Acceso, conservación y vigilancia de un sistema de archivo

La empresa "Gallego & asociados" lleva más de 100 años en el mundo de los seguros y
reaseguros desde que su fundador comenzase su andadura en este sector. Ahora disponen de
un edificio de tres plantas en una céntrica calle de la ciudad en el que están tanto las oficinas
como el archivo general de la empresa.

Como ocurre en toda empresa mediana, el flujo de documento de entrada y salida de

documentos es muy voluminoso y precisa de un control exhaustivo. Hoy, por ejemplo, han
llegado diversos documentos por correo y paquetería postal, así como una gran cantidad de
mensajes de correo electrónico con información de clientes. Concretamente se ha recibido lo
siguiente:

 Por correo ordinario han llegado 5 cartas con una copia de una póliza de seguros de
coche de 5 clientes diferentes para entregar en el departamento de Gestión y una
notificación de baja del servicio para otro cliente.

 Por mensajería ha llegado la copia de las actas originales de la fundación de la

empresa, reclamadas a uno de los herederos de la empresa que las ha entregado a la
compañía.

 Por correo electrónico han llegado 3 notificaciones de baja de seguros por finalización
de contrato, dos siniestros de seguros de vehículos y tres siniestros de seguros de
hogar, así como un presupuesto ofrecido por una empresa de construcción para
realizar obras en una vivienda asegurada.

Analice esta información y responda a las siguientes preguntas:

 En el caso de clasificar la documentación y que esta vaya a personas distintas, ¿cómo

procedería para controlar dicha documentación y saber a qué persona ha entregado
cada documento?

Para ello utilizaría un cuadro de clasificación, que refleja las funciones que generan la
creación o la recepción de documentos. Y una vez elaborado el cuadro de clasificación
con sus series o tipos documentales, se definiría el sistema de ordenación más
adecuado para cada serie a partir de las características que las definen. La ordenación
indicaría qué lugar exacto ocupa un documento concreto dentro de la serie a la que
pertenece.

 Si una de las notificaciones de baja del servicio ha sido enviada tanto por correo
electrónico como por correo ordinario y, por tanto, puede eliminar una de las copias
(la impresa), ¿cómo procedería?

Para ello utilizaría una destructora o trituradora de papel, ya que de esta forma el
documento quedaría perfectamente destrozado y por tanto no podría ser leído. Por
último, calcinaría el resultado para que no quedara rastro en ningún contenedor.

 Determine, sobre la documentación recibida, cuál podría pertenecer al archivo de

gestión, al archivo intermedio o al archivo histórico y si alguno de ellos necesitaría de
condiciones especiales de almacenamiento cuáles sería estas condiciones y por qué.

Archivo de gestión una copia de una póliza de seguros de coche de 5 clientes

diferentes, siniestros de seguros de vehículos y de seguros de hogar y presupuesto
 ofrecido por una empresa de construcción para realizar obras en una vivienda
asegurada.

Archivo intermedio baja de seguros por finalización de contrato y notificación de

baja del servicio de una poliza.

Archivo histórico actas originales de la fundación de la empresa, reclamadas a uno

de los herederos de la empresa.

El archivo histórico, es el que necesitaría unas condiciones especiales de almacenamiento, ya

que este debe conservarse en buen estado por mucho tiempo porque será almacenado y no se
destruirá. Para ello, tendrá que ser almacenado correctamente, en archivadores, cajas, etc de
forma que no cojan polvo y no le dé la luz directa, evitando que el papel y la tinta se
deterioren. Además, habrá que evitar los cambios bruscos de temperatura y humedad, puesto
que dilatan y contraen los documentos, provocando daños físicos y un deterioro químico más
rápido. Y por último, se deben disponer en un espacio alejado de condiciones ambientales
extremas que pudieran incluso permitir el paso de insectos o roedores.