Tipo Modalidad 53 M-3: PLAN DE MEJORAMIENTO

Formulario 400 F14.1: PLANES DE MEJORAMIENTO - ENTIDADES

Moneda Informe 1
Entidad 439
Fecha 2016/11/23
Periodicidad 0 OCASIONAL

[1] 0 PLANES DE MEJORAMIENTO - ENTIDADES

4 8 12 16 20 24 28 31 32 36 40 44 48
MODALIDAD DE CÓDIGO ACTIVIDADES / UNIDAD DE ACTIVIDADES / CANTIDADES ACTIVIDADES / ACTIVIDADES / FECHA DE ACTIVIDADES / PLAZO ACTIVIDADES / AVANCE
DESCRIPCIÓN DEL HALLAZGO CAUSA DEL HALLAZGO ACCIÓN DE MEJORA ACTIVIDADES / DESCRIPCIÓN RESPONSABLE ACTIVIDAD OBSERVACIONES
REGISTRO HALLAZGO MEDIDA UNIDAD DE MEDIDA FECHA DE INICIO TERMINACIÓN EN SEMANAS FÍSICO DE EJECUCIÓN
Revisión y ajuste de los lineamientos de vigilancia
Seguimiento y monitoreo a Unidades 2017, con el fin de incluir las directrices puntuales Documento de lineamientos de
Notificadoras Departamentales o Dirección de Vigilancia 1 2016/12/26 2017/01/31 5
sobre las acciones a seguir ante un incumplimiento vigilancia 2017
Distritales–UND: Inoportunidad en el seguimiento en la notificación.
Falta de lineamientos puntuales y Fortalecer el proceso de
1 SUSCRIPCIÓN a las UND por parte de DVARSP del INS; lo cual
documentados, sobre las acciones a seguimiento a la notificación de Continuar con la actualización semanal del tablero
1 FILA_1 DEL PLAN DE 1 representa un riesgo en la oportunidad de la
seguir frente a un incumplimiento en las Unidades de Notifcación de control Sivigila - Indicador de silencio Dirección de Vigilancia Tablero de control semanal 52 2017/01/01 2017/12/31 52
MEJORAMIENTO información de los Eventos de Interés en Salud
la notificación Departamental y Distrital - UND epidemiológico
Publica para la determinación de acciones y
decisiones para la orientación de políticas y la Realizar un reporte con el resumen del seguimiento
Reporte de seguimiento al tablero
planificación en materia de salud pública. al tablero de control semanal y sus Dirección de Vigilancia 52 2017/01/01 2017/12/31 52
de control semanal
correspondientes soportes
Definir los lugares para la instalación de
dispositivos como sensores de movimiento que
permitan el ahorro de energía, teniendo en cuenta Gestión Ambiental Cuadro de identificación de áreas 1 2016/12/26 2017/12/31 53
los lugares de mayor circulación y la viabilidad
técnica y económica.

Programa de ahorro y uso eficiente de servicios
públicos: durante el periodo 2014-2015 la entidad
cumplió con la meta de ahorro de energía
1 SUSCRIPCIÓN propuesto en un 38%, considerando que en 9
1 FILA_2 DEL PLAN DE 2 (incluye LB) de los 24 meses el consumo en valor
MEJORAMIENTO fue igual o inferior al 98% del mes de LB. Ineficaz
seguimiento y análisis a los resultados de las
políticas y estrategias definidas y registradas en
el SIG.
Adquirir e instalar los sensores de movimiento para
No se cuenta con dispositivos como encendido de luces en baños comunes y zonas de Gestión Ambiental Sensores de movimiento adquiridos 4 2016/12/26 2017/12/31 53
sensores de movimiento para mayor circulación.
encendido de luces, que permitan el Implementación de dispositivos Realizar la separación de circuitos para encendido
ahorro de energia y no se ha hecho de ahorro de energia como de luz sectorizado de acuerdo a la identificación
la separación de circuitos para el sensores de movimiento realizada por el Área de Gestión Ambiental en el
encendido de luces de manera Gestión Ambiental Circuitos separados 3 2016/12/26 2017/12/31 53
2016 y de acuerdo a la viabilidad técnica y
sectorizada. económica. (Para el año 2017 un 50% del total
identificado)

Elaborar piezas comunicativas que promuevan la

adopción de practicas de uso eficiente de agua y Gestión Ambiental Piezas comunicativas 4 2016/12/26 2017/12/31 53
energía.
Medir, evaluar y analizar el indicador de consumo
Gestión Ambiental Indicador 1 2016/12/26 2017/12/31 53
de energía.

