SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE- SENA

TECNOLOGIA EN GESTION DE MERCADOS

Evidencia
Programación evento comercial y Diseño de la campaña
de Difusión
WESERVICES

AUTORES:
Estefanía Gómez Rojas
Owegmar Velasco Hormaza
Carol Vanesa Arias Galvis

INSTRUCTOR:
Aziz Antonio Naizir

2020
 INTRODUCCIÓN.

Nuestra empresa WEservices, ha decidido realizar un Coctel en donde podremos

demostrar la tecnología de nuestros servicios y nuestras empresas fabricantes
(patrocinadoras) podrán exponer los productos que ofrecen en el mercado con el
fin de reforzar la imagen de la empresa y patrocinadores, realizar preventa de
nuestros servicios y tener mejor contacto con clientes potenciales.
 OBJETIVO PRINCIPAL

Darnos a conocer de manera activa en el mercado, reforzando nuestra

imagen y marca.

OBJETIVOS ESPECÍFICOS

o Obtener alianzas estratégicas con clientes.

o Captar nuevos clientes y consumidores.
o Reforzar la imagen y marca de nuestro producto.
o Lograr un gran número de contactos.
o Lograr acuerdos de venta de los servicios y productos de las marcas
patrocinadoras.
o Realizar sondeos de opinión de nuestro producto.
o Transmitir información mucho más activa e intensa acerca del producto.
 1. Determinar el tipo de evento a realizar: Coctel comercial y promocional
con clientes potenciales a nivel Nacional.

2. Lugar Del Coctel: En Medellín – Antioquia

3. Fecha A Realizar El Evento: 02 de Septiembre de 2.020

4. Establecer los requerimientos del evento:

REQUERIMIENTOS:
 Especificar a los coordinadores del evento, el tipo y tamaño de las mesas,
ubicación, medidas y capacidad para poder acomodar los invitados.
 Imagen corporativa (Marca WEservices, imágenes de nuestra empresa,
logotipos, banners, temas u objetivos)
 La tecnología de nuestros servicios y productos a exhibir.
 Elementos decorativos (Recordatorios de asistencia) y mobiliarios.
 Realizar Promociones Pre evento. (Invitaciones personales, correo directo,
anuncios en diferentes medios de difusión.
 Ventas directas con ofertas

5. Construir el presupuesto y la financiación del evento

Este evento lo haremos cuna parte con recursos directos de nuestra
empresa y también buscando el apoyo y patrocinio de nuestras marcas
fabricantes (Como Lg, Samsung entre otras)
RUBRO RECURSO DESCRIPCION CANTIDAD VR UNITARIO VR TOTAL TOTAL

Arriendo temporal salon Magneto

Arriendo 1 $ 1.300.000 $ 1.300.000 $ 1.300.000
por (1 Dia)
Arriendo Salon de Eventos
Alquiler temporal de sillas 200 $ 1.000 $ 200.000
Alquiler de Silleteria y Mesas $ 700.000
Alquiler temporal de Mesas 50 $ 10.000 $ 500.000
Servicio de Cocteleria y
Empresa de Eventos Contrato por el 1 dia 1 $ 5.000.000 $ 5.000.000 $ 5.000.000
Pasabocas
Tapabocas marcados 100 $ 1.500 $ 150.000
Camisetas Estampadas 100 $ 3.500 $ 350.000
Tarjetas de Presentacion 100 $ 3.500 $ 350.000
Souvenirs Articulos promocionales $ 1.650.000
Bolsos Estampados 100 $ 3.500 $ 350.000
Bolsas de Regalo Estampado 100 $ 2.500 $ 250.000
Gorras Estampada 100 $ 2.000 $ 200.000
Banner 2 $ 200.000 $ 400.000
Pendones 9 $ 70.000 $ 630.000
Video rapido 1 $ 1.000.000 $ 1.000.000
Carpetas Marcadas 100 $ 800 $ 80.000
Publicidad Mobiliario 1 $ 5.000.000 $ 5.000.000 $ 7.220.000
Información
Folleto con portafolio de Servicios 100 $ 700 $ 70.000
Documento con Promociones por
200 $ 200 $ 40.000
asistencia al Coctel
Difusión Tarjetas de Invitacion 150 $ 500 $ 75.000 $ 75.000
Descuento autorizado por evento
Descuento Venta física 150 $ 20.000 $ 3.000.000
el $ 3.000.000
Total $ 18.945.000
 6. Contratar los insumos, materiales y equipos necesarios
Se Realiza la contratación con empresas Externas para que nos apoyen
con la realización de la publicidad, alquiler del salón y mobiliario necesario
para realizar el Coctel.

