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Documento de Apoyo - Ejemplo Pamec PDF
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INDICE
1. INTRODUCCIÓN
2. MARCO
2.1 MARCO JURÍDICO
2.2. MISIÓN
2.3. VISIÓN
2.4. POLITICA DE CALIDAD
2.5. OBJETIVOS DE CALIDAD
3. PRINCIPIOS INSTITUCIONALES
4. VALORES INSTITUCIONALES
5. OBJETIVO GENERAL
5.1 OBJETIVO ESPECIFICO
6. METODOLOGIA, DESARROLLO E IMPLEMENTACION DEL PAMEC
6.1 ETAPA I: AUTOEVALUACION
6.2. ETAPA II. PRIORIZACIÓN DE PROCESOS
6.3 ETAPA III. DEFINICIÓN DE LA CALIDAD ESPERADA
6.4 ETAPA IV. MEDICIÓN INICIAL DEL DESEMPEÑO DE LOS PROCESOS PRIORIZADOS
6.5 ETAPA V. FORMULACIÓN DEL PLAN DE MEJORAMIENTO
6.6 ETAPA VI. EJECUCION DEL PLAN DE ACCIÓN1867ETAPA VII. EVALUACIÓN DEL MEJORAMIENTO
7. ETAPA VIII. APRENDIZAJE ORGANIZACIONAL
ANEXOS
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REGISTRO DE REVISIONES
Fecha revisión 1: DD____ MM____ AA _____ Requiere Cambio: SI ___NO ___ Firma: ____________
Fecha revisión 2: DD____ MM____AA______ Requiere Cambio: SI ___ NO___ Firma: ____________
Fecha revisión 3: DD____ MM____AA______ Requiere Cambio: SI ___ NO__ Firma: ____________
3
PROGRAMA DE AUDITORIA PARA EL
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1. INTRODUCCIÓN
El propósito principal de la Entidad Promotora de Salud del Régimen Subsidiado EPS-S CONVIDA, con la
implantación del programa de auditoría para el mejoramiento de la calidad es el de orientar a los diferentes
componentes del modelo de atención a utilizar esta herramienta de gestión para el impacto positivo en
los índices de satisfacción, administración y control del riesgo, de la población pobre y vulnerable de
114 municipios del departamento de Cundinamarca, articulando el recurso humano, técnico, físico,
asistencial y financiero, con el fin de garantizar a la población el suministro de servicios de atención en
salud con estándares superiores de calidad.
Con la implantación de este programa se busca involucrar a todos y cada uno de los funcionarios de la
entidad, generando e incrementando la cultura de cambio, impulsándolos desde la alta gerencia y los
niveles administrativos y asistenciales al mejoramiento continuo y así alcanzar un cumplimiento de los
estándares superiores de calidad, mediante el control y minimización del riesgo durante el proceso
integral de atención, poniendo en evidencia la utilización del autocontrol, auditoría interna y la medición
permanente repercutiendo en el mejoramiento continuo de los procesos.
2. MARCO OPERATIVO
La implementación del PAMEC, irá de la mano de la Misión la Visión, Política de Calidad y Operativas,
los principios y Valores de la Institución, teniendo como base la siguiente normatividad:
Artículo 48: Define la Seguridad Social como un servicio público, bajo la dirección, coordinación
y control del Estado, con principios de EFICIENCIA, UNIVERSALIDAD Y SOLIDARIDAD.
Artículo 49: Se establecen como funciones del Estado establecer las políticas para la
prestación de servicios de salud por entidades privadas y ejercer su vigilancia y control.
Artículo 153: Fundamentos del Servicio Público: Dentro de los cuales se encuentran Equidad,
Obligatoriedad, Protección Integral, Libre Escogencia, Autonomía de las Instituciones,
Descentralización Administrativa, Participación Social, Concertación y CALIDAD. La CALIDAD
Caracterizada como la atención oportuna, personalizada, humanizada, integral, continua y de
acuerdo con estándares aceptados en procedimientos y práctica profesional.
Artículo 178: Dentro de las funciones de las Entidades Promotoras de Salud se incluyen:
“Establecer procedimientos para controlar la atención integral, eficiente, oportuna y de calidad
en los servicios prestados por las Instituciones Prestadoras de Servicios de Salud”.
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Por el cual se reglamenta la ley 872 del 2003 y se adopta la norma técnica de Calidad en la Gestión
Publica.
Por el cual se establece el Sistema Obligatorio de Garantía de Calidad de la Atención en Salud del
Sistema General de Seguridad Social en Salud.
Por la cual se establecen las condiciones que deben cumplir los Prestadores de Servicios de Salud para
habilitar sus servicios e implementar el componente de auditoria para el mejoramiento de la calidad de
la atención y se dictan otras disposiciones.
