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GUIA PARA EL TALLER/LA SIMULACION/ EL JUEGO DE ROLES/

ESTUDIO DE CASO
Proceso: Gestión de la Formación Profesional Integral
Procedimiento: Ejecución de la Formación Profesional Integral

GUIA PARA ELTALLER LA SIMULACIÓN EL JUEGO DE ROLES ESTUDIO DE CASO

1. DATOS GENERALES
Programa de Formación:
Proyecto de la Formación Profesional:
Competencia:
Actividad de Aprendizaje:
Evidencia de Desempeño y/ o producto:

Criterios de Evaluación:
Utiliza los instrumentos y herramientas disponibles para los diferentes tipos de inventarios según las normas
de la organización
Duración de la evaluación:

Nombre del Aprendiz (a) en formación: __________________________________________

No. de ficha: _______________________________________________________________
Centro de formación: _________________________________________________________
Regional: ___________________________________________________________________
Nombre del Instructor (a) _____________________________________________________

2. INSTRUCCIONES PARA EL DILIGENCIAMIENTO:

3. CONTENIDO y/o SITUACION DESCRIPTIVA:

QUÉ SON LOS STOCKS

Llamamos stocks o existencias de una empresa al conjunto de materiales y artículos que se almacenan, tanto
aquellos que son necesarios para el proceso productivo como los destinados a la venta.

STOCK Y SURTIDO:
Es importante no confundir el stock con el surtido:
• Llamamos surtido a la variedad de artículos de una misma clase que una empresa ofrece a sus clientes
(distintos modelos, distintas tallas, distintos colores).
• El stock, en cambio, es la cantidad de mercancías depositadas, o las existencias de un determinado producto,
tanto en los almacenes como en la superficie de ventas.
A la hora de gestionar el stock, se plantea el dilema de elegir entre ambas cosas. Barajamos dos posibilidades:
a) tener un amplio surtido con poco stock para cada uno de los artículos, o bien; b) tener un surtido pequeño pero
con un gran stock por cada artículo.
La decisión dependerá normalmente de los costes asociados, ya que para tener un gran surtido y un gran stock
hace falta mucho espacio, y eso cuesta dinero.
¿POR QUÉ SON IMPORTANTES LOS STOCKS?
Vamos a analizar algunos factores que motivan la acumulación de stock y permiten comprender mejor la
importancia de su gestión.
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• Escasez: En primer lugar, debemos considerar el stock como un recurso para evitar la escasez. Ya los primeros
graneros o almacenes faraónicos de Egipto se construyeron para afrontar el futuro con mayor seguridad y evitar
así posibles momentos de penuria. Esta acumulación sirve, pues, para protegernos ante la posibilidad de que las
provisiones lleguen tarde o la demanda sea mayor de lo previsto.
• Economía de escala: En el caso de las empresas industriales, es necesario tener en cuenta que el coste de
producir cada artículo (el coste unitario) disminuye a medida que aumenta el número de éstos. Así, la fabricación
de grandes cantidades de producto puede servir para abaratar los costes de producción y, finalmente, el precio
de venta del producto. No obstante, esto puede suponer un inconveniente si el coste de almacenaje aumenta
tanto que deja de compensar el ahorro obtenido.
• Razones comerciales: La acumulación de stocks es una garantía de que podremos cubrir la demanda de un
producto; dicho de otro modo, un motivo para almacenar es tener el artículo disponible cuando lo demande el
cliente. Hay que tener cuidado con esto, pues un stock excesivo puede conllevar unos mayores costes de
almacén, que repercutirán en el precio de venta y, en consecuencia, en la demanda.
Como hemos mencionado, el nivel de stock debe estar equilibrado. Esto supone que debemos vigilar mucho la
gestión de nuestro stock si queremos ser competitivos.
• Razones financieras: Lograr un equilibrio entre las compras y las ventas para alcanzar la máxima
competitividad, regulando, mediante el almacenaje, el flujo de adquisiciones y entregas.

