................................................... 16
1.5 JUSTIFICACIÓN DE LA INVESTIGACIÓN ................................................ 16
1.6 MARCO DE REFERENCIA ........................................................................ 17
1.7 ASPECTOS METODOLÓGICOS ............................................................... 24
2 DIAGNOSTICO SITUACIONAL DE LA EMPRESA .................................... 28
2.1 ANÁLISIS INTERNO .................................................................................. 28
2.2 ANÁLISIS ECONÓMICO ............................................................................ 29
2.3 ANÁLISIS ORGANIZACIONAL .................................................................. 33
2.4 ANÁLISIS ESTRATÉGICO......................................................................... 37
2.5 FACTORES CLAVE DE ÉXITO.................................................................. 38

2.6 IDENTIFICACIÓN DE LAS COMPETENCIAS BÁSICAS DE LA EMPRESA
43
2.7 ANÁLISIS DOFA ........................................................................................ 48
2.8 ANÁLISIS DE VULNERABILIDAD .............................................................. 51
2.9 ANÁLISIS DE COMPETITIVIDAD .............................................................. 54
3 FORMULACIÓN DEL MODELO DE SOLUCIÓN ....................................... 61
3.1 FORMULACIÓN ESTRATÉGICA. .............................................................. 62
3.2 SISTEMA DE SEGUIMIENTO Y DE MEDICIÓN DE GESTIÓN ................. 63
4 CONCLUSIONES....................................................................................... 72
5 RECOMENDACIONES .............................................................................. 73
6 BIBLIOGRAFÍA .......................................................................................... 74
LISTA DE TABLAS
P.
Tabla 1. Empresas registradas en el valle del cauca ante la cámara de comercio 30

Tabla 2. Empresas registradas Según su sector ante la cámara de comercio de
Cali ....................................................................................................................... 31
Tabla 3. Valor de la propuesta .............................................................................. 71
LISTA DE CUADROS
P.
Cuadro 2. Matriz POAM económico ...................................................................... 39

Cuadro 3. Matriz POAM político............................................................................ 40
Cuadro 4. Matriz POAM social .............................................................................. 40
Cuadro 5. Matriz POAM tecnológico ..................................................................... 41
Cuadro 6. Matriz POAM geográfico ...................................................................... 41
Cuadro 7. Matriz efe ............................................................................................. 42
Cuadro 8. Matriz PCI capacidad directiva. ............................................................ 44
Cuadro 9. Matriz PCI capacidad competitiva ........................................................ 44
Cuadro 10. Matriz PCI capacidad financiera. ........................................................ 45
Cuadro 11. Matriz PCI capacidad tecnológica. ..................................................... 45
Cuadro 12. Matriz PCI recursos humanos ............................................................ 46
Cuadro 13. Matriz EFI resultados de PCI .............................................................. 47
Cuadro 14. Matriz DOFA ...................................................................................... 48
Cuadro 15. Análisis de vulnerabilidad ................................................................... 51
Cuadro 16. Matriz MPD ........................................................................................ 60
Cuadro 17. Ficha general de presentación del plan .............................................. 62
Cuadro 18. Programa del plan de mejoramiento en la gestión documental .......... 63
Cuadro 19. Descripción proyecto 1 planear la capacitación .................................. 65
Cuadro 20. Descripción proyecto 2 ejecución dela gestión documental ................ 66
Cuadro 21.Análisis de costo de la implementación programa 1 ............................ 67
Cuadro 22. Análisis de costo de la implementación programa 2 ........................... 69
Cuadro 23. Costo de implementación ................................................................... 70
Cuadro 24. Indicador ............................................................................................ 64
LISTA DE FIGURAS
Figura 1. Organigrama empresa Metserc Ltda ...................................................... 35

Figura 2. Áreas funcionales de gestión ................................................................. 36
Figura 3. 5 fuerzas de porter ................................................................................. 55
LISTA DE DIAGRAMAS
Diagrama 1. Matriz ansoff ..................................................................................... 58

RESUMEN
El proyecto de gestión que se desarrollara en la empresa Metserc Ltda, ubicada

en el municipio de Yumbo, Valle del Cauca, la cual tiene como objeto social,
montajes metalmecánicos servicios generales obra civil de ingeniería.
Se opta por esta empresa para aplicar conocimientos adquiridos durante el

periodo de formación de la tecnología, aplicando fundamentos teóricos y
diferentes mecanismos que permitan proponer posibles soluciones con el fin de
generar la organización en la gestión documental de archivo.
Palabras Claves: Gestión documental, Eficiencia, Distribución de documentos,

Tramite de documentos, Clasificación documental, Conservación de documentos
ABSTRACT
The management project to be developed in the company Metserc Ltda, located in

the municipality of Yumbo, Valle del Cauca, which has as its corporate purpose,
metalworking assemblies general services civil engineering work.
This company is chosen to apply knowledge acquired during the period of

technology training, applying theoretical foundations and different mechanisms that
allow proposing possible solutions in order to generate the organization in the
archival document management.
Keywords: Document management, Efficiency, Document distribution, Document

processing, Document classification, Document preservation.
INTRODUCCIÓN
Mediante la presente investigación y a través de una propuesta para un modelo de

gestión documental para establecer y controlar el archivo y el flujo de documentos,
se pretende desarrollar este proyecto de la manera más oportuna y que atraves de
las diferentes herramientas se pueda lograr una adecuada investigación para una
previa solución de la problemática en la que se encuentra la empresa Metserc
Ltda, dando a conocer la contextualización del problema y generando un
planteamiento y unos objetivos para crear estrategias que nos permitan encontrar
una conveniente solución.
El objetivo de este proyecto es aportar los conocimientos obtenidos durante el

proceso de formación como tecnóloga, para proponer responsablemente una
adecuada solución a la problemática encontrada durante el desarrollo de cada
punto en el trabajo de un modelo de gestión documental de la empresa Metserc
Ltda.
13
1 CONTEXTUALIZACIÓN DEL PROBLEMA DE INVESTIGACIÓN
1.1 TÍTULO DEL PROYECTO

TALENTO HUMANO PARA LA EMPRESA METSERC LTDA.
1.2 LÍNEA DE INVESTIGACIÓN
Gestión
1.3 PROBLEMA DE INVESTIGACIÓN
Planteamiento del problema. La empresa Metserc Ltda, dedicada a la

prestación de servicios de montajes metalmecánicos servicios generales y obra
civil de ingeniería, se constituyó en febrero del 2013, desde ese momento ha
estado prestando sus servicios a diferente empresas en el sector industrial en el
municipio de Yumbo Valle del Cauca, entre ellas están: Eternit, Ciudad Limpia,
Supertex s.a, Fanalca, Ranza Colfrigos, Quimpac de Colombia, y en la actualidad
cementos San Marcos s.a.s. de acuerdo a la necesidad de cada uno de los
clientes se facilita el servicio con seguridad calidad y cumplimiento.
Desde aquel momento la compañía ha estado generando variedad de documentos

que son importantes para la parte administrativa y legal de la compañía, la cual no
ha establecido un control sobre los documentos, y estos han sido archivados de
manera inapropiada en bolsas y cajas de cartón generando en algunas ocasiones
la perdida de documentos.
En la actualidad la empresa Metserc Ltda en el área administrativa no cuenta con

un modelo de gestión documental, lo cual es de gran importancia para la ubicación
14
y el flujo de documentos ya que ayudará a controlar la documentación de la
organización, desde que se crea y se utiliza hasta que llega al final de la cadena,
que es la conservación histórica o la eliminación (Russo Gallo, 2009)
Teniendo en cuenta que en una organización se forman cantidad de documentos

que son de suma importancia, se requiere de un respaldo documental, desde las
facturas de una compra mínima, órdenes de compra, venta, hasta el recibo de
pago de los colaboradores son documentos que requieren de un sistema de
almacenamiento sistemático previamente archivado y al cuidado de la información.
Por lo cual una adecuada gestión de la información permite la eficiencia y

productividad en la compañía, reduciendo tiempos para la facilitación de
información,
Debido a la problemática que vive la empresa Metserc Ltda. ¿Cuál sería la

propuesta de plan de alistamiento y sensibilización para establecer y controlar el
flujo de documentos del área de talento humano para la empresa Metserc Ltda de
una manera eficiente en el momento requerido para el uso de la información?
1.3.1 Formulación del problema. ¿Cuál sería la propuesta de mejoramiento

en la gestión documental una vez realizado el diagnostico en el área a intervenir
de la empresa Metserc Ltda?
1.3.2 Sistematización del problema.
 ¿Qué herramientas son necesarias para reconocer las causas de las
problemáticas que se presentan en la empresa Metserc Ltda?
 ¿Cómo la compañía se ha visto afectada en el rendimiento de acuerdo a
la identificación de la falencia encontrada?
15
 ¿Cómo diseñar la estrategia de mejora, con base en las situaciones
encontradas en el área administrativa mediante el análisis interno-externo de la
empresa METSERC LTDA?
1.4 OBJETIVOS DE LA INVESTIGACIÓN
1.4.1 Objetivo general. Proponer un modelo de gestión documental para

establecer y controlar el archivo y el flujo de documentos del área de talento
humano para la empresa Metserc Ltda.
1.4.2 Objetivos específicos.
 Identificar el estado de los archivos y los procesos de la gestión documental del

área administrativa en la empresa Metserc Ltda.
 Realizar un diagnóstico situacional de la empresa Metserc Ltda
 Generar estrategias orientadas al mejoramiento de la gestión documental en el
área administrativa de la empresa Metserc Ltda.
1.5 JUSTIFICACIÓN DE LA INVESTIGACIÓN
Los documentos son los pilares de cualquier empresa y entidad. Controlarlos,

administrarlos y conservarlos son tan solo algunos de los aspectos que se deben
priorizar a la hora de implementar estrategias de gestión. (Segura Manonegra,
2019)
Por ello es fundamental en toda organización, y va más allá del correcto manejo
de la información y de la optimización de procesos para así poder obtener los
resultados esperados dentro del área administrativa en una organización; para
ello es importante contar con el personal idóneo para una buena gestión
16
documental y así evaluar continuamente los procedimientos para su ejecución
continua logrando la ubicación oportuna de la documentación.
En el presente trabajo se aplicaran todos los conocimientos que se han obtenido

hasta el momento, para lograr una solución a la problemática que actualmente
presenta la empresa Metserc en el control de gestión documental, por tal razón la
justificación es de tipo practico puesto que la importancia del buen manejo de
todas las políticas y parámetros establecidos por el Archivo General de la Nación
se estipula la Ley 594 de 2000 la obligatoriedad de las entidades públicas y
privadas que ejecutan funciones públicas de elaborar un plan o programa de
gestión documental, (Pastrana Arango, 2000)
Es por esto que la empresa Mesertc Ltda requiere implementar la gestión

