Republica Bolivariana de Venezuela
Misterio Del Poder Popular Para La Educación
I.U.P.G: Instituto Universitario De Profesiones Gerenciales
Asignatura: Informática II
Informe
de
Excel
Profesor: Autor:
Luis Checa Iriana Guerrero
C.I.V-26.601.591
Caracas, septiembre 2020
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Indicé
Contenido Páginas
Introducción ---------------------------------------------------------------------------------1
Excel----------------------------------------------------------------------------------------- 2
Características Generales de Excel----------------------------------------------------- 2, 3,4
Descripción principal de La Pantalla-----------------------------------------------------5,6
Formato y Tipos de Datos------------------------------------------------------------------6,7
Operador de Cálculos y su prioridad-----------------------------------------------------7, 8,9
Herramientas para la validación de datos--------------------------------------------------10
Como dar formato condicional a un grupo de celdas-------------------------------------10
Como Crear Listas Desplegables-------------------------------------------------------------11
Como crear y dar formato a un gráfico.-----------------------------------------------------12
Conclusión------------------------------------------------------------------------------------- 13
Bibliografía------------------------------------------------------------------------------------- 14
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Introducción
El presente trabajo trata sobre Excel con esto quiero dar a conocer la importancia que
tiene está hoja de cálculo, ya que por medio de ella nos podemos guiar para realizar
operaciones matemáticas, gráficas y hojas de cálculos
Tiene como función dar y crear datos específicos de una investigación, siendo así que
mediante los gráficos podemos explicar una información veraz y detallada.
Su primordial objetivo es familiarizarse para poder y aprender mejores determinaciones
generales de una hoja de cálculos
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Excel
Es uno de los productos de Microsoft Office, debido a que su software le permite crear
tablas, calcular y analizar datos. A este tipo de software llamamos software de hoja de
cálculo.
No es más que una hoja de cálculo en la que se realizan ejercicios aritméticos. Como
por ejemplo, balances, cálculos de calificaciones escolares o universitarias y todo
aquello similar a estos procedimientos.
Fue creada en 1982 con el nombre de Multiplan se volvió muy popular en los sistemas
CP/M, pero en los sistemas MS-DOS perdió popularidad frente al Lotus 1-2-3 de
Machintosh. Microsoft publicó la primera versión de Excel para Mac en 1985, y la
primera versión de Windows en 1987. A casi 23 años de su desarrollo Excel es líder en
cuanto a hojas de cálculo en el mundo.
Características Generales del Excel
Las características más comunes y sobresalientes del Excel son su presentación en
cuadrículas llamadas celdas, sus funciones de automatización de cálculos con
numerosas fórmulas y la posibilidad de crear presentaciones de gráficas.
Desarrollado por la compañía Microsoft a mediados de los años 80, es un programa de
hoja de cálculo electrónica para computadoras y otros dispositivos similares, usado para
el almacenamiento, organización y manipulación de datos y el manejo básico de Excel
se ha convertido en el requerimiento obligatorio del Curriculum Vitae, ya que es una
habilidad extra en el funcionamiento de Excel.
El Excel se caracterizan por:
Celdas: La casilla marcada es una celda, concretamente la C4, ya que
coincide con la columna C y la fila 4 es una matriz bidimensional de
columnas y filas entrecruzadas que forma la famosa y conocida
cuadrícula
de la presentación de Excel. La información se introduce en las celdas,
que es el pequeño rectángulo donde cada fila y columna se encuentran.
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Las columnas, están dispuestas de manera vertical e identificadas por
letras de izquierda a derecha en la fila guía ubicada en el tope.
Las filas están presentadas horizontalmente y se numeran cardinalmente de arriba
hacia abajo en la columna guía a la izquierda de esta manera, cada celda es fácilmente
identificable con la letra y el número de la columna y fila que le corresponda, con un
simple click en la celda deseada, Excel te permite seleccionar para comenzar a
introducir tanto letras como números.
Hoja de trabajo: Es el nombre que se le da a la sábana completa de
cuadrículas donde están todas las celdas. Las últimas versiones del
programa manejan 1.048.576 filas y 16.348 columnas, desde la ‘A’ hasta
la última identificada con las letras ‘XFD’. Las hojas de trabajo están
identificadas en la parte inferior izquierda con unas etiquetas que pueden
renombrarse a la necesidad del usuario.