NIVEL DE STOCK
Como vemos, es importante garantizar la presencia de un stock suficiente para satisfacer la demanda externa
(los pedidos que realizan nuestros clientes) o la demanda interna (de nuestro departamento de producción, por
ejemplo, cuando requiere materias primas u otros componentes para fabricación), pero siempre de forma que su
almacenamiento resulte rentable. Se trata, pues, de mantener un nivel de stock adecuado.
Llamamos nivel de stock a la cantidad de existencias de un artículo almacenada en un momento dado. ¿Qué
ocurre cuando hacen falta más artículos de los que hay? Cuando no se puede hacer frente a la demanda de un
artículo por falta de existencias en el almacén, se dice que se ha producido una rotura de stock.
El hecho de que haya un stock insuficiente puede traer consigo una serie de inconvenientes:
• Pérdida de ventas.
• Pérdida de imagen.
• Pérdida de la confianza de los clientes.
Los costes por rotura de stock son difíciles de cuantificar, pues es difícil saber cuánto se deja de ingresar al no
tener los artículos disponibles en el lineal durante el tiempo que dura aquélla y, por tanto, también lo es conocer
los clientes que se pierden.
Así pues, hay que procurar mantener un nivel de stock óptimo; es decir, por una parte, tener suficiente para evitar
las roturas de stock y, por otra, evitar que haya un exceso inútil del mismo.

FACTORES QUE INTERVIENEN EN LA GESTIÓN DE STOCKS

A. La demanda: Toda gestión de stocks está fundamentada en un conocimiento lo más real posible de la
demanda. Se necesita hacer previsiones de las ventas que vamos a realizar y, en función de cómo sean esas
ventas, tendremos una gestión de stock u otra. No es lo mismo gestionar el stock para cubrir una demanda que
se mantiene constante a lo largo del año que para cubrir una demanda estacional, donde todas las ventas se
concentran en ciertas épocas del año.
Recuerda que la demanda, a su vez, depende de múltiples factores, entre ellos el precio (hay menor demanda
cuanto más caro es el producto), la competencia, el marketing (habrá más demanda cuanto más se promocione
el producto) o la situación económica de los consumidores.
A la hora de gestionar los stocks, para evitar que quede demanda insatisfecha hay que hacerse preguntas del
tipo: ¿la demanda es creciente o decreciente?, ¿existe estacionalidad?, o ¿qué stock de seguridad debemos
tener?
Uno de los métodos consiste en prever cómo se comportará la demanda este año considerando que lo hará igual
que el año anterior.
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B. Nivel de servicio: También la gestión de stock influye en el servicio al cliente. Si, a causa de una rotura de
stock, parte de la demanda queda insatisfecha, es probable que esos consumidores busquen ese mismo
producto en la competencia. Al hablar de nivel de servicio nos referimos a la satisfacción que proporciona la
empresa a sus clientes.
Tener un buen nivel de servicio significa que los clientes encuentran el artículo que buscan en el momento en
que lo buscan.
Un nivel de servicio del 85% indica que de 100 artículos que nos demandan nuestros clientes, 15 no son
encontrados. Es lo mismo que tener una rotura del 15%.
La decisión de qué nivel de servicio dar estará en función de la imagen que pretendamos tener. Es obvio que un
nivel de servicio alto conlleva unos mayores costes de almacenamiento y de pedidos.
Pongamos por ejemplo el negocio de una ferretería. ¿Qué nivel de servicio debe tener? Quizá no le compense
tener un 100 % de servicio (es decir, tener siempre en existencias todos los artículos que demanden sus
clientes), por los altos costes de gestión de stock que esto supondría. Pero si este esfuerzo le permite subir los
precios, tal vez las ventas compensen la inversión.
Esto, indudablemente, dependerá también de lo que haga la competencia, de cómo sean los proveedores, de
cuál sea la demanda de este negocio, etcétera.
C. Los costes: Ya hemos explicado que tener gran cantidad de producto en el almacén, si bien aseguraría un
buen nivel de servicio, lleva asociados unos costes. Para que la gestión de stock sea la adecuada, estos costes
deben ser óptimos, de tal manera que nos garanticen la máxima rentabilidad. Los costes asociados a la gestión
de stocks son varios.
Por un lado, está lo que cuesta poner los artículos en el almacén. Este coste viene a ser la suma del coste de
adquisición (es decir, el monto que figura en la factura) más el coste de emisión de pedidos. Por otro lado, hay
que tener en cuenta lo que cuesta mantener los artículos almacenados: el coste de almacenaje, que incluye los
gastos que genera el local (alquiler, limpieza, mantenimiento), las instalaciones y elementos de manipulación
(estanterías, maquinaria), la mano de obra, etcétera.
También se consideran costes de gestión lo que se deja de ingresar a causa de una rotura, aunque, como ya
hemos visto, estos resultan difíciles de calcular.