documental, para fortalecer la parte interna de la compañía, con eficiencia,
calidad y competitividad y evitar perdida de documentos.
De manera que se utilizarán una serie de herramientas que permitan lograr el
objetivo en el área de archivo de la compañía, de acuerdo a lo establecido por la
ley 594 de 2000, y otros autores que ha venido actualizando la gestión
documental, lo cual nos ayudara a recopilar información y a su vez indicadores
que permitan a la orientación para dar solución. De igual manera Se utilizaran los
método necesarios que permitan realizar un análisis previo y poder diseñar e
implementar la solución de dicha problemática de la manera más conveniente para
la empresa Metserc Ltda.
1.6 MARCO DE REFERENCIA
El marco referencial nos permite tener las bases del estudio de la investigación,
donde se abordan conceptos, contextualización de las teorías, y normatividad
legal e interna; por consiguiente apoyan el estudio para el mejoramiento de la
gestión documental. (Portillo , 2018 )
17
1.6.1 Referente teórico. La producción de documentos en cualquier
organización es inevitable; en el desarrollo habitual de sus actividades y el giro de
sus negocios las empresas producen, reciben, tramitan, responden, seleccionan y
archivan documentos, con el fin de proveer un soporte no solo para la toma de las
decisiones sino para el desarrollo mismo del negocio. (Zapata Cardenas, 2005)
Implantar un sistema de gestión de documentos en una organización es
imprescindible abarcar la gestión de documentos en toda su complejidad. (Bustelo
Ruesta, 2007)
La implementación de la gestión documental se puede desarrollar a través de

procesos administrativos, esta es una herramienta que se aplica en las
organizaciones para el logro de sus objetivos y satisfacer sus necesidades
lucrativas y sociales. (Experto, 2003)
En este trabajo el proceso administrativo servirá como referente teórico ya que,

nos indica que un control de documentos internamente es fundamental para
soportar y archivar de manera adecuada cada procedimiento en la compañía, y el
no contar con un adecuado sistema de gestión genera perdida de documentos y
duplicidad de información dando como resultado ineficiencia y afectando el área
administrativa de la compañía.
Fayol planteó seis ideas de cómo se debía dividir la administración dentro de una
organización, las cuales son administrativa, comercial, técnica, contable,
seguridad y financiera. Cabe resaltar que para el presente proyecto se tiene en
cuenta que Fayol enfatizó en una de sus divisiones, la administración, de esta
manera haciendo referencia a la estructura organizacional que es la planificación,
dirección y control y los 14 principio, que se deben de hacer parte de la compañía,
como lo indica (Bedoya, 2007)
Teniendo en cuenta que el control interno comprende el plan de organización y el

conjunto de métodos y procedimientos que aseguren que los activos están
debidamente protegidos, que los registros contables son fidedignos y que la
18
actividad de la entidad se desarrolla eficazmente según las directrices marcadas
por la administración (Estupiñan, 2011)
Deacuerdo a lo planteado anteriormente según los autores mensionados la

gestión documental es vital para cualquier procedimiento de una organización,
devido a que cada proceso que genera la empresa ya sea en la planeación,
dirección o control requiere de documentación escrita para que cada
procedimiento se cumpla de la manera específica y ademas de ello esto es
fundamental para la estadarización de los procesos y control en la compañía de
cualquier proyecto a ejecutar, lo cual esto llevaria a la empresa a la eficiencia y
eficacia de sus procedimientos.
1.6.2 Referente conceptual. Aquí se integraran conceptos, ideas y leyes

establecidas para la una adecuada planificación y desarrollo del proyecto en la
gestión documental archivística para la empresa Metserc Ltda.
Clasificación documental: Fase del proceso de organización documental, en la

cual se identifican y establecen agrupaciones documentales de acuerdo con la
estructura orgánico - funcional de la entidad productora (Rincon Sanchez, 2019)
Para ello el primer paso de la labor archivística es primeramente identificar el

origen de los documentos para su proceso de sistematización.
Para realizar una buena clasificación de los documentos se deben tener en cuenta
los siguientes pasos:
*identificación del productores de la información
*estudios de la estructura orgánica de la empresa
*selección de series y subseries documentales. (Lopez Hernandez, 2015)
19
Conservación de documentos: Conservación de documentos: Conjunto de
medidas preventivas o correctivas adoptadas para asegurar la integridad física y
funcional de los documentos de archivo.
Conservación preventiva de documentos: tienen como principal objetivo crear

condiciones que ayuden a evitar la ocurrencia de daños o pérdidas en los bienes y
contribuir a ralentizar el ritmo de envejecimiento de los materiales. (Muralha, 2019)
Distribución de documentos: Actividades tendientes a garantizar que los

documentos lleguen a su destinatario. (Gonzalez Perez, 2019) Estas actividades
proporcionan la circulación de los documentos ya sean al interior o al exterior de
la organización.
Documentos administrativos y estratégicos, reflejan la gestión de la actividad

comercial y personal de la empresa en su sector por ejemplos: escrituras,
declaraciones de renta, currículos, estudios de mercado etc.
Documentos técnicos. Reflejan la actividad interna de la empresa. Por ejemplo:

manuales de procedimientos, manuales de herramientas normativas, etc.
Documentos comerciales. Reflejan la actividad empresarial y sirven para la

captación de clientes. Por ejemplo: proyectos, presupuestos, catálogos, folletos,
página web, etc.
Documentos informativos. Es la documentación externa a la empresa que

aporta información y conocimiento del mercado. Por ejemplo: revistas, congresos,
folletos, otras webs, etc. (Russo Gallo, 2009)
Eficiencia es la relación que existe entre los recursos empleados en un proyecto y

los resultados obtenidos con el mismo. Hace referencia sobre todo a la obtención
de un mismo objetivo con el empleo del menor número posible de recursos o
cuando se alcanzan más metas con el mismo número de recursos o menos. La
20
eficiencia es muy importante en las empresas, ya que se consigue el máximo
rendimiento con el mínimo coste. (Garcia, I, 2014)
Efectividad Se denomina efectividad a la capacidad o facultad para lograr un

objetivo o fin deseado, que se han definido previamente, y para el cual se
han desplegado acciones estratégicas para llegar a él. (MX, 2013)
Gestión documental: Conjunto de actividades que permiten coordinar y controlar

los aspectos relacionados con creación, recepción, organización, almacenamiento,
preservación, acceso y difusión de documentos. (Russo Gallo, 2009)
Organización: es un grupo social formado por personas, tareas y administración,

que interactúan en el marco de una estructura sistemática para cumplir con sus
objetivos, Cabe destacar que una organización sólo puede existir cuando hay
personas que se comunican y están dispuestas a actuar en forma coordinada para
lograr su misión (Perez porto & Gardey, 2012)
Organización documental: Proceso archivístico orientado a la clasificación, la

ordenación y la descripción de los documentos de una institución. (Sierra Escobar,
2008)
Recepción de documentos:
El proceso de recepción de documentos es el conjunto de operaciones de

verificación y control que una institución debe realizar para la admisión de los
documentos que son remitidos por una persona natural o jurídica.
Al radicar se asigna un número consecutivo a las comunicaciones recibidas o

producidas, dejando constancia de la fecha y hora de recibo o de envío.
Con el registro, las entidades ingresan en sus sistemas datos como: Remitente o
destinatario, Nombre o código de la dependencia competente, Nombre del
21
funcionario responsable del trámite, anexos y tiempo de respuesta (Aparicio Joya,
2010)
Tramite de documentos: Actividades tendientes a garantizar que los documentos

lleguen a su destinatario. (Rincon Sanchez, 2019)
Una vez cada dependencia de la organización organicen los documentos se

distribuyen según su destino de la manera más cuidadosa posible para que llegue
completo
1.6.3 Referente legal. En este espacio se dará a conocer la revisión de la

constitución, normas y leyes formuladas que nos emite el estado colombiano para
la implementación de la gestión documental en las empresas públicas o privadas.
Constitución política de Colombia, Artículo 15. Todas las personas tienen derecho
a su intimidad personal y familiar y a su buen nombre, y el Estado debe
respetarlos y hacerlos respetar. De igual modo, tienen derecho a conocer,
actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en
bancos de datos y en archivos de entidades públicas y privadas.
Artículo 71. La búsqueda del conocimiento y la expresión artística son libres. Los
planes de desarrollo económico y social incluirán el fomento a las ciencias y, en
general, a la cultura. El Estado creará incentivos para personas e instituciones que
desarrollen y fomenten la ciencia y la tecnología y las demás manifestaciones
culturales y ofrecerá estímulos especiales a personas e instituciones que ejerzan
estas actividades.
Artículo 74. Todas las personas tienen derecho a acceder a los documentos
públicos salvo los casos que establezca la ley. (Constitucion Politica, 2019)
Normas técnicas
22
El instituto nacional de normas técnicas y certificación, Icontec, es el organismo
nacional de normalización, según el decreto 1595 de 2015.
Icontec es una entidad de carácter privado, sin ánimo de lucro, cuya misión es
fundamental para brindar soporte de desarrollo al productor y protección al
consumidor. Colabora con el sector gubernamental y apoya al sector privado del
país, para lograr ventajas competitivas en los mercados interno y externo.
La representación de todos los sectores involucrados en el proceso de

normalización técnica está garantizada por los comités técnicos y el periodo de
consulta pública, este último carácter por la participación del público en general.
Estas normas estan sujetas a ser actualizadas permanentemente con el objeto de

que respondan en todo momento a las necesidades exigidas y exigencias
actuales. (Normas Tecnicas I. , 2018)
NTC 4095: Norma general para la descripción archivística.

Esta norma pretende considerar todas las posibilidades de descripción
archivística, es aplicable en su totalidad a los archivos históricos.
Para el desarrollo de cualquier tarea de carácter descriptivo, se debe realizar
previamente los procesos de clasificación y ordenación, teniendo en cuenta los
principios básicos de la archivística; con respecto a la procedencia y al orden
original de los documentos. (Normas Tecnicas I. , 2018)
NTC 4436: Información y documentación, papel para documentos de archivo,
requisitos para la permanencia y durabilidad.
Esta norma específica los requisitos para el papel de archivo de conservación

total, que es un papel de alta permanencia y alta durabilidad. Se aplica a los
papeles sin imprimir, reservados para los documentos y las publicaciones que se
deban mantener permanentemente y usar con frecuencia. Para estos documentos
y publicaciones, se requiere un papel de alta durabilidad y permanencia. (Normas
Tecnicas I. C., 2018)
23
NTC 5029: Norma sobre medición de archivo. Esta norma es una herramienta que
apoya el desarrollo de tareas, estudios y programas encaminados a optimiza
espacios y racionalizar costos y está orientada a definir aspectos que faciliten la
medición de archivos con base en las diferentes formas volumétricas y
características de los mismos, obteniéndose entre otros los siguientes: facilitar la
labor de planificación de tarea archivística como la organización, conservación,
descripción, restauración, microfilmación digitalización, etc. (Normas Tecnicas I. ,
2004)
Ley general de archivos 594 de 2000. Ley general de archivos. Titulo v: gestión
de documentos artículo 21, programa de gestión documental: las entidades
públicas deberán de elaborar programa de gestión documentos, pudiendo
contemplar el uso de nuevas tecnologías y soportes, en cuya aplicación deberán
observarse los principios archivísticos. (Pastrana Arango, 2000)
1.7 ASPECTOS METODOLÓGICOS
Métodos y técnicas que se utilizaran para la recolección de información mediante

la investigación para una previa solución de la problemática que vive la empresa
Metserc Ltda.
1.7.1 Tipo de Estudios. La presente investigación es de tipo descriptivo y

