OPERACIÓN Y LOGISTICA DE EVENTOS

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OPERACIÓN Y LOGISTICA DE EVENTOS

Actividad 2.
Grafica de gantt

NOMBRE: YAHAYRA SHARETTY CERECEDO

ARROYO

MATRICULA: ES1511116791

LUGAR Y FECHA: 07-02-20

CANCUN QUINTANA ROO.
Propósito
Distinguirás los elementos de la planeación y organización de eventos turísticos, a través de un gráfico que
permita su control y seguimiento.

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1.- Identifica las principales actividades a considerar dentro de la planeación y organización de

uno de los 5 tipos de eventos que se abordan en el contenido nuclear, (selecciona el que sea de
tu interés). Para ello, realiza una investigación de campo y/o documental, aplicando diferentes
técnicas para la recolección de la información (entrevista, cuestionario, observación, etc.). La
información que deberás presentar en tu reporte es la siguiente:
En la presente actividad nos enfocaremos a congreso, que es uno de los eventos más complejos a
realizar y de los cuales he tenido más experiencia como audiencia de estos. Para empezar sabemos
que un Congreso es la palabra que proviene de las raíces latinas cum (conjunto, unión, igualdad) y
gradior-gressum (caminar). Se aplica a toda reunión que se realiza con el objeto de encontrar, entre
todos los asistentes, caminos comunes de acción en lo que se refiere a un tema u objeto de discusión.

Puede incluir actividades como los seminarios y juntas de negocios que tienen objetivos de
intercambio profesional y académico. Así como, la celebración de simposios, mesas redondas,
paneles, talleres, seminarios, coloquios, conferencias, presentación de ponencias o temas libres,
cursos y exposiciones asociadas. En su mayoría incluye exposiciones entre sus actividades, pero
normalmente con acceso restringido, sólo para los participantes.

Este evento no solo es para informar, intercambiar experiencias y alentar la toma de decisiones, sino
también para exponer nuevas investigaciones o descubrimientos. Por su dimensión geográfica, los
congresos pueden ser:

• Locales • Nacionales • Continentales

• Internacionales • Mundiales
• Regionales

Características: - La participación es voluntaria

- Complicado de organizar - El programa del evento se organiza por

sesiones de trabajo simultáneas y asambleas.
- Organiza agrupaciones y/o asociaciones de
carácter mundial. - Se requieren recintos grandes que permitan
dividirlo en varios salones e incluso permitir la
- Los gastos de los participantes son
realización de exposiciones de productos
absorbidos total o parcialmente por las
relacionados o exhibiciones de trabajos o
instituciones que representan.
investigaciones.
- Pueden reunir desde 50 personas en
- Por el volumen de participación pueden ser
adelante.
varios hoteles sede hasta de distintas
- Pueden ser regionales, nacionales o categorías.
internacionales.

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- Como sedes se recomienda grandes ciudades - El financiamiento es por medio de

con gran infraestructura hotelera, que tengan
centros de convenciones y medios y vías de
comunicación por carreteras y aeropuertos
nacionales e internacionales con gran número
de asientos disponibles.
- Su duración promedio es de dos a cuatro
días. Y se programan normalmente
primeros cuatro meses y los tres últimos del
año.
- Se requiere promoción dirigida a los
participantes, con varios meses de anticipación
para dar tiempo suficiente para el registro.
patrocinios, ventas de stands en el área de
exposición y las cuotas de registro.
- Su organización es por medio de comités
encabezados por el presidente de la asociación
o agrupación y un coordinador general del
congreso.
los
- Por la cantidad de participantes en congresos
internacionales, las sedes que normalmente se
utilizan en México son: la Ciudad de México,
Monterrey, Guadalajara, Cancún y Mérida.

Las etapas en las que se realizan los eventos que pueden ser nombradas de diferentes formas:

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Para efecto de este documento se trabajará con las etapas: Preparación, Ejecución y Seguimiento.

La planeación de eventos turísticos cuenta con tres principios que se deben considerar y adecuar al
tipo de evento a realizar, que son:

- Precisión, lo que implica definir detalladamente y con exactitud las acciones a seguir, debido a que lo
que se pretende es efectuar acciones concretas,

- Flexibilidad, en donde existen elementos externos que no se pueden controlar, por lo que se debe
considerar un margen para ajustar los imprevistos en su momento y minimizar sus efectos nocivos,

- Unidad, la cual consiste en el diseño de acciones coordinadas hacia un mismo fin.

En la planeación, organización y realización de cualquier evento deben considerarse aspectos que

influyen en el transcurso del mismo, como son:

1. Características de las instituciones organizadoras o patrocinadoras.

2. Trascendencia, extensión y nivel de tratamiento del tema.

3. Objetivos generales y específicos.

4. Nivel de conocimiento y especialización de los ponentes.

5. Características de los participantes.

6. País, localidad e instalaciones de la sede.

7. Duración del evento (días, semanas, meses).

Existen dos componentes claves para el éxito de cualquier tipo de evento: La institución patrocinadora
y la dirección o coordinación del evento.

La institución patrocinadora es la responsable de ofrecer el evento.

Puede ser un individuo o una o varias organizaciones.