Programar las sesiones del Comité SIG- operativo

Comité de Gestión Institucional Ambiental: a traves del POA de acuerdo a la periodicidad Gestión Ambiental Cronograma de comité 1 2016/12/26 2017/01/31 5
Durante el periodo 2014-2015, de los 24 comités establecida en la Resolución 1533 de 2015.
de gestión ambiental programados, solo se
No se ajusto el cronograma de
1 SUSCRIPCIÓN realizaron 16 (67%); situación que no se
programacion del comité de Gestión Programar y ejecutar las
1 FILA_3 DEL PLAN DE 3 encuentra documentada en el SIG.
Ambiental, después de su integración sesiones del Comité SIG
MEJORAMIENTO Ineficaz aseguramiento en el desarrollo y
al Comité SIG- operativo Desarrollar las sesiones del comitéSIG- operativo
mantenimiento de los documentos e información Gestión Ambiental Sesiones realizadas 4 2017/03/01 2017/12/31 44
de uso diario para el desarrollo de la gestión programadas , y elaborar las respectivas actas.
administrativa en Intranet y el SIG del INS.

Formulario F6 2016. con

Indicadores de Gestión 2014-2015: Se siguen
presentando falencias en los indicadores que
apunten a medir aspectos relevantes, por falta de
interiorización en los procesos de las bondades
1 SUSCRIPCIÓN
que tiene la medición, seguimiento y análisis de
1 FILA_4 DEL PLAN DE 4 trimestrales de indicadores
estos.
MEJORAMIENTO
Carencia de mecanismos de planeación,
dirección, control y seguimiento para formulación
de metas e indicadores que permitan el logro de
objetivos.
Constitución CXP a 31/12/2015: Se estableció
que el INS constituyó CXP sin contar con los
documentos definitivos que generen las
1 SUSCRIPCIÓN obligaciones correspondientes en virtud del acto
1 FILA_5 DEL PLAN DE 5 jurídico que lo sustente.
MEJORAMIENTO Falta de conciliación entre contabilidad y jurídica,
aunado a las debilidades en los controles para la
constitución de las CXP, distorsionando la
veracidad de la información presupuestal
Falta de interiorización en los
procesos de las bondades que tiene seguimiento para la formulación
la medición, seguimiento y analisis de metas e indicadores que
de indicadores
Incumplimiento POE y falta de
control posterior a la constitución de
cuentas por pagar, para revisión
soportes
Fortalecer los mecanismos de
planeación, dirección, control y
permitan medir el logro de los
objetivos.
Ajuste y Socialización del
Procedimiento. Creación Comité conozcan los lineamientos definidos.
para control posterior
Identificar la unidad de medida en el formulario de verificación de de unidades de
Oficina Asesora de Planeación 1 2017/02/01 2017/12/31 48
SIRECI en la columna observaciones. medida del indicador en
observaciones
Revisión de metas de indicadores para que estas
no queden subestimadas o sobreestimadas y
Oficina Asesora de Planeación % de indicadores revisados 100 2017/02/01 2017/12/31 48
realizar el ajuste de la herramienta para limitar la
calificación del indicador a 100%.
Continuar con la elaboración de los informes
Oficina Asesora de Planeación Número de informes 4 2017/02/01 2017/12/31 48
Informar a los proceso el incumplimiento de las
% de procesos a los que se les
metas, para que realicen el plan de mejoramiento
Oficina Asesora de Planeación infomó que requieren levantar 100 2017/02/01 2017/12/31 48
correspondiente con copia a la oficina de control
planes de mejoramiento
interno para el respectivo segumiento.
A través de capacitaciones, charlas y
Número de capacitaciones,
sensibilizaciones hacer énfasis en la necesidad de
Oficina Asesora de Planeación charlas y sensibilizaciones 2 2017/02/01 2017/12/31 48
efectuar una medición puntual e interiorización del
realizadas
tema de indicadores de gestión.
Ajustar el procedimiento actual de constitución de
cuentas por pagar, generando cubrimiento y Ajustes POE Constitución Cuentas
Gestión Financiera 1 2017/01/01 2017/03/31 13
correlación a todos los procesos involucrados en el por Pagar.
mismo.
Realizar socialización del procedimiento ajustado a
todos los procesos involucrados para que se Gestión Financiera Socialización del POE actualizado 1 2017/03/01 2017/04/30 9
Informar a la Dirección General mediante el Comité
Directivo sobre casos puntuales que tengan
referencia a cuentas por pagar, reservas
Gestión Financiera Actas de Comité Directivo 4 2016/12/26 2017/12/31 53
presupuestales, vigencias futuras y expiradas o
cualquier otra apropiación de alto impacto para la
entidad