consiste en llegar a conocer las situaciones, costumbres y actitudes
predominantes a través de la descripción exacta de las actividades, objetos,
procesos y personas. Su meta no se limita a la recolección de datos, sino a la
predicción e identificación de las relaciones que existen entre dos o más variables.
Los investigadores no son meros tabuladores, sino que recogen los datos sobre la
base de una hipótesis o teoría, exponen y resumen la información de manera
cuidadosa y luego analizan minuciosamente los resultados, a fin de extraer
24
generalizaciones significativas que contribuyan al conocimiento. (Meyer , Dalen , &
Deobold, 2006)
Al realizar la investigación descriptiva de la empresa Metserc Ltda; se responde a

las interrogantes planteadas en el problema generando una propuesta referente
para la gestión documental para la organización de documentos recolectados y
previos a su almacenamiento.
Del enfoque descriptivo de la investigación se espera detallar la realidad de la
situación actual de la empresa en cuanto al enfoque del concepto de la gestión
documental, el cual se puedan establecer procedimientos para iniciar con la
implementación de la gestión documental en la organización y se genere un flujo
de documentos satisfactorio.
25
1.7.2 Método de Investigación la presente investigación se fundamenta de
manera empírica donde mediante la evaluación, y aplicación de herramientas que
permitan evaluar y analizar la empresa interna y externamente, de este modo se
genera un análisis el cual dará a conocer la falencia y con ello poder brindar una
solución.
1.7.2.1 Método de observación. Este método practico se empleara durante la

investigación donde una vez visitada la compañía se observara y se recurrirá a
una entrevista donde se hará el siguiente interrogante ¿qué cree usted que la
compañía necesita mejorar para un óptimo rendimiento?, la cual con dicha
respuesta se observara la importancia de ello y se empezara a dar la posible
solución.
1.7.2.2 Método de Análisis. Se aplicaran procesos básicos para un previo

análisis, donde una vez observado el área administrativa se analizara y se
aplicaran técnicas para dar un orden y poder desarrollar la falencia encontrada.
1.7.3 Fuentes y Técnicas para Recolección de Información
A continuación se dará una breve explicación de las técnicas y fuentes que se

emplearán el trabajo.
1.7.3.1 Fuentes Secundarias Son todo lo que otras personas han procesado y
sirven como base o referencia para profundizar en la investigación, para ello se
utilizaran:
 Documentos de la empresa
 Teorías (Libros y revistas).
 Bibliografías
26
1.7.3.2 Fuentes Primarias Son las que proporcionan la información de una
manera directa ya sea por medio de una entrevista o percibiendo la problemática
del área a intervenir.
27
2 DIAGNOSTICO SITUACIONAL DE LA EMPRESA
La empresa Metserc Ltda. Ubicada en el municipio de yumbo valle está constituida

desde el año 2013 ofreciendo la prestación de servicios de montajes
metalmecánicos servicios generales y obra civil de ingeniería para el área
industrial del municipio de yumbo, con la Misión de Satisfacer las necesidades de
los clientes durante, y después de finalizado el proyecto; dando cumplimiento a los
estándares de calidad, costos y plazos fijados, respetando la legislación laboral,
técnica, medio ambiental y social.
Ser parte del desarrollo laboral de personas en el país, para así reducir el índice
de desempleo y contribuir a él buen vivir de la familia colombiana. (Portillo , 2018 )
Proyectándose en el 2023 como una de las empresas líderes en el ramo de la

construcción y montajes metalmecánicos en el ámbito regional, con
reconocimiento internacional.
Todo ello a través del desarrollo de los proyectos en tiempos óptimos; la mejora
continua de los procesos, la gestión de capital humano y el respeto a las normas
para la conservación del medio ambiente; para así brindar siempre servicio de
calidad a sus clientes. (Portillo , 2018 )
2.1 ANÁLISIS INTERNO
METSERC LTDA es una empresa en crecimiento dedicada a montajes

metalmecánicos, servicios generales obra civil de ingeniería, constituida el 7 de
febrero del 2013 como una sociedad limitada, ubicada en Yumbo Valle del Cauca.
Nace por la iniciativa del señor Julián Andrés Escobar Grisales con deseos de
crecimiento personal, quien vio una excelente oportunidad en las necesidades que
28
tienen las empresas en la capital industrial de valle del cauca de contar con
contratistas en la región.
Centrados en la confianza y credibilidad de su trabajo para los clientes. Se Esta

adelantado un proceso de SG-SST (Sistema de gestión en seguridad y salud en el
trabajo) lo que los lleva hacer competitivos a nivel nacional.
Pero el no contar con una gestión documental en el área de talento humano se

generan una variedad de dificultades a la hora de entrega de información o en el
momento de llegada de los documentos, la empresa en el transcurso del tiempo
ha venido desechando documentos que son significativos y esta ha sido un
obstáculo para su efectivo rendimiento ya que económicamente le ha costado el
duplicado de alguna información.
De acuerdo a la problemática que vive la empresa Metserc Ltda en el área

administrativa, Se plantearán los procesos con la intención de reglamentar la
gestión documental de la compañía, con el propósito de empezar la organización
de los documentos insuficientemente almacenados.
2.2 ANÁLISIS ECONÓMICO
Se abordan temas acerca del sector económico y la descripción de la actividad

económica en el cual se desempeña la empresa METSERC LTDA
Identificación del sector. La empresa Metserc Ltda. Se identifica en el sector

terciario, de gran importancia para la economía del país, también llamado sector
de servicios donde las empresas que lo ofrecen, emplean la mano de obra para
las diferentes necesidades que surgen de la necesidad de las personas e
industria.
Yumbo cuenta con una ubicación privilegiada: a 10 minutos del Aeropuerto

Internacional Alfonso Bonilla Aragón, a 1½ hora del puerto de Buenaventura y se
29
localiza dentro del área de influencia de la ciudad de Cali, que es el principal
centro de consumo del suroccidente colombiano. Esta condición le ha permitido a
Yumbo acoger un tejido industrial de alta complejidad en el cual hacen presencia
reconocidas firmas nacionales y extranjeras que atienden el mercado local y
exportan a varios países. La base empresarial de la Cámara de Comercio de Cali
registra que a 2013 existían en Yumbo 2.825 empresas. (Soto, 2014)
Tabla 1. Empresas registradas en el valle del cauca ante la cámara de comercio
Fuente: cámara y comercio Cali.
Según el dato indica ante la cámara de comercio de Cali, en el municipio de

yumbo hay presencia representativa de compañías de gran importancia a nivel
nacional e internacional, y debido a la privilegiada ubicación que tiene el municipio
de yumbo se instalaron para la producción y comercialización de sus productos en
el mercado. Según su sector se encuentran registradas ante la cámara de
comercio de Cali
30
Tabla 2. Empresas registradas Según su sector ante la cámara de comercio de Cali
Fuente: cámara y comercio Cali.
La empresa Metserc Ltda tiene un amplio sector de la economía donde puede

prestar sus servicios y según el gráfico anterior hay un promedio de 82 empresas
que prestan el mismo servicio, aquí la compañía entraría jugar un papel importante
en las empresas frente a la competencia ofreciendo un buen servicio y precios
moderados en el mercado.
Descripción de las actividades económicas.
La empresa Metserc Ltda. Presta los siguientes servicios registrados ante la

cámara de comercio:
Su actividad principal es construcción de obras de ingeniería civil (código CIIU

4290). Su actividad comercial secundaria es la: fabricación de tanques y
recipientes de metal, excepto los utilizados para el envase o transporte de
31
mercancías (código CIIU 2512). Y con otras actividades de suministro de recurso
humano (cogido CIIU 7830), mantenimiento y reparación especializado de
productos elaborados en metal (código CIIU 3311).
Oferta
METSERC LTDA. Es una empresa contratista de carácter privado, ubicada en el

municipio de Yumbo -Valle del Cauca, la cual se dedica al diseño, construcción y
montaje de estructuras metálicas, montajes metalmecánicos, hidráulicos,
neumáticos, cerramiento perimetrales en malla eslabonada, mantenimiento,
reparación y montajes de redes contra incendio, sistema ranurado, obra civil en
general, trabajos locativos (muros sencillos, dobles, cielo falsos y de más en board
y driwall, trabajos en acero inoxidable, mantenimiento a torres de enfriamiento y de
aireación, recubrimientos industriales, aislamiento térmicos, acústicos y
refractarios.
Se suministra y aplica todo tipo de pinturas a nivel industrial, suministro de

personal calificado para producción y mantenimientos varios, reparación y
aislamiento con poliuretano en spray, para todo tipo de techos y/o cubiertas,
trabajos en techos y cambio de todo tipo de tejas a diferentes alturas,
mantenimiento a la ptar, destaponamiento a bajantes, cajas de aguas negras y
tuberías de desagües con sondas a presión y eléctrica.
Ofrece un amplio portafolio de servicios técnicos en el sector industrial, con

capacidad para asumir cualquier problemática, con autonomía e iniciativa y sobre
todo plantear alternativas de solución continua. Una debilidad es que no cuenta
con una infraestructura acorde en la parte administrativa generando un orden para
el desarrollo de los procesos internamente.
Demanda
La empresa Metserc Ltda. Presta sus servicios a empresas del sector primario,
secundario y terciario que estén constituidas legalmente, como prioridad,
32
buscando satisfacer las necesidades requeridas por los clientes. El municipio de
Yumbo cuenta con más de 2.825 empresas y algunas de gran importancia a nivel
nacional e internacional, donde existe un gran porcentaje que requiere los
servicios ofrecidos por la empresa Metserc Ltda., siendo una oportunidad que
tiene la organización para dar apertura en las diferentes empresas que están
ubicadas en el Valle del Cauca, y mejorar su desarrollo corporativo, estableciendo
una empresa competitiva en el mercado nacional e internacional. (Portillo , 2018 )
2.3 ANÁLISIS ORGANIZACIONAL
A continuación se presenta la estructura organizacional de la empresa Metserc

