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“Comparo, luego acierto”
¿Por qué un guía - En honor de René Descartes
práctica de TCO?
Tras más de 4 años ayudando a grandes Por ello hemos incluido un capítulo para
organizaciones a tomar decisiones de reflexionar sobre el TCO y el ROI, y como
inversión sobre soluciones tecnológicas usar la base del TCO para hacer cálculos
para el Contact Center hemos de retorno de inversión de forma correcta.
comprobado que no existe un criterio
único y estándar para valorar los En esta guía práctica pretendemos sentar
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“Para mejorar hay que cambiar
¿Qué es el Coste Total y para ser perfecto hay que
hacerlo a menudo”
de Propiedad? – Winstom Churchill
Introducción al concepto de coste de propiedad
Comúnmente conocido como TCO por sus siglas en inglés (Total Cost of Ownership) es
una medida diseñada por el Grupo Gartner para evaluar los costes totales en los que se
incurre al adquirir, inicialmente un sistema de información o una tecnología. Actualmente
el concepto se utiliza para todas las compras de activos o servicios que requieren una
inversión relevante para las empresas y que su vida útil se desarrolla en varios periodos
fiscales.
El principio básico del TCO es que los costes de propiedad de cualquier activo que se
adquieran tienen componentes más allá de los estipulados en el precio de compra del
mismo, costes en los cuales se debe incurrir para garantizar el funcionamiento correcto
del activo o conjunto de activos, durante la vida útil del mismo.
El TCO ofrece un resumen final que refleja no sólo el coste de adquisición del producto,
sino también de los servicios de puesta en producción, así como los costes de
explotación durante el periodo de tiempo definido para que el activo realice la función
para la cual ha sido adquirido. La naturaleza de estas partidas de costes la podemos
sumarizar en las siguientes partes.
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1.Costes asociados a producto
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2.Costes asociados a servicios de implantación
Los servicios de implantación son todos los servicios necesarios para poner la solución en
producción dentro de la empresa. Una vez más dentro de esta partida deben considerarse
todos los costes incluidos por los proveedores para instalar y configurar la solución, pero
también cualquier tipo de coste de servicios internos o de terceros proveedores.
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3.Costes recurrentes de explotación y
Los costes
mantenimiento
recurrentes son
todos aquellos que Bajo esta partida debemos considerar todos los costes
ocurren de forma recurrentes necesarios para el correcto funcionamiento de la
periódica a lo largo solución, y volviendo a ser recurrentes en el tema, debemos
de la vida del incluir todos los costes, tanto del proveedor principal como
proyecto de terceros o los internos. En esta partida y dado que
tenemos que hacer suposiciones a largo plazo (normalmente
entre 3 y 5 años) debemos diferenciar entre los costes en los
que sabemos positivamente que vamos a incurrir y aquellos
que son variables en función de aspectos futuros, como por
ejemplo, el volumen de negocio, número de interacciones
procesadas, cambios dentro de los servicios, o en general
cualquier coste que potencialmente pueda ocurrir de forma
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periódica dentro de la vida del proyecto pero no es seguro al ciento por ciento.
Una vez más en nuestro hipotético caso podemos dividir los costes entre los que
habitualmente nos incluirá el proveedor:
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4.Otros costes a considerar
Dentro de los costes variables que pueden acontecer dentro de la vida de un proyecto,
queremos hacer mención especial a aquellos que podemos catalogar de riesgos y que
implican costes para operaciones muy importantes por falta de productividad o por lucro
cesante. Por tanto, en los proyectos críticos donde existan riesgos importantes en estos
dos aspectos, deberían incluirse suposiciones relativas a:
Consideramos que incluir estos costes, es un tema muy delicado por dos aspectos
fundamentales, el primero porque no son costes de propiedad de la tecnología en sí
mismos, sino del impacto que un mal funcionamiento tendría sobre las áreas que usan la
tecnología, y al igual que no se tienen en cuenta los beneficios aportados, tampoco
deberían considerarse los riesgos.
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“Decir Hola no es para tener
TCO y el cálculo de ROI, es para construir
retorno de inversión relaciones.”
– Gary Vaynerchuk
Ya hemos adelantado que el cálculo del coste total de propiedad (TCO) forma parte de las
herramientas utilizadas en los procesos de compras para soluciones, tecnológicas o no,
que tengan una vida útil en varios ejercicios fiscales.
Es decir, que tomar una decisión de adquisición tecnológica sólo por el coste de
adquisición suele ser un error, pero considerar el TCO sigue siendo un trabajo incompleto,
pero a su vez necesario para realizar un cálculo del ROI.
El ROI es un indicador que muestra cuantas veces los beneficios aportados por una
inversión supera la misma. Lo que representa de forma muy sencilla es el rendimiento por
el esfuerzo a realizar.