LA ROTACIÓN Y EL PERIODO MEDIO DE MADURACIÓN

Un ciclo es una sucesión de hechos que se repite cada cierto tiempo. El ciclo de explotación abarca el proceso
que va desde la adquisición de las materias primas, pasando por la fabricación, el almacenaje de los productos
terminados, su venta, hasta el cobro de los mismos, que permite recuperar la inversión. Según la rapidez con que
ocurra todo el proceso, estaremos en condiciones más o menos favorables en la gestión de stocks.
Rotación del stock: Se entiende por rotación de stock el número de veces que un artículo pasa por el proceso
de venderse, salir del almacén y ser cobrado, en un periodo de tiempo, recuperar así la inversión realizada al
adquirirlo.
Si un artículo rota tres veces en un mes, quiere decir que hemos recuperado tres veces el dinero invertido en ese
artículo y hemos obtenido un beneficio tres veces mayor.
Las ventajas de tener una alta rotación son:
• Se pueden mantener unos precios más bajos si interesan por motivos comerciales.
• Una menor inversión en stock, ya que las existencias pasan menos tiempo en el almacén y, por tanto, hay
menos dinero inmovilizado en existencias.
• Al reducirse el stock medio, los costes de almacenamiento disminuyen.
• Es más difícil que las existencias se queden obsoletas.
Por el contrario, los inconvenientes son:
• Mayor probabilidad de sufrir rotura de stock.
• Mayores costes de emisión de pedidos, manipulación, etcétera.
• Determinados descuentos por volumen de compra se pueden perder al realizar pedidos más pequeños, aunque
más continuos, ya que nuestros proveedores no nos harán esos descuentos. Por ejemplo, por la compra de una
sola vez de 1 000 unidades nos hacen un 10% de descuento.
¿Cómo se puede aumentar la rotación? En vista de las ventajas de la rotación de stock, una empresa puede
decidir que le interesa aumentarla. Para lograrlo, puede tomar alguna de las siguientes medidas:
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• Adaptarse mejor a las necesidades de los clientes y comprar solamente lo que vayan a demandar a unos
determinados precios.
• Conseguir que los proveedores cumplan los plazos de entrega y que cada vez sean más rápidos y fiables.

EXISTENCIAS O INVENTARIOS

Se denominan existencias o inventarios a la variedad de materiales que se utilizan en la empresa y que se

guardan en sus almacenes a la espera de ser utilizados, vendidos o consumidos, permitiendo a los usuarios
desarrollar su trabajo sin que se vean afectados por la falta de continuidad en la fabricación o por la demora en la
entrega por parte del proveedor. Los inventarios pueden ser definidos como una acumulación de materiales en el
espacio y en el tiempo, presentándose en prácticamente cualquier organización y en particular, en las empresas
industriales y en los grandes distribuidores de alimentos y textiles.
Los inventarios varían en razón de su consumo o la venta de cada artículo que los componen, lo que da lugar al
movimiento de las existencias por ingresos de nuevas cantidades y salida de estas a solicitud de los usuarios,
produciendo la rotación de los materiales y la generación de utilidades en función de dicha rotación.
El movimiento que se produce en los almacenes, de cada artículo en existencia, obliga a mantener en ellos una
cantidad determinada de cada uno, la cual debe estar de acuerdo con el tiempo y la frecuencia de consumo, así
como el lapso de tiempo en que se renueva, es decir la demora que se produce desde que se revisa la existencia
para emitir la solicitud de compra, hasta que los materiales estén disponibles en el almacén para satisfacer las
necesidades de los usuarios o consumidores.