Ltda de acuerdo a la aprobación que dio el gerente de la empresa el señor Julián
Andrés escobar Grisales, ya que en el proyecto de técnico profesional en gestión
empresarial se le presento optando el título del proyecto ´´ PROPUESTA DE
PLAN DE ALISTAMIENTO Y SENCIBILIZACION PARA ESTABLECER Y
CONTROLAR EL FLUJO DE DOCUMENTOS DEL AREA DE TALENTO
HUMANO PARA LA EMPRESA METSERC LTDA ´´
33
2.3.1 Identificación de la estructura. La empresa Metserc Ltda cuenta con
una estructura funcional donde el objetivo es cubrir las necesidades de los
distintos niveles jerárquicos en cada sección hay una persona encargada de su
función enfocado en objetivos concretos, obteniendo el compromiso de
multifunciones; la compañía cuenta con un personal base que son: gerente,
contadora, asistente administrativa, director de proyectos y un siso, y en la parte
de ejecución de las obras varia debido a la ejecución de trabajos a desarrollar, en
la actualidad cuenta con 10 personas laborando, con sus prestaciones sociales un
contrato por obra labor, salario mínimo más bonificación, bono alimenticio y auxilio
de transporte. (Portillo , 2018 )
Gerente: es el representante legal, se encarga de toda la parte legal y operacional

de la compañía.
Área administrativa: se encuentra la asistente administrativa responsable de

afiliar al personal, hacer la nómina, responder correos, contestar llamadas, donde
ejecuta la función de tres cargos, en la ejecución de las obras varía el personal de
acuerdo a la labor a ejecutar, quienes poseen las siguientes funciones: (Portillo ,
2018 )
Director de proyectos: es el encargado del personal, de dirigir la obra y que la

planeación desarrollada se ejecute a tiempo
Auxiliar sg-sst: es el encargado de la seguridad del personal, de que tengan los

implementos de seguridad adecuados, de hacer ingreso y salidas y de llevar el
control de la asistencia en la planta.
El maestro: es quien ejecuta las labores relacionadas con obra civil
Oficiales: son los encargados de la ejecución de la obra
Colaboradores: ayudan a ejecutar las labores de los ya mencionados, con el fin

de facilitar el material previamente preparado para la ejecución de la obra.
34
Sub-contratistas: son todas aquellas personas que la empresa contrata ya sea
para ejecutar una labor o en el área administrativa. (Portillo , 2018 )
2.3.2 Organigrama: es el establecido por la empresa es de tipo vertical

evidenciando la jerarquía que hay dentro de la compañía y la fácil comprensión del
mismo, a continuación, se presenta la representación gráfica de la estructura de la
empresa Metserc Ltda. (Portillo , 2018 )
Figura 1. Organigrama empresa Metserc Ltda
Fuente: Metserc Ltda
35
2.3.2.1 Descripción e interrelación de las áreas funcionales de las empresas.
La empresa Metserc Ltda. Está formada por áreas funcionales de gestión, las
cuales son las siguientes:
Figura 2. Áreas funcionales de gestión
Fuente: elaboración propia
El plan de mejoramiento a emprender es en al área administrativa la gestión

documental, este tiene un gran impacto en la compañía ya que es fundamental
para el desarrollo interno de la compañía, se elaborara un diseño básico de
gestión documental para el almacenamiento y circulación adecuada de los
documentos.
36
2.4 ANÁLISIS ESTRATÉGICO
El análisis estratégico contiene la misión, visión, objetivos estratégicos, principios y

valores, componente estratégico y plan de desarrollo de la compañía; de los
cuales solo la misión y visión son obtenidas de la información brindada por la
empresa Metserc Ltda
2.4.1 Misión. Satisfacer las necesidades de los clientes durante, y después de

finalizado el proyecto; dando cumplimiento a los estándares de calidad, costos y
plazos fijados, respetando la legislación laboral, técnica, medio ambiental y social.
Ser parte del desarrollo laboral de personas en nuestro país, para así reducir el
índice de desempleo y contribuir a él buen vivir de la familia colombiana. (Portillo ,
2018 )
2.4.2 Visión. Posicionarnos como una gran empresa en el 2023 en el ramo de

la construcción y montajes metalmecánicos en el ámbito regional, con
reconocimiento internacional.
Todo ello a través del desarrollo de los proyectos en tiempos óptimos; la mejora
continua de nuestros procesos, la gestión de capital humano y el respeto a las
normas para la conservación del medio ambiente; para así brindar siempre
servicio de calidad a nuestros clientes (Portillo , 2018 )
2.4.3 Objetivos estratégicos.
o Satisfacer las necesidades de los clientes

o Efectuar con tiempos acordados
37
o Generar empleo
2.4.4 Principios y Valores.
o Respeto.
o Seguridad.
o Calidad.
o Cumplimiento.
2.4.5 Componente estratégico. La empresa Metserc Ltda tiene como principal

estrategia hacer mercadeo en las empresas del municipio de yumbo para la
ampliación del mercado y aumento de las ventas de la compañía.
2.4.6 Plan de desarrollo. Corto plazo: ejecutar el sg-sst (sistema de gestión

seguridad y salud en el trabajo)
Mediano plazo: establecerse en un año en tres empresas.
Largo plazo: ejecutar contratos con el estado
2.5 FACTORES CLAVE DE ÉXITO
(Carrillo, J,M, 2005) Cita a Hofer y Schendel (1977) quienes definen los factores
clave de éxito como aquellas variables en las cuales la dirección puede persuadir
a través de sus decisiones y que pueden afectar de manera significativa a la
posición competitiva general de las empresas en un sector específico.
De igual manera (Carrillo, J,M, 2005) cita a otro autor, Grant (1999) quien opina
que, para sobrevivir y prosperar en un sector, una empresa debe encontrar ciertos
criterios como suministrar a los consumidores lo que estos quieren comprar para
sobrevivir a la competencia.
38
Por ello se utilizaran herramientas que permitan mirar la factibilidad de la
investigación y establecer estrategias para la mejora continua de la compañía.
2.5.1 Matriz POAM. Se realiza la matriz (Perfil de Oportunidades y Amenazas

en el Medio) con el fin de identificar las oportunidades y amenazas que ofrece el
medio, para ello se busca aprovechar al máximo las oportunidades y esquivar las
amenazas, así lo añade (Amaya, Gerencia: Planeacion y estrategia, 2005).
Esta matriz se desarrollara mediante el análisis pestel identificando los factores

políticos, económicos, sociales, tecnológicos, ecológicos y legales los cuales se le
dan una valoración y se genera un análisis dependiendo del impacto que pueda
generar en la empresa Metserc Ltda.
2.5.1.1 Matriz POAM. Sector económico.
Cuadro 1. Matriz POAM económico
OPORTUNIDADES AMENAZAS IMPACTO

CALIFICACION-FACTORES
ALTO MEDIO BAJO ALTO MEDIO BAJO ALTO MEDIO BAJO
ECONOMICO
CRECIMIENTO DEL SECTOR X X
INCREMENTO SALARIAL X X
INCREMENTO EN EL COSTO DE
X X
MATERIA PRIMA
DISPONIBILIDAD DE CREDITO Y
X X
FINANCIACION
Económico: El crecimiento del sector se considera una oportunidad de gran

impacto, debido a que la empresa Metserc Ltda, tendrá la oportunidad para darse
a conocer en nuevos sectores, generando oportunidad de financiación de créditos
para el respaldo de los proyectos asignados; para la compañía sería una amenaza
39
con un impacto alto al incrementar el costo de la materia prima ya que se reduce
el margen de ganancia. (Portillo , 2018 )
2.5.1.2 Matriz POAM. Sector político
Cuadro 2. Matriz POAM político

POLITICO
NORMAS ,LEYES Y REGLAMENTOS X X
IMPUESTOS ELEVADOS X X
CLIMA POLITICO DEL PAIS X X
Político: Las normas, leyes y reglamentos son una oportunidad para la empresa,
debido a que genera la confianza en el cliente para la apertura en nuevos
mercados; el clima político del país y los impuestos elevados generan una
amenaza para la compañía debido a que reduciría el margen de ganancia. (Portillo
, 2018 )
2.5.1.3 Matriz POAM. Sector social
Cuadro 3. Matriz POAM social

SOCIAL
EDUCACIÒN X X
COMPETENCIA X X
DESEMPLEO X X
INGRESO A NUEVAS EMPRESAS X X

40
Social: En lo social genera grandes oportunidades y ayuda con la reducción de
desempleo en el municipio de yumbo, proporcionando un estilo de vida moderado
a sus colaboradores a progresar tanto personal como en su nivel educativo, la
competencia es una amenaza con un impacto medio debido que esta afecta a la
empresa en su crecimiento económico.
2.5.1.4 Matriz POAM. Sector tecnológico
Cuadro 4. Matriz POAM tecnológico

TECNOLOGICO
SISTEMATIZAR X X
EQUIPOS Y MAQUINARIA X X
Tecnológico: para la empresa Metserc Ltda es de gran importancia el

sistematizar los procedimientos establecidos por el sg-sst dando cumplimiento al
diligenciamiento requerido para el ingreso de la maquinaria y equipos a planta y
poder tener un control de todos los procesos que se generan en la compañía.
2.5.1.5 Matriz POAM. Sector geográfico
Cuadro 5. Matriz POAM geográfico

GEOGRAFICO
TRANSPORTE X X
CLIMA X X
RESPONSABILIDAD AMBIENTAL X X
41
Geográfico. En cuanto a la ejecución de las obras el clima genera una amenaza
con probabilidad alta e incierta ya que dependiendo de ello se podrían para o
retrasar las obras, igualmente el transporte, su impacto es medio ya que generaría
un atraso en la iniciación de la obra a realizar. (Portillo , 2018 )
2.5.2 Matriz efe
Cuadro 6. Matriz efe
2.5.2.1 Análisis de la matriz efe. De acuerdo con el análisis generado por medio
de la matriz mefe, se puede deducir que el organismo no está respondiendo de
manera efectiva al mercado, ya que su resultado ponderado es de 2.67 lo cual
42
significa que la empresa está respondiendo mínimamente a los factores de su
entorno, el balance está dentro de la media esperada y no están aprovechando las
oportunidades ni evitando las amenazas que presenta en su sector. (Portillo , 2018
)
2.6 IDENTIFICACIÓN DE LAS COMPETENCIAS BÁSICAS DE LA EMPRESA
Análisis de matriz pci (perfil de capacidad interna).
Mediante la realización del Perfil de Capacidad Interna o Institucional permite

conocer las fortalezas y debilidades que tenga la organización, el cual se analiza a
través de cinco capacidades las cuales son la directiva, competitiva, tecnológica,
de talento humano y financiera (Amaya, 2005)
Es una herramienta donde se pueden evaluar las fortalezas y debilidades de la

empresa en relación con las oportunidades y amenazas que se presenta en el
medio externo. Esta es una manera de hacer un diagnóstico estratégico para la
empresa, que incluye los factores que afectan su operación corporativa
Se hará un análisis interno de la empresa Metserc Ltda con sus fortalezas y

debilidades, junto con las oportunidades y amenazas externas, que permitan
calificar para describir el desarrollo de las actividades de la empresa, dando una
respectiva calificación, con el fin de observa la posición en la que se encuentra,
para establecer las áreas que necesitan atención. (Portillo , 2018 )
43
2.6.1 Capacidad directiva.
Cuadro 7. Matriz PCI capacidad directiva.
PERSPERTIVA DE PROCESOS INTERNOS

1. CAPACIDAD DIRECTIVA FORTALEZA DEBILIDAD IMPACTO
DESCRIPCION DE FACTORES ALTO MEDIO BAJO ALTO MEDIO BAJO ALTO MEDIO BAJO
1 Comunicación y control gerencial X X
2 direccionamiento estrategico X X
3 uso de planes estrategicos X X
4 imagen corporativa X X
5 planeacion y organización de la misma X X
6 control en el servicio de la organización X X
7 flexibilidad en la estructura organizacional X X
habilidad para manejar las fluctuaciones
8 X X
economicas
9 sistema de tomas de desiciones X X
La matriz anterior muestra que la empresa en la capacidad directiva necesita

generar estrategias para el fortalecimiento de las debilidades y generar la mejora
continua de cada factor establecido logrando el fortalecimiento interno de la
compañía.
2.6.2 Capacidad competitiva.
Cuadro 8. Matriz PCI capacidad competitiva
2. CAPACIDAD COMPETITIVA
PERSPECTIVA CLIENTE
FORTALEZA DEBILIDAD IMPACTO

DESCRIPCION DE FACTORES
1 servicio y calidad X X
2 cumplimiento en la entrega de las obras X X
3 satisfacion del cliente X X
4 portafolio de productos X X
5 disponibilidad de insumo (proveedores) X X
6 barreras de entrada al mercado X X
La matriz de capacidad competitiva demuestra que la empresa tiene un gran

impacto hacia la satisfacción del cliente con el servicio y calidad ofrecida, esto
genera una gran fortaleza y crecimiento para la compañía. (Portillo , 2018 )
44
2.6.3 Capacidad financiera.
Cuadro 9. Matriz PCI capacidad financiera.
3. CAPACIDAD FINANCIERA FORTALEZA DEBILIDAD IMPACTO

PERSPECTIVA
FINANCIERA
1 acceso a capital cuandolo requiere X X
2 utilizacion de capacidad de endeudamiento X X
3 rentabilidad X X
4 habilidad para competir con precios X X
Capacidad financiera tiene como fortaleza la habilidad para competir con precios
y tiene un impacto alto consiguiendo ser competitivos en el mercado, debido a que
no cuenta con una experiencia financiera genera una debilidad en cuanto a la
capacidad de endeudamiento en los bancos, para la ejecución de las obras,
Y esto genera un apalancamiento de liquidez lo cual cuenta con fondos internos
escasos para tener un crecimiento y aprovechamiento de las oportunidades.
(Portillo , 2018 )
2.6.4 Capacidad tecnológica.
Cuadro 10. Matriz PCI capacidad tecnológica.

