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Esta presentación es propiedad intelectual controlada y producida por la Presidencia de la República.

Introducción al SIGEP
Gestione el SIGEP en 6 pasos
Función Pública

Contenido
01. Active al Contratista 04. Vincule el contrato

Registre las
Actualice la Hoja de
02. 05. modificaciones del
Vida
contrato
03. Valide y Apruebe la Finalice/Liquide el
06.
Hoja de Vida contrato
Función Pública

Propósito:
mostrar los pasos que se deben seguir para gestionar y
administrar correctamente la información de los contratos de
prestación de servicio de su entidad en el SIGEP.
Función Pública

“Todo contratista debe tener

USUARIO y CLAVE para
acceder a su HV, pero no
todos tendrán roles para
administrar el sistema”.
Función Pública

Los roles en el SIGEP

• Antes de llevar a cabo los 6 pasos, es necesario tener asignados unos roles.
• Los roles son la “llave de acceso” al sistema, sirven para operar, registrar,
actualizar y gestionar la información institucional y de personal de la
entidad.
• Las personas que tengan estos roles son responsables del manejo y
actualización del aplicativo. Por eso son personales e intransferibles.
• El personal del área de Contratación (o quien haga sus veces) de su entidad
deberá manejar los siguientes roles:

La administración y actualización del sistema debe ser de manera oportuna

para garantizar la veracidad y actualidad de la información.
Función Pública

Los Roles de Contratación

Sólo el asesor puede asignar el
rol de JEFE CONTRATOS a la
ASESOR Si el JEFE CONTRATOS se va de
persona designada por la
entidad.
DAFP la entidad, es responsabilidad de
ésta informarle al ASESOR de
este hecho para que pueda
Sólo el empleado público que finalizar este rol y asignarlo a quien
dirija este tema en la entidad venga a reemplazarle.
debe tener asignado este rol.

El JEFE CONTRATOS puede JEFE

asignar los roles de
OPERADOR CONTRATOS
que requiera, según lo
CONTRATOS
necesite. Si alguno de los
OPERADORES se va de la
Puede asignar tantos como entidad, es responsabilidad
estime conveniente para del JEFE CONTRATOS
mantener actualizada la finalizar los roles de esas
información en el SIGEP.
personas en el sistema para
Estos roles son personales e asignarlos nuevamente a
instranferibles. Sólo deben OPERADOR quienes lleguen a
ser usados por las personas reemplazarlos.
autorizadas para ello. CONTRATOS
Función Pública

“Toda área de contratación

debe seguir siempre estos
pasos para mantener
actualizada la información
de su personal vinculado en
el SIGEP.”
 Función Pública

Los pasos a seguir son:

 Responsable:
 Responsable: Área de
Área de Contratación
Contratación

 Responsable:
 Responsable: Contratista
Área de
Contratación

 Responsable
 Responsable: : Área de
Área de Contratación
Contratación
Función Pública

“Antes que nada, instale el

SIGEP en su equipo de
trabajo”.
 Función Pública

Instale el SIGEP:
 Consulte y siga las instrucciones del “Manual Peoplenet V8” en el link:
https://bit.ly/2hiV23P
 Instale el complemento en su navegador web de preferencia:

Internet Explorer:
https://bit.ly/2snMcE0
Google Chrome:
https://bit.ly/2CiHEDr

Mozilla Firefox:
https://mzl.la/2VLgsGu
Función Pública

“A continuación se explica
en qué consiste cada paso…”
01. Active al Contratista
Este paso sirve para registrar por primera vez o
activar una persona ya creada en su entidad.

Responsable: quienes tienen rol de JEFE

CONTRATOS y OPERADOR CONTRATOS
 Función Pública

1. Dar de alta
Envía USUARIO y Puede hacerlo el
Activa a la persona Requiere los
CLAVE al correo de JEFE u OPERADOR
como: siguientes datos:
la persona: CONTRATOS:
• Si es la primera • No se puede dar • Nombres y
vez que ésta se • Contratista de alta a Apellidos
registra en el empleados completos
SIGEP. públicos u otros • Nº del Documento
• Los roles
• Si ya fue creado, el servidores públicos de Identidad
asignados al área
sistema le notifica con estos roles. • Género
de contratos
que fue activado deberán dar de • Fecha de
en su entidad alta solamente a Nacimiento
actual. los contratistas. • Correo Electrónico
personal e
institucional
vigente
(recomendable)
02. Actualizar la Hoja de
Vida.
Son los insumos base para gestionar y
administrar el aplicativo.