“La dirección o coordinación de eventos y reuniones es considerada como una profesión, cuya
principal tarea puede centrarse en planear, administrar, orientar los procesos de grupos, transcribir,
preparar originales y controlar su publicación y difusión. También requiere conocimientos
especializados sobre la comunicación durante el evento. (Richero, Alicia. 2008 Pág. 23)

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Existen diferentes herramientas que nos permiten visualizar en forma gráfica y completa el evento:

 Gráfica de Gantt

 Cronograma

 Fluxograma

Gráfica de Gantt. La gráfica o diagrama de Gantt es una herramienta gráfica que tiene por objetivo
mostrar el tiempo de dedicación previsto para diferentes tareas o actividades a lo largo de un tiempo
total determinado. Aun cuando no muestra las relaciones existentes entre las diferentes actividades, la
posición de cada tarea a lo largo del tiempo hace que se puedan identificar dichas relaciones e
interdependencias.

a). Características de las instituciones organizadoras o patrocinadoras.

b). Trascendencia, extensión y nivel de tratamiento del tema que tendrá el evento

c). Objetivos generales y específicos del evento

d). Nivel de conocimiento y especialización del o los ponentes.

e). Características de los participantes a los que está dirigido el evento.

f). País, localidad e instalaciones de la sede.

g). Duración del evento (días, semanas, meses).

En tu investigación realiza preguntas estratégicas que te permitan elaborar la gráfica de Gantt,

donde se reporten los tiempos y actividades designadas para cumplir con el objetivo del evento
en su etapa de preparación.
El trabajo deberá presentarse en Word incluyendo imágenes como evidencia de tu
investigación que apoyen la descripción de los puntos.

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Congreso es la palabra que proviene de las raíces latinas cum (conjunto, unión, igualdad) y
gradior-gressum (caminar). Se aplica a toda reunión que se realiza con el objeto de encontrar,
entre todos los asistentes, caminos comunes de acción en lo que se refiere a un tema u objeto
de discusión.
Puede incluir actividades como los seminarios y juntas de negocios que tienen objetivos de
intercambio profesional y académico. Así como, la celebración de simposios, mesas redondas,
paneles, talleres, seminarios, coloquios, conferencias, presentación de ponencias o temas
libres, cursos y exposiciones asociadas. En su mayoría incluye exposiciones entre sus
actividades, pero normalmente con acceso restringido, sólo para los participantes.
Es considerado el evento más complicado en cuanto a organización. Este evento no solo es
para informar, intercambiar experiencias y alentar la toma de decisiones, sino también para
exponer nuevas investigaciones o descubrimientos.
Por su dimensión geográfica, los congresos pueden ser:

• Locales
• Regionales
• Nacionales
• Internacionales
• Continentales
• Mundiales

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Tipo de evento: congreso

(Justificación)

Partiendo de Buendía y del Diccionario de la Lengua Española, el congreso es la reunión que se planea,
organiza e implementa para la discusión y debate de temas previamente determinados en este caso por la
asociación de profesionista de neurocirugía.

De acuerdo al origen del evento y el tipo de participantes podemos decir que el ejemplo es un congreso
científico, ya que el tema de discusión es la neurocirugía y sus avances hasta ese entonces, académico por el
tipo de temas medico a tratar, compartir, debatir y por ultimo tecnológico ya que la neurocirugía en este
congreso va de la mano con los avances tecnológicos en el área y podemos ver en el video diferentes
cubículos de laboratorios enseñando máquinas de RX y TOMOGRAFIAS.

Diferentes etapas:

A través del video podemos observar en la oficina la logística y planeación del evento, montaje y equipamiento
con el personal debidamente capacitado desde las sillas, decoración, ambientación y más, partes del evento
realizado en el cual se observa el recibimiento y registro de los participantes, entrega de su gafete y material.
Parte de las actividades que tuvieron los participantes por ejemplo, en el restaurante, un montaje de pinturas,
bailes al parecer locales. Desmontaje del evento.

1. Elabora un diagrama de proceso con las secuencias o actividades que se siguieron, según lo
que muestra el vídeo. Asimismo, menciona los diferentes tipos de montaje que pudiste
identificar.

Diagrama del evento

-24-10-10 25-10-10 26-10-10 27-10-10 28-10-10

Pre-evento

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Personal
Definir sede
Promoción y publicidad
Inscripción
Ejecución del evento
Entrega de paquetes
Día del evento
Resultados definitivos
Evaluación del evento

Montajes identificados:
Estilo teatro
Estilo aula
Banquete
Cubículos de proveedores y patrocinadores
2. Explica si se cubrieron todas las etapas estudiadas y por qué. En caso de que no se hayan
cubierto todas cuales son las que faltaron y por qué la relevancia de estas como parte del
proceso.
Si, esta organizadora de eventos cubrió los puntos importantes ya que los congresos es uno del tipo
de evento más difícil de llevar a cabo, mayormente lo organizan asociaciones de carácter mundial
como en este caso (asociación de neurocirujanos). Los participantes mayormente son patrocinados
por las instituciones, en este caso se reunieron a más de 800 neurocirujanos a nivel mundial, se realizó
en un recinto amplio, ya que hubo exposición de patrocinadores (avances tecnológicos médicos), el
hotel donde se llevaría a cabo contaba con amplia capacidad para recibir a los participantes, el evento
fue programado para 4 días y sus diferentes actividades, como dice la literatura o de da 3 meses del
primer año o los 3 últimos de este y en este caso fue en octubre. Los participantes se ven alegres, al
parecer si cubrió las expectativas de los participantes

Bibliografía:

1.- Contenido nuclear. Operación y logística de eventos. Unidad 1.Eventos turísticos. Recuperado de:

https://ca.unadmexico.mx/contenidos/DCSA/BLOQUE1/AET/05/AOLE/U1/descargables/AOLE_U1_CN.pdf

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