DIRECCIÓN Y GESTIÓN DE AGENCIAS INMOBILIARIAS 1

DIRECCIÓN Y GESTIÓN DE AGENCIAS

INMOBILIARIAS
ARQ. NUÑEZ MARTINEZ, ITALO AGUSTIN
EST. ARQ. CORREA GONZALES, VICTOR
EST. ARQ. MURILLO CONTRERAS, ESTEFANY
EST. ARQ. RAMOS RÍOS, IMBER
EST. ARQ. REYES PAICO, LIZ
EST. ARQ.
 I. COMPONENTES DE UNA AGENCIA O EMPRESA INMOBILIARIA

a. IMAGEN

La imagen entendida como la percepción que tiene el público de la empresa.

Esta imagen que el consumidor se forma, viene determinada principalmente por
dos vías: internas (manera de actuar de la empresa, de sus empleados,
trayectoria de la compañía, entre otras) y externas (escaparates, publicidad,
mensajes, etc.). La existencia de una empresa es ya una forma de
comunicación. 
Como estrategia la imagen de la empresa (cómo la compañía es percibida por el
público) sea igual a la realidad (lo que la compañía es o pretende ser).
Invertir en políticas de imagen en una mayor fidelización de los clientes,
posicionará la marca e incrementará la motivación de los empleados. Por un
lado, una buena estética o imagen hará que la empresa inmobiliaria destaque
frente a la competencia y por otro, hará que los consumidores valoren mejor la
calidad de los servicios que ofrece la agencia inmobiliaria y estarán dispuestos
a pagar más por ellos. Es decir, se podrá vender más y mejor.

b. ORGANIGRAMA
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La estructura organizacional de la agencia inmobiliaria determinará su forma de

gestión, condicionando su rendimiento empresarial y la productividad de
cada agente inmobiliario y miembro de la misma, como también la percepción
que los clientes de la inmobiliaria tengan de ésta.

La estructura organizacional de la agencia inmobiliaria incidirá directamente en

la relación del agente inmobiliario con la empresa y, eventualmente, su
productividad se verá afectada de forma positiva o negativa.

La pequeña y mediana agencia inmobiliaria que logra establecer una sólida

estructura organizacional, obtiene como primer beneficio el poder seguir
operando como empresa, y las que no logran interpretar la inmobiliaria
como una organización o no entienden la necesidad de establecer una
estructura organizacional efectiva, terminan en el fracaso empresarial.
 ELEMENTOS DE LA ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL INMOBILIARIA.

Dependiendo de los autores podremos encontrar sensibles diferencias en cuanto cuáles son los
elementos fundamentales de la agencia inmobiliaria como organización, no obstante ello,
podemos establecer en líneas generales algunos elementos dentro de la estructura inmobiliaria
que son clave.
Para lograr una mejor comprensión de la vinculación de dichos elementos y entender cómo
condicionan el funcionamiento de una agencia inmobiliaria, los abordaremos desde dos áreas
que son el resultado de la suma de los mismos:

 La gestión administrativa inmobiliaria.

 El equipo de la agencia inmobiliaria.

1. La gestión administrativa de la agencia inmobiliaria.

La gestión administrativa de la agencia inmobiliaria no debe confundirse con el concepto de

administración empresarial, sino que debe vincularse al concepto de la burocracia
organizacional como forma de funcionamiento interno.

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Caracterizada y fundamentada ésta en la estandarización de los procesos de gestión internos,
los cuales al ser rutinarios dentro del ámbito de la agencia inmobiliaria para ser efectivos
procede que sean especializados y pautados mediante reglas formales de actuación.

En tal sentido, la gestión interna de la agencia inmobiliaria debe contemplar diferentes

aspectos, los cuales incluso a priori no parecen estar fuertemente vinculados aunque sí
relacionados como por ejemplo:

 Áreas funcionales de la inmobiliaria.

