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Afilar El Lapicero PDF
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Afilar ellapicero
EDITORIAL ANAGRAMA
BARCELONA
TiTUlo de fa edicion catafana: fNDICE
Esmolar l'eina
Empuries
Barcelona, 2007
Disefio de fa coleccion:
Julio Vivas Presentaci6n . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. 11
llustraci6n: © Archivo Iconogdfico, S. A. / CORBIS / COVER
Formacion. ~Como son los escriros de la profe
sion? Afilar ellapicero. Genesis. Agradecimientos.
1. SOBRE EL LECTOR. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. 19
Presentacion. Investigacion. Criterios generales.
Primera edicion: septiembre 2007 Lecrores especializados. Categorizar lecrores. Ejem
plos.
2. TECNICAS DE ANAuSIS DEL LECTOR. . . . . . . . . . .. 29
Escribir a una audiencia. Segmentar. Escribir en
una organizacion. Del auror hacia fuera. Escribir
a un conocido. Ejemplo.
3. LAS VOCES DEL AUTOR . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 41
© Daniel Cassany, 2007
Presentacion. (Yo, nosotros 0 se dice? Indicios de
© EDITORIAL ANAGRAMA, S. A., 2007
Pedr6 de la Creu, 58
subjetividad. Atenuantes e intensificadores. Ejem
08034 Barcelona plo.
ISBN: 978-84-339-6262-1 4. LA ORGANIZACI6N DE LOS DATOS SI
Dep6siro Legal: B. 35885-2007
Presentacion. Introduccion. Cuerpo. Cierre. Pira
Printed in Spain mides. El informe tecnico. EI articulo de investiga
Liberduplex, S. L. U., ctra. BV 2249, km 7,4 - Polfgono Torrentfondo
cion. Anexos. Notas. Parrafos. Ejemplo. Sintesis.
08791 Sant Llorenc;: d'Hortons
5. TfTULOS Y PORTADAS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. 67 13. CORRESPONDENClA . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 159
Presenraci6n. Tftulos. Funciones. Criterios de ela Presenraci6n. Decir no con elegancia. Estrategia.
boraci6n. Ejemplos. Portada. Estilo.
6. fNDICES ... . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 79
EpfLogo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. 167
Presentaci6n. Funciones. Utilizaci6n. Criterios de
Bibliografia ................................. 169
elaboraci6n. Ejemplo.
7. RESOMENES . . . . . . . . . . . . .. . ... . . . . . . .... . 87
8. PROSA . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. 97
Clones.
labras.
FORMACI6N
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de la vida pero que suelen tratar poco los discursos profesio das, descubren datos, argumentan a favor 0 en contra. Se es
nales.) tructuran con apartados y componentes particulares, en cada
Tambien es una idea extendida que los empleados de la caso. Tambien tienen distintos niveles de formalidad. Pero
empresa y los profesionales liberales no necesitan mas forma todos comparten un alto grado de sofisticacion. Son comple
cion en lengua; que los medicos, los quimicos 0 los abogados jos y elaborados. Hay que dominar todas sus particularida
-por citar solo tres ejemplos- no tienen que escribir. Los des para poder entenderlos y producirlos.
empleos que desempefian no 10 exigen. Una medica cura en Los profesionales se enfrentan a ellos con precipitacion,
fermos, un quimico analiza productos y una abogada inter porque el mundo laboral no acepta dilaciones y porque tie
preta leyes. Les basta 10 que aprendieron en el instituto -su nen poca 0 nula formacion. Los rudimentos que da el insti
puestamente. tuto no satisfacen cuestiones tan especificas como las ante
Es falso. En la practica, la mayo ria de profesiones cali fica riares. Asi, no es extrafio que a menudo la cali dad de estos
das requiere algun tipo de transaccion oral 0 escrita, mas 0 me escritos sea lamentable: ~quien entiende la letra pequefia del
nos espedfica 0 sofisticada. Hay que verbalizar mucha activi contrato de una hipoteca?, ~y el de un seguro?, ~quien no se
dad laboral para comunicarla, para valorarla 0 para archivarla: ha extraviado al leer las instrucciones de uso de un ordena
se escribe un informe del enfermo curado, se presenta por es dor?, ~quien comprende las leyes y las sentencias judiciales?,
crito el resultado del analisis quimico 0 se fundamenta en un ~son sencillas las ordenanzas laborales que regulan nuestra
dictamen la interpretacion de una ley. En efecto, los medicos profesion?
redactan informes y protocolos medicos; los quimicos, memo Muchos de estos escritos son especializados y tienen es
rias y proyectos; y los abogados, denuncias, recursos y argu tas caracteristicas:
mentaciones. Y tam bien tienen que escribir los geografos, los
bibliotecarios, los graduados sociales, los directivos, los comer • Son concisos y poco redundantes. Buscan la objerivi
ciales 0 los contables ... , por dar mas ejemplos. dad y la precision. Evitan las ambiguedades.
Aun mas: si estos profesionales pretenden estar al dia en • Son despersonalizados: evitan las referencias al autor y
su campo, deberan participar en los foros de investigaci6n y allector, esconden la emotividad.
deberan leer y escribir artkulos, ponencias y comunicaciones • Tienen un porcentaje eleva do de lexico tecnico, pro
para congresos y revistas. La formacion permanente tam bien cedente de varias disciplinas. Los grupos nominales es
utiliza la escritura como herramienta de aprendizaje. tan mucho mas desarrollados que los verbales.
• Inc!uyen recursos visuales como tablas numericas, fo
tografias 0 graficos.
~C6MO SON LOS ESCRITOS DE LA PROFESI6N?
Por supuesto, cada disciplina tiene caractedsticas espe
Son heterogeneos: tienen varios grados de especificidad, ciales. La boranica dispone de un repertorio de generos dis
con terminologia y fraseologia propias. Cumplen varias fun cursivos diferente de la ingenieda 0 de la jusricia. Cada dis
ciones, segun el contexto: dan fe de hechos, proponen medi ciplina ha desarrollado sus propios discursos a 10 largo de la
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historia y los ha adaptado a sus necesidades: los biologos uti cacia. Pero jque torpe y simple puede lIegar a ser si se usa
lizan protocolos de laboratorio, proyectos e informes de in mal! iComo confunde, atolondra e irrita, en estos casos!
vestigacion, artfculos cientificos, etc. ; los contables trabajan Esta gufa trata de los discursos complejos, sofi sticados y
con balances, auditorfas y memorias. comprometidos que hacemos en eI trabajo ... , que son nuestra
C ada genero discursivo es particular dentro de su campo: profesi6n. Estos escritos cuestan much o di nero, si co ntam o
cumple una funcion espedfica, tiene una estructura adaptada. a el sueldo que co bran los auto res - ipor modesto que sea!
las necesidades, con unos apartados y un contenido determina Tam bien ocupan mllchas horas, si concamos eI tiempo que
dos. Usa un registro prefijado, con fraseologfa y terminologfa es Ie dedican los lectores. Tienen m lIcha trascendencia: cierran
pedficas. Cada genero es incluso difereme de los otros del mis y abren empresas, promueven empleados 0 los despid en, cu
mo campo, aunque todos compartan algunos rasgos comunes. ran perso nas, producen ganancias 0 perdidas, dan 0 quitan
Algunas disciplillas disponen de formul£trios y manuales que do pres tigio, fijan nuesrros derechos y debe res, erc.
cumeman y ejemplifican eI repertorio de generos mas importan A lar ella icero uiere su lir la instruccion que nos ne 0
tes. En definitiva, cada discurso tiene una idencidad propia. la educacion superior -como ecfa mas am a. Presenta los
conocim jeoros.espedficps qll e meocjona la cita q ue encabeza
este capitulo. Haciendo lin simil con ouo libro mlo, quiere
«MILAR EL LAPICERO» ser una c;;ina de la escritura profesional (Cassany, 1993), una
gUla que explique con sencillez - con del amal- como se prepa
Como dice eI subtftulo, esto es una Gufa de redacci6n ran los discursos en eI trabajo.
para los que se ganan la vida escribiendo. El discurso es una Es imposible tratar todos los discursos. No acabarfamos
herramienca para comunicar conocimientos, para desarrollar nunca. Ni hace falta: los discursos cambian como los tiempos.
la actividad laboral, para fortalecer nuesua identidad profe Hoy hacemos blogs, chateamos y prescindimos del fax -que se
sional, para cumplir nuestros deberes y para ejercer eI poder. invenco hace bien poco. Afil£tr ell£tpicero se centra en los dis:'
Economistas, juristas, ingenieros, biologos, medicos, ffsicos, cursos mas especializados, poniendo enfasis en las cues riones
investigadores, maestros, sociologos, abogados ... , itodos tra transversales: el analisis del lector, la estructuracion del conce
bajamos con eI discurso! Incluso los estudiames universita nido, la confeccion de ritulos, Indices y resllmenes, eI disefio
rios y los bachilleres tambien escriben para «labrarse» un fu de ilusuaciones, etc. Ta"mbien estudia dos tipos de texto im
turo. Para todos, eI discurso es una herramienca profesional portances para una organizacion: las instrllcciones )' las cart~
y esta gufa ensefia a afilarla.
Afil£tr el I£tpicero se dirige a los que escriben: a los auto
res, pero tambien a los correctores, a los editores, a los super GENESIS
visores, a los jefes que dan eI visto bueno, a los lectores que
quieran tener criterio. En cualquier caso conviene conocer Esta gufa tiene historia personal. Durance una epoca me
bien las herramiencas utilizadas. iQue flexible, versatil, pode gane la vida ensefiando a escribir a auditores, secretarias,
roso y resolutivo es eI discurso!, cuando se utiliza con perspi economistas, ciendficos, politicos, informaticos y ouos pro
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fesionales. Colabore con el Banco de Sabadell, el BBVA, La tante afilado para que los lectores 10 puedan aprovechar para
Caixa, Fundaci6 La Caixa, REPSOL YPF, Cuatrecasas, la afilar los suyos. iQue asf sea!
Fundaci6n German Sanchez Ruiperez 0 la Editorial Santilla
na; y con instituciones como el Ayuntamiento de Barcelona,
la Generalitat de Cataluna, la Escuela de Administraci6n Pu ACRADECIMIENTOS
blica de Cataluna, el Instituto Vasco para la Administraci6n
Publica, las Cortes Valencianas, el Sen ado Chileno 0 la Se Ningun otro libro mfo ha madurado tanto en el disco
cretaria de la Funci6n Publica de Mexico, entre otros. Ense duro. Los primeros documentos se remontan a finales de los
naba a mejorar las auditorias, las memorias, los informes, las ochenta. T odos los profesionales con quien he compartido
demandas, los artfculos 0 la correspond en cia. aula han contribuido an6nimamente a escribir estas paginas.
T am bien escribf la tesis doctoral sobre esta actividad, Sus originales, su reacci6n a mis correcciones, las reflexiones
aprovechando la gran cantidad acumulada de escritos, ejerci sobre las necesidades comunicativas de su empresa ... Todo
cios, evaluaciones y experiencias (Cassany, 1995). En otro me ha inspirado. Sin la aportaci6n de estos redactores profe
lugar he explicado la metodologfa que segufa para ensenar a sionales de carne y hueso no habrfa ejemplos reales. Si no
los profesionales expertos que no estan para monsergas y hubiese podido penetrar en las interioridades de sus organi
buscan soluciones inmediatas (Cassany, 2006). zaciones, habrfa menos senti do comun y matizaciones en es
Afilar el lapicero contiene las lecciones mas efectivas de tas paginas.
esta experiencia. Resume con estilo llano las ensenanzas Otras personas me han ayudado mas conscientemente a
principales de la literatura tecnica I y las ejemplifica con es componer este libro. Han mejorado estas lineas Cristina
critos autenticos, comentados -y con los nombres conve Aliagas, Victoria Alsina, Elisenda Bernal, Quico Ferran, Cris
nientemente cambiados. Conffo en que mi discurso este bas tina GelpI, Carmen LOpez Ferrero, Carme Ripoll y Joan Sala.
Oscar Morales no es s610 el traductor de la versi6n espanola
1. Renuncio a detallar en cada capitulo las referencias bibliograficas consul de esta gufa, sino un buen colaborador en la investigaci6n so
tadas, porque seda reiterativo y prolijo. S610 mencionare las citas textuales. A con bre la comunicaci6n cientffica. A todos y todas, gracias.
tinuaci6n presento una lista de los aurores que mas me han inspirado. Para la des
cripci6n del discurso especializado: Sager, Dungworrh y McDonald (1980),
Kocourek (! 991), Cabre (1992), Lerat (1995) y Barrueco, Hernandez y Sierra
(1993-19%). Entre los manuales de redacci6n ciendfico-tecnica 0 empresarial,
me han interesado: Barrass (1978); Gould (ed.) (! 978); Harkins y Plung (eds.)
(1982), que presentan una selecci6n de los mejores arrkulos de diversas discipli
naSi Brusaw, Alred y Oliu (1987); Turk y Kirkman (1989) -uno de los mejores-;
Kirkman (! 992); Boiarsky (1993); Rubens (ed .) (1992) y Shelton (1994). Tam
bien son relevantes Strunk y ~te (1917), Flower (1985) y Eagleson (1990).
Para la orrotipograHayta edlCl6 ~tenidO en cuenta Perfect (1994), Martfnez de
Sousa (1992), Pujol y Sola (1995) el Diccionario de W edicion y de las aries grdficas
(1990) . Sobre resumenes, Hawes Harkins (1%8) y Sekey (1973) dan ideas prac
ticas. Para el anilisis dellectorfn hemos inspirado en parte en Warren (1993).
16 ,"~\'~~~,.
~ ,"'T"
." 17
1. SaBRE EL LECTOR
PRESENTAcrON
19
dominamos la teOrla del linguista Suresh Canagarajah sobre ~ lt1va. La hacemos antes de escribir y mientras escribimos.
como se proyecta la identidad de la lengua y la cultura pro Suele ser individual e interior, pero tam bien podemos con
pias cuando se escribe en un segundo idioma. Esta teo ria su versar con nuestros coautores, si no estamos trabajando so
gerente es reciente y tan poco conocida como su autor, origi los. De hecho, es mucho mejor asf.
nario de Sri Lanka. En ambos casos, pues, el auror calcula
erroneamente el conocimiento previo del lector y provoca
efectos negativos. En este capitulo estudiaremos los principa CRlTERlOS GENERALES
les tipos de lector.
Fijemonos prirnero en 10 que podemos analizar del lec
tor. Las preguncas de la izquierda permiten encontrar res
INVESTIGACION puestas para seguir los criterios que se formulan a la derecha:
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As!, las instrucciones para utilizar un inhalador bucal de • Pro.fim o. Lee desde fuera del campo especializado, no
berfan valorar que se dirigen a un colectivo amplio y hetero conoce ni la rerminologfa 0 los con ceptos ni los fun
geneo de asmaticos, que s610 pretenden administrarse el me damentos te6ricos. T ampoco domina las habilidades
dicamento. No quieren conocer la estructura del aparato especificas de procesamiento. Solo quiere hacerse una
inhalador 0 el proceso con que se elabora la sustancia inhala idea del escrito 0 entender algunos datos. Ejemplo:
da. Ignoran terminos como budesonida, propeLente 0 corticoi una estudiante de arte que lee un articulo semidivul
de, no dominan las formulaciones quimicas y prefieren los gativo sobre los problemas bioeticos que suscita la in
dibuj os figurarjvos a los esquematicos. Pueden ser ancianos seminacion artificial 0 la clonaci6n de embriones.
con problemas de vista 0 temblores en las manos, de manera • Ejecutivo. Es semejame al profano, pero busca mas de
que conviene una letra grande y pape! grueso. talles. Debe tomar decisiones y, por eso, Ie interesan
En cambio, la memoria de una prospeccion geografica las justificaciones y la visi6n prospectiva de los hecho".
para consrruir ca rrereras describe la orograffa para modificar BU$ca argumentos a favor y en contra, valora las con
la. Debe ser ex tremadamente precisa; se dirige a especialistas secuencias y los proyectos. Tiene poco tiempo y nece
calificados que trabajan en equipo, que dominan la termino sita en tender bien los datos. Ejemplo: el director de
logia de la disciplina, que tienen desrrezas refinadas para in una empresa farmaceutica que debe decidir si fabrica y
terprerar mapas de nivel y que analizaran mericulosamente el comercializa un producto a partir de los informes qui
documento, COil todo el tiempo que haga falta. micos, medicos, comerciales y juridicos.
Esta claro que tener en cuema estas variables permite to • Experto. Conoce bien el campo porque es un ciendfi
mar decisiones mas acertadas para confeccionar ambos escri co, un ingeniero 0 un doctor universitario. Lee con es
tos. Pero no siempre tenemos toda la informaci6n necesaria rimulo y espiritu cdtico, contrastando los datos del
para responder esas preguntas. texto con los que ya sabe; se fija en todo. Exige el uso
de la terminologia, las teodas y los recursos propios
del campo (esradistica, f6rmulas qufmicas, diagramas).
LECTORES ESPECLALIZADOS Ejemplo: una especialista en trasplantes de corazon
que lee el ultimo articulo publicado por un reputado
En el siglo XX se identificaron los principales prototipos colega sobre una conrrovertida tecnica nueva.
de lector especializado, que representan todas las situaciones • Tknico. Tiene un nivel variable de conocimientos pre
posibles. Racker (1959) distingue cinco niveles de lectores vios sobre la disciplina, con frecuencia superior al del eje
en la ingenierfa, situados en una escala progresiva de menor cutivo e inferior al del experto. Tiene interes por la re
a mayor calificacion: el operario no recnico, el tecnico, el soluci6n pracrica y 10 aturden las abstracciones. Debe
recnico avanzado, e! ingeniero y el cientifico. Pero la clasifi aplicar, desarrollar, trasladar a la realidad la informaci6n
caci6n mas conocida es la de Pea rsall (1969), que establece del documento. Ejemplo: un analista informatico que lee
cinco caregorias, combinando dos criterios basicos: el cono el informe sobre las necesidades de los contables y audi
cimiento del rema y la profesi6n: tores de una empresa para elaborar un programa nuevo.
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• Operario. Combina el nivel de conocimientos del pro del proceso comunicativo. Las circunferencias identifican
fano con la necesidad de aplicaci6n pricrica del recni cada figura, marcada con la L- inicial de lector:
co. S610 prerende enrender 10 que afecra a su rrabajo.
Ejemplo: un empleado de una fabrica de coches, que Lectores en eI proceso comunicativo
trabaja en una cadena de montaje y que lee las ins Emisi6n Recepci6n
trucciones para realizar una rarea.