Vigencias Futuras 2015: Durante el 2014 se Realizar una resolucion con caracter disciplinario
dejaron de comprometer $536 millones de donde se fijen tiempos para el procedimiento
Determinar tiempos para relacionado con vigencias futuras. Que cada año Oficina Asesora de Planeación Resolución 1 2016/12/26 2017/03/31 14
vigencias futuras frente a lo aprobado, asimismo,
establecer control en la se adopta un cronograma administrativo, el cual se
1 SUSCRIPCIÓN para 2015 $589 millones. El INS no apropió como Falta de un procedimiento que
solicitud de vigencias futuras, publicará mediante circular para dar cumplimiento.
1 FILA_6 DEL PLAN DE 6 mínimo el 15% de los recursos en el presupuesto unifique los criterios de solicitud de
para que haya un plazo
MEJORAMIENTO de la vigencia en la que se aprobaron. tramites presupuestales.
prudente de ejecución de las
Debilidades en la planeación para la solicitud y
mismas Realizar seguimiento para poder mostrar estado de
consecución de las vigencias futuras, falta de
las vigencias futuras a la alta direccion, que Oficina Asesora de Planeación Acta de seguimiento 1 2016/12/26 2017/01/31 5
control y seguimiento.
permita la toma de decisiones de manera oportuna.
 Tipo Modalidad 53 M-3: PLAN DE MEJORAMIENTO
Formulario 400 F14.1: PLANES DE MEJORAMIENTO - ENTIDADES
Moneda Informe 1
Entidad 439
Fecha 2016/11/23
Periodicidad 0 OCASIONAL

[1] 0 PLANES DE MEJORAMIENTO - ENTIDADES

4 8 12 16 20 24 28 31 32 36 40 44 48
MODALIDAD DE CÓDIGO ACTIVIDADES / UNIDAD DE ACTIVIDADES / CANTIDADES ACTIVIDADES / ACTIVIDADES / FECHA DE ACTIVIDADES / PLAZO ACTIVIDADES / AVANCE
DESCRIPCIÓN DEL HALLAZGO CAUSA DEL HALLAZGO ACCIÓN DE MEJORA ACTIVIDADES / DESCRIPCIÓN RESPONSABLE ACTIVIDAD OBSERVACIONES
REGISTRO HALLAZGO MEDIDA UNIDAD DE MEDIDA FECHA DE INICIO TERMINACIÓN EN SEMANAS FÍSICO DE EJECUCIÓN
Diseñar un mecanismo de actualización de Mecanismo actualizado de
Seguimientopresupuestal:
y monitoreo aLa Unidades Gestión Financiera 1 2017/01/01 2017/03/31 13
Información información procedimientos en Gestion financiera procedimientos
Notificadoras referente
suministrada Departamentales o
a la ejecución Ajustar procedimientos
Distritales–UND: Inoportunidad en elpresenta
seguimiento Revisar y ajustar procedimiento Elaboración de
presupuestal de ingresos y gastos, Falta reforzando
Fortalecer ellosproceso
controles,
11 SUSCRIPCIÓN
SUSCRIPCIÓN ainconsistencias.
las UND por parte de DVARSP del INS; lo cual No sede lineamientos
realizó revisión puntuales
previa a y de informes, para dar cumplimiento a los parámetros
La información presupuestal de fortaleciendoaellacruce de Gestión Financiera Procedimiento actualizado 1 2017/03/01 2017/04/30 9
11 FILA_7 DEL 71 documentados, sobre las acciones a seguimiento notificación de
FILA_1 DEL PLAN
PLAN DE
DE representadeuningresos
ejecución riesgo eny gastos
la oportunidad
al cierrede
delacada
transmisión o presentación de
información entre las Áreas que
normativos, incluyendo la revision previa a la
MEJORAMIENTO seguir frente a un incumplimiento
informes de ejecución presupuestal en las Unidades de Notifcación transmisión o presentación.
MEJORAMIENTO información
vigencia deser
debe losúnica,
Eventos de Interés
confiable en Salud
y razonable. la generan para el aval
la notificación Departamental y Distrital - UND
Publica para la determinación de acciones
Ausencia de mecanismos de control interno en la y correspondiente. Realizar capacitaciones y/o mesas de trabajo que Capacitaciones y mesas de
decisiones para
información la orientación de políticas y la
reportada. lidere la Oficina Jurídica en temas relacionados con Oficina Asesora Jurídica trabajo realizadas a cargo de la 1 2017/04/01 2017/05/31 9
planificación en materia de salud pública. escala normativa Oficina Jurídica
Expedir un modelo de informe de supervisión que
Supervisión: Los informes de supervisión no contenga la información relevante sobre la Gestión Contractual Modelo Informe 1 2016/12/26 2017/01/31 5
reflejan la realidad de la ejecución del objeto ejecución contractual
contractual, carecen de soportes documentales Incumplimiento de las funciones
Fortalecer la capacidad y Actualizar la Resolución 555 de 2013 Por la cual se
1 SUSCRIPCIÓN en donde se evidencie la ejecución de las establecidas para la supervisión, Gestión Contractual Resolución 1 2016/12/26 2017/01/31 5
competencias de los expide el Manual de Supervisión del Instituto.
1 FILA_8 DEL PLAN DE 8 obligaciones específicas cumplidas por el como el inadecuado seguimiento y
Supervisores para el Modificar el POE A02-0000-01 Metodología para la
MEJORAMIENTO contratista; incumpliendo Resolución 555/2013 en monitoreo al cumplimiento de las Gestión Contractual POE 1 2016/12/26 2017/01/31 5
cumplimiento de sus funciones. supervisión.
la elaboración y suscripción de informes obligaciones contractuales.
periódicos y los de seguimiento técnico, Desarrollar un programa de capacitaciones al
administrativo, financiero y jurídico interior del Instituto en materia de planeación y Gestión Contractual Capacitaciones 1 2016/12/26 2017/05/31 22
supervisión contractual.

