Nombre del Documento: Código: P-AM-004

PROCEDIMIENTO MANEJO DE LA
PROPIEDAD DEL CLIENTE
Versión: 01

MUNICIPIO EL CARMEN Proceso al que pertenece:

DE VIBORAL Análisis y Mejora Fecha: 02-08-2009

1. OBJETIVO

Este instructivo tiene por objeto establecer y documentar el procedimiento para la recepción,
almacenamiento y control de los productos suministrados por el cliente.

2. ALCANCE

El contenido del presente documento debe ser aplicado en todos los casos en que el cliente en una
situación contractual suministre materiales para la ejecución del objeto del contrato.

3. DEFINICIÓN DE TÉRMINOS:

3.1. Propiedad del cliente: Objetos, documentación del cliente necesaria para la prestación de los
servicios en la administración municipal.

4. RESPONSABLES

Son responsables de velar por la aplicación de este documento; Los líderes de los procesos, El
Director Administrativos Sistema de Calidad y Control Interno y los demás funcionarios que
desarrollan tareas que aplique en este procedimiento.

5. CONTENIDO

Nº Actividad Descripción Responsable Registro

(paso) (QUÉ) (Cómo) (Quien) (Evidencia)
Identifica la propiedad del cliente dispuesta
Identificación para la realización de un programa u obra, o Actas, Inventario de
la prestación de un servicio, y verifica el Cualquier Vehículo, Informes o
1 de la Propiedad cumplimiento de los requisitos para su Funcionario Público Reportes de
del Cliente utilización de acuerdo a las necesidades de Vigilancia y Control
la Administración.
Comunica al cliente las condiciones Actas, Inventario de
Evaluación del encontradas en la propiedad dispuesta, sea Vehículo, Informes o
Estado de la en actividades de vigilancia y control o los Cualquier Reportes de
2 documentos entregados para la prestación Funcionario Público Vigilancia y Control,
Propiedad del
Cliente de servicios de Protección Social y/o Formato de Solicitud
Trámite. del Servicio
Velar por la conservación de la propiedad
del cliente mientras esté bajo el control de la
Administración o esté siendo utilizada por la
misma. Actas, Inventario de
Si la propiedad del cliente se tratase de Cualquier Vehículo, Informes o
3 Conservación documentación con información personal del Funcionario Público Reportes de
de la propiedad cliente se conservara bajo los parámetros Vigilancia y Control
del cliente. establecidos en el Proceso de Gestión
Documental.
La información contenida en los documentos

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 Nombre del Documento: Código: P-AM-004
PROCEDIMIENTO MANEJO DE LA
PROPIEDAD DEL CLIENTE
Versión: 01

MUNICIPIO EL CARMEN Proceso al que pertenece:

DE VIBORAL Análisis y Mejora Fecha: 02-08-2009

Nº Actividad Descripción Responsable Registro

(paso) (QUÉ) (Cómo) (Quien) (Evidencia)
no se podrá utilizar para beneficio propio o
de algún tercero.
Para la propiedad del cliente entregada en
los operativos de vigilancia y control, se
registrara la cantidad y el estado de los
mismos en los registros de dichos
operativos.
Evalúa si la entrega fue conforme a las
condiciones pre-establecidas: Si la entrega
fue conforme, o durante la utilización no se
registraron deterioros o pérdidas de la
Evaluación de propiedad, se continúa con el paso 5. Cualquier Formato de
4 la propiedad Funcionario Gestión de
del cliente Si la entrega no fue conforme o durante la Público Mejoramiento
utilización se registraron deterioros o
pérdida de la propiedad se le comunica al
cliente y aplica el procedimiento Gestión de
Mejoramiento.
Conserva los documentos de acuerdo con el
Proceso de Gestión Documental y los Cualquier
Conservación
5 respectivos Procedimientos con el fin de Funcionario
de documentos dejar evidencia de las actividades realizadas Público
y finaliza el procedimiento.

6. CONTROL OPERACIONAL

Nº Actividad Control Responsable Registro

Verificación del estado de la
Revisión de la
propiedad del cliente en Auditores Internos Informe de
1 propiedad del Auditoría.
cuanto a su conservación y de Calidad
cliente
cuidado

7. ANEXOS

No aplica.

Elaboró: WILMAR Revisó: WILMAR HERNAN Aprobó: JOAQUIN DARIO

HERNAN GÓMEZ – Director GÓMEZ – Director de Calidad y DUQUE – Alcalde Municipal
de Calidad y Control Interno Control Interno
Firma: Firma: Firma:

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