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Si por ejemplo tenemos un ROI de 7 quiere decir que los
beneficios esperados son 7 veces a los costes derivados del
proyecto, es decir, el TCO del proyecto en un plazo
determinado. Lo que si debemos apreciar es que una
inversión de 100.000 € para obtener un beneficio de 700.000
€ da el mismo ROI que una inversión de 10 millones € para un
beneficio de 70 millones de €. Con esto queremos resaltar
que el ROI es otro indicador para valorar la calidad de una
No se debe tomar inversión, pero no es la única que debemos considerar.
una decisión sólo
En algunos casos también podemos ver el ROI como el
con el TCO, pero con
número de unidades de tiempo (normalmente meses) que
un TCO mal
tardamos en pagar la inversión que debemos acometer. En
calculado no
este caso el cálculo se puede complicar en función de los
podemos construir
flujos de caja, pero de forma muy sintética podemos decir
un ROI correcto
que si tenemos un TCO a 4 años de 10 millones de Euros y
unos beneficios de 50 millones de Euros, tiene un ROI de 5 y
se tardarían 9,6 meses en amortizar la inversión.
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En este punto al comparar es fundamental centrarse en los aspectos diferenciales que
una tecnología tiene sobre otra en cada beneficio esperado, por ejemplo en la eficiencia
de las operaciones, en el incremento de la conversión en ventas, en la productividad de
los representantes comerciales, etc.…
Pongamos un ejemplo que ilustre este punto. Imaginemos que una compañía con 200
agentes quiere implantar una nueva solución de marcación que esperan explotar durante
4 años y con la que buscan incrementar la productividad (ocupación actual del 30%
hablando con clientes) y la eficacia de sus equipos comerciales (4% de tasa de
conversión sobre contacto). En nuestra comparativa entre distintas tecnologías hemos
detectado 2 aspectos clave que pueden marcar las diferencias:
• Fabricante A: 51 minutos por hora (85%) con un TCO de 1,44 millones de Euros.
• Fabricante B: 49 minutos por hora (80%) con un TCO de 0,96 millones de Euros.
• Fabricante C: 42 minutos por hora (70%) con un TCO de 0,48 millones de Euros.
Actualmente nuestra tasa de conversión de ventas por contacto es del 4%, con un
beneficio medio de 80 €/venta y el tiempo medio de llamada es de 2 minutos. Además en
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este escenario detectamos que las soluciones de los fabricantes disponen de
componentes distintos de cara a mejorar la tasa de conversión a ventas:
En el caso del fabricante A, nos presenta caso de éxito en compañías de nuestro mismo
sector donde han sido capaces de incrementar un 20% la tasa de conversión debido a
que la argumentación de nuestros televendedores evoluciona según las palabras clave
que escucha el sistema del cliente y por tanto se consigue una mejor argumentación y
ratio de ventas. En el fabricante B, igualmente nos presentan unos ratios de mejora del
10% por la incorporación paulatina de mejores prácticas conseguidas por los mejores
vendedores. Y en el caso C, no hay ningún cambio.
Con estos datos podemos calcular cuales serían los ingresos medios obtenidos en cada
uno de los escenarios. Debemos considerar 51 minutos hablando con clientes y con una
duración de 2 minutos, nos da un ratio de 25,5 contactos por hora. Si además aplicamos
una tasa de conversión del 8% (ya que duplicamos la actual) tenemos un ratio de 2,04
ventas por hora, lo que a su vez se traduce en un beneficio por agente y hora de 163,2 €.
Si suponemos 220 jornadas anuales de ventas durante el periodo de 4 años y para los
200 agentes, los ingresos serían de 28,72 millones de €.
Haciendo estos mismos cálculos en los 3 escenarios y el actual tenemos los siguientes
datos:
% Mejora
Ocupación TCO Ingresos Anuales ROI
conversión
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Visualizando los datos de la tabla, observamos que tanto con el fabricante A como con el
B tenemos un ROI de 4,93 veces , lo cual nos indica que ambos casos tienen un retorno
sobre el esfuerzo idéntico, si bien con la solución A podríamos llegar a vender 17,2
millones y con la solución B 14,9 millones.
Obviamente estos datos no son más que suposiciones, las cuales deben ser
corroboradas en el propio entorno de la empresa, especialmente debemos considerar:
En definitiva nuestra recomendación es que todas las suposiciones críticas que soportan
el modelo de ROI y TCO deben ser validadas en una prueba de concepto (PoC) siempre
que sea posible, ya que invertir 3 veces más en la solución A que por ejemplo la solución
C, puede ser una muy buena opción sobre el papel pero debemos asegurar en la medida
de lo posible que se hace realidad en nuestro caso concreto de negocio.
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“Solo cuando baja la marea
Cálculo del TCO en el se sabe quién nadaba
Contact Center desnudo.”
– Warren Buffet
En este capítulo queremos explicar en detalle un modelo sobre Excel que usamos en
imelius en nuestros procesos de consultoría, que hemos incluido como anexo a esta guia
práctica y que entendemos que puede ser útil para el lector.
