UNIVERSIDAD NACIONAL DE TRUJILLO

FACULTAD DE CIENCIAS AGROPECUARIAS

ESCUELA DE INGENIERIA
AGROINDUSTRIAL

AUDITORÍA DE UN SISTEMA
DE GESTIÓN
Mg. Karla Zavaleta
CLASE 11: REALIZACIÓN DE UNA
AUDITORÍA
• Recopilación y verificación de información
APRENDIZAJE ESPERADO DE LA
SEMANA:
• El estudiante aplica herramientas para la realización de una
auditoría.
 Ingeniería

6.4 Realización de las actividades AGROINDUSTRIAL

de auditoría
6.4.1 Generalidades

6.4.2 Asignación de funciones y responsabilidades de los guías y los

observadores

6.4.3 Realización de la reunión de apertura

6.4.4 Comunicación durante la auditoría

6.4.5 Disponibilidad y acceso a la información de auditoría

6.4.6 Revisión de la información durante la auditoría

6.4.7 Recopilación y verificación de la información

6.4.8 Generación de hallazgos de la auditoría

6.4.9 Preparación de las conclusiones de la auditoría

6.4.10 Realización de la reunión de cierre

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6.4.2 Asignación de funciones y AGROINDUSTRIAL

responsabilidades de los guías y los

observadores
Los guías, designados por el auditado, deberían asistir al equipo auditor y actuar
cuando lo solicite el líder del equipo auditor.

Pueden identificar a las personas que participarán en las entrevistas y a confirmar los
horarios; acordar el acceso a ubicaciones específicas del auditado.

La función del guía también puede incluir lo siguiente:

— ser testigos de la auditoría en nombre del auditado;
— proporcionar aclaraciones o ayudar en la recopilación de la información
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6.4.3 Realización de la reunión de

apertura
El propósito de la reunión de apertura es:
a) confirmar el acuerdo de todas las partes (por ejemplo, auditado, equipo auditor)
sobre el plan de auditoría,
b) presentar al equipo auditor, y
c) asegurarse de que se pueden realizar todas las actividades de auditoría
planificadas.

Debería celebrarse una reunión de apertura con la dirección del auditado y, cuando
sea apropiado, con aquellos responsables de las funciones o de los procesos que se
van a auditar. Durante la reunión, debería proporcionarse la oportunidad de realizar
preguntas.

información acerca de la reunión de cierre; de cómo tratar los posibles hallazgos

durante la auditoría; de cualquier sistema de retroalimentación del auditado sobre
los hallazgos o conclusiones de la auditoría, incluyendo las quejas o apelaciones.
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6.4.4 Comunicación durante la

auditoría
Cuando las evidencias de la auditoría disponibles indican que los objetivos de la
misma no son alcanzables, el líder del equipo auditor debería informar de las razones
al cliente de la auditoría y al auditado para determinar las acciones apropiadas. Estas
acciones pueden incluir la reconfirmación o la modificación del plan de auditoría,
cambios en los objetivos de la auditoría o en su alcance, o la interrupción de la
auditoría.
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6.4.5 Disponibilidad y acceso a la

información de la auditoría
Dónde, cuándo y cómo acceder a la información de auditoría es crucial para la
misma. Independientemente de donde la información es creada, usada y/o
almacenada.
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6.4.6 Realización de la revisión de la

documentación durante la auditoría
La documentación pertinente del auditado debería revisarse para:
— determinar la conformidad del sistema con los criterios de auditoría, con base en
la documentación disponible;
— reunir información para apoyar las actividades de auditoría.
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6.4.6 Revisión de información

durante la auditoría
La revisión puede combinarse con otras actividades de auditoría y puede continuar a
lo largo de la auditoría, siempre que no perjudique a la eficacia de la auditoría.

la información contenida en los documentos proporcionados es:

— completa (todo el contenido esperado está en el documento);
— correcta (el contenido es conforme con otras fuentes fiables, tales como normas y
reglamentos);
— coherente (el documento es coherente consigo mismo y con documentos
relacionados);
— actual (el contenido está actualizado);
— los documentos que están siendo revisados cubren el alcance de la auditoría y
proporcionan información suficiente para apoyar los objetivos de la auditoría;
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6.4.7 Recopilación y verificación de

la información

Sólo la información que es

verificable debería aceptarse
como evidencia de la
auditoría. Debería registrarse
la evidencia que conduce a
hallazgos de la auditoría.
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6.4.7 Recopilación y verificación de

la información
Fuentes de información:
— entrevistas con empleados y con otras personas;
— observación de actividades y el ambiente de trabajo y condiciones circundantes
— documentos, tales como políticas, objetivos, planes, procedimientos, normas,
instrucciones, licencias y permisos, especificaciones, planos, contratos y pedidos;
— registros, tales como registros de inspección, actas de reuniones, informes de
auditoría, registros de programas de seguimiento y resultados de mediciones;
— resúmenes de datos, análisis e indicadores de desempeño;
— información sobre los programas de muestreo del auditado y sobre los
procedimientos para el control de los procesos de muestreo y medición;
— informes de otras fuentes, por ejemplo, retroalimentación del cliente, encuestas y
mediciones externas, otra información pertinente de partes externas y la calificación de
los proveedores;
— bases de datos y sitios en Internet;
— simulaciones y modelizaciones.
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AGROINDUSTRIAL