Existencias: Las existencias son todos aquellos materiales que una empresa tiene depositados en sus
almacenes y que cumplen una serie de funciones específicas dentro de la gestión del aprovisionamiento. Las
existencias también se denominan stocks o inventarios; los dos términos se pueden considerar como sinónimos.
Según las características de la empresa, se pueden determinar diferentes tipos de existencias en función de su
utilidad o de su posición en el ciclo de aprovisionamiento. Cada empresa debe analizar sus existencias en
relación a su variedad y cantidad, para clasificarlas de acuerdo a las características que cada artículo o grupo de
artículos presentan, con el fin de facilitar el control. También se debe estar al tanto de su movimiento o detención,
y lograr renovaciones adecuadas en relación a la necesidad que se tenga de cada artículo. La empresa dedica
una parte de sus recursos a mantener un cierto nivel de existencias, ya que la gestión de las mismas genera una
serie de costes relevantes económicamente.
La empresa necesita disponer de recursos almacenados por muy diversos motivos:
◦Para evitar una ruptura de stocks, es decir, no quedarse sin productos si hay un incremento inesperado de la
demanda, ya que esto podría provocar que algunos clientes se fueran a la competencia.
◦Porque pueden existir diferencias importantes en los ritmos de producción y distribución cuando la demanda
dependa de la época del año. Por ejemplo, una empresa que fabrica abrigos tiene demanda en los meses de
invierno; por tanto, durante los meses de primavera y verano fabrica e incrementa las existencias.
◦Para obtener importantes descuentos por la compra de materiales en gran cantidad. Aprovechar esta
oportunidad contribuye a reducir los costes de los productos.
◦En general, las existencias de la empresa permiten compatibilizar mejor los ritmos de compras, producción y
ventas, suavizando las diferencias; de esta forma se puede aprovechar mejor las oportunidades de negocio y
reducir el efecto negativo de las amenazas (inflación, incremento inesperado de la demanda, incumplimiento en
el plazo de entrega, etc.).

Clasificación de Existencias: Cada almacén trabaja con productos clasificados según su uso y movimiento, el
proceso productivo y su obtención:

a) Según su uso y movimiento: Son materiales de uso cierto y constante que deben existir permanentemente en
los almacenes y cuya renovación se regula en función del consumo y el tiempo de demora en contar con ellos.
Se pueden descomponer en diversos almacenes, a saber:
◦Materias Primas: Se trata del almacenaje de materiales (acero, harina, madera, etc.) utilizados para hacer los
componentes del producto terminados.
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◦Componentes: Son aquellas partes o submontajes que se incorporan al producto final.

◦Materiales obsoletos: formado por materiales declarados fuera de uso, que no tienen movimiento o
posibilidades de consumo, por haberse dejado de utilizar en la empresa. Su permanencia en los almacenes
causa gastos y perdidas a la empresa por los espacios que ocupan.
◦Materiales para consumo y reposición: Tales como combustibles, lubricantes, aceites, productos de limpieza,
repuestos y productos para el mantenimiento, material de oficinas, etc.
◦Embalajes y envases: Los necesarios para el transporte y manutención en condiciones adecuadas, como son
los pallets, cajas, jaulas, bastidores u otros tipos de contenedores.

b) Según el proceso productivo: Son productos que provienen de planta, en general son los artículos que se
originan en las fases de fabricación y salen de la línea de producción; es decir son los productos que fabrica la
empresa. Se pueden descomponer en los siguientes almacenes:
◦Productos en curso de fabricación: Se trata de materiales y componentes que están experimentando
transformaciones o que están esperando en la planta entre dos operaciones consecutivas de su proceso de
fabricación.
◦Productos semiterminados: Son aquellos que han sufrido ya parte de las operaciones de producción y cuya
venta no tendrá lugar hasta tanto no se complete dicho proceso productivo.
◦Productos terminados: Son los artículos finales destinados bien al consumo final, bien a su utilización por otras
empresas.
◦Existencias sobrantes: Constituyen existencias sobrantes todos aquellos artículos que estando en buen estado
no son necesarios. Estas existencias deben salir del almacén, bien sea utilizándolo de otro modo al que en
principio estaba destinado, o bien, si es posible, devolviéndolo al proveedor, o si no hay otra solución, tirándolo.
Estos artículos no deben ser abandonados indefinidamente en el almacén.
◦Subproductos: De carácter accesorio y secundario a la fabricación principal. Se incluyen los residuos obtenidos
en los procesos de fabricación.
c) Según su obtención: Son artículos adquiridos en el extranjero y productos nacionales por medio de la
subcontratación.