Por la cual se modifica parcialmente la resolución 1043 de 2006 y se dictan otras disposiciones.
Por la cual se modifican algunos numerales del Manual de Condiciones Esenciales y Procedimientos del
Servicio Farmacéutico, adoptado mediante Resolución 1403 de 2007 y se dictan otras disposiciones
Por la cual se modifican parcialmente la Resolución 1043 y 1448 de 2006 y la Resolución 2680 de 2007
y se dictan otras disposiciones
Por la cual se define el Sistema de Información para la Calidad y se adoptan los indicadores de
monitoria del Sistema Obligatorio de Garantía de Calidad de la Atención en Salud.
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Guía aplicativa del sistema obligatorio de Calidad para cumplir la ley 872 de 2003.
2.2. MISIÓN
Somos una entidad promotora de salud del régimen subsidiado que administra recursos de salud para
garantizar la atención integral a la población afiliada.
2.3. VISIÓN
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EXCELENCIA EN
AUTOCONTROL
EL SERVICIO
TRABAJO EN
LIDERAZGO EQUIPO
COMUNICACIÓN EQUIDAD
PARTICIPATIVA
OPORTUNIDAD EN EL
SERVICIO
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VOCACION DE COMPROMISO
SERVICIO
RESPONSABILIDAD
HONESTIDAD
RESPETO
TRANSPARENCIA
SENSIBILIDAD
HUMANA
El país se ve avocado cada día a Administrar eficientemente los recursos para la Adecuada prestación
de los servicios, con una mejor atención en salud como protección y beneficio a la comunidad; por
ende, se hace necesario competir con niveles óptimos de calidad para lograr la permanencia en el
mercado actual. El punto de partida es el Sistema único de información, junto con el Programa de
mejoramiento para la Auditoria de la Calidad (PAMEC) el cual se elabora bajo los más estrictos
controles de calidad, en lo que esperamos se cumplan las metas propuestas en su desarrollo para
lograr un posicionamiento y empoderamiento de la población objeto de atención, convirtiéndonos cada
día en partícipes del mejoramiento continuo, respetando y cumpliendo las normas y decretos con
respecto al sector salud
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Selección de Priorización de
Auto evaluación Procesos a Procesos
Mejorar
Aprendizaje Definición de la
Organizacional Calidad Esperada
Evaluación del
Mejoramiento Medición inicial
del desempeño
de los Procesos
Ejecución del
Plan de Acción
Plan de acción
para Procesos
Seleccionados
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Teniendo en cuenta que la EPS-S CONVIDA, es una institución administradora de recursos para
asegurar la prestación de servicios de salud a la población pobre y vulnerable, debidamente
identificada, se procedió a realizar la evaluación del sistema de la calidad para determinar la eficacia de
los procesos y facilitar el logro y cumplimiento de las metas y objetivos institucionales.
.
Una vez de identificados los procesos considerados como prioritarios y propensos a mejorar y cuya
incidencia es fundamental en el desarrollo y razón de ser institucional, se continúa con la etapa de
análisis y valoración cualitativa cuyo objetivo es la identificación de:
-Fortalezas
-Soportes de Fortalezas y
-Oportunidades de Mejora
Para dar cumplimiento con la Autoevaluación en campo se realizó un trabajo participativo y crítico con
cada uno de los responsables de los procesos, siguiendo los siguientes pasos:
1. Presentación por cada funcionario dueño del proceso, el informe de las actividades realizadas
y su manejo transversal para el cumplimiento de los objetivos institucionales.
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(ver anexo 1)
Finalizado el proceso se identificaron las oportunidades de mejora sobre las cuales se debe realizar
mayor énfasis teniendo en cuenta la calificación obtenida dentro de la matriz.
Paso 2: Se adoptaron los criterios de valoración para realizar la priorización de los estándares
teniendo en cuenta la metodología propuesta por el Ministerio de la Protección Social.
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Igualmente se definió y semaforizó la escala a emplear para identificar los procesos a priorizar. (Ver
Tabla 3. Criterios de Priorización de Estándares y Semaforización.