PERSPECTIVA DE
4. CAPACIDAD TECNOLOGICA
LOS PROCESOS
FORTALEZA DEBILIDAD IMPACTO

1 efectividad en la ejecucion X X
2 aplicación de tecnologias informaticas X X
3 efectivadad en la entrega de la obra X X
La matriz anterior de Capacidad Tecnológica muestra como la compañía se

encuentra fortalecida debido a la efectividad y ejecución de las obras, además de
ello cuando requiere la implementación de tecnologías lo hace satisfactoriamente
para el cliente. (Portillo , 2018 )
45
2.6.5 Recursos humanos.
Cuadro 11. Matriz PCI recursos humanos

PERSPECTIVA TALENTO
5. RECURSOS HUMANOS FORTALEZA DEBILIDAD IMPACTO

HUMANO
1 nivel academico de talento humano X X

2 estabilidad X X
3 motivacion X X
4 retiros X X
5 contratacion de personal X X
6 capacitaciones X X
La matriz anterior de Talento Humano nos demuestra que la empresa Metserc

Ltda posee debilidad en su interior, a nivel académico de la persona a cargo del
talento humano, en la estabilidad, contratación del personal y la capacitación, pero
con la fortaleza de la motivación pude generar estrategias para su capacitación y
fortalecimiento de aquellas debilidades para obtener un cambio progresivo (Portillo
, 2018 )
46
2.6.6 Calificación de matriz PCI según capacidades, en sus fortalezas y
debilidades.
Cuadro 12. Matriz EFI resultados de PCI
La evaluación de las capacidades nos arrojó unas fortalezas y debilidades, las

cuales se les dio un valor según su importancia e impacto. En la matriz anterior
podemos observar su calificación que fue de 2.39 la cual indica que la empresa
internamente está en un punto delicado, donde si no mejora esta parte, puede
generar un caos por falta de soportes documentados, para ello tiene que mejorar
los métodos con los que está trabajando ya que en cuando a la ejecución de obra
lo hace con éxito pero la parte administrativa le falta más organización en cuanto a
la gestión de documentos ya que está en proceso de la implementación del SG-
SST, y para ello es pertinente el archivar de una manera adecuada cada
documento que llega para que no genere la perdida de documentos que soportan
lo realizado. (Portillo , 2018 )
47
2.7 ANÁLISIS DOFA
Cuadro 13. Matriz DOFA
2.7.1 (Estrategias FO) fortalezas- oportunidades. Con el análisis estos dos

factores se hace posible la creación de estrategias, las cuales se logran a través
del uso de las fortalezas de la organización (componente interno), para así poder
aprovechar las oportunidades que ofrece el mercado (componente externo)
(Ortega, 2008). Para la empresa Metserc Ltda son las siguientes:
 El buen servicio y calidad que maneja la empresa ayuda a generar

oportunidades laborales ya que la buena referencia genera expectativa, lo cual se
puede aprovechar para la apertura en nuevos mercados.
 El cumplimiento en la entrega de las obras juega un papel fundamental
porque genera confianza y así se garantiza un trabajo satisfactorio para los
clientes.
48
 La empresa cuenta con la habilidad de manejar las fluctuaciones que se
puedan presentar mediante la ejecución del trabajo, lo cual genera el
aceleramiento de la labor en ejecución, generando rentabilidad en la terminación
de la obra. (Portillo , 2018 )
2.7.2 (Estrategia DO) debilidades – oportunidades. Los análisis de estos dos

componentes permiten mejorar las debilidades (componente negativo interno),
esto se logra aprovechando las oportunidades que brindan el mercado
(componente positivo externo) (Ortega, 2008). En la empresa Metserc Ltda se
podría de desarrollar de la siguiente manera
 Fortalecer la gestión documental y la sistematización de los procesos para

fortalecer el control en cuanto la ejecución de las actividades, y documentación
requerida.
 Contar con el personal capacitado, para la implementación de buenas

prácticas en la ejecución de una labor, hace que la empresa termine el trabajo
antes del tiempo estipulado para generar un impacto positivo en las finanzas de la
compañía.
 Impactar en el mercado, para ampliar las oportunidades en el sector de la

contratación de personal, obteniendo estabilidad para la compañía. (Portillo , 2018
)
2.7.3 (Estrategias FA) fortalezas amenazas. Para minimizar las

consecuencias que acarrean las amenazas para la organización se hace uso de
las fortalezas (Ortega, 2008). En la empresa Metserc Ltda se desarrollara de la
siguiente manera.
 Obtener un buen servicio con calidad que se pueda competir en el
mercado con un margen de ganancia moderado, lo cual si ocurre un incremento
49
en la materia prima se pueda cubrir la necesidad, sin que tenga pérdidas la
empresa.
 La empresa Metserc Ltda posee habilidad para manejar las fluctuaciones
económicas, dando cumplimiento al pago de los impuestos establecidos por el
Estado y lo realiza de una manera satisfactoria ya que el cliente es quien aporta
para ello.
 Cumplimiento en la entrega de la obra por la empresa, genera confianza
en el cliente y permite la asignación de nuevos contratos, logrando no ser
afectados por la competencia. (Portillo , 2018 )
2.7.4 (Estrategia DA) debilidades- amenazas. El análisis de estos dos

componentes permite disminuir las debilidades de la empresa y neutralizar las
amenazas del entorno (Ortega, 2008). Para ello se aplica de la siguiente manera:
 Implementación adecuada de gestión documental ya que, permite
desarrollar la labor de una manera satisfactoria y ágil a la hora de requerir al algún
proceso o documento para el personal mediante la obra, sin inconveniente
alguno, y teniendo un control de compra de materiales para evitar el incremento
del presupuesto asignado.
Según la ley 361 art. 31. Los empleadores que ocupen trabajadores con limitación
no inferior al 25% comprobada y que estén obligados a presentar declaración de
renta y complementarios, tienen derecho a deducir de la renta el 200% del valor
50
de los salarios y prestaciones sociales pagados durante el año o período gravable
a los trabajadores con limitación, mientras esta subsista. (Ley 361 , 1997).
 Según la ley anterior el poder contratar personal con limitaciones pero con
todas sus capacidades cognitivas, genera una reducción de impuestos
favoreciendo a la compañía y a este tipo de persona en cuanto a su calidad de
vida.
 Tener un personal de talento humano capacitado y con un nivel educativo
adecuado, genera el funcionamiento de la compañía de una manera exitosa,
debido a que cuenta con la capacidad y la experiencia a la hora de contratar el
personal, para la ejecución de las obras, logrando ser una rival fuerte frente a la
competencia por calidad y servicio ofrecido para el cliente.
2.8 ANÁLISIS DE VULNERABILIDAD
Se realizará análisis de vulnerabilidad en la empresa Metserc Ltda ubicada en

Yumbo Valle, con el fin de hacer una adecuada gestión que permita saber cuáles
son las principales vulnerabilidades y amenazas de la empresa. A continuación se
hará un cuadro donde a través de las matrices PCI Y POAM se identifican los
aspectos puntuales convirtiéndolos en amenazas, generando una consecuencia y
sus respectivas calificaciones, impacto y vulnerabilidad para determinar el nivel de
probabilidad de cada aspecto. (Portillo , 2018 )
Cuadro 14. Análisis de vulnerabilidad
51
ANALISIS DE VULNERABILIDAD EMPRESA METSERC LTDA
PROBABIL REACCI VULNERAB

PUNTUALES AMENAZA CONSECUENCIA IMPACTO
IDAD ÓN ILIDAD
la probabilidad que se
¿Cuál es la reaccion de la empresa al no
servicio y calidad. extendiera en el mercado 7 0,06 4 III
contar con un servicio y calidad?
seria baja.
habria penalizacion y la
cumplimiento en la ¿Qué pararia si no hay cumplimento en probabilidad de qie tengan
8 0,08 7 IV
entrega de las obras. la entrega de la obra? encuenta la empresa para
otra labor seria baja.
habilidad para que podria generar un
¿ que pararia si no se manejan las
manejar flutuaciones incumplimiento el la entrega 8 0,07 7 II
fluctuaciones economicas de la empresa?
economicas. de la obra.
¿ que pasaria si la compañía no cuenta
direccionamiento no hay una organización
con uno procesos administrativos 7 0,06 5 IV
estrategico. interna en la compañía.
establecidos?
¿Qué pasaria si la empresa no esta
contratacion de preparada para enfrentar la contingencia no pudira generar ingresos
8 0,08 7 IV
personal. y el no poder contratar el personal adicionales.
idoneo para la ejecucion de la obra?
nivel educativo talento el no contar con personal en talento intervendria en los procesos
humano, con un nivel educativo para el crecimiento de la 9 0,06 5 IV
humano. adecuado ¿cual seria su consecuencia? compañía.
incremento en el ¿cual seria la consecuencia en el

el margen de ganacia seria
momento de ejecucion de la obra, si
costo de la materia bajo o generaria perdida la 8 0,08 8 IV
hubiera un incremento en la materia
prima. empresa.
prima?
¿Cuál es la reaccion de la empresa frente minima debido a que esto lo

impuestos elevados. 6 0,06 4 III
a la elevacion de los impuestos? aportan por los clientes.
que la participacion de la
¿Qué pasaria si los ingenieros tubieran
competencia. empresa seria baja y tendria 7 0,06 6 I
preferencia con la competencia?
que buscar nuevas obciones
el no darse a conocer en
¿Qué pararia si la compañia no esta nuevas empresas hace que
ingreso a nuevas
preparada para el ingreso a nuevas haya estancamiento y retrace 7 0,07 6 III
empresas. empresas? su reconocimiento
empresarial.
que no tendria una