CATEGORIZAR LECTORES
En eI ambito de la emision 0 de la produccion del dis
Desde orra perspectiva, hay lectores durante todo eI pro curso:
ceso de confecci6n del documento y a 10 largo de su cicio
comunicativo. Muchos documentos se escriben a cuatro ma • Ellector coautorengloba las diversas formas de cola bora
nos 0 mas, I1evan el visto bueno de un superior 0 fueron re cion que hay en la aurorfa: corresponsabilidad completa
visados 0 corregidos por orros. A veces los primeros lectores del escrito, autorfa de un fragmento, asesorfa extern a,
son los coautores, los secrerarios, los jefes 0 los correctores. etc. Pueden ser desde dos medicas que coescriben un
Una vez terminado yenviado, un escrito inicia un reco manual de la discipIina hasta un articulo de investiga
rrido dilatado en que va encontrando varios lectores que 10 cion que firman conjuntamente el autor de una tesis de
leen con diferentes prop6sitos. Por ejemplo, una instancia doctorado y su director (que esconde formas asimetricas
para la Administraci6n la ve primero la persona encargada de colaboracion). En todos los casos, el auror puede pre
del registro, la hojea despues quien distribuye el correo entre ferir un estilo 0 una estructura determinada para com
los departamentos, quiza la revisa a continuaci6n un secreta placer a los coautores, al margen del lector.
rio de la persona a quien se dirige y, al final, la lee con aten • EI lector supervisor tiene estatus superior a los coauto
cion quien la debe responder -que quiza tampoco sea aquel a res (mas calificacion, cargo superior, funcion deciso
quien se dirige oficialmente. En definitiva, la recepcion de un ria, mas poder 0 prestigio). Interviene en la fase final
escrito no es un proceso simple, unidireccional 0 acotado. de la produccion, asume la responsabilidad y determi
Este esquema muestra los principales lectores a 10 largo na su idoneidad. Corresponde al jefe organizativo que
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da eI visto bueno, al editor que elige los originales que informe de su departamento, co nsultamos en el archi
publicani, al revisor an6nimo que valora la calidad de vo de la empresa docum enros antiguos, etc. S610 a ve
los ardculos para un boledn, etc. Aunque no sea el ces se convierte en un lector relevante para el autor.
destinatario autentico del documento, es sin duda un
lector decisivo para muchos auto res.
EJEMPLOS
En el ambito de la recepcion:
Veamos un par de ejemplos. Ellector principal de una
• EI lector filtro corresponde al puesto de trabajo (regis memoria de resultados es el accionista de la empresa, pero eI
tro, secretaria, gabinete de prensa 0 comunicaci6n, bi tecnico que la redacta sabe que quien debe aprobarla antes
bliotecario) que da cuenta de la documentacion reci -iY quien Ie puede subir el sueldo!- es el jefe de contabili
bida, la selecciona y la distribuye 0 la bloquea. Desde dad. Asf, es mas provechoso escribir para el jefe, un simple
la optica del auror, es un tramite 0 un obstaculo im supervisor, que para el accionista, el destinatario real. Aun
portante, porque regula eI camino que conduce hacia que las manias 0 las exigencias que el jefe imponga sobre la
ellecror principal. memoria sean perjudiciales para el accionista, eI autor had
• EI lector principal y el secundario corresponden a los siempre caso al jefe.
destinatarios reales que busca el documento: los lecto Asimismo, el auror de un articulo ciendfico sabe que
res de una revista, los clientes potenciales de publici solo 10 publicari en un boledn prestigioso si el consejo edi
dad, los accionistas de una empresa que revisan el es torial aprueba el contenido y el estHo, aunque eso suponga
tado de cuemas, etc. La distinci6n entre varios grupos hacer las correcciones que ellos establezcan -y que el auror
(principal, secundario) permite segmentar y priorizar puede considerar perjudiciales para su escriro. ~Que es me
audiencias heterogeneas. jor: publicar eI artfculo mutilado en el lugar deseado 0 guar
• EI lector indirecto no tiene acceso personal al docu darlo en un cajon 0 publicarlo complero en otro lugar? Pues
mento, pero accede a la informaci6n a craves de los no hay color: ilo primero!
lecrores directos, que sf ace eden al texto. En las em En definitiva, eI lector no es unico, homogeneo ni sim
presas y las instiruciones, es frecuente que un tecnico ple. Tampoco es estatico 0 prefijado. Varios leerores y muy
prepare un escriro porque su jefe (L-principal) defien diversos se acercan a un escrito para haeer 10 que les conven
de un proyecro 0 presenta unos datos en una reuni6n gao La pregunta es: ~cuales nos interesan mas?, ~cual es el
ante unos interlocutores (L-indirecros) que no leerin principal?, ~tenemos filtros?, ~hay supervisores 0 periferieos?
nunca el informe, pero que sf conocera.n eI contenido. Cuanto mas conscientes seamos de nuestros lecrores, mejor
• EI lector periflrico accede al escrito por azar, rumor, podremos eseribir.
curiosidad, etc. No es ningun destinatario oficial. As!,
a veces encontramos unos originales olvidados en la
fotocopiadora, un amigo nos habla casualmente de un
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• Personales: ed ad , sexo, nacio nalidad, estado civil, lugar SEGMENTAR
de nacimiento y resid encia, le ngu a y eultura materna,
experiencias interc ulrurales, cO l1ocimientos d e otros Si ellector es colectivo y heterogeneo, es dificil reducirlo
idiomas, inrereses, etc. a un perfil unico. Entonces podemos utilizar tecnicas de
• Proftsionales: empleo , cargo, afios d e experiencia, fu n m ercadotecnia , como la d e segmentar el publico. Consiste en
cion, empleos previos, horario laboral, condiciones de fragmental' la masa amorfa de lectores en grupos 0 sectores
tra bajo, actitudes respecto aJ trabajo, etc. mas reducidos y homogeneos -como si fueran tipos diferen
• Acadhnicas: tirulacion academ ica, centro educativo tes d e «clienres» d e un producto. L uego podemos elaborar
donde estudio, ano e n qu e se li cen cio, formacion pro m ensajes particulares, mas precisos y eficaces, para cada gru
fesio nal co ntinua (eonocimientos, habilidades), habi li po. V eamoslo:
d ad es inform aticas, etc.
• Socioecon6micas: renta per capita, patrimonio, estatus Segmentaci6n de lectores
social y econo mico, ideologia po lftica, etc. Lector
Individual
·······............. 3.·' lector
nueva colecci6n de fascfculos, se asegura de que el producto
sea acenado haciendo encuestas previas a los compradores
potenciales, sobre los puntos anteriores y sabre la valoracion
que hacen del nuevo producto. Esra claro que un autor solo
no puede emprender acciones de este tipo, pero sf que puede 1.0 Identificar un L-heterogeneo 2.0 Segmentar 3. 0 Establecer prioridades
30 31
pos de deportes de competici6n (baloncesro, FUtbol sala), los Tener en cuenra el enrorno organizativo que ocupa el
nifios y las nifias de la escuela que hacen la educaci6n fisica auror y el lecror (cargo, funci6n, jerarqufa, departamenro,
en las instalaciones del gimnasio 0 los ancianos que hacen etc.), as! como los canales par los que circula el documenro
manrenimienro. En este conrexro, el redacror de un reporra permite elaborar un escriro lllaS adecuado . Veamoslo:
je sobre enfermedades de rransmisi6n sexual puede decidir
dirigirse en primer lugar a los adolescenres (lector primero 0
principal), despues a los adulros solreros (lector segundo) y, en Organigrama comunicativo
ultimo termino, aroda la comunidad (lector tercero)'
Asf, el auror puede poner enfasis en los habiros recomen
dados para la juvenrud (practicas seguras y de riesgo, medi
das prevenrivas) y en las conrroversias (pfldora del dfa des
pues, aborro), segun el punro de vista de los adolescenres
que acaban de incorporarse a la actividad sexual. En cambio,
la clasificaci6n general de enfermedades 0 su incidencia enrre
la poblaci6n pueden tener menos inreres para este colectivo.
Sin duda, analizando el lecror y razonando de esta manera,
el escriro puede tener mas eficacia para el publico elegido
que 5i quisiera dirigirse a rodo el mundo.
32 33
Las Iineas cu rvas, di scol1tinuas y finas, representan las re rio. Por eso, proponen analizar el lector de otra manera, con
laciones info rmales qu e crecen entre los individuos por razon un diagrama egocentrico, que sitLle a1 autor en el centra y que
de sus afinidades personales, que no congenian necesariamen relacione cada tipo de lector:
te con la jerarquia. Por ejemplo, a y b no se interrelacionan
por ningun canal formal porque pertenecen a departamentos
Diagrama egocentrico para analizar lectores
diferentes, pero pueden tener contactos informales por moti
vos extralaborales (son parientes, vecinos, amigos), que apro
vechan para hablar de trabajo, aunque sea oficiosamente. Por
estos canales se suelen difundir los rumores, que tan impor
tantes pueden lIegar a ser en una organizacion.
Siguiendo a Warren (1993), eI antilisis organizativo per
mite conocer eI recorrido que hara lin documento en el 0 [
ganigrama, identificar los lectores qu e re ndri en cada plan
jerarqLLico y, ad emas, calClLlar las posibles fLlgas de informa
cion pOI' vias informales. Por ejemplo, supongamos que x
quiere hacer un proyecto que afecta a z y que requiere su
aprobacion; como tienen posiciones alejadas en el organigra
rna, eI mensaje de x deberia seguir eI canal formal habitual a
traves de sus superiores dye. As!, x debe convencer a d (lec
tor primero) del proyecto, para que convenza a e (lector se
gundo), que al mismo tiempo debe convencer a z (destinata Hay CLlatra categorias de lectores, segun eI grado de pro
rio final). Si tenemos en cuenta las relaciones informales, ximidad con el aLltor, marcados con los sucesivos drculos
podemos preyer que c (compafiero de area de x, que quedari co ncentricos. EI grupo propio esta formado por los colegas
afectado por el proyecto) tendra conocimiento de esta pro del mismo departamento 0 area, con los cuales eI autor cola
puesta, porque mantiene contactos informales con d. Por bora de manera estrecha y continua, en conversaciones y do
eso, quizas es relevante que x busque una manera de enviar cumentos escritos; estos lectores pueden actuar casi como
la informacion a e, saltandose d, para que c no se entere ... coautores.
Conforman los grupos proximos lectores de otras depar
ta mentos con quienes el autor mantiene contactos peri6di
DEL AUTOR HAClA FUERA cos por motivos laborales, de manera que son lectores afines.
EI tercer clrculo (en fa organizacion) 10 forma eI resto de lec
En efecto, Mathes y Stevenson (1991: 33) sugieren que tores internos, que no tienen contactos con eI aLltor y que,
muchos mensaj es suelen saltarse los canales fijado s en eI in pOI' 10 tanto, tienen menos conocimientos cornpartidos. Fi
terior de una organizacion y llegar directamente al destinata nalmente, el grupo ajeno a fa organizacion incluye los lecro
34 35
res que no comparten la cultura organizativa y que, por ello, 3. Actitudes
tienen aun menos terreno comparrido con el autor. • ,A que culrura perren ecc e.1 lector (europea, musulmana, norceamcricana,
larina, hindu, erc.)?
En resumen, la mayor 0 menor proximidad entre lector
• ,Cual es su ideologia polir.ica, econ6mica, eti ca 0 ecologica?
y autor en el gdfico indica un grade mas 0 menos elevado • ,Que aerirudcs posirivas y ncgarivas riene con respecto al eema?
de conocimiento compartido entre los interlocutores y o&e • ,Que man ias tie ne sobrc la escrirura?, ,cualcs puedes 3rcnd er?
ce datos relevanres para elaborar el escrito. Cuanto mas claro • ,Que imagen u opinion tienc de ri, de tu rcx to, del ccma?
• /~ue cxpecrativas eiene?, ,que espera?, ,que no espera?
tengamos el lugar que ocupa el autor y cada lector en la en
• ,Como reaccionara al escritO?, , que sensaciones u opi niones Ie sliscirad?
roscada red comunicativa de una organizacion, mas eficaces • ,Que puntos Ie gllscaran?, ,ClIaJes no?
podremos ser. • ,Que o piniones, aClitudes 0 manIas rienes ru?, ,que puedes hacer para 5al
var las diferencias?
• (Que plIedcs hacer para rebajar la resiseeneia 0 eI rechaw, si preves q ue 10
habra?
ESCRIBIR A UN CONOCIDO
36 37
38 39
3. LAS VOCES DEL AUTOR
PRESENTAcrON
41
raro encomrar un consulten 0 un Fijate -jeste manual tam teetado, entrevistamos, creemos), y mas indirectameme en las re
bien es lIna excep~ ! ferencias temporales (el mes pasado) y espaciaJes (alii). Ala de
Por ono lado, el autor a menudo se esconde detd.s de recha, se borran estos rastros con fo rmas impersonales ('Si7Ja
formas impersonales como se suele entender, se dice 0 se opina. detectado, se entrevisto, se dice, ha habido) _0 la tercera persona
Cuando es imprescindible referirse al au tor, empleamos cir (auditoria informatica ha detectado; para La empresa). Ouo re
cunloquios como el autor cree, segUll el autor, para evitar un curso es describir los hechos directamente, como si no hubiese
creo que 0 un en mi opinion que parecen demasiado «subjeti ningun auto r, como en las frases que tienen el sfmbolo 0.
vos». Tambien es frecuente el denominado plural de modes Se suele creer Que la£...llpcjones de la derecha son mas ob
tia, el nosotros que solo abarca a un autor individual -como jetivas y ciendficas. Muchos autores, correcrores eanores to
el que empleo aquf a veces: illS I er~ n asf y errad ica~a..p.res~ n c i a del autor en la p.rosa.
42 43
INDICIOS DE SUBJETIVIDAD Adjetivos. Disringuim os varios tipos segun su carga subjetiva :
• Obj uivos. Describen propiedades emplricas: solterolcasado, mllSculino/ftme
nino, itaLiano/frtlllces, t6picoloral.
Podemos ofr la voz del autor en ottos lugares, de manera • Valorativos. Dependen del pUnto de vista del autor: grandclpeq/lefio, calien
mas sutil. Vdmoslo: u /frfo, abundante/escaso.
• Subjetivos. Implican juicios de valor: bltenolmalo 0 bonito!feo.
• Con sufi jos apreciarivos: --esco/esca (carna/J(tksco), -i.l (cflIpinteril), -Onlona
6a Es un tratamiento largo. (critic6n), ere.
6b Es un buen tratamiento.
6c Es un tratamiento intravenoso. Verbos. Algunos vcrbas subjetivos. de senrimiento 0 los denominados dicm
di mllcsrran 1a actirud del au tor:
• Subjeti-vos. Conrienen juicios de valor: chillnr por grifar, perpetrar 0 cometer
(Que frase es mas objetiva? Sin duda, la 6c. EI trata
por hacer...
miento intravenoso se opone al t6pico, al oral 0 al rectal que • Verbos de sentimiento, con valor expresivo: gwtaT, apreciar, odiar, estimar,
describen categorfas empfricas. En cambio, un tratamiento rksestimar.\ .
largo depende de una referencia implfcita: (cuanto dura un • Verbos di~endi, can e1 valor de decir: afirmar, critical", sostma, preguntar,
. . insinuar...
tratamlento.,~.
(una semana., ~
(un mes.,~.
(me d'10 ano.
- ~ y qUl .
za no haya ningun acuerdo c1ato: 10 que es largo para un Adverbios. Distingu imos varios tipos de adverbios segun Sli carga subjetiva:
especialista puede ser normal para otto. Por 10 tanto, 6a • Sllbjn ivos. Muesrran la actirud del autor: obviammte, quizd, sin duda, cier
deja escapar eI punto de vista del autor y es subjetivo. To tamm te, seguramente, Inmmtablemente, afortlmadamente...
davia 10 es mas decir es un buen tratamiento; presupone • Objeu IJos. Dan datos objetivos: siempre/nunca, delantdrktrds u ho.ylma
nana...
un juicio de valor exp/(cito, que la comunidad puede dis • Va/orativos. Dependen de. referen cias mas 0 menos subjetivas: cercallejos;
curIr. rdpidamenteldespttcio 0 de VfZ en C/I/lndo...
En definitiva, la voz del autor 'su..pu nto. de~vi sta, Ia slIb
jetividad) emerge en la ptosa de varias maneras. Los linguis
tas 10 lIamamos la modalizaci6n aeICliS~ es decir, los in (Y conviene evitar estas expresiones? iSf y no! Es impo
dicios linguisticos que mues tran la actitud del autor con sible esconder todos los rastros de subjetividad. Es mas in
respecto a 10 que dice. Esta lista ofrece algunos ejemplos (a teligente tomar conciencia de ello e intentar gestionarlo:
partir de Kerbrat-Orecchioni, 1980): ser explfcito cuando nos convenga dar una opinion, 0 evi
tar los referentes implfcitos 0 imprecisos (apliquen fa loci6n
de manera abundante) y las connotaciones coloquiales (fa
cabafiita estaba situada a 30 metros de fa carretera) cuando
Nombres. Algunos susran ri vos esco ndcn juicios de valor: pretendamos describir hechos de la manera mas empirica
• Palabras informales con con notacioncs despectivas: climtela, chacharn, etc.
• Palabras con sufijos ap reciativos: -illo/illn (oficinilln), -ere/eta (diTectorete)
posible.
-ote/ota (bacteriofa), -ucholucha (Iicmcinducho), -azol/Wl (clientaZl)), erc.
• Metaforas que aponan conno racio nes populares: laboratl)rio como ca.fttera,
documenfo como tost6n, despacho co mo castillo 0 palacio, etc.
44 45
L'V 9'V
lntensificadores A tenuantes
:('VOOl 'JdA
-!IO dP J!lJEd E) SOldwdfd S~W SOWEdA 'Uf'?JVf2tJU:J'iVS:JP SOW
-EU!WOUdP dnb OlU;}!W!pdJOJd- (.WPV'i!JSdf2U! 1") dlUd~E ~ Op
-lIE.lJ0q A (soptJJlns:J.I) oldfqo Ie OPUEZ!lE]lId ""sopvJlnw sOl dP
Vf2!J!sod :JJUJUlV.IVp uf'!JV.lO'fVf2 tJ'f 0 SOf2!J!sod s:J.l01Vf2 SO.lVP UVJ
-.Iodv sopvJlns:J.1 sOl SOWEP!q!JJSd 'oldwdfd OWS!W Id OpUEW
-01. 'E!JU;)!pnE el 1I0J PEP!.1EP!IOS ns ,( ;uqwnp!l.1::lJ ns '~D!P
;mb 01 ::lJqos J01m IdP U9!JJ!AUO:> EI UESdJdx',3" 'Sl:.)!lpJ sdlq
-!sod dP E[JEPU![q 0 PEP!PUruOJ ns JElUdWdJJU! ' 1I 9!JEWJgE
EUn JdJ"dIElJO] Ud1!wJdd SdJOplDg!SUdlU! sOl '0!JEJ1UOJ TV
'(dJUVJSVqJ O!q.ldApe Id A (SOUI.tJJ.lpod) [EUO!J!puoJ 0 Wd!l
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un J!q!JJSd dP ZdA Ud 'oldwdfd JOd 'U9!JEWJgE Eun JEUgE 0
JEfeqdJ Ud1!wJdd SOJdw!Jd sOl '(S?[~U! lid 'S,id]sooq .'Sd'IOPtJZ!J ~
-vJUd 0 SO'Z.I:JnjJ.I 0) S:J.loPVJif!SUJJU,1 SOl A (S? [~lI! lid 'Sd'iPJCj .'S:J.t
-0pt7Z!JVUl 0 SopnJs:J 'S:J,wPV'i!J!Ul 0) s:JJuvnudlV SOl :Sdl!JnS SEJ!J
-91dJ SE!~d1EJ1Sd SOWEZ!I!Jn 'Ud!JdJdE sou dnb A lIdpeJlId dS ou
dnb 'osmJs!p P Udld;DE S::lJOlJdl sOl ::lnb J::lX)JOAE] eJed
jos!wOJdwOJ
rna! 's01::lyedUloJ SOl dP UE::lS ::lnbum ""SE!A::lJd S::lllO!JE~!~
-SdAlI~ ~I JEJ!l!JJ 0 S::llli::lAnIJlIOJ lIOS ou dnb sope1lns;:u sOlin
JE1::lJdJ"dllil. '~lliE~01JE J::lJdJEd UlS . ''''lIOIJE~llSdAUI
I.. . enS::lnu
dP E!Jlrel.1odw! EIJEJe1S::lp SOUl::lqdP opnll::lW E OJ::ld 'SE~::l[O:>
SOl uOJ o~omp [d JE1U::lWO] EJEd srlJoJ A dp[!wnlf OliOl lin
JEldopE u::lpns U9!JE~!lS::lAlI! ::lp sOlnJpJe sOl 'ZOA EI JElnpow
eJed so peJ!lsgos SyW so J !7Tpm C:)gpUd!:) ESOJd tq
:nI< CTV')I::! IS .IN! 3" S3".INVnN3".IV
re, reaJizando las operaciones necesa nenre de la manera mas renrable. Eso
rias para arender los pagos que se Ie exige atenci6n casi diaria.
presenran y manrener eI remanenre
disrribuido de la forma mas renrable. Retribuci6n de los depositos
Esra operaroria Ie exige una arenci6n 1. Dispone de tarjetas Visa Oro y
casi diaria. (... J Electr6n sin cargo.
