REG I S TRO Y P O S T UR A DE OFER TA S

Versión 0103-17

bi sourcing Versión 6.2

2017
TA BL A DE C ONTENIDO
Re g i s t r o e n l a H e r r a m i e nt a 03
In g r e s o a l S i s te m a y P o s t u r a d e O f e r t a s 06
C a r g a d e D o c u m e nt a c i ó n 07
C a r te l e r a d e A c l a r a c i o n e s 010
Postura de Ofer ta 011
A u d i to r í a d e l S i s te m a 013
S a l i r d e l S i s te m a 013
 R EG I S T R O Y P O S T U R A D E O F E R TA S

REG I S TRO EN L A HERR A MIENTA

Ingrese al sistema utilizando la siguiente URL:
https://aracniastudios.net/emerald_energy

En la parte izquierda de su
pantalla presione el botón
“Registre AQUÍ su empresa”

Este lo llevará a nuestros

términos y condiciones de
uso de la herramienta.

Acepte TÉRMINOS Y CONDICIONES DE USO DEL SERVICIO BISOURCING (ARACNIABS),

y presione el botón “Continuar con el Registro”.

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 R EG I S T R O Y P O S T U R A D E O F E R TA S

Diligencie el formulario de registro con los datos básicos de la compañía

e información del usuario que será el encargado del manejo de la
herramienta y los procesos de negociación.

Usted podrá encontrar las

ayudas de diligenciamiento
para cada campo,
presionando sobre el signo
de interrogación

Al terminar su registro presione el botón “Guardar”.

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 R EG I S T R O Y P O S T U R A D E O F E R TA S

El sistema le confirmará los datos registrados en pantalla a través

de correo electrónico, donde deberá activar su cuenta de correo para
ingresar al sistema.

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 R EG I S T R O Y P O S T U R A D E O F E R TA S

INGRE SO A L SI S TEM A Y P O S T UR A
DE OFER TA S
Ingrese al sistema utilizando la siguiente URL:
https://aracniastudios.net/emerald_energy

Ingrese su correo
electrónico, contraseña y
dígito de verificación.

S ele ccione el p er fil

ADMINISTRADOR (PROVEEDOR): Usuario que representa a la compañía
participante en el proceso de negociación. Tiene la capacidad de
administrar la información de la empresa, sus usuarios y realizar
las ofertas correspondientes.

USUARIO (PROVEEDOR): Usuario de la compañía con capacidades individuales

para presentación de ofertas.

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 R EG I S T R O Y P O S T U R A D E O F E R TA S

C A RGA DE DOC UMENTACIÓN

Al ingresar al sistema seleccione la pestaña “Inicio” -> “Mis Negociaciones”.

Podrá visualizar la negociación a la cuál fue invitado, presionando sobre el

número del proceso.

Usted deberá confirmar su participación a través del botón “Responder”.

Allí se desplegará una ventana en la cual podrá ratificar o declinar su

participación, adicional a esto deberá ingresar un mensaje donde indica la
aceptación de participación en el proceso o el porque de la declinación.

Igualmente tendrá la opción de cargar el archivo “Carta de Confirmación/

Declinación, Participación”, este solo en caso de ser solicitado por
Emerald Energy.

Recuerde presionar
“Guardar” y “Cerrar”.

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 R EG I S T R O Y P O S T U R A D E O F E R TA S

Una vez confirmada la participación, consulte el cronograma del proceso

para cargue de documentos y postura de ofertas.

Este botón solo aparecerá

cuando haya confirmado
participación y la fecha En caso de ser solicitada la documentación Jurídica, HSE, Financiera o
indicada en el cronograma Técnica en la negociación en la que usted participará, podrá realizar el
para cada una de las fases. cargue de los documentos requeridos haciendo clic en “Participar”.

Una vez disponga digitalmente de los documentos exigidos en la

negociación, usted deberá ingresar en el botón “Participar” y adjuntarlos
a través del botón “Subir Archivo” ubicado al frente de cada documento
solicitado y presionar “Agregar”.

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 R EG I S T R O Y P O S T U R A D E O F E R TA S

Al frente de cada documento encontrará el estado de carga de

documentación, si se encuentra en color amarillo indica que los
documentos no han sido cargados, si el estado se encuentra en color
verde indica que se han sido cargados los documentos.

El sistema le mostrará el estado de diligenciamiento de cada una de las

fases mencionadas y/o configuradas como se muestra en la imagen:

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 R EG I S T R O Y P O S T U R A D E O F E R TA S

C A R TELER A DE ACL A R ACIONE S

Los proveedores podrán realizar preguntas acerca del proceso siempre
y cuando se encuentre dentro de las fechas configuradas en el sistema
para tal fin.

Para realizar preguntas presione el botón “Consultar” y enseguida el

botón “Preguntar”, deberá digitar un título relacionado a su inquietud,
ingresar el texto de su pregunta y podrá adjuntar documentos en caso de
ser requerido.

Una vez el especialista

en contratación de
respuesta, el sistema
le notificará a través
de correo electrónico y
deberá ingresar al proceso
y consultar la cartelera
de aclaraciones para
verificar su respuesta.

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P O S T UR A DE OFER TA
Según la configuración dada, podrá cargar su oferta economica a través
de archivo o directamente en la plantilla configurada en la herramienta.

Carga oferta económica a través de archivo

Ingresando a través del botón “Participar” encontrará los campos
disponibles para cargar el archivo con la oferta económica, una vez
ingrese, presione el botón “Subir Archivo” y “Agregar”.

Recuerde presionar “Guardar” al finalizar la carga de la documentación.

Carga oferta económica a través de plantilla

Usted podrá realizar la postura de oferta mediante dos posibles alternativas:

1.Ítem por ítem:

Se realiza directamente en la página, ingresando su oferta para cada ítem a
cotizar. Para validar su oferta haga clic en “ENVIAR
SU OFERTA” y después en “Sí” en la ventana que se despliega.

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2 Cargue masivo de Ítems:

Esta herramienta permite cargar múltiples ítems utilizando hojas de
cálculo, es necesario verificar la versión de Excel que se esté utilizando, se
recomienda este método si usted va a cotizar un número alto de ítems de
manera simultánea.

El primer paso es descargar la plantilla de cargue masivo. Seleccione la

versión de Excel disponible en su computador. Finalmente lo carga en el
sistema de igual forma como adjunta un documento a un correo electrónico.

Importante: Para ofertar, sus valores deben ser escritos sin comas (,), puntos y comas (;) comillas
dobles (“), comillas sencillas (‘) signos ($-=), si incluye alguno de estos signos en la oferta, el
sistema rechazará su oferta.

Permanentemente usted tendrá la posibilidad de visualizar el reloj de

tiempo de la negociación. Este reloj, de cuenta descendente, le indica el
periodo restante para el cierre del proceso.

En el momento que el reloj muestre ceros (0:00:00 horas), desaparecerá el

ícono de “Enviar su Oferta” y usted no podrá realizar mas ofertas.

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AUDITORÍ A DEL SI S TEM A

El sistema creará correos electrónicos que usted recibirá indicando cada
acción que realice, sin embargo en la barra de herramientas en el menú
auditor, auditoría general, encontrará el reporte de las acciones con fecha
y hora con una precisión de milisegundos.

S A LIR DEL SI S TEM A

Para salir del sistema ingrese al menú “Inicio”, “Salir del Sistema” o
presione el boton rojo en la barra de menú, de no hacerlo, quedará una
sesión abierta no podrá ingresar nuevamente.

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571 - 8055146