¿Cuál es la consecuencia de no
sistematizar. organización adecuada y su 6 0,06 6 III
sistematizar algunos procesos?
proceso seria mas lento
habilidad tecnica y de ¿Qué pasaria si la empresa no posee que demoraria el tiempo de

7 0,07 7 II
manufactura. una tecnica de manufactura? entrega de la obra.
2.8.1 Análisis de vulnerabilidad. Para la empresa Metserc Ltda, el no contar

con un servicio y calidad adecuado ya sea interna o externa, genera una
consecuencia negativa, porque no sería posible abrir nuevos mercados, a pesar
de que tiene un gran impacto de vulnerabilidad su reacción es baja ya que esta
52
emprendería acciones para su mejora y así ofrecer un buen servicio y una gestión
documental al colaborador y al cliente.
Por otra parte, no cumplir con el tiempo estipulado de las obras conllevaría a un
efecto de penalidad por incumplimiento, generando no participación para nuevos
proyectos, con gran impacto y reacción para la compañía, debido a que generaría
pérdidas.
El contar con unos procesos administrativos débiles se convierte en una amenaza,

con impacto interno en la compañía, ya que no hay un orden en cuanto a la
documentación que llega a la parte administrativa teniendo en cuenta que el
control de cada documento es importante para la empresa, la reacción de esta
amenaza es baja, pero es de suma importancia para el clima organizacional
interno de la compañía convirtiéndola en una fortaleza.
Otra amenaza que pone en riesgo a la empresa es no contar con la gestión

documental establecida debido a que está en el proceso de implementación del
sg-sst esta es de suma importancia para el diligenciamiento y ordenamiento de
cada documento requerido. Su reacción e impacto es alto, ya que esta es una
norma que está establecida según la ley 594 del 2000.
Contar con un talento humano capacitado, interviene positivamente en el

crecimiento de la compañía y en la ejecución de las labores. El conocimiento para
la contratación del personal es baja, por eso su impacto es alto. Lo recomendado
es tener una buena capacitación del personal interno para reflejarla en sus
resultados.
Una amenaza más, es el incremento de la materia prima en el momento de

ejecución de la obra, generando un margen de ganancia bajo, su impacto es alto y
es vulnerable, ya que la empresa entraría a buscar el precio más moderado para
no ver afectada su rentabilidad.
53
La elevación de los impuestos genera una amenaza mínima debido a que los
clientes son los aportantes de ello, su impacto es alto si dichos clientes no fueran
responsables de ello, pero su reacción es baja ya que el buen manejo interno de
ello hace que esto no sea una carga.
Otra amenaza que podría afrontar la compañía es con la preferencia de algunos

ingenieros hacia la compañía, no genera un impacto alto debido a que esto se
contrarresta con un buen servicio, calidad, y haciendo mercadeo para la apertura
de nuevos mercados.
Por último, el no contar con una sistematización de algunos procesos no se

generaría una organización adecuada y su proceso sería más lento. Su impacto y
reacción es alta, debido a los procesos más lentos que generan un gasto
adicional, pero se puede mejorar para agilizar dichos procesos en la entrega de
las obras al tiempo estipulado. (Portillo , 2018 )
2.9 ANÁLISIS DE COMPETITIVIDAD
En el libro “Ser Competitivo” del economista e ingeniero Michael Porter, menciona

a las Cinco Fuerzas de Porter como las que moldean las estrategias competitivas
de una organización y lo da a saber de la siguiente manera:
La competencia para obtener beneficios va más allá de los rivales consolidados de
una industria para alcanzar también a otras fuerzas competidoras: los clientes, los
proveedores, los posibles aspirantes y los productos suplentes. Esta ampliación de
la rivalidad que se origina de la combinación de las cinco fuerzas define la
estructura de una industria y moldea la naturaleza de la interacción competitiva
dentro de ella. Si bien a simple vista las industrias pueden parecer muy distintas
entres si, los motores subyacentes de la rentabilidad son los mismos. (Portillo ,
2018 )
54
2.9.1 ANALISIS COMPETITIVO ME MICHAEL PORTER. Las 5 fuerzas de
porter. Se realizará un análisis en la empresa Metserc Ltda., por medio de un
estudio del sector, con el fin de identificar el estado en que se encuentra con base
a otras empresas del mismo sector económico. (Portillo , 2018 )
Figura 3. 5 fuerzas de porter
FUENTE: (Peiro Uncha, 2019)
2.9.1.1 Rivalidad entre los competidores existentes. La empresa Metserc Ltda

de manera constante ejerce sus servicios en la planta Cementos San Marcos.
Dentro de dicha empresa se encuentran Promocar, Sermac, Saga S.A. y abarcan
un gran porcentaje del trabajo, ejecutando sus servicios en la planta. Las
mencionadas empresas son la competencia directa por su portafolio de servicios y
precios para la compañía Metserc Ltda.
55
La empresa como tal, está a nivel de estas organizaciones en cuanto a precios de
las cotizaciones requeridas por el cliente. Una debilidad que tiene la empresa
Metserc Ltda es que no cuenta con un capital suscrito suficiente para el respaldo
de las grandes obras, pero tiene una gran fortaleza que es la entrega a tiempo, y
la calidad del servicio. (Portillo , 2018 )
2.9.1.2 Amenaza de nuevos aspirantes La incursión de nuevos proveedores

que ofrezcan este tipo de servicios es amplia, en la planta csm, pero dichas
empresas deben de brindar precios competitivos que están orientados a un
mercado específico, además deben cumplir con unos requisitos determinados. Por
lo cual la empresa Metserc Ltda se ve obligada a generar valores agregados en
las obras a realizar o en los requerimientos de la planta csm, para dar estabilidad y
contratación del servicio. (Portillo , 2018 )
2.9.1.3 Poder de negociación de los proveedores. En la actualidad Metserc

Ltda. Cuenta con una base de datos muy completa de proveedores, debido a los
diferentes servicios que ofrecen, obliga a estar buscando los mercados, para
generar más rentabilidad y mantener sus precios estables a los consumidores
Además, para la empresa es indispensable contar con diferentes proveedores, en
distintos sectores que van desde accesorios mínimos, a materiales para obra civil
y metalmecánica, igualmente el alquiler de herramientas y equipos para la
ejecución de las obras. (Portillo , 2018 )
También los proveedores se han acreditado en la empresa en cuanto a precios,

servicio y entrega de los materiales. Debido a la confiabilidad que genera esta
empresa, los proveedores le han brindado la facilidad de contar con créditos hasta
de 30 días, lo cual hace que pueda iniciar las obras oportunamente. (Portillo , 2018
)
56
2.9.1.4 Poder de negociación de los clientes. El portafolio de la empresa
Metserc Ltda. es de gran potencial, debido a que ofrece variados servicios
técnicos, sus precios son competitivos en el mercado, además, su servicio es de
alta calidad en cuanto a materiales, ejecución de las obras y tiempos de entrega, y
así, ha ido generando posicionamiento en los últimos tres (3) años, brindando
buena calidad en los servicios técnicos realizados. (Portillo , 2018 )
2.9.1.5 Amenaza de productos o servicios sustitutos. Como tal no hay

productos sustitutos debido a que es una empresa que presta un servicio técnico,
en el área administrativa entra a competir con diferentes empresas evaluando los
diferentes componentes que debe contemplar internamente, y entre ellas está el
sg-sst (sistema de gestión seguridad y salud en el trabajo) lo cual se dispone de
una cantidad de procedimientos y documentos que deben de ser previamente
diligenciados y almacenados para una correspondiente auditoria del cliente donde
la empresa es evaluada para la permanencia en la planta y asignación de obras,
por ello es importante que la empresa Metserc Ltda implemente la gestión
documental para obtener un clima organizacional la permanencia y el crecimiento
de la misma en el sector.
2.9.2 Análisis de crecimiento vectorial
Para la elaboración de este análisis se empleó la matriz producto/ mercado, esta

es una herramienta que nos permite analizar el crecimiento y con ella se puede
identificar las oportunidades de progreso en la organización.
Fue creada por el estratega Igor Ansoff en el año 1957. Esta matriz, es la
herramienta perfecta para determinar la dirección estratégica de crecimiento de
una empresa de manera de confrontar los productos o servicios ya existentes
(Espinoza, 2019)
57
Diagrama 1. Matriz ansoff
PRODUCTOS
ACTUALES NUEVOS
realizar publicidad, Visitas de Satisfacer las necesidades del cliente y

ACTUALES
presentación de portafolio a las tiempos estipulados e innovar el

empresas del sector industrial de producto o servicio con nuevas
yumbo, tecnologías.
MERCADOS
Cumplir al 100% con el sg-sst y visitar

constante capacitación, generando
NUEVOS
empresas en las diferentes partes de

innovación y actualización
Colombia ofreciendo el portafolio de
procedimientos para la ejecución de
servicio de manera presencial y
obras y certificándose como empresa
online.
2.9.2.1 Análisis de la matriz ansoff.
 Penetración de mercados: en esta sección podemos visualizar e

implementar estrategias que nos lleven a diferentes sectores haciendo mercadeo y
generar la necesidad del consumo a la prestación de servicios ofrecidos por la
empresa Metserc Ltda y de esta manera incrementar las ventas para generar
rentabilidad.
 Desarrollo del producto: nos permite estudiar la capacidad de la

empresa para llegar a nuevos mercados, como la compañía presta servicios
deberá de estar en constante capacitación y actualización de nuevas tecnologías
para el desarrollo y ejecución d las obras
58
 Desarrollo del mercado: podemos analizar si el producto o servicio de la
empresa puede ser ampliada en el mercado, empleando estrategias para llegar a
los clientes potenciales, para la empresa Metserc es de gran importancia el
cumplimiento al 100% de este sg-sst ya que este lo lleva hacer competitivo a nivel
nacional.
 Diversificación: esta nos lleva a la mejora de nuevas estrategias y a estar
en constante actualización a procedimientos y normas establecidos por la ley para
la certificación de calidad, y generar seguridad al cliente cuando requiera el
servicio.
2.9.3 Elaboración de la matriz de política direccional (MPD) Esta matriz se

centra en la competitividad de la empresa con un solo producto ofrecido a los
clientes en distintos sectores del mercado, además de ello brinda la oportunidad
de inversión local, regional y nacional. Para ello se utilizara el servicio con mayor
demanda para la empresa Metserc Ltda.
59
Cuadro 15. Matriz MPD
Se puede deducir que la empresa Metserc Ltda tiene una buena competitividad en
el mercado y que puede darse a conocer en el sector de servicios en la parte
industrial del municipio de yumbo, para el crecimiento deberá buscar estrategias
que le permita establecer nuevos clientes, y de esta manera ganar estabilidad y
continuidad de los usuarios, ofreciendo el servicio de manera satisfactoria lo cual
permite el reconocimiento y el aumento las ganancias de la compañía.
60
3 FORMULACIÓN DEL MODELO DE SOLUCIÓN
El plan de mejoramiento a implementar en el área administrativa de la empresa