Aunque creemos que el Excel es auto explicativo, sí que vamos a incluir algunas
pinceladas o comentarios sobre que tipo de costes debemos incluir y que costes no.
• Costes de adquisición
• Costes recurrentes
Adicionalmente a estas divisiones, cada una de ellas tendrá costes externos del
proveedor y costes internos necesarios para utilizar la tecnología.
Nos puede ocurrir que haya soluciones que incluyan hardware propio y otras que se
apoyen en el hardware que internamente debemos suministrar, por eso el concepto debe
ser que se tenga en cuenta de forma relativamente uniforme.
Costes de adquisición
Dentro de los costes de adquisición debemos incluir todos los costes (externos, internos
o de terceros proveedores) que formen parte del desembolso inicial y que no vayan a
tener recurrencia en el tiempo del proyecto.
Los costes de adquisición los hemos dividido en dos pestañas para incluir los costes de
productos y los costes de servicios, permitiendo así mayor granularidad en el cálculo.
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Costes recurrentes
Dentro de los costes de recurrentes debemos incluir todos los costes (externos, internos o
de terceros proveedores) que formen parte de la explotación de la solución y que son
recurrentes en el tiempo, ya sea anual o mensualmente.
Puede existir una partida de costes, que aún sabiendo que van a ser necesarios a futuro,
no sabemos predecir con certeza su importe, ni su frecuencia.
En este caso incluimos, por ejemplo, los servicios evolutivos que se vayan requiriendo en
la evolución del servicio de Contact Center. Por ejemplo, si una compañía de servicios de
Telecomunicaciones lanza en los próximos cinco años siete nuevos servicios,
seguramente el Contact Center requiera hacer cambios en la configuración o las
integraciones, pero a priori no se puede conocer la naturaleza o frecuencia de los mismos.
Para estos casos nuestra sugerencia es hacer 3–4 funcionales de servicios típicos y pedir
una estimación a cada ofertante en coste de ejecución con su solución. Sobre estos
precios, luego aplicar los mismos criterios de implantación en el cálculo.
Por ejemplo, si al cambiar la solución de Contact Center se van a cambiar también todos
los PCs de agentes o los teléfonos SIP de agentes, y en las soluciones a comparar los
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requisitos son los mismos, es claro que el efecto en la comparativa será el mismo, por lo
que podemos obviar este trabajo.
Otra cosa es que el cálculo del TCO lo estemos haciendo para los medir la inversión y su
retorno (ROI), en cuyo caso sí debemos incluir todos las partidas de costes que forman el
TCO.
Costes indirectos
También es bastante común que cuando realicemos un cálculo de TCO tengamos que
aplicar costes indirectos, tanto en adquisición como en recurrentes.
Un ejemplo podría ser un Firewall, el cual va a ser necesario para exponer algunos
servicios al exterior, pero en ningún caso será un activo privativo que deba ser imputado
al 100% del coste.
En la gran mayoría de los casos, el uso de estos activos suele ser muy similar y por tanto
despreciable en los cálculos comparativos.
Hay una serie de buenas prácticas que debemos considerar para hacer un cálculo del
TCO lo más acertado posible, tanto en su valoración total como en la comparación:
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2. Impactos reales
Es muy importante que las suposiciones se hagan sobre bases y supuestos de
aplicación real en cada proyecto y no sobre bases teóricas potencialmente muy
favorecedoras en otros sectores o empresas, pero quizá no en nuestro caso.
3. Modelos Cloud
En estos casos el trabajo a realizar es muy similar pero los costes pasan a formar parte
de los recurrentes y se minimiza el componente de adquisición. En estos casos hay que
considerar más conceptos en las comparativas, como podría ser el coste variable por
un mayor o menor uso de licencias en periodos de tiempos o el compromiso de
contratación. Otro aspecto fundamental a incluir en la ecuación es el coste de
financiación, es decir, no es lo mismo pagar 480.000 € de licencias hoy, que pagarlos en
48 meses en un servicio de 10.000 €/mes.
5. Prueba de Concepto
Cuando tengamos alguna suposición que tenga un impacto muy relevante o muy
diferencial entre soluciones, debemos asegurar que dicha mejora ocurre de forma
fehaciente. Obviamente si es un componente de coste directo, como el precio de las
licencias, no será necesario, pero en componentes de mejora de productividad o ahorro
de tiempos de gestión, sea necesario hacer una prueba de concepto para verificar que
esa promesa de ahorro o beneficio se cumple en nuestro caso.
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“Más cuentas y menos
Conclusiones cuentos”
– Beatriz Muñoz Seca
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Hoy el TCO es usado para dar soporte a provocar en las áreas de operaciones o
decisiones de compra y de planificación negocio.
para un rango cada vez mayor de activos
que generan costes significativos de Y por último, para extender el uso del
operación y mantenimiento a lo largo de concepto del TCO más allá del proceso de
sistemas de información, vehículos, durante las distintas fases del ciclo de vida
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