ACTIVIDADES

1. Lea la información en grupo GAES.

2. Evidencia de Aprendizaje:
a) Qué diferencias encuentra entre los términos surtido, stocks y existencias.
 Stocks o existencias de una empresa al conjunto de materiales y artículos que se almacenan,
tanto aquellos que son necesarios para el proceso productivo como los destinados a la venta.
El stock, es la cantidad de mercancías depositadas, o las existencias de un determinado
producto, tanto en los almacenes como en la superficie de ventas. Surtido a la variedad de
artículos de una misma clase que una empresa ofrece a sus clientes (distintos modelos, distintas
tallas, distintos colores).
b) Defina los factores que inciden en la gestión del stock.
 La demanda: Toda gestión de stocks está fundamentada en un conocimiento lo más real
posible de la demanda. Se necesita hacer previsiones de las ventas que vamos a realizar y,
en función de cómo sean esas ventas, tendremos una gestión de stock u otra. No es lo
mismo gestionar el stock para cubrir una demanda que se mantiene constante a lo largo del
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año que para cubrir una demanda estacional, donde todas las ventas se concentran en
ciertas épocas del año.

 Nivel de servicio: También la gestión de stock influye en el servicio al cliente. Si, a causa de
una rotura de stock, parte de la demanda queda insatisfecha, es probable que esos
consumidores busquen ese mismo producto en la competencia. Al hablar de nivel de servicio
nos referimos a la satisfacción que proporciona la empresa a sus clientes. Tener un buen
nivel de servicio significa que los clientes encuentran el artículo que buscan en el momento
en que lo buscan.

 Los costes: Para que la gestión de stock sea la adecuada, estos costes deben ser óptimos,
de tal manera que nos garanticen la máxima rentabilidad. Los costes asociados a la gestión
de stocks son varios.
c) Enumere y explique las funciones que tienen los stocks en la actividad de una empresa.
 Escasez: En primer lugar, debemos considerar el stock como un recurso para evitar la
escasez. Ya los primeros graneros o almacenes faraónicos de Egipto se construyeron para
afrontar el futuro con mayor seguridad y evitar así posibles momentos de penuria. Esta
acumulación sirve, pues, para protegernos ante la posibilidad de que las provisiones lleguen
tarde o la demanda sea mayor de lo previsto.
 Economía de escala: En el caso de las empresas industriales, es necesario tener en cuenta
que el coste de producir cada artículo (el coste unitario) disminuye a medida que aumenta el
número de éstos. Así, la fabricación de grandes cantidades de producto puede servir para
abaratar los costes de producción y, finalmente, el precio de venta del producto. No
obstante, esto puede suponer un inconveniente si el coste de almacenaje aumenta tanto que
deja de compensar el ahorro obtenido.

 Razones comerciales: La acumulación de stocks es una garantía de que podremos cubrir la

demanda de un producto; dicho de otro modo, un motivo para almacenar es tener el artículo
disponible cuando lo demande el cliente. Hay que tener cuidado con esto, pues un stock
excesivo puede conllevar unos mayores costes de almacén, que repercutirán en el precio de
venta y, en consecuencia, en la demanda.
 Como hemos mencionado, el nivel de stock debe estar equilibrado. Esto supone que
debemos vigilar mucho la gestión de nuestro stock si queremos ser competitivos.
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 Razones financieras: Lograr un equilibrio entre las compras y las ventas para alcanzar la
máxima competitividad, regulando, mediante el almacenaje, el flujo de adquisiciones y
entregas.

d) Que es la rotación del stock, explique las ventajas de una alta rotación y que sucede en una empresa
con la baja rotación de sus stocks.
 Rotación del stock: Se entiende por rotación de stock el número de veces que un artículo
pasa por el proceso de venderse, salir del almacén y ser cobrado, en un periodo de tiempo,
recuperar así la inversión realizada al adquirirlo.
 Si un artículo rota tres veces en un mes, quiere decir que hemos recuperado tres veces el
dinero invertido en ese artículo y hemos obtenido un beneficio tres veces mayor.

 Las ventajas de tener una alta rotación son:

• Se pueden mantener unos precios más bajos si interesan por motivos comerciales.
• Una menor inversión en stock, ya que las existencias pasan menos tiempo en el almacén y,
por tanto, hay menos dinero inmovilizado en existencias.
• Al reducirse el stock medio, los costes de almacenamiento disminuyen.
• Es más difícil que las existencias se queden obsoletas.