 Competencias asignadas y responsabilidades adquiridas.
 Control y supervisión de la productividad.
 Especialización del agente inmobiliario.
 Pirámide jerárquica y liderazgo.
 Recursos Humanos y relaciones interpersonales.
 Toma de decisiones y resolución de problemas.
 Relaciones internas y externas de la inmobiliaria.
Lo que es fundamental para la agencia inmobiliaria es que dicha forma de gestión
administrativa interna no se convierta en un factor limitador para el agente inmobiliario y
por ende para la propia inmobiliaria, lo cual puede afectar negativamente la productividad
global de la empresa.

La metodología utilizada para tales menesteres por la agencia inmobiliaria, no solo representará
su forma de funcionamiento y relacionamiento interno, también generará vínculos externos, y
dicha metodología será el resultado del conjunto de técnicas implementadas por la inmobiliaria
como organización.

Cuando las áreas de la agencia inmobiliaria están bien definidas y cada miembro de la
organización tiene claras sus competencias no hay por qué preocuparse, el problema surge
cuando la inmobiliaria no está compartimentada en sus funciones internas por áreas o no define
de forma precisa las competencias individuales de sus miembros.

Incluso si fuera el caso de que la agencia inmobiliaria tiene bien definidas sus áreas internas y
las competencias están asignadas de forma precisa, como organización se debe ir un paso más
allá para lograr el máximo nivel de productividad.

EsDIRECCIÓN
determinante que las
DEáreas de trabajo de la agencia inmobiliaria estén fuertemente
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vinculadas, que funcionen de forma eficiente y que logren establecer objetivos comunes.

Nada puede sustentarse sin una bien definida pirámide organizacional, la cual por
tendencia en la pequeña y mediana agencia inmobiliaria tiene en la cima al propietario de ésta.
Cuando la pequeña o mediana agencia inmobiliaria cuenta con varios socios, es muy importante
definir claramente sobre cuál de ellos recaerá la figura del líder organizacional; incluso cuando
la inmobiliaria tiene un solo propietario, éste deberá decidir si es conveniente o no que dicha
figura recaiga sobre él.
Un líder organizacional inmobiliario debe contar con ciertas habilidades para organizar y
mantener al equipo de trabajo inmobiliario motivado, siempre ello orientado hacia los objetivos
previamente establecidos.

Al mismo tiempo, el líder de la agencia inmobiliaria deberá supervisar, evaluar, gestionar,

tomar decisiones y convertirse en el agente facilitador de los miembros del equipo
inmobiliario.
Los valores organizacionales deben estar reflejados en la conducta y el comportamiento del
líder de la agencia inmobiliaria, siendo éste el espejo en dónde todos los miembros de la
organización se vean reflejados.

2. El equipo de trabajo de la agencia inmobiliaria.

El equipo de trabajo de la agencia inmobiliaria es el punto de inflexión a nivel organizacional, el

cual puede inclinar la balanza de la inmobiliaria como empresa en un sentido u otro.
Si bien la figura del agente inmobiliario dentro del equipo de trabajo de la agencia inmobiliaria
cobra una especial relevancia, hay otros activos organizacionales que la agencia inmobiliaria no
debe excluir del mismo.

Cuando una agencia inmobiliaria se basa solo en la figura del agente inmobiliario para formar
su equipo de trabajo, comete una imprudencia al estar desaprovechando sus recursos, porque
cada miembro de la organización de una forma u otra pertenece a dicho equipo de trabajo y
puede generar sinergias positivas.

El equipo de trabajo de la agencia inmobiliaria debe estar formado por el conjunto de los

miembros de YlaGESTIÓN
DIRECCIÓN organización, sin exclusiones
DE AGENCIAS de ningún tipo y con competencias claramente
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definidas; solo siendo relevante a nivel organizacional las habilidades que cada miembro
aporte al equipo, sus conocimientos y experiencia específica de acuerdo a su rol dentro de la
empresa.