Disfrura ademas de una rarjera 2. Se cobra la comisi6n minima en
Visa Oro y orra Visa Electron com las operaciones de compraventa
pletamente gratis, y en las esporadicas de vaJores, que son escasas.
EjEMPLO operaciones de compraventa de valo 3. Se condona la comisi6n de can
res, eI cobro de comisi6n es mini mo. celaci6n anricipada de deposiros
Analicemos la reformulacion de un fragmenro de infor En las cancelaciones de deposi a plazo fijo (para reinverrirlos en
tos a plazo fijo qu~ ha reaJizado con producros mas renrables), aun
me de auditoria inrerna, en una entidad financiera. EI origi eI objetivo de reinv.errirlos en otros que esra sucursal sea una de las
nal 10 escribio un aprendiz en un curso de redaccion. Aun producros con mejb res renrabilida que condona menos comisiones.
que no manriene la estructura de una auditoria aurenrica, sf des, se Ie ha condonado la comisi6n 4. Por N avidad eI c1ienre recibe eI
tiene el conrenido y eI estilo habituales. Esrudia un posible de cancelaci6n anticipada. regalo mas cosroso de la oficina.
Esra sucursal es una de las oficinas (I 61 pa14brasJ
trato de favor no justificado: eI director de una oficina de un de la red que menos comisiones con
banco ofrece un trato «especial» a un cliente sin motivo (vo dona, por 10 que es lIamativo la opera
lumen de negocio pequeno, cliente no relevante, etc.). roria seguida con este c1ienre. (... J
La reformulacion menciona los hechos de manera empf Como anecdota, en las fechas
navideiias, eI mejor regalo que reali
rica, sin sesgo ni imprecisiones. Compara:
za la oficina a sus c1ientes es para
este. (219 pa14brasJ
Original Reformulacion
Sin duda, los apartados con titulo interno y hechos
(.. .J En los cuarro dias que per Hechos
numerados de la reformulacion ayudan a ordenar los datos.
manecimos en la oficina, esre c1ienre Atencion personalizada
se presenro rres veces, siendo rodas 1. Duranre los 4 dias que Audirorfa Entre otras aspectos, la version de la derecha elimina las re
elias tratado personalmente por el d i es(Uvo en la oficina, el c1ienre hizo peticiones, las expresiones connotadas (es llamativo, como
recror. De las tres visitas, dos fueron 3 visitas y fue atendido por el di anicdota, disftuta), los adjetivos imprecisos (operaciones espo
simplemente para retirar su dinero de recror. En 2 visitas retiro dinero
rddicas, mejor regalo) 0 los adverbios modalizadores (simple
su cuenta corrienre, evicindose con de la cuenra y evir6 las colas de las
esra arencion personal, las largas colas venranillas de caja, con la aren mente, completamente). T ambien prefiere la 3. a persona (Au
en las venranillas de caja que exisren ci6n del direcror. No hay datos ditoria estuvo) ala 1.a (permanecimos) y las cifras (4-3-2) a las
en esra oficina. La orra visira fue para sobre el ptop6siro de la 3." visita. letras (cuatro, tres, dos). En resumen, la reformulacion es mas
rratar remas personaJes, sin nada que 2. EI direcror controla personaJmen objetiva, precisa, ordenada y breve.
ver con la acrividad de la sucursal. re las cuenras del c1ienre: reaJiza las
EI direcror lIeva personaJmenre operaciones necesarias para aten
eI conuol de las cuenras de este c1ien- der los pagos y disrribuye eI rema
48 49
4. LA ORGANIZACION DE LOS DATOS
PRESENTACI6N
INTRODUCC16N
51
lecrivas del documenro 0 para indexarlo en fondos doCll CUERPO
mentales. La introducci6n puede incluir varios elementos
texruales: la portada, la identificaci6n del documento (titulo, EI cuerpo es la parte central del documenro y tiene eI ob
autoria, procedencia, editorial etc.), el apm'ato titulm' (titulo y jerivo de desarrollar todos los datos. T ambien se denomina
subdtulo, dtulos internos), el indice general, el resumen, la nucLeo, exposici6n 0 desarroLLo. Es el componente mas variable
distribuci6n (Iisra de lecrores destinatarios), el prologo, los por 10 que respecta a extensi6n, numero y tipo de apartados
agradecimientos, etc. o a la inclusi6n de elementos complementarios, como tabLas,
Hay que tener en cuenta que, antes de empezar a leer, ya dibujos 0 grdficos. No tiene restricciones en relaci6n con la
tenemos «unas primeras impresiones» de un escrito. «Un do estrucrura, el enfoque 0 el nivel de especificidad, a diferencia
cumento empleza a generar una respuesta ran pronto como de la introducci6n y del cierre, que tienden a ser breves, sin
reposa encima de la mesa de los lecrores. De hecho, se puede teticos 0 esquemati cos.
decir que los informes y los articulos empiezan a despertar ac Suele tener un estilo discursivo que fomenta la reflexi6n
titudes positivas 0 negativas incluso antes. Las reacciones de y evita las formulaciones esquematicas y la sintesis. Algunos
los lectores esran influidas por la facilidad con que pueden iden de los componentes textuales que suele incluir son los objeti
tificar eI documento que les interesa 0 con que pueden recu vos del trabajo, la metodoLogla empleada, los antecedentes, los
perarlo de las bibliotecas y de las bases de datos» (Turk y Kirk hechos 0 resultados, su valoraci6n, etc.
man, 1989: 44). Tanta versatilidad impide identificar otros rasgos comu
Cuando el documento yace encima de la mesa, el indice y nes del cuerpo de los documentos. Pero algunos generos
eI resumen nos dan una primera idea d.pida del texto. Res con rradici6n disponen de estrucruras muy formalizadas. En
ponden preguntas como: ~ me interesa?, dtrata de mi campo?, el ambito administrativo, el informe tecnico-juridico consta
ddebo Leer/or, ddebo leerlo completo? 0 dcudnto tiempo me llevard? de antecedentes 0 reLacion de hechos y fundamentos de derecho.
Si no estamos obligados a leer el escrito, estas respuestas pue EI informe de auditoria intema tiene habitualmente objeti
den determinar que 10 abandonemos 0 no. Si no 10 abando vos, metodoLogia, hechos, concLusiones y recomendaciones. Asi
namos, eI resumen nos anticipa los datos bisicos del cuerpo mismo, el articulo de investigaci6n tiene la famosa estructura
del texto, de manera que podemos activar los conocimientos de IMRD 0 introduccion, metodologla, resultados y dis
previos, formular hip6tesis y leer mas interactivamente. EI in cusi6n.
dice tambien permite hacer una lectura selectiva de aquellas Orros tipos de informes no tienen tradici6n ni regula
partes que mas nos inreresen. ciones y se componen de apartados y tirulos particulares para
En definitiva, la introducci6n provoca las primeras im cada contexto. De hecho, cada auror se inventa a convenien
presiones allector, delimita su alcance (tema, contenido), da cia los apartados del cuerpo, de acuerdo con sus necesidades.
eI esqueleto 0 la esrructura completa del documento (indice) En una instiruci6n 0 empresa, la rradici6n puede haber fija
y sintetiza y anticipa las ideas mas relevantes en un resumen. do algunas estructuras; por ejemplo, eI libro de estilo de La
En los capfrulos siguientes, analizaremos algunos de estos Caixa (1991) presenta cuatro tipos de informes tecnicos (de
componentes. proyecto, de gesti6n, de oficina y de analisis de riesgo).
52 53
EI cuerpo es a menudo el primcr componente que se ela PJRAMIDES
bora de un documcnto. Tanto la introducci6n co mo eI cierre
son reformul acio nes (sintesis, introducciones, propuestas de Varios manuales de comunicaci6n profesional recurren a
futuro). EI indice, eI resumen, la bibliografla 0 las condusio la conocida formula periodfsrica de la piramide para organi
nes depcnden directamenre del cuerpo y se elaboran despues zar los daros en un in forme: poner la informaci6n basica al
o al mismo tiell1po. inicio, en la punta de la piramide (titulo, resumen, resulta
dos generales), y dejar los datos completos y los detalles para
el final, en la base, como muestra este esquema (Turk y
CiERRE Kirkman, 1989):
;1
~
Si la presentaci6n anticipa los daros mas relevances e in Cuerpo \.... lectores :./
Conclusiones "
...
troduce allecror en el texto , el cierre proyecta la informaci6n Recomendaciones \
"
\.. ./
hacia el futuro. Prepara las tareas posteriores: revisar la bi
bliografla, poner en practica las recomendaciones, formular
nuevas hip6tesis, preparar nuevas investigaciones. Los ane
""0' (dolo, oomp'''''1 \ \.. \~/
xos, los indices analiticos y la bibliograffa SOD herramientas
para ampliar 10 expuesro, ya sea haciendo una relectura se La piramide de la izquierda representa la ordenaci6n de
lecriva del mismo documento (guiada por un indice anaHti los datos y la de la derecha, el numero de lectores que leen
co), leyendo los documenros complementarios incluidos en cada componente del documento. Coincidiendo con la pun
los anexos, 0 buscando nuevos textos a partir de las referen ta de la piramide, el titulo y el resumen presentan los datos
cias citadas. Al igual que la introducci6n, eI cierre tambien se esenciales que pueden entender muchos lectores. En la base,
caracteriza por tener un grade de estandarizaci6n elevado y los anexos y demas componentes del cierre aportan daros
por utilizar formulaciones esquematicas (listas, numeracio pormenorizados y compleros que s610 interesan a unos pocos
nes, afirmaciones breves). lectores. A medida que el documenco da datos, cada vez mas
pormenorizados y complejos, se pierden los lecrores que s610
querfan hacerse una idea general; solamente se conservan los
que esdn realmente imeresados y buscan datos mas precisos.
54 55
Esta estructura piramidal permite atender a lecrores que
buscan en un mismo documento prop6sitos tan diversos Metodo SIDCRA
como los de hacerse una idea global, buscar datos espedficos
o barrer exhaustivamente el escrito. Por ejemplo, el lector
ajetreado que s610 quiere formarse una opini6n general pue
/\
I, S~mario 1 (
de leer con rapidez el resumen y algun componente del cie
.,_--_- -----\
..
rre, mientras que el lector analftico que busca datos concre
tos puede rastrear con atenci6n el nucleo y los anexos con Introducci6n
los indices analfticos.
Siguiendo este planteamiento, algunos autores proponen
estructuras piramidales mas pormenorizadas para generos Desarrollo
particulares.
/1
/ ,-,VI r,",IU~IVI r,,"",~
f":nn,...lllcinnoc
\
I \
EL INFORME TECNICO / Recomendaciones \
acr6sti~0 con los aparrados que conformarian la estrucrura !_ _._- - -_._.._ ._------- - - -\
56 57
resultados arrancan con los da tos obrenidos en la investigacion que haya conflicto entre lectores y fUl1ciones, como ya he
reaJizada (base esrrecha) para proyectarse nuevamente hacia eI mos visto. Por una parte, un jefe ocupado quiere leer el es
campo en que se instauran, ensanchando la base. crito en pocos minutos para hacerse una idea global y tomar
decisiones -hablarfamos aqui de funcion info rmativa. Por
oua, eI mismo escriro debe recoger toda la documentaci6n
Articulo de investigacion (estadistica, auditorfas, anaIisis, comprobantes, certificacio
nes) para archivarla y para que pueda ser consulrada en eI fu
turo -funcion documentaL
Introducci6n
En estos casos eI anexo permire agrupar los datos en dos
o mas niveles de especificacion, que se adecuen a estas fun
ciones. EI cuerpo puede satisfacer las prisas )' la necesidad de
sintesis del jefe, yel anexo permite almacenar todo 10 que sea
Desarrollo
demasiado pormenorizado 0 espedfico, como si fuera un
I I ~ .---- autentico cajon de sastre. Incluso podemos distinguir dos 0
/ \
mas anexos, con varios grados de deraUe, dirigidos a diferen
res funciones documentales 0 lectores porenciales. Noremos
Resultados
las diferencias entre eI cuerpo )' eI anexo de un escrito:
Selecci6n de dacos
Cuerpo del escrito Anexos
EI autor tambien explica que la introduccion suele seguir Ia Pone enfasis en e1lector. Incluye los Pone enfasis en la informaci6n. Re
datos basicos y responde a un con coge todos los daros y los archiva
siguiente estrategia. Primero, establece un tel'l';tol';O de estudio 0
texro concrero (tiem po y espacio). para siempre.
busqueda, es decir, delimita la disciplina y eI ambito estricro en
I ncluye s610 los daros relevantes: pro Incluye rodos los daros: merodologia,
que se reaJiza eI rrabajo, mencionando los estudios y los amores
p6siros, resultados globales, recomen resultados completos, estadistica. Pres
previos mas relevantes. Enseguida, identifica un agujel'O 0 vado daciones, argumentos imporrantes. cinde de las necesidades temporaJes y
en el territorio 0 a1gun aspecto que no ha merecido Ia arencion de los lectores circunstaJ1ciaJes.
de la comunidad ciemifica. Para acabar, presenta la busqueda Organiza los datos segun el interes Sigue criterios archivfsticos. Sin Jf
reaJizada como la ocupacion de este agujero pendiente. del lector. Extension limitada. Len mites. Registro especializado, nume
gua comun , numetos redondos, co ros exactos, comentarios pormenori
mentarios generales. zados .
AN EXOS
Mu)' bien. Pero <que datos deben ir en eI cuerpo?, <)' en
EI anexo (0 apendice) merece consideracion especial por el anexo? iNo es tan facil! Algunos auto res creen que el ane
la funcion de descarga informariva que ejerce. Es habitual xo es un apartado marginal 0 irrelevante y que nadie 10 con
58 59
ule,!, por 10 que prefieren cargar toda la informacion en el autores, a veces, cuando vamos con prisas y tenemos que
cuerpo. Es un error. Asi se confunden las dos funciones afi adir datos a un escrito: los metemos en noras y asi no es
nc.lOnadas. T ambien se hincha el documento y se aleja de preciso retocar nada mas ... iDe ninguna manera! Hay que
las necesidades del lector principal. usar las notas de modo estrategico y no como un parche.
NOTAS PA RRAF os
Otra herramienta para organizar el • Las notas en el EI parrafo es la unidad inferior aI apartado y aI subapar
contenido son las notas esas aclaraciones margen son las mas rado. No suele lIevar epigrafe 0 titulo interno y tiene unidad
, ~ I pl'6ximas al texto re-
que van aparte y con letra mas pequena. ferido y las mas facil es ignificativa y grafica. Respecto al senti do, es monotematico
Pueden ir al margen, * a pie de pagina' 0 al e leer. Pero exigen y trara de un aspecto particular del contenido. Respecto a la
final del capitulo" 0 del documento -iY tu n ~iseno especial de forma, empieza con una entrada 0 sangrado en la primera li
.
mlsmo pue des expenmentar
. Ios erectos
c a pagma
.
nea y acaba con un punto y aparte final y con una linea
que provoca cada posicion!
blanca 0 una interlinea superior con el parrafo siguiente. Al
La nota se relaciona con el punto del texto aI que se re gunos escritos numeran los parrafos, pero no es habitual.
fiere con una llamada, que puede ser un asterisco , un nume Los manuales de estilo que se refieren mas extensamente aI
ro 0 una letra supedndices -como en el parrafo anterior. Lo parrafo son los periodisricos, que conviene leer con cautela, por
mas corriente son las cifras, sobre todo si hay varias notas y que no se refieren a la prosa profesional (vease pagina siguiente).
debemos mencionarlas en otras partes del documento, pero Duque Garda (2000: 197) menciona tres manuales de
el asterisco es util para lIamar una nota en las tablas y los redaccion cientlfica para el ingles que tam bien recomiendan
graficos 0 cuando la prosa incluye cifras. brevedad, aunque la miden con criterios diferentes: que cada
Suelen ir en notas las referencias bibliograficas, los datos parrafo lLeve una idea principal y 4 0 5 secundarias; que se
tecnicos 0 complementarios 0 los detalles e informaciones componga de unas 3 oraciones, 0 que tenga entre 100 Y 300
secundarias que solo interesan a los lectores mas minuciosos. palabras de extension.
Una nota bien organizada permite que ellector ajetreado se En mi experiencia en empresas e instituciones, el parrafo
salte los datos que no Ie interesan 0 que el curioso encuentre tiene mas valor grafico que semantico. Abundan los parrafos
10 que busca. Conviene evitar las notas demasiado largas, la muy breves para aligerar la exposicion . Se cree que las pagi
acumulacion de noras en una pagina 0 10 que hacemos los nas cargadas con mucha letra y parrafos largos son mas pes a
das que las que tienen muchos parrafos breves. Quiza esta
I . Las notas a pie de p:igin a so n m uy visi blcs y bastallte pr:lcticas. porquc tendencia favorezca la presentacion de la pagina, pero a mi
pueden Icerse sin tener que ca mbi ar d e pagina. T amhicn so n las mas corricn tes parecer tiene efectos negativos en la estructura del conteni
I
en los articul os de in vestigaci6n y en lIl ucha dOCUmellt3Ci6 n rccn ica. Pero a pesar
d e cso conviene no abusar po rq ue incremelltan la complejidad del escrito . Por
do. El abuso de los parrafos breves, a menudo de una sola
cso he dejado 5610 dos de las que habia en este libro. frase, convierte el escrito en una lista inconexa de ideas.
60 61
£9 Z9
SfNTESIS
3 iQue lata!. i no? Ir adelanre y atras buscando la pagina donde hay esu t I(.
nota ... Las noms a1 fi nal del caplcu lo 0 de docum emo son poco prncticas para eI ~
lector. aunque eI edi tor las prefiera porque se com paginan con m<i5 cOl1lodidad.
S61l) son preferibles cuando hay muchas notas 0 son mlly ex [ensas }' se com pli Cll
su colocaci6n en la p:lgina corres pond ieme (Martinez de Sousa, 1992).
64 65
5. TfTULOS Y PORTADAS
PRESENTAcr6N
67
TfTULOS 1. Enunciar con precision el contenido del documento.