Estudios previos: En el contrato 348-2014, en los

estudios previos, se evidenció que la entidad Fortalecer la capacidad y
estableció un número mayor de bonos a los competencias de los
1 SUSCRIPCIÓN realmente necesitados y entregados durante la responsables del gasto en la Desarrollar un programa de capacitaciones al
Deficiencias en la planeación y
1 FILA_9 DEL PLAN DE 9 ejecución del contrato. estructuración de los procesos interior del Instituto en materia de planeación y Gestión Contractual Capacitaciones 1 2016/12/26 2017/05/31 22
control del proceso contractual
MEJORAMIENTO Deficiencias en la planeación y control del contractuales, así como de supervisión contractual.
proceso contractual que pueden derivar en la quienes intervienen en el
adquisición de bienes o servicios que no atiendan proceso.
las necesidades reales de la entidad

Expedir un modelo de informe de supervisión que

Liquidación de Contratos: El INS a pesar de contenga la información relevante sobre la Gestión Contractual Modelo Informe 1 2016/12/26 2017/01/31 5
encontrarse dentro del término para solicitar la ejecución contractual
liquidación por vía judicial dentro de los 2 años Incumplimiento de las funciones
Fortalecer la capacidad y Actualizar la Resolución 555 de 2013 Por la cual se
1 SUSCRIPCIÓN siguientes no lo ha realizado. establecidas para la supervisión, Gestión Contractual Resolución 1 2016/12/26 2017/01/31 5
competencias de los expide el Manual de Supervisión del Instituto.
1 FILA_10 DEL PLAN DE 10 Deficiencias de supervisión, falta de actas de como el inadecuado seguimiento y
Supervisores para el Modificar el POE A02-0000-01 Metodología para la
MEJORAMIENTO terminación, que impiden se conozcan de forma monitoreo al cumplimiento de las Gestión Contractual POE 1 2016/12/26 2017/01/31 5
cumplimiento de sus funciones. supervisión.
oportuna los resultados de las actuaciones obligaciones contractuales.
administrativas que deben ser ciertos permitiendo Desarrollar un programa de capacitaciones al
que exista un cierre. interior del Instituto en materia de planeación y Gestión Contractual Capacitaciones 1 2016/12/26 2017/05/31 22
supervisión contractual.
Actualizar la política de venta de bienes y
Incremento Costo de Producción SAP: El costo Gestión Financiera Política actualizada 1 2016/12/26 2017/07/31 31
prestación de servicios, incluyendo costeo
marginal del Lote 14SAP02 ($170.570,25) es
superior al precio de venta ($127.000,00). Actualizar el POE Determinación de costos de
1 SUSCRIPCIÓN Subutilización de los medios y/o instrumentos producción de sueros, medios de cultivo y
Falta de cruce de información entre Ajustar los lineamientos de
1 FILA_11 DEL PLAN DE 11 administrativos – financieros (sistema Merlín), aseguramiento de la calidad, incluyendo el cese o Gestión Financiera POE actualizado 1 2017/01/01 2017/07/31 30
Producción y Costos costeo actuales
MEJORAMIENTO fallas en la oportunidad en el registro de la suspensión de acumulación de costos en los casos
información para la determinación de los costos que aplique
marginales y totales inherentes al proceso de
producción de cada lote. Elaboración de portafolio de productos y servicios Oficina Asesora de Planeación Portafolio de productos y servicios 1 2016/12/01 2017/05/31 26

Plan de Acción: Deficiencias en la planeación al

asignar a una dependencia actividades que no
son de su competencia, e inobservancia al
Actualización de lineamientos
1 SUSCRIPCIÓN documento POE-D01.0000-001 ELABORACIÓN Falta de seguimiento por parte de las
para el seguimiento de las Actualizar el POE Metodologia para la supervision
1 FILA_12 DEL PLAN DE 12 Y SEGUIMIENTO PLAN DE ACCIÓN. dependencias a las actividades Gestión Contractual POE actualizado 1 2016/12/01 2017/01/31 9
actividades contractuales y seguimiento de obligaciones contractuales
MEJORAMIENTO al asignar a una dependencia actividades que no transversales
transversales
son de su competencia, e inobservancia al
documento POE-D01.0000-001 ELABORACIÓN
Y SEGUIMIENTO PLAN DE ACCIÓN.