Libros de trabajo: Es el nombre común de los archivos de Excel los
cuales pueden contener varias hojas de trabajo. Para cambiar entre hojas
de trabajo basta con seleccionar las etiquetas ubicadas abajo y a la
izquierda de la pantalla del programa. Tradicionalmente los libros de
trabajo eran guardados en archivos con la extensión ‘.XLS’, pero desde
la versión del 2007 la extensión cambió a ‘.XLSX’.
Fórmulas: Además de números y texto las celdas pueden contener
fórmulas y esta es la peculiaridad que hace de Excel una hoja de cálculo por
excelencia. Con las fórmulas, Excel presenta el resultado de una operación
matemática en la celda seleccionada. Por ejemplo: al escribir “=3+5” en una
celda, el programa mostrará el número “8”.
Esta función es principalmente usada para realizar cálculos con los
datos numéricos insertados en las celdas. Al ingresar dentro de la fórmula la
identificación de las celdas involucradas, el programa realiza la operación, y
también mantiene los resultados actualizados en caso de que las cifras en las
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Celdas involucradas cambien.
Ejemplo: al escribir en la celda C3 la fórmula “=A3+B3”, Excel sumará los
valores que haya en las celdas A3 y B3 y mostrará el resultado en C3.
Si los valores fueras 3 y 5 respectivamente, el resultado sería 8. Si se
cambiase 5 por 9 en la celda B3, el resultado en C3 se actualizaría a 12.
Funciones: Excel ofrece una serie de funciones predeterminadas más
complejas y especializadas que pudieran agregarse a las fórmulas, como por
ejemplo operaciones matemáticas y trigonométricas como la resta, seno y
coseno; financieras como descuentos y tasas; y otras funciones estadísticas,
referenciales y lógicas.
Gráficas: Excel permite presentar visualmente los datos de una hoja
de trabajo con diferentes tipos de gráficas. Dependiendo del
propósito, el programa ofrece gráficas de barra, circulares o tortas,
gráficas de línea, de área y de dispersión XY.
Tablas de Excel: Es una herramienta de almacenamiento estructural
de datos tabulares en una selección de columnas y filas que el el
programa mantiene independiente de la hoja de trabajo, para el
posterior manejo por parte del usuario.
Tablas dinámicas: También llamadas tablas pivote, permite el
análisis de grandes cantidades de datos dentro de las hojas de trabajo
para luego presentarlos en reportes complejos o tablas sin necesidad
de escribir formulas.
Marcos: Son pequeños programas que se escriben en lenguaje de
programación de Visual Basic o “VBA” (Visual Basic for Applications) que
Y ayudan a la automatización de procesos las operaciones.
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Es una característica para usuarios avanzados que permite programar conectividades en
las bases de datos, hacer analíticos, formularios, algoritmos, filtros, búsquedas web,
entre otros.
Descripción principal de La Pantalla
Al iniciar Excel aparece una pantalla donde muestras sus componentes fundamentales
tales como:
a.- Barra de título contiene el nombre del documento sobre el que se está trabajando en
ese momento. Cuando creamos un libro nuevo se le asigna el nombre provisional
Libro1, hasta que lo guardemos y le demos el nombre que queramos. En el extremo de
la derecha están los botones para minimizar, restaurar y cerrar.
b.- Barra de menú es el sistema central de Excel ya que ahí se encuentran casi todas la
funciones de Excel contiene las operaciones de Excel, agrupadas en menús
desplegables. Al hacer clic en Insertar, por ejemplo, se verá las operaciones
relacionadas con los diferentes elementos que se pueden insertar en Excel. Todas las
operaciones se pueden hacer a partir de estos menús. Pero las cosas más habituales se
realizan más rápidamente a partir de los iconos de las otras barras. El icono con la cruz,
del extremo derecho, nos permite cerrar el libro actual.
c.- Barra de herramientas estándar incluye botones que son métodos abreviados para los
comandos más utilizados. Contiene botones para las herramientas que se usa con más
frecuencia, tales como guardar, abrir e imprimir libros.
d.- Barra de formato puede cambiar el aspecto de su hoja de cálculo y de sus números;
como los números representan tanto dentro de todo lo que contiene una hoja de cálculo,
Excel dispone de varios botones para dar formato a los mismos. Los otros botones para
dar formato funcionan como se espera.