Cuando consultamos bibliograflas, bases de datos 0 in
oraue nos hace e:anar dices de revistas, eI titulo es eI primer y -a menudo- eI
1 nos equlvocarnos, perdemos los lectores
unico dato informativo sobre el documento (aparte del
abrlan Dorudo tnteresarse por nuestro_ escrito_y que 10 auror, la editorial, etc.). A partir del titulo decidimos si
han abandonado porque el titulo les confundi6; las bibliorecas leemos el texto entero 0 no. Y si ya tenemos acceso a
archiyanin el docpme oro en una secci6n equiYQ~ada. Todavfa todo eI documento, un titulo claro e informativo facili
mas: podemos irritar a los lectores que han decidido leer eI do ta su lectura y orienta la interpretacion.
cumento '}\que no encuentran 10 que esperan. 2. Diferenciar los documentos entre si. Cuando trabajarnos
Pese a 1a importancia de los tfrulos, muchos redactores con varios documentos encima de la mesa, abiertos en
les prestan poca atenci6n. En las em presas abundan tirulos paginas interiores, saltando de uno al otro, el titulo los
con ex presiones vadas u opaqs como injorme, l nJorme de ges distingue con facilidad, ya que suele reproducirse en el
tion, EI ejercicio 2003 0 Auditoria Servicios Centrales. Segura margen superior de la pagina, a modo de identificador.
mente corresponden a documentos periodicos y frecuentes,
que los lectores conocen bien. Pero tam poco es extrafio que Los titulos in tern os de capitulo, seccion 0 apartado tam
los deban consultar otros lectores inexpertos, para los que es bien ejercen estas funciones dentro de su ambito, adem as de
tos tftulos inexpresivos resultan confusos. aparecer en el indice del documento. Pero los autores y los
EI Diccionario de la Real Academia de la Lengua define lectores les damos otras utilidades:
titulo como «palabra 0 Frase con que se da a conocer eI nom
bre 0 asunto de una obra 0 de cada una de las partes 0 divisio
Titulos internos
nes de un escrito»; y subtitulo como «titulo secundario que se
Cuando escribimos: Cuando leemos:
pone a veces bajo eI titulo principal». Asi, hay que distinguir
eI titulo absoluto de una obra (Iibro, documento, informe), Ayudan a organizar el pensamiento. Ayudan a comprender el significatW.
Clasifican los daros en categorias y Guian la comprensi6n del documen
que pasa a ser su denominaci6n, del titulo in tern 0 (tambien desenmascaran repeticiones, des6rde to; anticipan los contenidos y acti
lIamado intermedio) de cada uno de los capitulos, secciones 0 nes yvados. van los conocimientos previos.
apartados de que consta, 0 de los tftulos de las tablas, los gnifi Exigen sfntesis. Discriminan los datos Informan de los datos esenciales. Indi
cos 0 los mapas que se incluyan. relevances de los secundarios; enfati can con pocas palabras los temas tra
zan los puncos esenciales. tados.
Consoli.d4n fa coherencia del texto. Permiten seleccionar los datos. Informan
FUNCIONES Aseguran la progresi6n tematica; es aJ lector selecrivo de los apanados que
tructuran el concenido en apartados. pueden interesarle; ahorran tiempo.
Turk y Kirkman (1989) atribuyen dos funciones basicas Organizan las pdginas. Muestran grifi Atraen el interes del lector. Reactivan
al titulo absoluto: camente la estructura interna del tex la lectura; diferencian paginas; incro
to; diferencian cada pagina del resto. ducen variaci6n en la lectura.
68
69
En resumen, los drulos internos pasan a ser una estrate 2. Son preferibles los terminos espedficos a los mas ge
gia poderosa para estructurar eI documento, cuando 10 pro nericos, en princlplO:
ducimos, 0 para interpretarlo, cuando 10 leemos. Organizan
Original Reformulaci6n
el escrito en unidades conceptuales manejables y construyen
piginas mas atract~as y variadas. Ayuda para un procesador de tex- Ayuda para Letter 17.3
tos
70 71
3. Podemos acortar los titulos largos afiadiendo un sub
asociados a, Un estudio de los foctores que aftctan, As
dtulo debajo, marcado con tipograffa inferior:
pectos sobre, Asunto reJerido a, M emm'ia sobre. Asimis
mo, el periodo (anual, mensual, general, ordinario), Original Reformulaci6n
las fechas (enero-marzo, 2005, 1. n- semestre) y el ti po
RESENA SOBRE EL SISTEMA DE CALCULO DE LOS GASTOS
de' \exto (auditoria, proyecto, estudio) pueden especifi cALCULO FINANCIEROS
carse con un subdtulo. DE LOS GASTOS FINANCIEROS Resefia sobre el sistema
74 75
Podemos acortar los titulos largos. EI 7 podria ser Cap Original Reformulaci6n
tacion irregular de nominas, con eI subtirulo oficinas 123, 456 ANAGRAMA ANAGRAMA
ENnDAD ENTIDAD
y 789 y sin apellidos. EI 10 mejoraria con Descripcion de la
operativa del director de 0706 y eI subtirulo Of Mafdivas. Audiroda inrerna Audiroda inrcrna
FALLO EN LA INSTALACION
T am bien podemos e1iminar palabras vadas como ejercicio DE LA VERSION P.A.N.
(3 y 6) 0 informe sobre (8). PAN OFICINAS VERSION 11.10
FECHA 30-04-03
Quiza los tirulos mas acertados son eI 1 yel 3, que espe AUDITORfA INTERNA Resumen
cifican las acciones (modificaci6n, tasaci6n), aunque no lIeven EI pasado dr. 30104/03, Ia acrivaci6n de la
versi6n 11.10 de I. PAN de oficinas dej6 fuera
ni lugar ni fecha -iY es que es muy facil criticar un tirulo sin de scrvicio los Cljcros auromaricos lIamados
P SOB" de 143 oficinas en un dra crrrico (vicrn'"
conocer eI escrito ni eI comexto! y fin de mcs) . En dererminados casos, la averla
EI subtitulo de este libro es otro ejemplo. Primero era INFORME NUM. 223
afccr6 cambitn a atros rcrminal cs de 13 oficina .
Como causas uhimas de csrc hecho sefialamos: la
Manual de redacci6n especializada, pero mis colegas sugi insuf'iciencia de los tests de publico previos a 13
FECHA: 25 de junio de 2006 puesca en servicio del nuevo proceso
rieron que manual aporraba las collnotaciones indeseables de informatica. 13 no·arenci6n a los resultados no
«tecnico» 0 «pesado», y que especializada era poco claro. En sarisfaclOrios de los 'CSts rca1izados y la
FALLO EN LA INSTALACION DE LA prccipitaci6n en 1a dccisi6n de acrivar la nueva
tonces propuse Guia de redaccion profesionaf, que tampoco VERSION PAN.: versi6n en una fecha crhica.
PAN OFICINAS VERSION 11.10
solucionaba el segundo problema: (cui! es la redacci6n pro FECHA 30-04-03
Audi[Qrla considera des.afortun ada esta ac[Uaci6n
y recomienda sopesar las dccisiones de puesta en
fesional? Finalmeme surgio Gufa de redacci6n para profesio scrvicio de nuevos produc[Qs informaticos desde
un pun to de !!quilibrio entre e1 dcscmpe:fio de
nales. Fueron semanas de reflexion. los pl.w-, prefijados y las garanrras de calidad
que ofrec!! el nuevo producto.
IN DICE
I. Inrroducci6n p. I
PORTADA 2. Hechos derecrados 2
3. Conclusioncs de Audiroda 4
4. Recomendaciones de Audirorfa 4
La portada incluye los datos que permiten idemificar un DISTRIBUCION
43210.5. Sra.Joana Cubr Informaci6n y <feet'"
documemo: titulo, autor, editorial 0 empresa, fecha, etc. No 8765 P. Sr. Enric S.umeU Informaci6n y erectos
se debe confundir con La tapa 0 cubierta amerior, que es solo
07/05/2006 - INFORME NOM . 223 p. r
un revestimiemo de cartulina, cuero 0 cualquier otro mate
rial que encuaderna un escrito. T ampoco hay que confundir
iQue diferencia! En la portada izquierda solo aparece eI
las porradas de libros, discos y orros productos comerciales,
tirulo, eI aurar (auditorfa interna, 2 veces), la fecha y eI nu
que suelen ser arracrivas -pero que lIevan poca informacion-,
mero de archivo. En cambio, en la derecha, hay un resu
con las portadas de los escritos profesionales, mas especializa
men, eI indice y la disrribucion 0 lisra de desrinatarios; se
das y caseras.
rrata de una portada informativa. Varios manuales proponen
Muchos documemos profesionales suelen rener portadas
esre ripo de porradas para los documemos profesionales, por
vadas como la de la izquierda:
estos motivos:
76 77
• Permiten hacerse una idea completa del documento 6. fNDICES
con una ojeada, sin tener que ir al interior.
• Integran elementos con funciones espedficas: el resu
men sintetiza los datos mas relevantes, el fndice per
mite localizar donde esta cada dato y la distribucion El fndice es particularmente relevante en
ofrece la lista de lectores que acceden al escrito. los documentos tecnicos y cientfficos porque
ahorra tiempo; simplifica la busqueda de datos.
• Permiten identificar los escritos y distinguirlos entre sf
Haciendo accesibles los datos importantes, un
con mas facilidad que las portadas desnudas, como la
buen fndice hace la lectura mas eficaz.
de la izquierda, en que solo varia el dtulo, la fecha y el
numero de documento. PHILIP RUBENS, ED., 1992: 283
• Pueden combinarse con unas tapas 0 cubiertas mas
austeras -y transparentes- que protejan ffsicamente al
documento y que 10 presenten con elegancia. PRESENTACION
En definitiva, las portadas informativas ahorran tiempo EI indice (0 tabla del contenido) es la lista ordenada de los
aI lector y faciIitan la tarea de leer y trabajar eI escrito. Pero temas que trata un documento. EI mas corriente agrupa los
la reformulaci6n de la derecha aun es perfectible. Podrfamos dtulos internos y puede ser general, si alcanza todo el volu
suprimir las rayas horizontales y mejorar el titulo: convertir men, 0 parcial, si solo incluye lIna parte. T ambien hay fndi
la segunda parte en un subtftulo, e1iminar palabras in nece ces mas espedficos: los analiticos, que indexan las materias 0
sarias como la instalaci6n y fecha y ponerlo en minusculas. las palabras clave; los onomdsticos, que indexan nombres pro
A pie de pagina, no es preciso poner fNFORME NOM.; es pios 0 referencias bibliograficas, 0 los de ilustraciones, grdfi
suficiente con la cifra. Del fndice y del resumen hablare a cos, fltografias, tablas, etc.
continuacion. EI fndice es una herramienta de trabajo para todos los
usuarios de un documento. EI autor 10 usa para ordenar las
ideas y planificar su escrito. Para eI lector es una gufa para
leer mejor. En los ultimos anos, eI incremento de la cantidad
y la complejidad de los escritos ha multiplicado eI uso de fn
dices como brujuIa para navegar entre tanta informacion.
En internet, las barras de vfnculos y las ventanas des ple
gables de menus y submenus son diferentes formas de indice
electr6nico. T odos hemos experimentado los efectos que pro
vocan. Si estan bien hechos, encuentras inmediatamente 10
que buscas; pero si estan mal hechos, pierdes eI tiempo y los
nervi os ... jsin conseguir 10 deseado!
78 79
Todos los manuales de redacci6n tecnica tratan de los in tuando asi descuidamos las utilidades anteriores y las necesi
dices. Por ejemplo, Rubens (1992) dedica 25 paginas de 513 a dades del lector. Lo 16gico es que un escrito tenga indice
las funciones que desempefian y las tecnicas para confeccionar cuando haga falta, cuando pueda desarro!lar alguna de las
los 0, incluso, las cualidades que debe tener «un buen indexa funciones anteriores 0, dicho a la inversa, cuando ellector, y
dor». Aqui s610 trataremos los indices mas convencionales. rambien el auror, 10 necesiten.
As!, un informe de 20 paginas con una estructura narrati
va simple y conocida, que no debamos releer por partes, pue
FUNCIONES de prescindir de indice. Pero unas instrucciones complejas de
5 hojas, con varios niveles jerarquicos, que vamos a consultar
Para ellector, el indice permite: a menudo, vale la pen a que lleve un indice minucioso.
El indice no debe ocupar forzosamente una pagina com
1. Hacerse una idea global del texto en pocos segundos, pleta: puede ser reducido y sin paginaci6n y ubicarse en la
en un primer contacto, antes de empezar a leer. Es parte superior de la primera pagina. T ambien puede ocupar
como consultar un mapa 0 un plano antes de pisar el s610 un angulo de pagina. Seria absurdo que, de las cinco pa
terreno. Los indices permiten verificar que es correcta ginas de un escrito, una estuviera dedicada al indice.
la interpretaci6n que habiamos hecho del titulo abso AI contrario, los textos complejos pueden incluir varios
luto de un escrito: que se tratan los temas previstos. indices: uno general al inicio, con los dtulos internos superio
Es como hojear el escrito sin cambiar de pagina. res, que remita a indices parciales al principio de cada capitu
2. Entender la organizaci6n jerarquica del documento l<J,tfITe desplieguen los dtulos internos de los subapartados in
desde el principio. Los indices permiten ver cuiles son feriores. Asi es como se organizan los manuales extensos y
los puntos que destacan, los capitulos mas relevantes, complejos, como si fueran ventanas sucesivas de una web.
que conexi6n hay entre e!los 0 que enfoque adoptan.
3. Buscar y encontrar datos especificos. Cuando s610 se
quiere consul tar algun dato, el indice permire locali CRITERIOS DE ElABORACION
zarlo con rapidez, sin tener que hojear adelante yatras.
Para cuestiones sobre la redacci6n, consulta el capitulo
As!, el indice ejerce funciones diferentes segun los objeti anterior sobre los dtulos. Acerca de la estructura:
vos de la lectura y el momento en que se consulte.
1. Grado de especificaci6n. El grado de especificaci6n del in
dice depende de las funciones que ejerza, de las necesida
UTILIZACION des del lector y de la estructura del documento. Si s610
hace falta dar una idea global, basta incluir los drulos in
A veces se considera que s610 deben llevar indice los es ternos superiores e indicar graficamente su jerarquia. Si
critos extensos, a partir de 100 15 paginas. No es cierto. Ac hace falta localizar datos especificos, sera necesario afia
80 81
dir los tirulos internos inferiores. Un indice minucioso
pograffa juega con diferentes tamafios de lerra, san
puede ser manejable, si esta bien presenrado. Por ejem
grados e indexacion decimal.
plo, compara estos dos ejemplos, que pertenecen a un
2. Tamafzo y presentacion. Los indices extensos que ocu
mismo escrito (adaptado de Turk y Kirkman, 1989):
pan varias paginas incomodan porque obligan a ir
fNDICE fNDICE adelante y arras y a memorizar los numeros de pagina.
CQlSTENIOO
Recordemos que la pagina es una unidad visual y que
rAG, NOM. 1. Objerivos y necesidades de
I. INTRODUCCION 1 la invesrigacion
los indices no se leen linealmente de izquierda a dere
1
2. METODO 3 2. Mewdo urilizado 3
cha ni de arriba abajo: nuestro ojo salta de un punro
3. RESULTADOS 2. 1. Sd~ ccj6n de Ja mUC$tra
12
2. 2. CUCSlion ario y cntrt:visra
al orro, en todas direcciones, segun el proposito. Por
4. RECOMENDACIONES 26
5. REFERENCIAS
2.3. Tratamicnlo em.distico
eso es conveniente que el indice ocupe solo una pagi
35 3. Analisis de los resulrados 12
6. ANEXOS 36 3.1 . Imagen global de 1<1. cmprcsa 12
na -0 dos consecurivas, si se trata de un libro. Debe
3. 2. EJ erato Con Jill ofi'ina..~
3.3. FUC01CS de la inform aci6 n
15
17 mos tener a la vista el indlce complero. Si es necesa
3.4.1. Necesidades de lo~ diCnte5 reaJes 19
3.4.2. Sl~clOrcs de c1ic;mes potenciales 22
rio, podemos descomponer un fndice muy extenso en
3.5. Comcmarim cs FX'ciales 24 varios indices parciales de capitulo 0 seccion.
4. Acciones a emprender 26
4.1. Mantenilnicnto de: Ja oren:!. :lewal 26 3. Posicion. <El indice va al inicio 0 al final del documento?
4.2. Campaiias de' informaci6n 30
4.3. Attnci6n ptrsonaliz.1da 33 Es una vieja controversia editorial. La trarucion tipogra
5. Referencias 35 fica anglosajona suele mantener el indice al inicio,
Anexo 1. Cuesrionarios 36
mientras que en la latina (y la espanola 0 francesa) se
Anexo 2. Resulrados absoluws 41
----- pone al final. Asi, los Iibros presentan el indice segun la
culrura a la que pertenecen y los lecrores nos extravia
E1 de 1a izquierda ejemplifica varios defecros co
mos buscando el indice al principio y al final ...
rrientes de los indices amateurs. Solo incluye rfrulos
En la documemacion profesional, solo los indices
internos de primer nivel (introduccion, anexos, refe
tematicos suelen ir al final. EI general va siempre al
rencias), que son muy topicos. EI tratamiento grafico
inicio, como guia que es del documemo.
es pobre, con unas mayusculas gratuitas e indicadores
obvios de Contenido y de Pdg. num., subrayados y
con negrita, mas visibles que el propio tirulo de Indi
E]EMPLO
ceo Ademas, al ser breve, queda colgado en la parte
superior de una pagina en blanco. Es tan rutinario
que podria pertenecer a muchos documentos. Este ejemplo de las paginas siguientes corresponde a un
informe periodico de resultados de una emidad financiera.
En cambio, el de la derecha es un buen modelo
Muestra los acierros y los errores tipicos de muchos indices
de indice informativo y funcional . Incluye tfrulos in
«aficionados» (he eliminado la paginacion):
ternos de niveles inferiores, marcados jerarquicamen
teo La seleccion lexica de los titulos es acertada y la ti
82
83
Original Reformulaci6n
fNDICE ACTfVlDAD, RESULTADOS Y SITUAC I6N PATRlMONIAL
MARCO ECONOMICO-FINANCIERO
MARCO ECONOMICO
Marco econ6mico y financiero
POLfTICA MONETARIA
• Conrexro econ6mico
• Poifrica moneraria
FONDO ESPECIAL
• Fondo especial
BALANCE PUBLICO
• Balance publico
VARlACIONES DEL BALANCE
• Variaciones del balance
CUENTA DE EXPLOTACION
Cuenra de exploraci6n
• Con eI presupuesro
DESGLOSES DE LA CUENTA DE EXPLOTACION
Recursos propios
DINAMlCA DE OFICINAS
~ecursos humanos
SISTEMAS DE AUTOSERVICIO
• Dinamica de oficinas
PROGRAMACION COMERCIAL
• Sistemas de auroservicio
La reformulaci6n de la pagina siguiente: fecr, 1994); ademas, la mayuscula rellena mas la linea
y reduce eI interlineado. La reformulaci6n ram bien
• Elimina algunas palabras vadas {comentarios sobre fa elimina las negriras graruiras.
evolucion}, las abreviaruras {inv., evoL} y las repericio
nes {comentarios, c. explotacion}. Ni el original ni la reformulaci6n urilizan numeraci6n
• Marca la jerarqufa con puntos y entradiIlas. Asi, la re decimal. t.sra s610 es uril para hacer referencias internas de
formulaci6n de la Cuenta de explotacion muesrra los un apartado a ono, en eI cuerpo del documento. En resu
dos subapartados y su interrelaci6n. ,_ men, Ia reformulaci6n logra un Indice mas legible y uri!. EI
• Elimina eI usa sisrem:hico de la mayUscula 0 caja alta, ojo dellecror puede leer los epigrafes con mas facilidad y ra
que carga la pagina. Leemos la minuscula mas facil pidez, ranto si quiere formarse una idea global del documen
mente que la mayUscula porque es mas frecuente (Per ro como si quiere encontrar un daro espedfico.