Cumplimiento Ley 1618 de 2013 Población en Fortalecer la capacidad y

situación de Discapacidad: La Entidad no allegó competencias de los
información ni soportes documentales responsables del gasto en la
1 SUSCRIPCIÓN relacionados con la identificación de la vigencia estructuración de los procesos Desarrollar un programa de capacitaciones al
Deficiencias en la planeación y
1 FILA_13 DEL PLAN DE 13 en la cual se ejecutaron programas y proyectos y contractuales, así como de interior del Instituto en materia de planeación y Gestión Contractual Capacitaciones 1 2016/12/26 2017/05/31 22
control del proceso contractual
MEJORAMIENTO la asignación presupuestal respectiva, lo que quienes intervienen en el supervisión contractual.
impidió determinar la fecha de ejecución de las proceso y de los supervisores
obras, así como los recursos invertidos en las para el cumplimiento de sus
mismas. funciones.

Capacitación sobre manejo SIRECI Oficina de Control Interno Capacitación 1 2017/03/01 2017/06/30 17

Rendición Cuenta Fiscal: Revisada la información Revisión y actualización POE de procesos

reportada en el SIRECI formato F9 Relación de judiciales, haciéndolo transversal a las Gestión Financiera y Oficina Asesora
POE actualizado 1 2016/12/26 2017/02/28 9
procesos judiciales columna (52) MONTO DE LA Dependencias involucradas y de acuerdo a nueva Jurídica
Falta de cruce de información entre
1 SUSCRIPCIÓN PROVISIÓN / CONTABLE, versus la información Ajustar el procedimiento actual e normatividad
Jurídica y Financiera. Falta de
1 FILA_14 DEL PLAN DE 14 registrada en la cuenta contable 2710 Provisión incluir los procesos Socialización del POE actualizado de Procesos Gestión Financiera y Oficina Asesora
actualización del Procedimiento Acta de socialización 1 2017/03/01 2017/03/31 4
MEJORAMIENTO para contingencias a 31/12/2014 y 31/12/2015, iinvolucrados. Judiciales Jurídica
sobre Procesos Judiciales
se presentan diferencias.
Falta de coordinación entre las áreas de
Registros contables realizados de acuerdo a nueva
contabilidad y jurídica. Gestión Financiera Registros contables 12 2017/02/15 2017/12/31 46
normatividad
 Tipo Modalidad 53 M-3: PLAN DE MEJORAMIENTO
Formulario 400 F14.1: PLANES DE MEJORAMIENTO - ENTIDADES
Moneda Informe 1
Entidad 439
Fecha 2016/11/23
Periodicidad 0 OCASIONAL

[1] 0 PLANES DE MEJORAMIENTO - ENTIDADES

4 8 12 16 20 24 28 31 32 36 40 44 48
MODALIDAD DE CÓDIGO ACTIVIDADES / UNIDAD DE ACTIVIDADES / CANTIDADES ACTIVIDADES / ACTIVIDADES / FECHA DE ACTIVIDADES / PLAZO ACTIVIDADES / AVANCE
DESCRIPCIÓN DEL HALLAZGO CAUSA DEL HALLAZGO ACCIÓN DE MEJORA ACTIVIDADES / DESCRIPCIÓN RESPONSABLE ACTIVIDAD OBSERVACIONES
REGISTRO HALLAZGO MEDIDA UNIDAD DE MEDIDA FECHA DE INICIO TERMINACIÓN EN SEMANAS FÍSICO DE EJECUCIÓN
Revisión de los equipos identificados por la CGR Gestión Administrativa-Almacén Acta de revisión 1 2016/12/01 2016/12/31 4
Seguimiento y monitoreo a Unidades
Informe a Contabilidad de los equipos identificados
Notificadoras Departamentales o
Depreciación equipos de laboratorio (Cuenta por la CGR, actualizado con corte a diciembre 31 Gestión Administrativa-Almacén Comunicación 1 2017/01/01 2017/01/31 4
Distritales–UND: Inoportunidad en el seguimiento
1685): Se sobrestima la cuenta 1685 – Falta de lineamientos puntuales y Fortalecer el proceso de de 2016
1 SUSCRIPCIÓN a las UND por parte de DVARSP del INS; lo cual
Depreciación Acumulada a 31 de diciembre de documentados, sobre las acciones a seguimiento a la notificación de
1 FILA_1 DEL PLAN DE 1 representa un riesgo en la oportunidad de la Realización ajustes contables necesarios para
1 SUSCRIPCIÓN 2015 por $255 millones y subestima el patrimonio Falta
seguirde crucea de
frente un información entre
incumplimiento en Cruce trimestral
las Unidades de por muestreo
Notifcación
MEJORAMIENTO información de los Eventos de Interés en Salud actualización estado de los equipos identificados Gestión Financiera Registros contables 1 2017/02/01 2017/02/15 2
1 FILA_15 DEL PLAN DE 15 por el mismo valor, debido a que se ha Almacén y las Dependencias una
la notificación de los equipos entregados
Departamental al
y Distrital - UND
Publica para la determinación de acciones y por la CGR
MEJORAMIENTO efectuado la depreciación de equipos que no vez se entregan los bienes al servicio servicio
decisiones para la orientación de políticas y la Revisión trimestral por muestreo de los equipos
están en servicio, así mismo, se ponen de Gestión Administrativa-Almacén Acta de revisión 3 2017/04/01 2017/10/31 30
planificación en materia de salud pública. entregados al servicio
presente deficiencias en el registro y control de
las operaciones. Informe a Contabilidad de la revisión realizada Gestión Administrativa-Almacén Comunicación 3 2017/04/17 2017/11/17 31
Realización ajustes contables necesarios para
Gestión Financiera Registros contables 3 2017/04/17 2017/11/17 31
actualización resultado de la revisión realizada