7. Elaborar el protocolo del evento

PROTOCOLO DEL EVENTO

 Protocolos antes del evento
o Establecer el lugar y el horario en la que se llevara a cabo el evento
o Conocer el público que va asistir ya que se habrá enviados su invitación
o notificación con mes y medio de antelación
o Diseñar y programa de presentación del evento para así llevar el orden
del evento.
o Conocer el lugar donde se presentará el producto, Servicios con los que
se cuentan, personal de seguridad del lugar y sitios de información
general.
o Distribuir las actividades entre los colaboradores del evento.

 Protocolos durante el evento

o Controlar que se lleve el orden según la agenda del evento.
o Delegar las actividades entre los encargados del evento.
o Revisar que todo esté en orden conforme la agenda del evento.
o Tener una adecuada presentación personal de todo el equipo de
trabajo.
o Contar con disponibilidad y atención con cada uno de los invitados, para
despejar dudas y realizar negociaciones.
o Expresarse de manera clara y concreta.
o Ofrecer de manera adecuada pasabocas y bebidas a cada uno de los
participantes.

 Protocolo al finalizar el Evento.

o Preceder a realizar encuestas de Satisfacción para evaluar si los
objetivos del evento se cumplieron.
o Realizar el acta publica con todas las conclusiones del evento, ya que
con estos podremos dar a cada uno de los patrocinadores del evento.
o Enviar notas de agradecimiento a los participantes del evento.
PLAN DE PRESENTACIÓN DEL SERVICIO

PLAN DE EXHIBICION

Objetivo: WESERVICES tiene como objetivo promocionar nuestra empresa por

medio de publicidad, apoyandonos de diferentes medios publicitarios, entre ellos
tenemos:
 Pendones
 Fichas
 Audio y video
 Descuentos para las personas que se interesen en el servicio

ESTRATEGIA DE EXHIBICIÓN

Nuestra estrategia está en promocionar nuestros servicios, por medio de las

charlas y conferencias, dandonos a conocernos y mostrando nuestro recorrido por
el sector y experiencia, mostrando tambien como ha evolucionado y modernizado
la empresa con el tiempo tanto en conocimiento de los equipos y el conocimiento
de nuestros tecnicos.

Nos vamos a enfocar en mostrar nuestro servicios a empresarios, independientes

medianos y pequeños comerciantes etc.

ESTRATEGIA DE VENTA Y PROMOCIÓN

Les enseñamos a nuestros clientes nuestro servicio de una forma que se obtenga
el interés del consumidor y la eficacia esperada, seremos claros he innovadores
y de esta forma crear en el cliente la necesidad de adquirir nuestros equipos.

Exhibiremos al mercado objetivo las mejores marcas, las mas innovadoras,

comercializadas y accesibles en precios.
PIEZAS PUBLICITARIAS PARA DIFUNDIR EL EVENTO
Para WESERVICES es muy importante poder mostrar al publico una imagen
limpia, que demuestre seguridad y empoderamiento de nuestra marca, por eso
nuestros representantes en el evento portaran vestuario y tarjetas de presentación
para así hacernos a una imagen mas llamativa.
Como souvenirs ofreceremos a los participante del evento al final de nuestra
muestra comercial tapabocas con la marca de la empresa.
 CONTRATO DE VENTA DE CAMARAS DE SEGURIDAD AIRES
ACONDICIONADOS, MANTENIMIENTO Y DESINFECCION DE
MANTENIMEINTO DE EQUIPOS

Conste por el presente documento el contrato de servicio de venta de cámaras de

seguridad, aires acondicionados y mantenimiento de equipos que suscriben por una parte
WESERVICES. con NIT. 20482121749 debidamente representada por su Gerente
General la señora Estefanía Gómez Rojas identificada con C.C Nro. 1.028.456.789 y con
domicilio legal en Carrera 74 # 43 – 32 Barrio Laureles, Medellín; a quien en adelante se le
denominara WESERVICES y de la otra parte SR. (es) __________________________,
con C.C Nº_____________ y con domicilio legal en ________________________; a quien
en adelante se le denominará EL CLIENTE en las cláusulas específicas indicadas a
continuación y en las cláusulas generales adjuntas.