Mesertc Ltda ubicada en el municipio de Yumbo - Valle de Cauca, se establecerá
a partir de los resultados encontrados en la visita a la compañía donde se pudo
evidenciar la problemática en la matriz dofa, una vez examinado detalladamente
los informes, se puede evidenciar las falencias en cuando a la gestión documental
que presenta la empresa Metserc Ltda y que afecta el clima organizacional de la
misma, debido a que empezaron con el procedimiento de implementación del
sistema de seguridad y salud en el trabajo y para ello es necesario la ubicación y
el flujo de documentos lo cual es de suma importancia para controlar la
documentación y el ciclo de vida del documento.
Lo oportuno será establecer procesos y procedimientos que lleven a la

legalización del cargo donde se contrate por medio tiempo una persona adicional
para la ejecución de dicha labor ya que no es solo organizar el fondo acumulado
sino crear un centro de gestión documental para la selección de los documentos y
la ordenación cronológica que conforman cada serie o subseries, en sus
respectivos carpetas de conservación y teniendo en cuenta la secuencia y
creación del documento para mantener el control adecuado que permita
administrar las condiciones del archivo, además de ello esta persona será la
encargada de dar a una inducción con respecto al diligenciamiento y organización
de los documentos para que tengan un orden a la hora de ser archivados.
Con este proyecto se quiere incursionar en la mejora en el área administrativa de

la gestión documental de la empresa Metserc Ltda proporcionando una propuesta
para la implementación y organización archivística.
61
3.1 FORMULACIÓN ESTRATÉGICA.
Dentro del proyecto de investigación para lograr que este se ejecute de manera
coherente, lo pertinente será contratar a una persona adicional por medio tiempo
donde esta sea capacitada y sea la encargada formando un comité de archivo
según lo establecido por el archivo general de la nación de colombiana y les exige
a las entidades que vigila, se debe establecer mediante un documento
previamente firmado por el representante legal de la compañía para que este sea
verídico y previamente establecer procedimientos que lleven a la selección de los
documentos y la ordenación cronológica que conforman cada serie o subseries, en
sus respectivos carpetas de conservación y teniendo en cuenta la secuencia y
creación del documento.
3.1.1 Ficha general de presentación del plan
Cuadro 16. Ficha general de presentación del plan

FICHA GENERAL DE PRESENTACIÓN DEL PLAN
Nombre de la empresa: METSERC LTDA
IDENTIFICACIÓN DEL PLAN

Titulo del plan: PLAN DE MEJORAMIENTO EN LA GESTION DOCUMENTAL
Área directa de ejecución: AREA ADMINISTRATIVA
Áreas de impacto: 1)interna
2)externa
Responsable general: Auxiliar administrativa
Recursos involucrados: 1) finacieros
2) humanos
3) tecnologicos
Alcance: Capacitar a el personal idoneo con respecto a la gestion ducumental archivistica
Duración: 90 D
Valor de la propuesta: $ 1.845.574
62
3.1.2 Programas a realizar
En el siguiente cuadro se describen los programas a realizar para el mejoramiento

de la gestión documental
Cuadro 17. Programa del plan de mejoramiento en la gestión documental
PROGRAMAS A REALIZAR:
Nombre del programa Objetivo general Objetivos especificos Proyectos a desarrollar
1 suministrar pautas para °Ayudar en la preparacion del

Plan de mejoramineto en P1. planear
una adecuada gestion personal
la gestion documental P2. ejecutar
documental °Promover conocimientos
Fuente elaboración propia
3.2 SISTEMA DE SEGUIMIENTO Y DE MEDICIÓN DE GESTIÓN
El sistema de seguimiento y medición de gestión permitirá observar indicadores

para el cumplimiento del objetivo general que para la empresa Metserc Ltda es
establecer un clima organizacional en la gestión documental del área
administrativa,
63
Cuadro 18. Indicador
DESCRIPCION FORMULA IMPACTPO
PDN: porcentajes de documentos normalizados en la entidad.

normalizacion y diseño DN: total de tipologias documentales estandarizadas en la
de documentos PDN= DN x 100 empresa.
fisicosy/oelectronicos diseñar documentos
TD TD: total de tipologias documentales producidas por la
empresa. estandares para una previa
DI: porcentaje de docuementos identificados por el archivo. identifiacion a la hora de ser
Identificacion de DI: cantIdad de documentos a los cuales se les realiza el archivados
documentos fisicos/o DI= DI x 100 proceso de identificacion.
electronicos DF DF: cantidad de documentos o piezas documentales que
componen el archivo.
DON: porcentaje de documentos del archivo recivido por
medio de donaciones.
ingreso de documentos T1: cantidad de documentos recibidos en el archivo en el
fisicos/o electronicos DON: T1 x 100 periodo a evaluas.
T2 T2: cantidad de documentos que conforman el archivo en el evaluar la cantidad de
periodo tomado como punto de comparacion. documentos que ingresan
para ser archivados
DCT: porcentajes de documetod destiandos para concervacion
valoracion de total.
documentos fisicos/o
DCT= CT x 100 .CT: cantidad de documentos destinados a concervacion total
electronicos
T1 T1: cantidad de documentos concervados ene la rchivo.
PSMD: porcentaje de meta datos reglamentarios empleados en
descripcion y la descripcion de los documentos de archivo.
recuperacion de T-1: cantidad de meta datos utilizados realmente en la
documentos fisicos y/o PSMD= T-1 x 100 organización para la descripcion de documentos.
electronicos T T: cantidad de meta datos obligatorios establecidos pr el
organizar la documentocaio
decreto 2609 de 2012 para la descripcion de documentos.
para su fscilidad de consulta
DTE: porcentaje de docuemntos de un tema consultado en
consulta de referencia al total de docuementos concervados en el archivo.
documentos fisos y/o DTE= T-1 x 100 T-1: cantidad de documentos de determinado tema.
electronicos T T: cantidad total de documetnos que se conservan o
almacenan en el archivo.
64
4 PROYECCIONES, EVALUACIÓN ECONÓMICA Y FINANCIERA.
En los siguientes cuadros se describen las actividades a desarrollar haciendo

detalle del tiempo de duración y costo.
Cuadro 19. Descripción proyecto 1 planear la capacitación
PROGRAMA 1
Resultado esperado: Hitos:
contratar e instruir a la persona encargada para
contratacion y planeacion de la capacitacion
ejecutar una adecuada gestion documental
Recursos
Fases /Actividades Descripción Entregables Indicadores Presupuesto Duración
necesarios
Se contratara a una
persona por medio tiempo Creacion del cargo
Contratacion de la Humano
1 para que sea la encargada y contrato por 3 5 1242174,0 90 Dias
persona tiempo
de la gestion documental meses
de la compañía.
Tiempo y
Desarrollo de Aplicación y evaluación de
2 talento Asistencia 5 150.000 30 D
capacitacion conocimientos
humano
Descripción de conceptos Efectual el plan
básicos. para la
Tiempo,
Presentación del * Etapas para la implementacion
3 herramientas 5 0 1D
programa elaboración de Tablas de de la gestion
tecnológicas
Retención Documental documental en la
compañía
Cumplir con los
Establecer objetivos que
Planeación y objetivos
4 Cierre de la capacitación permitan la 5 0 30 D
logística propuestos en el
implementación
programa
65
Cuadro 20. Descripción proyecto 2 ejecución dela gestión documental
PROGRAMA 2
Resultado esperado: Hitos:
propuesta para el desarrollo de la gestion EJECUCION DE LA GESTION DOCUMENTAL EN LA EMPRESA METSERC
documental LTDA.
Recursos
Fases /Actividades Descripción Entregables Indicadores Presupuesto Duración
necesarios
Informe del plan
Definición de objetivos, Tiempo y
Plan estrategico estratégico para la
estrategias y metas para el recurso 5 0 15 D
archivistico organización de
desarrollo humano
1 documentos
Programa de
Tiempo y gestión
Elaboración de tablas de Clasificacion y manejo de documental y
recurso 5 0 15 D
valoracion documental la documentación planeación de
humano
información
2
Todos los documentos
Documentos en
deben ser organizados y Tiempo y
Organizacion de los carpetas
separados por carpetas recurso 5 300000 30D
documentos existentes previamente
respetando su orden humano
marcadas
3 cronológico.
Documentos en
Personal capacitado para Tiempo y
carpetas
Inducción a el personal el diligenciamiento de los recurso 5 1.243.674 90 D
previamente
documentos a archivar humano
marcadas
4
En los anteriores cuadros se observa la información necesaria de las actividades

a realizar, sus estrategias, el costo y entre otros, sobre los programas 1 y 2, el cuál
es la contratación y capacitación del personal para la implementación de la gestión
documental de la empresa Metserc Ltda.
66
4.1.1 Análisis de la implementación. Para la ejecución del plan de
mejoramiento debe de contar con recursos humanos y financieros el cual permitan
financiar el proyecto y poder dar inicio a la implementación de la gestión
documental en la empresa Metserc Ltda para ello se desglosaran las actividades a
realizar en cada programa.
Cuadro 21.Análisis de costo de la implementación programa 1
67
PROGRAMA1
DURACION EN NECESIDADES Y COSTO POR COSTO

ITEM ACTIVIDAD OBJETIVO
DIAS REQUERIMIENTOS MANO DE OBRA MATERIAL
Persona adicional para capacitarla la cual

sera la encargada de documentar el
- Contratacion del personal 90 dias Medio tiempo 1.242.174
personal en cuanto a diligenciamento de y
almacenaje de los docuemntos
1 PROYECTO 1. PLANEACION DE LA CAPACITACION
Quedar registrada en la plataforma para

1,1 Incripcion a la capacitacion 1 iniciar con la capacitacion No presenta - -
1,2 Desarrollo de la capacitacion Mejorar el conocimiento No presenta - -
1,3 Historia de la Archivística.
Legislación Archivística colombiana y

1,4 2 horas diarias 37.500
terminología
UNIDAD I FUNDAMENTOS
7.5
BÁSICOS DE GESTIÓN ARCHIVÍSTICA Importancia de la Archivística en el
1,5
ámbito empresarial.
Teoría y conceptos básicos sobre

1,6
documentos comerciales oficiales.
1,7 Computador y fotocopias Equipos tecnologicos 4.000
1,8 Concepto de documento
1,9 Documento de archivo
1,10 Caracteres externos
1,11 UNIDAD II EL Caracteres internos 2 Horas diarias 37.500

DOCUMENTO DE ARCHIVO
7,5 Clasificación de acuerdo al tipo
1,12
documental.
1,13 Ciclo vital de los documentos
1,14 Valores de los documentos
Generalidades sobre Archivo

1,16
Empresarial.
Sistemas de clasificación de los
1,17 UNIDAD III EL archivos y ordenación de los 2 horas diarias 37.500
ARCHIVO documentos
7,5
Sistemas integrados de archivos:
1,18
formación, elementos y funciones
1,20 Método archivístico

1,21 Método Histórico
UNIDAD IV EL
1,22 El archivista 2 Horas diarias 37.500
METODO
1,23 7,5 El Código de ética del Archivista
1,24 Manual de Archivo y Correspondencia
En el programa 1, presenta la contratación y capacitación de la persona que va a

quedar a cargo en la gestión documental de la empresa Metserc Ltda, donde
ingresara a laborar con un contrato por obra labor por medio tiempo con un
periodo comprendido de 3 meses donde deberá realizar la capacitación que tiene
una duración de 30 días, establecidos por módulos en el que deberá invertir 2
68
horas diarias para el estudio de cada tema, este programa también nos da a
conocer el valor y tiempo a invertir.
Cuadro 22. Análisis de costo de la implementación programa 2
2 PROYECTO 2. EJECUCION DE LA GESTION DOCUMENTAL EN LA EMPRESA METSERC LTDA.