 Por el contrario, los inconvenientes son:

• Mayor probabilidad de sufrir rotura de stock.
• Mayores costes de emisión de pedidos, manipulación, etcétera.
• Determinados descuentos por volumen de compra se pueden perder al realizar pedidos más
pequeños, aunque más continuos, ya que nuestros proveedores no nos harán esos
descuentos. Por ejemplo, por la compra de una sola vez de 1 000 unidades nos hacen un
10% de descuento.
e) Con ejemplos describa brevemente los factores que inciden en la gestión o administración del stock.
 Demanda: Aumento en el precio de una fruta debido a la sequia.
 Nivel de Servicio: En una tienda de ropa, restaurante, cafetería, entre otras, y en el lugar no
nos atienden con agrada, decidimos no volver por la mala atención al cliente.
 Costes: Una empresa de yogures, de nada le sirve que tenga la cantidad de producto, si no
le garantiza ninguna rentabilidad.
f) Elabore un cuadro comparativo entre el inventario y las existencias.
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INVENTARIO EXISTENCIAS

Son la variedad de materiales que se utilizan
en la empresa y que se guardan en sus
almacenes a la espera de ser utilizados.
Los inventarios varían en razón de su consumo
o la venta de cada artículo que los componen,
lo que da lugar al movimiento de existencias
por ingresos de nuevas cantidades y salida de
esta solicitud, produciendo la rotación de los
materiales y la generación de utilidades en
función de dicha rotación.
Son todos aquellos materiales que una empresa
tiene depositados en sus almacenes.
Analizar sus existencias en relación a su
variedad y cantidad, para clasificarlas de
acuerdo a las características que cada artículo o
grupo de artículos presentan, con el fin de
facilitar el control.

g) Describa porque es importante disponer de recursos variados en una empresa

La empresa necesita disponer de recursos almacenados por muy diversos motivos:
 Para evitar una ruptura de stocks, es decir, no quedarse sin productos si hay un
incremento inesperado de la demanda, ya que esto podría provocar que algunos clientes
se fueran a la competencia.

 Porque pueden existir diferencias importantes en los ritmos de producción y distribución

cuando la demanda dependa de la época del año. Por ejemplo, una empresa que fabrica
abrigos tiene demanda en los meses de invierno; por tanto, durante los meses de
primavera y verano fabrica e incrementa las existencias.

 Para obtener importantes descuentos por la compra de materiales en gran cantidad.

Aprovechar esta oportunidad contribuye a reducir los costes de los productos.

En general, las existencias de la empresa permiten compatibilizar mejor los ritmos de compras,
producción y ventas, suavizando las diferencias; de esta forma se puede aprovechar mejor las
oportunidades de negocio y reducir el efecto negativo de las amenazas (inflación, incremento
inesperado de la demanda, incumplimiento en el plazo de entrega, etc.).

h) Para cada caso de clasificación de las existencias enuncie un ejemplo o describa un producto.
Clasificación de Existencias: Cada almacén trabaja con productos clasificados según su uso y
movimiento, el proceso productivo y su obtención:
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Proceso: Gestión de la Formación Profesional Integral
Procedimiento: Ejecución de la Formación Profesional Integral

1) Según su uso y movimiento: Son materiales de uso cierto y constante que deben existir
permanentemente en los almacenes y cuya renovación se regula en función del consumo y
el tiempo de demora en contar con ellos.
 Embalajes y envases: Los necesarios para el transporte y manutención en condiciones
adecuadas, como son los pallets, cajas, jaulas, bastidores u otros tipos de contenedores.
2) Según el proceso productivo: Son productos que provienen de planta, en general son
los artículos que se originan en las fases de fabricación y salen de la línea de producción; es
decir son los productos que fabrica la empresa.
 Productos en curso de fabricación: Se trata de materiales y componentes que están
experimentando transformaciones o que están esperando en la planta entre dos
operaciones consecutivas de su proceso de fabricación.
Según su obtención: Son artículos adquiridos en el extranjero y productos nacionales por
medio de la subcontratación
i) Socialice.

4. EVALUACIÓN:

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Observaciones:

Recomendaciones:

Juicio de Valor:

Observaciones del evaluado:

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Ciudad y Fecha:
Instructor (a):________________________________________

Aprendiz(a):___________________________________________