SISTEMAS DE GESTIÓN INTEGRADOS

Importadora y Distribuidora de Repuestos para Vehículos

Motorizados BCM

Estudiantes
Cristhofer Duarte
Manuel Norambuena
Profesor
Asignatura
Sección 02V
Fecha 12.09.2020
Índice

1. Objetivo...............................................................................................................3
2. Alcance................................................................................................................3
3. Descripción de la Empresa.................................................................................4
3.1 Mapa de Procesos...........................................................................................5
4. Identificación de requisitos normativos...............................................................6
5. Levantamiento de necesidades.............................................................................6
5.1 Análisis de contexto de la organización, amenazas y oportunidades.............6
5.2 Identificación de expectativas del cliente y otras partes interesadas..............7
6. Propuesta...............................................................................................................9
6.1 Propuesta de estructura organizacional...........................................................9
6.1.1 Estrategias del SGI..................................................................................10
6.1.2 Matriz de procedimientos.........................................................................11
6.1.3 Plan de comunicación..............................................................................12
6.3 Funciones y responsabilidades..................................................................15
6.4 Acciones para afrontar riesgos y oportunidades........................................17
6.5 Recursos.....................................................................................................18
6.6 Competencias.............................................................................................19
6.7 Control de información documentada........................................................19
6.7.1 Publicación, difusión y disponibilidad de los documentos.......................21
6.7.2 Control de documentos y registros..........................................................21

2 de 21
1. Objetivo
Dar a conocer la estructura del sistema de gestión integrado y concretar el
compromiso con la alta dirección para que se pueda seguir adelante con la
implantación del SGI y la utilización como una herramienta para poder lograr la
mejora continua dentro de la organización.

2. Alcance
Este documento está enfocado a todos los trabajadores, clientes, partes
interesadas, etc. de la Importadora y Distribuidora de Repuestos para
Vehículos Motorizados BCM y que tengan relación con la implantación del
sistema de gestión integrado dentro y fuera de la organización.
3. Descripción de la Empresa

Importadora y Distribuidora de Repuestos para Vehículos Motorizados BCM

hoy se encuentra posesionada como una de las principales abastecedoras de
repuestos del país.
En sus inicios la empresa comenzó a funcionar el año 1976 en un pequeño local
con bodega ubicado en calle Carrera N°2736 y a la fecha ha ido ganando mercado
debido a la gran capacidad de respuesta y calidad de servicio sus clientes.
Actualmente las oficinas centrales y su nuevo Centro de Distribución (CD) de
25.000 m2 se encuentran ubicados en el Parque Industrial ENEA en la comuna de
Pudahuel, con una dotación de 150 trabajadores.
Las principales las funciones que se realizan son las siguientes:
• Recepción de mercaderías
• Almacenamiento
• Picking.
• Despacho de mercaderías

La cobertura de distribución de repuestos es hacia las Regiones: Metropolitana, V,

VI, VII, VIII, IX y X. y se mantiene vínculos comerciales principalmente con
proveedores de Corea del Sur, Japón, China, EE.UU, Alemania y Brasil, a fin de
garantizar una variada oferta de repuestos originales y alternativos.
 3.1 Mapa de Procesos
MAPA DE PROCESOS CD

Legislación Economía INFLUENCIA DEL ENTORNO Competencia Cultura

Empleados Infraestructura
RECURSOS Proveedores Tecnología

PROCESOS ESTRATÉGICOS

Accionistas
Accionistas
Políticas empresariales Planificación estratégica Plan de negocios Plan Financiero

Clientes
Clientes
Plan de producción

PROCESOS OPERATIVOS Mercado

Mercado

Recepción de camiones Control de inventario de Palletizado y unitizado de mercadería Transporte de Picking y recogido de mercadería Despacho de Verificación de recepción
y/o contenedores mercaderías almacenadas (dejar lista para almacenar mercadería a clientes (selección de pedidos) mercadería a clientes de mercadería conforme
PARTES
PARTES
INTERESADAS INTERESADAS

SUB-PROCESOS OPERATIVOS
Empleados
Empleados
Desconsolidación de cargas de camiones Recepción cualitativa y Almacenamiento de mercadería ya sea en piso, estanterías o racks en Reabastecimiento de Preparación de mercadería, Trazabilidad de
y/odescontenedorización de cargas cuantitativa de materiales altura, segun sea su condición, tamaño, naturaleza o morfología posiciones de picking unitizado, palletizado mercadería en ruta
Producto o Servicio Repuestos de
vehículos motorizados