84 85
7. RESOMENES
PRESENT ACION
87
sumenes al inicio de memorias, audirorfas, informes 0 pro rar el recuerdo de la lecrura del documenro, igual que
puestas. No hay tradici6n, los aurores no tienen tiempo de la sinopsis de una pelkula nos permite saber si ya la
hacerlos y quiza tampoco saben como hacerlo. Pero esra cla hemos visto 0 no, cuando el drulo no nos 10 aclara.
ro que los lecrores de documentos profesionales andan tan
ocupados como los ciendficos y que agradecerfan que se in Enronces, ~que documenros deben llevar resumen? Pues los
cluyera este eficaz instrumento. que puedan requerir alguna de estas cuatro funciones. En cam
En una ocasion, entreviste al directivo de una entidad fi bio, es absurdo creer que los escritos extensos !levan resumen Y
nanciera para que me explicase que dificultades tenia para los breves, no. Algunos documentos prolijos, como un manual
comprender los informes y los estados de cuentas de sus tec de procedimiento 0 un reglamenro interno, nunca llevan resu
nicos. Dijo: «Me ocupa demasiadas horas; no tengo tiempo men, puesro que debe consultarse siempre el documento com
de leer/os; seria necesario que cad a uno llevase un pequeno pleto. AI contrario, un informe breve pero complejo puede utili
abstract, como los ardculos cientfficos.» zar el resumen para destacar resultados y aclarar su estrucrura.
EI resumen puede ejercer cuatro funciones segun el con El conocido ejercicio escolar de reducir textos no siem
texto: prta sabido transmitir concepciones realistas sobre el resu
m n. Conviene marcar las diferencias entre este ejercicio es
1. Para el lecror que se aproxima por primera vez a un coar y la practica profesional. Veamos las diferencias:
documento y quiere decidir si 10 lee 0 no, el resumen
Practica profesional
ampHa la informacion del titulo y ayuda a decidir. Ejercicio escolar
2. Para el lector que no leera el documento entero, por E1 lector es siempre el docence, con
Es un lector real, heterogeneo y va
riado . Lee comprensivamente para
falta de tiempo, interes 0 conocimientos, el resumen la intenci6n de evaluar las capacida
buscar datos y tomar decisiones.
sintetiza los daros principales que pueden satisfacer des del aprendiz.
No tiene medidas ni limites fijos. Se
sus necesidades. Tiene una extension fija, no varia:
adapta a cada situacion, segun el ori
2000300 palabras, un 20% del ori
3. Para ellector que lee con atenci6n 0 que relee, el re ginal y las necesidades del lector.
ginal.
sumen resalta 10 q ue el auror considera importante y, Genera una estructura nueva, distin
por 10 tanto, orienta la interpretacion. Por ejemplo, Calca y reduce la emuctura del ori
ta a la del original.
ginal.
discrimina los daros relevantes de los secundarios 0
Selecciona los datos segun criterios
identifica los elementos mas significativos para poder Usa criterios textuales para seleccio
contextuales (utilidad, inceres para el
nar datos (posiciones importances del
releer/os. texto). Escoge 10 mas relevance de to
lector). Pone enfasis en los resulta
4. Para quienes ya han leido un escrito, recientemente 0 dos, las conclusiones y las recomen
dos los apartados, los cuales quedan
no, el resumen refresca la memoria: permite recupe representados equitativamence. daciones.
88 89
En definitiva, hay que olvidarse de los criterios aprendi nes, insrancias, resumenes). Uciliza ejer 1) Origen e influencias. (Como nace
dos en la escuela y entender el resumen como un instrumen cicios texruales mas globales, abier cada enfoque? (En que comexro se
to comunicativo que sirve a los intereses de los aurores y de cos y variados . Es de procedencia an ha desarrollado? (Que relaciones tie
los lectores. glosajona , pero podemos encontrar ne con disciplinas como la linguisti
algunas propuestas en espafiol. ca, la psicologia 0 la pedagogfa?
92 93
cursos lingi.ifsticos diferentes, relacionados con la narraci6n, de anilisis. El primer pirrafo menciona los antecedentes que
la exposici6n 0 la argumentaci6n, respectivamente (Rams han motivado el informe; el segundo esboza las conclusiones
poct, 1995). y el ultimo presenta las recomendaciones. Tiene un estilo
No obstante, Hawes y Harlcins (1968) proponen esta claro y direcro, con un vocabulario sencillo, que favorece la
paura general: lectura. Se pueden mejorar algunos aspectos gramaticales:
Este ejemplo proviene de una auditoda lnterna que ya Una ultima pr,aeba de la importancia que estin adqui
he presentado antes (p. 77): riendo los resumehes hoy dfa es que algunos procesadores de
texcos incorporan herramientas automiticas para elaborarlos.
Resumen ~Las has probado? No salen perfectos. Tienes que revisar a
El J!'Mllel6 afIl30/04/05.la activacion de la version 11.10 de la PAN de ofici fondo el resultado, ipero te ahorras mucho trabajo!
nas dej6 fuera de servicio los cajeros automaricos 1llH1'lllel68 PSB de 143 ofici
nas en un dia critico (viernes y fin de mes). En dererminados casos. la averfa
afectaba rambien a otras rerminales ele III 6ReiPlII.
Como causas ~ de este hecho sefialamos: la insuficiencia de los resrs
de publico previos durante la puesta en servicio del nuevo proceso informati
co. Ja no-atenci6n a los resultados no satisfactorios de los tests realizados y la
precipitaci6n en la decisi6n de activar la nueva versi6n en una fecha critica.
Auditoria considera desafortunada esra actuaci6n y recomienda sopesar
las decisiones de puesta en servicio de nuevos productos informaticos, desde
un punto de equilibrio entre el desempefio de los plazos prefijados y las ga
randas de calidad que ofrezca el nuevo producto.
94 95
8. PROSA
CRISTOPHER TURK
YJOHN KIRKMAN, 1989: 94
PRESE~CION
La prosa caracteriza las comunicaciones profesionales
como ningun ouo aspecro. Suele ser mas especializada: tiene
oraciones mas largas; reduce las formas verb ales a la 3. a perso
na del presenre; prefiere el estilo nominal al verbal; afirma -y
no pregunra, exclama 0 niega-; expande los grupos nomina
les con complemenros, participios y adjetivos. Muchas per
sonas creen que es normalo inevitable que sea as!, puesto que
se trata de mensajes complejos.
Pero no esta tan claro. La investigacion sobre las difi
culrades de comprension de los escritos administrativos y ju
diciales muesua que la sinraxis compleja es uno de los prin
cipales obstaculos (Canadian Law Information Council,
1986). Muchos lectores no superan los problemas que pre
sentan las frases de 5 0 6 lineas, los pan!ntesis largos 0 los ge
rundios encadenados. En esre capitulo y en el siguienre estu
diaremos algunos de los aspectos de la prosa especializada.
97
EXTFNSION aunque esta ultima denominacion reformula mas re
cientemente eI concepto previo, al incorporar la no
ierto que la prosa especializada tiene oraciones mas cion de manipulacion activa de la informaci6n, por
Iargas, pero los manuales recomiendan brevedad. La exten oposicion al almacenamiento pasivo de datos-, es eI
si6n media de la oraci6n del frances t(~cnico-cientifico es de tipo de memoria que guarda unos pocos datos du
28,6 palabras; la del ingles, 29 palabras, y la del ruso, 28,5 rante algunos segundos. [57 palabras]
(Kocourek, 1991). Pero eso no es ni irreversible ni deseable. Ib La memoria a corto plazo es eI tipo de memoria que
Como en la cita que encabeza este capitulo, Shelton (1994: guarda unos pocos datos durante algunos segundos.
10) sostiene que «usted se esta equivocando si cree que por Tambien se denomina memoria activa 0 primaria.
que sus lectores tienen un nivel alto de conocimientos espe Mas recientemente, algunos autores prefieren refe
cializados preferiran frases largas. Noes as!». rirse a la memoria de trabajo, para destacar la nocion
Asimismo, Davis (1976) y Bram (1978) demuestran que de manipulacion activa de la informacion; esta no
los lectores tecnico-ciendficos valoran mas los escritos con cion se opondrfa a la de almacenamiento pasivo de
O('aciones corras y simples. Para ell os la longitud de la Frase datos. [57 palabras]
tiene efectos indirectos en la opini6n que los lectores se for
man del contenido de un escrito y de su autor. T endemos a ~Has podido comprender la con una sola lectura? jTe has
creer que los textos con frases mas conas exponen datos mas extraviado en los in~s! Seguramente estos han desbordado
fundamentados 0 que su autor tiene mas conocimientos, tu memoria de trabajo y te han obligado a releer eI fragmento.
porque los entendemos mejor y mas rcipido. No pasa nada si esto ocurre de vez en cuando ... , ~pero que pasa
El cuadro de las paginas 100 Y 101 recoge otras opinio cuando cad a Frase es como la?, ~cuando hay que releerlo todo
nes y consejos, extraidos de varios manuales. varias veces? Comprender se conviene en un suplicio. Las po
sibilidades de que e11ector nos abandone se incrementan.
Eagleson (1990) y Kirkman (1992) identifican los facto
CAUSAS DE LA DIFICULTAD res que favorecen las oraciones largas:
La causa fundamental de que las oraciones largas obstacu 1. Poner juntas en una sola oraci6n varias ideas, ya sea
licen la comprensi6n es que los lectores renemos poca memoria coordinandolas con conjunciones 0 insenandolas con
de trabajo: recordamos solo en tofflO a las 15 unidades 0 pala construcciones subordinadas.
bras. Utilizamos esta memoria para retener 10 necesario para 2. Poner en una sola Frase varias subordinadas encade
procesar una oracion: un sujeto que concuerda con un verbo, nadas, una tras otra e, incluso, subsubordinadas [sic].
eI referente de un pronombre 0 de una elision, etc. Compara: 3. Afiadir un numero excesivo de calificativos y modifi
cadores a una idea simple.
la La memoria a corto plazo, tambien llamada memoria 4. L1enar la oracion de notas y matizaciones entre pa
activa 0 primaria -y a veces memoria de trabajo, rentesis 0 guiones.
98 99
.......
Extension de la frase especializada
o
o Autor Extmsi6n Ambito
Barrass (1978) Las oraciones largas pueden indicar que el auror no ha recapacitado bas- Cientifico: ingenieros, tecnico-cien
tame sobre 10 que quiere decir. Hay que revisarlas y adaptar la extensi6n tificos y esrudiames. Textos: infor
a las necesidades del auror. Se pueden usar los promedi os de legibilidad mes tecnicos, tesis, articulos.
de Flesch (1962): fkil de leer (-10 palabras por oraci6n) , dificil (+20).
muy diffcil (30) .
Wydick (I 994) Las oraciones largas di£cultan la comprensi6n de los documenros legales. Juridico: abogados, jueces, estudian
Recomendaciones: cada frase debe tratar 5610 una id ea; el promedio de su tes. T extos: leyes, semencias, escri
extensi6n debe ser inferior a 25 palabras. tos legales.
Fletcher y Norma general: el ntlmero total de palabras de 4 oraciones seguidas debe Empresa. Tenos: informes, actas,
Gowing (1988) oscilar entre 100 Y 200. Para lectores menos formados, son mejores las ITa memorias, canas, documemaci6n
ses mas conas. Para el publico en general, las 4 ITases seguidas no deberian imerna.
superar I~ 150 palabras. Hay que variar la extensi6n de la frase.
Turk y Kirkman Las oraciones muy largas superan la capacidad de la memoria a corto plazo Empresa, ciencia e ingenieria. Tex
(1989) que necesitamos para leer y dificultall la compn:nsiOIl. Pero los escritos con toS recnicos, cientfficos, comercia
frases conas y pumos y seguido constames son mon6tonos y puedenfasti les Yecon6micos.
dia.r a los lectores. Es mejor adoptar un criterio flexible y evirar las oracio
nes desmesuradarneme largas.
.
o
Esta claro que utilizamos estos recursos para lograr de 4. Introducir frases cortas e introductorias entre las ora
term inados efectos expresivos. Los ntimeros 1 y 2 son titiles ciones largas que sean imprescindibles. Estas frases
para presentar ideas 0 elementos que emin estrechamente re esponjan la complejidad sintactica y preparan al lec
lacionados; 3 y 4 son efectivos para especificar el elemento al tor para los periodos duros.
que nos referimos y, en consecuencia, para ganar precisi6n.
Estas dos funciones son importantes, sin duda, en la comu Veamos algunos ejemplos:
nicaci6n especializada.
Pero tambien es cierto que as! se incrementa la compleji Original Reformulacion
dad sintactica y que eso crea dificulrades. Al fin y al cabo, 2a. EI presence informe recoge los re 2b. Este informe recoge los resultados
hay que ser conscientes de esta balanza y valorar 10 que pre sultados de la fase preliminar (veanse de la fase preliminar de fa revision
Anexos I y 2, los informes de CDS en (veanse Anexos I y 2, los informes de
tendemos en cada caso: ~es posible encontrar recursos sintac
ingles y la traduccion al espafiol) de CDS en ingles y su traduccion). No
ticos para decir 10 mismo sin estos efectos secundarios? ~S!? la revision, sin entrar en considera mtraen consideraciones numericas ni
jPerfecto! ~No? Pues reformulemos el fragmento: planteemo ciones numericas ni de plazos de eje de plazos de ejecucion de recomen
nos c6mo podemos ayudar allector a entenderlo. cucion de recomendaciones que. en daciones. Entmdemos que habra que
tendemos, habra que determinar con determinarlas con exactitud en inrer
exactitud en posteriores incervencio venciones posteriores, segun la rela
nes segun la relacion beneficio/coste cion prevista de beneficio/ coste.
SOLUCIONES prevista en su implemencacion.
I
Para evitar los periodos largos, los mismos autores reco He n\arcado con cursiva los cambios en la reformula
miendan: cion: he sustituido los conectores por puntos y seguido y he
,'" dividido el periodo largo en tres oraciones breves. Pero no
,, ~'t 1. Poner una idea por oracj2n. Poner las otras ideas en siempre es tan faci!.
las frases slguientes. Las explicaciones, las matizacio
nes y los calificativos complementarios pueden ir des Original Reformulaciones
pues, separados con puntuaci6n fuerte (punto, punto 3a. Nadie con dos dedos de frence 3b. Nadie con dos dedos de frenre
y coma, dos puntos). As!, las oraciones que tratan una puede negar la aportacion al desarro puede negar la aporracion al desarrollo
misma idea componen un parrafo -como en el ejem llo economico que trajo, des de los economico que trajo e! sistema moneta
plo 1b anterior. tiempos no tan lejanos de la «serpien rio europeo, desde los tiempos no tan
te europea», el sistema monetario eu lejanos de la «serpienre europea». Desde
2. Sustituir los conectores que relacionan ideas diferen un comimzo, este sistema se propuso in
ropeo, que se propuso, desde un co
tes y que alargan la oraci6n por signos de puntuaci6n mienzo. incroducir cierta dosis de troducir cierra dosis de disciplina en las
fuerte. 0 mantener los conectores, pero dividiendo la disciplina en las politicas monetarias, politicas monerarias, 0 simplemenre
oraci6n larga en varias de menor extensi6n. o simplemence politicas, encre los politicas, de los...
palses que se hablan comprometido.
3. Eliminar las subordinadas y los incisos prescindibles;
romando impulso del tratado de
situarlos en frases posteriores. Roma. firmado por seis palses -RFA,
102 103
Francia. halia. Belgica. Holanda y 3c. ... seis paises 3d. ... paises que • Las nominalizaciones de verbos: estabiliza.cion (de esta
Luxemburgo-, para llegar -iY ya va (RFA, Francia, se comprometie
por 50 afios!- a una uni6n econ6mi ltalia, bilizar), cronificacion (cronificar), etc. As{, decimos la
Belgica, ron a Llegar a una
ca europea, embri6n de los Estados Holanda y Lu union econOmica
estabilizacion de fa presion arterialo la cronificacion del
Unidos Europeos. xemburgol que tumor de huesos.
europea. Estos pal
firmaron el trara ses foeron seis • Los complementos de nombre: el sindrome de Creutz
do de Roma -iya (RFA. Francia, feld-jakob, fa teoria cognitiva de john Hayes sobre los
hace 50 afios!- y Italia, Bel gica ,
que se compro procesos cognitivos, etc.
HoJanda y Lu
metieron a Ikgar xemburgo) y ya • Los complementos de adjetivo y de participio: fa en
a una union eco hace 50 anos fir fermedad degenerativa del cerebro, provocada por los
nomica europea, maron el tratado priones, considerada una epidemia, etc.
embri6n de los de Roma, que foe
Esrados Unidos el embri6n de los
Europeos. Esrados Unidos La acumulaci6n de estos recursos, encadenados entre co
Europeos. mas, genera grupos nominales muy extensos. Escribimos: fa en
fermedad degenerativa del cerebro, lfamada sindrome de Creutz
Aquf cuesta bastante descomponer la oraci6n. EJ final feld-jakob, provocada por las proteinas lfamadas priones, alojadas
contiene varias subordinadas incrustadas, como si fuera una en fa medufa osea y en otros componentes de los animales... La in
mufieca rusa, y un anacoJuto: los paises que se habian com ve~tigaci6n sugiere que estos grupos nominales expresan mejor
prometido... para llegar... a una union economica. Las dos lo~ datos espedficos y despersonalizados, puesto que los verbos
reformulaciones (3c y 3d) separan los complementos de la y 10'S adverbios tienen limitaciones para enunciar a los objetos y
estructura basica, pero provocan forzosamente otras varia a sus caracterfsticas (Halliday, 1989: 71-75).
Clones. Pero algunos manuales recomiendan moderar esta ten
Para resumir, Kirkman (1992) propone el concepto de dencia nominalizadora. Berrou (1992) la denomina sustan
manejabilidad, que design a el grado de adaptaci6n y de fun tivitis y la considera un «vicio» de la comunicaci6n empresa
cionalidad de la oraci6n a las caracteristicas del contexto. No rial. A continuaci6n comentare dos casos espedficos con
se trata de que la oraci6n sea siempre breve 0 simple, sino de recomendaciones para gestionarlos.
que sea manejable segun las necesidades del lector, el prop6
sito del autor y la complejidad del tema.
ESTILOS NOMINAL Y VERBAL
104 105
Esrilo nominal
Esrilo verbal
4a. En el £iI.m de la automedicacion
tan el grado de abstraccion y complejidad (Kirkman
4b. Si los ~ se automedican 1992). Los estudios de legibilidad muestran que los
conrinuada de los ~ para el in:
conrinuadamenre para eI insomnio
.mm.ni.Q puede ser uril el aprendizaje
puede ser uril que aprendan las ~
lectores comprenden mas facilmente los elementos
de las ~ orienrales de rek,iacion concretos que los abstractos.
