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Esta presentación es propiedad intelectual controlada y producida por la Presidencia de la República.

Paso 3. Validar y
Aprobar la Hoja de Vida.
¿Cómo Validar y Aprobar la Hoja de Vida en el SIGEP?
Función Pública

Contenido
01. Inicie sesión en el
SIGEP 04. Verifique el formulario

02. Busque la persona 05. Apruebe la Hoja de

Vida

03. Valide la educación y Imprima la Hoja de

06.
experiencia Vida
Función Pública

Propósito:
mostrar cómo se validan, aprueban e imprimen las Hojas de
Vida de los contratistas en el SIGEP.
01. Inicie sesión en el
SIGEP.
Con el rol de JEFE CONTRATOS u OPERADOR
CONTRATOS para validar y aprobar la Hoja de
Vida.

Responsable: quienes tienen rol de JEFE

CONTRATOS y OPERADOR CONTRATOS
Función Pública

Ingrese al SIGEP: www.sigep.gov.co

 Función Pública

Digite Usuario y Contraseña

1) Digite su Cédula

2) Digite su Clave

3) Desmarque las casillas

para ver los roles
asignados

 RECUERDE: las personas que tienen roles de JEFE CONTRATOS y OPERADOR CONTRATOS pueden usar la misma
clave para entrar al sistema, usar sus roles y diligenciar su HV. No requieren una adicional para esto.
Función Pública

Seleccione el Rol

De clic en el rol que

va a usar, ya sea
JEFE u OPERADOR

 RECUERDE: El rol JEFE CONTRATOS y el OPERADOR CONTRATOS pueden dar de alta. Ambos son
responsables de esta labor.
 Seleccione su entidad
Función Pública

 RECUERDE: se visualizarán sólo las entidades que tenga asignadas a su rol. El código de su entidad o “ID
Sociedad” debe tenerlo siempre presente a la hora de solicitar asesoría a la Función Pública para resolver
alguna inquietud u error.
 Cambie la presentación
Función Pública

 Recomendación: Cambie la presentación de los módulos si lo prefiere para trabajar cómodamente. Los
módulos que muestre el sistema varían según el rol que se use.
02. Busque la persona con
su C.C.
Este paso sirve para encontrar la Hoja de Vida
que se va a validar.

Responsable: quienes tienen rol de JEFE

CONTRATOS y OPERADOR CONTRATOS
Función Pública

Digite la C.C de la persona

 Recomendación: en caso que no encuentre la persona por medio de su CC, puede usar los campos “1er
apellido” y “Nombre” para verificar si está creada o no en el sistema.
03. Valide la educación y
experiencia.
Este paso sirve para comprobar si la persona
actualizó o no su Hoja de Vida en el SIGEP.

Responsable: quienes tienen rol de JEFE

CONTRATOS y OPERADOR CONTRATOS
Función Pública

“Al validar la información,

debe constatar que la
persona cumple, al menos,
con los requisitos mínimos
para posesionarse. Lo ideal
es que la Hoja de Vida esté
totalmente actualizada antes
de hacerlo.”
 Función Pública

Verifique los datos básicos

 Recuerde: El formulario debe aparecer

totalmente diligenciado para que Ud. pueda
validar la información. Lo que se debe validar
es la educación y la experiencia registrada por
la persona y sus documentos adjuntos. Si no
hay soportes, no se aprueba la HV y no se
firma contrato.
Función Pública

“Validar consiste en ver la

coherencia que hay entre lo
registrado por la persona y
su documento adjunto. Esto
determinará si la persona
cumple o no requisitos
exigidos por el contrato”.
 Función Pública

Valide Educación Básica y Media

 Recuerde: use el botón “Mostrar documento” para ver el soporte adjunto. Luego compárelo con la
información registrada, verifique su coherencia y exija que sea legible si es el caso. Marque la casilla
“Documento adjunto” para indicar que ya hay un documento cargado para ese registro. Finalmente, de clic en
“validación jefe” si hay coherencia entre lo registrado y el adjunto para cumplir requisitos.
 Función Pública

Valide Educación Superior

 Recuerde: use el botón “Mostrar documento” para

ver el soporte adjunto. Luego compárelo con la
información registrada, verifique su coherencia y
exija que sea legible si es el caso. Marque la casilla
“Documento adjunto” para indicar que ya hay un
documento cargado para ese registro.
 Finalmente, use los botones “siguiente” y “anterior” para ver todos los registros de este formulario. En cada
uno de ellos, deberá dar clic en “validación jefe” si comprobó que hay coherencia entre lo registrado y el
adjunto.
 Función Pública

Valide Experiencia Docente

 Recuerde: use el botón “Mostrar documento” para ver el

soporte adjunto. Luego compárelo con la información
registrada, verifique su coherencia. Marque la casilla
“Documento adjunto” para indicar que ya hay un
documento cargado para ese registro.
 Finalmente, use los botones “siguiente” y “anterior” para ver todos los registros de este formulario. En cada
uno de ellos, deberá dar clic en “validación jefe” si comprobó que hay coherencia entre lo registrado y el
adjunto. Deberá validar esta información así no sea requisito para el cargo: si falta un dato por validar, la HV no
se puede aprobar.
 Función Pública