Los comandos de formato se aplican generalmente a toda la celda. También puede dar
formato solamente a una parte del texto contenido dentro de la celda (fuente, tamaño de
fuente, estilos, color), pero en cambio, los formatos de números, alineamientos y
sangrías solo se aplican a la celda íntegra. Los alineamientos y sangrías son aplicados
solo dentro de la celda y no a través de toda la página u hoja de cálculo.
e.- Barra de fórmula permite ver, escribir y editar datos en la celda seleccionada. Si la
celda contiene una fórmula, se mostrará aquí. Si hay una fórmula se mostrará el
contenido de la celda. El contenido de la celda se puede editar directamente en las
celdas o en la barra de fórmulas.
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f.- Cuadro de Nombre muestra la dirección de la celda activa. Por ejemplo, la celda
seleccionada en la siguiente imagen es en la intersección de la columna A y fila 15.
"A15" aparecerá en el cuadro Nombre, que indica que la celda activa es la A15. El
contenido de la celda seleccionada aparece en la barra de fórmula a la derecha del
cuadro nombre.
g.- Celda activa es la que se pueden introducir datos; números, palabras símbolos, en
este caso la B3.
h.- Barra de estado está activada aparecerá en la parte inferior de la pantalla. Para
activar la barra de estado, en caso de que no lo este, se siguen los siguientes pasos
- Seleccione ver de la barra de menús.
-Hacer clic para abrir el menú desplegable.
-En el menú desplegable, desplazase hasta " barra de Estado" luego marcar la casilla de
verificación
-La barra de Estado debe aparecer en la parte inferior de la pantalla.
-Se verá la palabra listo en el lado izquierdo de la pantalla y NUM del lado derecho.
Esto los indicará que Excel está en modo Listo y esperando el siguiente comando.
i.- Etiquetas de hojas las barras de desplazamiento vertical y horizontal están
disponibles para ayudarnos a desplazarnos en las hojas de cálculo.
La pantalla principal muestra una matriz de dos dimensiones, es decir, está formada por
filas y por columnas. De esta manera se forman pequeños recuadros que conocemos
como celdas donde cada una de ellas tendrá una dirección única que estará conformada
por la columna y la fila a la que pertenece, es decir, la dirección será una letra
(columna) y un número (fila). Por ejemplo, la celda superior izquierda de la matriz tiene
la dirección A1.
Formato y Tipos de Datos
Los formatos Formato: Son la acción de cambiar la apariencia del contenido de una
celda u hoja. Por lo general la aplicación del formato está orientado al cambio de
Fuente: Ayuda a cambiar el tipo de fuente (Letra) de los datos en la hoja.
Tamaño: Ayuda a cambiar el tamaño de la fuente en la celda, a medida se cambie el
tamaño de la fuente será necesario tener que cambiar el ancho de la columna para que la
información siempre se muestre completa dentro de la celda.
Relleno: Cambia el color de fondo de una celda.
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Borde: Ayuda a establecer los contornos de las celdas, si no se establecen los bordes al
momento de imprimir las divisiones de las celdas que se muestran en la pantalla no se
verán en el papel,
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así si el usuario necesita tener estas divisiones en el papel será necesario que establezca
un borde en las celdas.
Número: Ayuda a que un número cambie su apariencia visual ya que Excel
internamente lo seguirá manejando como un número. Por ejemplo: si se
digita una fecha en formato corto (15/12/2009) Excel lo verá internamente
como un número de serie (40162), aun cuando se muestre como las fechas
que nosotros conocemos, este número de serie indica la cantidad de días
desde (01/01/1900) hasta la fecha que se ha digitado en la celda, lo cual le
permite realizar cálculos con respecto a fechas.
Alineación: Permite dar la orientación del contenido de una celda con
respecto a ella. Las alineaciones de una celda son horizontales y verticales.
Además se puede escoger para cambiar el sentido de inclinación del texto
dentro de la celda.
Tipos de Datos: Es la información que se introduce dentro de una celda este
puede ser:
Numérico: Es todo aquel dato que se utiliza para realizar operaciones.
Texto: Es todo aquel dato que se utiliza para reunir una información o para
etiquetar la información de una hoja.
Fórmula: Toda operación realizada por el usuario.
Función: Operación definida dentro de Excel, las cuales poseen nombres
específicos y representativos con el cual el usuario puede intuir el resultado.
Las funciones poseen las siguientes partes.
Nombre de función: Define por lo general las operaciones a realizar.
Paréntesis de Apertura: Da inicio al uso de la función.
Argumentos: Define los datos necesarios para que la función pueda
devolver resultados. Paréntesis de Cierre: Define la finalización de una
función.
A diferencia de los datos numéricos y textos, las fórmulas y las funciones se
deben iniciar con el signo = y en la celda se mostrará el resultado de la
operación no la información de la operación con la que se obtuvo el
resultado.
