técnica

ITSP084 - Creación de OC/HES para Terceros

Instrucción

Código: ITSP084
Edición: 4

Responsable Firma / Fecha

Ventas Productos y Servicios
Raimundo Contente, Cristian Muena, 03-07-2019
Juan Carlos González
SSPP
Elaborado
Karen Carvajal; Mario Naranjo, Rodrigo 09-07-2019
Moran.
Ventas Masivas
18-08-2019
Juan Carlos González
Área
Revisado
NOMBRE APELLIDO

Área
Aprobado
NOMBRE APELLIDO

Histórico de Revisiones

Edición Fecha Motivo de la edición y/o resumen de cambios

v0 03-07-2019 Versión Inicial

v1 11-07-2019 Revisión Rodrigo Moran

v2 24-07-2019 Versión control Rodrigo Moran
v3 13-08-2019 Revisión conjunta SSPP-Negocio

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v4 19-08-2019 Validación Negocio-SSPP

V5 14-08-2020 Cambio de Servicio a: Creación de OC/HES para Terceros

Código: ITSP084 Fecha:19 /08/72019

Edición: 4 Página: 2 de 12
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Índice
Página
1. Objetivo 4
2. Alcance 4
3. Documentos de referencia 4
4. Definiciones y Reglas de Negocio 4
4.1. Reglas de negocio 4
4.2. Definiciones 4
5. Roles y Responsabilidades 4
6. Desarrollo 5
6.1. Diagrama de Flujo 5
6.2. Tareas 5
7. Actividad de control 6
8. Relación de Anexos 6

Código: ITSP084 Fecha:19 /08/72019

Edición: 4 Página: 3 de 12
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1. Objetivo

Generar OC conforme a Servicios prestados por Terceros a CGE, solicitado por área de
USC Logística para su registro y pago, además de la creación de hoja de entrada de
servicio (HES) por ejecución del mismo trabajo sin pasar por el Portal de Proveedores.

2. Alcance

El presente instructivo aplica a todas las zonas de CGE.

3. Documentos de referencia.

No aplica.

4. Definiciones y Reglas de Negocio

5. Reglas de negocio

 Se debe considerar ANS pactado de acuerdo a “AXSP008 - ANS SSPP”.

 Toda solicitud de registro deberá ser realizada por el Solicitante a través del
Portal de Soporte de Procesos.
 Toda instalación de antenas en postes de CGE debe contar con la solicitud de
factibilidad aprobada.
 Los trabajos deben ser ejecutados por las EECC definidas para cada Zonal.

6. Definiciones

 OC: Orden de Compra

 EECC: Empresas Contratistas de CGE
 HES: Hoja de entrada de servicio.
 UUCC: Unidades Constructivas

7. Roles y Responsabilidades

 Coordinador: Responsable de asignar TKT, escalar los errores, mejoras o

deficiencias para que el presente procedimiento se aplique.
 Resolutor: Responsable de resolver el TKT y dar seguimiento a la trazabilidad.
 Solicitante: Área de USC Logística (Almcacén), quien es responsable de solicitar el
requerimiento de OC y HES al área de SSPP para envío a EECC.

Código: ITSP084 Fecha:19 /08/72019

Edición: 4 Página: 4 de 12
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8. Desarrollo

8.1. Diagrama de Flujo

8.2. Tareas

8.2.1. Asignar TKT y calificar TKT

El Coordinador debe asignar el TKT a un Resolutor, quién deberá calificar el
estado del TKT en el Portal de SSPP de acuerdo a ITSP036 - Manual Portal
SSPP – Resolutor y seguir AXSP103 - Requerimientos info por servicio.
El Resolutor debe revisar que el TKT contenga la siguiente información:
 Cantidad OC
 OT
 N° de Aviso
 Nombre Contratista
 Código de Proveedor
 N° SAP Contrato
 N° de Servicio
 Cantidad de UUCC
 Texto Breve
 Zonal

Código: ITSP084 Fecha:19 /08/72019

Edición: 4 Página: 5 de 12
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 Otros (Información Adicional para generar OC y HES)

8.2.2. Generar OC solicitada

El Resolutor debe generar la OC solicitada, para lo cual debe utilizar las
Transacciones SAP IW32, ME54N y ZPM_OC_AUTOMATICA. En forma
complementaria para la creación de la OC debe guiarse con AXSP040 - Guía
creación OC desde OT-PM.
Una vez generada la OC se despacha un correo electrónico en forma automática
desde el Portal de SSPP en donde se pone en conocimiento al Solicitante para
su liberación.

8.2.3. Gestionar liberación de OC

El Solicitante, debe generar la liberación de la OC y enviar las órdenes de
compra a las EECC mediante el formato de e-mail AXSP070 - Formato envío e-
mail a EECC P_Proveedores.

8.2.4. Crear HES de acuerdo a OC

El Resolutor debe ingresar el número de OC utilizando la transacción SAP

ML81N, para su ejecución debe guiarse desde AXSP039 Guía creación HES
desde OC

8.2.5. Informar y Controlar N° de HES y cierre de TKT

El Resolutor debe informar al portal de Soporte a Procesos el número de HES y

llevar el control de sus liberaciones (BBDD). Para ello, debe realizar la consulta en
la transacción SAP ML81N de acuerdo al ITSP036 - Manual Portal SSPP -
Resolutor. Una vez liberada la HES el TKT cambia a status a cerrado.

8.2.6. Cerrar TKT Portal SSPP

Una vez liberada la OC, El Resolutor debe adjuntar en formato PDF la liberación
de la OC en el portal SSPP e indicar el número de la HES creada y cerrar el
ticket.

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Edición: 4 Página: 6 de 12
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9. Actividad de control

Riesgos No asegurar el cumplimiento de pagos con OC a las EECC.

No disponer de un único punto de ingreso y validación de estados de

pago lo que ocasiona desorden y falta de trazabilidad.

Actividad de Reporte Semanal de los estados de estas solicitudes, y revisión

Control cumplimiento ANS

Frecuencia Semanal
Actividad de
control

Responsable Jefe SSPP Mantenimiento

actividad de
control

Evidencia Reportes Semanales de control

Control

Actividad de Revisión de solicitudes pendientes y rechazadas

Supervisión

Frecuencia Semanal
Actividad de
Supervisión

Responsable Coordinador Mantenimiento

actividad de
Supervisión

Evidencia Reportes Semanal de control

Supervisión

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10. Relación de Anexos

 AXSP008 - ANS SSPP

 ITSP036 - Manual Portal SSPP – Resolutor
 AXSP103 - Requerimientos info por servicio
 AXSP040 - Guia creacion OC desde OT-PM.
 AXSP070 - Formato envío e-mail a EECC P_Proveedores

Código: ITSP084 Fecha:19 /08/72019

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