PROCESOS DE SOPORTE Retroalimentación Encuesta de

satisfacción

Equipos y herramientas para Mantención de vehículos de

Revisión y mantención de equipos Casino Soporte logístico Capacitación a Sistema de gestión Sistema de gestión
manejo y manipulación de cargas carga, equipos, herramientas e
de seguridad y emergencia trabajadores e informático trabajadores de calidad Ambiental
instalaciones

5 de 21
4. Identificación de requisitos normativos

Para realizar el presente informe de sistema integrado de gestión, se utilizaron los

siguientes documentos:
 ISO 14.001:2015.
 ISO 9.001:2015.
 ISO 45.001: 2018

5. Levantamiento de necesidades
5.1 Análisis de contexto de la organización, amenazas y oportunidades

ANALISIS ANALISIS EXTERNO

INTERNO
Debilidades: Amenazas:
NEGATIVOS

No tomar en cuenta las recomendaciones de los

sistemas de Aumento de tasa de accidentabilidad a esta
empresa.
gestión de prevención de riesgos
No contar con suficiente cantidad de colaboradores
para Nuevos riesgos en los procesos de la empresa.
sacar partido a los distintos programas propuestos en
el Dpto. de Prevención
No lograr objetivos preventivos. Ingreso de personal externo con falta de conocimiento
Comunicación deficiente en el conducto regular. de riesgos asociados al área.
Fortalezas: Oportunidades:
La prevención de riesgos es un tema y área de
Prevención integradora gran importancia en la empresa, además del
compromiso que otorgan los trabajadores para
Emplear recursos disponibles con posibilidades de
disminuir realizar capacitaciones y mantener un ambiente
accidentes y enfermedades profesionales. seguro en el área de trabajo
El departamento de prevención está compuesto por
un Apoyo al Dpto. de Prevención desde Gerencia
equipo multidisciplinario con el propósito de
resguardar y mantener la seguridad en la
empresa.
Seguimiento de actividades con mejora continua.
Política de Prevención de Riesgos
Capacitaciones constantes al personal

6 de 21
 5.2 Identificación de expectativas del cliente y otras partes interesadas

PARTES INT. QUIENES SON EXPECTATIVAS ISO 9001:2015 ISO 45001:2018

INTERESADA /
S EXT.
Trabajador I Trabajadores Remuneraciones, Seguridad Se garantiza la
es directos de beneficios, calidad laboral, seguridad y la
BCM con de vida, desarrollo desarrollo integridad de los
contrato a profesional, personal, trabajadores mientras
plazo información sobre profesional y a desempeñan sus
indefinido y la Compañía. su vez actividades laborales.
plazo fijo. satisfacción del
personal.
Colaboradore E Empresas Procesos de Análisis Análisis de estrategias.
colaboradora licitaciones de
sy Calidad asegurada del
sy transparentes, estrategi
as. producto entregado.
Proveedore proveedores pagos dentro de los
de bienes y plazos establecidos Seguridad del producto
s Calidad
servicios, y, según las entregado.
asegurada del
generales y condiciones
producto
de venta. acordadas,
entregado.
establecimiento de
una relación
comercial que
perdure en el
tiempo y desarrollo
de proveedores.
Accionistas E Principales Capitalización de la Gran capacidad Beneficios de una
accionistas de inversión y un productiva, buena gestión de
la empresa. desempeño rentabilidad para seguridad y salud
financiero que el accionista, ocupacional en el
permita la crecimiento trabajo.
sustentabilidad de progresivo del
Menores perdidas por
la Compañía en el proyecto y
accidentes y
tiempo. empresa.
enfermedades
profesionales.
Clientes E Hombres y Cumplimiento de Se debe cuidar Exigen y favorecen
mujeres que compromisos de los estándares de un compromiso real
buscan la suministro y calidad calidad del con la seguridad y
casa o de productos, en los producto salud de los
vivienda plazos acordados. entregado. trabajadores.
propia.
Comunidad E Habitantes de Creación de empleo Cuidar su Cuidar el aspecto del
las directo e indirecto, entorno respeto en materia de
comunidades apoyo para el ambiental, el seguridad y salud
cercanas a las desarrollo social y impacto de ocupacional en el
operaciones, económico de la nuestra actividad trabajo.
autoridades comunidad, cuidado laboral en la
locales, y valoración del sociedad y
 regionales y medioambiente y la nuestra imagen
nacionales, comunidad en como empresa
asociaciones y general, hacia el medio
ambiente.
 corporaciones permanencia en el
e instituciones tiempo.
en general y Comunicación
medios de fluida y pertinente.
comunicación.
Legales E Existen Verificar el Cumplimiento Cumplimiento de
diferentes cumplimiento de de normativa normativa legal vigente.
regulaciones y las normativas y legal vigente.
modificaciones leyes actuales.
legales las
cuales
debemos
cumplir a
cabalidad en la
organización.
Organismo E Ministerios. Mantener el orden y Certificación de Certificación de
sy control de las áreas sistemas de sistemas de gestión
entidades en cuestión. gestión integrados,
públicas, y integrados, cumplimiento de
privadas cumplimiento de normativa legal
normativa legal aplicada al proceso.
aplicada al
proceso.
 6. Propuesta
6.1 Propuesta de estructura organizacional