RIESGO CALIFICACIÓN
No presenta NINGUN RIESGO para los pacientes, familiares,
trabajadores, entorno o para el logro de los objetivos de la 1
institución
Representa un IMPACTO MINIMO para los pacientes, familiares,
trabajadores, entorno o para el logro de los objetivos de la 4
institución
Representa un IMPACTO MODERADO para los pacientes,
familiares, trabajadores, entorno o para el logro de los objetivos 7
de la institución
Representa un ALTO IMPACTO para los pacientes, familiares,
trabajadores, entorno o en el logro de los objetivos de la 10
institución
COSTO CALIFICACIÓN
No invertir en la solución generara bajos costos de No Calidad
(demandas, quejas, reprocesos, sobrecostos, sanciones, etc.), 1
para la institución
No invertir en la solución generara medianos No Calidad
(demandas, quejas, reprocesos, sobrecostos, sanciones, etc.), 3
para la institución
No invertir en la solución generara altos costos de No Calidad
(demandas, quejas, reprocesos, sobrecostos, sanciones, etc.), 5
para la institución
VOLUMEN CALIFICACIÓN
Menos del 2% de los clientes internos o externos que se
1
benefician de la mejora.
Las personas beneficiadas por la mejora no superan el 20 % de
los clientes internos, con baja cobertura hacia los usuarios y partes 4
interesadas.
Las personas beneficiadas por la mejora pueden estar entre el 30%
y el 60% de los clientes internos, con mediana cobertura hacia los 7
usuarios y partes interesadas.
Las personas beneficiadas por la mejora ascienden a más del 70%
de los clientes internos, con amplia cobertura hacia los usuarios y 10
partes interesadas.
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Paso 3: Se realizo la calificación de cada agrupación de indicadores, teniendo en cuenta los criterios
definidos: Riesgo, Costo y Volumen. (Ver Tabla 4 Calificación).
Multiplicando entre si el valor de cada criterio, se obtuvo o el resultado semaforizado lo que permitió
identificar los procesos prioritarios a intervenir, según el orden arrojado por la matriz descrita
anteriormente.
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Planificar la calidad deseada o esperada, implica pensar inicialmente en términos de la obtención de los
mejores resultados de calidad esperados (calidad técnica-científica, seguridad, costo racional, servicio,
disposición del talento humano), que impacten en la mejora de las condiciones de salud para la
población, con el menor riesgo posible. Implica también definir los criterios y estándares de calidad
conducentes a obtener la mejor utilización de los recursos (eficiencia), así como también un esfuerzo
por conocer las necesidades, expectativas y perfil epidemiológico de nuestros clientes, y traducir esas
necesidades en especificaciones de servicios y procesos para monitorear a través de indicadores, la
satisfacción de las expectativas legítimas acerca de la atención esperada.
-Cumplimiento de las metas establecidas para cada uno de los indicadores del sistema obligatorio de
garantía de la calidad en salud.
-Asegurar un cumplimiento mayor del 90% de las metas establecidas para cada uno de los programas
establecidos en promoción y prevención.
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- Oportunidad en la respuesta a quejas y reclamos, con tendencia a la disminución de las mismas por la
implementación de estrategias efectivas tendientes al cumplimiento de los criterios del sistema
Obligatorio de Garantía de la calidad: Continuidad, oportunidad, pertinencia, accesibilidad y seguridad.
Con los insumos anteriores, la Auditora de Calidad, así como los funcionarios responsables del
proceso, realizaran la medición inicial del desempeño de los mismos, en el sentido de determinar el
nivel de conformidad actual del proceso con los indicadores o metas pre-establecidos y determinar las
posibles brechas de desempeño u oportunidades de mejoramiento y el consecuente plan de mejora que
les permita adoptar medidas tendientes a corregir las desviaciones detectadas.
Como herramientas para la evaluación y medición inicial del desempeño de los procesos priorizados, la
EPS-S CONVIDA, utilizará las siguientes herramientas: Auditoria Interna, la Medición del Desempeño
de los Procesos, los resultados de la Autoevaluación en los indicadores del Sistema Obligatorio de
Garantía de la Calidad
En este sentido, entenderemos la auditoria como una función de toda la organización que debe
ser congruente con la búsqueda de los mayores beneficios para el usuario y la reducción de los
riesgos durante el proceso integral de prestación de los servicios, optimizando los recursos
disponibles.
La auditora interna de calidad, debe ser una persona calificada que cumpla con el perfil
establecido para este rol.
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En caso de no contar con indicadores formalmente establecidos, se debe contar con los
registros y papeles de trabajo correspondientes a la ejecución en las actividades a
evaluar.
La medición y análisis será realizada directamente por los responsables del proceso,
siguiendo la frecuencia de los tableros de control, con una supervisión y seguimiento por
la Auditora de Calidad.
Teniendo en cuenta el tipo de información requerida para realizar la construcción de las líneas bases de
los procesos prioritarios a mejorar, el responsable del proceso, con su equipo de trabajo y la asistencia
técnica de la Oficina de Calidad, determinaran el mecanismo mas adecuado para realizar la medición
solicitada (auditoria interna o medición del desempeño de los procesos) y de este modo asegurar la
construcción de una línea base confiable que sirva como parámetro para evaluar la mejora.