Responsable: el contratista
 Función Pública

2. Actualizar la HV
Se registra Educación
Documentos adjuntos Formal, no seminarios, Lo realiza la persona
La Declaración de ByR
son obligatorios: diplomados, cursos, porque
etc.
• Según el art 227 del • En el SNIES están • Se le envía USUARIO y • Obligatoria para todo
Decreto 019 de 2012. contenidos los CLAVE al correo. servidor público. No
• Necesarios para programas formales • Es su responsabilidad para contratistas
confirmar si la que se registran en según el art 2.2.17.10 según Art. 2.2.5.1.9 del
persona cumple los SIGEP. del Decreto 1083 de Decreto 1083 de 2015
requisitos del • La Ley 115 del 94 2015. y art. 1 del Decreto
contrato. establece las 648 de 2017.
diferencias entre la
educación formal, para • Si un empleado está
el trabajo y el dado de alta como
desarrollo humano e contratista en alguna
informal (titulo II entidad, no podrá
capítulo 1, 2 y 3 de la realizar su
Ley 115 del 94). declaración. Deberá
solicitar a su entidad
que corrija o ajuste
este hecho.
03. Validar y Aprobar la Hoja
de Vida.
Permite comprobar si la persona cumple o no
los requisitos del contrato.

Responsable: quienes tienen rol de JEFE

CONTRATOS y OPERADOR CONTRATOS
 Función Pública

3. Validar y aprobar la HV
Se revisan todos y Esto lo puede y debe
Se valida la educación Se hace antes de la
cada uno de los realizar la persona que
y la experiencia firma del contrato
documentos adjuntos tenga:
• Para confirmar si la • Si no hay adjuntos • El rol de JEFE • Se debe hacer
persona cumple en la HV, esta se CONTRATOS y antes de la firma
los requisitos del deja en estado • El rol de del contrato, no
contrato. pendiente. Si no se OPERADOR cuando la persona
• Según el art 227 aprueba, no se CONTRATOS esté trabajando.
del Decreto 019 de puede vincular el • Es un trabajo • (Numeral 3 y 4 del
2012. contrato en el conjunto, no de art 2.2.17.4. del
• También se debe sistema. Esto una sola persona. Decreto 20183 de
revisar la sección significa incumplir 2015).
de “Documentos la Ley de
Adicionales” y sus Transparencia.
adjuntos.
04. Vincular.
Relaciona la HV de la persona con su respectivo
contrato en la entidad.

Responsable: quienes tienen rol de JEFE

CONTRATOS y OPERADOR CONTRATOS
 Función Pública

4. Vincular Contratistas
Vincula la HV del
Vinculación por primera Directorio de Servidores
contratista con su Entidad Vinculada
vez públicos y contratistas
respectivo contrato

• Los requisitos para • Si es la primera vez • En caso que ya se • El registro de los

esto son: que la entidad haya realizado este contratos en el
• Tener la HV implementa el SIGEP, paso en su entidad, el sistema debe hacerse
entonces, debe JEFE CONTRATOS y rápidamente para
aprobada. vincular a todos los sus OPERADORES evitar que el directorio
• Tener copia del contratos OPS que deben vincular a los del SIGEP se
contrato a la mano. suscriba con persona contratistas nuevos desactualice, ya que
• Sustentado en el natural por para actualizar la solo 24 horas después
Numeral 3 y 4 del contratación directa información del de vinculado, el
art 2.2.17.4. del (no por outsourcing ni directorio de contrato se visualiza
Decreto 1083 de temporal), según la servidores públicos y en el directorio.
2015 y en el Ley 80 de 1993. contratistas del SIGEP. • Ley de transparencia
parágrafo 2 del art 9 • (art 9 de la Ley 1712 de
2014)
de la Ley 1712 de
2014 (Ley de
transparencia).
05. Registre las
modificaciones del
contrato.
Permite registrar todas las modificaciones que
tengan los contratos durante su ejecución por
efectos de prórrogas, adiciones, cesiones, etc.