Informe del plan estrategico para la
2.1 Informe 1 No pressenta - 5.000
organización de documentos
Convocatoria para el gerente de la
2.2 1 Asistencia
empresa
Proponer un plan estrategico
archivistico, donde se incluyan el Persona ya
2.3 Presentacion del plan estategico 0,4
objetivo estrategias y metas para el capacitada
desarrollo
2.4 Adecuacion auditorio 0,4 Disponibilidad
2.5 Video proyector 0,1 80.000
Equipo tecnologico
2.6 Computador portatil 0,1
2.7 Refrigerio 0,1 Refrigerios 20.000
2.8 Cierre de la reunion 0.1 Aprobacion del plan estategico Gerente
2.9 Organización de los documentos
2.10 El Cuadro de Clasificación
Documental (CCD) Facilitar la agrupacion e los documentos
2.10.1 La Tabla de Retención Documental Estandarizar la produccion documental

(TRD) para el registro de los documentos Carpeta AZ 100.000
60 d
2.10.3 Los Procesos de Gestión Garantizar la conservación, utilización y
Documental. consulta de la información. Muebles y enseres 150.000
2.10.4
Diligenciamiento y clacificacion de
Auditorio video
Capacitacion del personal documentos adecuados para que sean
proyector
archivados
En el programa 2 se presenta un plan estratégico archivístico al gerente de la

empresa con sus respectivos costos de materiales, donde una vez aprobado se
emprende la ejecución para la creación y organización de los documentos de la
empresa, donde la persona encargada deberá desarrollar capacitaciones para
generar un sistema de comunicación dentro de las instalaciones para el personal
de manera que puedan diligenciar y seleccionar los documentos para ser
archivados de la manera más óptima.
El plan de mejoramiento y recursos financieros para la gestión documental de la

empresa Metserc Ltda se complementa de dos programas el 1 es la contratación
y planeación de la capacitación, y el programa 2 es el cumplimiento de la gestión
documental en el área administrativa de la empresa para ello requiere tiempo de 3
69
meses y de unos recursos financieros, según lo proyectado en el costo de
implementación nos arrojó un precio de un millón ochocientos cuarenta y cinco mil
quinientos setenta y cuatro pesos ($ 1,845,574)
Cuadro 23. Costo de implementación
Unidad de
DETALLE Cantidad Valor unitario Total Tipo
medida
Contratación dias 90 13.802 $ 1.242.174 CF

PLANEACION DE LA
Capacitación dias 30 5.000 $ 150.000 G

CAPACITACION
PROGRAMA 1
PapelarÍa Unidad 20 600 $ 12.000 CV
Lápiz Unidad 2 700 $ 1.400 CV
Computador hora 60 1.500 $ 90.000 CV
SUBTOTAL $ 1.495.574
Muebles y
EJECUCION DE LA GESTION
EMPRESA METSERC LTDA.
unidad 1 150.000 $ 150.000 G

enceres
DOCUMENTAL EN LA
PROGRAMA 2
Papelería AZ Unidad 13 7.692 $ 100.000 CV
Vídeo
hora 2 38.500 $ 77.000 CV
proyector
Refrigerio Unidad 4 5.000 $ 20.000 CV
Computador hora 2 $ 3.000 CV

1.500
SUBTOTAL $ 350.000
TOTAL $ 1.845.574
70
Tabla 3. Valor de la propuesta
VALOR DE LA PROPUESTA
$ 1.845.574
PROGRAMA 1,PLANEACION DE LA CAPACITACION
Proyecto 1.contratacion y planeacion de la capacitacion 1.495.574
Proyecto 2. ejecucion de la gestion documental 350.000
TOTAL COSTOS FIJO 1.242.174

TOTAL COSTOS VARIABLE 303.400
TOTAL GASTOS 300.000
VALOR DE LA PROPUESTA 1.845.574
Fuente elaboración propia
71
5 CONCLUSIONES
Se realizó un diagnostico en la empresa Metserc Ltda, donde atreves de los

métodos de investigación e instrumentos de valuación que se utilizaron como lo
son
La matriz de vulnerabilidad: donde reflejo las posibilidades de presentar

situaciones que afectan directamente la organización y establecer un plan de
contingencia para tomar medidas correctivas y preventivas dentro y fuera del
entorno empresarial. Además la matriz PCI ayudó a identificar las debilidades y
fortalezas relacionadas con la competencia, donde a través de las matrices MEFE
y MEFI se evaluaron los factores externos e internos de la compañía;
 Las cuales nos ayudaron a la identificación de la problemática y mediante

esta se genera una propuesta para el fortalecimiento de la gestión documental
para establecer y controlar el archivo y el flujo de documentos del área de talento
humano además de ello se encontró que es de suma importancia capacitar al
personal para la implementación de buenas prácticas en la ejecución de una labor,
hace que la empresa termine el trabajo antes del tiempo estipulado para generar
un impacto positivo en las finanzas de la compañía.
Concluyendo que lo pertinente es la aplicación de las estrategia generadas en el

desarrollo de trabajo, lo cual conlleva a la necesidad de la contratación de una
persona para la organización del archivo y capacitar al personal para que pueda
emprender con la previa organización de los documentos para tener y mantener el
flujo de documentos de una manera acorde a lo establecido por la ley general de
archivo de Colombia
La inversión que se requiere para la realización del mismo es de es de $

1,845,574 el cual consta de dos proyectos los cuales se dividen en: la
contratación, capacitación y la ejecución de lo aprendido en ella.
72
6 RECOMENDACIONES
La recomendación principal para la empresa Metserc Ltda es implementar la

propuesta ya mencionada de la gestión documental para establecer y controlar el
archivo y el flujo de documentos del área de talento humano y poder efectuar la
contratación y capacitación en menos de 3 meses al personal idóneo para el
cargo.
Mediante un acta firmada por el representante legal se deberá crear el comité de

archivo como lo exige el archivo general de Colombia para las entidades que
vigila, donde se establezca el cargo para que la propuesta pueda ser desarrollada
de la manera pertinente.
Y de esta manera no haya un sobre cargo laboral en el área administrativa de la

compañía.
Al mismo tiempo debemos de tener en cuenta que para ser competitivos en el

mercado es fundamental que la compañía atraves de una buena gestión
documental sea eficiente para el crecimiento de la misma mediante
certificaciones, teniendo en cuenta que se encuentra en la implementación del
sistema de gestión y seguridad en el trabajo el cual la lleva a ser competitiva en el
mercado.
73
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Zapata Cardenas, C. (2005). Directrices para estructurar un programa de.
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Propuesta Plan Alistamiento Sensibilización para Establecer Controlar Flujo Documentos Área Talento Humano para Empresa Metserc Ltda 2019 PDF

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PROPUESTA DE PLAN DE ALISTAMIENTO Y SENSIBILIZACIÓN PARA

ESTABLECER Y CONTROLAR EL FLUJO DE DOCUMENTOS DEL ÁREA DE

FERNANDA PORTILLO ASTUDILLO

FUNDACIÓN UNIVERSITARIA CATÓLICA LUMEN GENTIUM

FACULTAD DE CIENCIAS EMPRESARIALES

PROGRAMA DE ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS

FERNANDA PORTILLO ASTUDILLO

Anteproyecto presentado para optar al título de Tecnóloga en Gestión

Director de trabajo de grado: Francia milena Suarez García

FUNDACIÓN UNIVERSITARIA CATÓLICA LUMEN GENTIUM

FACULTAD DE CIENCIAS EMPRESARIALES

PROGRAMA DE ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS

Firma del jurado

Firma del jurado

Cali, 15 de diciembre de 2019

Este proyecto lo quiero dedicar a Dios, a mi esposo JULIÁN ANDRÉS ESCOBAR

y a mi familia, que en todo este tiempo ha estado a mi lado apoyándome. Ha sido

el cimiento para la construcción de mi vida profesional y el generador de la

presentado a lo largo de la preparación como técnica en gestión empresarial, a la

formación y a los docentes que con su conocimiento y compromiso han generado

el factible desarrollo de este trabajo.

1 CONTEXTUALIZACIÓN DEL PROBLEMA DE INVESTIGACIÓN .............. 14

1.1 TÍTULO DEL PROYECTO.......................................................................... 14

1.2 LÍNEA DE INVESTIGACIÓN ...................................................................... 14

1.3 PROBLEMA DE INVESTIGACIÓN ............................................................. 14

1.4 OBJETIVOS DE LA INVESTIGACIÓN ....................................................... 16

1.5 JUSTIFICACIÓN DE LA INVESTIGACIÓN ................................................ 16

1.6 MARCO DE REFERENCIA ........................................................................ 17

1.7 ASPECTOS METODOLÓGICOS ............................................................... 24

2 DIAGNOSTICO SITUACIONAL DE LA EMPRESA .................................... 28

2.1 ANÁLISIS INTERNO .................................................................................. 28

2.2 ANÁLISIS ECONÓMICO ............................................................................ 29

2.3 ANÁLISIS ORGANIZACIONAL .................................................................. 33

2.4 ANÁLISIS ESTRATÉGICO......................................................................... 37

2.5 FACTORES CLAVE DE ÉXITO.................................................................. 38

2.7 ANÁLISIS DOFA ........................................................................................ 48

2.8 ANÁLISIS DE VULNERABILIDAD .............................................................. 51

2.9 ANÁLISIS DE COMPETITIVIDAD .............................................................. 54

3 FORMULACIÓN DEL MODELO DE SOLUCIÓN ....................................... 61

3.1 FORMULACIÓN ESTRATÉGICA. .............................................................. 62

3.2 SISTEMA DE SEGUIMIENTO Y DE MEDICIÓN DE GESTIÓN ................. 63

Tabla 1. Empresas registradas en el valle del cauca ante la cámara de comercio 30

Cuadro 2. Matriz POAM económico ...................................................................... 39

Figura 1. Organigrama empresa Metserc Ltda ...................................................... 35

Diagrama 1. Matriz ansoff ..................................................................................... 58

El proyecto de gestión que se desarrollara en la empresa Metserc Ltda, ubicada

Se opta por esta empresa para aplicar conocimientos adquiridos durante el

Palabras Claves: Gestión documental, Eficiencia, Distribución de documentos,

The management project to be developed in the company Metserc Ltda, located in

This company is chosen to apply knowledge acquired during the period of

Keywords: Document management, Efficiency, Document distribution, Document

Mediante la presente investigación y a través de una propuesta para un modelo de

El objetivo de este proyecto es aportar los conocimientos obtenidos durante el

1.1 TÍTULO DEL PROYECTO

PROPUESTA DE PLAN DE ALISTAMIENTO Y SENSIBILIZACIÓN PARA

1.2 LÍNEA DE INVESTIGACIÓN

1.3 PROBLEMA DE INVESTIGACIÓN

Planteamiento del problema. La empresa Metserc Ltda, dedicada a la