El líder organizacional es determinante y no solo porque será el guía del equipo de trabajo de
la agencia inmobiliaria, sino porque también deberá generar el sentimiento de pertenencia en
cada miembro de la organización, como también será el responsable de generar las sinergias
positivas internas.

La agencia inmobiliaria que logra conformar un sólido equipo de trabajo, tiene las condiciones
necesarias para lograr sus objetivos tanto organizacionales como empresariales, y aquí surge un
elemento clave: mantener a los miembros del equipo dentro de la empresa.
Lo anterior es algo especialmente dificultoso dentro del ámbito de una inmobiliaria, porque por
tendencia el agente inmobiliario refleja un marcado perfil individualista.

Sin dejar de lado que el ambiente inmobiliario es altamente competitivo y promueve

precisamente el comportamiento individualista entre sus miembros, lo cual no implica que el
líder organizacional logre conformar un sólido equipo de trabajo ni mucho menos, aunque
deberá tener presente las variables mencionadas.

Para lograr conformar un equipo de trabajo solido dentro de la agencia inmobiliaria, procede
estar en estado de supervisión constante, promover los valores organizacionales a nivel interno
y desarrollar estrategias que faciliten la permanencia de los miembros del equipo dentro de la
empresa.

Cuando un equipo inmobiliario no se logra mantener en el tiempo, es evidente que algunos

mecanismos organizacionales están fallando dentro de la agencia inmobiliaria.

En muchas ocasiones la agencia inmobiliaria falla en el momento mismo de tomar la decisión

de incorporar un nuevo miembro al equipo de trabajo, y cuando ello sucede es solo cuestión de
tiempo para que dicho miembro abandone la empresa o eventualmente sea despedido.

También se producen otros escenarios, como cuando el nuevo miembro del equipo de trabajo de
la agencia inmobiliaria es productivo y dicha productividad comienza a descender por no
sentirse cómodo dentro de
DElaAGENCIAS
organización, incluso llegando a tomar la decisión de macharse de
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la empresa cuando el nivel de incomodidad es demasiado elevado.

Una forma de lograr una sólida y funcional estructura organizacional inmobiliaria es a través de
la previa planificación estratégica, orientada hacia el logro de los objetivos establecidos, y para
ello la gestión interna, el liderazgo organizacional y el equipo de trabajo de la agencia
inmobiliaria son elementos determinantes.

A continuación se nombraran y definirán los cargos de un organigrama de una empresa

inmobiliaria, la cual consistirá principalmente en la descripción de la función que realizan cada
uno de ellos.
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Gerente de inmobiliaria
Un gerente de gestión de inmobiliarias supervisa el estado y la rentabilidad de los bienes
inmuebles propiedad de los clientes. El gerente puede trabajar para los propietarios
individuales, una firma de gestión de propiedad, un corredor de bienes raíces, un banco o una
gran corporación.
Por lo general, recoger los pagos de alquiler, gestión de gastos y mantener los libros
contables, son actividades comunes de un gerente de gestión de inmobiliarias. Como
representante del propietario, un administrador de la propiedad a menudo se considera y
aprueba nuevos inquilinos, y que normalmente se encarga de las cuestiones actuales y los
desalojos.

Director
Administrar y Controlar los Recursos Humanos, Materiales y Económicos con el fin de
alcanzar los objetivos del proyecto.

Secretaria
Las funciones de Secretario pueden incluir varias tareas administrativas, tales como contestar
el teléfono, escribir, archivar, abrir el correo y hacer café. Un secretario que sirve como
asistente de un gerente tiene funciones similares. Sin embargo, esta especie de secretario
reporta directamente al director (a diferencia de todos los demás en la empresa) y colabora
con el gerente de varias maneras para hacer su trabajo más fácil, así como mantener
organizada la oficina.