Contratar el avalúo de los bienes inmuebles del

Valorizaciones: A 31 de diciembre de 2015, el Gestión Financiera Contrato ejecutado 1 2016/12/01 2016/12/31 4
INS
saldo de la cuenta 1999 - Valorizaciones, genera
incertidumbre teniendo en cuenta que el avalúo
1 SUSCRIPCIÓN más reciente practicado por el Instituto
Falta de presupuesto oficial para Realizar avalúo a los bienes
1 FILA_16 DEL PLAN DE 16 Geográfico Agustín Codazzi - IGAC - se efectúo
contratación avalúo inmuebles de propiedad del INS
MEJORAMIENTO en agosto de 2012, desatendiendo el numeral 20
de MPRCP.
Carencia de recursos lo que afecta la revelación Realizar los registros contables para
como parte del proceso contable. reconocimiento del valor actualizado de los bienes Gestión Financiera Registros contables 1 2016/12/01 2017/02/15 11
de propiedad del INS

Realizar reportes mensuales de entradas y salidas Reportes mensuales de acuerdo a

Bienes producidos: Debilidades en el registro y Gestión Administrativa-Almacén 11 2017/02/01 2017/12/31 48
de bienes producidos cronograma
control de las operaciones a efectos de contar Conciliación trimestral entre
1 SUSCRIPCIÓN Falta de cruce de información entre
con una información confiable y razonable, así Facturación, Contabilidad,
1 FILA_17 DEL PLAN DE 17 Financiera y Producción para Conciliaciones trimestrales de venta de bienes Gestión Financiera, Gestión
como debilidades en los canales de Almacén y Producción sobre
MEJORAMIENTO conciliación de movimientos entre Facturación, Contabilidad, Almacén y Administrativa-Almacén y Dirección de Conciliación 3 2017/04/01 2017/10/31 30
comunicación al interior de las áreas venta de bienes producidos
involucradas. Producción Producción

Enviar correos a los clientes para identificación del

% de identificación de
concepto de las consignaciones pendientes de Gestión Financiera 100 2016/12/01 2017/12/31 56
consignaciones pendientes
legalización por parte de Facturación
Recaudos a favor de terceros: Debilidades en el
registro y control de las operaciones, afecta la Socializar el procedimiento de venta de bienes y
Gestión Financiera Acta de socialización 1 2017/02/01 2017/03/31 8
confiabilidad y razonabilidad de la información prestación de servicios.
1 SUSCRIPCIÓN Verificar el cumplimiento de
contable pública, al tiempo que no refleja la Falta de cruce de información entre Verificar el cumplimiento de reportes de
1 FILA_18 DEL PLAN DE 18 reportes de información por Gestión Financiera Comunicación 1 2017/04/01 2017/07/31 17
situación de la entidad contable de manera los Laboratorios y Facturación información por parte de las áreas a Almacén
MEJORAMIENTO parte de las áreas a Almacén
ajustada a la realidad y afecta la revelación como Actualizar la política de venta de bienes y
parte del proceso contable, junto con los Gestión Financiera Política actualizada 1 2016/12/26 2017/07/31 31
prestación de servicios, incluyendo costeo
principios de registro, prudencia y revelación.
Informar mensualmente a Contabilidad sobre las
consignaciones en que se ha identificado el cliente Gestión Financiera Informes mensuales 12 2016/12/26 2017/12/31 53
y el bien o producto cancelado
Revisión y actualización POE de procesos
Reconocimiento y revelación de los procesos judiciales, haciéndolo transversal a las Gestión Financiera y Oficina Asesora
POE actualizado 1 2016/12/26 2017/02/28 9
judiciales y conciliaciones extrajudiciales: Dependencias involucradas y de acuerdo a nueva Jurídica
Deficiencias en el registro y control de las normatividad
1 SUSCRIPCIÓN operaciones a efectos de contar con una Ajustar el procedimiento actual e Socialización del POE actualizado de Procesos Gestión Financiera y Oficina Asesora
Falta de cruce de información entre Acta de socialización 1 2017/03/01 2017/03/31 4
1 FILA_19 DEL PLAN DE 19 información contable con las características incluir los procesos
Financiera y Jurídica Judiciales Jurídica
MEJORAMIENTO cualitativas de la información contable pública iinvolucrados.
relacionadas con la confiabilidad, razonabilidad,
relevancia y comprensibilidad y los principios de Registros contables realizados de acuerdo a nueva
Gestión Financiera Registros contables 12 2017/02/15 2017/12/31 46
registro y revelación. normatividad

