CONTROL

¿QUÉ ES EL CONTROL?

Es el proceso que consiste en supervisar las

actividades para garantizar que se realicen
según lo planeado y corregir cualquier
desviación significativa.
Un sistema de control eficaz es aquel que
facilita el logro de los objetivos.
Hay 3 enfoques diferentes para diseñar los sistemas de control:

 Control de mercado: Usa mecanismos de mercado externo, como

la competencia de precios y la participación relativa en el
mercado, para establecer las normas que se utilizarán en el
sistema de control.
 Control burocrático: Destaca la autoridad organizacional y se basa
en normas administrativas, reglamentaciones, procedimientos y
políticas. Se basa en mecanismos jerárquicos.
 Control de clan: Enfoque en el que los valores compartidos, las
normas, las tradiciones, los rituales, las creencias y los demás
aspectos de la cultura de las organizaciones, regulan el
comportamiento de los empleados. Éste control depende del
individuo y del grupo (clan) para identificar los comportamientos y
las medidas de desempeño apropiados y esperados.

La mayoría de las organizaciones eligen destacar los 2 últimos

controles, además de utilizar algunas medidas del control de
mercado.
 ¿PORQUÉ ES IMPORTANTE CONTROLAR?

 Es la única forma que tienen los gerentes de saber si los objetivos

planteados se están cumpliendo.

 Establecer objetivos y hacer que los empleados los acepten no es

garantía de que se han llevado a cabo las acciones necesarias para
lograrlos. Por ello, si los gerentes no ejercieran control, no tendrían
forma de saber si sus objetivos y planes van de acuerdo con lo previsto
ni que acciones deben tomar en el futuro.

 Otra razón, es el empowerment (darle poder a los empleados), muchos

gerentes se niegan, temen que éstos cometan algún error del cual ellos
se deban hacer responsables. Para que esto no suceda, los gerentes
deben desarrollar un sistema de control eficaz que proporcione
información sobre el desempeño de los empleados.

 La razón final del control, es la protección de la organización y el centro

de trabajo.
 EL PROCESO DE CONTROL
Es un proceso de tres pasos en el que se mide el desempeño real se
compara éste contra un estándar y se toman acciones administrativas
para corregir cualquier desviación o para hacerse cargo de los estándares
inadecuados.
Etapa 1: medición del desempeño real (Cómo
medimos y qué medimos)

Para determinar el desempeño, el gerente debe obtener información mediante: la

observación personal, informes estadísticos, informes orales e informes escritos.
En cualquier situación gerencial es posible medir criterios como la satisfacción
de los empleados, tasas de rotación o ausentismo.

También los gerentes tienen presupuestos establecidos según su área de

responsabilidad, por lo tanto mantener los costos dentro del presupuesto es una
medida de control.

La mayor parte de los trabajos y actividades se pueden expresar en términos

medibles, pero cuando un indicador del desempeño no se puede medir, los
gerentes solamente pueden utilizar medidas subjetivas.
Etapa 2: comparación del desempeño real contra
estándares
Ésta etapa determina el grado de variación entre el desempeño real y el estándar.
En todas las actividades es fundamental determinar el margen de variación
aceptable. Las desviaciones que exceden este margen se vuelven importantes y
requieren la atención del gerente.
Etapa 3: medidas administrativas (para corregir
desviaciones)
En ésta etapa, los gerentes pueden elegir 3 cursos de acción posibles:

1. No hacer nada.

2. Corregir el desempeño real: Podría ser mediante el cambio de la estrategia,

la estructura, rediseño de empleos, etc. El gerente puede tomar una medida
correctiva inmediata ó básica.
Medidas correctivas inmediatas: resuelven los problemas al instante
para que el desempeño retome su curso.
Básica: analiza cómo y por qué se desvió el desempeño y después
corrige la causa que lo produjo. Por lo general los gerentes no tienen tiempo
para tomar medidas correctivas básicas. Sin embargo, los gerentes eficaces
analizan las desviaciones y se toman su tiempo para corregir las causas de la
desviación.

3. Revisar los estándares: Es posible que la variación sea resultado se una

estándar poco realista. El problema es más difícil es revisar un estándar de
desempeño hacia abajo. (Cuando el estándar está por encima de los resultados
obtenidos).
 CONTROL DEL DESEMPEÑO DE LA
ORGANIZACIÓN
El desempeño de una organización son los resultados acumulados
de los procesos ya actividades laborales de toda la organización.
Lo importante, es que los gerentes deben entender los factores
que contribuyen a un desempeño alto de la organización.

Medidas del desempeño de la organización: Los gerentes deben

encontrar que medidas de desempeño de la organización les
proporcionarán la información que necesitan.

Las más usadas son:

 Productividad organizacional
 Eficacia organizacional
 Las clasificaciones industriales y empresariales
Productividad: Es la relación entre la producción de bienes y servicios, y los
insumos necesarios para generarla. La producción se mide por el ingreso de
las ventas (ventas) insumos por los costos de adquisición y transformación
de recursos (costo de ventas). El trabajo de la gerencia es aumentar ésta
relación y la única acción viable para hacerlo es disminuyendo los gastos.