Valide Experiencia Laboral

 Recuerde: use el botón “Mostrar documento” para ver el

soporte adjunto. Luego compárelo con la información
registrada, verifique su coherencia. Marque la casilla
“Documento adjunto” para indicar que ya hay un
documento cargado para ese registro.
 Finalmente, use los botones “siguiente” y “anterior” para ver todos los registros de este formulario. En cada
uno de ellos, deberá dar clic en “validación jefe” si comprobó que hay coherencia entre lo registrado y el
adjunto. Deberá validar esta información para comprobar si así la persona cumple requisitos: si falta un dato
por validar, la HV no se puede aprobar.
 Función Pública

Revise Documentos Adicionales

 Recuerde: use el botón “Mostrar documento” para ver el

soporte adjunto. Luego compárelo con la información
registrada, verifique su coherencia. Marque la casilla
“Documento adjunto” para indicar que ya hay un
documento cargado para ese registro.
 Finalmente, use los botones “siguiente” y “anterior” para ver todos los registros de este formulario. No se
validan pero si se revisan los datos para comprobar si la persona cumple los otros requisitos que pide el
empleo (si es el caso): por ejemplo, si se aplica a un empleo de conductor, la licencia de conducción debe
estar cargada en el sistema.
 Función Pública

Los registros validados se ven así

 Una vez hayan sido validados la educación y la experiencia de la persona, en su hoja de vida se visualizarán
cambios: en los registros validados aparecerá una “lupa” en vez del botón “actualizar”, el cual permite ver
solamente los documentos cargados. Si la persona requiere cambiar o cargar algún soporte en un registro
validado anteriormente por su entidad, deberá contactarse con el área correspondiente para que, por medio de
sus roles, se “desvaliden” los registrados solicitados.
04. Verifique el formulario.

Compruebe que ha validado toda la Hoja de

Vida antes de aprobarla.

Responsable: quienes tienen rol de JEFE

CONTRATOS y OPERADOR CONTRATOS
Función Pública

“Si hay al menos un registro

sin “validación jefe”, la Hoja
de Vida no se puede aprobar
y eso indica que la persona:
o le falta algo por cargar o no
cumple los requisitos
exigidos.”
Función Pública

“Si la Hoja de Vida no se

aprueba, entonces, no se puede
vincular el contrato en el
sistema. Si esto no se da, el
directorio del SIGEP no
aparecerá actualizado y la Ley
de Transparencia no se cumple.”
05. Apruebe la Hoja de Vida.

Para poderla imprimir y luego para vincular al

contratista a su contrato.

Responsable: quienes tienen rol de JEFE

CONTRATOS y OPERADOR CONTRATOS
Función Pública

Vuelva al formulario Persona

 Función Pública
Vaya al campo “Estado Hoja de Vida”
 Recuerde: el campo “comentario de jefe” puede ser
usado para comentar por qué no se ha aprobado la
hoja de vida o para indicar las razones por las cuales
se rechazó esta.
 Recuerde: la Hoja de vida debe ser impresa
siempre por este medio y entregada a la oficina
de Talento Humano para que en ella no salga el
mensaje: “Esta copia ha sido impresa por el
servidor público y puede contener información
no validada.”
06. Imprima la Hoja de Vida.

Para que sea firmada por el contratista y esta

sea guardada en los archivos de la entidad.

Responsable: quienes tienen rol de JEFE

CONTRATOS y OPERADOR CONTRATOS
Función Pública

Imprima, revise y firme la Hoja de Vida

 Función Pública

Tenga en cuenta que…..

JEFE OPERADOR
QUIÉN ES O DEBE… CONTRATISTAS DAFP
CONTRATOS CONTRATOS

Validar y aprobar las HV de los contratistas en el SIGEP? X X

Garantizar que las personas cumplan los requisitos de ley antes de firmar un contrato? X X

Hacerse responsable de validar o desvalidar la educación y la experiencia de una persona

X X
cuando ésta solicite actualizar un registro en su Hoja de Vida?
Resolver problemas técnicos que se presenten cuando se intente validar y aprobar la HV
X
de un contratista?
Se encarga de dar orientaciones y asesoría sobre el manejo del sistema en cuanto a la
X
validación y aprobación de las HV en el SIGEP?
Mantener la información actualizada de las HV para realizar las vinculaciones en el X
X X
SIGEP?

Responsable de brindar información correcta para validar y aprobar una HV en el SIGEP? X

Garantizar que las HV de los contratistas sean validadas y aprobadas en su totalidad, y

sin excepción alguna, antes de realizar la suscripción y la vinculación de la persona en su X X
contrato?
Reportar errores del sistema al momento de validar/aprobar una HV en el SIGEP por
X X
medio del correo soportesigep@funcionpublica.gov.co?
¡Gracias!

Carrera 6 No 12-62, Bogotá D.C., Colombia

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