Para establecer el SGI, BCM establece objetivos dentro de su política de Gestión

Integrada lo siguiente:
 Satisfacer las necesidades de los clientes.
 Contar con equipo humano competente.
 Promover la mejora continua de los procesos.
 Identificar y controlar riesgos.
 Prevenir lesiones y enfermedades laborales.
 Cumplir los requisitos legales.
 Prevenir la contaminación ambiental.
 Controlar sus aspectos ambientales.
Para cumplir con estos objetivos es necesario proponer metas e indicadores los
cuales serán:
Indicadores Periodicidad Metas Fórmulas
Satisfacer las Total de clientes satisfechos
necesidades de Diariamente. 100% / Total de clientes
los clientes. encuestados
× 100
Contar con un equipo Número de trabajadores
de trabajo con Diariamente capacitados y entrenados /
100%
cobertura de número de
capacitación y trabajadores
aprendizaje. totales dentro de la
empresa
Cumplimiento de los Acciones propuestas /
Diariamente 60%
planes de acción. acciones realizadas × 100
Prevenir lesiones y Lesiones y enfermedades
enfermedades año actual / Lesiones y
Diariamente 100%
laborales. enfermedades año anterior
×
100
Cumplir los Requisitos que se cumplen /
requisitos legales. Semestralment 90% Requisitos aplicables × 100
e
Disminuir la Contaminación ambiental
contaminación Diariamente 45% año actual / contaminación
ambiental. ambiental año anterior ×
100
 6.1.1 Estrategias del SGI:

Para lograr la integración de los sistemas BCM ha determinado que su estrategia

para lograrlo se centrará en los Procesos estratégicos de la organización.

Procesos estratégicos.

Planeación estratégica Implementar SGI Comunicación empresarial Mejora continua

un mejor servicio para

es interesadas de nuestra organización, disminuir los tiempos de entrega y gerencia los inventarios de productos
En todos los procesos a través de seguimientos, medición y eva
Crear un vínculo de comunicación tanto interno como externo, para así evitar
Asegurando fallas en los
el compromiso procesos.
con la alta direc
todos los objetivos y metas impuestos por la organización.
6.1.2 Matriz de procedimientos

BCM cuenta con una matriz documental que tiene como fin la correcta
administración y control de los documentos obligatorios del sistema de gestión
integrados, la matriz describe los nombres del documento, su respectivo código,
cuantas revisiones lleva hasta el momento el documento, el lugar de
almacenamiento de los documentos, la fecha que entró en vigor el documento y el
responsable de la administración de los documentos.