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El Plan de Mejoramiento de Calidad permite visualizar el proceso de mejora que se inicia, a partir de las
oportunidades de mejora identificadas en la autoevaluación y en la medición inicial del desempeño de
los procesos.
Siguiendo la ruta de la auditoria para el mejoramiento de la calidad en los procesos auditados y con la
aplicación de las herramientas estadísticas básicas, se establecen las acciones de mejora a
emprender, identificando los responsables de su desarrollo, los recursos requeridos y las fechas
previstas para el desarrollo de la acción, de acuerdo al formato establecido.
Los insumos básicos para realizar la formulación del Plan de Mejoramiento son:
Tomando como base estas tres fuentes, se debe realizar un análisis previo para la formulación del Plan
de Mejoramiento. El análisis requerido debe realizase básicamente en tres fases:
Como herramientas a utilizar para la identificación de causas raíz de las No Conformidades se tendrán:
lluvia de ideas y tres por ques, cuya construcción será realizada en los formatos establecidos y
mediante la asistencia técnica de la Oficina de Calidad. etc.
Conociendo ya las causas raíz de las No Conformidades se implementan planes de acción, se definen
soluciones, tomando en consideración que sean prácticas y posibles de implementar.
Los planes contemplarán: los objetivos de los mismos, los indicadores de medición de las metas, las
acciones de mejora (QUÉ), las estrategias (CÓMO) y las metas (CUÁNDO Y CUÁNTO) a desarrollar.
En su formulación los Planes de Mejoramiento deben ser consensuados y concertados con el personal
que participa y/o es responsable de los procesos intervenidos, hasta que todas las metas sean
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acordadas y todos los actores comprometidos. Su formulación se realizara durante los meses de Abril
y Mayo del 2012. (Ver Anexo 3. Plan de Mejoramiento)
El HACER enfocado al cumplimiento del Plan de Mejoramiento es el compromiso a seguir por parte de
los responsables y el equipo de trabajo de los procesos relacionados (QUIËN), frente a las actividades
definidas de acuerdo con el Plan de Mejoramiento.
En el desarrollo de las actividades propuestas, cada responsable de proceso con apoyo del
Subgerente del área, debe gestionar la implementación de las actividades y tareas propuestas en el
Plan, promoviendo la participación del equipo de trabajo a cargo.
Para asegurar el cumplimiento de los propósitos, el equipo de trabajo, tanto asistencial como
administrativo debe generar y mantener una cultura de autocontrol permanente frente al cumplimiento
de los compromisos adquiridos.
La vigencia para la ejecución de los Planes de Acción se establece entre junio de 2012 y Septiembre
de 2012. (Ver Anexo 3. Planes de mejoramiento de Indicadores de Monitoreo del Sistema)
Para evaluar el mejoramiento continuo en la EPS-S CONVIDA, se tendrán en cuenta tres (3) niveles
de control, determinados así:
Autocontrol: Realizado por parte del Responsable del proceso y su equipo de trabajo.
Este nivel logra su operatividad a través del autocontrol y la disciplina ejercida por cada equipo
de trabajo, a fin de lograr la ejecución de las actividades pactadas en el Plan de Mejoramiento a
cargo, así como la ejecución de los controles y seguimientos establecidos para asegurar la
ejecución de las acciones y reducir los riesgos identificados, con la optimización de los recursos
disponibles.
Para que los planes se cumplan y se llegue a las metas deseadas, es necesario VERIFICAR y hacer
seguimiento permanente.
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Todas las acciones serán monitoreadas por la alta dirección, quien a través del Comité de Gerencia,
conocerán el avance y estado de la implementación, participando activamente en la asignación de los
recursos y las herramientas requeridas para lograr el cumplimiento de las metas establecidas, bajo
parámetros de eficacia, eficiencia y efectividad.
Si por el contrario del seguimiento y la verificación surge el cumplimiento de los requisitos de calidad,
los responsables del proceso iniciaran de inmediato las acciones de la siguiente y última etapa de la
Ruta Crítica, de la implementación del PAMEC (Aprendizaje Organizacional, ver numeral 7.0).
El programa además utilizara a los Comités Institucionales, pertinentes en cada caso, como insumos de
información, mecanismo de seguimiento y retroalimentación a la calidad de los procesos objeto de la
auditoria.
Definición de los indicadores que permitirán evaluar los procesos y las metas esperadas:
Análisis de los resultados que arrojen las diferentes Auditorias Internas de Calidad. Para el logro
de los niveles mencionados, se realizarán auditorias internas de calidad periódicamente, que
garanticen los avances hacia la mejora continua.
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