CLÁUSULAS ESPECÍFICAS

PRIMERA: En virtud del presente contrato EL CLIENTE acepta y toma los siguientes
servicios:

A. De WESERVICES la venta y/o instalación de cámaras de seguridad y/o aires

acondicionados.
B. De WESERVICES el servicio permanente de mantenimiento PREVENTIVO de
cámaras de seguridad y/o aires acondicionados.
C. De WESERVICES el servicio de desinfección de cámaras de seguridad y/o aires
acondicionados

SEGUNDA: EL CLIENTE al tomar alguna de las opciones de la cláusula específica

primera, detalla que la dirección de Instalación y/o Servicio de mantenimiento y/o
desinfección es en:
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_____________________________________________

TERCERA: EL CLIENTE en compensación a los servicios contratados se obliga a

pagar las tarifas detalladas de los servicios a continuación listados
 Por la Venta y/o instalación de cámaras de seguridad
MARCA ___________________________________
REFERENCIA________________________________
 El valor de $____________________ IVA incluido

 Por la Venta y/o instalación de Aires Acondicionados

MARCA ___________________________________
REFERENCIA________________________________
El valor de $____________________ IVA incluido

 Durante los primeros doce meses desde la fecha de entrega del sistema EL CLIENTE tendrá
derecho a dos (02) mantenimientos preventivos generales del sistema sin costo alguno; siempre que
EL CLIENTE haya adquirido los equipos de WESERVICES.
 Por el Servicio de Mantenimiento PREVENTIVO de equipos el valor $___________________IVA incluido
 Por el servicio de desinfección de equipos el valor de $_____________________IVA incluido

CUARTA: La vigencia del presente contrato será de doce (12) meses, los cuales se
contabilizan partir de la fecha de la instalación de los equipos.
QUINTA: Las partes renuncian expresamente a los fueros judiciales de sus domicilios y
se someten al arbitraje de la Cámara de Comercio de Medellín o a los jueces y tribunales
del Municipio.
En señal de conformidad, ambas partes firmar el presente contrato en la ciudad de
Medellín, a los __ días del mes de _________ del año dos mil_________ (20 ).

_____________________ ____________________
WESERVICES EL CLIENTE
 CONTRATO LOCACION DE BIENES Y SERVICIOS
CLÁUSULAS GENERALES

En virtud del presente contrato SEITEL S.A.C. se obliga a:

BIENES Y EQUIPOS DE SEGURIDAD:
a) A realizar la instalación de los equipos adquiridos por el cliente acorde a las
especificaciones exigidas, entregar al cliente los manuales de instalación y
diligenciar los formatos utilizados.
b) Garantizar la calidad de los equipos instalados por WESERVICES. por un periodo
de un año. Esta garantía solo incluye los daños o fallas que tienen por origen la
fabricación o instalación.

SERVICIO DE MANTENIMIENTO
a) Efectuar el mantenimiento de cámaras de seguridad y/o aires acondicionados en el
lugar de EL CLIENTE en todos aquellos casos que sean necesarios realizar
reparaciones o cambio de equipos averiados y que se encuentren contemplados
dentro del periodo de garantía de los mismos.
b) Utilizar repuestos originales y de la misma calidad que los instalados. Los repuestos
tendrán garantía de un año en caso de defectos de fabricación, término que se
computara a partir de la fecha de la entrega de los mismos.
TERCERA: WESERVICES. no es responsable por:
CAMARAS DE SEGURIDAD Y AIRES ACONDICIONADOS:
a) Los daños producidos en los bienes y equipos originados por el mal uso, caso
fortuito, fuerza mayor, daños intencionales, y en general, todos aquellos casos que
no le sean imputables.
b) Mantenimiento o reparaciones hechas por terceros no acreditados por la empresa.

SERVICIO DE MANTENIMIENTO:
a) La reparación de los equipos cuyas fallas o daños tengan como origen la
manipulación del equipo por EL CLIENTE o terceros.

SEPTIMA: En virtud del presente contrato EL CLIENTE se obliga a:

a) Manejar correctamente sus equipos.
b) Permitir el acceso del personal técnico de WESERVICES. debidamente
identificados, a sus instalaciones para la revisión de los equipos cuando este lo
requiera.
 c) Asumir el costo de la reparación o sustitución del equipo, repuestos, etc. Dañados o
deteriorados, salvo que se traten de daños dentro del periodo de garantía y por fallas
de fabricación.
d) Proporcionar una dirección de correo electrónico activa para envió de información
referente al servicio y actualizaciones de procedimientos.
e) Permitir que WESERVICES. coloque un distintivo en la zona externa de su
propiedad.

OCTAVA: El presente contrato no constituye una póliza de seguro ni garantiza el pleno

funcionamiento de los equipos instalados por WESERVICES. pues existen aspectos
estipulados en el certificado de garantía que pueden originar fallas de los mismos y que van
más allá del mantenimiento realizado.

NOVENA Las partes renuncian expresamente a los fueros judiciales de sus domicilios y se
someten al arbitraje de la Cámara de Comercio de Medellín o a los jueces y tribunales del
Municipio.
En señal de conformidad, ambas partes firmar el presente contrato en la ciudad de
Medellín, a los __ días del mes de _________ del año dos mil_________ (20 ).

WESERVICES EL CLIENTE