MATRIZ DE
PROCEDIMIENTOS
Elaborado por
FECHA DE ELABORACIÒN 24-06-2020
Manuel
Duarte
FECHA
DOCUMENTO CODI REVISI ALMACENAMIENT DE RESPONSAB
N GO ON O VIGENC LE
º IA
Procedimiento de diseño Área de desarrollo Jefe de calidad
1 del sistema de gestión PR1 1 24/06/20
integrado 20
procedimiento de Área de desarrollo Jefe de calidad
2 desarrollo de productos y PR2 1 24/06/20
servicios 20
procedimiento de
comunicación del sistema Área de desarrollo Jefe de calidad
3 de gestión integrado PR3 1 24/06/20
20
procedimiento de Área de desarrollo Jefe de calidad
4 liberación de bienes o PR4 1 24/06/20
servicios 20
procedimiento para la Área de desarrollo Jefe de calidad
5 preparación y PR5 1 24/06/20
respuesta 20
procedimiento de control Área de desarrollo Jefe de calidad
6 de servicios y bines PR6 1 24/06/20
externos 20
procedimiento de control
de riesgos para la
calidad, seguridad, salud Área de desarrollo Jefe de calidad
ocupacional y medio
7 ambiente en la PR7 1 24/06/20
organización 20
6.1.3 Plan de comunicación

BCM informará a todos sus trabajadores acerca de todos los servicios prestados a
las empresas.
La información de interés común que afecte a toda la organización se realizará a
través de:
 La web de la BCM
 E-mail “Info”.

Cuando la información a suministrar afecte a un grupo determinado se podrá

transmitir mediante:
 Reuniones con los implicados
 Correo interno, cuando sea necesario hacer llegar al trabajador una
comunicación escrita con firma de acuse de recibo.

Toda la información confidencial que salga de BCM hacia los trabajadores se

hará a través de:
 E-mail individual.
 Correo interno, cuando sea necesario hacer llegar al trabajador una
comunicación escrita con firma de acuse de recibo.

6.1.3.1 Información sobre el SGI a cada trabajador

El departamento de gestión integrada informará a todos los trabajadores acerca

de:
 Plan de trabajo del SGI.
 Evaluación de riesgos específicos de su puesto de trabajo.
 Evaluación de auditorías internas y externas.
 Evaluación de riesgos generales de su/s centro/s de trabajo.
 Medidas y actividades de protección y prevención aplicables según las
evaluaciones de riesgos.
 Planificación anual de formación.
 Campaña anual de vigilancia de la salud.
 Información médica individual, derivada de la vigilancia de la salud, con
carácter confidencial.
 Información de los resultados de los estudios higiénicos, ergonómicos y
psicosociales realizados.
 Información de los resultados de evaluación de calidad.
 Informes de siniestralidad anuales.
 Informes de cumplimiento del plan de trabajo del SGI.
 Planes de Autoprotección de su/s centro/s de trabajo.
 Procedimientos de gestión y operacionales del SGI.
 Gestión y recogida de residuos peligrosos.
 Cumplimiento de metas.
 Evaluación de auditorías internas y externas.
Toda la información de interés común que salga del SGI a los trabajadores de BCM
se comunicará mediante:
 El portal de servicios de BCM.
 Página web
 E-mail “Info”
 Formación presencial.

Cuando la información a suministrar afecte a un grupo determinado se podrá

transmitir mediante:
 Reuniones con los implicados
 Correo interno, cuando sea necesario hacer llegar al trabajador una
comunicación escrita con firma de acuse de recibo.

Toda la información confidencial que salga de BCM hacia los usuarios, se hará a
través de:
 E-mail individual.
 Correo interno, cuando sea necesario hacer llegar al trabajador una
comunicación escrita con firma de acuse de recibo.
6.2 Política integrada BCM
Nuestra política tiene como objetivo obtener la máxima satisfacción de nuestros
clientes gestionando de la manera más eficiente nuestros recursos humanos y
materiales, con un exigente compromiso con la protección del medio ambiente y
con la seguridad y salud laboral de nuestros empleados.