6.4.7 Recopilación y verificación de

la información
Entrevistas:
— las entrevistas deberían mantenerse con personas de los niveles y funciones
apropiados que desempeñan actividades o tareas dentro del alcance de la auditoría;
— las entrevistas normalmente deberían llevarse a cabo durante la jornada de trabajo
normal y, cuando sea posible, en el lugar de trabajo normal de la persona entrevistada;
— intentar que la persona entrevistada esté a gusto antes de la entrevista y durante la
misma;
— debería explicarse la razón de la entrevista y cualquier toma de notas;
— las entrevistas pueden iniciarse preguntando a las personas que describan su
trabajo;
— selección cuidadosa del tipo de pregunta utilizado (por ejemplo, preguntas abiertas,
cerradas, inductivas);
— los resultados de la entrevista deberían resumirse y revisarse con la persona
entrevistada;
— debería agradecerse a las personas entrevistadas su participación y cooperación.
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6.4.8 Generación de hallazgos de
la auditoría
La evidencia de auditoria debe evaluarse contra los criterios para determinar hallazgos.
Estos hallazgos pueden indicar conformidad o no conformidad con los criterios.

Determinación de los hallazgos:

— el seguimiento de los registros y las conclusiones de auditorías previas;
— los requisitos del cliente de la auditoría;
— Precisión, suficiencia y adecuación de la evidencia objetiva.
— grado de las actividades planificadas que se realizaron y los resultados planificados
que se alcanzaron
— los hallazgos que excedan la práctica normal, o las oportunidades de mejora;
— el tamaño muestral;
— la categorización (si la hay) de los hallazgos de la auditoría;

Para el registro de no conformidades, se considera:

— la descripción de los criterios de auditoría o la referencia a los mismos;
— la declaración de no conformidad;
— la evidencia de la auditoría
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6.4.9 Preparación de las AGROINDUSTRIAL

conclusiones de la auditoría
1. Preparación para la reunión de cierre
— revisar los hallazgos de la auditoría y cualquier otra información apropiada recopilada
durante la auditoría frente a los objetivos de la misma;
— acordar las conclusiones de la auditoría;
— preparar recomendaciones, si estuviera especificado en el plan de auditoría;
— comentar el seguimiento de la auditoría, cuando sea aplicable

2. Contenido de las conclusiones de auditoría

— el grado de conformidad y el reconocimiento de la fortaleza del sistema de gestión con
los criterios de auditoría, incluyendo la eficacia del sistema de gestión para cumplir los
objetivos establecidos;
— la implementación, el mantenimiento y la mejora eficaces del sistema de gestión;
— la capacidad del proceso de revisión por la dirección para asegurar la continua idoneidad,
adecuación, eficacia y mejora del sistema de gestión;
— el logro de los objetivos de la auditoría, cobertura del alcance de la auditoría y
cumplimiento de los criterios de la auditoría;
— las causas raíz de los hallazgos, si se incluyen en el plan de auditoría;
— hallazgos similares encontrados en distintas áreas que se auditaron con el propósito de
identificar tendencias.
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6.4.10 Realización de la reunión de

cierre
La reunión de cierre, facilitada por el líder del equipo auditor, debería realizarse
para presentar los hallazgos y las conclusiones de la auditoría.

Participantes: representantes de la dirección del auditado y, cuando sea

apropiado, a aquellos responsables de las funciones o procesos que se han
auditado, y también puede incluirse al cliente de la auditoría y otras partes.

Si está definido en el sistema de gestión o por acuerdo con el cliente de la

auditoría, los participantes deberían acordar el periodo de tiempo para un plan de
acción que trate los hallazgos de la auditoría.
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TALLER

1. Simular la realización de una auditoría, utilizando sus documentos de

trabajo.
2. Generar hallazgos de la auditoría.
3. El equipo auditor debe reunirse para preparar las conclusiones de la
auditoría.
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GRACIAS

Karla Margielly Zavaleta Guzmán

kzavaletag@unitru.edu.pe
Ingenieria Agroindustrial-UNT