~ orienrales para relajar la menre
de la m..rore y el conocimienro de las
~scadfsricas publicadas por la OMS
y que conozcan las S!Sradfsricas que 3. La utilizaci6n de mas verbos en 4b hace que haya
publica la J2M.S sobre los per;uicios mas sujetos y que sean mas transparentes los agentes
sobre los oer;uicios causados por esra
que causa esra~. [37 palabrasJ
~. [44 palabrasJ y los objetos de las acciones. Por el contrario, 4a es
• verbos en forma personal: 1 (pue mas impersonal porque los grupos nominales escon
de ser, negrira). • verbos en forma personal: 6 (se
den las relaciones de sujeto-acci6n-objeto.
automedican, puede ser, aprendan,
• parricipios: 2 (publicadas, causadus).
conozcan, publica, causa). Un infi
• susranrivos: 13 (subrayados)
nirivo: relajar. En resumen, leemos las reformulaciones con mas facili
• preposiciones: J J
• susranrivos: 8 (subrayados) dad que el original de la izquierda. Parece que los hablantes
• conjunciones y relacivos: 0
• preposiciones: 3 (para, por, sobre)
estamos mas acostumbrados al estilo verbal, porque es el mas
• conjunciones y relarivos: 5 (si; dos
que conjunci6n y dos que relari corriente en el habla cotidiana. Las construcciones nomina
vos). les del latin clasico (ablativo absoluto, participios pasados) se
perdieron en la evolucion hacia el latin vulgar y las lenguas
El fragmento 4a es un buen ejemplo de estilo nominal, rOr inicas actuales. Veamos ahora un os ejemplos reales:
con una presencia de sustantivos muy superior a la de ver Esrilo nominal Esrilo verbal
bos. Por el contrario, el 4b transforma algunos nombres en
5a. Visira solicitada por la Delegaci6n 5b. La Delegaci6n General ha solici
verbos (con cursiva) y equilibra la proporci6n de un os (8) y
General por dos morivos: indices de tado la visita por dos motivos: los in
otros (7, si Contamos el infinitivo). Hay detalles relevantes: morosidad elevados, en funci6n de los dices de morosidad son e!evados, se
indicadores instirucionales, y la sospe gun los indicadores institucionales, y
1. EI fragmento 4a es una oracion extensa, compuesta cha de que la oficina estaba aprobando se sospecha que la oficina ha aproba
operaciones que requerlan la autoriza do operaciones que requerfan la au
de varios grupos nominales extensos. Cada grupo tie ci6n de un nive! superior. rorizaci6n de un nive! superior.
ne tres 0 mas sustantivos relacionados con preposi
Ga. Se ha efectuado un rrabajo de se 6b. Se ha 0 veri Gc. Se ha 0 verifi
mas breves, subordinadas con conjunciones y relati sempefio de las direcrrices estableci pliesen las direc pliesen las direc
vos (5) y compuestas de verbo y argumentos (sujeto, das en eI area de Tesorerla y en el trices esrablecidas trices que se ha
complementos). Aqul el lector fracciona la lectura del cenrro de Mercado de Capirales. en el area de T e bian estab!ecido en
do de Capirales. de Mercado de
No siempre son justificados los complementos del nom volumen de sus memorias personales,
9b. Los objerivos de la audicorfa han que no tenga 3 0 2,8? Hay implfcitos del tipo: «no ha
sido la verificaci6n de la definici6n y
sido verificar01a operaciva descemra alcanzado los 2,9 puntos previstos por el gobierno y eso
la implamaci6n de los procedimien
lizada y analizar los comroles insrau
cos de la operariva descemralizada y es mas importante que el que haya llegado a 2,7 0 que
rados en o las Delegaciones Generales
el anal isis de los comroles insraura no haya llegado a 2,8». En cambio, la afirmaci6n es mas
y 0 en los cemros correspondiemes de
dos ramo en las propias delegaciones Servicios CemraJes. independiente del conocimiento previo del lector y eso
generales como en los cemros corres
pondiemes de Servicios Cemrales. la hace mas valida para comunicar datos especializados.
• La valoraci6n social de la afirmaci6n es mas positiva y
lOa. Los Sres. Tellez y Barnero pre
lOb. Los Sres. T elJez y Barnero pre cortes que la de la negaci6n, sobre todo en determina
seman un conjumo de rres docu
seman 0 rres documencos que 0
memos que imeman iniciar la refle dos escritos: informes de valoraci6n, memorias, pro
inician la reflexi6n sobre 0 la refor
xi6n sobre las Iineas de accuaci6n
ma adminisrrariva. yectos, carras. Las afirmaciones se asocian con un tono
para profundizar los aspeccos de re
constructivo y elegante y los lectores las aceptan mas
forma adminisrrariva.
gustosamente.
------ PRESENTACION
112
113
flexible y admite muchas combinaciones de palabras, a dife perifrasrica tiene poca rentabilidad (Mendikoetxea, 1999:
rencia del ingles 0 el aleman. Ademas, debemos considerar 1616 y 1636). No escribimos pasivas con determinados ver
facto res comunicativos como el interes de cad a dato 0 la se bos (* la version foe sabida, * 75 km foeron medidos por el siste
cuencia discursiva (narraci6n, descripci6n, argumentaci6n). ma), en presente ("los datos son recibidos) 0 en imperfecto
A continuaci6n analizare con mas detalle varias cuestio ("una muestra era infectada), ni con nombres sin articulo
nes sobre las formas verb ales y el orden de las palabras. ("genes foeron analizados). Parece que en latin vulgar ya eran
poco frecuentes y que hoy preferimos usar otros recursos.
El ejemplo 1b es una oraci6n dislocada muy corriente,
ACTIVAS Y PASIVAS que permite lograr efectos parecidos ala. Equivale a la acti
va {otro informante confirmo esta version} cambiando el orden
La prosa especializada usa a menudo frases como las de y afiadiendo el pronombre lao Los ejemplos 2b, 3b y 4b son
la izq uierda: pasivas pronominales, tambien habituales, que afiaden el
pronombre se a la activa -y que no permiten especificar el
Pas ivas perifnisricas Orras recursos
agente {*se analizo el gen cinco veces por el tecnico}. Todos es
lao Esra versi6n foe confirmada por lb. Esra versi6n la confirm6 oero
tos recursos ponen enfasis en los objetos pacientes.
aero informame. informanre.
Kirkman (1992) reconoce la utilidad de la pasiva en in
2a. Los daws foeron recibidos el 17 2b. Se recibieran los daws el 17 de
gles, pero critica que se use sin provecho, cuando no es pre
de marzo. marzo.
ciso -de modo que la prosa se aleja del habla sin ganar nada
3a. Una muesrra foe inftctada rapi 3b. Una muesrra se infecr6 rapida
a cambio. Ofrece tres argumentos para moderar su uso:
dameme. meme.
4a. El gen foe anali:zt.UUJ cinco veces 4b. Se analiz6 el gen cinco veces. 1. En ingles predomina el modo activo. No hay raz6n
por el recnico.
alguna para que la comunicaci6n profesional se aleje
de esta tendencia.
Estas pasivas perifrasticas se componen del auxiliar ser, el 2. Las pasivas perifrasticas alargan la frase y la cargan de
participio del verbo y, a veces, un complemento introducido palabras, porque requieren el verbo ser (u otros equi
con por. Sirven para enfatizar el objeto (esta version, los datos, valentes) y la preposici6n por.
una muestra), que inicia la oraci6n. Dejan en un segundo 3. No tiene fundamento la idea de que es mas objetivo
termino al sujeto (1a: otro informante) 0 10 eviran (como 2a e1 estilo impersonal, que esconde a los protagonistas
4a). Son utiles cuando no se sabe quien es el agente (como de la acci6n, como hace la pasiva. La objetividad de
3), cuando no es importante (2a) 0 cuando no 10 queremos pende de otros factores.
mencionar (4a); en definitiva, cuando queremos destacar 10
ocurrido y no tanto quien 0 que 10 ha provocado. Eso pasa a En definitiva, parece que las pasivas perifrasticas son in
menudo en la comunicaci6n profesional. frecuentes y complejas, por 10 que no siempre logran la efi
Pero los gramaticos reconocen que en espafiol la pasiva cacia supuesta. Acabo con algunos ejemplos reales:
114 115
Original Reformulaciones Gerundios incorrectos Equivalencias correctas
116 117
4. Perrenece a un registro formal y es poco vivo en el Original Reformulacion
habla cotidiana. 12a. Hay una concentracion del 12b. E165% de fa 12c. Cinco grupos
65 % de la inversion de TOMIGSA inversion de TO ck promotores con
en cinco grupos de promotores. MIGSA se concen centran eI 65 % de
En la practica, pues, conviene ser cauto. Algunos textos
traen cinco grupos la inversion de TO
abusan tanto del gerundio que se convierte en una muletilla. de promotores. MIGSA.
En cambio, un buen gerundio puede relacionar dos ideas de
manera eficaz en un periodo corto. Ejemplos: l3a. EI documento es una justifica l3b. EI documento justifica eI retra
cion del retraso con que se iniciaron so con que se iniciaron Jas obras.
Original Reform ulacion las obras.
lOa. La confeccion de este docu- lOb. La confeccion de este docu
mento se ha mecanizado utilizando mento se ha mecanizado utilizando
A la izquierda, los verbos haber (hay) y ser (es) conectan
las mismas herramientas que el ante las mismas herramientas que el ante
rior, obteniendo una reduccion de rior. Eso ha permitido obtener una re
remesas puedan ser reparcidas a pri primera hora. Esto genera un mayor
Entre los 4 gerundios subrayados s610 es gramaticalmen El ojo no explora el escrito de manera neutra, barriendo
te incorrecto el segundo, pero el unico que se mantiene en la la prosa de izquierda a derecha y de arriba abajo. Da priori
reformulaci6n de la derecha es eI primero, porque introduce dad a algunos lugares: se fija primero en la pagina de la dere
una subordinaci6n breve relacionada con eI verbo principal. cha, en la parte superior de la hoja y en el inicio de parrafo.
Por eso debemos pregunrarnos: ~d6nde debo poner 10 mas
relevanre?, ~d6nde se vera mas? ~y los datos secundarios? ... ,
VERBOS DEBILES ~d6nde van? ~Que posiciones son mas visibles?
Respecto a la pagina, hay bastanre acuerdo. El ojo esra
La ultima recomendaci6n de esta secci6n trata de los acostumbrado a buscar primero eI titulo, eI subtitulo, el ini
verbos con poco conrenido semantico 0 dtbiles. Flower cio de capitulo y parrafo; eI interior del texto se explora des
(1989) sugiere que la prosa gana claridad si los sustiruimos pwSs. Asl, es inreligenre poner los datos importantes en los
por equivalenres con predicaci6n completa: lugares mas visibles, para que lleguen antes allector.
118 119
Hay menos acuerdo sobre la oraci6n. Muchos manuales Veamos ahora dos ejemplos reales:
recomiendan poner 10 mas importante al inicio, pero tam bien
hay otros que sostienen que el final de frase y parrafo es una po Original Reform ulaci6n
sici6n sensible (Strunk y White, 1917). Ademas, hay que consi 16a. La rasaci6n de un inmueble 16b. La rasaci6n de un inmueble no
derar que cada idioma tiene su estructura particular. El espanol conlleva dificulrades ya que no exisre se puede considerar una verdad absolu
es una lengua SVO (0 sea, con el orden Sujeto-Verbo-Objeto) un mercado homogeneo (no hay in ta, sino una reftrencia objetiva. La ra
muebles idemicos) ni rranspareme saci6n conlleva dificuJrades porque 0
y 6ta es la ordenaci6n basica de las palabras, aunque tengamos (algunas uansacciones se efecnlan en el mercado no es ni homogeneo (no
libertad para hacer permutaciones segun el contexto. forma de compensaciones, permu hay inmuebles idemicos) ni rranspa
As!, al hablar decimos los presupuestos, los hemos calculado ras, pagos aplazados, erc.), y en con reme (algunas uansacciones se efec
a partir de los informes 0 los hemos calculado a partir de los in secuencia, la rasaci6n no se puede ruan en forma de compensaciones,
considerar como una verdad absolu permu£as, pagos aplazados, erc.) .
formes, los presupuestos, en vez de la forma basica hemos elabo ra, sino una referencia objeriva.
rado los presupuestos presentados a partir de los informes. Cam
17a. Arendida la dificulrad de ajus 17b. Entendemos que no deberia rea
biando el orden de las palabras enfatizamos los presupuestos y
rar rodos los producros (en los pres lizarse ningun ajuste, dado que es di
los hemos calculado, respectivamente. Pero estas permutas son ramos y las operaciones a plazo no es flcil hacerw con rodos los producros,
menos corrientes en la prosa, que carece de entonaci6n y es facrible por morivo de su volumen) que la desviaci6n econ6mica es in
mas aut6noma del contexto. y debido a que la desviaci6n econ6 significame en las cedulas hiporeca
mica es insignificame en las cedulas rias y la deuda subordinada, y que
Para terminar, los estudios sincacticos reconocen que hay
hiporecarias y la deuda subordinada, esta se va compensando a 10 largo del
una tendencia a poner al final los complementos mas «pesados», adem as se va compensando a 10 lar afio. Ademds, en los presramos y las
los mas extensos y complejos. La oraci6n es mas fluida y clara si go del afio, emendemos que no de operaciones a plaza no es facrible ha
arranca con ei sujeto y ei verbo y coloca al final los complemen beria realizarse ningun ajusre. caw por morivo de su volumen.
tos (incisos, subordinadas, reiativos). Veamos algunos ejemplos:
La reformulaci6n modifica el orden original de los com
Original Reformulaci6n
ponentes y aclara la prosa. Es mas directa. Pero quiza algu
14a. Debido a la perdida progresiva 14b. Se ha aplazado indeJinidamente nos lectores pueden estar acostumbrados -culturalmente- al
de hierro, a la inesrabilidad vascular Ut intervenci6n de amputaci6n de Ut
y a una infecci6n de orina, se ha extremidad derecha, debido a la per estilo de la izquierda, que presenta las circunstancias 0 las
aplazado indefinidameme la imer dida progresiva de hierro, a la inesra condiciones antes que el hecho central.
venci6n de ampuraci6n de la exue bilidad vascular y a una infecci6n de
midad derecha. orina. [daros imporrames al iniciol
15a. Tal como esrablece el comraro 15b. EI municipio debe especificar INCISOS
de alquiler, y de acuerdo con la nue las condiciones de evacuaci6n de los
va normariva europea sobre recogida desperdicios de la plama indusrrial, La pros a especializada suele tener mas incisos. Tanto si
de residuos inorganicos, el munici tal como establece el contrato de alqui
va entre parentesis, comas 0 guiones -mas raro-, el inciso
pio debe especificar las condiciones fer y de acuado con Ut nueva normati
de evacuaci6n de los desperdicios de va europea sobre recogida de residuos complementa el hilo principal del discurso.
la plama indusrrial. inorgdnicos. [complemenros al final] Para el autor es un recurso sencillo que permite anadir
120 121
1992; Coromina, 1991): remes voces del discurso. En un mon610go, marca un cambio
123
122
reformulacion (con e1 plural dependen). Veamos dos eJem mas para reconstruir la re1acion entre las palabras separadas.
plos reales: Veimoslo con ejemplos reales:
124 125
t
10. DISENOS
PRESENTACION
127
Una fotografia Ileva pie de foto ; un mapa incluye la leyenda argumentacion 0 una definicion. Que estos elementos visua
con los simbolos usados; un grafico especifica las magnitudes les carezcan de una sintaxis tan codificada como la de Ia: pro
urilizadas, y un esquema requiere aclaraciones discursivas. sa no significa que no tengan reglas internas 0 que podamos
A menudo estos recursos ejercen funciones centrales. Al confeccionarlos de cualquier manera. Quiza la falta de nor
gunos arriculos de investigacion concentran todos los resulta mas provoca que sea aun mas dificil hacerlos bien. Qlliza un
dos en una tabla numerica; algunos informes medicos se fun grafico descuidado pueda dar los datos bcisicos, pero diffcil
damentan en pruebas no verbales (videos de carererismos, mente ayudara a interpretarlos de la manera mas acertada.
radiografias, resonancias). Aquf la prosa interprera y comenta Comparemos los efectos que provoca algo tan simple
estos recursos: eI medico quiere ver las imagenes, pero tam como presentar graficamente una enllmeracion:
bien espera leer el informe correspondiente del especialista ...
Cuarro enumeraciones
Los autores dedicamos horas a e1aborar eros elementos
lao EI proyecto de promoci6n de la 1b. EI proyecto de promoci6n de la
no verbales y rrabajamos para lograr que sCfn entendidos.
zarzuela debe considerar tanto el ca zarzuela debe considerar varios fac
Por eso, los manuales de comunicacion profesional incorpo d.cter elitista de este tipo de musica tores: el caracter elitista de este tipo
ran un apartado extenso sobre recursos visuales. como ram bien el enorme coste eco de musica, eI enorme coste econ6
En este capitulo reflexionare sobre estos recursos, deno n6mico que requiere, ademas de la mico que requiere y la tradici6n rela
minados Diseiios para simplificar. Pondf(~ enfasis en los re relativa tradici6n que tiene en nues riva que tiene en nuestra insrituci6n.
tra insti tuci6n.
cursos mas verbales, como los esquemas, los diagramas 0 las
tablas, y prescindire de los graficos 0 las imagenes que los or Ie. EI proyecto de promoci6n de la 1d. EI proyecto de promoci6n de la
zarzuela debe considerar estos factores: zarzuela debe considerar tres factores:
denadores e1aboran casi de manera automatica -aunque eso • el caracrer elitista de este tipo de 1. EI caracter elitista de este ripo de
no ahorre eI trabajo de disenarlos estrategicamente. musica, musica.
• el enorme coste econ6mico que 2. EI enorme coste econ6mico que
reqUlere, y requiere.
la rradici6n relativa que tiene en 3. La rradici6n relativa que riene en
Usos Y VALORES nuestra instituci6n. nuestra instituci6n .
128 129
"'I.
RECURSOS VISUALES La eficacia comunicativa consiste en saber aprovechar las
posibilidades que ofrece cada recurso. En este sentido, no
Cada disciplina ha desarrollado sus propios sistemas de hay formulas fijas: la manera de utilizar los graficos depende
representacion. La geografia hace mapas orograficos; la geo del tema, del lector y del proposito.
logIa, mapas geologicos; la meteorologia, mapas de presio Por ejemplo, podemos representar los resultados de una
nes; la demografia, piramides de edad; la genetida, mapas de en cuesta con un grafico tipo tarta -como el de la pag. 134
cromosomas. Pero hay algunos recurs os que com~arten mu o con una tabla numerica. Como una metafora, la tarta da
chas disciplinas, como los graficos, los dibujos lineales 0 los una imagen global y simple, que captamos con rapidez y cla
esquemas. Esta tabla ofrece algunas ideas: ridad, incluso sin leer; pero pierde eficacia si incluye muchos
datos, si estos son ajustados 0 si el lector quiere analizarlos
Funcio nes de los recursos visuales
con atencion y por separado. En estas circunstancias, una ta
Si times que: usa: como, por ejemplo: bla formula mejor la informacion aunque tenga menos fuer
Mosuar c6mo es un ob fotograflas, dibujos, re paisajes, ani males, vege za visual.
jeto de la realidad: presemaciones virruales tales, micro bios. estre A 10 largo de esta guia he utilizado variados recursos
lias. aparatos
para construir significados. Fljate en las tipologlas de lectores
Idemificar 0 destacar al dibujos lineales, esque instrucciones de uso de
(p. 25, 31 y 35), las dobles columnas para contrastar ejem
gunos aspectos 0 rasgos mas 0 graficos ad hoc un e1ectrodomestico
de un objeto: (p.133) plos (en toda la guia) 0 las figuras geometricas para simboli
Dar una visi6n global graficos de carta, barras, resultados electorales.
zar estructuras de documentos (55-58).
de datos simples: por curvas encuestas, estudios esta
cencajes, evolucion, ten disticos
dencias, etc.: ~COMO SE HACEN?