Eficacia: mide qué tan adecuados son los objetivos organizacionales y qué
tan bien la organización los logra. También se mide por la capacidad que
tiene la organización para explotar su ambiente con el fin de adquirir
recursos escasos y valiosos.

Clasificaciones de la industria: Están determinadas por medidas de

desempeño especificas. Empresas con mejor rendimiento, determinadas
por resultados financieros incluyendo las utilidades, rendimiento sobre
ingresos, etc. Mejores Empresas para Trabajar, que son elegidas por las
respuestas que dan miles de empleados elegidos al azar, a materiales
contestados por gerentes y a cuestionarios de RR.HH.
 HERRAMIENTAS PARA CONTROLAR EL
DESEMPEÑO DE LA ORGANIZACIÓN

Los gerentes necesitan herramientas para supervisar y

medir el desempeño.

Los gerentes deben implementar controles que pueden

ser:

 De alimentación anticipada (antes que empiece una

actividad).
 Controles concurrentes (durante).
 Controles de retroalimentación (después de realizada la
actividad).
TIPOS DE CONTROL
El control de alimentación anticipada: es el más deseable ya que evita
los posibles problemas. La clave para éste tipo de control es tomar
medidas antes de que ocurran los problemas. Estos controles requieren
información oportuna y exacta que a veces es difícil de obtener.

El control concurrente: se ejerce mientras se lleva a cabo una actividad.

La forma mas conocida, es la supervisión directa que consiste en la
interacción del gerente con sus empleados. El mismo se encuentra en el
área de trabajo, a ésta actividad se le llama " administración caminando”.
De ésta forma, puede corregir los problemas conforme ocurren.

El control de retroalimentación: es el tipo de control más popular. La

desventaja es que cuando el gerente recibe la información, los problemas
ya ocurrieron. No obstante, presenta 2 ventajas:
 Proporciona información sobre qué tan eficaces fueron sus
esfuerzos de planeación.
 Puede mejorar la motivación de los empleados ya que desean
saber qué tan bien se han desempeñado.
 Herramientas de control específicas
que suelen utilizar los gerentes:
1) Controles financieros: Uno de los propósitos fundamentales de toda
empresa es obtener una utilidad. Y para ello, los gerentes necesitan
controles financieros:
a) Análisis de razones: Liquidez, Apalanca, Actividad,
Rentabilidad. Estas razones se calculan usando la información de los
estados financieros de la organización y los gerentes las usan como
instrumentos de control interno para vigilar qué tan eficiente y
provechosamente usa la organización sus activos, deuda, inventarios, etc.
b) Análisis de presupuestos: Son herramientas de planeación, ya
que proporcionan una dirección a las actividades a realizar, indicando
cuáles son importantes y cuantos recursos se debe asignar a cada una.
Sin embargo, los presupuestos también se usan para el control ya que
proporcionan estándares con los que se puede medir y comparar el
consumo de recursos. Al señalar las desviaciones entre el consumo
estándar y el real, se los puede considerar una herramienta de control.
2) Tarjeta de puntaje equilibrada: Divide la organización en
4 grandes áreas de desempeño (clientes, Financiera,
Procesos internos y empleados, Innovación y Crecimiento.
Está enfocada hacia la medición del desempeño de la
organización más allá de la perspectiva financiera. Los
gerentes deben desarrollar metas en cada una de las 4
áreas y medidas para determinar si esas metas se cumplen.

3) Controles de información: La información es decisiva

para supervisar y medir el desempeño de una organización.
Los gerentes necesitan la información correcta en el
momento oportuno y en la cantidad adecuada.
4) Sistemas de información de la gerencia (MIS): Sistema que se utiliza
para proporcionar a la gerencia información necesaria de manera
regular. Un MIS se centra en proporcionar información a los gerentes, no
simplemente datos. Un MIS tiene datos organizados de manera
coherente y acceso a la información en un tiempo razonable. Los datos
son hechos sin procesar y se convierten en información una vez
analizados y procesados. Los gerentes necesitan información para
supervisar el desempeño de la organización y controlar sus actividades.
Sin información, tendrían dificultades para medir, comparar y tomar
medidas como parte del proceso de control.

5) Patrón de referencia: El uso del benchmarking consiste en la búsqueda

de las mejores prácticas entre competidores y no competidores, para
alcanzar un excelente desempeño. El patrón de referencia es el estándar
de excelencia con el que se mide y se compara. Pero los gerentes no sólo
deben buscar las mejores prácticas en otras organizaciones, sino también
es importante que se busquen dentro de su organización.
 TEMAS CONTEMPORÁNEOS DE
CONTROL
Diferencias culturales: Los métodos de control para el
personal y el trabajo son muy distintos en diferentes
países.
Las diferencias en los sistemas de control de las
organizaciones globales se presentan en las etapas de
medición y toma de medidas correctivas.
El impacto de la tecnología en el control es diferente en
las naciones tecnológicamente desarrolladas que las que
tienen menor desarrollo.
Las leyes en algunos países no permiten cerrar
instalaciones, despedir empleados, sacar dinero del país o
contratar a un nuevo equipo de gerentes extranjeros.