Abogado
Una de las funciones principales de los abogados es el asesoramiento en las diversas materias
existentes, como pueden ser las materias penales, civiles, comerciales, laborales y demás. Es
una de las profesiones con mayor influencia en la sociedad, por lo que se detallarán cuáles
son sus principales características y particularidades.

Gerente constructora
Se hace cargo de la administración, control y desarrollo del hotel cuidando que las distintas
áreas o departamentos del hotel lleven a cabo de la mejor manera posible, sus funciones
dentro de la misma, es decir, que cumplan con sus objetivos de manera que el desempeño de
la empresa en general sea de alta calidad y satisfactorio.

Sub gerente comercialización y ventas

1. Realizar la planificación y coordinación de la gestión de venta.
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2. Efectuar un apoyo continuo al jefe de venta en su actividad comercial.
3. Desarrollar estrategias que le permitan cumplir con las metas de venta mensual, trimestral
y anual.
4. Efectuar proyecciones, análisis y control continuo sobre las ventas.
5. Realizar visitas a terreno a los diferentes proyectos de la inmobiliaria (75% del tiempo en
terreno).
6. Revisar políticas comerciales existentes, con la finalidad de hacer mejoras e implementar
nuevas estrategias.
7. Realizar acciones comerciales específicas para cada proyecto inmobiliario.
8. Proponer e implementar campañas (concursos) que incentiven a la fuerza de venta en el
logro de sus objetivos comerciales.
9. Supervisar visitas a la competencia, para obtener información de mercado.
10.Analizar y entregar información relevante de los estudios de mercados realizados por la
empresa

Gerente proyectos
El trabajo de un gerente de proyectos se relaciona con las actividades administrativas de
planificación, organización, dirección y control de los recursos a su cargo( personal,
presupuesto, equipo y materiales) para satisfacer los requerimientos técnicos, de costo y de
tiempo, que permiten finalizar con éxito el o los proyectos bajos su responsabilidad, según se
haya presupuestado.

Sub gerente administración y finanzas

Su función es cumplir con todos los procedimientos contables en coordinación con la
gerencia de administración y finanzas en forma oportuna, llevando la contabilidad clara y
fidedigna, para una buena toma de decisiones por parte de la gerencia general y en
conformidad con las disposiciones legales vigentes.

Visitador
Deberá planificar, organizar, ejecutar y controlar el desarrollo de la obra. Administrar la
relación con los clientes y manejo del contrato, representando a la empresa ante el mandante.

Sub gerente técnico

Planificar, organizar, dirigir y controlar la gestión presupuestal y de proyectos, tanto
constructivos como tecnológicos y de ingeniería; además de velar por el cumplimiento de las
políticas de calidad, prevención de riesgos y gestión ambiental, desarrollando estrategias que
permitan el alcance de metas establecidas por la alta dirección.

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Jefe de ventas
Las características de las funciones del jefe de ventas variaran mucho de una empresa a otra.
En las empresas grandes este puesto de trabajo puede consistir únicamente en dirigir, motivar
y controlar las actividades del equipo de ventas en el mercado. Todas las demás actividades
realizadas por otros personales. En empresa de tamaño medio o menores, puede llevar a la
vez diversas funciones ejecutivas y ser responsable de muchos aspectos más generales de las
ventas y de la comercialización en general.

Arquitecto
Se encarga de la contratación, selección y compra de productos, materiales e instalaciones, a
la obtención de autorizaciones y licencias administrativas, a la realización de los estudios y
programación financiera de la promoción, al seguimiento del cumplimiento del contrato de
obras y de los contratos de suministro.

Jefe de post venta

Se encarga de gestionar el proceso de entrega a los clientes de la inmobiliaria, con el objetivo
de lograr satisfacción en ellos y asumir la coordinación y supervisión de las reparaciones o
arreglos de detalles que estos requieran. Requerirá criterio para negociar con clientes,
garantizando cumplir con sus necesidades pero por otro salvaguardando las directivas e
intereses de la Inmobiliaria. Será necesaria asertividad y capacidad de convencimiento como
requisitos fundamentales para este cargo, junto con un buen lenguaje hablado y escrito, para
garantizar correctas comunicaciones oficiales a los clientes.