Para ello, en BCM, debemos considerar en cada momento unas directrices

básicas pero fundamentales en nuestro sistema integrado de gestión, que trabaje
bajo los requisitos de las Normas ISO 9001 e ISO 14001 y e ISO 45.001 para
las Importación y distribución de repuestos para vehículos motorizados. Para ello
debemos:
 Involucrarnos todos en los posibles problemas, en los riesgos y oportunidades que
se detecten, aportando soluciones y consejos para gestionarlos correctamente.
 Conseguir que nuestros clientes tengan la seguridad y confianza suficientes en
nosotros para que se desentiendan del encargo en el momento de su aprobación.
 Fomentar un ambiente de cordialidad y participación entre todos para que nuestro
servicio mejore continuamente con la colaboración de todos y esto repercuta en el
cliente, en su satisfacción y en la eficiencia económica de la organización.
 Intentar mejorar y formarnos en aquello en lo que tengamos dudas
compartiéndolas con todos para solucionarlas e incluso poniéndolas en manos de
expertos.
 Conseguir una imagen corporativa de empresa seria, dinámica, imaginativa,
cordial, de buen gusto, emprendedora, expansiva, con soluciones, eficaz,
competitiva y experta.
 Lograr aportar un servicio con una calidad por encima de nuestra competencia.
 Intentar estar en la vanguardia en productos tecnológicos y material de última
generación.
 Comprometernos con cumplir con la legislación y reglamentación aplicable, y
específicamente la de carácter medioambiental y de seguridad laboral, así como
otros requisitos aplicables.
 Comprometernos con la protección el medio ambiente, especialmente a través de
la prevención de la contaminación, tratando de mejorar el desempeño
medioambiental de la organización.
 Comprometernos firmemente con la prevención de riesgos y la salud laborales,
buscando la prevención de los daños y del deterioro de la salud como garantía de
seguridad para los trabajadores de la organización.
 Comprometernos firmemente en el desarrollo de políticas de responsabilidad
social corporativa que afecten tanto al personal de la organización como al entorno
social en el que la empresa desarrolla su actividad.

Considerar la mejora continua como objetivo prioritario de la empresa en todos sus
procesos, orientando el trabajo de todos nosotros a la consecución de esta.

Mary Ann Gibson Quiroz

Gerente General
6.3 Funciones y responsabilidades

a) Gerencia general:

 Asegurar el establecimiento y firma de la Política, Objetivos del SIG y sus

componentes, Plan de Capacitación y el plan de trabajo del SGI.
 Designar a los representantes de los componentes del SIG, así como sus
responsabilidades y funciones.
 Autorizar los recursos financieros, técnicos y el personal necesario para el
diseño, implementación, revisión y evaluación del SIG.
 Revisar y retroalimentar a través del SIG los resultados de la evaluación de
los componentes del SIG.
 Designar los representantes del empleador ante el Comité Paritario de
Higiene y seguridad.
 Liderar la rendición de cuentas con relación a la eficacia de los
Componentes del SIG.
 Dar cumplimiento a las políticas del SIG, así como a las políticas
complementarias de cada uno de sus componentes.

a) Gerente de operaciones:

Este rol se ocupa de la implementación del SGI, adquiriendo las siguientes

responsabilidades:

 Asegurar el cumplimiento por toda la organización de la Política SGI.

 Asignar los recursos necesarios para realizar las actividades derivadas de
SGI.
 Inculcar el enfoque de SGI en todas las actividades.
 Evaluar el desempeño de los empleados y comprobar si las actividades
planteadas se están cumpliendo.
 Hacer un seguimiento a las revisiones de la gestión.
 Ante incumplimientos en las normas de SGI, dar apoyo disciplinario a los
correspondientes superintendentes.
 Transmitir a la Gerencia los incidentes en cuestión con el SGI.
 Promover que los trabajadores informen de incidentes y accidentes y den
sugerencias para reducirlos.
 Analizar el nivel de cumplimiento de las opciones adoptadas para la
solución de accidentes.
 Definir las regulaciones a considerar en proveedores en materia de SGI y
asegurar su cumplimiento
 b) Gerencia de SYSO:

Cuenta con la autoridad del anterior y entre sus principales responsabilidades

destacamos:
 Fomentar la Seguridad.
 Capacitar a la organización en cuanto a SGI.
 Realizar las revisiones SGI, así como las auditorías.
 Apoyo a los superintendentes en la implementación.
 Revisar la gestión de los proveedores en SGI.
 Informe mensual a la Gerencia sobre el desempeño de SGI.
 Encargarse de las investigaciones precisas en materia SGI.
 Guardar la documentación relacionada con el cumplimiento requerido.

c) Supervisores de área:

Esta persona será quien se ocupe de llevar a cabo una ejecución diaria de SGI.
Cada superintendente es responsable de su área.
Entre las funciones a realizar:
 Planificación de la salud laboral de su área, así como de las medidas para el
respeto medioambiental.
 Capacitar y educar a su equipo de trabajo en materia de SGI.
 Registrar accidentes e incidentes ocurridos e informar de ellos al Jefe de
Seguridad y Gerente de Operaciones.
 Asegurar que se mantiene y actualiza la conciencia sobre SGI entre todos
los miembros de su área.
 Garantizar el cumplimiento de las medidas de SGI definidas sobre los
procedimientos y en caso de incumplimiento informar al Gerente de
operaciones.
 Mantiene y gestiona toda la documentación y registros del sistema de
gestión de calidad.
 Revisa periódicamente el sistema de gestión, realizando auditorías internas
con sus respectivos informes.
 Realiza un seguimiento a los procedimientos, en concreto se encarga del
seguimiento de las no conformidades que puedan surgir y de las acciones
preventivas y correctivas.
 Informa al resto de la organización de los cambios o modificaciones que
suceden en el sistema de gestión de calidad.
 d) Personal encargado de la supervisión:

Otro de los roles y responsabilidades de un SGI a destacar es el correspondiente

a los supervisores.
Éstos serán los responsables directos de la seguridad en el trabajo de las
personas a su cargo, así como del impacto de sus actividades a nivel ambiental,
ocupándose de:
 Garantizar que los trabajadores han sido informados sobre los requisitos de
Seguridad laboral y medioambiental a aplicar sobre los procedimientos.
 Revisar que los empleados emplean adecuadamente los Equipos de
Protección Personal.
 Comprobar el buen funcionamiento de las medidas implementadas en
materia de Seguridad ambiental.
 Adoptar medidas para evitar o reducir peligros.
 Informar de los accidentes e incidentes ocurridos.
 Comprobación de que la maquinaria funcione de forma óptima y segura.
 Realizar a diario inspección del lugar de trabajo.

e) Trabajadores:

Cada uno de los trabajadores ha de hacerse responsable de cumplir con los

requisitos definidos de SGI a la hora de realizar sus correspondientes
procedimientos.
Esto implica:

 Entender y aplicar los procedimientos atribuidos.

 Comunicar los incidentes laborales y ambientales detectados.
 Hacer uso correcto del EPP, así como de los equipos, herramientas e
instalaciones.
 Cumplir las normas en materia de higiene personal.

6.4 Acciones para afrontar riesgos y oportunidades

BCM generará una matriz en donde se determina la identificación de los riesgos y

oportunidades para la implementación del SGI.

Al finalizar la implementación del SGI se revisará a cabalidad cada requisito y

evaluará su cumplimiento mediante una auditoria interna y establecer la propuesta
de acciones para afrontar de manera oportuna los riesgos y oportunidades
detectadas para BCM.
 6.5 Recursos

En relación al costo y rentabilidad del sistema de gestión integrado se evidencia

que, al contar con dos sistemas de gestión ya implementados en la organización,
el costo de mantención de los mismos no supere la mantención de la integración.
Al contar con un sistema de gestión integrado, contamos con personal competente
y capacitado en dos ISO importantes 45.001 y 9001, por lo cual reduce los costos
humanos y monetarios de la empresa.
Se llevará solo un tipo de documentación, debido a la estandarización de los
sistemas de gestión integrados, por lo cual esto nos permite nuevamente reducir
los costos materiales, porque se utilizarán los mismos formatos para los dos
sistemas de gestión y los costos humanos, debido a que se podrá capacitar
igualmente en ambas ISO.
Se reducirán el tiempo de planificación de los dos sistemas de gestión por
separado, debido que en la integración se abordaran, la planificación será
realizada pensando en el avance de los dos, igualmente que con las
mantenciones del sistema de gestión.

Para realizar todo el proceso de integración se requerirán de diferentes recursos

para lo que se muestra una tabla a continuación:
No Necesar
Eta Recurso Nue planifica io para
pa vo do el
proyect
o
Planificación Humano X
s
Monetari X
os
Ejecución Humano X
s
Monetari X
os
Revisión Humano X
s
Monetari X X
os
Certificación Humano X
s
Monetari X
os

- Nuevo: actividades nuevas, es decir, procesos, máquinas, medidas preventivas, artículos de oficina,
maquinarias, personal, capacitación, entre otros.
- No planificado: medias correctivas, accidentes, falla de maquinarias o de infraestructura, falta de
materiales, equipos y/o elementos.
- Necesario para el proyecto: sin ellos no se logra la planificación, ejecución, revisión y certificación.
6.6 Competencias

Para implementar y asegurar una correcta participación en el SGI, se realizarán

las debidas capacitaciones a los distintos niveles jerárquicos involucrados
respecto del funcionamiento de un SGI, de manera que se aseguren las
competencias necesarias de quienes participen y conformen el SGI en BCM.

