IMPORTANCIA DE LA MEJORA DE LA INFORMACIÓN DOCUMENTADA – MICRO TEXTO

Elaborado por Cristian Yamid Cruz Baquero

Las políticas cambian, los hábitos de consumo cambian, la gente cambia, la sociedad
cambia, en sí todo está en un constante cambio. Esto afecta directamente a las empresas y
a todo su contexto.
Debido a todos estos cambios, para poderse mantener en el mercado, las empresas
también tienen que cambiar y consigo todo lo referente a la documentación que abarca
políticas, alcances, objetivos, procedimientos, formatos, entre otros documentos; debido a
los nuevos requerimientos que exige la actividad económica en la que se desenvuelven, sea
cual sea.
Esto es una dinámica interesante ya que así la empresa no lo tenga planeado e
implementado en sus procesos, se les exige que estén mejorando de forma continua para
poderse adaptar a las necesidades variables que estas tienen que suplir, más aún a las
cuentan con la aplicación de un Sistema de Gestión de Calidad.
Para poder aplicar estas mejoras, las empresas tienen que partir de una evaluación de la
documentación para así verificar si se cumplen o no los requisitos normativos y de las partes
interesadas y proponer las correcciones necesarias, cuando estas sean necesarias. Si la
persona encargada de realizar esta verificación se da cuenta de que se necesita un cambio,
esta la comunica con el autor de la última versión del documento y la persona que la
aprobó, que si ya no están en la compañía, sería el cargo correspondiente. Estas personas
toman la decisión de realizar los cambios en los aspectos convenientes.
Una vez identificados los errores y realizados los cambios, estos deben quedar registrados
en el control de cambios, ya sea dentro del mismo documento o en un formato destinado
exclusivamente a ese control de cambios, y además deben ajustar la fecha de emisión a la
fecha en la que se deja listo el documento y se aprueba.
Luego de realizar lo indicado anteriormente con respecto a la documentación en sí, se debe
realizar la respectiva divulgación y distribución del material necesario para que las personas
a las que les corresponda tener conocimiento de lo que se ha cambiado, sean informadas.
De esta forma quedaría concluida la actividad de cambios con el propósito de mejorar las
actividades y procesos encargados de proporcionar los producto y servicios de la compañía.
Cuando esto se implementa como herramienta de un Sistema de Gestión de Calidad, se le
da un mayor valor agregado a los productos y servicios de la empresa, lo que la posiciona
en un mejor nivel con respecto a la competencia que no implemente estas estrategias, lo
cual es muy importante para la generación de beneficios para la propia empresa y para sus
trabajadores.