Comparar datos nume tablas y graficos resultados de una audi
ricos: resultados de in toria, memorias anuales, La elaboracion de los recursos visuales sigue parametros
vestigaci6n. escadisticas: ganancias y gastos
semejantes a la composicion escrita. Brasseur (1990) analizo
Comparar e1ememos; columnas dobles tablas dependiemes e
como 30 personas resolvlan varias tareas de confeccion de
comrastar dos conjun independiemes (p. 138).
tos (causas y consecuen conducta experta y graficos. Sus producciones fueron valoradas por expertos
cias, pregumas y res aprendiz (p. 132) academicos e industriales, con el fin de distinguir los exper
puestas): tos de los aprendices. Relacionando estas valoraciones con la
Explicar un proceso se diagram as de flujo. or proceso de e1aboraci6n conducta mostrada por los sujetos al trabajar, Brasseur en
cuencial. con operacio ganigramas de una ilustraci6n contro estas diferencias (vease la pagina siguiente).
nes, recorridos, resulta (p. 133)
En lineas generales, los expertos dedican mas tiempo y
dos, opciones:
esfuerzo a elaborar los recursos visuales. T ambien tienen mas
Clasificar grupos de e1e arboles y esquemas de especies animales, genea
memos en jerarquias, corchetes logfa de lenguas. caracte
conocimientos: tienen en cuenta el perfil de los lectores, ex
planes 0 grupos diversos: res tipograficos (p. 136) ploran varias opciones de esquema 0 grafico para encontrar
130 131
Conducta de los disefiadores de graflcos Proceso de elaboraci6n de un recurso visual
exf!..ertos af!..rendices
Planificacion Analizan las instrucciones y AnaJizan y planifican poco: eli
los datos; exploran disefios a1- gen d.pido un recurso visual.
terna ti vos.
Revision Revisan frecuemememe. aban Revisan poco. sr Jquedan con
donan las tentativas inefica una opci6n aunque sepan que
ces. tiene defecros.
Foco Enfatizan las necesidades y los Enfatizan los deralles de la in
intereses de la audiencia. formacion y la ortoti~raf(a .
Disefio verbal Se fijan en la correccion y la Omiten los elementos verbaJes
adecuacion de los dtulos. los o cometen errores en ellos.
descri~ en la leyenda .
Disefio visual Conocen y us an efectivamen- Hacen disefios excentricos. po
te los principios del disefio vi- co esttticos y poco efectivos.
sua!.
Las formas geometricas distinguen los elementos del pro
ceso: los drculos marcan el inicio y eI final; los cuadros, las
eI mas adecuado. Ademas, se fijan en los detailes verbales (ti operaciones cognitivas (analizar los datos 0 la audiencia, e1e
tulos, descriptores, etc.) y en eI disefio (lfneas, espacios, dis gir una opcion) 0 ffsicas (dibujar gnificos, corregirlos), y los
posicion). Hacen varios borradores y revisan mas. rombos, las tareas de revision, que se conectan con las opera
En cambio, los aprendices parecen tener prisa. Ni pres ciones con lfneas discontinuas. Se evalua cad a tarea al acabar
tan atencion a las caracterfsticas de la situacion (tema, pro la (con el dsf?): si la respuesta es positiva, se pasa a la siguiente;
posiro, audiencia), ni revisan 10 que van e1aborando, ni dan si es negativa, se repite. Asf, eI autor puede dar varias vueltas
importancia a los detalles. T ampoco dedican tiempo a hacer por el sistema a partir de los rombos de revision, que pueden
tentativas con diferentes tipos de esquema 0 grafico; hacen parar eI trabajo 0 reanudarlo en cualquier punto.
uno y basta. Estas dos conductas coinciden a grandes rasgos
con las de los redactores expertos y aprendices.
CONSE]OS
132 133
des, descriptores) para poder LETRA Y DIBUJO
Escritura colaborativa
interpretar el recurso al margen
de informes breves
del escrito que 10 contiene. No Veamos ahora un ejemplo de inregraci6n de prosa y di
con uno 0 mas coautores
es raro que fotocopiemos 0 re bujo. Queremos escuchar musica en un apararo nuevo. Estas
produzcamos por separado los son las instrllcciones:
A veces I esquemas, las tablas 0 los gnifi
44 % cos de un escrito, para usarlos Mandos de un aparato de alta fidelidad
en otro lugar; si los titulamos y a. Interruptor general
los explicamos des de el princi b. Pantalla h c b a
Muya
c. VoJumen
menu do
Amenudo
pio, nos ahorraremos confusio
3% d . Casete
18 % nes, porque los nuevos lectores, e. Radio
que intentaran comprenderlos f. Disco compacto
sin conocer el rexto original, tend ran suficientes datos g. Selector FM / AM
para hacerlo. h. SeJeccion de sonido e d g
i. Conexi6n auricular
• Procesamiento. EI ojo lector se desplaza en principio
de izquierda a derecha y de arriba abajo, por 10 que de 1. Aprieta el interruptor general para poner en marcha el aparato
bemos organizar los datos en este orden, como en este 2. Elige el canal que interese
grafico (extraido de Mathes y Stevenson, 1991: 363). 3. Comprueba fa se!.ecci6n en fa pantalfa
Iniciamos la lectura con el trozo de pastel mas grande
(Nunca) y seguimos con el A veces en el sentido de las Para comprenderlas hay que relacionar tres elementos: la
agujas del reloj. letra de cada mando (en el dibujo), la denominacion de cada
• Presentaci6n. La simplicidad en el diseno mejora la mando en la leyenda (lista izquierda) y la instruccion (abajo
claridad. Un recurso visual debe ir separado del cuer en cursiva). Nuestro ojo debe fijarse al mismo tiempo en es
po del escrito, enmarcado con margenes amplios y toS tres puntos; pero es dificil, porque la disposicion de las le
limpios. Conviene evitar las lineas innecesarias 0 muy tras en el dibujo es aleatoria y el orden de los mandos en la
gruesas. Evitemos las mayusculas, que cargan la inter leyenda tam poco se adecua a su uso secuencial. Ademas, los
linea. Si conviene destacar el titulo, es mejor aumentar ojos tienen que saltar alternativamente del textO al aparato y
el tamano de la letra minuscula. viceversa. Tambien tenemos que deducir que la segunda ins
• Integraci6n del recurso en el escrito . Conviene elegir truccion se realiza con el comando g. Y encima tenemos las
el lugar mas idoneo de un escrito y de la pagina para manos ocupadas con el textO, el disco compactO, el mando a
inserrar un recurso visual. Tambien hay que avisar al distancia, de modo que no podemos leer y ejecurar la acci6n
lector sobre cuando debe fijarse en este elememo y al mismo tiempo ... jQue horror! Algo tan tonto como poner
c6mo. No presupongamos que el lector se espabilara un disco se convierre en un suplicio, por unas instrucciones
por su cuenta. torpes. Perdemos el tiempo y los nervios ...
134 135
Las instrucciones mejorarfan inregrando la prosa con la
11. TABLAS
imagen: situando directamenre la denominaci6n de cada co
con racionalidad.
Una va un contable me mostro contento la
En cambio, esta mejor resuelco el uso de la tipografia: la
tabla numerica que acababa de hacer. «jEsci todo
redonda para los componenres, la negrita para las letras y la
aquf!», dijo; «solo debo afiadir algunos pirrafos para
cursiva para las instrucciones. Hoy disponemos de una gran
comentar 10 mas importante... iY ya esci!» «2Y 10
variedad de recursos tipograficos -como muestra este esque
entendera, e1lector?», Ie pregunte mientras observa
ma de Haves (Martinez de Sousa, 1992: 31 )-, pero conviene
ba incredulo aque! DIN A 4 repleto de casillas, can
usarlos con criterio.
tidades, decimales y descriptores minusculos.
redonda PRESENTACI6N
Por la cursiva
figura minuseula
{
VERSAL Las tablas transmiren sobre codo datos numericos con cifras
y casillas (porcentajes, canridades, fracciones). Suelen tener una
romana antigua
misma apariencia de rectingulo parcelado en casillas. Ffjate:
Tipos de Por la romana moderna
caracteres familia eglpcla
Original Reformulaci6n
{ palo seeD
gotiCll Segun la DIC, la morosidad por nu Segun la lisra DIC, la morosidad ha
mero de operaciones ha pasado del evolucionado as! por numero de ope
fina 3,50%, el 31.12.06, al 3,03%, eJ raciones (en porcenrajes):
Por negra 31.10.07 en presramos; del 20% al
el ojo estrecha 31.12.06 31.10.07
{ 5,26 % en descuenro y del 18,18 %
amplia prestamos 3,50 3,03
al 0 % en cuenras de credito, en eJ
descuento 20 5,26
mismo perfodo.
cuentas de crtdito 18, 18 o
En definitiva, codas esras cuestiones quiza sean s610 mi
nucias ... Pero van sumando. T odo influye en la cali dad final Datos numericos como escos exigen una lecrura reflexiva,
de un escriro. porque hay que comparar cifra por cifra en varios paramerros.
En la redacci6n convencional de la izquierda, eso se complica
porque los datos escin capruracios linealmente en una esrrucrura
sintactica. El lector debe avanzar y retroceder varias veces para
contrastar los datos. En cambio, la tabla numerica de la derecha
supera estas dificulrades ordenando los datos en el espacio, libe
136 137
I
rindolos de su posicion sincictica y facilitando que eI ojo del Ambas tablas son compatibles en un mismo escrito, por
lector los yea aI mismo tiempo y los compare como quiera. que tienen funciones complementarias. Los textos mas sofisti
Gracias a estas posibilidades expresivas, las tablas apor cados las combinan para atender las necesidades de la audien
tan muchas ventajas en la comunicacion profesional. La ne cia. Las dependientes destacan 10 mas relevante para los lectores
cesidad de cuantificar muchos elementos (ganancias, perdi ocupados, que quieren hacerse una idea global en poco tiempo.
das, modificaciones, margenes de error, previsiones) en cifras En cambio, las independientes arch ivan en los anexos toda la
mensurables, objetivas y comparables hace que se utilicen informacion para eI especialista que busca detalles. Las prime
mucho. A veces una tabla puede ser mas trascendente que eI ras pueden ser una parte 0 un componente de las segundas.
propio escrito -confesaba un autor.
Orra diferencia radica en su e1aboracion. Es mas util
Por eso conviene tener presente que las tablas tam bien consrruir primero las tablas independientes, con todos los
tienen limitaciones. Si son excesivamente exhaustivas, confu datos, para rener una vision de conjunto e interprerar mejor
sas 0 torpes, pueden estorbar mas que ayudar -como sugiere un hecho. Las tablas dependientes pueden desgajarse facil
la anecdota inicial.
mente de las independientes, e1iminando los datos irrelevan
tes 0 tomando partes del conjunto.
TIPOS
LfNEAS
Turk y Kirkman (1989) diferencian dos tipos de tablas,
segun la situacion, la funcion y la informacion que conten En cuanto al disefio, hay tablas abiertas (sin rayas), cerra
gan: la dependiente y la independiente:
das (cada casilla va cerrada con 4 rayas) y semicerradas (con
Tabla dependi enrc a1gunas rayas). Recordemos que las rayas no son gratuitas:
Tabla independicnre
ayudan al ojo a recorrer la tabla. Agrupan las casillas por fran
Va en el inrerior del rcxro, sc lee si Es aur6noma, se puede leer apane del
140 141
Estructura original y la reformulaci6n (p. 144-145) . jQue diferencia! EI
1. Incorporemos en la tabla dependiente s610 los datos original tiene varios defectos que la reformulaci6n enmien
pertinentes. Los datos margin ales 0 redundantes car da:
gan allector y acaban escondiendo 10 relevante.
2. Incluyamos un solo dato por casilla. Las casillas que 1. EI orden de las columnas no se corresponde ni con la
incorporan dos 0 mas datos desorientan. importancia ni con la organizaci6n interna de los da
3. Pongamos s610 datos homogeneos que se puedan tos. Edicion debe ir allado de Entidad porque descri
comparar. Las excepciones y las desviaciones entorpe be el area que hace la revista. Tambien es mejor que
cen la simplicidad de una tabla. Periodicidad vaya con Paginas.
4. Especifiquemos los descriptores 0 las magnitudes de 2. ~C6mo se ordenan las empresas en la primera colum
los datos en la primera franja superior y en la primera na? EI orden alfabetico permite encontrar cad a em
columna de la izquierda. Estas son las posiciones que presa y leer selectivamente. La reformulaci6n tam
ve primero eI ojo. Asf el lector podra interpretar co bien distingue Rinfo 1 y Rinfo 2.
rrectamente los datos del resto de casillas. 3. A1gunas casillas son confusas:
5. Evitemos los comentarios referidos a datos particula • Periodicidad Las abreviaciones men. (mensual),
res (aclaraciones, excepciones), tanto si se anaden en cuat. (cuatrimestral) 0 unic. (unica) se refieren a
eI interior de una casilla, como si van a pie de tabla medidas temporales diferentes. (bim. quiere decir
con notas. Estos comentarios ensucian la tabla con bimestral (un ejemplar cada dos meses) 0 bimen
detalles y datos secundarios. sual (dos al mes)? La reformulaci6n enmienda este
6. Ayudemos a1lector a compre~der una tabla complicada. embrollo: pone el numero de ejemplares anuales.
Expliquemosle c6mo debe leerla e interpretarla. Des Asf tambien procede en Tintas.
compongamosla en varias tablas mas simples. T ambien: • Formato. Es equfvoco usar diario con valores dife
• Marquemosle las casillas importantes con una se rentes en Formato (tamano de peri6dico) yen Pa
nal (entramado gris, asteriscos). pel (tipo de papel). La reformulaci6n usa periodico
• Hagamosle senales manuales sobre la impresi6n (en Formato) y diario (en Papel).
-por ejemplo, con rotulador fluorescente, signos 4. En 10 que respecta a la forma, la reformulaci6n
de exclamaci6n e interrogaci6n. Asf la tabla ad prescinde de las abreviaturas, evita las maytisculas
quiere el valor afectivo del trazo manual. gratuitas, racionaliza la anchura de las columnas se
gun su importancia, elimina las llneas blancas y
pone rayas horizontales para acompafiar eI ojo en la
E]EMPLO lectura.
Para terminar analizare una tabla que contrasta las carac En resumen, la reformulaci6n permite leer e interpretar
terfsticas de varias revistas internas de empresa. Compara el la tabla con mas comodidad.
142 143
Revisras de empresa Original
.+:>..
- pA
.+:>.. PERIOD! GI FORMA
ENTIDAD CIDAD ED!CION NAS TO TINTAS PAPEL
BBVB Bim . R. Humanos 32 diario 3 porrada diario
I conrenido
B. SINTANDER Men R. Humanos 75 revista cuatricromia esruc. mare
NITWEST ESPANA Unic Marketing 6 revisra cuarricromia esruc. mate
NITWEST INGLAT Men As. Corpor. 20 diario cuarricromfa offser
DEUTSCH BUNK ALE Dep. Prensa 42 revisra cuarricromia escucado mare
DEUTSCH BUNK INT Dep. Prensa 54 revisra cuarricromia esrucado mare
COGER Bim. Inf. Inrerna 8 diario cuarricromia esrucado mare
C. CATALINA Bim. Com . e Imag. 4 diario 2 esrucado mare
ECOREUIL 4 diario 2 offset
TELEFONINA Men Comunicaci6n 27 diario 2 porrada diario
I conrenido
CORPO.ACPAR Men 20 revisra 1 (papd color) offset
RIPSOL Men R. Humanos 20 revisra cuarricromia esruc. mare
SUAT Men Com. e Imag. 58 revisra cuarricromia estuc. brillame
RlNFA Men C. Inrerna 24 diario cuarricromfa offser
RINFA Men C. Inrerna 3 reVlsra 2 offset
PALABREITI Men Mark. y Pub/. 20 revista 2 offser
HAL Unic 54 revista cuatricromia escuc. brillame
NISTLU Men R. Publicas 40 revlSta cuarricromia esruc. briIlanre
HUGILVl Cuar 12 revista 2 escucado mate
CORTE ESCOCES Bim . R. Publicas 48 revista 4 portada escuc. mate
2 comenido
PRESENTAcr6N
147
I
TIPOS funciones, todos los pasos, todas las condiciones 0 todas
las caracterlsticas del objeto 0 tarea. Hay que detallarlo
Con el termino instrucciones me refiero a todos los dis todo. No podemos dar nada por supuesto. Asi, no siem
cursos que ordenan el comportamiento 0 establecen conduc pre se especifica si la cara pintada de un CO/OVO debe
tas, con imperativos, perifrasis de obligacion, enumeraciones ir arriba 0 abajo, cuando la pones en el reproductor -y
de acciones, listas de hechos, ilustraciones graficas, etc. Son no todo el mundo 10 sabe ni va siempre igual. Un crite
instrucciones las recetas de cocina, el codigo de circulacion, rio ambiguo en las bases de un concurso puede llevar a
las bases de un concurso, los manuales de uso de los electro un candidato a reclamar; una condicion confusa en un
domesticos, los prospectos de los medicamentos, los contra contrato puede acabar en el juzgado.
tos laborales 0 las guias de bricolaje. Este tipo de textos go • Adecuadas. Conviene ordenarlas para «servir» allector.
bierna nuestras vidas. No hay estructuras universales ni un orden canonico.
Un tipo particular de instrucciones son los procedimien Cada escrito, cada situacion, cada lector, son particula
tos, que fijan el funcionamiento de toda una empresa 0 insti res y tienen una «logica» propia. Conviene ordenar las
tucion, 0 que regulan una actividad. Es el caso de las leyes, prestaciones de un aparato segun su frecuencia de uso
los reglamentos, las normativas 0 las directrices, como por -y no segun el alfabeto 0 una clasificacion tecnica.
ejemplo los estatutos de una asociacion, la operativa de un Conviene agrupar las directrices de una empresa segun
banco 0 el codigo de circulacion. Asi, ellenguaje administra su aprovechamiento -y no segun su categoria tecnica
tivo y el juridico tratan en parte de los procedimientos y de (economica, jurldica, administrativa). Las instruccio
los textos instructivos. Pero aqui me centrare en los discursos nes inutiles hacen perder el tiempo a los lectores.
mas tecnicos y menos estudiados. • Manejables. Ademas de comprenderse, cada instruc
cion debe ser operativa. El lector debe captarla con
una lectura y debe poder ejecutarla sin dificultad. Por
CRlTERlOS GENERALES ello, cada instruccion debe ser autonoma, sin ambi
gUedades ni implkitos irrecuperables. Compara:
Las instrucciones deberian ser:
Sistema de recogida para
muesrras de orina
Recogida de orina
• Para todo el mundo. Para los novatos, que no saben
La muestra debera ser de la pri 1. Recoja la primera orina de la
nada, y para los expertos, que verifican detalles 0 solu
mera micci6n. Utilice eI recipien manana.
cionan problemas. Si son extensas, podemos distin te para recoger la muestra despre 2. Recoja la muesua con eI reci
guir varios «perfiles» de lector: hacer una gula bdsica ciando su principio y fin. L1ene
piente grande, despreciando la
para principiantes, fijar itinerarios para diferentes lec los tubos con la orina recogida,
primera orina y la ultima.
tire la cantidad sobrante y eI reci 3. L1ene los tubos con la orina
tores (inicial, semiexperto, experto) 0 dejar los detalles
plente. del reci piente.
mas complejos para un anexo final 4 . Tire las sobras de orina y eI
• Completas y precisas. Lo deben tratar todo: todas las reci piente.