Administrador de obra
- Planificar el desarrollo de las actividades administrativas del proyecto - contrato a su cargo.
- Administrar el presupuesto y flujo de caja de los proyectos - contratos asignados.
- Gestionar administrativamente el proyecto (control documentario contables, elaboración de
plantillas de sueldo, reintegros, etc).
- Gestión de personal (selección, elaboración y revisión de contratos, desempeño, otros) en
obra.
- Realizar un adecuado control de los almacenes de la obra.

Jefe de presupuesto
Programar, controlar y coordinar el uso eficiente de los recursos financiero y presupuestario
del
órgano de acuerdo con la normativa legal vigente, asesorando a los superiores en la materia
de su
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Competencia para la toma de decisiones.

Jefe de adquisiciones
Esta función tiene como objetivo realizar las compras considerando que estas corresponden a
necesidades particulares de la empresa, además de contemplar la planificación, selección de
Proveedores, control, calidad, precio, tiempo de entrega y cantidad del producto.

Jefe de seguridad
Es la persona que conoce y domina materias inherentes a seguridad privada, cuya función es
gestionarla y administrarla. Además, al Jefe de Seguridad le corresponderá, entre otros
aspectos:

1. La detección y análisis de situaciones de riesgo y la planificación y programación de

las actuaciones precisas para prevenirlas.
2. La organización, dirección y control del personal y organismos a su cargo
3. La propuesta de los sistemas de seguridad que resulten pertinentes, así como la
supervisión de su utilización, funcionamiento y mantenimiento.
4. Proponer o adoptar las medidas oportunas para subsanar deficiencias o anomalías que
 observen o les comuniquen los encargados de Seguridad o Vigilantes Privados.
5. Coordinar sus actividades con la Autoridad Fiscalizadora y las instituciones
policiales.

Tesorero
El tesorero ha de asegurar la liquidez de la empresa, optimizar el uso de recursos y/o
inversiones financieras y cubrir el riesgo de interés y de cambio. También es importante que
confronte los datos reales obtenidos con las previsiones realizadas inicialmente para poder
estudiar los motivos de posibles desviaciones.

Asistente tesorero
1. Recepcionar documentos que lleguen para trámite administrativo contable
2. Manejo de egresos (pagos).
3. Emisión de cheques

Contador inmobiliario
Administrar las sociedades de inversiones de la empresa y facilitar la gestión contable de la
sociedad de inversiones.

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Contador constructora
Dentro de las principales responsabilidades del cargo se encuentra apoyar de manera eficiente
y oportuna la gestión operativa del área contable y financiera; apoyar en el registro, control y
manejo financiero, presupuestario y contable de la constructora y proveer información
necesaria para la gestión y toma de decisiones de la jefatura.

Contador remuneraciones
Responsable de las remuneraciones de procesos de cálculo y tramites, análisis centro de
costos, comparendos, imposiciones, bonos, ingreso de facturas, etc.

Asistente contadores
Pues por lo general lo mandan a hacer trámites ante las autoridades hacendarias, obrero-
patronales, bancarios y a hacer los asientos diarios

Junior
Principalmente en la labor de apoyo al administrador de procesos ERP en su gestión tanto
técnica como operativa, en la distribución de documentos y papeles importantes en menor
tiempo que tomaría el conducto regular.
 Adm. Procesos ERP
La administración del sistema no es una función del negocio, sino un rol que gestiona las
herramientas del negocio. Al igual que un mecánico arregla un coche, un administrador de
ERP se ocupa del sistema aplicando la reparaciones proporcionadas por el vendedor para los
fallos, mejoras y da soporte a la infraestructura técnica sobre la que se ejecuta.