Operador de Cálculos y su prioridad
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Los operadores especifican el tipo de cálculo que desea realizar en los
elementos de una fórmula, como suma, resta, multiplicación o división.
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Tipos de operadores: Existen cuatro tipos de operadores de cálculos:
A) Operadores aritméticos: Para realizar operaciones matemáticas básicas
como suma, resta o multiplicación, o bien para combinar números y generar
resultados numéricos
B) Operadores de comparación: Con los operadores de la tabla siguiente, puede
comparar dos valores. Cuando se comparan dos valores mediante estos
operadores, el resultado es un valor lógico verdadero o falso.
C) Operador de concatenación de texto: Use el símbolo de "y" comercial (&) para
unir o concatenar una o más cadenas de texto con el fin de generar un único
fragmento de texto.
D) Operadores de referencia: Combine rangos de celdas para los cálculos con estos
operadores.
Prioridad de operadores
Si se combinan varios operadores en una única fórmula, Excel ejecutará las operaciones
en el orden que se indica en la siguiente tabla. Si una fórmula contiene operadores con
la misma prioridad (por ejemplo, si una fórmula contiene un operador de multiplicación
y otro de división), Excel evaluará los operadores de izquierda a derecha.
Defina:
a.)Libro: Libro de trabajo en blanco o el libro de trabajo predeterminado de Excel que
contiene tres hojas de cálculo.
b.) Hoja de cálculo: El área de trabajo para calcular datos, compuesta de columnas y
filas separadas por líneas de división.
c.) Filas: Son las filas que vemos en forma horizontal, representadas por números. Una
hoja de trabajo contiene 65,536 filas.
d.) Columnas: Son las filas que vemos en forma vertical representadas por letras de la A
a la Z. Por ejemplo: AA, AB, AC- AZ; BA, BC, -B; CA, CB, CC-CZ. Una hoja de
trabajo contiene 256 columnas.
e.) Celda: Es la intersección entre una columna y una fila en una hoja de cálculo. La
celda adquiere el nombre de por ejemplo A1, primero se menciona la columna y luego
la fila a esto se le llama referencia de celda. La celda tiene aproximadamente una
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capacidad de 8.43 caracteres. Excel admite hasta 32,000 caracteres en una entrada de
celda.
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f.) Celda activa: Cuando colocamos el cursor, el recuadro se oscurece señalando que
ésta es la celda donde vamos a trabajar. En la barra de fórmula se ve reflejada dicha
información a medida que se introducen datos en la hoja de cálculo.
g.) Referencia Relativa de Celda: Ubicación de la celda a la que se hace referencia en
una fórmula copiada, y que cambia en base a la nueva ubicación de la fórmula copiada.
Ejemplo: La fórmula =B4+B5 escrita en la columna C se convierte en = C4+C5, cuando
se copia a la columna D se convierte en =D4+D5 y así sucesivamente.
h.) Fórmula: Instrucción para calcular un número. Se inserta en la celda en la que debe
aparecer una respuesta. Después de insertada la fórmula se mostrará la respuesta en la
celda y la fórmula en la barra de fórmulas. Las fórmulas deben estar precedidas por un
Signo de igual (=). Ejemplo: =C3+C4+C5.
i-) Función: La fórmula predefinida que depende de valores específicos para
ejecutar un cálculo especial. Una función contiene los siguientes elementos:
- El signo de igual (=) inicia la función.
- El nombre de la función con letras mayúsculas o minúsculas.
- Un paréntesis de apertura separa los argumentos del nombre de la función.
- Los argumentos identifican los datos necesarios para ejecutar la
función.
- Un paréntesis de cierre termina el argumento. Ejemplo: =Sum (A1:A40)
j.) Argumento: Parte de una fórmula que contiene los valores específicos
necesarios para ejecutar la función.
k.) Rango en Excel: Es un conjunto de celdas adyacentes que se pueden
seleccionar para realizar la misma operación con todas ellas. Esa agrupación
facilita aplicar formatos comunes, ordenar elementos o llevar a cabo otras
tareas de la hoja de cálculo
l.) Matriz: Es un conjunto de datos organizados en filas y columnas, una
hoja Excel tiene forma de una gran matriz porque está divida en filas y
columnas
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Herramientas para la validación de datos
La herramienta Validación de Datos de Excel permite tener el control de la información
que se debe ingresar a una celda, el objetivo principal de la herramienta Validación de
Datos es, RESTRINGIR el ingreso de información, limitándola a una lista o a la
aplicación. Es útil cuando desarrollamos cuadros en Excel para que otro usuario los
manipule o ingrese datos, la idea es limitarlo a que el ingreso de datos sea de forma
uniforme, para evitar correcciones posteriores innecesarias.na fórmula, que desarrolle la
restricción.