Actualización de inventario físico de los

Ajustes de ejercicios anteriores: El INS no laboratorios, identificando fechas de vencimiento
contaba con un procedimiento y/o evaluación (vencidos y no vencidos), valor , cantidad y Direcciones Técnicas Reporte 1 2017/01/01 2017/07/31 30
técnica que permitiera cuantificar de manera justificación técnica de tenencia de elementos
Falta de concepto técnico sobre
1 SUSCRIPCIÓN razonable cada elemento, que soporten de Actualización de inventario vencidos en caso de que existan
elementos a registrar y de un estudio
1 FILA_20 DEL PLAN DE 20 manera confiable su valor, sino en valores físico de existencias y estado de
para determinación de valor de los
MEJORAMIENTO estimados de los cuales se desconoce su las mismas
mismos
fijación, aunado a que dicha situación no fue
Gestión Financiera y Gestión
puesta en conocimiento del Comité Ténico Conciliar lo reportado con lo registrado en SIIF Conciliación 1 2017/07/01 2017/08/31 9
Administrativa-Almacén
Contable.

Procedimiento para la Provisión de contingencias: Revisión y actualización POE de procesos

Se determinó que ni la calificación del riesgo judiciales, haciéndolo transversal a las Gestión Financiera y Oficina Asesora
POE actualizado 1 2016/12/26 2017/02/28 9
procesal, ni la determinación de la provisión Dependencias involucradas y de acuerdo a nueva Jurídica
1 SUSCRIPCIÓN Ajustar el procedimiento actual e normatividad
contable es realizada por los abogados, razón por Falta de cruce de información entre
1 FILA_21 DEL PLAN DE 21 incluir los procesos
la cual el área contable efectúa la clasificación en Financiera y Jurídica
MEJORAMIENTO iinvolucrados.
la cuenta de acuerdo con el estado del proceso, Socialización del POE actualizado de Procesos Gestión Financiera y Oficina Asesora
Acta de socialización 1 2017/03/01 2017/03/31 4
sin que obre la aplicación de una metodología de Judiciales Jurídica
reconocido valor técnico. Registros contables realizados de acuerdo a nueva
Gestión Financiera Registros contables 12 2017/02/15 2017/12/31 46
normatividad
 Tipo Modalidad 53 M-3: PLAN DE MEJORAMIENTO
Formulario 400 F14.1: PLANES DE MEJORAMIENTO - ENTIDADES
Moneda Informe 1
Entidad 439
Fecha 2016/11/23
Periodicidad 0 OCASIONAL

[1] 0 PLANES DE MEJORAMIENTO - ENTIDADES

4 8 12 16 20 24 28 31 32 36 40 44 48
MODALIDAD DE CÓDIGO ACTIVIDADES / UNIDAD DE ACTIVIDADES / CANTIDADES ACTIVIDADES / ACTIVIDADES / FECHA DE ACTIVIDADES / PLAZO ACTIVIDADES / AVANCE
DESCRIPCIÓN DEL HALLAZGO CAUSA DEL HALLAZGO ACCIÓN DE MEJORA ACTIVIDADES / DESCRIPCIÓN RESPONSABLE ACTIVIDAD OBSERVACIONES
REGISTRO HALLAZGO MEDIDA UNIDAD DE MEDIDA FECHA DE INICIO TERMINACIÓN EN SEMANAS FÍSICO DE EJECUCIÓN

