DOCUMENTO 2

3) Descripción del trabajo y tareas a realizar en la empresa con el perfil de

Técnico en Gestión Administrativa.

El técnico en gestión administrativa es el profesional encargado de

los procedimientos de gestión que engloba una empresa así como de su
personal a través de distintas aplicaciones informáticas y técnicas de
organización.

Este profesional está preparado para llevar a cabo  actividades de apoyo

administrativo en el ámbito laboral, contable, comercial, financiero y fiscal, así
como para realizar labores de atención al cliente tanto en empresas públicas
como privadas, independientemente de su tamaño o sector, aplicando la
normativa vigente y protocolos de calidad, asegurando la satisfacción al
cliente y actuando según normas de prevención de riesgos laborales y
protección ambiental.

De manera general las tareas de un gestor administrativo serán las siguientes:

 Tramitar documentos o comunicaciones internas o externas en los

circuitos de información de la empresa.

 Elaborar documentos y comunicaciones a partir de órdenes recibidas o

información obtenida.

 Clasificar, registrar y archivar comunicaciones y documentos según las

técnicas apropiadas y los parámetros establecidos en la empresa.

 Registrar contablemente la documentación soporte correspondiente a

la operativa de la empresa en condiciones de seguridad y calidad.

 Realizar gestiones administrativas de tesorería, siguiendo las normas y

protocolos establecidos por la gerencia con el fin de mantener la liquidez de
la organización.

 Efectuar las gestiones administrativas de las áreas de selección y

formación de los recursos humanos de la empresa, ajustándose a la
normativa vigente y a la política empresarial, bajo la supervisión del
responsable superior del departamento.
 Prestar apoyo administrativo en el área de gestión laboral de la
empresa ajustándose a la normativa vigente y bajo la supervisión del
responsable superior del departamento.

 Realizar las gestiones administrativas de la actividad comercial

registrando la documentación soporte correspondiente a determinadas
obligaciones fiscales derivadas.

 Desempeñar las actividades de atención al cliente/usuario en el ámbito

administrativo y comercial asegurando los niveles de calidad establecidos y
relacionados con la imagen de la empresa /institución.

Un Técnico en Gestión Administrativa está formado para desempeñar

diferentes ocupaciones ya que ha sido preparado en los diferentes campos o
aspectos que abarcan los estudios relacionados con la administración de
empresas tales como: contabilidad, comunicación y atención al cliente,
operaciones administrativas de compra-venta, y gestión de tesorería entre
otras. En este documento nos centraremos en describir las actividades y
tareas que lleva a cabo un Auxiliar Administrativo en de cobros y pagos.

Denominamos gestión de cobros y pagos aquellas tareas administrativas y

financieras que forman parte de la tesorería y que se encargan de las tareas
de previsión, control, conciliación y reclamación de los flujos monetarios en la
empresa.

Esta parte es la rama de la gestión financiera en el área de tesorería cuya

responsabilidad va encaminada a llevar un control y buena planificación en
los cobros de los clientes en cuanto las facturas, y de los pagos a los
proveedores por servicios varios.  La importancia de esta área en las
organizaciones se centra en el control de los flujos de dinero realizados en la
empresa, ya que gestiona las entradas de efectivo por parte de los clientes
así como las salidas de dinero para el pago a proveedores. Asimismo, en
ocasiones también se realizan pagos a clientes y se recibe dinero de
proveedores, por lo que es importante contar tener una correcta coordinación
entre ambas áreas (cobros y pagos) para llevar un buen control.

Aunque esta área pertenece a un mismo campo, puede diferenciarse

fácilmente en cobros y pagos, cuyos perfiles son distintos:
 Por una parte se encuentra la gestión de los cobros, cuya
responsabilidad es la de controlar, gestionar y llevar una relación con el cliente
en cuanto a los saldos con éste (ventas de mercadería y prestación de
servicios) y la realización de los pagos (contrapartida en las transacciones de
dinero).
 En otro lado se encuentra la gestión de pagos, relacionada con la
interacción con los servicios y transacciones con proveedores. Su relación es
diferente a la de clientes, porque es el cliente del anterior, teniendo distintas
condiciones comerciales y económicas a la de nuestros clientes, por lo que
dependiendo de esas condiciones, trataremos de gestionar de una forma
diferente.

Cómo llevar la gestión de cobros y pagos de una empresa

La gestión de cobros y pagos en la empresa es uno de los principales factores

en la gestión de ésta. Cuando se habla de gestión de cobros y pagos, es para
hablar de cómo se manejan las obligaciones que se deben pagar o los
derechos en el cobrar. Estos son una de las principales partes de los negocios
y uno de los principios en los que se basan las relaciones comerciales.

Entonces, ¿en qué consiste la gestión de cobros y pagos?