Por decir, a una celda le aplico validación de datos para restringir el ingreso de
números, sólo queremos que se ingresen números enteros.
Como dar formato condicional a un grupo de celdas
El formato condicional en Excel es una funcionalidad de gran utilidad al momento de
realizar el análisis de datos ya que puedes dar un formato especial a un grupo de celdas
en base al valor de otra celda. Esto te permitirá aplicar un tipo de fuente específico o un
color de relleno diferente para aquellas celdas que cumplan con ciertas reglas y así
poder identificarlas fácilmente en pantalla. El formato condicional permite establecer
hasta tres condiciones para definir el estilo que se aplicará a una determinada celda
Tan sólo debes seguir los siguientes pasos:
Selecciona la celda o rango de celdas.
Activa el diálogo Formateo condicional desde el menú Formato - Formateo condicional.
Activa Condición 1.
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Selecciona La fórmula.
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Como Crear Listas Desplegables
Las listas desplegables en Excel nos ayudan a garantizar que los usuarios elegirán un
solo valor de la lista en lugar de ingresar sus propios valores.
De esta manera, evitamos un problema de consistencia en los datos ya que, si cada
usuario ingresa un valor diferente, necesitaremos aplicar procesos de transformación y
limpieza de datos los cuales podrían ser altamente complejos. Las listas desplegables son
una característica de la validación de datos en Excel que, entre muchas otras cosas, nos
permite convertir una celda de nuestra hoja en una lista desplegable. La siguiente
imagen muestra una lista desplegable ubicada en la celda B2
Al momento de activar la celda que contiene la lista desplegable, Excel muestra un
botón a la derecha de la celda para indicar que dicha celda contiene una lista. Al hacer
clic en el botón con flecha, se muestra una pequeña ventana que contendrá todos los
valores de la lista y de los cuales se podrá elegir uno solo.
Para crear una lista desplegable debemos colocar la lista de elementos dentro de un
rango de celdas y posteriormente indicar dicho rango como el origen de datos de la lista.
A continuación, enlistaré los pasos exactos que debemos seguir:
1.- Colocar la lista de elementos dentro de un rango de celdas.
2.- Seleccionar la celda donde necesitamos crear la lista desplegable.
3.- Hacer clic en Datos, Herramientas de datos
4.-. En el recuadro Origen debemos indicar el rango donde se encuentran los elementos
de la lista.
5.- Hacer clic en el botón Aceptar, Excel habrá creado la lista desplegable. Al momento
de seleccionar la celda B2, y hacer clic en el botón de flecha, se mostrará la lista
desplegable.
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Como crear y dar formato a un gráfico.
Al seleccionar un gráfico de Excel se muestra la ficha contextual Formato la cual
contiene una gran cantidad de comandos que permiten aplicar un formato a cualquier
parte del gráfico. Para poder aplicar el formato debes seleccionar primero la parte del
gráfico que deseas modificar.
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Conclusión
Excel es una aplicación Microsoft Office cuya finalidad es la realización de cálculos
sobre datos introducidos en la misma, así como la representación de estos valores de
forma gráfica, a estas capacidades se suma la posibilidad de utilizarla como base de
datos.
Excel trabaja con hojas de cálculo que están integradas en libros de trabajo.
Un libro de trabajo es un conjunto de hojas de cálculo y otros elementos como gráficos,
hojas de macros, etc.
Su estructura está organizada en filas y columnas, cuando se juntan estas dos, se forma
una celda.
Cada una de las hojas de cálculo Excel es una cuadrícula rectangular que tiene 16.384
filas y 256 columnas. Las filas están numeradas desde el uno y las columnas están
rotuladas de izquierda a derecha de la A a la Z, y con combinaciones de letras a
continuación.
La ventana muestra sólo una parte de la hoja de cálculo. La unidad básica de la hoja de
cálculo es una celda. Las celdas se identifican con su encabezamiento de columna y su
número de fila. La hoja de cálculo se completa introduciendo texto, números y fórmulas
en las celdas.
Con estos programas puedes realizar cálculos aritméticos, estadísticos y organización de
bases de datos.
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Bibliografía
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