Asistente de marketing
 Coordinación y soporte con las diversas áreas para el desarrollo y adquisición de
 Materiales de comunicación internos y externos.
 Soporte en la organización e implementación de eventos.
 Evaluación, propuesta, coordinación y seguimiento para publicaciones en medios
 impresos.
 Control y registro de gastos de marketing.
 Desarrollo, actualización, supervisión, control y adquisición de hojas informativas,
 Volantes, catálogos, entre otros materiales impresos de comunicación interna o
externa
 Coordinación y supervisión de auspicios y eventos
 Desarrollo y adquisición de artículos promocionales
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Asistente de ventas
Atender y ofrecer a los Clientes información sobre nuestros productos.

1. Apertura y seguimiento de nuevos clientes potenciales

2. Elaboración de estimaciones, estadísticas e informes de ventas.
3. Canalizar las necesidades del cliente.
4. Acordar con el Cliente las condiciones de la venta (tiempo de entrega, condiciones de
pago, validez de la oferta, etc.)
5. Elaborar los cálculos necesarios y presentar cotizaciones a los Clientes nacionales e
internacionales
6. Asegurar la entrega del producto

Asistente de comercialización
1. Manejo de Reportes de Ventas.
2. Administración de la Información.
3. Atención de Consultas de la Gerencia.
4. Realización de Movimientos y Consultas en el Sistema.
5. Control de Ejecutivos de Ventas.
6. Laborar de la Mano con Encargado de Mercadeo.
7. Participar en la Planificación.
8. Dialogar y Negociar con Jefes para el Mejoramiento de las Ventas.

Supervisor de entrega y post venta

1. Coordinar trabajos del área de post venta
2. Efectuar visitas técnicas
3. Desarrollar informes técnicos

c. GESTIÓN DE TALENTO HUMANO

La gestión del talento humano o capital humano es un conjunto integrado de

procesos de la organización, diseñados para atraer, gestionar, desarrollar,
motivar y retener a los colaboradores.
En otras palabras, esta práctica se basa en la obtención de mejores resultados de
negocio DE
DIRECCIÓN Y GESTIÓN conAGENCIAS
la colaboración de cada uno de los empleados de manera que se
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logre la ejecución de la estrategia logrando un balance entre el desarrollo
profesional de los colaboradores, el enfoque humano y el logro de metas
organizacionales. 

d. ESTRATEGIA EMPRESARIAL

 El marketing inmobiliario de contenidos es una estrategia que consiste en

crear y distribuir contenido relevante, interesante, útil y valioso para atraer
a tu público objetivo creando credibilidad, confianza, autoridad y por
último ventas.
La ventaja de esta estrategia es que quien te contacte a través de ella
generalmente termina por convertirse en tu cliente.
Para ponerla en práctica debes preparar guías informativas o ebooks con
contenido de valor ofreciendo recomendaciones, consejos y trucos sobre
cómo comprar, cómo vender, cómo alquilar un propiedad; cómo solicitar
un crédito hipotecario, como añadir valor a su propiedad, etc.
Crear estos contenidos también conlleva esfuerzo y profesionalidad, (y un
poco de presupuesto, dicho sea de paso). Demasiado trabajo para algunos
 agentes inmobiliarios que la inercia, comodidad y/o desconocimiento les
empuja a captar propiedades y clientes siempre de la misma manera con
resultados poco satisfactorios.
Las nuevas estrategias inmobiliarias se concentran en “ayudar a comprar
al cliente”; no en vender. Una diferencia de concepto que todavía algunos
agentes inmobiliarios no entienden. El email marketing inmobiliario o el
vídeo marketing son algunas de estas nuevas estrategias inmobiliarias que
necesitan del marketing de contenidos para alcanzar su más alta
efectividad.

DIRECCIÓN Y GESTIÓN DE AGENCIAS INMOBILIARIAS 16