Responsable: quienes tienen rol de JEFE

CONTRATOS y OPERADOR CONTRATOS
Función Pública

5. Modificaciones a los contratos

Registro
Registro de las
oportuno y
modificaciones
actualizado
• Es absolutamente necesario • Estas modificaciones se deben
registrarlas en el sistema para registrar oportunamente en el
poder actualizar las consultas de sistema antes que los contratos
contratos vigentes de la entidad. terminen automáticamente en el
Esto servirá de insumo para la SIGEP. Esto se encuentra
toma posterior de decisiones por explicado en el instructivo
parte de la alta dirección de la correspondiente al área de
entidad o de entes de control. contratos.
06. Finalice/Liquide el
contrato.
Termina el contrato en el sistema e inactiva la
HV de la persona.

Responsable: quienes tienen rol de JEFE

CONTRATOS y OPERADOR CONTRATOS
 Función Pública

6. Finalizar/liquidar un contrato
Termina el Se finaliza o Si continúa en la
contrato e Finaliza o Liquida liquida, NO se le entidad, se le da
inactiva la HV da de baja de alta
• Este paso inactiva la • Se finaliza • Finalizar o liquidar un •Si la persona vuelve a
HV del contratista y automáticamente el contrato en el sistema ser contratada o pasa a la
contrato en el sistema implica que la HV del planta de la entidad, el
actualiza las área correspondiente
consultas si no se registran contratista quede
cambios en su fecha inactiva o dada de deberá darle de alta
correspondientes. nuevamente, y seguir los
de fin. baja.
Para eso el sistema anteriores pasos, para
requiere: • Se liquida • Las modificaciones a vincularlo en su nuevo
manualmente si los contratos deben empleo o cargar su nuevo
• Fecha de la termina antes de la hacerse antes que contrato.
terminación. fecha estipulada. llegue la fecha de fin
• CC de la persona establecida.
que se va de la
entidad.
• Motivo de
terminación del
contrato.
Función Pública

Tenga en cuenta que…..

• Las entidades son responsables directamente de la gestión, operación y
actualización de la información en el SIGEP, según el artículo 2.2.17.7 del
Decreto 1083 de 2015.
• Las vinculaciones y desvinculaciones deben registrarse oportuna y
constantemente en el sistema para dejar traza de la gestión de la entidad y así
actualizar el Directorio del SIGEP: no es suficiente con dar de alta a los
servidores públicos, hay que vincularlos y desvincularlos también.

Los contratistas no son servidores públicos según el artículo 32 de la Ley 80 del 93.
Por eso los JEFES RH y Operadores RH no pueden activar sus HV ni vincularlos. Así
mismo, quien esté dado de alta en el SIGEP como contratista, no tendrá la
posibilidad de hacer la declaración de Bienes y Rentas cuando entre a su HV.
Función Pública

Tenga en cuenta que…..

• Al diligenciar su información de educación superior en su HV, consulte las bases
de datos del SNIES para saber si su programa académico es o no educación
formal. En caso que no lo sea, no lo podrá registrar: para firmar un contrato, los
estudios previos exigen educación formal o superior.
• Si requiere asistencia técnica o solucionar un error relacionado con el manejo
del SIGEP, por favor escriba al correo: soportesigep@funcionpublica.gov.co
detallando el caso y anexando los pantallazos correspondientes para que la
Función Pública pueda darle una respuesta oportuna y clara.

Toda HV debe tener todos sus documentos adjuntos sin excepción antes de
la firma del contrato. Estos determinarán si la persona cumple o no los
requisitos exigidos para ello.
Función Pública

Tenga en cuenta que…..

• “Es necesario leer los instructivos

que vienen a continuación, le
mostrarán cómo realizar los 6
pasos.”
Por favor léalos en el mismo orden que muestra el índice de esta
presentación para facilitar su trabajo.
¡Gracias!

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