6.7 Control de información documentada

a) Formato de documentos

Las siguientes orientaciones podrán utilizarse para la estructura y formato de los

documentos normativos:

 Aspectos de forma
Se utilizarán hojas de tamaño carta, escrita en forma vertical, usando el tipo de
letra Arial, tamaño 12.

 Identificación de encabezado
Podrá utilizarse el modelo que se registra en el encabezado de este documento,
integrando en la codificación que se especifica a continuación:

BCM

Tipos de documentos:
MA: Manual
PO: Procedimiento operacional
PG: Procedimiento de gestión
FR: Formulario/Registro
CH: Charla de seguridad
  Contenido del cuerpo

Se hará el contenido de acuerdo con el documento:

PROCEDIMIENTO DE PROCEDIMIENTO OPERACIONAL

GESTIÓN
• Título • Título
• Objetivo / propósito • Categoría del riesgo
• Alcance • Objetivo / propósito
• Responsabilidades • Alcance
• Def. y abreviaciones • Responsabilidades
• Desarrollo • Def. y abreviaciones
• Registro • Referencia y documentos
• Control de cambios relacionados
• Equipos, herramientas, materiales,
epp
• Desarrollo
• Registro
• Control de cambios

Definiciones:
 Objetivos/ Propósito; para qué, quiénes y bajo qué circunstancias.
 Alcance: Para quiénes aplica
 Responsabilidades específicas de los involucrados en su aplicación y
control de documentos.
 Definiciones y abreviaciones; Glosario de términos que facilitan la
comprensión.
 Referencias; incluyendo las referencias legales cuando proceda, como
respaldo al documento.
 Equipos, herramientas, materiales y EPP: Necesarios a utilizar para
ejecutar la tarea.
 Desarrollo; en forma secuencial y ordenada de la materia que se está
normando.
 Control de cambios: Motivo, fecha y responsable de efectuar el/los
cambios.

b) Identificación y control de documentos externos

Se deberán identificar y controlar los documentos externos al proceso, tales como
manuales de equipos u otros, procedimientos, documentos de personal, entre
otros, que en caso de su inexistencia pudiera afectar a la seguridad, salud de los
trabajadores y/o la continuidad del proceso.
 c) Verificación

Como evidencia objetiva de la realización de las actividades de este

procedimiento, cada área debe mantener:
● Base de datos con los documentos vigentes en los medios definidos.
● Registro listado maestro de los documentos.
● Correo electrónico, listas de asistencia a capacitación, u otro medio que
evidencie la comunicación de cada cambio efectuado en estos documentos.

6.7.1 Publicación, difusión y disponibilidad de los documentos

● Los documentos vigentes en SGI, deben estar disponibles en una base de
datos en los medios que defina cada área de trabajo. Por su parte, los
documentos estructurales de EMDES, estarán publicados en intranet.
● Cada vez que se generen cambios en la documentación se deberá
comunicar oportunamente a las áreas de afectación, las que a su vez
procedan a difundir y capacitar al personal, respecto a los cambios
generados.
● Los documentos vigentes al SGI, son los existentes en los medios definidos
por la empresa en su portal.

6.7.2 Control de documentos y registros

Cada área de trabajo debe mantener actualizado un listado maestro de

documentos internos y externos, que debe contemplar, además de los
procedimientos, instructivos, formularios/registros y documentos debe contener al
menos la identificación (nombre y código), versión vigente, tipo de documento,
fecha de aprobación, fecha de próxima revisión, nombre de las personas que
elaboraron, aprobaron y revisaron, dichos documentos con sus respectivas firmas.
Además, se debe conservar registro de los principales cambios realizados en los
documentos estructurales.
El sistema debe contener el registro y control de la información relativa a permisos
y resoluciones legales, información emanada por la autoridad en los procesos de
fiscalización, autorizaciones específicas y toda la documentación legal relativa a
las autorizaciones que se requieren para personas que desempeñan cargos
específicos que señala la propia normativa legal.