TALLER: REALIZACIÓN DE LA AUDITORÍA

INTERNA

a- Identifique el objetivo y convoque, mediante la realización de un

memorando, a la asistencia de la “reunión de apertura”. Diseñe un
formato para la corroboración del personal asistente, en éste
mismo formato se debe plantear, además de otros aspectos
(objetivo de la auditoría, criterios de auditoría, fecha, proceso o
actividad a auditar, observaciones, etc.), una columna para la firma
de los asistentes a la reunión de apertura y cierre de la auditoría.
RTA:
 Memorando

Fecha 17 de mayo de 2020

EMPRESA: XYZ

Representante o quien haga las veces.

De: Equipo Auditor del área Gerencia de Calidad

ASUNTO: Verificar el cumplimiento del Sistema de Gestión de Calidad de la

empresa XYZ con respecto al proceso de compras .

Cordial saludo, me dirijo a usted para informar que el equipo auditor de Gerencia de
Calidad realizará la Auditoria Interna de seguimiento al proceso de compras. El
objetivo es verificar y evaluar la aplicación de los procesos y procedimientos del
proceso anteriormente mencionado con respecto a los criterios de auditoria, los
cuales son:
o Manual de Calidad
o Políticas de compras
o Manual de Procedimientos
o Registro de compras
La visita será realizada por un equipo de tres (3) auditores de calidad y debe ser atendida
en primera instancia por el Coordinador del departamento encargado de proceso de
compras y el área de calidad, con una duración de 7 horas, en las instalaciones de la
empresa; se realizara la reunión de apertura el 20 de mayo de 2020 a las 8:45 am y se
realizara la reunión de cierre el 24 de mayo de 2020 a las 4:30 pm.
Adjunto envió la lista de Chequeo y procedimiento establecido en el sistema de gestión
de calidad de la empresa para el proceso en cuestión. En caso de tener alguna
observación o aclaración a la presente comunicación, por favor comunicarla al líder del
grupo auditor, quien es el señor: Juan Perez, antes del 20 de mayo de 2020. Por favor
indique en la columna correspondiente, el nombre, cargo y firma de las personas que
atenderán al equipo auditor. Así mismo, para la reunión de apertura de la auditoria le
agradezco invitar a las personas relevantes del área que será auditada. Para la reunión
inicial es importante disponer de la documentación, condiciones de seguridad y salud
ocupacional aplicables a su área. La información que se conozca por la ejecución de
esta auditoria será tratada confidencialmente, por parte del equipo auditor.

Atentamente,

Gerencia de Calidad y contratación

Auditore FORMATO DE ACTA DE ASISTENCIA

s REUNIÓN DE APERTURA

M&G
ACTA 01
OBJETIVO: Verificación de auditoria interna cumpliendo con el Sistema de Gestión de
la Calidad de la empresa Consultorio Odontológico Luis Carlos Pedraza Castillo
FECHA DE REUNIÓN:
Mayo 20 del 2020
Hora: 8:45a.m.
Lugar:
Auditorio
Responsable: Martha Girón
Alcance:
Verificar la Actividades realizadas en consulta externa lo que va transcurrido del año
2020 basadas en la planeación estratégica

Criterios a tener en cuenta:

Normatividad ISO 19011:2015 Criterios Ítem # 5-7

Se tendrán en cuenta:
 Manual de procedimientos
 Política de seguridad del paciente
 Protocolo lavado de manos
 Manual de historia clínica
 Guía de apacitaciones establecidos por la empresa .
b- Revisión documental durante la realización de la auditoría. No Documento
revisado Observaciones del documento.
No. Documento revisado Observaciones del documento
1 Manual de atención al cliente Se observa manual documentado
de acuerdo a la normatividad
vigente.
2 Manual de procedimientos Se observan que mecánicamente
conocen los procedimientos pero
obvian pasos en la prestación del
servicio.
3 Política de calidad y seguridad No se evidencio política de
del paciente seguridad del paciente
documentada aunque realizan el
proceso de esta y de calidad.
4 Protocolo de apertura de Conocen el documento y lo llevan
historia clínica y correctamente.
consentimiento informado
5 Protocolo de lavado de manos Se da por entendido el protocolo de
lavado de manos aunque hay riesgo
de que no se lleve adecuadamente
debido al desorden.
6 Protocolos de capacitaciones Conocen el documento pero se ha
perdido información a causa de la
falta de documentación de las
capacitaciones.