149
148
J
r
• Neutras. Sin emotividad, ni cortesfa, ironfa 0 humor. EN LA PIEL DEL LECTOR
~ T e imaginas un ten la amabilidad de apretar Control
+ F5?, ~o un los candidatos deben tener menos de 30 La mejor manera de escribir instrucciones es meterse en
afios, por favor? De ningun modo. T am poco dirfamos la piel del usuario, de la persona que las leed. Eso nos puede
no cometas la estupidez de comprar pilas de otra marca hacer entender su «mirada». Asf:
ni aun menos haz el favor de no exponer la maquina a
altas temp eratu ras. Evitemos las crfticas implicitas, las • Prescinde del conocimiento privilegiado. Quienes escri
valoraciones 0 el proselitismo, porque generan res bimos instrucciones somos los mas entendidos en el
puestas negativas. tema. El lector no tiene ni nuestros conocimientos ni
• Seguras. Unas instrucciones confusas pueden provo nuestras habilidades. Deberfamos ser cap aces de pres
car accidentes. Una v~ romp! las lenguetas que cindir de todo ella; deberfamos poder apretar un inte
aguantaban la bolsa de una aspiradora, porque no en rruptor en el cerebro para desactivar todo este bagaje y
tendf los tres pasos necesarios para cambiar la pi~a; poder redactar las instrucciones con la ignorancia del
repararla me cost() dinero y tiempo ... No es raro herir lector. Eso nos mostrarfa sus necesidades reales.
se cuando se manipulan herramientas para montar un • Situate en el marco de referencia del lector. Hay que
mueble. Por eso, las instrucciones deb en garantizar la adoptar la optica del lector: ~como leera las instruccio
seguridad de los lectores y el buen funcionamiento de nes?, ~donde?, ~c6mo las usara?, ~que utensilios necesi
un aparato. Se pueden induir advertencias para preve tara? Por ejemplo, si describimos un objeto, conviene
nir los errores mas frecuentes. adoptar el angulo de visi6n del lector. Evitemos expre
• C6modos. Conviene preyer como se usaran las ins siones como ala derecha, ala izquierda, mas adelante,
trucciones y adaptarlas a la situacion. No las leemos debajo 0 arriba. Estas expresiones se interpretan segun
sentados en butacas 0 en la mesa del despacho, sino la posicion del lector, que no es segura ... Ademas, mu
frente a los fogones en la cocina, de pie, 0 en el co chos tenemos dificultades con la lateralidad. Es mejor
medor, agachados ante el DVD. Una vez estaba insta decir en la pagina 8, en el numero 7 del dibujo 0 en el
lando una campana de humos montado en una esca comando NR del amplificador. Para lectores ancianos
lera meralica, aguantando el aparato con una mano, -y quiza enfermos- es uti! hacer letra y dibujos gran
un destornillador con la otra, mirando las instruccio des 0 usar papel grueso.
nes sobre un peldafio de la escalera ... y Begue al final • Evalua las instrucciones con un lector. Antes de termi
de la pagina. AI no tener las manos libres, tuve que nar unas instrucciones, conviene probarlas. Que uno
bajar de la escalera, dejarlo todo y pasar la pagina, o mas lectores proximos a los autenticos intenten eje
para continuar. cutarlas, mientras nosotros 10 observamos. Descubri
remos dificultades inusitadas, formulaciones ambiguas,
vados.
150 151
J
'i
Redacci6n
RECOMENDACIONES
• Elige el termino mas adecuado. En lugar de decir calien
te 0 frio detalla la temperatura, porque una pequefia
Organizaci6n
diferencia de grados puede estropear un guiso. AI reco
• Ponle titulo a cada grupo de instrucciones. Puede ser la
mendar un botiquin de viaje, indica que Beven antihis
meta (escuchar un disco), el producto final (pastel de
tam in icos, analgtsicos y antibi6ticos de espectro amplio
chocolate), el prop6sito (solucion de problemas) 0 el
en lugar de medicamentos bdsicos. Pero a veces es sufi
tema (normas de admision). El titulo permite referirse
ciente con palabras corrientes. AI receptaculo que aloja
a las instrucciones en otros puntos del discurso.
el CD en una minicadena, ~hay que denominarlo pla
• Fracciona las secuencias de instrucciones en partes mane
taforma portadiscos, apoyo digital 0 bandeja? La mejor
jables. Una receta de cocina de 20 pasos es complicada;
opci6n es bandeja, aunque sea menos precisa.
es mejor dividirla en tres partes de 7, 7 y 6 pasos. Las
• Selecciona la persona verbal adecuada. El tratamiento
instrucciones breves tienen medida mas humana. Se
de ttl (evita los terminos) 0 usted (evite) en imperativo
gun los manuales, la medida id6nea son 7 u 8 pasos.
son mas claros que la impersonalidad (se evitan) 0 los
• Orienta allector. Indica si hay varias maneras de lograr
infinitivos (evitar), que esconden al sujeto. As! nos di
un prop6sito 0 mas de un itinerario para una misma
rigimos directamente a1lector.
funci6n. Las referencias cruzadas y los dtulos ayudan
• Empieza con el verbo. Iniciar cada instrucci6n con el
a1lector. Algunos recursos visuales contribuyen a acla
verbo, seguido de los complementos, hace mas clara la
rar la informaci6n, como esta tabla de problemas y so
prosa. Lo primero que ve el lector, aI principio de
luciones:
cada linea, es 10 que debe hacer.
Problema SoLuci6n • Evita las negaciones, siempre que sea posible. Ya hemos
El aparato no se pone iEsta enchufado? Asegurese de que haya visto que las negaciones no son transparentes. Es me
en marcha. corriente. Compruebe que todos los jor positivizarlas, si hay opci6n. Es mejor usa bencina
componentes estan conectados. Pag. 12. sin plomo que no uses bencina normal. Pero a veces
EI rat6n no funciona . Compruebe que eI rat6n esta conectado a la
unidad. Reinicie eI sistema. Pag. 34.
puede ser artificioso: no toques el liquido con las manos
La pantalla se ha Avise al servicio tecnico . Pag. 56. tiene mas fuerza que evita tocar el liquido con las
oscurecido de golpe y manos, ~verdad?
no se enciende. • Elimina las repeticiones. Es absurdo repetir una instruc
ci6n. Puesto que podemos leerla tantas veces como
• Complementa las instrucciones. Puede ser util afiadir en
haga falta, es mejor ser sinteticos. La paja esconde el
las instrucciones otros datos como la lista de materia
grano. Si no, com para esta instrucci6n para encender
les, herramientas 0 ingredientes necesarios para cum
plir la tarea. Incluso podemos definir los terminos un calentador de gas:
nuevos 0 hacer advertencias. Por ejemplo, atencion: no
exponga el aparato al sol y no lo moje.
153
152
Es conveniente que mantengas Pulsa durante 10 segundos eI
apretado con el dedo eI piloto bot6n del piloto del calentador. Muro de escalada
del calentador, durante 10 se
gundos, hasta que no se regulari Deportivo Anillas
ce la salida de gas y la llama del Normativa de uso
piloto no se estabilice. EL MURO DE ESCALADA SE RlGE POR UNAS NORMAS DE USO. TODOS
LOS USUARIOS DEBERAN SEGUIR ESTAS NORMAS Y LAS OBSERVACIO
NES INDICADAS POR LOS PROFESORES, SOCORRISTAS 0 CUALQUIER
• Homogeneidad. Sean cuales sean las opciones sintacti OTRO TRABAjADOR DEL DEPORTIVO ANILLAS. 51, REITERADAMENTE,
cas e1egidas, conviene mantenerlas a 10 largo de las LAS OBSERVACiONES NO SON ATENDIDAS, EL USUARIO ESTARA OBU
GADO A ABANDONAR LAS INSTALACIONES.
instrucciones. Es un error iniciar una recomendaci6n
1. EI Muro es un espacio deportivo de uso restringido. EI acceso s610
con un sustantivo -como aqui, con homogeneidad- si esci permitido a los socios mayores de 18 afios y a los mayores de
eI resta de elementos utili zan un verbo personal. Seria 16 afios con autorizaci6n escrita de los padres. Para la practica del
mejor decir: Se homogeneo. nivel 2 se recomienda estar en posesi6n de la licencia federativa ac
tualizada en ambos casos. No podran acceder las personas con en
trada puntual ni los cursillistas no socios.
Presentaci6n 2. Este servicio no esra cubierto por el seguro de accidentes del Depor
• Elige los recursos visuales mas adecuados. Es mas sencillo tivo Anillas. Por eso es el usuario quien asume las consecuencias de
referirse a los mandos del coche con dibujos, graficos rivadas de accidentes por su uso.
y simbolos, que con palabras. Un grafico bien hecho 3. Deben conocerse las nociones basicas de las tecnicas de escalada y
mantener en todo momento una actitud de prudencia.
resuelve muchos problemas, aunque no es tan ficil 4. Utilice la ropa deportiva y el calzado adecuado ("pies de gato» 0 si
como parece (p. 135). milar). En ningun caso se podran usar zapatillas de deporte 0 cual
• Numera los pasos. Hay que numerar correlativamente quier tipo de calzado con suelas de plastico.
cada instrucci6n. Hay que mantener la misma nume 5. Utilice el material de seguridad propio de la escalada: ames. cuerda
y yn compafiero que asegure para subir por encima de la linea roja
raci6n a 10 largo de la secuencia; preferir las cifras ara (nivel 2).
bigas (1, 2, 3) a las romanas (i, ii, iii) y a las letras (a, 6 . Mecanismo de funcionamiento:
b, c) porque son mas ciaras, y usar decimales en las se - Todos los socios interesados deben formalizar una solicitud. En
cuencias largas (1.1; 1.2; 2.1; 2.2) , sin abusar. contraran las hojas correspondientes en el Control de acceso .
Hay que adjuntar la fotocopia de la licencia federativa.
- Existen dos niveles de utilizaci6n: nivel 1 0 elemental, que permi
te hacer uso del muro por debajo de la linea roja. Nivel 2 0 avan
E]EMPLO zado, que permite ascender mas arriba de la linea roja. En este ul
timo caso, se entregara un distintivo que habra que llevar en un
lugar muy visible mientras se esta escalando.
Acabo con la reformulaci6n de las normas de un muro
- En pocos dfas, si se acepta la solicitud, recibira una autorizaci6n
de escalada de un gimnasio. Este es eI original: de la entidad.
- La puerta del muro de escalada se cierra con Have. Pidala en eI
Control de acceso presentando la autorizaci6n.
154 155
- Cuando se marche hay que dejar la puerta orra vez cerrada, excep 2. Usar ropa y calzado adecuados: pies de gate 0 similar. Esci prohibi
ruando en el caso de que se quede orro escalador que renga Ilave. do el calzado deporrivo y las suelas de plisrico.
7. Colabore con nosorros para minimizar los riesgos derivados de un 3. Acceder al nivel superior s610 cuando un compafiera pueda asegu
mal uso del muro de escalada y no deje acceder a nadie que no ren rar la escalada.
ga aurorizaci6n (no rendd. !lave). 4. Escalar s610 si se conocen las nociones y recnicas basicas. Manrener
8. Para quien quiera aclaraci6n, consulre a los responsables de la sala una acrirud prudenre.
de musculaci6n y siga sus indicaciones. 5. Consulrar cualquier duda al personal de la sala de musculaci6n.
9. Todos junros debemos resperar y hacer resperar esra normariva. Es
la mejor garanria para un buen uso del mura de escalada. [449 pa , " Esta normariva es obligaroria para rados. Incumplirla compOrta la expul
labrasl ••• si6n del Deporrivo. Resperemosla y hagamosla resperar. [202 palabrasl
Uso
1. Usar marerial de seguridad prapio de la escalada: ames, cuerda, ere.
156 157
13. CORRESPONDENCIA
JOHN A. FLETCHER
yD. F. GOWING, 1988: 83
PRESENTAcrON
159
corrientes sobre la estructura 0 la presentaci6n. Me centrare la campana y buscar la mejor forma una oficina pequena como la nues
de colaborar. rra, forzosamenre debemos limirar
en la esrrategia comunicativa, en la ret6rica y en el estilo.
nuesrra acci6n.
Mienrras ramo, recibe un cordial sa
ludo. Anualmenre elaboramos un plan
global de parrocinios y esre ano, en
DECIR NO CON ELEGANCIA Maria losep Vilaplana
esras fechas, ya esra cerrado. Por eso,
Direcrora
a pesar de valorar el inreres de las (a
Arrancamos con un ejercicio con trampa. No siempre es Granollers, 7 de ocrubre de 2005 reas que hace su asociaci6n, nos ve
faci! responder sf 0 no a una invitaci6n, una propuesta 0 un mos obligados a declinar su ofreci
mienro.
proyecto. Hay que procurar que los lectores acepten la respues
ta: que no se molesten, que se no creen falsas expectativas ... Los Si 10 creen convenieme, para pr6xi
mas ocasiones pueden visirarnos con
criterios por los que se ha dado un sf 0 un no tam bien deben mas amelaci6n. Esraremos comemos
quedar claros, porque despues vendran nuevas peticiones que de escuchar sus propuesras y de in
habra que responder de modo congruente con la primera. formarles de las caracrerlsricas de
Muchas empresas reciben peticiones de patrocinio: cola nuesrras ayudas y de los rramires y
de los plaws para solicirarlas.
borar en la fiesta mayor del barrio, en una carrera popular,
en una campafia para enviar medicamentos a Africa, etc. Aremameme,
Aqui hay dos respuestas a una de estas peticiones, siguiendo Maria Josep Vilaplana
varias esrrategias comunicativas. Dos de elias son sensatas, Direcror
atinadas, pero hay dos mas que son un error ... Aver si las Granollers, cuarro de diciembre de
encuentras. 2005
Respuesra posiriva Respuesra negariva jCuantas diferencias! Pero no todo es correcto: hay dos
Asociaci6n de volumarios Asociaci6n de voluntarios trampas. Las esrrategias buenas son:
del Barrio Antiguo del Barrio Antiguo
Querido amigo : Disringuidos senores: • Situar el memaje principal en elpunto mas idOneo. En la
Te agradezco ru escriro del pas ado Les agradecemos su escriro del pasa respuesta positiva, al inicio; asi ellector 10 lee enseguida
2 de ocrubre en eJ que me presemas do dos de ocrubre en eI que nos pre y puede continuar leyendo 1a carta con mejor animo.
la campana Abuelos con compaiiia, y senran la campafia Abuelos con com Por el contrario, en la respuesta negativa, el mensaje
re comunico que esramos comemos paiiia, y la posibllidad que nos ofrecen principal va al final, despues de justificario. Si 10 pone
de poder colaborar. de colaborar.
mos al principio, el lector puede molestarse y suspen
Para concerrar los deralles de la cola Como ya saben, nuesrra emidad rie der la lectura de la carta, sin lIegar a entender el porque
boraci6n, convendrla que re pusieses ne un programa de apoyo a las acri
en conracro con nosorros y que con vidades sociales. Debido al numero
de la negativa. En cambio, ubicado al final, el lector
cerrisemos una emrevisra. As! po elevado de periciones que recibimos debe leer primero los motivos y puede comprender me
dremos hablar de la organizaci6n de y a los recursos moderados que riene jor por que no ha obtenido una respuesta positiva.
160 161
• No presentar por escrito los datos mas delicados. La res ESTRATEGlA
puesta positiva es mas corra que la negativa. Remite a
una cita personal: la estrategia del autor es citar allec EI cuadro de la pagina siguiente completa las estrategias
tor a un encuentro para hablar de los detalles (canti anteriores y afiade otro tipo de correspondencia: la persuasion.
dad de dinero, tipo de ayuda, etc.), de manera que no La correspondencia persuasiva es la mas diffcil, porque
quede escrito ningun dato comprometedor. Lo escrito no hay relacion previa con el lector. Este no espera ni desea
queda en poses ion del lector, que 10 puede utilizar en nada de nuestro escrito. Ademas, tam poco se puede dar mu
otro momento... jQue compromiso! Por eso las carras cha informacion. La estrategia consiste en «pican> al lector
profesionales suelen ser parcas. para que se anime a tomar la iniciativa, a solicitar mas datos,
a parricipar en otra actividad de promocion, etc. Veamos un
~Donde estan las trampas? Quiza en aquello que habfas ejemplo:
pensado que eran buenas estrategias ... Primero en el trata
miento del destinatario: es un error usar el tu mas proximo Carta persuasiva de venta
para decir sf y el usted mas distante para decir no. Los lecto Saludo personal Querida senora Aceves:
Preguntas para atraer (Quiere cambiar el coche? (Le gusraria comprarse un
res no son estupidos y se percatarfan de ello, al recibir carras
ordenador? (Tener unas buenas vacaciones? (Tiene
de signa diferente. jQue feo! Hay que tratar siempre allector orros proyecros? Nosorros la podemos ayudar a cum
con cordialidad, al margen del contenido. Que sea usted -10 plir esros deseos.
mas corriente- 0 tu/vosotros depende solo del grado de cono Ofrecimiento T enemos el p[(~sramo que se adapra a sus necesidades,
con muy buenas condiciones:
cimiento mutuo y confianza. Lista esquemdtica de • Le dejamos el dinero que Ie haga falra.
La segunda trampa I esta relacionada con la fecha. Si la ventajas Podd devolverlo cuando y como quiera, en c6mo
peticion se ha formulado el 2 de octubre, la respuesta positiva dos plaws .
tardarfa solo cinco dfas en llegar, mientras que la negativa, • Puede obrenerlo ahora mismo, sin dificulrad y con
po cos documenros.
dos meses ... Tambien es mala politica buscar la dilacion pre
Invitaci6n a fa accion Venga a vernos 0 ]l<imenos al relefono 12345 67. Le
meditada para decir no. A1 contrario, hay que responder to Alusion a los proyectos faciliraremos rod os los deralles del presramo y Ie ayu
das las peticiones con prontitud, al margen del mensaje. Te personales daremos a hacer reaJidad sus ilusiones. iEs muy facil!
nemos mejor opinion de las empresas que responden rapido Ya 10 vera.
Saludo cordial Muy cordialmenre.
que de las que tardan en hacerlo -iY ya no digamos de las
que no 10 hacen!
~Quiza te parece insulsa? ~Habrfa que ser mas decisivo?,
~mas contundente 0 agresivo? Quiza asf: dSabe usted que cada
ano pierden la vida en las carreteras espanolas X personas? dQue
1. Hay dos rrampas mas: poner con lerras los dias del mes y no feminizar el hay cada ano X hubfonos nuevos? Contrate un seguro de vida
cargo de Director, ambos en la carra de la derecha. Las fechas se escriben con ci
fras en la mayo ria de documenros, excepro en algunos de ripo juridico, por segu para garantizar el foturo de sus hijos.
ridad. Y rodos los nombres de cargos se feminizan cuando se refieren a mujeres. JUE! jQue horror! A mi parecer, este tipo de mensajes son
162 163
~
'"
o ..,'"' inmorales, porque se basan en el chantaje emocional. Incluso
u<il
:::l c
en el hipotetico caso de que fuesen efectivos, habrfa que erra
"
...o ...'"0
dicarlos.
0..'"
.., 0..
"c ..,'" Tambien hay que ser cauta can los consejos que propo
C
'0 0
'u 'u nen los manuales de mercadotecnia, cuando plantean repetir
o '" .
6 ·'::: ~ varias veces el nombre de la empresa porque asi la reteneinos
0..'- u
>"
oL-o c .
mejor, a poner el mensaje importante en una nota a pie de
" vi'::D
~ 0 :::l
pagina, porque supuestamente es 10 ultimo que leemos y re
oC'u
. 0..
'u t ..,'"
.- u cordamos mas. jQue ingenuidad! Este tipo de recomenda
~ '" c
~ >- 1: ciones tiene escasa base cientifica. Ni leemos tad as de la mis
rna forma, ni retenemos mas 10 que esta repetido, ni leemos
siempre siguiendo el orden en el que aparecen las oraClOnes
a los parrafos.
ESTILO
Original Reformulaci6n
C
164 165
afio y se reaJizan los cam bios que se
hayan ido produciendo. Hay que [e
ner preseme que esros cambios com
dr6n municipal y que es[e s610 se ac
rualiza una vez al aiio, dado que es
i EPfLOGO
ponan un [iempo mas 0 menos largo rerrasos inevi[ables emre las pe[icio
166 167
168
169
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