Todas las empresas tienen como obligación gestionar los ingresos y pagos de
forma distinta. Por eso, es fundamental tener claro que las compañías son
diferentes entre ellas, de modo que no todas usen el mismo sistema.

Eso no quiere decir que no se puedan establecer una serie de criterios en el

momento de gestionar la tesorería para controlar la actividad de la empresa.

¿Qué aspectos se deben considerar en la gestión de cobros y pagos?

Todas las empresas tienen una serie de gastos y obligaciones con los
proveedores que tienen. Por el otro, tienen clientes que son los que dan los
ingresos a las compañías. Es por eso que en la gestión de la tesorería se
tienen que dividir las facturas en dos grupos o categorías que son: emitidas y
recibidas. De esta manera, las operaciones se encuentran debidamente
documentadas.

Gracias a tener todos los ingresos y pagos bien apuntados, es más fácil de
saber cómo van. De esta manera, puedes llevar el control de los ingresos que
te deben y los gastos que debes cubrir ahora y las transacciones que quieras
hacer según cómo es el presupuesto.

Uno de los principales elementos que se necesita para que el manejo de pagos
y cobros sea bueno es el de poner una fecha en que se tienen que realizar. En
el momento de cobrar y pagar, lo mejor que se puede hacer tener
notificaciones para conocer si no se hacen estos en el momento que toca. Por
esto, es muy importante que se lleve a cabo la buena gestión de los egresos,
ya que normalmente se necesita cobrar antes de cumplir con las necesidades
que tenga la compañía.

Para verlo claramente se propone este ejemplo: imaginamos que tenemos

que pagar a los proveedores 5.000 euros en los próximos 45 días, pero vamos
a cobrar 15.000 euros en los próximos 30 días. Como mínimo, nos tienen que
haber pagado 5.000 euros para que podamos hacer el pago con puntualidad.

¿Cómo se puede mejorar la gestión de cobros y pagos?

Cobrar las facturas de tus clientes es fundamental si quieres cumplir con los
gastos de estructura, los pagos de las nóminas y hacer frente a impuestos. Si
tu compañía no tiene suficiente dinero, no puedes actuar como lo harías
normalmente. Es decir, seguramente tienes problemas y deudas

. Es por eso fundamental tener una buena gestión de cobros. Uno de los
sistemas que se utiliza en la actualidad es la venta a crédito. Con este el
proveedor se compromete a hacer la entrega de los productos o servicio a
cambio de una promesa de pago en el futuro.
Algunas ideas para mejorar la gestión de cobros y pagos (ya que pagar a
tiempo también es muy importante) son:

 Usar un programa de gestión de cobros y pagos para poder agilizar la

tarea.
 Conocer si tus clientes tienen dinero antes de hacer nada con ellos. la
solvencia de tus clientes antes de empezar a trabajar con ellos.
 Tienes que poner algún tipo de penalización si los clientes no pagan a
tiempo.
 Dar bonificaciones si se paga antes. De esta manera, se incentiva el
pago de las facturas.
 Precisar si se necesitan buscar otras vías para poder pagar.
 Organizar la tesorería de tal modo que siempre haya una remanente
para situaciones de emergencia
¿Qué sistemas de control existen para las empresas?

Para solucionar los problemas de control sobre la gestión de cobros y pagos,

existen diferentes sistemas de control:

Factoring
Una entidad financiera externa se encarga de gestionar las deudas de los
clientes y así ayudan que se paguen las deudas que se tiene con una
compañía. En estas situaciones el plazo para cobrar es de unos 6 meses. De
esta manera, la empresa puede reducir los tiempos de cobro y pagos de las
operaciones mercantiles.

Es muy importante para cualquier sociedad tener efectivo. Así es cómo se

pueden hacer las transacciones diariamente.

Confirming
Como en el sistema anterior, también se confía la gestión de cobros y
pagos a una entidad financiera. La diferencia con el factoring es que el banco
solo se encarga de los pagos que haces a tus proveedores. Es imprescindible
que se sepan cuáles son los pagos. Es decir, que si te retrasas en los mismo,
vas a ir sumando más deudas a la larga, por lo que la empresa se va
descapitalizando. Ésta es una de las razones por las que se creó el confirming.

Seguro de crédito
Mediante este sistema la empresa paga una cantidad de forma mensual. Así,
en el caso que no tenga suficiente dinero porque alguien no le ha pagado, se
puedan cubrir las pérdidas que hay. De esta manera, no se pierde dinero si un
cliente no paga.

Departamento de gestión de cobros y pagos

A través de este departamento se hace un control y administración de los

cobros y pagos. Es por eso que se gestiona el dinero de manera que en todo
momento la empresa conoce cuál es la situación en tesorería.

Nuevas tecnologías
Con las nuevas tecnologías se puede saber cuál es el estado de tesorería en
todo momento. Éstas ayudan a tener una fotografía real del estado de efectivo
de la empresa en cualquier momento.