b- Comunicación durante la auditoría: defina las técnicas o estrategias de

comunicación que usará durante la auditoría.
RTA:
Durante la auditoria interna de la calidad se estudiaran cada uno de los documentos
aportados por la empresa para verificar de manera visual y escrita la
implementación de estos, haremos auditoria de las historias clínicas para constatar
que no presentan espacios en blanco.
Se realizaran encuestas de satisfacción de los pacientes para verificar el grado de
satisfacción de la atención de la empresa.
Se harán entrevistas a los empleados de la parte asistencial basándonos en
preguntas sobre las capacitaciones recibidas en cuanto a los procesos de
prestación del servicio.

c- Recolección y verificación de información: defina qué técnicas o

estrategias de recolección y verificación de información usará durante
la auditoría (ejemplo: lista de Chequeo).
RTA:
LISTA DE CHEQUEO
SERVICIO: CONSULTA EXTERNA
FECHA:
No Observaciones
ÍTEM ASPECTO A EVALUAR Cumple cumple
1 Protocolos y manuales disponibles
Colaboradores conocen los protocolos y
2 manuales de atención
Identifican cada procedimiento según
3 protocolo
Se encuentra diligenciada la historia
4 clínica
según protocolo
Llevan adecuadamente el lavado de
5 manos
durante los procesos
Acta de socialización de los protocolos
6 y
manuales
Conocen la política de seguridad del
7 paciente

APLICADO POR:
 d- Generación de hallazgos de auditor.
RTA:
Fecha:12 de junio del 2020 Auditor (es): Martha Girón
Proceso Auditado: planeación Auditado (s): consulta externa
consultorio Luis Carlos Pedraza
Castillo
Evidencias de Criterios de Hallazgos de
No. C NCM NCm
Auditoría Auditoría Auditoría
1 Protocolos de Política de Se evidencia x
atención al atención al
manual
cliente cliente documentado de
Ítem 5.1.2 de laacuerdo a la
norma Iso
normatividad
9001:2015 vigente
2 Formato único Protocolo de Se evidencia x
de historia historias buen
clínica y clínicas diligenciamiento
consentimiento Ítem 7.5.1 de la de la historia
informado norma Iso
clínica
9001:2015
3 Política de Políticas de No se evidencia x
seguridad del seguridad del documentada ni
paciente paciente Ítem socializada
5.2 de la norma
Iso 9001:2015

4 Protocolo Protocolo de Hay evidencia x

lavado de lavado de documental pero
manos manos de la hay riesgo de que
OMS el proceso no se
Ítem 7.5.1 de la lleva
norma Iso adecuadamente
9001:2015 en todos los
procesos
5 Cronograma Actas de No se evidencian x
de capacitaciones actas ni
capacitaciones documentos que
soporten las
 Ítem 7.5.1 de la capacitaciones
norma Iso del personal
9001:2015
6 Guía de Manual de Conocen los x
procedimientos procedimientos documentos pero
odontológicos a veces obvian
del ministerio pasos
de salud importantes que
Ítem 7.5.3 de la pueden afectar en
norma Iso la calidad del
9001:2015 servicio
C: Conformidad NCM: No Conformidad Mayor NCm: No Conformidad Menor

e- Prepare y realice las conclusiones de auditoría.

RTA:
 Carece del documento de política de seguridad del paciente, socializarlo y
levantar acta
 Unificar el manual de procedimientos y adoptarlo a la practica
 Actualizar el protocolo de lavado de manos
 Carece de la guía de socialización y capacitaciones

f- Realización de reunión de cierre: entregue el registro escaneado para

verificar la ejecución real de la auditoría (Ver punto a. de ésta
actividad).

g- Para terminar, escriba las conclusiones del aprendizaje que obtuvo

tras el desarrollo de esta actividad.

RTA:

 Este taller me ayudo a adquirir conocimientos para la preparación de la

apertura y cierre de la auditoria interna
 Tener en cuenta la lista de chequeo para verificar los procesos
 Buscar hasta encontrar un fallo en los procesos para así realizar la mejora
continua
 Investigar y analizar cada uno de los criterios a tener de acuerdo a la norma
ISO 19011:2015

Atentamente
Martha Girón