Revisar el reporte de ingresos del INS para

Seguimiento y monitoreo a Unidades
determinar si el dinero retenido por fonade por
Notificadoras Departamentales o Certificación emitida por el Grupo
valor de 54,2 millones en virtud del acta de Gestión Financiera 1 2016/12/12 2017/12/01 51
Distritales–UND: Inoportunidad en el seguimiento de Gestión Financiera.
Falta de lineamientos puntuales y Fortalecer el proceso de liquidación del convenio No 195072 de 2005, fue
1 SUSCRIPCIÓN a las UND por parte de DVARSP del INS; lo cual
documentados, sobre las acciones a seguimiento a la notificación de devuelto a la Entidad.
1 FILA_1 DEL PLAN DE 1 representa un riesgo en la oportunidad de la
seguir frente a un incumplimiento en las Unidades de Notifcación
MEJORAMIENTO información de los Eventos de Interés en Salud Revisar los procedimientos internos para el Acta de sesión por la cual se
la notificación Departamental y Distrital - UND Gestión Financiera y Oficina Asesora
Publica para la determinación de acciones y análisis, registro y actualización de la información revisan los procedimientos y se 1 2016/12/12 2017/12/01 51
Jurídica
decisiones para la orientación de políticas y la financiera del INS. determinan las acciones a seguir.
planificación en materia de salud pública.
Actualizar los procedimientos Internos frente al
Bienes Inmuebles: A pesar de las acciones del análisis, registro y actualización de la información Gestión Financiera y Oficina Asesora
INS, aún no se ha realizado la restitución total del Iniciar acciones judiciales en Documento registrado ante el SIG. 1 2016/12/12 2017/12/01 51
No inicio de acciones legales en financiera, así como para el cobro de cartera Jurídica
bloque D-antiguo laboratorio BCG, ocasionando contra del INVIMA de ser inferior 180 días.
contra del INVIMA;
1 SUSCRIPCIÓN subutilización y deterioro del mismo; igualmente considerado por el Comité de
Desoconocimiento del tramite para Socializar los documentos actualizados a las Gestión Financiera y Oficina Asesora Acta de socialización de los
1 FILA_22 DEL PLAN DE 22 se desconoce la destinación de los recursos Conciliacion; Requerir a 1 2016/12/12 2017/12/01 51
hacer seguimiento al ingreso, registro Dependencias y comunicad en general. Jurídica procedimientos emitidos.
MEJORAMIENTO retenidos por Fonade ($54,2 millones), FONADE frente al destino de
y analisis de los recursos adeudados
evidenciando debilidades en su seguimiento y los recursos del INS; actualizar Requerir a FONADE administrativamente, frente a
a la Entidad.
administración, poniendo en riesgo el pat. público los procedimientos internos. la devolución de los recursos que se deben Requerimientos enviados a
Oficina Asesora Jurídica 2 2016/12/12 2017/12/01 51
asignado al INS. efectuar al INS, si estos no han ingresado a la FONADE.
entidad.
Determinar las acciones jurídicas a seguir frente al
Acta del Comité de conciliación de
caso específico de acuerdo con las Oficina Asesora Jurídica 1 2016/12/12 2017/12/01 51
la Entidad.
consideraciones del Comité de Conciliación.
Iniciar las acciones pertinentes en salvaguarda y Acción Legal presentada de ser
Oficina Asesora Jurídica 1 2016/12/12 2017/12/01 51
protección del patrimonio público. procedente.
Realizar los ajustes contables dentro de la Orden de cobro emitida por el
organización a que haya lugar con base en la Gestión Financiera Grupo de Gestión Financiera. 1 2016/12/12 2017/12/01 51
actividad anterior.

Lotes rechazados: Se verificó la existencia de 2 Revisar y actualizar la documentación con el fin de

lotes de medicamentos SAP Lote 10SAP02-A por incluir la ruta detallada a seguir para la disposición
Dirección de Producción Documentos actualizados 2 2016/12/16 2017/02/28 11
Actualización y socialización de final de los productos rechazados por calidad,
362 cajas y Lote 10SAP02-B por 1022 cajas Falta de oportunidad en atender la
los procedimientos relacionados recogidos del mercado o devueltos.
1 SUSCRIPCIÓN aproximadamente, que de acuerdo con los disposición final del producto
con la disposición final de los
1 FILA_23 DEL PLAN DE 23 funcionarios que atendieron la visita, recogido del mercado de acuerdo a Socializar los documentos actualizados. Dirección de Producción Documentos socializados 2 2016/12/16 2017/02/28 11
productos no conformes o
MEJORAMIENTO corresponden a lotes rechazados. a fecha 10 de lo establecido en los actos
rechazados de la Dirección de
octubre de 2016 no se han tomado las medidas administrativos
Producción Hacer seguimiento a la disposición final de los Acta o informe de Seguimiento a la
pertinentes para definir el destino final de estos Dirección de Producción 1 2016/12/16 2017/02/28 11
productos en cuestión. disposición de los productos
lotes, desatendiendo lo normado.

Orden de compra No. 1202 de 2014: Se adquirió

vehículo sin la correspondiente matrícula que le
permitiera el desplazamiento y que cumpliera con
1 SUSCRIPCIÓN
el fin para el cual había sido adquirido, se
1 FILA_24 DEL PLAN DE 24
evidenció que el vehículo permaneciera en el
MEJORAMIENTO
almacén del INS cerca de cuatro meses, lo que
desvirtúa la necesidad en la adquisición del
mismo.
Fortalecer la capacidad y
competencias de los
responsables del gasto en la Desarrollar un programa de capacitaciones al
Deficiencias en la planeación y
estructuración de los procesos interior del Instituto en materia de planeación y Gestión Contractual Capacitaciones 1 2016/12/26 2017/05/31 22
control del proceso contractual
contractuales, así como de supervisión contractual.
quienes intervienen en el
proceso.

COLOR RESPONSABLE CANTIDAD ACTIVIDADES

Dirección de Vigilancia 3
Gestión Ambiental 7
Oficina Asesora de Planeación 8
Gestión Financiera 21
Oficina Asesora Jurídica 4
Gestión Contractual 12
Oficina de Control Interno 1
Gestión Financiera y Oficina Asesora Jurídica 9
Gestión Administrativa-Almacén 5
Gestión Financiera, Gestión Administrativa-Almacén y Dirección de Producción 1
Direcciones Técnicas 1
Gestión Financiera y Gestión Administrativa-Almacén 1
Dirección de Producción 3
76